集團公司員工管理手冊

集團員工手冊共頁，第頁

編號：第1版，第1次修訂

集團公司

員工管理手冊

批準(zhǔn)：審核：編制：

實施日期：修訂日期：指定日期：

刖B.

員工朋友：

歡迎您加入XX!

XXXX集團是一家致力于XXXXXXXX為主導(dǎo)的多元化集團公司。

謹(jǐn)希望全體員工在XX集團盡其所學(xué)，發(fā)揮自己最大的工作潛能，

為XXX成為中國最具影響力的多元化發(fā)展公司而努力。XXX也將為您

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再次歡迎您成為XX大家庭的一員，衷心祝愿您與公司一同成長c

總裁：

2

員工手冊管理須知

1.基本要求

XXXX集團員工手冊（以下簡稱“手冊”）由XXX集團行政人事部負(fù)責(zé)制

作，屬于XXX集團內(nèi)部資料，未經(jīng)集團總裁書面授權(quán)，任何人不得將手

冊帶離公司；不得借閱XXX以外人員；不得涂改、勾畫、裁剪、抽取、

拆卸、調(diào)換、拍照或復(fù)印手冊內(nèi)容。

2.保管與存放

XXX集團及各子公司行政人事部承擔(dān)手班的保管、存放、日常管理責(zé)任。

3.查閱與借閱

各子公司及各部門應(yīng)當(dāng)參照《圖書報刊管理制度》中的借閱管理規(guī)定，

對手冊的日常借閱進(jìn)行管理，建立借閱登記表，并確定手冊保管的責(zé)任

人。責(zé)任人崗位變動時，應(yīng)當(dāng)對手冊辦理移交手續(xù)。

4.維護與更新

手冊由XXX集團當(dāng)前正在生效的制度、規(guī)定、工作條例等內(nèi)容組成，其

中絕密文件或絕密章節(jié)由行政人事部保留。

當(dāng)手冊中的部分內(nèi)容有變更或新增時，由集團行政人事部進(jìn)行匯編排

版、打印后裝訂入冊。當(dāng)手冊中的內(nèi)容有刪除或失效時，由集團行政人

事部進(jìn)行刪減銷毀工作，刪減銷毀時遵照兩人以上員工在場的原則共同

進(jìn)行。

承載手冊內(nèi)容的活頁夾保質(zhì)期為兩年，自各子公司及各部門收到手冊

起，保質(zhì)期內(nèi)發(fā)生活頁夾損壞的，由保管部門承擔(dān)修復(fù)或重新購置的費

用，保質(zhì)期后發(fā)生活頁夾損壞的，由集團行政人事部承擔(dān)修復(fù)或重新購

置的費用。

3

目錄

-a-

刖百

員工手冊管理須知3

第一章行政辦公管理制度...........................14

總則.............................................14

一、印章管理制度................................15

1.目的........................................15

2.適用范圍....................................15

3.權(quán)責(zé)........................................15

4印章的種類及用途............................15

5.印章的刻印與啟用..........................16

6.印章的管理................................16

7.印章保管員的職責(zé)...........................17

8.各類印章的使用規(guī)定.........................18

9.其他事項....................................19

10.附貝IJ.....................................20

附件1：印章刻制申請表........................20

附件2：：公司印章交接單.......................21

附件3：關(guān)于啟用有關(guān)專用章的通知...21

附件4：公司印章留樣備案表.....................22

4

附件5：印章使用登記表.........................23

附件6：關(guān)于停用有關(guān)專用章的通知23

附件7：印章保管人交接單.......................24

二、證照管理制度................................25

三、文件管理制度................................26

1.公司文件包括：外部文件、內(nèi)部文件...........26

2.文件的編制規(guī)范.............................27

3.文件的收發(fā)處理程序........................29

4.行文與打印管理.............................29

5.發(fā)文管理...................................29

6.收文管理...................................29

四、電話管理制度..............................31

1.移動電話....................................31

2.固定電話...................................31

五、工裝管理制度................................32

1.目的........................................32

2.適用范圍：集團所有員工.....................32

3.權(quán)責(zé)........................................32

4.工裝分類：按季節(jié)不同，工裝原則上分為秋冬裝和春

夏裝。.........................................32

5.著裝時間與著裝標(biāo)準(zhǔn).........................33

6.著裝的檢查與監(jiān)督...........................34

5

7.工裝配發(fā)與工裝費用.........................34

8.工裝保管與注意事項.........................34

9.附則........................................35

六、辦公設(shè)施及辦公用品管理制度..................36

1.辦公設(shè)施管理................................36

2.辦公用品管理...............................36

3.辦公用品的分類.............................38

4.辦公用品的庫存管理.........................38

5.辦公用品盤存...............................38

6.其他事項...................................38

七、圖書報刊管理制度............................40

1.圖書、報刊種類..............................40

2.圖書、報刊的訂購管理.......................40

八、檔案管理制度................................41

1.公司檔案的范疇：............................41

2.檔案由專人負(fù)責(zé)管理.........................41

3.人事檔案...................................41

4.其它檔案的保存期限.........................41

5.檔案借閱...................................43

6.檔案的銷毀.................................43

九、會議管理制度................................45

1.公司例會（計劃/總結(jié)工作會）.................45

6

2.會議組織部門：行政人事部..................45

3.會議內(nèi)容...................................45

4.會議記錄...................................46

5.督促檢查...................................46

6.會議紀(jì)律...................................46

7.會議紀(jì)律...................................46

8.其他會議參照公司例會執(zhí)行...................46

