文件歸檔與信息管理制度

文件歸檔與信息管理制度1.前言為了規(guī)范企業(yè)的文件管理和信息流程，提高工作效率，保護(hù)企業(yè)信息安全，訂立本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部員工，包含全職員工、兼職員工和臨時(shí)工。3.文件歸檔規(guī)定3.1文件歸檔分類(lèi)依據(jù)文件的性質(zhì)和用途，將文件分為以下類(lèi)別，每個(gè)類(lèi)別有特定的歸檔方式和保存期限：3.1.1合同文件：包含公司合同、客戶合同等。依照合同簽訂日期和合同編號(hào)進(jìn)行歸檔，保存期限為合同停止后5年。3.1.2人事文件：包含員工檔案、薪酬福利相關(guān)文件等。依照員工姓名和員工編號(hào)進(jìn)行歸檔，保存期限為員工離職后5年。3.1.3財(cái)務(wù)文件：包含財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證等。依照年度和編號(hào)進(jìn)行歸檔，保存期限為財(cái)務(wù)年度結(jié)束后10年。3.1.4項(xiàng)目文件：包含項(xiàng)目合同、項(xiàng)目計(jì)劃等。依照項(xiàng)目名稱和項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行歸檔，保存期限為項(xiàng)目結(jié)束后5年。3.2文件編號(hào)規(guī)定每個(gè)文件都應(yīng)有唯一的編號(hào)，編號(hào)由文件分類(lèi)標(biāo)識(shí)、日期和序號(hào)構(gòu)成。例如，合同文件編號(hào)格式為CON—20221201—001，表示2022年12月1日簽訂的第一個(gè)合同文件。3.3文件歸檔流程—3.3.1文件歸檔責(zé)任人應(yīng)依照文件歸檔分類(lèi)和編號(hào)規(guī)定，將文件整理好并標(biāo)明文件編號(hào)?！?.3.2文件歸檔責(zé)任人將整理好的文件送交文件室管理員?！?.3.3文件室管理員依照文件分類(lèi)和編號(hào)規(guī)定將文件妥當(dāng)歸檔。—3.3.4歸檔完成后，文件室管理員將歸檔清單發(fā)送給相關(guān)部門(mén)通知?dú)w檔完成。3.4文件查詢和借閱—3.4.1員工需要查詢和借閱文件時(shí)，應(yīng)向文件室管理員提交書(shū)面申請(qǐng)?！?.4.2文件室管理員依據(jù)申請(qǐng)人和文件編號(hào)在歸檔系統(tǒng)中查詢文件并借閱給申請(qǐng)人?！?.4.3借閱文件的申請(qǐng)人應(yīng)履行保密義務(wù)，不得泄露文件內(nèi)容和復(fù)制文件。3.5文件銷(xiāo)毀—3.5.1文件保存期限屆滿后，文件室管理員應(yīng)組織文件銷(xiāo)毀工作。—3.5.2文件銷(xiāo)毀應(yīng)由特地的文件銷(xiāo)毀單位進(jìn)行，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)有專人監(jiān)督和記錄?！?.5.3銷(xiāo)毀后的文件應(yīng)經(jīng)過(guò)確認(rèn)無(wú)法恢復(fù)后，再進(jìn)行無(wú)害化處理。4.信息管理規(guī)定4.1信息分類(lèi)依據(jù)信息的性質(zhì)和機(jī)密程度，將信息分為以下類(lèi)別，每個(gè)類(lèi)別有特定的處理方式和保密措施：4.1.1機(jī)密信息：包含公司內(nèi)部策略、技術(shù)專利等。必需采取嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限管理和保密措施。4.1.2內(nèi)部信息：包含員工工資、績(jī)效評(píng)估等。在合適的范圍內(nèi)共享和使用。4.1.3公開(kāi)信息：包含公司公告、新聞稿等。無(wú)特殊要求，可供內(nèi)外部人員訪問(wèn)。4.2信息權(quán)限管理—4.2.1對(duì)于機(jī)密信息，需設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限，并調(diào)配給特定的人員。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才略訪問(wèn)和處理機(jī)密信息?！?.2.2對(duì)于內(nèi)部信息，需要合理調(diào)配訪問(wèn)權(quán)限，確保只有授權(quán)的人員才略查看和使用?！?.2.3公開(kāi)信息沒(méi)有特殊的訪問(wèn)權(quán)限，可供全部人員訪問(wèn)。4.3信息存儲(chǔ)和備份—4.3.1機(jī)密信息需存儲(chǔ)在加密的數(shù)據(jù)庫(kù)或服務(wù)器中，確保信息的安全性?！?.3.2內(nèi)部信息可存儲(chǔ)在內(nèi)部文件共享系統(tǒng)中，進(jìn)行定期的備份和恢復(fù)測(cè)試?！?.3.3公開(kāi)信息可存儲(chǔ)在公共文件共享系統(tǒng)中，進(jìn)行定期的備份。4.4信息傳輸和共享—4.4.1機(jī)密信息在傳輸和共享時(shí)，需采用加密和安全通道，防止信息泄露?！?.4.2內(nèi)部信息在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部共享時(shí)，需注意信息的準(zhǔn)確性和完整性，避開(kāi)誤導(dǎo)他人。—4.4.3公開(kāi)信息可在內(nèi)外部人員之間自由傳輸和共享，無(wú)特殊要求。4.5信息銷(xiāo)毀—4.5.1不再需要的機(jī)密信息應(yīng)在不行恢復(fù)的情況下進(jìn)行銷(xiāo)毀，如采用物理碎紙機(jī)或軟件工具進(jìn)行文件刪除。—4.5.2不再需要的內(nèi)部信息和公開(kāi)信息應(yīng)依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行徹底刪除，確保不被他人取得。5.審計(jì)和監(jiān)督為了確保本制度的有效執(zhí)行和連續(xù)改進(jìn)，進(jìn)行以下審計(jì)和監(jiān)督工作：5.1定期進(jìn)行文件歸檔和信息管理的內(nèi)部審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。5.2員工應(yīng)對(duì)文件歸檔和信息管理制度進(jìn)行遵守，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。5.3相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督文件歸檔和信息管理的執(zhí)行情況，并定期向管理層匯報(bào)。6.附則6.1違反本制度的行為將受到相應(yīng)的紀(jì)律處分，并承當(dāng)相應(yīng)的法律責(zé)任。6.2本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部，并保存最終修改權(quán)。以上為《文件歸檔與信息管理制度》的認(rèn)真內(nèi)容，為確保規(guī)章制度的執(zhí)