米美公司2023年7月國外商務代表接待方案設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1背景介紹...........................................................1

2接待目的...........................................................1

3接待時間和地點.....................................................1

4接待對象...........................................................1

5接待日程...........................................................2

6接待流程...........................................................2

6.1第一天流程......................................................2

6.1.1接機........................................................2

6.1.2酒店入住....................................................3

6.1.3共進午餐....................................................3

6.1.4觀光游覽....................................................3

6.1.5晚餐........................................................3

6.2第二天行程......................................................3

6.2.1實地考察....................................................3

6.2.2午餐........................................................4

6.2.3會議商討....................................................4

6.3第三天行程......................................................4

6.3.1簽訂合同....................................................4

6.3.2歡送商務代表................................................4

6.3.3送機........................................................4

7接待準備...........................................................4

7.1接機............................................................4

7.2酒店預定及安排..................................................5

7.3餐飲安排........................................................5

7.4觀光游覽安排....................................................5

7.5項目考察安排....................................................6

I

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7.6會議安排......................................................6

7.6.1會前準備階段..............................................6

7.6.2會中接待..................................................8

7.6.3會后后續(xù)工作..............................................8

7.7合同簽訂工作..................................................8

7.8歡送商務代表..................................................8

8部門分工...........................................................8

9費用預算............................................................9

10接待預案...........................................................9

參考資料............................................................10

II

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米美公司2023年7月國外商務代表接待方案設計

1背景介紹

米美公司是一家知名的中國互聯網企業(yè)，成立于2011年，總部位于北京。

其主要業(yè)務涵蓋在線教育、旅游、房產等多個領域。作為該公司的商務代表，

需要具備較強的交際能力和商業(yè)素養(yǎng)，能夠與國內外客戶進行良好的溝通和合

作，推動公司的業(yè)務拓展和發(fā)展。同時，也需要熟悉公司的產品和服務，能夠

準確地向客戶傳遞相關信息，并給予專業(yè)的建議和方案。背景方面，商務代表

需要具備大學本科及以上學歷，有良好的英語口語和寫作能力，熟悉國際貿易

和商務禮儀等知識，具備一定的市場分析和銷售技巧。隨著信息技術的發(fā)展，

芯片產業(yè)進一步得到應用，同時也為產業(yè)和城市的發(fā)展提供更多的可能性和動

力。隨著各行業(yè)對芯片性能和功耗的不同需求，芯片制造商越來越注重產品多

樣化和定制化，企業(yè)需要提供針對特定應用和市場的芯片，以滿足客戶要求，

但由于武漢芯動科技有限公司起步晚，發(fā)展上一直不盡如人意，非常依賴國外

的芯片進口。同時美國米美公司具有專用AI芯片和高性能計算芯片的制造能力，

其芯片能更好的滿足國內消費市場需求。現武漢芯動科技有限公司欲與米美公

司就高端芯片進口項目達成合作。

2接待目的

與米美公司達成芯片合作，促進本公司市場業(yè)務發(fā)展。

3接待時間和地點

接待時間：2023年7月20日星期四——2023年7月22日星期五

接待地點：維也納國際酒店

4接待對象

市場部總經理Thomas，男，美國國籍，40歲，熱愛高爾夫運動、喜歡吃

辣。

生產部部長John，男，美國國籍，38歲，愛喝鐵觀音。

總經理秘書Lily，女，俄羅斯人，25歲，對花粉過敏，對住宿環(huán)境要求

高。

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5接待日程

表1接待日程表

日期時間內容地點

10：00市場部副主任接機武漢天河國際機場

10：00—11：30入住酒店休息維也納國際酒店

總經理、市場部

11：30—13：30副主任、產品經理與維也納國際酒店

7月20日

外賓共進午餐。

13：30—17：00陪來訪賓客觀光游覽武漢東湖旅游景區(qū)

