湖南賬房管家財稅咨詢服務有限公司費用報銷流程優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1公司簡介...................................................................................................................1

2公司現(xiàn)行費用報銷制度...........................................................................................1

3存在的問題...............................................................................................................2

3.1報銷流程中審核人員過于單一.....................................................................2

3.2報銷過程中審核人員的職責分配不明確....................................................2

3.3費用報銷時間無限制.....................................................................................2

3.4報銷人員不了解報銷流程.............................................................................3

3.5費用報銷單設計不合理................................................................................3

4優(yōu)化方案...................................................................................................................3

4.1報銷要提前開具事前審批單.........................................................................3

4.2工作內(nèi)容分配到人，不做重復工作.............................................................4

4.3報銷時間修改為有具體時限.........................................................................5

4.4落實普及報銷流程至各部門各員工.............................................................5

4.5線上線下同時進行費用報銷審核與監(jiān)控.....................................................6

4.6針對不同報銷內(nèi)容準備不同類型的單據(jù).....................................................6

5結束語.......................................................................................................................7

參考資料.......................................................................................................................8

I

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

湖南賬房管家財稅咨詢服務有限公司費用報銷流程

優(yōu)化設計

1公司簡介

賬房管家財務咨詢有限公司于2015年08月27日成立。法定代表人姚艷,

公司經(jīng)營范圍包括：會計、審計、稅務服務,代理記賬,企業(yè)管理咨詢、經(jīng)濟信

息咨詢、商務信息咨詢、財務信息咨詢（不含融資、理財、證券、期貨、集資、

擔保、信托、金融類業(yè)務）;商標代理服務;計算機系統(tǒng)服務;數(shù)據(jù)處理;計算機

維修;應用軟件服務;基礎軟件服務;設計、制作、代理、發(fā)布廣告;會議及展覽

服務；文化、體育用品及器材批發(fā);機械設備、五金產(chǎn)品及電子產(chǎn)品批發(fā);商業(yè)

運營管理;網(wǎng)站建設；軟件開發(fā);信息系統(tǒng)集成和物聯(lián)網(wǎng)技術服務;信息技術咨詢

服務;自然科學研究和試驗發(fā)展;知識產(chǎn)權服務;計算機和辦公設備維修。

2公司現(xiàn)行費用報銷制度

本公司的報銷流程主要存在在業(yè)務執(zhí)行期和公司內(nèi)部采購，包括水電費、

車旅費、住宿費、招待費等。以下是報銷流程：

圖1公司現(xiàn)行費用報銷流程圖

填寫費用報銷單，需要報銷的員工收集好發(fā)票或者支付憑證，并填寫相應

的報銷單，憑證按照時間順序依次粘貼在報銷單背面，以便審查人員檢查；

部門領導審核簽字；部門領導填寫完整的報銷單后，對報銷人員的費用真

實性、費用合理性進行審批簽字，如若不合理，立即交由報銷人員進行重新整

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理提報。

財稅部復核，核對具體業(yè)務的真實性；

部門領導審核簽字后，將報銷單據(jù)交到財稅部門，由財稅部門進行相關內(nèi)

