會計學原理（第3版）課件：會計憑證

會計憑證【學習目標】

通過本項目的學習，應當理解會計憑證的填制和審核的作用，掌握原始憑證、記賬憑證的基本內(nèi)容及填制與審核方法，了解會計憑證的傳遞和保管。任務引入公司業(yè)務員小王出差，到單位財務部門借支差旅費伍仟元整，一個星期后小王出差回來，實際支出陸仟元整。思考與討論：1、小王借支差旅費需要辦理什么手續(xù)？2、小王應該如何辦理報銷手續(xù)？3、財務部門如何處理小王的費用開支？任務一填制會計憑證的意義一、填制與審核會計憑證的意義會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務、明確經(jīng)濟責任的書面證明，也是登記賬簿的依據(jù)。任何單位為了保證會計信息的客觀、真實，對所發(fā)生的每一項經(jīng)濟業(yè)務都必須由經(jīng)辦業(yè)務的有關人員填制或取得會計憑證，記錄經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成的日期，注明經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容，并在憑證上簽名或蓋章，明確經(jīng)濟責任。會計憑證必須經(jīng)過會計機構、會計人員嚴格的審核，經(jīng)確認無誤后，才能作為登記賬簿的依據(jù)。填制和審核會計憑證既是會計核算的工作的起點、基礎，也是會計核算的一個重要方法。認真做好會計憑證填制與審核對于完成會計任務，發(fā)揮會計的工作具有重要的意義：（一）會計憑證可以正確、及時的反映各項經(jīng)濟業(yè)務的完成情況，為登記賬簿提供依據(jù)填制會計憑證是會計核算過程的最初階段，任何一項經(jīng)濟業(yè)務都必須按照規(guī)定的程序和要求，及時取得和填制會計憑證，真實、詳細地記錄經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生和完成情況，通過會計憑證可把單位日常大量的經(jīng)濟活動及時、完整、如實地反映出來。會計憑證是登記賬簿的依據(jù)，無論是總分類賬還是明細分類賬，都必須根據(jù)審核無誤的會計憑證進行登記。（二）通過會計憑證的審核，可以有效地發(fā)揮會計的監(jiān)督作用由于會計憑證是對經(jīng)濟業(yè)務的如實反映，通過對會計憑證的審核，可以檢查會計憑證的合法性，檢查憑證所記錄的經(jīng)濟業(yè)務是否符合國家的有關法規(guī)、制度的規(guī)定，是否符合企業(yè)計劃、預算，有無違法亂紀行為，從而在會計的初始階段，發(fā)揮會計的監(jiān)督作用，這對貫徹會計核算基本原則，制止和糾正經(jīng)濟管理工作中的問題和制度的漏洞具有重要意義。（三）加強經(jīng)濟管理上的責任制一切會計憑證都必須按照規(guī)定的手續(xù)辦理，經(jīng)辦部門和人員都要簽名蓋章，對憑證內(nèi)容的真實性、合法性負責，明確各自的經(jīng)濟責任。這樣，不僅將所有經(jīng)辦人員聯(lián)系在一起，而且有利于劃清經(jīng)濟責任，即使發(fā)生了問題，也易于弄請情況，區(qū)分責任，作出正確判斷。二、會計憑證的種類會計憑證多種多樣，按其填制的程序和用途不同可以分為原始憑證和記賬憑證兩大類。任務二原始憑證的填制和審核原始憑證是指在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成時取得或填制的，用來證明經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生或完成情況，并具有法律效力的最初的書面文件，是作為記賬的原始依據(jù)。原始憑證是會計核算的原始資料，也是填制記賬憑證的依據(jù)一、原始憑證的種類原始憑證按照不同的標志進行分類可分為不同的類別。原始憑證按其來源不同，可以分為自制原始憑證和外來原始憑證。（一）自制原始憑證自制原始憑證：是指由單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務的部門或人員，在某項經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成時自行填制的憑證自制原始憑證按其填制手續(xù)不同，可分為一次憑證、累計憑證、匯總原始憑證和記賬編制憑證。