17：30—19：30晚餐維也納國際酒店

8：30—11：30實地考察，參觀項目光谷智慧園

12：00—13：00午餐墨西哥餐廳

7月21日

雙方開會討論，探討

14：30—17：50公司會議室103

合作事項

8：30—9:00簽訂合同公司會議室103

7月22日10：00歡送商務代表維也納國際酒店

11：00產品經理送賓客登機武漢天河國際機場

6接待流程

6.1第一天流程

6.1.1接機

公司先派車提前去機場等待，接待人員提前確定接應地點、時間、接應對

象、來賓航班號、公司商務用車車牌號，在飛機落地30分鐘前到達等候。由

我公司總經理王軍化、市場部副主任張艾、產品經理李林林和接待人員到達武

漢天河國際機場接機，7月20日上午9點30分接機人員到達機場，10點外賓

飛機落地(航班為Js0102)。等商務代表下飛機后,接機人員應將迎賓人員姓

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名、職務介紹給商務代表來賓,迎賓人員隨即與商務代表握手表示歡迎。乘車

時,應先請客人從右側上車,陪同主人再從左側上車。待外賓與陪同人員全部上

車后,再驅車去酒店。路途中,陪同人員應擇機宣傳有利于武漢的事物,例如沿

途所見的著名景點、人文景觀等。

6.1.2酒店入住

接待組與司機等帶領乘客前往酒店。到酒店后，帶領來賓辦理酒店入住的

手續(xù)，安排專人將行李送到客人房間。外賓抵達住處后，讓對方稍事休息。

6.1.3共進午餐

來賓與公司領導在維也納酒店二樓204包間就餐，菜品主要為李莊白肉、

軟炸蝦仁、金木子牛肉粒、香辣扇貝丁、酸辣口味魚、三吃魚頭蟹、避風塘手

撕烤羊排、螞蟻上樹等。

6.1.4觀光游覽

武漢因水而生、因水而盛，長江、漢水在此交匯，百余湖泊星羅棋布。東

湖坐落于武漢市區(qū)，其屬亞熱帶季風氣候，水熱條件優(yōu)越。是諸多動植物的家

園，在這里一千多種植物生機勃勃，1萬畝山林，郁郁蒼蒼。山間層林盡染，風

紅的水沙和深藍的湖水猶如夢境。下午1點30分接待人員陪同外賓參觀武漢東

湖生態(tài)旅游風景區(qū)，行程路線大致如下：湖北省博物館—凌波門—東湖南路—

東湖—東湖沙灘浴場—湖光閣（看落日）。下午17點30分回酒店。

6.1.5晚餐

晚餐在維也納酒店203包房就餐，菜品為銀鰻魚肉、檳榔芋頭、花椒醬烤

翅、香辣脆皮軟殼蟹、古法煨香肉、柚青醬烤澳洲牛排、掛花梨黑醋脆豬柳、

芝士椰漿燴龍蝦仔，酒水有茅臺酒、鮮榨玉米汁。

6.2第二天行程

6.2.1實地考察

接待人員、相關領導隨同來賓參觀光谷智慧園，其地址為武漢市江夏區(qū)光

谷大道61號，從酒店出發(fā)，到達關谷智慧園，由智慧園到光谷天地，由光谷天

地到智慧產業(yè)園再到新能源汽車研發(fā)展示培訓中心。

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6.2.2午餐

午餐地點為casacocina墨西哥餐廳，位于光谷步行街上，主食為肉糜塔克、

豬肩肉塔克、豆泥芝士玉米、蘑菇芝士薄餅、鮮蝦塔克，飲品為美式冰咖啡。

6.2.3會議商討

會議主題：合作共贏、技術交流。

會議時間、地點：擬定7月21日14：30—17：50在公司會議室201室召

開。

內容：關于武漢芯動科技有限公司在高端芯片進口項目上與米美公司進行

合作與技術交流，促進雙方進一步合作發(fā)展。

主持人：武漢芯動科技有限公司總經理。

參會人員：總經理王軍化、市場部副主任張艾、產品經理李林林、市場部

