第3章 文字處理 2016

大學計算機基礎課程英語標題·****教材·主講教師：***熟悉Word2016工作界面和文檔的打開、新建、保存與退出方式。掌握在Word2016中輸入和編輯文字的方法和技巧。能熟練在Word2016文檔里面插入對象、編輯對象。能熟練進行圖文混排、圖表混排。能按照要求進行長文檔編排與審校。理解文檔特殊排版、文檔批量制作的操作方法。能熟練進行頁面設置和打印設置。第3章文字處理Word2016MicrosoftOffice2016是微軟公司發(fā)布的新一代辦公軟件，主要包括Word2016、Excel2016、PowerPoint2016、Outlook2016、Access2016、OneNote2016、Publisher2016等常用的辦公組件。此版本采用了新的界面主題，界面更加簡潔明快，同時增加了很多新功能。3.1認識Office2016自定義“功能區(qū)”設置

不同用戶對軟件功能的需求不盡相同，在Office2016中，用戶可以使用默認的窗口，也可根據(jù)個人習慣和需要，構建個性化的工作環(huán)境。功能區(qū)中的各個選項卡可以根據(jù)需要自定義設置，包括命令的添加、刪除、重命名、次序調整等。

（1）打開“自定義功能區(qū)”窗口：單擊“文件”選項卡，“選項”按鈕，即可彈出“Word選項”對話框，在對話框中單擊“自定義功能區(qū)”選項。（2）單擊“新建選項卡”按鈕，系統(tǒng)自動創(chuàng)建一個“新建選項卡”和“新建組”選項。（3）依次單擊“新建選項卡（自定義）”選項，“重命名”按鈕，彈出“重命名”對話框，在“顯示名稱”文本框中輸入“常用工具”，單擊“確定”按鈕。（4）依次單擊“新建組（自定義）”選項，“重命名”按鈕，彈出“重命名”對話框，在“顯示名稱”文本框中輸入“格式工具”，單擊“確定”按鈕（新建組的重命名方式與新建選項卡類似，暫且命名為“打印”）。（5）單擊“自定義功能區(qū)”選項，在“從下列位置選擇命令”下拉選項中選擇“所有命令”，依次單擊“快速打印”、“添加”、“確定”按鈕?！靶陆ㄟx項卡”——“格式工具”出現(xiàn)在窗口界面的功能選項卡中，“快速打印”出現(xiàn)在“打印”組中。3.1認識Office2016文件的安全設置

為了防止他人隨意查看或修改文檔信息，Office2016自帶了加密文件、限制編輯的功能，以保護整個文檔。（1）文檔加密

打開需要保護的文件，依次單擊“文件”選項卡，“信息”菜單，“保護文檔”按鈕，“用密碼進行加密”按鈕，在“加密文檔”對話框中輸入密碼后，單擊“確定”按鈕，在“確認密碼”對話框中再次輸入密碼，最后在單擊“確定”按鈕。

如需刪除密碼，只需要在已打開的文檔中，依次單擊“文件”選項卡，“信息”菜單，“保護文檔”按鈕，“用密碼進行加密”