1、一次憑證一次憑證是指只反映一項經(jīng)濟業(yè)務或者同時反映若干項同類性質(zhì)的經(jīng)濟業(yè)務，其填制手續(xù)是一次完成的會計憑證。2、累計憑證累計憑證：是指在一定時期內(nèi)連續(xù)記載若干項同類經(jīng)濟業(yè)務的會計憑證。這類憑證的填制是隨著經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生而分次進行的，如“限額領料單”。3、匯總原始憑證匯總原始憑證：是指將一定時期內(nèi)若干份記錄同類經(jīng)濟業(yè)務的原始憑證匯總編制的用以集中反映某項經(jīng)濟業(yè)務總括情況的會計憑證。4、記賬編制憑證記賬編制憑證：是指會計人員根據(jù)賬簿記錄加以整理后重新編制的原始憑證。如“制造費用分配表”。（二）外來原始憑證外來原始憑證：是指在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成時，從外部單位或個人處取得的，外來原始憑證都是一次憑證。二、原始憑證的基本內(nèi)容由于經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容和經(jīng)濟管理要求不同，各種原始憑證的名稱、格式和內(nèi)容也是多種多樣的。但是，為了滿足會計工作的需要，無論那一種原始憑證都必須詳細地反映有關經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成情況，明確經(jīng)辦單位和經(jīng)辦人員的經(jīng)濟責任。因此，各種原始憑證都應該具備以下共同的基本內(nèi)容，通稱為憑證要素。（1）原始憑證的名稱。（2）填制憑證的日期。（3）填制憑證單位名稱或者蓋章。（4）經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章。（5）接受憑證單位名稱。（6）經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容（含數(shù)量、單價、和金額）。（7）原始憑證的附件。三、原始憑證的填制要求（一）原始憑證填制的基本要求1、真實可靠。即如實填列經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容，不弄虛作假，不涂改、挖補。2、內(nèi)容完整。即應該填寫的項目要逐項填寫(接受憑證方應注意逐項驗明)，不可缺漏，尤其需要注意的是：年、月、日要按照填制原始憑證的實際日期填寫；名稱要寫全，不能簡化；品名或用途要填寫明確，不許含糊不清；有關人員的簽章必須齊全。3、填制及時。即每當一項經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成，都要立即填制原始憑證，做到不積壓、不誤時、不事后補制。4、書寫清楚規(guī)范。即字跡端正、易于辨認，做到數(shù)字書寫符合會計上的技術要求，文字工整，不草、不亂、不"造"；復寫的憑證，要不串格、不串行、不模糊。5、順序使用。即收付款項或實物的憑證要順序或分類編號，在填制時按照編號的次序使用，跳號的憑證應加蓋"作廢"戳記，不得撕毀。6、書寫規(guī)范。（二）原始憑證填制的其他具體規(guī)定和要求1、從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章。2、凡填有大寫和小寫金額的原始憑證，大寫與小寫的金額必須相符。3、購買實物的原始憑證，必須有驗收證明。4、一式幾聯(lián)的原始憑證，必須注明各聯(lián)的用途，并且只能以一聯(lián)用作報銷憑證；一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù)，必須用雙面復寫紙?zhí)讓?，或本身具備復寫功能，并連續(xù)編號，作廢時應加蓋"作廢"戳記，連同存根一起保存。5、發(fā)生銷貨退回及退還貨款時，必須填制退貨發(fā)票，附有退貨驗收證明和對方單位的收款收據(jù)，不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。