長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限公司出差報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1 長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限公司簡(jiǎn)介 長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限公司出差報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限公司簡(jiǎn)介長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限公司,2016年12月26日成立，經(jīng)營(yíng)的范圍包括金融咨詢等服務(wù)；貿(mào)易咨詢服務(wù)；企業(yè)管理咨詢服務(wù)；企業(yè)財(cái)務(wù)咨詢服務(wù)；代辦貸款服務(wù)（不得從事集資收款、吸收存款、受托貸款、發(fā)放貸款等國(guó)家金融監(jiān)管及財(cái)政信用業(yè)務(wù)）；五金建材批發(fā)；貿(mào)易代理；工程裝飾；建筑工程后期裝飾、裝修和清理；室內(nèi)以及房屋的維修；房屋裝飾；公共建筑裝飾和裝修；勞務(wù)外包服務(wù)；建筑勞務(wù)分包。（依法須經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得從事P2P網(wǎng)貸、股權(quán)眾籌、互聯(lián)網(wǎng)保險(xiǎn)、資管及跨界從事金融、第三方支付、虛擬貨幣交易、ICO、非法外匯等互聯(lián)網(wǎng)金融業(yè)務(wù)）長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限公司出差報(bào)銷流程現(xiàn)狀長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限公司因長(zhǎng)期需要專業(yè)人員外出進(jìn)行咨詢、財(cái)務(wù)等專業(yè)咨詢業(yè)務(wù)，所以申請(qǐng)出差的次數(shù)相對(duì)較多，專業(yè)人員在申請(qǐng)出差前應(yīng)如實(shí)填制《出差申請(qǐng)單》（其中包括：姓名、目的地、出行的交通工具、出差的事由、預(yù)計(jì)出差的天數(shù)、預(yù)計(jì)出差的金額），出差人員填制完《出差申請(qǐng)單》后交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字審批，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字、審批完成后交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，由財(cái)務(wù)部門核對(duì)預(yù)算是否超支，最后由分管領(lǐng)導(dǎo)親自進(jìn)行審批后方可出差，如果因?yàn)橄嚓P(guān)負(fù)責(zé)人外出或其他特殊原因不能親自簽字審批時(shí)，應(yīng)該先打電話向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示后方可出差，但是也需要事先填制完成《出差申請(qǐng)單》，出差申請(qǐng)流程圖如下圖所示：填寫(xiě)好《出差申請(qǐng)單》填寫(xiě)好《出差申請(qǐng)單》不同意部門負(fù)責(zé)人審核部門負(fù)責(zé)人審核不同意不同意不同意財(cái)務(wù)部審核財(cái)務(wù)部審核分管領(lǐng)導(dǎo)審核分管領(lǐng)導(dǎo)審核出差人出差出差人出差圖1長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限公司出差報(bào)審批流程圖出差返回后，出差人員應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)，填制《出差報(bào)銷單》并由出差人整理好出差有關(guān)有效票據(jù)，交給有關(guān)部門經(jīng)理審核確認(rèn)后簽字,部門負(fù)責(zé)人需要根據(jù)《出差申請(qǐng)單》上的相關(guān)數(shù)據(jù)對(duì)差旅費(fèi)進(jìn)行審核,若與原來(lái)出差申請(qǐng)單規(guī)定的地點(diǎn)、天數(shù)、人員、交通工具不符的差旅費(fèi)款項(xiàng)將不予審批，如因特殊原因或?qū)嶋H情況的變化導(dǎo)致改變出差信息的情況，部門負(fù)責(zé)人需要了解清楚出差人的具體情況后才可審批簽字。部門經(jīng)理審批后出差人把審批好的《出差報(bào)銷單》以及有效出差票據(jù)交給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門審核人員根據(jù)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人已經(jīng)審核簽名的單據(jù)，按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，審核報(bào)銷差旅費(fèi)用。