文件收發(fā)管理規(guī)定范文（2篇）

文件收發(fā)管理規(guī)定范文一、文件收發(fā)的基本原則1.凡屬機關(guān)、事業(yè)單位、企事業(yè)單位之間的文件收發(fā)，均應(yīng)遵循以下基本原則：（1）準時：嚴守收發(fā)截止時間，確保文件在規(guī)定時間內(nèi)到達收文單位。（2）準確：確保文件內(nèi)容準確無誤，不產(chǎn)生歧義和誤解。（3）保密：根據(jù)相關(guān)文件保密規(guī)定，對涉密文件嚴格保密，防止泄露。（4）規(guī)范：嚴格按照文件格式要求辦理，確保文件的規(guī)范性和統(tǒng)一性。二、文件收發(fā)流程1.收文流程：（1）收文登記：收文單位接收到文件后，應(yīng)立即進行登記，并按照登記號碼進行歸檔。（2）分發(fā)傳閱：收文單位根據(jù)文件內(nèi)容和涉及部門，按照相關(guān)流轉(zhuǎn)程序，將文件分發(fā)給相關(guān)責(zé)任部門，并督促落實。（3）辦理匯報：相關(guān)部門在辦理文件過程中，應(yīng)按時滿足文件要求，并在規(guī)定時間內(nèi)將辦理情況匯報給收文單位。（4）審定核稿：對于需要審定核稿的文件，收文單位應(yīng)指定專人進行審定，確保文件準確無誤。（5）歸檔保存：辦理完畢的文件，收文單位應(yīng)及時進行歸檔，并建立相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)。2.發(fā)文流程：（1）填寫擬稿：擬稿單位根據(jù)具體事務(wù)需要，按照所制定的文件格式填寫擬稿。（2）審定核稿：擬稿單位應(yīng)找相關(guān)部門進行審定核稿，確保文件內(nèi)容準確合規(guī)。（3）印發(fā)簽發(fā)：審定核稿通過后，擬稿單位應(yīng)提交至主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并進行印發(fā)簽發(fā)，確保文件的合法性和權(quán)威性。（4）傳遞送達：擬稿單位應(yīng)按照相關(guān)要求，將文件傳遞給相應(yīng)的收文單位，并及時通知收文單位。（5）督辦落實：擬稿單位對于重要文件，應(yīng)進行督辦，確保文件的及時辦理和落實。三、文件收發(fā)管理要求1.文件格式要求：（1）發(fā)文格式：發(fā)文應(yīng)按照單位內(nèi)部的格式要求進行填寫，并嚴格遵循相關(guān)規(guī)定。（2）收文格式：收文單位應(yīng)將收文材料歸類整理，建立詳細的收文檔案，并按照收文格式進行歸檔保存。2.文件保密要求：（1）涉密文件存放：對于涉密文件，應(yīng)設(shè)立專門的保密柜，并進行分類存放，以確保文件的安全性。只有經(jīng)過授權(quán)和審批的人員，才能接觸和處理涉密文件，并需簽訂保密承諾書。（2）涉密文件傳遞：涉密文件的傳遞必須通過專門的加密通道或渠道，禁止通過普通郵寄或快遞方式傳遞。傳遞涉密文件時，應(yīng)由專人負責(zé)，確保文件的安全性和準確性。3.文件管理要求：（1）建立文件管理制度：單位應(yīng)建立文件管理制度，明確文件的收發(fā)、存檔和銷毀等各項管理內(nèi)容。（2）統(tǒng)一文件分類編碼：人事部門應(yīng)對文件進行分類編碼，并針對不同類型文件制定相關(guān)的歸檔和銷毀期限。（3）定期庫存盤點：單位應(yīng)定期進行文件庫存盤點，確保文件的完整性和準確性。四、文件收發(fā)管理責(zé)任制1.收文單位責(zé)任：（1）指定專人負責(zé)收發(fā)文件工作，并對其進行工作指導(dǎo)和考核。（2）負責(zé)逐級辦理分發(fā)文件，并催促相關(guān)處室按時辦理。（3）對收文工作進行統(tǒng)籌管理，確保文件的及時傳遞和回復(fù)。2.發(fā)文單位責(zé)任：（1）指定專人負責(zé)擬稿和審定核稿工作，并對其進行工作指導(dǎo)和考核。（2）保證發(fā)文的及時性和準確性，確保文件的合法性和權(quán)威性。（3）對發(fā)文過程進行督辦和落實，確保文件的相關(guān)事務(wù)得到有效處理。五、文件收發(fā)管理的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制：（1）上級機關(guān)應(yīng)對下級單位的文件收發(fā)工作進行監(jiān)督，并定期進行檢查和督辦。（2）紀檢監(jiān)察部門應(yīng)對文件收發(fā)工作進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理和糾正。