大學檔案館內(nèi)部規(guī)章制度匯編

大學檔案館內(nèi)部規(guī)章制度匯編

目錄

XXXX大學檔案立卷歸檔制度

XXXX大學檔案（資料）復印制度

XXXX大學檔案保管制度

XXXX大學檔案保密制度

XXXX大學檔案二級管理辦法

XXXX大學檔案工作委員會職責

XXXX大學檔案工作應急處置預案

XXXX大學檔案館防火安全制度

XXXX大學檔案館接收立檔單位檔案規(guī)定

XXXX大學檔案館硬件設備及軟件管理制度

XXXX大學檔案館職責

XXX大學檔案館專職檔案員職責

XXXX大學檔案管理辦法

XXXX大學檔案管理制度

XXXX大學檔案鑒定與銷毀制度

XXXX大學檔案庫房管理制度

XXXX大學檔案利用制度

XXXX大學檔案統(tǒng)計制度

檔案移交（接收）登記表

XXXX大學檔案立卷歸檔制度

一、立卷歸檔范圍

凡是反映我校教學、科研、黨政管理等各項工作活動并

具有查考價值的各種不同載體的文件材料均屬歸檔范圍。

1、黨群類：各黨群工作部門在其工作活動中形成的具

有保存價值的文件材料。

2、行政類：各行政管理部門在其工作活動中形成的具

有保存價值的文件材料。

3、教學類：學生工作部門、教學管理部門在學生管理、

教學管理和教學實踐活動中形成的具有保存價值的文件材

料。

4、科研類：科研管理部門、單位、個人在科研管理和

科研實踐中形成的具有保存價值的文件材料。

5、產(chǎn)品與開發(fā)類：校辦產(chǎn)業(yè)管理部門、生產(chǎn)單位在產(chǎn)

品設計、生產(chǎn)及科研開發(fā)過程中形成的具有保存價值的文件

材料。

6、基建類：基建管理部門在基建管理和工程項目建設

過程中形成的具有保存價值的文件材料。

7、設備類：儀器設備管理、使用部門在儀器設備管理、

購置、安裝、使用、改造、維修過程中形成的具有保存價值

的文件材料。

8、出版類：報、刊編輯部門在報、干入書等出版管理

和出版過程中形成的具有保存價值的文件材料。

9、外事類：外事管理部門及有關部門在外事管理和出

版活動中形成的具有保存價值的文件材料。

10、財會類：財會管理部門及有關部門在財會管理和會

計核算過程中形成的具有保存價值的文件材料及報表、賬薄、

憑證等。

11、聲像類：聲像管理部門及有關部門在聲像管理和聲

像載體材料制作過程中形成的具有保存價值的文件材料及

照片（底片）、影片、幻燈片、縮微膠片、錄音帶、錄像帶、

磁盤、光盤等。

12、實物類：各黨政管理部門、單位、個人在其工作活

動中形成的具有保存價值的印模、錦旗、獎狀、獎杯等實物

載體的材料。

以上各類文件材料的詳細歸檔范圍見《XXXX大學檔案實

體分類法與檔案工作業(yè)務規(guī)范》。各部門、各單位必須按規(guī)

定收集、整理、立卷，向學校檔案館移交，任何單位或個人

不得據(jù)為己有。

二、不歸檔范圍

1、上級機關的文件

（1）上級機關任免，獎懲非本校人員的文件。

（2）上級機關普發(fā)供參閱不辦的文件材料。

（3）上級機關發(fā)來臨時性、事務性的文件。

（4）上級機關發(fā)來供工作參考的抄件。

（5）上級機關征求意見未定稿的文件。

2、本校的文件材料

（1）重份文件。

（2）無查考利用價值的事務性、臨時性文件。

（3）未經(jīng)會議討論，未經(jīng)領導審閱簽發(fā)的未生效文件，

電報草稿及一般性文件的歷次修改稿，鉛印文件的各次校隊

稿。

（4）無特殊保存價值的信封，一般性詢問、建議、意

見、人民來信。

（5）各部門互相抄送的文件材料，不應履行公文的行

文、介紹信等。

（6）本校負責人兼任外機關職務形成的與本校無關的

文件材料。

（7）為參閱目的從各方面收集的文件材料。

3、同級機關和非隸屬機關的文件材料。

（1）參加同級機關或非隸屬機關召開的會議形成的不

需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料。

（2）同級機關或非隸屬機關抄送的不需要辦理的文件

材料。

三、歸檔時間

1、黨、政類檔案應在次年五月底前歸檔。

2、教學類檔案應在當年十二月底前歸檔。

3、科研類檔案應在項目完成鑒定后兩個月內(nèi)歸檔。

4、基建類檔案應在項目竣工驗收決算后兩個月內(nèi)歸檔。

5、設備類檔案應在貴重儀器設備安裝調(diào)試后兩個月內(nèi)

歸檔。

6、財會類檔案應在每年年終立卷，由財務部門保管二

年，于次年五月底前歸檔。

7、產(chǎn)品類檔案應于試制鑒定后或正式投產(chǎn)后兩個月內(nèi)

