懷化食品有限公司部門備用金業(yè)務財務融合流程設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1懷化食品有限公司簡介----------------------------------------------------------------------1

2懷化食品有限公司部門備用金管理現(xiàn)狀、所存在問題及產(chǎn)生原因分析---1

2.1現(xiàn)狀-------------------------------------------------------------------------------------1

2.2存在問題分析------------------------------------------------------------------------1

2.2.1備用金存取保管不合格-------------------------------------------------1

2.2.2備用金直接支付，執(zhí)行不嚴格---------------------------------------2

2.2.3備用金會計核算不規(guī)范-------------------------------------------------2

2.2.4備用金使用環(huán)節(jié)缺乏監(jiān)督----------------------------------------------3

3懷化食品有限公司部門備用金業(yè)財融合流程設計--------------------------------3

3.1問題及解決方案--------------------------------------------------------------------3

3.1.1嚴格備用金的存取和保管----------------------------------------------3

3.1.2嚴格限定備用金的支付范圍------------------------------------------3

3.1.3規(guī)范備用金的會計核算-------------------------------------------------4

3.1.4強化財務管理，建立備用金管理責任制--------------------------4

3.2業(yè)財融合流程設計-----------------------------------------------------------------5

3.2.1借支備用金流程設計----------------------------------------------------5

3.2.2報銷備用金流程設計----------------------------------------------------6

3.3懷化食品有限公司報銷業(yè)務的財務核算------------------------------------8

4結束語------------------------------------------------------------------------------------------11

參考資料------------------------------------------------------------------------------------------12

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懷化食品公司部門備用金業(yè)務財務融合流程設計

1懷化食品有限公司簡介

懷化食品有限公司成立于1997年，投資總額10億港幣，2011年銷售額43.7

億元，納稅額4.7億元，是懷化市納稅第一名的外資企業(yè)。公司目前的生產(chǎn)基地

座落于黔陽東城，四個廠區(qū)總占地面積超過50萬平方米，擁有45個大型現(xiàn)代化

車間，250多條一流自動化生產(chǎn)線，350多臺尖端的高速包裝設備。主要生產(chǎn)糖

果、糕點、沙琪瑪、果凍等糖點休閑食品，產(chǎn)品暢銷海內外。品質穩(wěn)定、安全美

味的徐福記產(chǎn)品，屢獲消費者評選為休閑食品滿意度第一名的品牌。

2懷化食品有限公司部門備用金管理現(xiàn)狀、所存在問題及產(chǎn)生

原因分析

2.1現(xiàn)狀

經(jīng)濟全球化的發(fā)展趨勢對我國的影響是非常大的，我國的食品企業(yè)在加入世

界經(jīng)濟組織后的發(fā)展的格局也發(fā)生了很大的變化，對于企業(yè)的管理要逐漸的健全

質量管理體系，更好的滿足顧客的需求，同時也是食品企業(yè)持續(xù)發(fā)展的要求。提

高食品企業(yè)的安全管理水平，對于提高企業(yè)的經(jīng)濟效益也是非常有幫助的。[1]

自從改革開放至今，我國的市場經(jīng)濟體制發(fā)展已經(jīng)漸漸成熟，對于食品行業(yè)

來說更是面臨著非常激烈的競爭，食品企業(yè)要想在如此激烈的競爭環(huán)境下求得生

存就必須加強自身。

2.2存在問題分析

2.2.1備用金存取保管不合格

不論公司規(guī)模大小，配備基本的安全設備都是非常有必要的，如若沒有基本

的保險柜或者其他安全設備，對于備用金的保管和存取都會產(chǎn)生非常大的影響，

懷化公司就是在備用金存取方面出現(xiàn)問題:

比如：2022年6月的一天，業(yè)務員李某在借取備用金時，由于公司沒有配

置保險柜等安全設備，所以李某在借取時，直接將備用金轉入出納王某的個人銀

行卡上存放，等需要進行提取時，直接就從王某銀行卡上支取。該行為本身就存

在著嚴重的財務問題，因為如若沒有基本的安全設備，備用金等款項往往都不能

按照正確規(guī)范的途徑進行轉移，從而出現(xiàn)公私不分、公款私存等現(xiàn)象，如果不及

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時進行處理，便會產(chǎn)生極大影響。這其中第二個不合規(guī)的地方便是公司支付或者