按鈕，在“加密文檔”對話框中刪除密碼后，再單擊“確定”按鈕，即可取消文檔密碼。（2）限制編輯打開需要保護的文件，依次單擊“文件”選項卡，“信息”菜單，“保護文檔”按鈕，“限制編輯”按鈕，在“限制編輯”對話框中選擇需要限制的事項即可?！跋拗凭庉嫛惫灿腥齻€選項：格式設置限制、編輯限制和啟動強制保護，可以三個都選，也可以只選其中之一。3.1認識Office20163.2.1Word2016的啟動啟動Word2016的方法有很多，常見的方法如下：（1）單擊桌面左下角的“開始”按鈕，再單擊“Word2016”命令，即可啟動Word2016，同時會新建一個空白文檔。（2）雙擊桌面Word2016快捷圖標，即可啟動Word2016，同時會新建一個空白文檔。（3）雙擊任意一個Word文件，可啟動Word2016，同時會打開該文檔。（4）在Windows桌面或文件夾的空白處單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行“新建”→“MicrosoftWord文檔”，即可啟動Word2016，同時會新建一個空白文檔。3.2Word2016的基本操作3.2.1Word2016的退出完成對文檔的編輯處理后，即可退出Word文檔。退出Word2016的方法有以下幾種。（1）單擊“文件”選項卡，再單擊“關閉”命令。（2）單擊Word窗口右上角的“關閉”按鈕。（3）在標題欄上單擊鼠標右鍵，在彈出的控制菜單中選擇“關閉”。（4）按<Alt+F4>鍵。3.2Word2016的基本操作打開文檔（1）雙擊需要打開的文檔圖標即可打開文檔。（2）在文檔圖標上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“打開”命令，打開文檔。（3）在已經(jīng)打開的任意文檔中，單擊“文件”選項卡，在其下拉列表中選擇“打開”選項，在右側的“最近使用的文檔”區(qū)域，選擇將要打開的文件名稱，即可打開最近使用過的文檔。（4）在“文件”下拉列表中選擇“打開”選項，點擊右側的“這臺電腦”或者“瀏覽”按鈕選擇要打開的Word文檔。3.2.2打開、保存、關閉文檔保存文檔在工作時，所建立的文檔是以臨時文件保存在電腦中的，如果沒有及時保存，只要退出Word2016，文檔就會丟失。所以，保存文檔是非常重要的，應養(yǎng)成隨時保存文檔的好習慣。①保存新建文檔依次單擊“文件”選項卡，“保存”或“另存為”命令，在打開的“另存為”對話框中選擇保存路徑和保存類型（Word2016默認的保存類型為“.docx”），輸入文件名。用戶也可以根據(jù)需要，把文檔另存為PDF格式、Html網(wǎng)頁文件、Rtf格式、Txt格式等。②保存已有文檔如果對已有文檔進行保存，只需要單擊“保存”按鈕即可，但此操作會覆蓋原來的文件。如不希望原文件被覆蓋，可以單擊“文件”選項卡，再“另存為”命令進行另存。③自動保存文檔為了避免丟失文檔，可以合理使用文檔的自動保存功能。設置自動保存文檔的步驟為：依次單擊“文件”選項卡，“選項”按鈕，在“Word選項”對話框選擇“保存”按鈕，再選擇“保存自動恢復信息時間間隔”復選框，并設置時間為“5分鐘(可根據(jù)需要設定)”。3.2.2打開、保存、關閉文檔關閉文檔Word2016有多窗口顯示功能，如只需關閉其中一個文件，可以在界面中選擇需要關閉的文檔，單擊文檔名右側的?，即可關閉需要關閉的文檔。3.2.2打開、保存、關閉文檔Word2016提供了五種視圖方式來顯示文檔內容，分別是頁面視圖、閱讀視圖、Web版式視圖、大綱視圖和草稿視圖，用戶可以單擊“視圖”選項卡，在“視圖”組中單擊這些圖標進行視圖方式切換，也可以通過單擊頁面右下角圖標進行切換。（1）頁面視圖“頁面視圖”可以用來顯示文檔的打印結果外觀，是最常用的視圖方式，有利于編輯操作，它包括頁眉、頁腳、圖形對象、分欄設置、頁面邊距等元素，是最接近打印結果的頁面視圖，可謂“所見即所得”。3.2.3Word2016的視圖（2）閱讀視圖“閱讀視圖”用圖書的分欄樣式顯示文檔，“文件”按鈕、功能區(qū)等窗口元素被隱藏起來，為用戶提供盡量大的閱讀頁面。在閱讀視圖中，用戶還可以單擊“工具”按鈕選擇各種閱讀工具并調節(jié)頁面比例等，但不能進行文檔編輯。（3）Web版式視圖“Web版式視圖”是以網(wǎng)頁的形式顯示文檔，適用于發(fā)送電子郵件和創(chuàng)建網(wǎng)頁，不顯示頁碼和章節(jié)號等信息。3.2.3Word2016的視圖（4）大綱視圖“大綱視圖”用于文檔的設置和顯示標題的層級結構，并可以方便地折疊和展開各種層級的文檔，在調整章節(jié)順序是非常方便，被廣泛用于長文檔的快速瀏覽和設置中。（5）草稿視圖“草稿視圖”可以快速編輯文檔，僅顯示標題和正文，不顯示頁面邊距、分欄、頁眉頁腳和圖片等元素，是最節(jié)省計算機系統(tǒng)硬件資源的視圖方式。3.2.3Word2016的視圖

為增加文檔的規(guī)范性、可讀性、美觀性、實用性，通常需要對“字體和段落”進行相應的格式化。在格式化之前，應先選擇要格式化的文字或段落。（1）文字或段落的選擇方法①拖動鼠標，在要選擇的文字或多段落前先單擊一下鼠標，定位選擇起點，然后按下鼠標左鍵并拖動至終點，完成選擇。②把鼠標移動到一行左邊，鼠標箭頭呈右指狀態(tài)時，單擊鼠標左鍵，可選擇1行；雙擊鼠標左鍵可以選擇1段；三擊（連續(xù)3下）鼠標左鍵，可以選擇全篇文檔，和快捷組合鍵CTRL+A等效。③在使用上面兩種方法選擇時，如果同時按下CTRL鍵，可選擇不連續(xù)的內容；如果同時按下SHIFT鍵，可選擇連續(xù)的內容。3.2.5字體和段落的格式化