歸檔。

8、聲像類檔案應于錄制編輯試放后兩個月內(nèi)歸檔。

9、實物類檔案應于次年五月底前歸檔。

四、立卷歸檔要求

1、檔案制成材料質(zhì)量優(yōu)良，字跡工整，圖像清晰。

2、歸檔材料收集齊全、完整，審核、簽發(fā)手續(xù)完整。

3、不同保管期限的文件材料分別組卷，卷內(nèi)文件排列

條理有序。

4、案卷標題簡明確切，能正確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

5、填寫《卷內(nèi)目錄》一式三份（一份訂卷內(nèi)，一份交

學校檔案館，一份部門留查），字跡要工整。

6、填寫卷盒封面和卷內(nèi)備考表。

7、整卷裝訂的案卷要整齊、結實、美觀，按件保管的

案卷按件裝訂。

8、填寫移交目錄一式二分，交接雙方簽字蓋章。

xxxx大學檔案（資料）復印制度

一、檔案館的復印機須由專人使用并作日常維護，如不

在時應交待他人代管。每日上班時打開機器待用，下班前關

好機器和門窗，切斷電源。復印員要有責任心，對所復印的

材料要嚴格把關、登記，數(shù)目清楚。

二、本館復印機主要用于提供復印少量重要的檔案資料,

一般不提供大量翻印之用。

三、本館復印機除為本部門工作服務外，可以承擔因利

用檔案需要的對外復印服務，并按有關規(guī)定收取一定的復印

保護費用。

四、凡復印檔案資料和文件，均需憑介紹信或身份證等

有效證件辦理登記和審批手續(xù)。

五、上級文件和領導人內(nèi)部講話材料或本單位制發(fā)的秘

密公文及科技資料，原則上不準復印，情況特殊確需復印時，

由有關單位書面申請，負責人簽字，經(jīng)檔案館館長審查，報

校保密委員會主任和主管校長或原發(fā)文機關領導，批準后，

可按審批意見復印，并嚴格登記。

六、對復印的密件要嚴格控制復印數(shù)量，多余份數(shù)應及

時銷毀；對復印非密件的廢頁，也應做相應處理，不能隨意

帶出復印室。復印員不看、不傳。

七、嚴禁復印絕密級文件、資料。

八、嚴禁復印中央、省、市委和國務院、省、市政府“密

級”以上文件，嚴禁復印中央、省、市負責同志的重要講話

稿及上級規(guī)定不準翻印的其他資料。

九、利用者如復制本館大批檔案材料（證明性材料除外）,

一律由本館登記后寄往利用者所在單位檔案部門保管。

XXXX大學檔案保管制度

一、檔案庫房由專人管理，非本館工作人員不得擅自入

內(nèi)，確因工作需要，須有檔案人員陪同方可進入。

二、檔案庫房應基本符合國家檔案局、建設部發(fā)布的《檔

案庫房建筑設計規(guī)范》的要求。

三、檔案庫房應有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲（每

年夏季到來之前，檔案普遍用藥一次）、防鼠、防高溫、防

強光等“八防”設施。

四、檔案庫房溫度應按規(guī)定在14℃-24℃,相對濕度為

45-60%。庫內(nèi)保持干凈整潔，使檔案保管環(huán)境處于最優(yōu)。

五、未整理、立卷的檔案材料妥善保管，不得隨意亂放。

六、案卷入庫時應檢察賬、卡、物是否相符。以全宗為

單位，按不同門類、載體，依檔號順序排列。

七、檔案庫房柜架應編順序號，各庫、柜有檔案資料存

放標志圖、示意圖。

八、對檔案的安全要定期（期末）組織檢查，登記在案。

發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。對破損、字跡模糊褪色的檔案要及時

進行修補或復制。

九、檔案庫房門窗要牢固，每天下班做到人離窗關、門

鎖、源斷。

十、檔案存放在鐵皮裝具內(nèi)，庫內(nèi)配備滅火器檔案人員

要會使用。

十一、檔案庫房內(nèi)禁止點火、吸煙、存放易燃、易爆、

易腐蝕的物品和其他有關雜物。

十二、嚴格執(zhí)行檔案的接收、管理、借閱和銷毀等有關

制度。

XXXX大學檔案保密制度

一、檔案館工作人員要認真學習，嚴格遵守黨、國家有

關保密的法律、法規(guī)和學校保密制度。

二、檔案館工作人員非因工作不得在公共場所和其他無

關人員面前談論檔案內(nèi)容。

三、不在私人通信及公開發(fā)表的文章、著作中涉及檔案

秘密內(nèi)容。

四、不攜帶檔案秘密文件資料游覽、參觀、探親、訪友

和出入公共場所。

五、不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達秘密事項。

六、不得擅自提供、抄錄、公布屬于學校所有的檔案。

七、嚴格執(zhí)行檔案利用制度。利用人員不準將檔案材料

擅自帶出檔案館。未經(jīng)檔案工作人員同意，不準私自復制、

抄錄有關檔案內(nèi)容，確因工作需要時，須經(jīng)檔案部門同意,

并嚴格履行借閱手續(xù)。

八、查閱重要檔案或有密級的檔案，需注明查閱目的和

內(nèi)容，經(jīng)有關部門負責人和檔案館負責人批準方可查閱。

九、秘密、機密、絕密檔案要與普通檔案分開組卷，一

律不得外借。

十、檔案密級的變更和解密，必須按照國家有關保密的

法律、法規(guī)辦理。

十一、銷毀檔案資料時，要按規(guī)定登記造冊，報請校主

管領導批準后，由兩人負責監(jiān)銷（押運造紙廠保密車間銷毀）,

監(jiān)銷人應在登記冊上簽字。

十二、對館藏檔案進行定期檢查，節(jié)假日前及時收回借

出檔案，發(fā)現(xiàn)問題立即報告有關領導并采取必要的補救措施。

十三、每日工作結束后，要將未辦完的文件材料放回檔

案柜內(nèi)，嚴禁亂放，以防丟失。

十四、檔案庫房門窗要牢固，并有“八防”設施，以保

證檔案安全。

十五、剔除的檔案材料，復印廢紙不得當垃圾處理，必

須銷毀。

xxxx大學檔案二級管理辦法

為進一步加強我校檔案的二級管理，充分發(fā)揮檔案工作

統(tǒng)一領導、分級管理的作用，根據(jù)中華人民共和國教育備令

第27號《高等學校檔案管埋辦法》、《XXXX大學檔案管理

辦法》的有關規(guī)定，特制定本辦法。

第一條學校檔案二級管理部門是指檔案不能集中到檔

案館進行統(tǒng)一管理的部門（即電教室、標本室、圖片室、中

獸醫(yī)學院檔案室、海洋學院檔案室等），其檔案管理工作屬

于學校檔案工作的重要組成部分。所在單位應將檔案二級管

理部門的工作納入日常工作計劃和長遠工作規(guī)劃，納入考核

管理機制，納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結、

驗收各項工作的同時，同步落實布置、檢查、總結、驗收檔

案工作并加強領導。

第二條檔案二級管理部門行政上受所在單位領導，業(yè)

務上接受學校檔案館的指導、監(jiān)督與檢查。所在單位應指定

一名負責人分管本部門檔案工作，并根據(jù)實際需要配備專

（兼）職檔案工作人員。

第三條檔案二級管理部門具體任務是：

（一）認真貫徹執(zhí)行檔案工作的方針、政策、法令和法

規(guī)，完成學校檔案館下達的各項檔案工作任務；

（二）遵照上級和學校有關規(guī)定，結合本單位具體情況,

制定二級檔案管理部門的檔案管理辦法和措施，加強對檔案

工作的科學管理；

（三）負責對本單位檔案形成部門或人員進行監(jiān)督和指

導，積極參加學校組織的檔案工作檢查、評比和經(jīng)驗交流等

活動；

（四）負責本單位所形成的檔案的收集、整理、分類、

鑒定、統(tǒng)計、保管和利用工作，并向校檔案館移交檔案目錄

（紙質(zhì)、電子檔案目錄兩套）；

（五）負責對本單位有關人員進行檔案安全與保密教育,

嚴格履行查借閱手續(xù)，確保檔案信息安全；

（六）積極組織有關人員參加檔案業(yè)務培訓、檔案學術

和信息交流活動，開展檔案理論和實踐的研究，不斷提高檔

案工作者的業(yè)務素質(zhì)和管理水平。

第四條檔案二級管理部門的專（兼）職工作人員應努

力學習馬列主義、毛澤東思想，鄧小平理論、“三個代表”