收取其他款項時，沒有按規(guī)定及時繳存銀行，出現(xiàn)大量坐收坐支現(xiàn)象。以上兩種

都是懷化公司備用金存取不合規(guī)定的問題，需要及時進行處理。

2.2.2備用金直接支付，執(zhí)行不嚴格

備用金的支付都是有正規(guī)流程的和準則的，因此這個方面出現(xiàn)的問題是絕對

不能忽視的。懷化公司在備用金支付方面就存在著或多或少的問題。

比如：2022年7月，公司出差人員孫某在支取備用金轉賬發(fā)給小件商品的

銷售單位時，為了尋求方便同時又因為金額不多，孫某就直接通過出納提取現(xiàn)金

直接支付給該單位的負責人，進行支付結算而跳過了轉賬這一流程，造成后續(xù)做

賬時出現(xiàn)問題。

從這件事我們不難看出，懷化公司在備用金支付上面也是存在著很多問題，

不論業(yè)務大小，公司都必須嚴格執(zhí)行《現(xiàn)金管理條約》以及當?shù)刎斦块T有關備

用金管理的條約，禁止把應該通過轉賬等方式直接支付給收款人（單位）或通過

公務卡結算的款項直接支付，如果不按規(guī)矩直接支付就會出現(xiàn)大額提現(xiàn)，頻繁提

現(xiàn)，項目資金提現(xiàn)的現(xiàn)象，資金支付安全風險和現(xiàn)金交易廉政風險等多種問題，

即使只有一筆業(yè)務且金額較小也不可以，不管金額的大小，業(yè)務量的多少，按流

程規(guī)矩準則來都是必須的，執(zhí)行必須要嚴格。

2.2.3備用金會計核算不規(guī)范

備用金業(yè)務核算是會計業(yè)務中最基本也是最重要的一個環(huán)節(jié)，如果核算業(yè)務

不規(guī)范，則整個業(yè)務都將會出現(xiàn)比較嚴重的問題。

比如：2022年7月19日，懷化公司的工作人員范某借取備用金去購買辦公

用品，由于支取金額較小，于是出納人員并沒有當天準確的記錄下來這筆備用金

的使用情況，而是把這筆備用金當做預付賬款使用，和另一筆涉及預付賬款的賬

目記在了一個賬上，記賬時間也在備用金支取之前，完全未按規(guī)定建立或登記賬

目，存在應付了事的現(xiàn)象嚴重，不能清楚地反應每筆現(xiàn)金支出的時間、金額、用

途，也不能及時、序時、逐筆記錄，甚至出現(xiàn)賬簿登記混亂，刮擦、涂改現(xiàn)象也

較為嚴重，無法做到日清月結。

由此可推斷，懷化公司的備用金或其他款項的會計核算是存在極大問題的。

另外還有一個較為突出的備用金核算問題是出納人員將出納備用金與個人

款項混合核算，更加不能真實反映單位備用金的提取和支付情況，有的業(yè)務長期

不處理，從而導致存在帳賬不符，賬實不符等問題，不難看出，備用金的會計核

算是一個頻繁且容易出現(xiàn)差錯的業(yè)務，必須嚴格控制。

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2.2.4備用金使用環(huán)節(jié)缺乏監(jiān)督

備用金使用環(huán)節(jié)缺乏監(jiān)督一直都是許多企業(yè)存在的一個普遍問題，個別企業(yè)

業(yè)務有關人員甚至包括財務人員等利用工作之便和企業(yè)對備用金管理的松弛，將

多借未使用的備用金沒有及時交到財務部門，而是選擇挪用或非法占有，這種行

為是嚴重的財務問題，因為沒有得到及時處理，所以大部分公司都存在這樣的問

題。

比如：2022年8月的一天，業(yè)務員范某由于要出差，于是向公司預支了3000

元備用金作為差旅費，在出差的過程中，范某實際花費的差旅費只有2000元，

可是回來后，范某聯(lián)合相關財務人員，將多借的500元差旅費占為己有，剩下的

500元則給了相關的財務人員，后期做賬時，由于公司備用金的管理不嚴格，所

以也沒有查出來，很顯然，范某和相關工作人員是利用工作職務之便以及利用企

業(yè)對備用金管理松弛之便，將多借的備用金占為己有。

通過以上不難看出，備用金使用環(huán)節(jié)如果缺乏監(jiān)督，就會讓一部分心懷不軌

之人有機可乘，從而對企業(yè)的財務等各方面形成不可挽回的危害，因此，加強監(jiān)