（2）字體格式化字體格式化即是對Word文檔中的漢字、字母、數(shù)字、符號等更改字體、字號、顏色等，通過這些設置使文字效果更突出，文檔更美觀。字體格式的設置可以通過以下3個方式進行。①使用“字體”組設置在Word中先選擇要設置格式的文本，然后在“字體”工具欄中可快速設置字體、字號、字形、顏色等。②使用浮動工具欄設置選擇要設置字體格式的文本，此時選中的文本區(qū)域右上角彈出一個浮動工具欄，單擊相應的按鈕即可修改字體格式。③使用“字體”對話框設置選擇需要設置格式的文本內容，單擊“開始”選項卡，在“字體”選項組單擊右下角的圖標，即可打開“字體”對話框。也可選擇需要設置格式的文本內容后，單擊鼠標右鍵，在彈出的窗格中單擊“字體”，打開“字體”對話框。3.2.5字體和段落的格式化

（3）段落格式化

兩個回車符之間的內容稱為段落，一個段落可包括文字、圖形等其它對象。段落格式化是指以段落為單位所進行的格式設置，比如設置段落對齊方式、縮進、行間距、段間距等。通過段落格式化可以使文檔的結構更清晰、層次更分明。段落格式化的方式主要有以下兩種。①使用“段落”組設置選擇要設置格式的段落，在“段落”工具欄中可快速設置對齊方式、縮進、行間距、項目符號和編號等。②使用“段落”對話框設置選擇需要設置格式的段落，單擊“開始”選項卡中的“段落”選項組右下角的圖標，即可打開“段落”對話框。也可選擇需要設置格式的文本內容后，單擊鼠標右鍵，在彈出的窗格中單擊“段落”，打開“段落”對話框。3.2.5字體和段落的格式化對于一些內容并列的相關文字，用戶可以使用項目符號或編號進行格式化設置，從而使內容層次分明、條理清晰、美觀大方，更易于閱讀。（1）項目符號

選擇要設置項目符號的段落文本，單擊段落中的“項目符號”

按鈕，可以添加默認樣式的項目符號，若單擊項目符號右側的下拉按鈕

，在打開的下拉菜單欄中可選擇更多項目符號樣式。如在下拉菜單欄中沒有看到適合的樣式，可以選擇“定義新項目符號……”，彈出“定義新項目符號”對話框。3.2.6項目符號與編號（2）編號編號在文檔的編輯和排版中非常常用，比如各章節(jié)的安排、一些設置的操作步驟等等。選擇要設置項目符號的段落文本，單擊段落中的“編號”按鈕，可以添加默認樣式的編號，若單擊“編號”右側的下拉按鈕，在打開的下拉菜單欄中可選擇更多編號樣式。如在下拉菜單欄中沒有看到適合的樣式，可以選擇定義新編號格式，彈出“定義新編號格式”對話框。在“定義新編號格式”對話框中選擇“編號樣式”、填寫編號格式、對齊方式，如需設置編號字體格式，可在“定義新編號格式”對話框中單擊“字體”，彈出“字體”對話框，對編號的字體進行格式設置。3.2.6項目符號與編號在文檔編輯過程中，經(jīng)常需要把文本內容進行復制、或者對文本的位置進行調整，這種情況，用戶可以選擇使用復制或移動的的辦法進行操作。1）復制文本如果要在多個地方輸入相同的文本，可以通過復制操作把該內容復制到其他地方，不必進行重復輸入操作。