重要思想和科學發(fā)展觀，熱愛檔案事業(yè)，宣傳、貫徹并認真

執(zhí)行國家檔案政策法規(guī)和學校檔案工作規(guī)章制度，忠于職守,

遵守紀律，鉆研業(yè)務，提高專業(yè)素養(yǎng)，結合工作實際，做好

平時立卷工作，并積極為利用者提供服務。具體業(yè)務工作要

求包括：

（一）負責與本單位有關人員聯(lián)系，做好應歸檔文件材

料的收集、整理、歸檔工作，并保證應歸檔文件材料齊全、

完整、系統(tǒng)。

（二）負責按學校檔案管理的有關規(guī)定，對應歸檔文件

材料編寫頁（件）號，填寫卷內(nèi)目錄、備考表，并擬定案卷

標題，經(jīng)檔案館審查后，認真裝訂。每年向檔案館報送新增

檔案目錄和統(tǒng)計年報表備案。

（三）努力學習檔案專業(yè)知識，積極參加檔案館組織的

業(yè)務培訓和有關活動，并主動與檔案館聯(lián)系，接受其監(jiān)督和

指導。

第五條檔案二級管理部門的工作人員應保持工作穩(wěn)定

性，如需調(diào)換崗位，應向檔案館備案并向接任人辦理相關交

接手續(xù)后，方可離任。

第六條檔案二級管理部門開展工作所需檔案設施經(jīng)費

由所在單位解決，所在單位應根據(jù)實際需要按照有關要求解

決檔案庫房及辦公必備設施。

第七條檔案二級管理部門不得擅自銷毀任何檔案。

xxxx大學檔案工作委員會職責

第一條河北農(nóng)業(yè)大學檔案工作委員會是在學校統(tǒng)一

領導下，負責協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌管理全校檔案信息資源及檔案工作

的管埋機構。

第二條檔案工作委員會由一名校領導擔任主任委員，

另設常務副主任兩人，副主任若干人。各學院、機關各部、

處及直、附屬單位一名負責本部門檔案工作的領導擔任委員,

同時適當聘請檔案工作專家、學者擔任顧問。

第三條檔案工作委員會的主要職責是：

（-）領導全校檔案工作；

（二）協(xié)調(diào)各單位落實檔案工作的“三納入”“四同步”

工作，即：將檔案工作納入日常工作計劃和長遠工作規(guī)劃，

納入考核管理機制，納入有關人員的職責范圍；在布置、檢

查、總結、驗收各項工作的同時，同步落實布置、檢查、總

結、驗收檔案工作；

（三）負責對各單位檔案工作進行監(jiān)督、檢查和考核；

（四）審議通過學校檔案工作規(guī)劃、計劃、總結；

（五）統(tǒng)一協(xié)調(diào)解決學校檔案工作的重大事宜。

第四條檔案工作委員會全會每年召開不少于一次例會,

討論解決檔案工作重大事宜。在主任委員或者3名以上委員

認為必要的情況下，也可申請隨時召開全會。

第五條為了便于開展工作，委員會主任、常務副主任、

副主任委員可隨時召開主任委員會會議，研究解決學校檔案

工作中重要的日常性問題。常務副主任也可在主任因故缺席

的情況下主持召開主任委員會會議。

第六條除委員會主任、常務副主任、副主任委員人選

確立及變更需報經(jīng)學校領導審議通過外，委員會其他委員均

從本單位負責分管檔案工作的領導中自然產(chǎn)生，委員會專家

顧問由委員會聘任產(chǎn)生。

第七條檔案工作委員會的執(zhí)行機構設在檔案館。

第八條檔案工作委員會堅持以X為指導，堅持國家檔

案工作法規(guī)政策，堅持以《XXXX大學檔案管理辦法》為依據(jù)，

“依法治檔、科技興檔”，堅持實事求是、團結協(xié)作，切實

研究解決學校檔案工作發(fā)展過程中遇到的重大問題，為學校

發(fā)展建設的總體目標服務。

XXXX大學檔案工作應急處置預案

一、編制目的

依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，國家檔案局、中央檔

案館《檔案工作突發(fā)性事件緊急處置管理辦法》和《XXXX大

學突發(fā)公共事件總體應急預案》，有效預防、及時控制和迅

速消除突發(fā)事件對我校檔案工作造成的危害，確保檔案資源

的安全，最大限度地減少各類災害造成的損失，制定本預案。

二、適用范圍

發(fā)生暴雨、雷擊、洪災、地震、高溫、火災及其它突發(fā)

性重大災害，對學校檔案保管安全構成威脅或損失的，適用

本預案。

三、組織領導

在學校處置突發(fā)公共事件領導小組的統(tǒng)一領導下，成立

學校檔案工作突發(fā)事件應急處置工作小組。具體預防、處置

檔案工作突發(fā)事件工作。

組長：XXX

副組長：XXX

成員：組織部、校辦室、人事處、財務處、保衛(wèi)欠、

后勤處、國資處、學生處、檔案館、現(xiàn)代教育技術中心主要

負責人，全校各立檔單位分管檔案工作負責人。

主要職責：完善應急預案和各項措施；超前做好防火、

防雨等搶救設備的物資籌措、儲備工作；積極做好突發(fā)事件

發(fā)生時的應急處置工作，統(tǒng)一調(diào)配人員，保證各項應急工作

高效、有序進行。

工作小組辦公室設在檔案館，由劉慧貞同志任主任，李

文慶同志任副主任。

具體工作職責：

1.保衛(wèi)處：負責突發(fā)事件第一時間報告校領導和報警,

并及時組織人員搶救；救援現(xiàn)場與公安、消防等專業(yè)救援隊

伍的溝通與協(xié)調(diào)；轉移出的珍貴、保密檔案的安全守護。

2.檔案館、組織部、人事處、學生處、現(xiàn)代教育技術中

心檔案管理人員：接到重大災情預警后，在校領導的統(tǒng)一指

揮下，按檔案存放區(qū)域等級依次指導處置，并指定路線將檔

案轉移到臨時安排的安全場所，實施緊急避險。盜竊泄密發(fā)

生期應迅速控制和保護現(xiàn)場，禁止一切人員進入，同時報告

主管領導和保衛(wèi)處查勘；重大突發(fā)事件預警期應做好珍貴和

保密檔案撤離準備。必要時報告上級主管部門。

3.校辦室：負責在突發(fā)事件期間及時了解情況并向校主

管領導和有關處室通報；應按主管領導要求和實際需要通知

人員到位；協(xié)調(diào)場地、車輛的安排等

4.后勤處：負責急需物資的供應，水電處置、保障。

5.財務處：負責搶救專項資金的安排和調(diào)撥，保障物資

供應到位。

6.國資處：負責災后財產(chǎn)價值評估和災后重建工作的有

關工作。

四、工作原則

1.堅持統(tǒng)一領導、分級負責、及時反應、果斷決策、合

作互助原則。

2.檔案優(yōu)先原則。面臨其他財產(chǎn)損失和檔案安全的選擇

時，要在確保人員安全的前提下，把保障檔案安全作為應急

處置的首要任務，最大限度地減少災害對檔案材料的影響。

3.以防為主原則。把對災害和突發(fā)事件的預防，作為檔

案安全工作的中心環(huán)節(jié)和主要任務，健全工作機制，強化安

全管理，完善防范手段，建立預警機制，提高緊急處置能力。

五、預案目標

1.在應急的情況下，迅速采取最有效行動消除對人員，

館藏檔案、資料的威脅，排除不安全隱患；

2.及時轉移未受損檔案；

3.搶救已受損的檔案。

4.保護、搶救檔案的一般順序：

（1）涉密檔案；

（2）具有永久保存價值的重要檔案及長期保管的紙質(zhì)