總經理Thomas、生產部部長John、總經理秘書Lily。

6.3第三天行程

6.3.1簽訂合同

7月22日上午8：30—9:00在本公司會議室簽訂合同，米美公司與我公司

當事人互相交換與合同有關的基本事實和情況，采用書面形式訂立合同，簽訂

成功后即時生效。

6.3.2歡送商務代表

市場部經理與相關公司人員等于7月22日上午10點在維也納國際酒店歡

送商務代表團，贈送中國特色產品：茶葉（鐵觀音）、絲綢品、中國酒（茅臺）

等。

6.3.3送機

由接待人員和市場部副主任張艾、產品經理李林林進行送至機場。

7接待準備

7.1接機

市場部副主任張艾與接待人員到達武漢天河國際機場(航班為Js0102)接機，

此次接待規(guī)格根據商務接待標準確定此次接待級別為高級人員級別，我方應真

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誠、熱心、親切友好，讓客戶充分了解到我方的誠意和優(yōu)勢，努力達到長期合

作。了解來賓的出發(fā)地點、出發(fā)時間，在迎接來賓之前,提前打印好接站牌,接

站牌上需寫明客戶信息及客戶單位等,車輛在出發(fā)前要進行相關檢查:接機車倆

安排、行車路線、來客單位、航班號、乘車人數、聯系人等。

7.2酒店預定及安排

酒店資源關系整個行程安排，不同的外賓來訪，公司都會做不同的安排，

根據來賓公司和我司來往密切程度以及相關來賓個人的衛(wèi)生要求等，我們選擇

了離公司不遠處的維也納國際酒店（華中科技大學店），地址為湖北省武漢市

洪山區(qū)佳園路5號，便于往返公司與酒店，環(huán)境優(yōu)美干凈衛(wèi)生能給客戶提供良

好的休息環(huán)境，且酒店旁邊有高爾夫球場，外賓可在進行休息娛樂。一共預定

三間：一間假日高級套房￥988（市場部總經理住），一間江景高級房￥698（生

產部部長?。┮婚g江景單床房￥548，酒店費用由我公司全部承擔。辦理完客人

入住手續(xù)后，要記錄客人入住房間號碼,安排酒店與房間時需注意客人的個人癖

好與習慣,尊重來賓個人風俗,尊重外賓的宗教信仰。

7.3餐飲安排

宴請地點為維也納國際酒店。配餐領導先提前通知賓館,精心編制宴會菜單,

做好宴會設計;擺放席位卡并核對準確。接待人員提前一小時到達宴會廳,督促

檢查有關服務;嚴格按擬定菜單上菜、上酒水等,特殊情況按主陪領導意圖行事,

準確把握上菜節(jié)奏,不宜過快或過慢;接待人員主動引導客戶入席、離席。

酒店內就餐：接待人員提前掌握不同國籍客戶對餐飲的要求，提前預定廳

房，預定時需問清廳房名稱，以方便查證；與酒店協(xié)商，盡量選擇寬敞明亮,豪

華或能觀賞風景的廳房,以烘托餐廳氛圍。廳房內不擺花，餐飲盡量選擇簡單，

就餐時間安排一個半小時左右。

墨西哥餐廳餐飲安排：此餐廳中文英文皆適應于點單，因上菜較慢，接待

人員需提前30分鐘點單。

7.4觀光游覽安排

東湖是武漢的后花園,也是武漢的"國際客廳",更是武漢的"藝術展廳"。融

合之心人、湖、城唱響和諧之歌武漢東湖,是人、湖、城共生的融合之心,武漢

東湖是以大型自然湖泊為核心,湖光山色為特色,集旅游觀光、休閑度假、科普

教育為主要功能的旅游景區(qū),是華中地區(qū)最大的風景游覽地,此處十分適合帶外

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賓前來旅游,能讓商務代表領略到歷史文化和自然景觀,觀光之前提前按要求做

