中藥飲片采購制度 工作規(guī)范及流程

中藥飲片采購制度工作規(guī)范及流程中藥飲片采購制度工作規(guī)范及流程一、制定目的及范圍為確保中藥飲片采購的規(guī)范性與高效性，提升采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。該制度適用于公司所有中藥飲片的采購活動，包括常規(guī)采購、緊急采購及年度采購等。二、采購原則中藥飲片采購應(yīng)遵循以下原則：1.公正、公平、公開，確保采購過程透明。2.選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保中藥飲片的質(zhì)量與安全。3.所有采購活動需遵循預(yù)算控制，避免不必要的支出。4.各部門應(yīng)明確采購責(zé)任，申購人與采購人不得為同一人。三、采購流程1.采購申請申購人需根據(jù)實(shí)際需求填寫“中藥飲片采購申請表”，并附上相關(guān)的使用計(jì)劃和預(yù)算說明。申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購部門。2.需求確認(rèn)采購部門在收到申請后，需對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性與必要性。必要時可與申購人進(jìn)行溝通，了解具體需求。3.詢價與比價采購部門需對符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行詢價，至少獲取三家供應(yīng)商的報(bào)價。報(bào)價內(nèi)容應(yīng)包括中藥飲片的名稱、規(guī)格、價格、供貨周期及付款方式等信息。4.核價與評估采購部門對收集到的報(bào)價進(jìn)行核價，參考?xì)v史采購價格及市場行情，確保報(bào)價的合理性。評估供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)及供貨能力，選擇合適的供應(yīng)商。5.審批流程采購部門將核價結(jié)果及供應(yīng)商信息整理成“采購建議書”，提交至公司負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，方可進(jìn)行采購。6.采購實(shí)施采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確供貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任等條款。合同簽署后，采購部門下單，供應(yīng)商按合同約定進(jìn)行供貨。7.驗(yàn)收與入庫中藥飲片到貨后，相關(guān)人員需對貨物進(jìn)行驗(yàn)收，檢查數(shù)量、質(zhì)量及包裝是否符合合同要求。驗(yàn)收合格后，填寫“驗(yàn)收單”，并將中藥飲片入庫。8.付款與報(bào)銷采購?fù)瓿珊?，采購部門需根據(jù)合同約定進(jìn)行付款。所有采購單據(jù)（包括采購申請表、合同、驗(yàn)收單及發(fā)票）需在一個月內(nèi)報(bào)銷，逾期不予受理。四、特殊采購流程1.緊急采購在特殊情況下，如突發(fā)需求或供應(yīng)中斷，采購部門可進(jìn)行緊急采購。此類采購無需進(jìn)行詢價，但需記錄采購原因及相關(guān)信息，事后補(bǔ)充審批。2.年度采購針對定期需求的中藥飲片，采購部門需提前編制年度采購計(jì)劃，并向財(cái)務(wù)部報(bào)備。年度采購需結(jié)合實(shí)際使用情況，合理安排采購時間與數(shù)量。五、備案與存檔所有采購活動結(jié)束后，采購部門需將相關(guān)單據(jù)（采購申請表、合同、驗(yàn)收單及發(fā)票）進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性與可追溯性。所有文件需保存至少三年，以備審計(jì)與檢查。六、采購紀(jì)律1.采購人員職責(zé)采購人員需建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，確保中藥飲片的質(zhì)量與供應(yīng)的穩(wěn)定性。2.行為規(guī)范采購人員不得接受供應(yīng)商的任何形式的賄賂或回扣，違者將受到嚴(yán)厲的紀(jì)律處分。采購人員應(yīng)保持職業(yè)道德，確保采購過程的公正性。七、反饋與改進(jìn)機(jī)制為確保采購流程的持續(xù)優(yōu)化，采購部門應(yīng)定期收集各部門對采購流程的反饋意見，分析存在的問題并提出改進(jìn)建議。定期召開采購工作會議，討論采購中遇到的困難與解決方案，確保采購流程的高效與順暢