選擇要復制的文本，在其上單擊鼠標右鍵，單擊“復制”命令，把光標停在需要插入文本的位置，再次單擊鼠標右鍵，最后單擊“粘貼”命令。

選擇要復制的文本，然后依次單擊“開始”選項卡，“復制”按鈕，把光標停在需要插入文本的位置，再單擊“粘貼”按鈕。

選擇要復制的文本，先按下<ctrl+C>組合鍵復制文本，把光標停在需要插入文本的位置，再按下<ctrl+V>組合鍵粘貼文本。

選擇要復制的文本，按住“ctrl”鍵不放，拖曳到目標位置。3.2.7復制與移動（2）移動文本如果要將文本移動到其他地方，可以使用下面幾種方法。

選擇要移動的文本，在其上單擊鼠標右鍵，單擊“剪切”命令，把光標停在需要插入文本的位置，再次單擊鼠標右鍵，最后單擊“粘貼”命令。

選擇要移動的文本，然后依次單擊“開始”選項卡，“剪切”按鈕，把光標停在需要插入文本的位置，再單擊“粘貼”按鈕。

選擇要移動的文本，先按下<ctrl+X>組合鍵復制文本，把光標停在需要插入文本的位置，再按下<ctrl+V>組合鍵粘貼文本。

選擇要移動的文本→拖曳到目標位置。3.2.7復制與移動有的時候，用戶需要查看某些詞組的位置，或把某些詞組替換成另外的詞組，這時借助Word中的“查找與替換”功能，可以快速準確地實現(xiàn)查找與替換的目的。1）查找文本使用查找功能可以在文檔中查找任意字符，如中文、英文、數(shù)字、標點符號等。具體操作步驟如下：將文本插入點定位到文檔的開頭位置，單擊“開始”選項卡，在“編輯”選項組中單擊“查找”按鈕或直接使用<ctrl+F>組合鍵，此時在文檔左側會彈出“導航”窗格，在“導航窗格”輸入需要查找的內容，系統(tǒng)將自動在文檔中查找對應的內容，并用黃色底色突出顯示。3.2.8查找與替換有的時候，用戶需要查看某些詞組的位置，或把某些詞組替換成另外的詞組，這時借助Word中的“查找與替換”功能，可以快速準確地實現(xiàn)查找與替換的目的。1）查找文本使用查找功能可以在文檔中查找任意字符，如中文、英文、數(shù)字、標點符號等。具體操作步驟如下：將文本插入點定位到文檔的開頭位置，單擊“開始”選項卡，在“編輯”選項組中單擊“查找”按鈕或直接使用<ctrl+F>組合鍵，此時在文檔左側會彈出“導航”窗格，在“導航窗格”輸入需要查找的內容，系統(tǒng)將自動在文檔中查找對應的內容，并用黃色底色突出顯示。3.2.8查找與替換（2）替換文本替換文本就是將文檔中查找到的內容，替換為另一個字或詞，或者將查找到的內容統(tǒng)一格式化，下面將以具體操作來進行講解。①替換字詞②統(tǒng)一格式化3.2.8查找與替換在使用Word時，有時候會用到合并字符、帶圈字符、首字下沉、分欄排版、拼音指南等這些格式，進行特殊情況的表達。（1）帶圈字符在“開始”選項卡的“字體”組中單擊“帶圈字符”，打開“帶圈字符”對話框，選擇需要的樣式和圈號，并在“文字”框中輸入需要設置的文字。（2）拼音指南很多場景，需要在文本上方添加拼音，比如小學生讀物等。假設要為文字“學而不思則罔，思而不學則殆”，添加拼音，可將其選中后，在“開始”選項卡的“字體”組中單擊“拼音指南”，打開“拼音指南”對話框，選擇對齊方式、字體、字號、偏移量后，單擊“確定”按鈕。3.2.9常用特殊格式的設置3）首字下沉首字下沉是指設置段落中第一行第一個字的字體變大，并且向下下沉一定的距離，段落的其他部分保持原樣，這種格式設置常見于一些報紙、期刊雜志等。選定需要插入首字下沉的段落，單擊“插入”選項卡，在“文本”組中單擊“首字下沉”下方的下拉菜單▼，即可打開“首字下沉”對話框，可在對話框中選擇位置、字體、下沉行數(shù)、距正文距離。首字下沉的位置有三種：無，下沉和懸掛，“無”用來去掉“首字下沉”效果。3.2.9常用特殊格式的設置（4）分欄分欄排版是一種新聞樣式的排版方式，它被廣泛應用于報紙、雜志、圖書和廣告單等。分欄的具體步驟如下。選定需要分欄的文本，在“布局”選項卡的頁面設置組中單擊“分欄”下方的下拉菜單▼，選擇“更多分欄”，打開“分欄”對話框，用戶可選擇使用系統(tǒng)預設的欄數(shù)，也可以自定義欄數(shù)、欄寬、欄間距等。3.2.9常用特殊格式的設置

“一圖勝千言”，一幅飽含意蘊的圖片會讓文章的表達更加清晰易懂，也會讓整個文章版面看起來更加生動形象、美觀大氣、充滿活力。表格在文檔中是較嚴謹?shù)谋磉_，可以對數(shù)據(jù)進行求和、求平均值等，讓文檔表達更具有說服力。本小節(jié)將講述圖片、藝術字、文本框、表格以及公式的插入與編輯，并重點講解圖文混排、圖表混排。3.3Word2016圖文表混排Word2016支持更多的圖片格式，如“.jpeg”、“.jpg”、“.png”、“.bmp”等，插入的圖片可以是一個剪貼畫、一張照片或一幅圖畫，這些圖片既可以是本地圖片，也可以是聯(lián)機圖片。（1）插入本地圖片使用鼠標定位需要插入圖片的位置，單擊“插入”選項卡，在“插圖”組中單擊“圖片”按鈕，在彈出的“插入圖片”對話框中選擇需要插入的圖片，單擊“插入”按鈕，即可在文檔中光標所在的位置看到所插入的圖片。