檔案；

（3）聲像及實物檔案；

（4）其它檔案。

六、應急準備

1.資金準備

根據(jù)檔案災害應急處置工作需要，學校每年適度安排專

項資金，當災害發(fā)生時，用于檔案搶救和保護工作。

2.物資準備

按照檔案館建筑設計規(guī)范要求，配備自動報警、滅火、

去濕、消毒、防火、防水等必要的檔案安全保護設備和器材，

并定期進行檢查。

3.安全防范準備

建立檔案安全檢查制度，樹立預防重于搶險的思想。定

期對庫房安全情況進行檢查登記，加強對重點部位的檢查,

熟悉消防器材的存放位置和使用方法等，發(fā)現(xiàn)問題和隱患要

及時整改。真正做到責任到人、措施到位、方法得力。

4.實戰(zhàn)演練準備

保衛(wèi)處、檔案館、組織部、人事處要加強應急隊伍建設，

抓好安全教育和防災減災知識技能培訓，定期開展應急外置

實戰(zhàn)演練，提高應急處置能力，積累實戰(zhàn)經(jīng)驗。

七、應急響應和災后救助

1,預案啟動

由檔案工作突發(fā)事件應急處置工作小組負責啟動預案,

必要時報學校處置突發(fā)公共事件領導小組批準。在對災情進

行分析評估的基礎上，進行指揮調(diào)度。

災害預報部門發(fā)出災情預警或檔案工作人員發(fā)現(xiàn)突發(fā)

事件發(fā)生后，及時報告學校檔案工作突發(fā)事件應急處置工作

小組和學校保衛(wèi)處，并迅速按規(guī)程啟動應急預案。

2.災情核定及報送

突發(fā)事件發(fā)生時，迅速核實情況，向學校和上級主管部

門報告，并通報相關職能部門，同時立即組織人員現(xiàn)場核實、

評估受損情況。

突發(fā)事件報告內(nèi)容主要包括：事件發(fā)生或可能發(fā)生的時

間、地點、現(xiàn)場情況；事件的簡要經(jīng)過和檔案、人員及其它

財產(chǎn)損失情況；事件原因的初步分析；事件發(fā)生后已經(jīng)采取

的措施及效果等。

單位和個人對突發(fā)事件不得隱瞞、緩報、謊報或者授意

他人隱瞞、緩報、謊報。

3.緊急轉移安置

接到重大災情預警，在檔案工作突發(fā)事件應急處置工作

小組的統(tǒng)一領導下，根據(jù)實際情況轉移檔案，實施緊急避險。

4.檔案搶救保護

檔案轉移后，學校檔案部門應做好檔案安全防護工作。

同時，視災情造成的嚴重程度及發(fā)展狀況，及時向學校和上

級主管部門匯報情況，申請給予救災支援。

5.后期處置

應急工作結束后，要對災害和突發(fā)事件造成的檔案損毀

情況進行全面清理、統(tǒng)計和登記；搶救能夠補救和修復的檔

案；對因災害和突發(fā)事件造成的檔案損毀情況進行評估，制

定切實可行的措施，改善檔案保管條件；對整個事件進行總

結，將發(fā)生原因，造成損失及處理結果報告學校。

八、附則

本預案是《XXXX大學突發(fā)公共事件總體應急預案》的組

成部分，自下發(fā)之日起正式實施。各立檔單位參照本預案執(zhí)

行。

xxxx大學檔案館防火安全制度

一、辦公室、庫房、電腦房內(nèi)嚴禁煙火，并設立禁止煙

火標志。

二、經(jīng)常檢查電源開關、插座、導線接頭等有可能引起

火花處。

三、經(jīng)常檢查滅火器具，加強防火、滅火教育，做到人

人會使用滅火器具。

四、電氣設備要嚴格按照電器安全配線安裝，不得隨意

亂拉亂裝。

五、電源接線板上禁止堆放易燃雜物和導電物質(zhì)，導電

物質(zhì)不得緊靠導線、插座、開關、保險裝置，保證在周圍留

有空間，并不得堆放防礙操作物品。

六、按要求使用制冷設備。

七、經(jīng)常檢查電燈、光管使用情況，如發(fā)現(xiàn)過熱應及時

更換或妥善處理。

八、經(jīng)常注意電器、電線、各種儀器設備使用情況，發(fā)

現(xiàn)異常情況“如有異味，火花焦味”應及卅停機處理并報

有關人員。

九、嚴禁吸煙，不準用明火照明。

十、保持走道暢通，文件柜之間保持一定的距離，走道

門廳不準存放物品。

十一、檔案館設專用電閘、電線、電燈與檔案柜、資料

柜保持三十公分以上的距離。

十二、館內(nèi)保持整潔，廢紙隨時清理，不準存放易燃易

爆物品。

十三、管埋人員下班前要進行安全檢查，切斷電源，關

窗、鎖門。

十四、節(jié)假日值班人員要堅守崗位，嚴格執(zhí)行交接班制

度。

XXXX大學檔案館接收立檔單位檔案規(guī)

定

為進一步加強我校檔案接收工作，確保檔案的完整和進

館檔案的質(zhì)量，維護學校歷史的真實面貌，實現(xiàn)檔案的標準

化、系統(tǒng)化，使我校檔案能夠及時有效地得到保護和利用，

根據(jù)原國家教委頒布的《普通高等學校檔案管理辦法》以及

國家檔案局頒發(fā)的《檔案館工作通則》及XX省人民政府頒

布的《XX省檔案接收和收集管理辦法》（省政府［20XX］第

22號令公布）精神，結合我校實際，特制定本規(guī)定。

第一條學校檔案館收集和接收工作的基本指導思想是:

在維護學校歷史真實面貌的前提下，根據(jù)檔案分級管理的原

則，將應該由學校檔案館收集的一切具有歷史憑證作用和科

學研究價值的各種門類、各種載體形態(tài)的檔案，完整齊全地

接收進館，建立內(nèi)容豐富、結構合理、具有XXXX大學特色

的館藏體系。

第二條各單位必須按照《XXXX大學檔案管理辦法》、

《XXXX大學檔案實體分類法與檔案工作業(yè)務規(guī)范》進行收集、

整理、立卷、移交檔案。凡反映本單位主要職能活動的各個

門類（包括文書、科技、會計、統(tǒng)計以及其它專門檔案）、

各種載體（包括錄音帶、錄像帶、光盤、照片等形式檔案）、

各個歷史時期形成的檔案及各種有價值的資料（如年鑒、統(tǒng)