出差報(bào)銷流程圖如下圖所示:出差人填寫(xiě)好《出差報(bào)銷單》并整理好票據(jù)出差人填寫(xiě)好《出差報(bào)銷單》并整理好票據(jù)部門負(fù)責(zé)人審核同意不同意部門負(fù)責(zé)人審核不同意財(cái)務(wù)部門審核同意財(cái)務(wù)部門審核 同意不同意財(cái)務(wù)部門審核報(bào)銷財(cái)務(wù)部門審核報(bào)銷圖2長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限公司出差報(bào)銷現(xiàn)狀圖長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限公司出差報(bào)銷流程存在的問(wèn)題通過(guò)對(duì)長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限公司出差業(yè)務(wù)流程和實(shí)施效果的調(diào)研和分析，總結(jié)出長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限公司在出差服務(wù)中存在如下問(wèn)題和不足。財(cái)務(wù)部門審核不夠嚴(yán)謹(jǐn)長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限公司由于部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)外出工作繁忙可能并不熟悉或了解相關(guān)事宜，沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)票據(jù)的真實(shí)性，對(duì)相關(guān)事由沒(méi)有認(rèn)真核實(shí)。財(cái)務(wù)部對(duì)于發(fā)票和報(bào)銷憑證的報(bào)銷申請(qǐng)材料沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行查驗(yàn)，在收集齊報(bào)銷材料后默認(rèn)同意報(bào)銷。財(cái)務(wù)部門有一些實(shí)習(xí)生對(duì)報(bào)銷準(zhǔn)則不太了解，導(dǎo)致差旅費(fèi)報(bào)銷隨意性大，如申請(qǐng)人外出參加會(huì)議、技術(shù)培訓(xùn)以及交流會(huì)，在報(bào)銷申請(qǐng)人沒(méi)有及時(shí)提供參會(huì)憑證的情況下，僅憑申請(qǐng)人口頭申請(qǐng)即通過(guò)相關(guān)的報(bào)銷材料審核，導(dǎo)致公司費(fèi)用管理的過(guò)程中出現(xiàn)了風(fēng)險(xiǎn)。出差報(bào)銷流程不規(guī)范長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限公司采用的是傳統(tǒng)的企業(yè)手工表格報(bào)銷處理的方式，出差報(bào)銷流程不規(guī)范具體表現(xiàn)為：出差報(bào)銷流程缺少跟更高層領(lǐng)導(dǎo)的審批；缺少出差審批單；存在出差審批單事后補(bǔ)的情況。出差審批單上無(wú)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字蓋章以及不少員工短期內(nèi)進(jìn)行的都是短途、短時(shí)的出差，為了頻繁找領(lǐng)導(dǎo)報(bào)銷，往往都會(huì)將幾次出差費(fèi)用統(tǒng)一報(bào)銷，而統(tǒng)一報(bào)銷出差費(fèi)用，導(dǎo)致審核人員難以核實(shí)報(bào)銷的真實(shí)性，而且對(duì)于報(bào)銷金額難以核實(shí)，以至于整個(gè)報(bào)銷流程在規(guī)范性、合理性、真實(shí)性上都存在一些隱患和風(fēng)險(xiǎn)，將導(dǎo)致公司財(cái)務(wù)報(bào)銷無(wú)法有效的進(jìn)行監(jiān)督和審核。缺少費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限公司所采用的報(bào)銷方式中缺少出差工作中的各項(xiàng)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn),公司的各項(xiàng)差旅費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)不完善，出差人員應(yīng)當(dāng)按等級(jí)安排住宿標(biāo)準(zhǔn)，餐費(fèi)也應(yīng)控制在合理的標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，公司沒(méi)有對(duì)出差的交通費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、住宿標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分級(jí)別劃分，會(huì)導(dǎo)致所有員工的標(biāo)準(zhǔn)一視同仁，因此出現(xiàn)了普通員工出差經(jīng)常住五星級(jí)酒店的情況，而財(cái)務(wù)在審核過(guò)程中也沒(méi)有進(jìn)行把控。一旦公司的財(cái)務(wù)管理出現(xiàn)了漏洞或風(fēng)險(xiǎn)，部分有心機(jī)的員工可能會(huì)鉆空子，在報(bào)銷方面容易出現(xiàn)虛擬報(bào)銷的情況，將對(duì)公司的利益造成損害。