2.考核機制：（1）對于文件收發(fā)工作出色的單位和個人，應(yīng)給予表彰和獎勵。（2）對于文件收發(fā)工作不到位或存在問題的單位和個人，應(yīng)進行批評教育或給予相應(yīng)的處罰。六、附則本文件管理規(guī)定自頒布之日起執(zhí)行，如有其他規(guī)定與本規(guī)定相沖突，則以本規(guī)定為準。文件收發(fā)管理規(guī)定范文（二）一、文件收發(fā)的基本原則1.嚴格按照規(guī)定流程辦理文件收發(fā)事項，確保文件的及時、準確傳遞。2.文件收發(fā)必須注重保密，嚴守機密文件的保密范圍，避免泄露信息。3.文件收發(fā)必須注重準確性，確保文件的完整、準確傳遞，避免信息錯誤或遺漏。4.文件收發(fā)必須注重保管，妥善保管收發(fā)文件，確保文件的安全和可查性。二、文件收發(fā)的基本程序1.文件發(fā)出程序（1）錄入文件：將要發(fā)出的文件內(nèi)容準確錄入電子文檔中，同時錄入文件發(fā)文登記表。（2）審核文件：由上級領(lǐng)導(dǎo)或相應(yīng)部門負責(zé)人審核文件內(nèi)容和附件，確保文件無誤。（3）簽發(fā)文件：上級領(lǐng)導(dǎo)或相應(yīng)部門負責(zé)人簽發(fā)文件，并加蓋公章。（4）發(fā)文編號：將文件按照規(guī)定的編號系統(tǒng)進行編號，并記錄在發(fā)文登記表中。（5）分發(fā)文件：按照文件收發(fā)流程將文件發(fā)送給相應(yīng)的部門或個人，并留存?zhèn)鏖営涗?。?）歸檔文件：發(fā)出的文件在遞送部門或個人處理完畢后，將相關(guān)文件及時歸檔。2.文件收取程序（1）接收文件：接收文件的人員必須仔細核對文件名稱、發(fā)文單位和發(fā)文日期等信息，確保文件準確無誤。（2）分發(fā)文件：將接收的文件及時根據(jù)文件收發(fā)流程分發(fā)給相應(yīng)的部門或個人。（3）簽字確認：接收文件的部門或個人必須在文件上簽字確認收悉，并在發(fā)文單位的文件收文登記表上簽字，作為證明。（4）處理文件：按照文件內(nèi)容和要求，及時處理文件，做出相應(yīng)的回復(fù)或答復(fù)。（5）傳閱文件：對于需要傳閱的文件，按照規(guī)定的程序進行傳閱，并記錄相應(yīng)的傳閱軌跡。（6）歸檔文件：處理完畢的文件必須及時歸檔，確保文件的安全和可查性。三、文件收發(fā)的具體要求1.文件格式：發(fā)文要求使用規(guī)定的電子文檔格式，保證文件的統(tǒng)一性和規(guī)范性。2.文件密級：對于涉密文件，必須按照相應(yīng)的保密級別進行標識和處理，并嚴格控制傳閱范圍。3.文件備份：重要文件應(yīng)進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)存儲，確保文件的安全性和可恢復(fù)性。4.文件傳閱：對于需要傳閱的文件，必須按照規(guī)定的程序和范圍進行傳閱，并記錄相應(yīng)的傳閱軌跡。5.文件歸檔：文件處理完畢后，必須按照規(guī)定的文件歸檔程序進行歸檔，確保文件的安全可查。6.文件查閱：對于需要查閱的文件，必須按照規(guī)定的程序和范圍進行查閱，確保文件的保密和可查性。四、文件收發(fā)管理的責(zé)任與監(jiān)督1.領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：各部門負責(zé)人對本部門的文件收發(fā)工作負有直接責(zé)任，并定期對文件收發(fā)工作進行檢查和評估。2.監(jiān)督責(zé)任：文件收發(fā)工作由行政管理部門負責(zé)監(jiān)督，對涉及的文件收發(fā)流程和程序進行監(jiān)督和指導(dǎo)。3.記錄和追溯：針對重要文件，必須建立完備的記錄和追溯制度，并進行定期檢查和審計。五、文件收發(fā)管理的改進和完善1.提高意識：加強對文件收發(fā)工作的重要性和規(guī)范性的宣傳，增強各部門對文件收發(fā)工作的重視和自覺性。2.優(yōu)化流程：根據(jù)實際情況，逐步優(yōu)化文件收發(fā)流程，減少冗余環(huán)節(jié)，提高工作效率。3.制定規(guī)范：針對文件收發(fā)工作中存在的問題，及時制定相應(yīng)的規(guī)范和制度，明確責(zé)任和流程。4.加強培訓(xùn)：定期組織文件收發(fā)工作的培訓(xùn)和交流，提高員工的專業(yè)素質(zhì)和工作能力。六、文件收發(fā)管理的監(jiān)督和考核1.監(jiān)督檢查：行政管理部門負責(zé)對文