計資料、文件匯編等）均應收集齊全、整理立卷，按規(guī)定向

檔案館移交。

第三條全宗內(nèi)的檔案分類要科學合理。一個全宗應按

統(tǒng)一的分類方案進行分類，不能隨意變動，要保持它們一致

性和連續(xù)性。分類方法具體詳見《XXXX大學檔案實體分類法

與檔案工作業(yè)務規(guī)范》

第四條保管期限的劃分。根據(jù)我?！禭XXX大學檔案實

體分類法與檔案工作業(yè)務規(guī)范》，準確劃定檔案的保管價值。

劃定永久、長期、短期三種保管期限。進館的檔案必須具有

永久和長期保存價值的檔案。

第五條對重點檔案、電子檔案等學校各方面急需廣泛

利用的檔案，經(jīng)協(xié)商同意，學校檔案館可提前接收進館；撤

銷單位和臨時機構工作結束后，其檔案按有關規(guī)定整理后可

以向學校檔案館移交。

第六條進館檔案必須經(jīng)過鑒定、保管期限劃分準確。

為避免進館檔案的大量重復，鑒定工作中要注意以下幾點：

（一）凡列入學校檔案館檔案收集范圍的單位，其自己

形成的反映木單位主要職能活動和基本歷史面貌的各和形

態(tài)的檔案，原則上一律進館。

（二）凡列入進館單位之間相互發(fā)送的重要文件，除請

示與批復、合同、協(xié)議和重要的來往函件外，一般由發(fā)文單

位歸檔進館，收文單位的上述檔案不予進館。

（三）上級黨政機關、業(yè)務主管部門發(fā)布的文件，分別

由校級黨政機關和業(yè)務主管部門歸檔進館，其它部門保存的

上述檔案原則上不予進館。

第七條組卷原則和具體要求。進館檔案的案卷整理應

以“保持文件之'可的歷史聯(lián)系，便于保管和利用”為原貝

具體要求如下：

（一）同一類型、同一問題的文件要作為有機聯(lián)系的一

個整體立卷。正文與附件、正本與底稿、請示與批復、轉發(fā)

與原件、來文與復文，均應保持密切聯(lián)系，放在一起立卷。

兩個以上問題的案卷，分別應將同一問題的文件集中，然后

按問題重要程度、時間順序進行排列。

（二）文電要統(tǒng)一立卷。

（三）卷內(nèi)文件材料排列要條理、系統(tǒng)，一般可按問題、

重要程度、時間順序排列。

（四）卷內(nèi)文件數(shù)量要適當，案卷厚度原則上不超過一

厘米，最厚不超過二厘米。

（五）卷內(nèi)文件材料統(tǒng)一編寫頁碼，正面頁碼標在右下

角、反面頁碼標在左下角，無畫面處不編。

（六）卷內(nèi)目錄上的項目要填寫齊全，文件標題不能隨

意更改或簡化，標題不確切的，應按文件內(nèi)容另擬一個文件

標題填上，以利查找（另擬的標題應用中括號標明，以示區(qū)