長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限公司出差報(bào)銷流程優(yōu)化設(shè)計(jì)規(guī)范財(cái)務(wù)部門審核規(guī)范財(cái)務(wù)部門審核是企業(yè)公司必不可少的重要環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)審核不規(guī)范容易導(dǎo)致公司會(huì)計(jì)信息質(zhì)量不達(dá)標(biāo)從而造成不必要的損失。根據(jù)上述財(cái)務(wù)部門審核不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯?wèn)題我們應(yīng)該先規(guī)范審核過(guò)程。審批前，首先加強(qiáng)審核人員對(duì)出差申請(qǐng)、審核審批程序和報(bào)銷業(yè)務(wù)的了解。定期組織培訓(xùn)，財(cái)務(wù)人員審核原始單據(jù)和審批時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照審批準(zhǔn)則來(lái)審批，審批內(nèi)容包括:一是審核出差申請(qǐng)人的級(jí)別與交通工具使用級(jí)別是否相符，住宿標(biāo)準(zhǔn)是否滿足要求；二是審核是否提前進(jìn)行出差申請(qǐng)，且通過(guò)審批。審批時(shí)，財(cái)務(wù)部在審核員工的出差報(bào)銷單時(shí)，不僅要對(duì)出差審批單的真?zhèn)问欠穹弦筮M(jìn)行確認(rèn)，還要重點(diǎn)核實(shí)實(shí)際出差人員的基本信息、出差日期、交通工具標(biāo)準(zhǔn)以及住宿標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。原則上，財(cái)務(wù)部對(duì)于超標(biāo)的報(bào)銷申請(qǐng)或未經(jīng)審批的出差不得進(jìn)行報(bào)銷，對(duì)于不屬于差旅費(fèi)的報(bào)銷申請(qǐng)都不得予以報(bào)銷。其次出差的人員若參加會(huì)議、技術(shù)培訓(xùn)交流會(huì)等,必須嚴(yán)格要求員工出示相關(guān)的證明文件,才可以給予員工審批出差報(bào)銷。采用網(wǎng)上報(bào)銷針對(duì)上述長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限公司手工做賬效率低、問(wèn)題。為改善這一現(xiàn)狀，建議公司采用網(wǎng)上報(bào)銷流程，使用分貝通APP報(bào)銷，這樣既減少了人力資源，也能夠安全的保存原始憑據(jù)。分貝通APP優(yōu)化了企業(yè)整體的出差報(bào)銷流程，從管理環(huán)節(jié)到支付環(huán)節(jié)，利用分貝通APP內(nèi)部信息自動(dòng)化的方式提升了財(cái)務(wù)部門以及相關(guān)管理者對(duì)于出差報(bào)銷流程處理的效率。實(shí)現(xiàn)組織架構(gòu)、預(yù)算數(shù)據(jù)、項(xiàng)目中心、審核的管理、賬單的信息、訂單等數(shù)據(jù)同步，在保留原有審批操作習(xí)慣的同時(shí)，簡(jiǎn)化了審批申請(qǐng)和預(yù)訂流程。在出差報(bào)銷流程的最后增加了多項(xiàng)復(fù)查，可由領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審批。分貝通app具體出差報(bào)銷流程為：出差人員首先在app上填寫(xiě)出差信息；選擇人員；消費(fèi)后將原始憑證上傳至app；財(cái)務(wù)部門以及相關(guān)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在后臺(tái)審批后，app將自動(dòng)發(fā)給總會(huì)計(jì)師審核，最后到財(cái)務(wù)部存檔，分貝通APP審批流程圖如下圖所示:登錄分貝通app登錄分貝通app填寫(xiě)出差信息出差人員出差事由付款出差人員出差事由付款需重新查看憑證時(shí)分貝通app保存發(fā)票等原始憑證并自動(dòng)進(jìn)行憑證的審核需重新查看憑證時(shí)分貝通app保存發(fā)票等原始憑證并自動(dòng)進(jìn)行憑證的審核在員工出差完成后，后臺(tái)將原始憑證發(fā)至財(cái)務(wù)部進(jìn)行進(jìn)一步審核在員工出差完成后，后臺(tái)將原始憑證發(fā)至財(cái)務(wù)部進(jìn)行進(jìn)一步審核需重新查看憑證時(shí)需重新查看憑證時(shí)主管部門審核主管部門審核總會(huì)計(jì)師審核總會(huì)計(jì)師審核總經(jīng)理審批總經(jīng)理審批交至財(cái)務(wù)部存檔交至財(cái)務(wù)部存檔圖3分貝通APP審批報(bào)銷流程圖圖4分貝通app出差流程圖量化費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)差旅費(fèi)的管理制度，對(duì)差旅費(fèi)中包含的城市間的交通費(fèi)、伙食費(fèi)、住宿費(fèi)等項(xiàng)目作出詳細(xì)的規(guī)定。再制定出適合本部門的差旅費(fèi)管理實(shí)施細(xì)則。如高層領(lǐng)導(dǎo)出差一線城市，住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)每天為1000元/晚，中層領(lǐng)導(dǎo)每天800元/晚，基層員工每天600元/晚。