好旅游行程計劃、安排好旅游車輛,駕駛人員,導游人員。此次旅游安排地點為

不收費景區(qū),無需門票費用。

7.5項目考察安排

確定參觀路線（酒店—光谷智慧園—光谷天地—智慧產業(yè)園——新能源汽

車研發(fā)展示培訓中心）并提前進行模擬，了解參觀路線路況，發(fā)現并解決參觀

路線中可能會出現的問題，記錄每段路程所需時間，以便確定最終的接待行程

和各環(huán)節(jié)的時間安排，米美公司商務代表來訪，需安排專人在參觀區(qū)域或指定

區(qū)域巡視，發(fā)現問題及時反饋，協(xié)助處理突發(fā)事件。

根據參觀人數確定合適參觀車倆,指定駕駛人員駕駛,駕駛員需負責提前檢

查車況并對車輛內外進行清潔整理,保證油量充足,備好礦泉水、紙巾、塑料袋,

來賓上車前提前開啟空調保持車內舒適溫度。

確定候車時間，駕駛人員應提前將車輛開到門口等候，注意將車門正對樓

門，不宜將車尾對著樓門方向；確定隨成參觀的陪同人員，參觀車輛每到達一

個目的地應及時在設置的微信群中通報位置，同時，在允許的情況下，對參觀

過程進行拍照作為存檔資料和紀念照片。若除公司領導外無其他陪同人員，應

安排指引車在參觀車輛前方開路，指引車駕駛人負責隨時通報位置。

參觀非本公司區(qū)域時(光谷智慧園、光谷天地、智慧產業(yè)園、新能源汽車研

發(fā)展示培訓中心),應提前聯系相關單位，與之溝通參觀事宜并告知參觀車倆車

牌號及人數，保證車倆、人員進出自由。

7.6會議安排

為了使會議更加順利的進行,接待程序的流暢,我們對會議安排流程進行了

優(yōu)化。優(yōu)化的主要內容包括:會前準備階段,會中以及會后后續(xù)工作。

7.6.1會前準備階段

(1)會議分工：設定秘書組、后勤組、安保組等會議工作組。秘書組：其主

要任務是負責會議講話稿、會議議程、會議指南等材料的整理以及會議的報道

宣傳工作，并協(xié)助會務組做好相應工作。后勤組：其主要任務是負責會議會務

工作,包括下達會議通知,負責報到登記,發(fā)放入場證件、紀念品和會議相關材料,

迎送、接待主講人。安保組：保衛(wèi)組織人員,并對會場進行安全檢查,疏通通道,

開啟安全門,以防意外事故發(fā)生。

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(2)會議前的接待培訓

接待的人員需有良好的職業(yè)素質和禮儀修養(yǎng)，要具備良好的溝通能力：商

務代表需要根據客戶需求、喜好等因素，靈活運用語言，有效傳遞信息，表達

公司態(tài)度和價值觀；需要良好的團隊合作能力：商務代表工作涉及到多個部門

之間的協(xié)作，需要有良好的團隊合作能力，積極配合其他部門完成各項任務；

要有商業(yè)敏感度：商務代表需要具備較強的商業(yè)敏感度，對市場趨勢、競爭情

況進行持續(xù)分析和預測，及時制定相應的商業(yè)策略，促進公司業(yè)務發(fā)展。接待

人員舉止都要自然,不要裝腔作勢才能顯出真誠和樸實。要穩(wěn)重,處事待人沉著

穩(wěn)健,泰然自若。要得體,舉止符合身份,適應場合,順應情景。還要文明和優(yōu)雅。

(3）會議通知

將會議名稱、召開時間、地點、主要議程、參加人員范圍、參會人員的任

務、注意事項等通知到各相關部門各人員。通知發(fā)出后,應即落實有關負責人是

否收到,并統(tǒng)計好參會人數，重要通知必須由辦公室負責人簽字后才能生效。

(4）會議材料準備

會議材料準備包括歡迎詞、參會名單、講演材料、現場布置圖紙、會議背

景資料、傳媒宣傳資料等。

①歡迎詞：用于開場致辭，包括對賓客的歡迎、感謝等內容;