6、職工公出借款的收據(jù)，必須附在記賬憑證之后。7、經(jīng)上級有關部門批準的經(jīng)濟業(yè)務，應當將批準文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的，應當在憑證上注明批準機關名稱、日期和文件字號。8、發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯誤的，應當由開出單位重開或者更正。在更正處應當加蓋開出單位的公章。三、原始憑證的審核對原始憑證進行審核，是確保會計信息質(zhì)量，充分發(fā)揮會計監(jiān)督作用的重要環(huán)節(jié)，也是會計機構、會計人員的法定職責，審核原始憑證的主要內(nèi)容有：1、審核原始憑證所記錄的經(jīng)濟業(yè)務是否真實、合法、合理。真實是指原始憑證確實是本單位經(jīng)濟業(yè)務的最初原始證明。注意審核原始憑證的日期、經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容和數(shù)據(jù)是否真實，外來原始憑證是否有填制單位公章和填制人員簽字，而自制原始憑證是否有經(jīng)辦人員和部門的簽名或蓋章：合法是指原始憑證所記錄的經(jīng)濟業(yè)務是否符合國家的有關法律、法規(guī)、制度等，有無違法違規(guī)行為。2、審核原始憑證的填寫是否準確、完整和清楚。原始憑證各項是否填寫完整齊全，各項填寫是否按要求完成，手續(xù)是否齊備，書寫是否規(guī)范清楚，對記載不準確、不完整的原始憑證，予以退回，要求經(jīng)辦人員更正、補充。任務三記賬憑證的填制和審核記賬憑證是指由財會部門會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表填制的，載明經(jīng)濟業(yè)務的簡要內(nèi)容，確定會計分錄，并直接據(jù)以登記會計賬簿的會計憑證（是會計核算的第二手資料）。有了原始憑證，又編制記賬憑證原因是：便于記賬、簡化記賬手續(xù)；便于會計監(jiān)督和會計檢查；便于將來進行賬證核對。一、記賬憑證的種類由于經(jīng)濟業(yè)務的種類和數(shù)量繁多，與其相關原始憑證的格式和內(nèi)容也各不相同，加上原始憑證一般都不能具體表明經(jīng)濟業(yè)務應記入的賬戶及其借貸方向，直接根據(jù)原始憑證登記賬簿容易發(fā)生差錯，所以，在記賬之前需要根據(jù)審核無誤的原始憑證，經(jīng)過歸類整理，填制具有統(tǒng)一格式的記賬憑證，確定經(jīng)濟業(yè)務應借應貸的會計科目和金額，并將相關的原始憑證附在記賬憑證的后面。這樣，既方便了記賬、減少了差錯，也有利于原始憑證的保管，提高對賬和查賬的效率實際中經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生取得或填制原始憑證，會計人員根據(jù)原始憑證填制記賬憑證。實際工作中，會計分錄是通過填制記賬憑證來完成的。記賬憑證按不同的標準分為不同的類別。（一）記賬憑證按其適用的經(jīng)濟業(yè)務分類1、專用記賬憑證專用記賬憑證是指專門用來記錄某一類經(jīng)濟業(yè)務的記賬憑證。專用記賬憑證按其所記錄的經(jīng)濟業(yè)務是否與現(xiàn)金和銀行存款收付業(yè)務有關，分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。（1）收款憑證。收款憑證是指專門用于登記現(xiàn)金和銀行存款收入業(yè)務的記賬憑證。（2）付款憑證。付款憑證是指專門用于登記現(xiàn)金和銀行存款付出業(yè)務的記賬憑證。付款憑證分為現(xiàn)金付款憑證和銀行存款付款憑證（3）轉賬憑證轉賬憑證是指專門用于登記現(xiàn)金和銀行存款收付業(yè)務以外的轉賬憑證的記賬憑證。2、通用記賬憑證通用記賬憑證是指適用于各類經(jīng)濟業(yè)務、具有統(tǒng)一格式的記賬憑證，也稱標準憑證。（二）記賬憑證按其包括的會計科目是否單一分類1、復式記賬憑證復式記賬憑證又叫多科目記賬憑證：是指將某項經(jīng)濟業(yè)務所涉及的會計科目集中填列在一張記賬憑證上，上述收款憑證、付款憑證和轉賬憑證都是復式記賬憑證的格式。