交通局會議管理制度

交通局會議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為加強(qiáng)交通局會議管理，提高會議效率，確保決策的科學(xué)性、民主性和合法性，根據(jù)《中華人民共和國行政機(jī)關(guān)會議制度》及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我局實(shí)際情況，特制定本制度。

第二條適用范圍：本制度適用于交通局召開的各類會議，包括但不限于局長辦公會、專題會、座談會、評審會等。

第三條基本原則：

-依法依規(guī)：會議召開應(yīng)符合國家法律法規(guī)和黨的方針政策。

-民主集中：充分發(fā)揚(yáng)民主，堅(jiān)持集中統(tǒng)一。

-務(wù)實(shí)高效：會議內(nèi)容要務(wù)實(shí)，注重解決問題，提高效率。

-節(jié)約環(huán)保：合理配置會議資源，提倡節(jié)約，減少浪費(fèi)。

第四條會議分類：

-例行會議：定期召開，如局長辦公會等。

-專題會議：針對特定議題或項(xiàng)目召開的會議。

-臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時決定召開的會議。

第五條組織機(jī)構(gòu)：

-設(shè)立會議管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)會議的籌備、組織和實(shí)施。

-設(shè)立會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)小組，負(fù)責(zé)會議決議的跟蹤、落實(shí)和督促。

第六條參會人員：

-會議參會人員應(yīng)嚴(yán)格按照會議通知要求參加，不得無故缺席、遲到或早退。

-會議通知應(yīng)明確參會人員范圍、會議時間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

第七條保密規(guī)定：

-會議討論內(nèi)容涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

-會議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)保密要求進(jìn)行管理和使用。

本制度的其他章節(jié)內(nèi)容，根據(jù)實(shí)際需要另行制定。本制度的解釋權(quán)歸交通局所有。本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。

第二章會議流程

第一節(jié)會議籌備

-會議議題征集：會議召開前，由會議管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)向各部門征集會議議題，各部門應(yīng)按時提交議題及相關(guān)材料。

-議題篩選與確定：會議管理機(jī)構(gòu)對征集的議題進(jìn)行篩選、整理，提交給局長或分管領(lǐng)導(dǎo)審批，確定會議議程。

-會議通知：會議管理機(jī)構(gòu)在確定會議議程后，及時發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點(diǎn)、參會人員、議程等。

-材料準(zhǔn)備：會議召開前，相關(guān)部門應(yīng)準(zhǔn)備好會議所需的材料，并在會議召開前至少一天送達(dá)會議管理機(jī)構(gòu)。

第二節(jié)會議召開

-簽到與入場：參會人員應(yīng)在會議開始前簽到，準(zhǔn)時入場，會議管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)做好簽到工作。

-會議主持：會議由局長或指定人員主持，按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行。

-發(fā)言與討論：會議議題討論階段，參會人員應(yīng)圍繞議題充分發(fā)表意見，主持人應(yīng)確保討論有序進(jìn)行。

-決策與表決：會議對議題進(jìn)行決策時，應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)民主，進(jìn)行表決。對于重大事項(xiàng)，應(yīng)實(shí)行無記名投票。

第三節(jié)會議紀(jì)要

-紀(jì)要記錄：會議管理機(jī)構(gòu)指定專人負(fù)責(zé)記錄會議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

-紀(jì)要整理與審批：會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，提交給主持人審批。

-紀(jì)要發(fā)布：審批通過后的會議紀(jì)要，由會議管理機(jī)構(gòu)在一定范圍內(nèi)發(fā)布，以便參會人員了解會議內(nèi)容。

第四節(jié)會議總結(jié)與反饋

-會議效果評價：會議結(jié)束后，會議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)收集參會人員的意見和建議，對會議效果進(jìn)行評價。

-問題整改：針對會議中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給會議管理機(jī)構(gòu)。

本章節(jié)內(nèi)容旨在規(guī)范會議流程，確保會議的有序、高效進(jìn)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充和完善。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第一節(jié)跟蹤落實(shí)機(jī)制

-責(zé)任分配：會議紀(jì)要中明確的任務(wù)和決議，應(yīng)明確責(zé)任部門和個人，確保每一項(xiàng)工作都有人負(fù)責(zé)。