別）。

（七）卷內(nèi)備考表應填寫卷內(nèi)需要說明的問題，立卷人、

檢查人要簽名，以不負責。

（A）案卷標題要簡明確切，充分揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容。

標題一般反映責任者、問題、文種三部分，統(tǒng)計報表之類增

加“年度”特征來區(qū)別，案卷標題字數(shù)一般不超過50字。

（九）案卷裝訂要結實美觀，裝訂前要去掉卷內(nèi)文件上

的金屬物，對破損的文件要進行修補。案卷的底邊和右邊要

取齊（對不規(guī)范的文件，要進行貼邊托裱），用線繩裝訂,

要結實整齊，不掉頁、不倒頁，不壓住文件字跡。

第九條案卷排列應嚴格遵守檔案分類方案。先將永久、

長期、短期三種保管期限的案卷分開，然后在每種保管期限

內(nèi)按問題、重要程度、時間、機構進行排列，力求保持卷與

卷之間的有機聯(lián)系，最后編定案卷順序號。

第十條案卷整理無誤后，按檔案管理軟件系統(tǒng)著錄標

準進行著錄。著錄標準詳見《XXXX大學各類檔案軟件系統(tǒng)著

錄規(guī)定》。

第十一條學校各單位向學校檔案館移交檔案時，必須辦

理交接手續(xù)，填寫移交清單一式二份，雙方清點無誤后簽字、

蓋章，各執(zhí)一份有查。

第十二條歸檔文件的整理按照《XXXX大學檔案實體分

類法與檔案工作業(yè)務規(guī)范》實施。

第十三條本《規(guī)定》自公布之日起實施。

xxxx大學檔案館硬件設備及軟件管理

制度

一、為進一步規(guī)范本館硬件設備及軟件的使用和管理,

加強對公有財物的保護，特制定本制度。本制度所指對象包

括檔案館所購買和保管的各種硬件設備（計算機、打印機、

復印機、掃描儀、刻錄機等）、軟件（檔案管理系統(tǒng)）以及

相關檔案設備等。

二、本館所有硬件設備、軟件及檔案設備必須由專人負

責管理；管理員必須定期對各種辦公設備進行清理檢查，確

保設備處于正常使用狀態(tài)；用電設備要按時進行線路檢查,

防止漏電、打火現(xiàn)象，確保設備、庫房的安全，對故障設備

應隨時登記，并及時向館長匯報后妥善處理。

三、本館所有硬件設備、軟件一律不得擅自外借或挪作

非工作事務用。確有特殊需要借用設備或軟件的，必須經(jīng)館

長批準，由管理員辦理好借用手續(xù)后方可使用。歸還時管理

員必須檢查設備的完好程度，如有損壞丟失，由當事人負責

維修或賠償。

四、非本部門人員未經(jīng)許可不得擅自使用本館設備及軟

件，嚴禁擅自對計算機中的任何數(shù)據(jù)、程序進行刪改。

五、檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫由專人管理，定期進行系統(tǒng)維

護、數(shù)據(jù)匯總和備份，備份的軟盤要妥善保管，做好標簽,

以防數(shù)據(jù)丟失。

六、本部門所有工作人員必須愛護辦公投備，節(jié)約

使用辦公耗材，對個人經(jīng)常使用的計算機負責清潔和維護。

各種設備使用說明、保修卡、用戶手冊等相關文字材料由管

理員統(tǒng)一收集整埋后立卷歸檔。

XXXX大學檔案館職責

校檔案館是學校檔案工作的職能管理部門和學校檔案

工作委員會的常設機構，也是永久保存和提供利用本校檔案

的科學文化事業(yè)機構。其職責范圍是：

一、宣傳貫徹執(zhí)行國家、教育部和河北省關于檔案工作

的法令、政策和規(guī)定，執(zhí)行上級主管機關下達的有關檔案工

作的指令和規(guī)范，提高全校師生員工的檔案法制意識。

二、起草全校檔案工作年度計劃和工作總結。

三、制訂和組織實施本校檔案工作的規(guī)章制度，并負責

監(jiān)督、指導和檢查執(zhí)行情況。

四、完成學校檔案工作委員會交給的各項任務，負責全

校檔案的接收（征集）、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管、開

放和利用等工作。

五、指導和協(xié)助本校各職能部（處）、學院等單位做好各

類檔案的整理組卷工作；負責校屬機構檔案室的業(yè)務指導,

負責全校專（兼）職檔案員的業(yè)務培訓，組織多種形式的業(yè)務

學習。

六、保守檔案秘密，確保檔案安全，維護檔案的完整、

準確、系統(tǒng)。做好“防盜、防火、防塵、防蟲、防鼠、防強

光及溫濕度控制”等檔案實體的保護工作，最大限度地延長

館藏檔案壽命。

七、參加學校信息工作整體化建設。負責編制檢索工具,

開展檔案編研工作，多途徑、多形式、深層次開發(fā)檔案信息

資源，舉辦各種形式的檔案展覽，逐步把檔案館建設成為檔

案的保管基地、愛國主義教育基地和服務學校與社會的信息

中心，為校內(nèi)外人員提供優(yōu)質(zhì)服務。

八、開展檔案學理論和檔案工作實踐研究，積極參加各

種檔案學術交流活動；接收指導檔案專業(yè)學生來館實習。

九、圍繞學校中心工作，完成學校領導交辦的其他任務。

XXX大學檔案館專職檔案員職責

一、熱愛檔案工作，立場堅定，保守國家機密，認真學

習、宣傳、執(zhí)行《檔案法》。

二、熟悉檔案業(yè)務，認真做好檔案收集、整埋、立卷、

編目、保管、統(tǒng)計、鑒定、修補工作。保證案卷質(zhì)量。能獨

立指導兼職檔案員立卷。

三、對自己分管的工作要求管理有序，有章可循。提供

利用要熱情、主動、準確，起到參謀、咨詢的作用。

四、積極參加檔案信息的開發(fā)利用，完成一定的編研任

務。

五、努力更新專業(yè)知識，擴大知識面，適應檔案工作的

現(xiàn)代化管理。

XXXX大學檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了加強我校檔案工作，進一步提高檔案管理

水平，充分發(fā)揮檔案在教學、科研和黨政管埋等各項工作中

的作用，為學校和社會服務。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、

《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《普通高等學校檔案

管理辦法》和《高等學校檔案工作規(guī)范》文件精神，結合我

校實際情況，特制定本辦法。

第二條本辦法所稱檔案，是指全校在教學、科研、黨

政管理和其它各項工作活動中直接形成的對學校和社會具

有保存價值的文字、圖表、聲像資料等。

第三條我校檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級管理的原貝L

確保檔案齊全完整、系統(tǒng)安全和便于開發(fā)利用。

第四條學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之

一，是衡量學校教育質(zhì)量和管理水平的重要標志，是學校歷

史發(fā)展的真實記錄。學校必須全面貫徹國家檔案工作法令、

法規(guī)和各項方針攻策，把檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃、

列入議事日程，保持檔案工作與學校各方面工作的協(xié)調(diào)發(fā)展,

加強對檔案工作的領導和管理。

第五條各部門在檔案工作中應逐步做到“三納入”、

“四同步”，即：將檔案工作納入日常工作計劃和長遠工作

規(guī)劃，納入考核管理機制，納入有關人員的職責范圍；在布

置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，同步落實布置、檢

查、總結、驗收檔案工作。

第二章領導體制、機構設置和任務

第六條我校檔案工作受河北省教育廳及河北省檔案

局的直接領導，同時接受以上單位的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。

第七條我校檔案工作在檔案工作委員會的領導下，實

行統(tǒng)一領導，分級管理。檔案工作委員會由分管檔案工作的

副校長擔任主任委員，其它委員由學校各有關單位分管檔案

工作的負責人擔任。

第八條檔案工作委員會的職責是：領導全校檔案工

作；協(xié)調(diào)各單位落實檔案工作的“三納入”和“四同步”；

負責對各單位檔案工作進行監(jiān)督、檢查和考核；審議通過學

校檔案工作的規(guī)劃、計劃、總結；統(tǒng)一協(xié)調(diào)解決學校檔案工

作的重大事宜等。

第九條學校設立檔案館，處級建制。它既是學校檔案

工作的職能管理部門，又是永久保存和提供本校檔案的科學

文化事業(yè)機構，具有行政和業(yè)務雙重職能。檔案館對黨政管

理、教學、科研、基建、儀器設備、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、

出版物、外事、財會、聲像、實物等綜合檔案實行集中統(tǒng)一

管理（保定校區(qū)）。各單位必須明確一名負責人分管本單位

的檔案工作，并根據(jù)實際情況，配備專職或兼職檔案管理人

員，以檔案館為主體共同構建全校檔案工作網(wǎng)絡。

第十條學校對于某些需要特殊條件保管或利用頻繁，

并具有一定獨立性的檔案，可根據(jù)實際需要設立檔案管理和

業(yè)務的分支機構檔案室。檔案室的檔案工作受檔案館和

業(yè)務主管部門的雙重領導。

設立檔案室的單位應當確定一名領導分工負責檔案室

的工作，并指定專人完成本部門檔案的收集和整理工作，每

年向檔案館報送新增檔案目錄和統(tǒng)計年度報表。

第十一條本著便于保管利用的原則，秦皇島海洋學院、

定州中獸醫(yī)學院分別設立檔案室。

第十二條學校檔案館的基本任務：

（一）宣傳貫徹執(zhí)行國家和地方關于檔案工作的法律、

法規(guī)、政策和規(guī)定，執(zhí)行上級主管機關下達的有關檔案工作

的指令和規(guī)范；

（二）規(guī)劃全校檔案工作，擬定本校檔案工作規(guī)章制度，

并負責落實和檢查執(zhí)行情況；

（三）負責對全校各部門的檔案工作進行監(jiān)督和指導，

切實履行檔案行政管理職能；

（四）組織全校專、兼職檔案工作人員業(yè)務培訓，負責

指導檔案室的有關工作；

（五）負責本校檔案及有關資料的接收（征集）、整理、

分類、鑒定、統(tǒng)計、保管、開放和利用等工作;

（六）負責編制檢索工具，編輯出版檔案史料和參考資

料，多形式深層次開發(fā)檔案信息資源，逐步把檔案館建設成

為檔案的保管基地、愛國主義教育基地和服務學校與社會的

信息中心；

（七）參與學校信息化建設和國家檔案資源的整合，開

展多方面的協(xié)作，促進檔案信息交流；

（A）積極開展檔案宣傳、學校研究和交流活動；

（九）嚴格執(zhí)行保密制度，負責保密資料的管理工作;

（十）完成上級部門和校領導交辦的任務。

第三章檔案隊伍建設

第十三條學校檔案工作人員必須堅持四項基本原則,

認真執(zhí)行黨和國家的方針政策，遵紀守法，保守黨和國家的

機密，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務，具備檔案

業(yè)務知識和一定的科學文化知識。

第十四條學校檔案工作人員列入學校事業(yè)編制，其編

制人數(shù)由學校根據(jù)規(guī)模及館藏檔案數(shù)量等實際情況確定，保

持人員的相對穩(wěn)定。

第十五條學校各級領導應為檔案工作人員提高政治、

業(yè)務素質(zhì)創(chuàng)造條件，專（兼）職檔案人員必須參加有關的檔

案業(yè)務培訓及現(xiàn)代技術的學習，為提高學校檔案工作現(xiàn)代化

管理水平奠定基礎。

第十六條學校檔案工作人員屬檔案專業(yè)技術人員，其

職稱和待遇按有關規(guī)定執(zhí)行。

第四章經(jīng)費、庫房和設備

第十七條學校檔案工作所需經(jīng)費，列入學校預算。

第十八條根據(jù)我校發(fā)展規(guī)模和館藏檔案數(shù)量的增加，

學校為檔案館提供符合檔案管埋要求并能適應現(xiàn)代化管埋

的檔案工作用房。

第十九條為落實檔案保護措施、逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)