復式記賬憑證具有賬戶對應關系清楚，便于了解經(jīng)濟業(yè)務的全貌，可以減少記賬憑證的數(shù)量，減輕登記賬簿工作的優(yōu)點，同時也便于查賬，但復式記賬憑證不便于匯總計算每一會計科目的發(fā)生額，不便于分工記賬。（具體可見上述收、付、轉憑證）2、單式記賬憑證單式記賬憑證又叫單科目記賬憑證：是指將某項經(jīng)濟業(yè)務所涉及的每個會計科目，分別填制記賬憑證，每張記賬憑證中只填列一個會計科目，其對方科目只供參考不憑以記賬。單式記賬憑證反映的科目單一，便于分工記賬和按會計科目進行匯總，但一張憑證不能反映每一項經(jīng)濟業(yè)務的全貌，填制記賬憑證的工作量也比較大，而且出現(xiàn)差錯不易查找。二、記賬憑證的基本內(nèi)容記賬憑證必須具備下列基本內(nèi)容（也稱記賬憑證要素）：（1）填制單位的名稱；（2）記賬憑證的名稱；（3）填制憑證的日期；（4）憑證的編號；（5）經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容的摘要；（6）應借、應貸的會計科目（包括一級科目、二級科目或明細科目）和金額；（7）所附原始憑證的張數(shù)；（8）會計主管、制證、審核、記賬等有關人員的簽名或蓋章。三、記賬憑證的填制要求記賬憑證填制的正確與否，直接關系到記賬的真實性和正確性。因此，填制記賬憑證，除了要遵守填制原始憑證的要求外，還必須注意以下幾點：（一）填制憑證必須有依據(jù)（二）摘要簡練概括（三）科目運用準確、科目的對應清晰；會計分錄正確（四）金額必須按規(guī)范填寫（五）各種記賬憑證必須連續(xù)編號（六）附件數(shù)量完整（七）所有項目應填寫準確、完整注意：采用收款憑證、付款憑證和轉賬憑證的，當涉及貨幣資金內(nèi)部增減的業(yè)務時，一般只填付款憑證四、記賬憑證的審核為了保證記賬憑證賬簿記錄和會計信息的質(zhì)量，記賬憑證必須經(jīng)過有關稽核人員的審核，才能登記賬簿。記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證填制的，所以記賬憑證的審核應對下列內(nèi)容進行審核。（1）審核原始憑證與記賬憑證是否相符。記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證填制的，那么記賬憑證的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容、金額、所附原始憑證張數(shù)是否與原始憑證相符。（2）記賬憑證主要項目是否填寫正確、無誤。摘要正確、簡單明了；會計科目準確無誤；金額填寫的方向及數(shù)字正確、規(guī)范；合計正確無誤。（3）審核記賬憑證的所有項目是否填寫完整。如日期、編號等。手續(xù)是否齊全，如有關人員的簽章等，以明確責任。任務四會計憑證的傳遞和保管一、會計憑證的傳遞（一）會計憑證傳遞的意義會計憑證傳遞：是指會計憑證從填制到歸檔保管整個過程中，在單位內(nèi)部有關部門和人員之間的傳遞程序和傳遞時間。（二）會計憑證傳遞的內(nèi)容會計憑證傳遞的具體內(nèi)容包括兩部分：一是會計憑證在企業(yè)內(nèi)部各部門及經(jīng)辦人員之間傳遞的線路，即會計憑證的傳遞程序；二是會計憑證在各環(huán)節(jié)及其有關人員中的停留及傳送時間，即會計憑證的傳遞時間（三）制訂會計憑證傳遞應注意的問題（1）確定傳遞的環(huán)節(jié)；（2）明確每一環(huán)節(jié)的停留時間；（3）制定會計憑證傳遞過程中的交接簽收制度。二、會計憑證的保管會計憑證的保管是指會計憑證登賬后的整理、裝訂和歸檔存查。會計憑證是重要的會計檔案和歷史資料。特別是發(fā)生貪污、盜竊等違法亂紀行為時，會計憑證還是依法處理的有效證據(jù)。（一）會計憑證的日常保管1、會計憑證要及時傳遞，不得積壓。及時傳遞會計憑證不僅可以保證會計核算的及時，而且可以降低會計憑證散失的可能性。2、每月記賬完畢，要將本月各種記賬憑證加以整理，檢查有無缺號和附件是否齊全，然后按順序號排列，裝訂成冊。3、裝訂成冊的會計憑證應由專人負責集中保管，按年分月順序排列，以