公司合同存檔管理流程

公司合同存檔管理流程一、制定目的及范圍為確保公司合同的有效管理與存檔，提升合同的使用效率，減少合同糾紛，特制定本流程。該流程適用于公司所有部門的合同管理，包括但不限于銷售合同、采購合同、服務合同及其他法律文件。二、合同管理原則1.合同管理應遵循“規(guī)范、透明、安全”的原則，確保合同的合法性與有效性。2.所有合同必須經(jīng)過合法審批流程，確保合同內(nèi)容符合公司政策及法律法規(guī)。3.各部門應指定專人負責合同的起草、審核、簽署及存檔工作，確保責任明確。三、合同存檔流程1.合同起草合同的起草由相關(guān)部門根據(jù)業(yè)務需求進行，起草人需參考公司標準合同模板，確保合同條款的完整性與合規(guī)性。起草完成后，需進行初步自審，確保內(nèi)容準確無誤。2.合同審核合同起草完成后，需提交至法務部門進行審核。法務部門將對合同的法律條款進行審查，確保合同的合法性與有效性。審核意見應在三個工作日內(nèi)反饋給起草人，若需修改，起草人應根據(jù)反饋意見進行調(diào)整。3.合同簽署合同審核通過后，需由相關(guān)負責人進行簽署。簽署時，需確保合同的每一頁均有簽署人簽名及日期。簽署完成后，需將合同的原件交由法務部門進行存檔。4.合同存檔合同原件由法務部門進行集中存檔，存檔時需填寫《合同存檔登記表》，記錄合同編號、合同名稱、簽署日期、存檔日期及相關(guān)責任人信息。所有合同應按照合同類型及簽署日期進行分類存放，確保查找方便。5.合同電子化管理合同存檔后，法務部門需將合同掃描成電子版，上傳至公司合同管理系統(tǒng)。電子版合同應與紙質(zhì)合同保持一致，確保信息的完整性。系統(tǒng)中應設置權(quán)限，確保只有相關(guān)人員能夠訪問合同信息。6.合同變更與續(xù)簽合同在執(zhí)行過程中如需變更，需按照原合同約定的變更流程進行。變更協(xié)議需經(jīng)過法務審核并由相關(guān)負責人簽署。續(xù)簽合同應在原合同到期前一個月進行，遵循相同的審核與簽署流程。7.合同履行與監(jiān)控各部門需定期對合同的履行情況進行檢查，確保合同條款得到有效執(zhí)行。法務部門應協(xié)助各部門進行合同履行的監(jiān)控，及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題。8.合同到期管理合同到期前，法務部門應提前一個月通知相關(guān)部門，提醒其進行合同的續(xù)簽或終止處理。到期合同的處理需遵循公司相關(guān)政策，確保合同的合法終止或續(xù)簽。四、備案與記錄所有合同存檔后，法務部門需定期對合同進行審核，確保合同信息的準確性與完整性。每季度需向公司管理層提交合同存檔情況報告，報告內(nèi)容包括合同數(shù)量、類型及存檔狀態(tài)等信息。五、合同管理紀律1.合同起草人職責：確保合同內(nèi)容的準確性與合規(guī)性，及時反饋審核意見。2.法務部門職責：對合同進行全面審核，確保合同的合法性與有效性。3.各部門職責：負責合同的履行與監(jiān)控，及時處理合同執(zhí)行中的問題。4.信息安全：所有合同信息應嚴格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露合同內(nèi)容。六、反饋與改進機制為確保合同存檔管理流程的有效性，需定期收集各部門對流程的反饋意見。法務部門應根據(jù)反饋意見進行流程的優(yōu)化與調(diào)整，確保流程的適應性與高效性。每年進行一次流程評估，確保