高層領(lǐng)導(dǎo)赴二線城市、住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)每天為800元/晚，中層領(lǐng)導(dǎo)每天600元/晚，基層員工每天400元/晚。高層領(lǐng)導(dǎo)赴三線城市，住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)每天為600元/晚，中層領(lǐng)導(dǎo)每天400元/晚，基層員工每天200元/晚。高層領(lǐng)導(dǎo)赴四線城市，住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)每天400元/晚，中層領(lǐng)導(dǎo)每天200元/晚，基層員工每天100元/晚。表3長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限責(zé)任公司住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)級(jí)別城市一線城市二線城市三線城市四線城市高層領(lǐng)導(dǎo)1000800600400中層領(lǐng)導(dǎo)800600400200基層領(lǐng)導(dǎo)及員工600400200100高層領(lǐng)導(dǎo)出差一線城市，伙食費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)每天為300元/天，中層領(lǐng)導(dǎo)每天250元/天，基層員工每天200元/天。高層領(lǐng)導(dǎo)赴二線城市、伙食費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)每天為200元/天，中層領(lǐng)導(dǎo)每天150元/天，基層員工每天100元/天。高層領(lǐng)導(dǎo)赴三線城市，伙食費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)每天為150元/天，中層領(lǐng)導(dǎo)每天100元/天，基層員工每天80元/天。高層領(lǐng)導(dǎo)赴四線城市，伙食費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)每天100元/天，中層領(lǐng)導(dǎo)每天80元/天，基層員工每天60元/天。表2長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限責(zé)任公司伙食費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)級(jí)別城市一線城市二線城市三線城市四線城市高層領(lǐng)導(dǎo)300200150100中層領(lǐng)導(dǎo)25015010080基層領(lǐng)導(dǎo)及員工2001008060高層領(lǐng)導(dǎo)出差交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為可乘坐飛機(jī)/高鐵/火車，中層領(lǐng)導(dǎo)可乘坐飛機(jī)/高鐵/火車，基層員工可乘坐飛機(jī)/高鐵/火車。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：表2長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限責(zé)任公司交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)飛機(jī)高鐵火車高層領(lǐng)導(dǎo)頭等艙商務(wù)座軟臥中層領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)濟(jì)艙等座、二等座硬臥基層領(lǐng)導(dǎo)及員工經(jīng)濟(jì)艙二等座硬座出差人應(yīng)在出差任務(wù)完成后15天內(nèi)于財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)，對(duì)于停車費(fèi)的報(bào)銷問(wèn)題，應(yīng)建立統(tǒng)的費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定，不得分開(kāi)報(bào)銷，將每次出差發(fā)生的停車費(fèi)隨同差旅費(fèi)并報(bào)銷，在差旅費(fèi)報(bào)銷單中的其他費(fèi)用中填列并注明為停車費(fèi)。其他公務(wù)出差，伙食住宿自理的情況下應(yīng)嚴(yán)格按照差旅費(fèi)報(bào)銷制度，在開(kāi)支范圍和開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)的費(fèi)用，按照出差的天數(shù)按實(shí)際情況進(jìn)行報(bào)銷。單位派車的情況下不得報(bào)銷交通費(fèi)；能夠有效防止多次重復(fù)報(bào)銷以及出差人員帶有不實(shí)票據(jù)入賬等現(xiàn)象發(fā)生?？偨Y(jié)長(zhǎng)沙市叁泰商務(wù)咨詢有限責(zé)任公司現(xiàn)存在出差報(bào)銷流程不完善、效率低、審核不規(guī)范、缺少費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題，本文主要是對(duì)公司的出差報(bào)銷流程進(jìn)