督這項工作非常有必要且刻不容緩。

3懷化食品有限公司部門備用金業(yè)財融合流程設計

3.1問題及解決方案

3.1.1嚴格備用金的存取和保管

懷化公司應該嚴格執(zhí)行收入和支出兩條線的規(guī)定，公司收取的款項，應按不

同性質進行區(qū)分，并且及時的按照規(guī)定和流程繳存銀行，嚴格禁止直接用于支付，

坐收坐支等；并且，公司使用備用金時也必須要按規(guī)定和流程通過銀行提取，存

放在保險柜等安全設備里面保管，不允許轉入出納等其他人的私人銀行卡上存放，

要確保資金安全確需通過銀行卡存放的，應嚴格和出納等人私人銀行卡分開，若

單位批準則可以單獨開設出納卡，可專門用于單位備用金的轉入，保管以及支取，

接受嚴格的監(jiān)督，與現(xiàn)金日記賬的收入，支出，余額保持一致，利息按規(guī)定上繳。

3.1.2嚴格限定備用金的支付范圍

在備用金支付過程中，工作人員都必須嚴格根據(jù)《現(xiàn)金管理條約》和當?shù)刎?/p>

政部門有關備用金管理的條約和現(xiàn)行財政財務管理實際，備用金主要滿足單位3

至5日日常零星支出，單筆支出原則上控制在1000元以內，并嚴格限定在以下

范圍內:

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（1）未納入財政直發(fā)或銀行代發(fā)的臨時工工資、獎金、遺屬生活補助、撫