容的審核，其具體內(nèi)容為：單據(jù)的真實性合法性、業(yè)務的真實性、費用的合理

性，如若不合理，退回上一級重新整理。

總經(jīng)理審批；總經(jīng)理根據(jù)審核要求對單據(jù)進行審核和簽字，如若審核不通

過，需要立即退回到財稅部，由財稅部進行密切跟進處理。

到出納處報銷。確認過所有相關人員的簽名后，報銷人員拿上報銷單到出

納出取款并在領款人處簽字確認，單據(jù)由出納處保管，月底進行匯總后交由財

務登賬。

3存在的問題

3.1報銷流程中審核人員過于單一

報銷的相關上級的審批流于形式，最終還是由財務確定報銷的合規(guī)，財務

審核任務量大，效率低，報銷工作相關部門領導人或任務指派人才是最清楚下

級報銷內(nèi)容的人。如果需要多人審核，就會增加人員的成本和時間成本，增加

了整體的工作負擔。同時，如果由同一人員來審核多個員工的報銷憑證，往往

會因為精力有限而造成審核不嚴的情況。

另外，只靠相關部門人的判斷去決定單據(jù)是否允許報銷，主觀且容易出錯，

也無法避免一些惡意報銷，同時，太過依靠主觀意愿也會導致一些本應該報銷

的人無法報銷。人是主觀的，如果主觀上存在偏見，就會極大地影響這個人的

判斷能力，所以單靠幾個經(jīng)理直接決定費用報銷的結果，容易導致上下勾結，

聯(lián)合騙錢。

3.2報銷過程中審核人員的職責分配不明確

流程中的部門領導與財稅部門人員都有對單據(jù)的真實性、合法性，業(yè)務的

真實性的判斷工作，重復性高效率低，增加了財稅部門人員的工作量，導致效

率降低。

3.3費用報銷時間無限制

報銷辦公支出費用時間沒有限制會增加財務人員對于工作審核的難度，會

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增加誤判的情況。如果不對報銷時間進行限制，只靠人為的判斷費用支出是否

合理屬實，過于武斷，容易出現(xiàn)公司報銷費用虛高。

3.4報銷人員不了解報銷流程

圖2員工報銷常出現(xiàn)問題

在日常工作中，報銷人員報銷時經(jīng)常出現(xiàn)單據(jù)填寫不規(guī)范，漏填、漏簽，

報銷內(nèi)容不明確等情況，并不是所有員工在入職時都有接受報銷流程的普及教

育，導致了許多人并不了解流程。這樣的情況重復不停發(fā)生的時候就會造成審

核人員的重復工作，浪費時間，無法提高工作效率。

3.5費用報銷單設計不合理.

未根據(jù)報銷內(nèi)容和會計科目去設計報銷方式，沒有具體填寫說明，員工不

易操作，導致重復修改，效率低下。

比如：招待費的報銷單據(jù)填寫內(nèi)容與車旅費的報銷單據(jù)填寫內(nèi)容完全不同，

同一種單據(jù)無法同時滿足兩種不同業(yè)務經(jīng)濟的報銷。

存在在現(xiàn)存制度中的小問題雖然還沒有造成大問題，但長久下去不僅存在

隱患，還會導致公司利益的流出，需要及時根據(jù)需要修改。

4優(yōu)化方案

根據(jù)上述問題，我們針對性的提出一些意見供參考：

4.1報銷要提前開具事前審批單

報銷行為要有相應的工作，記錄在案，所以在預計會發(fā)生一些費用支出之

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前要填寫相應審批單，寫明工作內(nèi)容，工作所需支出的大概費用，在實際費用

發(fā)生之后，再填寫一份新的報銷單，將之前寫的審批單作為報銷費用的有效依

據(jù)。如果之前沒有相應的審批單，或者審批單沒有通過，則報銷不予批準。

同時要注意，審批人不能同時是部門經(jīng)理和總經(jīng)理，只能是二者之一，審

批人可以是財稅部的相關會計和領導，以及部門經(jīng)理和總經(jīng)理。

表1業(yè)務費用報銷電子事前審批單

業(yè)務費用報銷事前審批單

姓名：時間：職位：

工作時間：

工作內(nèi)容：

費用支出原因：

審批人1意見：

審批人1簽字：

審批人2意見：

審批人2簽字：

這個行為有利于減少不明工作的費用支出，明確每一項工作，使得每一項

工作的支出都能對應的上相關的業(yè)務，增加審批工作費用支出的審批人有利于

費用支出的合理控制，同時減少報銷審批流程中的重復的工作，提高工作效率。

4.2工作內(nèi)容分配到人，不做重復工作

首先，由主管領導對下屬費用報銷的真實性和合理性把關與負責。會計人

員一般不對費用發(fā)票做實質(zhì)性審核，不審核有幾個原因：第一，費用的真實性

應由報銷人員的主管領導把關，因為他們才真正知情；第二，費用審核工作量

很大，成本效益上不劃算。

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其次，會計人員只針對報銷流程是否規(guī)范會計人員對報銷憑據(jù)的合法性、