（2）插入聯(lián)機圖片使用鼠標定位需要插入圖片的位置，單擊“插入”選項卡的“插圖”組中的“聯(lián)機圖片”按鈕，用戶可以從各種聯(lián)機來源中查找和插入圖片，在彈出的“插入圖片”對話框中輸入關鍵字，按回車鍵，彈出圖片搜索結果對話框。在圖片左上角勾選需要選擇的圖片，單擊“插入”按鈕，即可插入所選圖片。3.3.1圖片的插入和格式設置（3）編輯圖片圖片在插入文檔后，不一定符合用戶要求，這時用戶可以通過“圖片格式”選項卡下的“調整”、“圖片樣式”、“排列”、“大小”，對圖片進行各種格式設置。①“調整”選項組通過“調整”選項組可以對圖片作以下調整。如果圖片背景比較單一，而實際文檔又不需要背景，可以先單擊選定圖片，然后單擊“刪除背景”即可。通過“校正”，可以在下拉菜單中選擇改變圖片的銳化/柔化以及亮度/對比度。通過“顏色”，可以在下拉菜單中選擇改變圖片的飽和度和色調。通過“藝術效果”，可以在下拉菜單中選擇改變圖片的藝術效果。②“圖片樣式”選項組中，可以通過單擊系統(tǒng)預設的“圖片樣式”對圖片進行快速的格式化，也可以通過單擊“圖片邊框”、“圖片效果”和“圖片版式”對圖片進行個性化設置。3.3.1圖片的插入和格式設置③“排列”選項組圖片在文檔中的位置可以通過使用鼠標拖曳移動確定，但是通過鼠標拖曳單擊“格式”是默認的左對齊、頂端對齊、嵌入型。通過“排列”選項組不僅可以對圖片的“位置”進行改變，還可以進行“文字環(huán)繞”、“旋轉”、“組合”、“改變層次”等多項設置。單擊

“排列”選項組中的“位置”，在彈出的下拉列表中選擇“其他布局選項”，彈出“布局”對話框。在彈出的“布局”對話框，“位置”中的選項是不能修改的，這是因為圖片在插入Word后，默認的是嵌入式。如果需要修改“位置”中的內容，需要在“文字環(huán)繞”中選擇其他類型的環(huán)繞方式，把圖片改變?yōu)楦邮?，才能修改“位置”中的?shù)值，也才能進行圖片的組合等操作。3.3.1圖片的插入和格式設置④“大小”選項組選擇需要設置的圖片，單擊“圖片格式”選項卡，在“大小”選項組中，單擊“裁剪”按鈕，可以把圖片裁剪到需要的大小，也可以通過“裁剪”下方的下拉菜單，把圖片裁剪成不同的形狀或比例。在實際中，我們經(jīng)常會要求保留完整的圖片，只是把圖片進行簡單的縮放，這時，可以通過“大小”選項組中的“寬度”、“高度”設置圖片的大小。也可以通過“布局”對話框中的“大小”設置圖片的縱橫比、旋轉角度、縮放比例。3.3.1圖片的插入和格式設置在使用Word進行圖文排版的過程中，文本框是必不可少的元素，它不僅承載著儲存圖文的功能，而且還能讓文檔效果靈活多變，在文檔的布局和排版中，起到重要作用。（1）插入文本框選定文本框插入位置，首先單擊“插入”選項卡，然后在“文本”選項組單擊“文本框”，再去選擇“內置”文本框或“繪制橫排/豎排文本框”，即可插入文本框。（2）美化文本框插入“文本框”之后，選定“文本框”，就會自動顯示出“形狀格式”選項卡，用戶在文本框中輸入文本內容后，就可以開始美化文本框。3.3.2文本框的插入和格式設置

編寫Word文檔時，有時候需要輸入和編輯數(shù)學公式，例如數(shù)學老師要出試題、試卷，大學理工科同學要學習數(shù)學等等。在Word2016中，系統(tǒng)提供了一些內置的常用公式，用戶可以直接插入文檔，稍加改動后即可使用，是最快的公式編輯方法。如果要插入更多的、符合需求的數(shù)學公式，可以使用Word2016提供的另外兩種辦法，一種是“插入新公式”，另外一種是“墨跡公式”，這兩種方法都能快速、方便地編寫數(shù)學公式，大大縮短數(shù)學公式的編寫時間。3.3.3數(shù)學公式的插入和編輯

藝術字是具有特殊藝術效果的文字，將其插入文檔中并進行編輯，可使其呈現(xiàn)出不同的效果以達到美化文檔的作用。

單擊“插入”選項卡，在“文本”組中單擊“藝術字”，在彈出的下拉菜單中選擇最中間的藝術字格式。此時，在Word中會出現(xiàn)“請在此放置您的文字”藝術字，在此文本框中輸入需要顯示的文字內容。

單擊藝術字，可以選擇“形狀格式”對其進行藝術字樣式、文本效果、文本輪廓、文本大小的格式設置。3.3.4藝術字的插入和格式設置表格是通常用來組織和顯示信息，由行和列組成。本小節(jié)將重點講述表格的制作、修改和運算等方法和技巧，掌握表格的插入和格式設置方法，能夠輕松地制作出所需要的、形式多樣的表格。（1）創(chuàng)建表格Word2016提供了很多創(chuàng)建表格的方法，下面是常用的創(chuàng)建表格方法。①