-時間節(jié)點(diǎn)：對于會議紀(jì)要中的各項(xiàng)工作，應(yīng)設(shè)定明確的時間節(jié)點(diǎn)，以便跟蹤進(jìn)度。

-跟蹤流程：建立會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)流程，包括任務(wù)分配、進(jìn)度更新、問題反饋等環(huán)節(jié)。

第二節(jié)跟蹤管理

-任務(wù)執(zhí)行：責(zé)任部門和人員應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，積極開展工作，確保任務(wù)按時完成。

-進(jìn)度報(bào)告：責(zé)任部門定期向會議管理機(jī)構(gòu)報(bào)告工作進(jìn)展，會議管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)匯總并通報(bào)全局。

-問題協(xié)調(diào)：在任務(wù)執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，責(zé)任部門應(yīng)及時反饋，會議管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決。

第三節(jié)落實(shí)監(jiān)督

-監(jiān)督檢查：會議管理機(jī)構(gòu)對會議紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。

-效能評估：對會議紀(jì)要落實(shí)情況進(jìn)行效能評估，分析存在的問題，提出改進(jìn)措施。

-考核評價：將會議紀(jì)要落實(shí)情況納入部門和個人的考核評價，激勵和督促責(zé)任部門和人員按時完成工作任務(wù)。

第四節(jié)結(jié)果反饋與利用

-反饋機(jī)制：建立會議紀(jì)要落實(shí)結(jié)果的反饋機(jī)制，及時將結(jié)果反饋給相關(guān)部門和人員。

-經(jīng)驗(yàn)總結(jié)：對會議紀(jì)要落實(shí)過程中積累的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，為今后工作提供借鑒。

-信息共享：將會議紀(jì)要落實(shí)結(jié)果在一定范圍內(nèi)共享，提高全局工作效率和決策水平。

本章節(jié)旨在加強(qiáng)會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保會議決策得到有效執(zhí)行。如有需要，可根據(jù)實(shí)際情況對跟蹤落實(shí)機(jī)制進(jìn)行調(diào)整和完善。

第四章會議室管理規(guī)定

第一節(jié)會議室預(yù)訂

-預(yù)訂流程：各部門需提前向會議管理機(jī)構(gòu)提交會議室預(yù)訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)等信息。

-審批權(quán)限：會議管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)審批會議室預(yù)訂申請，根據(jù)會議室使用情況合理安排。

-預(yù)訂確認(rèn)：預(yù)訂申請經(jīng)批準(zhǔn)后，會議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時通知預(yù)訂部門，并協(xié)助做好會議準(zhǔn)備工作。

第二節(jié)會議室配置

-基本設(shè)施：會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如會議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等。

-技術(shù)支持：會議管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)確保會議室的技術(shù)設(shè)備正常運(yùn)行，提供必要的技術(shù)支持。

-環(huán)境布置：會議室應(yīng)保持整潔、安靜，適當(dāng)進(jìn)行綠化和裝飾，營造良好的會議環(huán)境。

第三節(jié)會議室使用

-使用規(guī)范：參會人員應(yīng)遵守會議室使用規(guī)定，愛護(hù)公共財(cái)產(chǎn)，保持環(huán)境整潔。

-會議服務(wù)：會議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)提供會議服務(wù)，如會前準(zhǔn)備、會議期間的支持和會后清理工作。

-安全措施：會議室使用期間，應(yīng)確保消防安全、信息安全等，參會人員應(yīng)遵守相關(guān)安全規(guī)定。

第四節(jié)會議室維護(hù)

-定期檢查：會議管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施，確保設(shè)施設(shè)備完好。

-維修保養(yǎng)：對于損壞的設(shè)施設(shè)備，應(yīng)及時進(jìn)行維修或更換，保證會議室的正常使用。

-更新升級：根據(jù)工作需要，對會議室設(shè)施進(jìn)行更新升級，提升會議室使用效果。

本章節(jié)規(guī)定了會議室的管理和使用，旨在提高會議室的使用效率，保障會議的順利進(jìn)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際