代化，學校有計劃地為檔案館配置必要的現(xiàn)代辦公設備。

第五章文件材料的歸檔、移交和接收

第二十條全校檔案劃分為黨群、行政、教學、科研、

產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設、儀器設備、出版、外事、

財會、聲像、實物十二個門類。學校應建立和不斷完善立卷

歸檔制度，把各類文件材料的收集、立卷和歸檔工作納入學

校和部門工作計劃；納入管理制度；納入教學、科研和管理

人員的職責范圍。做到應歸檔的文件材料必須完整、準確、

系統(tǒng)地歸檔保存。

第二十一條本校各項工作與檔案工作應實行“四同步”

管理，即布置、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時布置、

檢查、總結、驗收檔案工作。

（一）學校在黨政管理活動中形成的文件材料，應嚴格

按照文書處理程序辦理。文件材料辦理告一段落或全部完畢

后，承辦人應該把原稿、正文及有關材料整理好，交本出門

文秘人員即兼職檔案員保存，以便立卷歸檔。

（二）學校各教學管理部門和院、所應建立健全教學文

件材料的形成、收集、整理、立卷、歸檔制度，確保每一個

教學年度在教學管理工作中形成的文件材料完整、準確、系

統(tǒng)（包括博士生、碩士生、本科生、?？粕?、成人教育等不

同層次、不同學制的學生培養(yǎng)過程中的全部教學文件材料）。

教學文件材料分別由研究生學院、學科建設與學位管理辦公

室、教務處、學生處、成教學院歸口整理、立卷、歸檔。

（三）在科研工作中，科研管理部門和各院、所應做到

下達科研任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查計

劃進度與檢查科研文件材料形成收集情況同步；驗收、鑒定

科研成果與驗收、鑒定科研文件材料同步；上報登記和評審

獎勵科研成果與檢查科研檔案歸檔情況同步。

（四）在基本建設中，基建部門應該在項目申請立項時

便開始進行文件材料的收集、整理、審查工作，項目竣工驗

收時完成文件材料的歸檔和驗收工作。

第二十二條我校實行文件材料形成部門、課題組立卷

歸檔制度。一般由立卷人按照文件材料的自然形成規(guī)律，進

行系統(tǒng)整理組卷，以保持其有機聯(lián)系，便于保管利用。然后

編排頁號或件號，填寫卷內(nèi)目錄及冬考表，擬寫案卷標題,

注明密級和保管期限，交檔案館工作人員檢查合格后辦理移

交手續(xù)。檔案館應派人指導立卷工作。

第二十三條學校對科研成果、基建工程、儀器設備等

進行鑒定、驗收時必須有檔案人員參加。有關部門應會同檔

案館對應歸檔的文件材料進行審查，簽署意見，沒有完整、

準確、系統(tǒng)的文件材料者，不予驗收、蓋章，不予上報成果、

結算經(jīng)費。

第二十四條學校各類文件材料的歸檔范圍：

（-）黨政管理類

主要包括學校黨委、行政、工會、團委、民主黨派等組

織的各種會議文件、會議記錄；各黨政部門的工作計劃、總

結；上級機關與本校關于人事、行政、黨務管理的文件材料。

（二）教學類

主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的

文件材料。

（三）科研類

主要包括科研管理部門、單位、個人在科研管理和科研

實踐中形成的具有保存價值的文件材料。

（四）基本建設類

主要包括基建管理部門在基建管理和工程項目建設、修

繕、改建過程中形成的具有保存價值的文件材料。

（五）儀器設備類

主要包括各種國產(chǎn)和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器

設備（價值在五萬元以上）的全套隨機技術文件以及在接收、

使用、維修和改進工作中產(chǎn)生的文件材料。

（六）產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類

主要包括校力、產(chǎn)業(yè)管理部門和生產(chǎn)單位在產(chǎn)品設計、生

產(chǎn)及科研開發(fā)過程中形成的具有保存價值的文件材料、樣品

或樣品照片、錄像等。

（七）出版類

主要包括學校自行編輯出版的學報、其它學術刊物及本

校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。

（A）外事類

主要包括學校有關人員出席國際學術會議（含在國內(nèi)舉

辦的）、出國考察、講學、合作研究、進修及學校聘請的外

籍、港澳專家與教師在教學、科研及其它有關活動中形成的

文件材料；授予中、外學者、著名社會活動家名譽職務的有

關材料等。

（九）財務類

財務管理部門及有關部門在財務管理和會計核算過程

中形成的具有保存價值的文件材料及報表、賬簿、憑證等。

（十）聲像類

聲像管理部門及有關部門在聲像管理和聲像載體材料

制作過程中形成的具有保存價值的文件材料及照片（底片）、

影片、幻燈片、縮微膠片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等。

（十一）實物類

主要包括學校在過去和現(xiàn)在從事教學、科研、管理、學

術活動，以及社會交往中直接形成的對學校和社會有珍藏價

值的各種形式的實際物品。

以上各類系指歸檔范圍，歸檔的文件材料包括紙質(zhì)、照

（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。

第二十五條歸檔的文件材料應質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整,

圖樣、聲像清晰；不得用易褪色、易變質(zhì)的材料書寫，必須

用碳素、純蘭或蘭黑墨水筆書寫；不能用金屬物裝訂，以便

保存。

第二十六條歸檔時間應按以下要求：

（一）黨群、行政、出版、外事類檔案應于次年六月底

前歸檔；

（二）教學類檔案應在次學年度寒假前歸檔；

（三）科研類檔案在項目完成鑒定后兩個月內(nèi)歸檔；

（四）基建類檔案應在項目竣工驗收并決算后兩個月內(nèi)

歸檔；

（五）設備類檔案應在貴重儀器設備安裝調(diào)試后兩個月

內(nèi)歸檔；

（六）財會類檔案應于每年年終立卷，由財務部門保管

三年，于次年六月底前歸檔；

（七）產(chǎn)品與科技開發(fā)類檔案應于試制鑒定后或正式投

產(chǎn)后兩個月內(nèi)歸檔;

（八）聲像類檔案應于每年年終立卷，于次年六月底前

歸檔；

（九）實物類檔案應于次年六月底前歸檔。

第二十七條學校各部門向檔案館移交檔案時，必須辦

埋交接手續(xù)，填寫移交清單一式二份，雙方清點無誤后簽字、

蓋章，各執(zhí)一份有查。

第二十八條學校專兼職檔案工作人員有責任檢查、督

促、指導立卷人員做好文件材料的收集、整理、立卷、歸檔

工作。

第二十九條學校中的個人在其從事教學、科研、黨政

管理職務活動中形成的各種載體形式的文件材料，必須按照

規(guī)定向本校檔案館移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。

對于學校中的個人在其非職務活動中形成的重要文件

材料，檔案館可通過征集、代管等多種形式進行收集。

第三十條學校檔案館要注意向國內(nèi)外征集與本校有

關的各種檔案和資料。

第六章檔案管理

第三十一條我校檔案實行統(tǒng)一領導，分級管理，保定

校區(qū)各部門檔案按規(guī)定向學校檔案館移交，檔案館要對各部

門移交檔案進行分類、編號、排列。

秦皇島海洋學院、定州中獸醫(yī)學院單獨保管，學校檔案

館對其進行業(yè)務指導、監(jiān)督、檢查。

第三十二條學校檔案館對保管期限已滿的檔案進行

鑒定。對已失去保存價值的檔案，應在征得有關部門同意,

并登記造冊報經(jīng)校領導批準后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準,

不得銷毀任何檔案。銷毀檔案時，須由兩人押運并監(jiān)銷。監(jiān)