“插入表格”圖標按鈕單擊“插入”選項卡“表格”組中的“表格”，拖動鼠標選擇插入表格的行數(shù)和列數(shù)。②

“插入表格…”命令單擊“插入”選項卡“表格”組中的“表格”，在下拉菜單中單擊“插入表格”，彈出“插入表格”對話框，輸入列數(shù)、行數(shù)等信息。3.3.5表格的插入和格式設置③

“快速表格”命令單擊“插入”選項卡“表格”組中的“表格”，在下拉菜單中單擊“快速表格”，在下拉菜單中選擇Word內置樣式，即可快速創(chuàng)建表格。但提供的表格類型有限，只適用于建立特定格式的表格。④

“文本轉換成表格”命令“文本轉換成表格”的前提是用戶已設置好有分隔符的文本，分隔符可以是段落標記、逗號、空格、制表符，也可以是其他字符。⑤

“繪制表格”命令單擊“插入”選項卡“表格”組中的“表格”，在下拉菜單中單擊“繪制表格”，此時，鼠標指針會變成?形狀。在需要繪制表格的地方單擊并拖曳筆形鼠標，繪制出表格的外邊界，形狀為矩形。繼續(xù)移動鼠標到需要繪制表格的行或列的位置，在該矩形中繪制行線、列線、斜線，直到滿意為止。如果發(fā)現(xiàn)繪制了不需要的框線，可以在表格工具欄“布局”選項卡中單擊“擦除”按鈕，此時鼠標變成橡皮擦形狀，移動橡皮擦到需要刪除的表格線上，按下鼠標即可擦除表格線3.3.5表格的插入和格式設置（2）編輯表格結構使用表格時，不可能一次就創(chuàng)建出符合要求的表格，這就需要對表格的結構進行適當?shù)恼{整，比如添加或刪除行、列，合并或者拆分單元格等?，F(xiàn)在使用“素材\WORD\word表格練習.docx”為例來進行講述。①插入行與列②刪除行或列③合并單元格④拆分單元格3.3.5表格的插入和格式設置（3）表格的格式化①列寬與行高的調整列寬與行高的調整，可以通過把鼠標直接放在行與行之間、列與列之間，鼠標呈雙向箭頭的時候直接按下鼠標左鍵拖拉，進行直觀調整。也可以通過下面的方法輸入數(shù)值，進行精確調整。②表格邊框和底紋的設置根據(jù)需要，為表格設置美觀大方的邊框和底紋，可以讓文檔賞心悅目，增加易讀性和趣味性。③文本格式化表格中文本的格式化，如改變字體、字號、字形等，均可按照一般字符格式化方法進行。但表格中文本的對齊方式一共有九種。④設置表格樣式Word2016提供了多種預置的表格樣式，用戶可以通過單擊“表設計”選項卡，然后單擊“表格樣式”組中的一種樣式自動套用到所選表格，可以快速、高效地格式化表格。3.3.5表格的插入和格式設置（4）數(shù)據(jù)計算及排序Word2016提供了表格計算和排序功能，可以對表格中的數(shù)據(jù)進行簡單的運算、排序，例如求和、求平均值、按大小排序等。在Word中進行數(shù)值求和、求平均值時常采用Left、Right、Above來分別表示插入點左邊、右邊和上邊的所有單元格，Word會自動識別所選單元格中內容是否是數(shù)值，計算過程中只會對數(shù)值部分的單元格進行運算。值得注意的是，如果在Word文檔中涉及到復雜的數(shù)據(jù)運算和排序等操作，可以直接插入“Excel電子表格”來進行各種數(shù)據(jù)運算和排序。3.3.5表格的插入和格式設置Word2016較以往版本提供了更多的快速格式化文檔的工具，比如：封面、主題、樣式、模板等，這些工具可以直接進行應用，也可以根據(jù)實際需求稍加改動再應用，是快速格式化文檔的“捷徑”。3.4快速格式化文檔Word2016較以往版本提供了更多的快速格式化文檔的工具，比如：封面、主題、樣式、模板等，這些工具可以直接進行應用，也可以根據(jù)實際需求稍加改動再應用，是快速格式化文檔的“捷徑”。3.4快速格式化文檔

（1）封面

在編排員工手冊、報告、論文等長文檔一類的實際工作時，很多文檔都需要一個封面，用戶可以使用圖文表混排知識自己設計，但如果時間緊張，則可以使用Word系統(tǒng)提供的“插入”、“封面”功能快速完成。3.4

.1封面與主題

（2）主題

當需要對文檔中的顏色、字體、格式、整體效果保持某一主題標準時，可將所需的主題應用于整個文檔。單擊“設計”選項卡，在“文檔格式”組中單擊“主題”按鈕，在下拉菜單選擇符合要求的某一主題，返回文檔，文檔中的封面和組織結構圖的整體效果即可發(fā)生改變。3.4