恤金、救災救濟金等；

（2）不能轉賬結算的收購個人農(nóng)副產(chǎn)品、其他物資價款或勞務報酬；

（3）出差人員必須隨身攜帶的差旅費；

（4）其他無法通過轉賬或公務卡結算的零星支出。最后還要嚴格管理好相

關業(yè)務的工作人員，不能貪圖一時方便減少工作流程，必須嚴格按照規(guī)矩來，熟

讀準則，嚴格按照準則來；

（5）全面推進預算執(zhí)行動態(tài)監(jiān)控改革，通過設置預警線規(guī)則控制現(xiàn)金支付

限額、頻率和范圍，對大額提現(xiàn)、頻繁提現(xiàn)、項目資金提現(xiàn)的支付事項一律凍結，

特殊情況須經(jīng)單位書面、財政審批后方可支付。

3.1.3規(guī)范備用金的會計核算

懷化公司要規(guī)范備用金的會計核算，備用金是單位現(xiàn)金的特殊形式，其現(xiàn)金

不由出納人員保管或收支，而由各部門人員在規(guī)定的額度內按照規(guī)定的范圍使用。

出納人員應當了解本單位的備用金保管和使用情況，按照規(guī)定辦理預借和報銷手

續(xù)，保證備用金的安全和完整。[2]備用金的提取和支付，應該按照行政事業(yè)單位

會計制度的規(guī)定，通過“庫存現(xiàn)金”科目核算，不得與個人往來款混合核算；出

納人員應按規(guī)定建立單位現(xiàn)金日記賬，并逐日逐筆，序時登記，做到日清月結，

與會計總賬余額核對一致，與庫存現(xiàn)金實存數(shù)額核對一致，確保在對賬時，做到

帳賬一致，賬實一致。嚴格按照規(guī)定準則行事，同時也要對財務人員進行培訓，

防止再出現(xiàn)工作人員為了尋求工作上的便利而出現(xiàn)擅自縮減工作流程或者按照

自己想法行事的違規(guī)行為。

3.1.4強化財務管理，建立備用金管理責任制

財務部門要加強對備用金的管理，在財務科內部要設專人負責管理此項工作。

要嚴格備用金的審批結算制度，對舊賬不清又借新款的人員，財務人員一律不予

再借。要建立健全備用金的領用和報賬制度，規(guī)定公出人員回廠三天內報銷還款。

對不及時報銷和歸還備用金的人員，財務人員要及時向其催要，對多次催要無果

的，要拿出限期清理整頓方案并報單位領導批準。直接從工資中逐月扣除，使不

合理占用的備用金減少到最低。[3]加強審計檢查，將備用金管理納入財務管理審

計檢查重點內容，對存在的問題嚴肅追查。

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3.2業(yè)財融合流程設計

3.2.1借支備用金流程設計

表1借支備用金業(yè)務財務融合流程設計表

序號操作步驟工作人員操作內容

1填寫借款審批單行政助理填寫借款審批單

2審核借款審批單企管部經(jīng)理企管部經(jīng)理審批借款審批單

3審核借款審批單財務部經(jīng)理財務部經(jīng)理審核借款審批單

4填寫借款單出納出納填寫借款單

5支付借款出納核對審批單；借款人簽字；出納交

付現(xiàn)金

6編制記賬憑證財務會計財務會計進行記賬憑證編制

7審核記賬憑證財務部經(jīng)理財務部經(jīng)理審核記賬憑證

8登記現(xiàn)金日記賬出納出納根據(jù)憑證登記現(xiàn)金日記賬

9登記明細賬財務會計財務會計根據(jù)記賬憑證登記明細賬

5

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圖1借支備用金業(yè)務財務融合流程設計圖

3.2.2報銷備用金流程設計

表2報銷備用金業(yè)務財務融合流程設計表

序號操作步驟工作人員操作內容

1填寫出差申請單報銷人填寫出差申請單

2整理原始費用單報銷人整理需要報銷的費用單據(jù)，統(tǒng)計報銷金額，

據(jù)將費用詳情提供給服務公司并得到原始單

據(jù)。

3提供原始費用單服務公司將費用詳情填寫在相應單據(jù)上提交給制造

據(jù)業(yè)務員業(yè)相關人員作為報銷的原始單據(jù)。

4填寫差旅費報銷報銷人去財務部領取報銷單并填寫，將原始單據(jù)

單貼在報銷單后面，完成后交給直接上級，

財務部經(jīng)理審核。

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5審核差旅費報銷營銷部經(jīng)判斷業(yè)務真實性，核對報銷單金額與原始

單理單據(jù)金額是否一致，是否存在重復報銷，

審核無誤后簽字。

6審核差旅費報銷費用會計審核業(yè)務真實性；審核發(fā)票的規(guī)范性，一

單致性，合理性，正確性，審核完畢后在報

銷單對應欄目類簽字。

7付款并簽字出納支付現(xiàn)金給報銷人并在報銷單上簽字，將

報銷單交給費用會計。

8編制記賬憑證費用會計根據(jù)報銷單編制記賬憑證，將記賬憑證交

給財務部經(jīng)理審核。

9審核記賬憑證財務部經(jīng)審核記賬憑證并簽字蓋章，將單據(jù)交給費

理用會計記賬。

10登記現(xiàn)金日記賬出納根據(jù)審核后的記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬并

簽字或蓋章，將記賬憑證交給費用會計登

賬。

11登記明細賬費用會計根據(jù)記賬憑證登記明細賬，保存記賬憑證

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圖2報銷備用金業(yè)務財務融合流程設計圖

3.3懷化食品有限公司報銷業(yè)務的財務核算

例：2023年1月11日銷售人員報銷差旅費，借取3000元備用金，實際支

出2000元，退回1000元。

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記賬憑證

2023年1月11日憑證編號：AHJ020140001

借方金額貸方金額

摘要一級科目科目明細記賬

百十萬千百十元角百十萬千百十元角

銷售人員借取差旅費其他應收款備用金30000

庫存現(xiàn)金30000附

單

張

合計（大寫）百拾萬千伍百零拾零元零角￥30000￥30000

財務負責人：會計：復核：制單：

記賬憑證

2023年1月11日憑證編號：AHJ020140001

借方金額貸方金額

摘要一級科目科目明細記賬

百十萬千百十元角百十萬千百十元角

報銷銷售人員差旅費銷售費用差旅費20000

庫存現(xiàn)金10000附

其他應收款備用金30000單

張

合計（大寫）百拾萬千伍百零拾零元零角￥30000￥30000

財務負責人：會計：復核：制單：

9

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銀行日記賬

2023年憑證借方金額貸方金額借余額

對方科目摘要或

月日編號億千百十萬千百十元角分億千百十萬千百十元角分貸億千百十萬千百十元角分

111記1其他應收款銷售人員借取差旅費300000借300000

111記2其他應收款報銷銷售人員差旅費300000平000

分第頁總第頁

總賬會計科目編號

會計科目名稱庫存現(xiàn)金

借

2023年憑證借方金額貸方金額余額

摘要√√或√

月日種類號數(shù)億千百十萬千百十元角分億千百十萬千百十元角分貸億千百十萬千百十元角分

111記1銷售人員借取差旅費300000貸300000

111記2報銷銷售人員差旅費100000貸200000

分第頁總第頁

總賬會計科目編號

會計科目名稱其他應收款

借

2023年憑證借方金額貸方金額余額

摘要√√或√

月日種類號數(shù)億千百十萬千百十元角分億千百十萬千百十元角分貸億千百十萬千百十元角分

111記1銷售人員借取差旅費300000借300000

111記2報銷銷售人員差旅費300000平000

分第頁總第頁

總賬會計科目編號

會計科目名稱銷售費用

借

2023年憑證借方金額貸方金額余額

摘要√√或√

月日種類號數(shù)億千百十萬千百十元角分億千百十萬千百十元角分貸億千百十萬千百十元角分

111記2報銷銷售人員差旅費200000借200000

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一級科目