真實性、合理性予以復核，降低工作量提高效率。

這樣安排大大降低了不同人員的重復工作，有效提高工作效率。

4.3報銷時間修改為有具體時限

通常情況下，費用報銷時間明確規(guī)定在業(yè)務費用報銷事前審批單審批成功

后的一個月。

這樣可以避免時間拉的過長無法明確員工的工作行程，同時也保證了報銷

的票據(jù)依舊在時效內(nèi)，如果工作時長、出差時間超過一個月無法即使回公司報

銷要在事前申請時注明，否則一律視為過期，不予報銷。

表2費用報銷時間延長申請表

費用報銷時間延長申請表

姓名：職位：

出差時間：月日至月日出差地：

審批人：

另外，相關財務人員應當對報銷人員以及報銷金額進行適當?shù)膃xcel整理

歸納，以便查詢相關信息。這樣就可以防止因為報銷時間拖得太長而導致報銷

內(nèi)容模糊，與工作對不上的情況。

4.4落實普及報銷流程至各部門各員工

報銷流程圖以及詳細要求下發(fā)到每個部門處粘貼在公示欄處，方便報銷人

員進行對照

圖5報銷品正填寫規(guī)范示意圖

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4.5線上線下同時進行費用報銷審核與監(jiān)控

隨著“會計管理信息化”的不斷推進，企業(yè)內(nèi)部控制體系的不斷完善，傳

統(tǒng)的報銷審核方式已不能滿足現(xiàn)代企業(yè)的需要。

通過大數(shù)據(jù)平臺對費用報銷進行智能分析，實現(xiàn)事前、事中、事后全流程

管理，財務審核人員從繁雜的“事后把關”變成了“事前審核”。通過搭建智

能審核平臺，實現(xiàn)事前預防和控制、事中監(jiān)控和監(jiān)督，加強財務監(jiān)督管理。通

過對大數(shù)據(jù)信息進行分析，挖掘出隱藏在費用背后的真實原因，從而達到有效

解決財務問題目的。

具體操作：費用報銷在線審核通過后，財務人員可在線生成報銷單，報銷

銷單通過釘釘消息通知到財務人員。費用報銷的發(fā)起過程中，經(jīng)審批人對審批

單進行審批，通過后自動進入電子簽章流程，經(jīng)辦人可直接在釘釘中發(fā)起簽章。

基于釘釘電子發(fā)票開放平臺，財務人員可通過電子發(fā)票API接口將電子發(fā)票數(shù)

據(jù)同步到財務報銷系統(tǒng)中，財務人員在進行審核時，可直接將電子發(fā)票數(shù)據(jù)對

接至釘釘財務報銷系統(tǒng)中進行核銷。釘釘報銷系統(tǒng)的管理方式與企業(yè)微信相同，

但對員工的權限進行了重新劃分。

在線上提前進行審核之后可以減少因為員工不清楚流程，填寫不規(guī)范而重

復浪費時間，同時可以節(jié)省員工去公司各個部門簽字找不到人的情況。線上報

銷還可以避免員工因為不了解報銷流程浪費時間精力奔波于各個辦公室簽名，

以及一些單據(jù)粘貼不正確，不完整的小毛病，節(jié)省工作人員時間與精力。

4.6針對不同報銷內(nèi)容準備不同類型的單據(jù)

通用的單據(jù)雖然省事，如果內(nèi)容無法完整的填入報銷單中只會事倍功半，

所以，根據(jù)本公司可能會出現(xiàn)的業(yè)務報銷、車旅費、管理費用等，會計部門需

要準備好相應的單據(jù)，其中要考慮包括：

費用性質(zhì)：公司報銷的費用一般分為三種類型，費用報銷、差旅費用、辦

公用品類。

金額標準：大額報銷單和小額報銷單；

付款方式：現(xiàn)金、支票、轉(zhuǎn)賬，如涉及稅務，需取得增值稅專用發(fā)票；如

果是公司使用的員工電腦，需取得購買發(fā)票。

填制標準：金額、稅率及金額單位都要填全；同時需要有采購申請

附件：主要是票據(jù)的復印件。

以上是根據(jù)報銷類型進行的詳細分類，針對不同類型單據(jù)，需分別準備好