.1封面與主題

樣式是多種格式的集合，一個樣式中會包含很多格式效果。通過樣式設置文本格式，可使用戶快速高效完成工作，而不必反復設置相同的文本格式，而且方便批量更新格式，用戶只需更改樣式格式，所有應用該樣式的文本格式都會被同時更改。

樣式類型有兩種：段落樣式和字符樣式。段落樣式應用于整個段落，包括字體、行間距、對齊方式、縮進格式、制表位、邊框和編號等。字符樣式可應用于任何文字，包括字體、字體大小和修飾等。3.4

.2樣式（1）新建樣式用戶可以直接使用系統(tǒng)內置的樣式，也可以對內置的樣式進行修改后使用，還可以直接新建滿足需求的樣式。新建樣式的操作方法有：①單擊“開始”選項卡，單擊“樣式”組右下角的按鈕，彈出“樣式”窗格。②在單擊窗格左下角“新建樣式”按鈕，彈出“根據(jù)格式化創(chuàng)建新樣式”對話框。③在彈出的對話框中輸入名稱，在單擊對話框左下角“格式”按鈕，分別設置“字體”和“段落”信息。

④單擊“確定”即可完成新樣式的創(chuàng)建，在樣式列表中可以看到新建的樣式。3.4

.2樣式（2）應用樣式

選中文檔中需要應用樣式的文本，單擊系統(tǒng)內置樣式或用戶新建的樣式，即可把樣式應用到選中的文本。（3）修改樣式如果系統(tǒng)內置樣式或用戶新建的樣式不滿意，可以右擊需要修改的樣式，彈出“修改樣式”對話框，再根據(jù)需要修改字體、字體顏色、字號以及段落格式等，按“確定”按鈕修改完成，Word會自動更新應用該樣式的所有文本格式。（4）刪除樣式右擊需要刪除的樣式，選擇“從樣式庫中刪除”，即可刪除對應樣式。需要注意的是，樣式一旦刪除，應用該樣式的所有文本的格式會自動刪除。3.4

.2樣式

模板是指帶有一定格式的文件，可分為兩類：一是系統(tǒng)向導模板，二是用戶自定義模板。所謂系統(tǒng)向導模板，是指使用Word系統(tǒng)提供的本地或聯(lián)機模板來創(chuàng)建文檔；用戶自定義模板是指如果經(jīng)常要用到一些特定格式的文檔，可以根據(jù)需要創(chuàng)建一個模板進行反復使用。這兩種方式都可以節(jié)省用戶很多時間。（1）系統(tǒng)向導模板（2）用戶自定義模板3.4

.3模板在完成文檔的基本格式化后，通常要對整篇文檔進行頁面設置，然后考慮文檔的輸出與打印。（1）頁面設置所謂頁面設置，指的是對整體頁面進行格式設置，單擊“布局”選項卡，在“頁面設置”組中，可設置紙張大小、頁邊距、頁面背景、頁邊框、頁碼、頁眉頁腳等。注：可以通過“設計”選項卡中“頁面背景”組為頁面設置背景。還可以通過“插入”選項卡的“頁眉和頁腳”為文檔設置頁面頁面。3.5頁面設置與文檔打印在完成文檔的基本格式化后，通常要對整篇文檔進行頁面設置，然后考慮文檔的輸出與打印。（1）文檔打印在文檔打印之前，用戶可以進行“打印設置”，選擇合適的打印機，并設置需要打印的內容，還可以通過“打印預覽”查看打印效果，最后決定是否打印。打印預覽在決定打印文檔前，單擊“文件”選項卡，再單擊“打印”按鈕，可在右側窗格預覽文檔打印效果。打印文檔在打印預覽界面，可以設置打印的份數(shù)，也可以選擇合適的打印機，還可以指定具體打印內容、紙張方向等。通過預覽，如果發(fā)現(xiàn)頁面設置不合適，也可以再次調整。3.5頁面設置與文檔打印