銷人員要在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊應永久保存。

第三十三條學校檔案館應指定專人負責進行下列統(tǒng)

計工作：

（一）對檔案的收進和移出、全宗和案卷數(shù)量、檔案的

利用情況進行統(tǒng)計；

（二）按照有關規(guī)定，向省教育廳報送檔案工作基本情

況統(tǒng)計表。

第三十四條各類檔案保管期限。根據(jù)學校各類檔案的

保存價值分為永久、長期（16-50年）、短期（15年）三種

保管期限。

（一）凡反映學校主要職能活動和基本歷史面貌，對學

校、國家建設、歷史研究有長遠利用價值的，列為永久保管；

（二）凡反映學校一般工作活動的，在長時期內(nèi)對學校

和社會有查考利用價值的，列為長期保管；

（三）凡在短期內(nèi)對學校工作有查考價值的，列為短期

保管。

第三十五條檔案密級的劃分，應由立卷單位確定后在

案卷封面上用鉛筆標明，然后由檔案館和保密負責人審查、

調(diào)整。

第三十六條嚴格執(zhí)行安全保密制度，檔案不得隨意堆

放，嚴防毀損、散失和泄密。特殊載體和重要、密級檔案專

柜存放。

第三十七條檔案館對于我校個人在其職務活動中形成

的重要文件材料，可通過征集、代管等形式進行管理，學校

應對個人捐贈檔案者給予一定的獎勵。

第三十八條檔案庫房與技術設備的管理，檔案館應有

專人負責，并建立健全有關規(guī)章制度。

第三十九條檔案館應研究和改進檔案保護技術，對已

破損和字跡褪色的檔案，應及時修復或復制。

第四十條學校檔案館庫房要做好防盜、防火、防潮、

防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等安全措施。并保持庫

房和館區(qū)的整潔、衛(wèi)生。對館藏檔案和資料的保管情況要定

期進行檢查，遇有特殊情況，應立即向校領導報告，及時處

理。

第七章檔案的利用與開放

第四十一條學校檔案館要積極創(chuàng)造條件，按照國家有

關規(guī)定向學校和社會開放檔案。

學校檔案館開放檔案，應遵循下列規(guī)定：

（一）凡持有合法證明的單位和個人，在說明利用檔案

的目的和范圍后，均可利用屬于開放范圍的檔案，并可以摘

錄和復制；

（二）本校工作人員因工作需要可以直接查閱、借閱本

單位歸檔的檔案，若查閱非本部門歸檔的、帶有密級的、限

制使用的檔案，須持單位介紹信并經(jīng)立卷部門負責人同意方

可查閱；

（三）利用者要求復制檔案，一般由檔案館負責辦理,

并按照規(guī)定合理收費；

（四）凡個人利用檔案的，按有關規(guī)定收取費用；

（五）港澳和臺灣同胞、海外華僑要求利用檔案，須經(jīng)

有關主管部門介紹，校長批準；

（六）外國機關或個人要求利用檔案，應按國家有關規(guī)

定辦理；

（七）凡摘抄、復制檔案經(jīng)學校檔案館核準并加蓋公章,

方能生效；

（A）利用檔案必須嚴格遵守檔案利用制度，確保檔案

的完整與安全。尤其借出的檔案不準帶到公共場所或家中，

不得卷折、污損、涂改、轉借、遺失。檔案歸還時檔案館要

認真檢查、注銷，如有損壞、丟失檔案者，須及時報告學校

領導，嚴肅處理；

（九）未經(jīng)學校授權或上級主管機關批準，任何組織或

個人無權公布檔案。

第四十二條學校檔案館應設立專門的閱覽室，并提供

檔案目錄（屬開放范圍的）、全宗指南、檔案館指南等。

第四十三條學校館藏檔案屬下列情況之一者不宜開放:

（一）涉及黨和國家秘密的；

（二）涉及專利或技術秘密的；

（三）涉及個人隱私的；

（四）檔案形成部門規(guī)定限制利用的;

（五）學校重要會議記錄。

第四十四條對于要求查閱、摘錄、復制尚未開放的檔

案，須經(jīng)檔案館館長同意。

第四十五條學校檔案館所保存的檔案，主要供本校利

用。其它單位或個人需要查閱時，應持介紹信，經(jīng)館長批準

后，方可查閱。若利用的檔案涉及重大問題或國家秘密，須

經(jīng)主管校長批準。

第四十六條學校檔案館必須編制必要的檢索工具。著

錄標準按國家標準DA/T18—1999《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。

第四十七條學校檔案館應積極開展檔案的編研工作。

第四十八條對于重要的、珍貴的檔案和資料，一般不

得提供原件使用“如特殊需要，須經(jīng)檔案館館長批準。

第四十九條學校檔案館應采取多種形式，如舉辦檔案

展覽、陳列等，積極開展檔案宣傳工作。

第八章考核、獎勵與處罰

第五十條學校檔案館應建立檢查、考核和評估制度，

明確崗位職責。根據(jù)學?？己酥贫群蜋n案人員崗位職責，對

檔案工作成績突出的單位和個人給予表揚和獎勵。

第五十一條對于違反本辦法的行為，參照《中華人民

共和國檔案法實施辦法》的有關規(guī)定予以追究主管領導和當

事人的責任。

第九章附則

第五十二條本辦法由檔案館負責解釋。

第五十三條本辦法自公布之日起施行。學校原公布的

有關檔案工作的規(guī)定同時廢止。

XXXX大學檔案管理制度

一、我校在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直

接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文

件材料，均屬學校檔案。

二、我校檔案管理保管機構是檔案館，正處級建制，設

館長一名。學校檔案工作由一名副校長分管。檔案館負責對

全校各類檔案實行統(tǒng)一領導，分級管理。

三、館藏各類檔案由專人保管，不是自己分管的部分,

無權辦理檔案利用手續(xù)。

四、實行部門立卷歸檔制度。各中層均為立卷部門。各

立卷部門要確定一位負責人分管本單位的檔案工作，并確定

一名專職或兼職檔案人員具體承辦本部門文件材料的形成、

積累、立卷、歸檔工作。

五、檔案工作要逐步做到“三納入”、“四同步”。"三

納入“：把檔案工作納入學校計劃和規(guī)劃；納入學校管理制

度；納入有關人員的職責范圍?！八耐綄W校、部門領

導在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、

總結、驗收檔案工作。

六、建立健全檔案工作的各項規(guī)章制度，對檔案實行科

學管理。檔案要有專門庫房，配備必要的設施，確保檔案完

整、準確、系統(tǒng)與安全，便于開發(fā)利用。

七、要逐步實行檔案的科學管理，配備現(xiàn)代管理設施,

實現(xiàn)微機管理。

八、要大力開發(fā)