②參會名單：包括與會人員的姓名、職務和聯系方式，方便交流與溝通;

③講演材料：PPT、講稿等，在會前發(fā)給講演者，并在會上進行講解和展示；

④現場布置圖紙：用于指導現場布置和道具擺放;

⑤會議背景資料：關于公司、芯片行業(yè)市場等方面的報告、數據和分析，

為參會者提供更深入的了解；

⑥傳媒宣傳資料：新聞稿、攝影作品等，用于宣傳會議，提高公司知名度。

以上材料需要提前準備，在會前一周全部發(fā)給參會者，讓他們有時間進行了解

和準備。

(5）會場布置

①會場設計形式:全圍式(不設主席臺,參加會議的領導和主持人同其他與會

者圍坐在一起),體現平等互助的精神的一種會場形式；

②席位安排：左右排列法，長方形桌主位為武漢芯動科技公司總經理，邊

首位為米美公司總經理Thomas，然后依次是武漢芯動科技公司市場部副主任張

艾、產品經理李林林，主位左邊依次是生產部部長John、總經理秘書lily；

③環(huán)境布置為暖色,會場入口擺放兩盆綠植,講解使用的是多媒體,桌上放置

茶杯、話筒、毛巾以及會議記錄本。

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（6）會前檢查

檢查會場空調,麥克風,投影儀等設備是否齊全,并進行試用,確保其在當天

能正常使用(后勤組負責)；

會議文件是否準備齊全、簽到簿是否做好(秘書組負責)；

檢查警衛(wèi)部署、證件檢驗人員的定崗定位、交通指揮及主席臺服務人員的

就位等(安保組負責)。

7.6.2會中接待

布置會場，使會場干凈整潔，放好相關會場所需事物，桌上放好飲用水、

紙筆、會議資料，調好多媒體設備，打掃衛(wèi)生，確定會議室內座位的排列順序

及工具擺放順序，禮貌引導各領導進入室內就座，同時秘書要做好記錄拍攝等

工作。

7.6.3會后后續(xù)工作

接待人員引導參加會議的人員離開室內，在會議開完后，要打掃整個會場，

帶回剩余物品同時做好會議記錄及文件的收集、歸入檔案等工作。

7.7合同簽訂工作

7月22上午8點30到9點在公司會議室正式簽訂合同，通知相關參與人

員，準備合同草案，包括合同條款、合同附件、費用、標準等內容，并在簽訂

前征得雙方同意。在簽訂時，雙方應親自到場，或委托代表出席，同時核對各

項內容是否符合實際需求。當雙方都確認無誤后，簽署合同，并開具發(fā)票,將簽

署后的合同存檔，并保留好原始合同。在合同生效后，根據合同規(guī)定及時執(zhí)行

并履行各項義務。如遇到合同變更或違約情況，及時協(xié)商并處理。

7.8歡送商務代表

贈送代表團果籃，對于此次來訪的米美公司的生產部部長John的愛好，我

公司對他們贈送的產品有鐵觀音茶葉。

8部門分工

秘書部：主要負責會議發(fā)言稿、會議流程、會議材料等整理，進行宣傳工

作，同時協(xié)同其他相關的部門做好對應的工作。

后勤部：主要負責會場準備及會場衛(wèi)生，同時登記好各來賓情況，準備好

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會議相關的材料，引導來賓進場、退場。

安保部：保護領導和商務代表來賓，對會議場所及相關場所檢查，以防意

外事故發(fā)生。

接待組：主負責人為朱阿伊，接待商務代表，接機、送機，陪同公司領導

及來賓游覽、參觀、就餐、入住等活動并做好接待工作。

財務部：支付各類費用，財務結算，負責合同、發(fā)票等。

9費用預算

表2費用預算表

費用

項目項目費用（元）

（元）

綠植（4盆）278預備藥品462

水果藍（3個)600出游水以及食物