Word具有強大的排版功能，尤其是處理長文檔時，可以高效地對其排版。本節(jié)主要講解Word2016的引用與鏈接、添加題注、創(chuàng)建交叉引用、自動生成目錄、修訂與錯誤拼寫檢查等功能，充分展示W(wǎng)ord處理長文檔方面的強大功能。3.6長文檔的編排在Word文檔中使用引用與鏈接，可以輔助用戶在閱讀時快速跳轉到指定位置，并查閱相關的論點和論據(jù)。（1）腳注和尾注腳注和尾注都是對文本的補充說明，腳注一般位于頁面的底部，可以作為文檔某處內容的注釋；尾注一般位于文檔的末尾，列出引文的出處等。把鼠標定位在需要插入腳注的文本后，單擊“引用”選項卡，在“腳注”組中單擊“插入腳注”，文本所在頁的頁腳上方會出現(xiàn)一個數(shù)字，在數(shù)字后可輸入腳注內容。把鼠標定位在需要插入尾注的文本后，單擊“引用”選項卡，在“腳注”組中單擊“插入尾注”，在文檔結尾會出現(xiàn)一個數(shù)字，在數(shù)字后可輸入尾注內容。3.6.1引用與鏈接（2）書簽書簽是用來幫助記錄位置而插入的一種符號，使用它可迅速找到目標位置。在編寫長文檔時，如果手動滾動屏查找將需要很長時間，書簽可幫助快速定位到目標位置。例如：選中要添加書簽的文本“孔府”，單擊“插入”選項卡，在“鏈接”組中單擊“書簽”，彈出“書簽”對話框，在書簽名稱中輸入“孔府”，單擊“添加”，關閉對話框。把鼠標定位到文檔中任意位置，單擊“插入”選項卡，在“鏈接”組中單擊“書簽”，彈出“書簽”對話框，在對話框中找到“孔府”書簽，單擊該書簽，再單擊“定位”，此時系統(tǒng)自動定位到添加了“孔府”書簽的位置。3.6.1引用與鏈接（3）插入超鏈接Word文檔里的鏈接分為網(wǎng)址鏈接、文檔內部鏈接、電子郵件鏈接和文檔文件鏈接。創(chuàng)建簡單的網(wǎng)址或電子郵件鏈接只需要在編輯區(qū)域直接輸入網(wǎng)址，然后按下空格鍵，Word會自動建立一個網(wǎng)址或電子郵件鏈接。可以在空白區(qū)域添加超鏈接，也可以給文檔中某些文本添加超鏈接。①在空白區(qū)域添加超鏈接：把鼠標定位到文檔中需要插入超鏈接的位置，單擊“插入”選項卡，在“鏈接”組中單擊“鏈接”，彈出“插入超鏈接”對話框，選擇要插入的文本或電子郵件地址，單擊“確定”，即可在定位處顯示鏈接的文件名和文件類型。3.6.1引用與鏈接②為文本添加超鏈接

超鏈接到網(wǎng)頁選中需要鏈接的文本，單擊“插入”選項卡，在“鏈接”組中單擊“鏈接”，在彈出的“插入超鏈接”對話框的“地址”右邊的輸入框中輸入網(wǎng)址，單擊“確定”后。

超鏈接到文件選中需要鏈接的文字，單擊“插入”選項卡，在“鏈接”組中單擊“鏈接”，在彈出的“插入超鏈接”對話框的“查找范圍”右邊的下拉菜單中選擇要鏈接的文件，單擊“確定”。

超鏈接到本文檔中的位置此鏈接方式，通常需要提前插入“書簽”。鏈接時首先選中需要鏈接的文本，然后單擊“插入”選項卡，在“鏈接”組中單擊“鏈接”，在彈出的“插入超鏈接”對話框中單擊“本文檔中的位置”，在頁面右端選擇需要超鏈接的書簽或標題，最后單擊“確定”后。

超鏈接到新建文檔單擊“插入”選項卡，在“鏈接”組中單擊“鏈接”，在彈出的“插入超鏈接”對話框中單擊“新建文檔”，若要更改新文檔保存路徑，可單擊“更改”，彈出“新建文檔對話框”，然后定位到目標文件夾，并輸入文檔名稱，單擊“確定”。3.6.1引用與鏈接

目錄在書籍中必不可少，在長文檔中也非常常見，通過目錄可快捷的跳轉到相應章節(jié)。生成目錄通常有三種方法，詳見課本【任務3-11】。3.6.2生成目錄

題注通常用于對文檔中的圖片或表格進行自動編號，當圖片、表格增加或者刪除時，其編號可自動更新，不用手工檢查更改，從而提升工作效率3.6.3題注交叉引用可以為文檔中的圖片、表格以及與正文相關的說明文字創(chuàng)建對應關系，從而為用戶提供自動更新功能。（1）創(chuàng)建交叉引用在Word中，添加交叉引用非常簡單。首先，選擇一個參考點，例如章節(jié)標題、圖號、頁碼等。然后，在需要參考點的地方使用“插入交叉參考”功能。具體操作步驟如下：選擇需要交叉引用的位置，例如需要引用的章節(jié)標題。將光標插入需要添加交叉引用的位置。在Word菜單欄中選擇“引用”選項卡。在“題注”組中，單擊“交叉引用”功能。在彈出的“交叉引用”對話框中，選擇引用類型，如“標題”。在“引用內容”列表中，選擇需要引用的標題。點擊“插入”按鈕，完成交叉引用的添加。3.6.4交叉引用（2）更新交叉引用當文檔中的參考點發(fā)生變化時，需要更新交叉引用。Word提供了自動更新交叉引用的功能，用戶只需使用“更新域”功能即可。具體操作步驟如下：在Word菜單欄中選擇“開始”選項卡。在彈出的“查找和替換”對話框中，選擇“特殊”按鈕。在“特殊格式”下拉菜單中，選擇“域”。在“查找”輸入