9.會議匯報...................................46

十、車輛/駕駛員管理制度........................47

1.車輛的調(diào)度與管理............................47

4.車輛派遣條件與使用范圍.....................47

5.車輛維修...................................48

6.車輛油耗與費用.............................48

7.車輛保養(yǎng)與檢查.............................49

8.車載量嚴(yán)格按規(guī)定限制，不得超載.............49

9.注意車內(nèi)衛(wèi)生、保持車內(nèi)清潔.................49

10.違規(guī)的處理................................49

12.安全行車...................................49

13.駕駛?cè)藛T行為規(guī)范...........................50

十一、來賓接待管理制度..........................51

十二、請示報告制度..............................52

十三、辦公室衛(wèi)生管理制度........................53

7

第二章業(yè)務(wù)洽談簽定合同有關(guān)規(guī)定...............54

一、關(guān)于對外進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談與簽訂經(jīng)濟合同（協(xié)議）的有

關(guān)規(guī)定..........................................55

二、關(guān)于嚴(yán)禁在業(yè)務(wù)交往中收受賄賂拿回扣的規(guī)定.一56

第三章計算機網(wǎng)絡(luò)及辦公自動化管理制度......58

一、計算機網(wǎng)絡(luò)使用及電子化辦公管理制度........59

1.計算機的使用：..............................59

2.服務(wù)器的使用：.............................60

3.軟件的使用：...............................60

4.網(wǎng)絡(luò)工具的使用：...........................60

5.網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)定...............................61

6.設(shè)備維修：.................................61

7.設(shè)備報廢：.................................61

8.設(shè)備采購：.................................61

第四財務(wù)管理制度................63

一、貨幣資金管理................................64

二、低值易耗品的賬務(wù)管理........................66

三、應(yīng)收款項管理................................67

四、合同管理....................................69

五、稅務(wù)和發(fā)票管理..............................70

8

1.發(fā)票領(lǐng)用、保管..............................70

2.發(fā)票開據(jù)、作廢.............................70

3.支票管理...................................70

六、財務(wù)開支管理................................72

1.財務(wù)開支審批原則和管理辦法.................72

2.費用報銷手續(xù)...............................72

3.本制度最終解釋權(quán)歸集團行政人事部所有。.????72

七、借支管理規(guī)定及借支流程....................73

1.借款管理規(guī)定................................73

2.借款流程...................................73

八、財務(wù)報銷制度及流程..........................74

1.財務(wù)報銷包括專項支出和非專項支出。........74

2.軟件及固定資產(chǎn)購置報銷財務(wù)制度及流程。.....74

3.其他專項支出報銷制度及流程................74

4.報銷時間的具體規(guī)定.........................75

九、差旅費報銷制度..............................76

1.差旅費報銷制度及流程。......................76

第五章人力資源管理制度......................78

一、制度的目的..................................79

二、員工禮儀行為規(guī)范............................80

1.禮儀行為....................................80

9

2.辦公環(huán)境要求：.............................81

3.日常行為禮儀：.............................82

三、員工招聘管理制度............................83

1.招聘目標(biāo)和原則..............................83

2,招聘負(fù)責(zé)人的職責(zé)............................83

3,招聘管理的基本制度和工作流程................84

四、新員工入職工作流程..........................89

1?目標(biāo)........................................89

2.行政人事部在新員工入職前的準(zhǔn)備.............89

3.行政人事部在新員工入職當(dāng)天的工作及跟進(jìn)內(nèi)容.89

4.由用人部門辦理部分.........................90

五、員工培訓(xùn)管理制度............................92

1.目的........................................92

2.范圍........................................92

3.職責(zé)........................................92

4.內(nèi)容.......................................92

六、員工薪職異動管理制度........................97

1.人事異動的內(nèi)容..............................97

1.1內(nèi)部異動...................................97

1.2人員晉升...................................98

1.3降級、免職................................100

1.4異動的薪資管理............................100

10

1.5異動的物品管理............................100

1.6人事異動權(quán)................................100

1.7附則.......................................101

七、員工解聘管理制度..........................102

八、勞動合同管理制度...........................104

1.政策.......................................104

2.程序.......................................104

九、薪資管理制度...............................108

1.目的和范圍.................................108

2.薪酬管理的原則............................108

3.XXX集團薪酬管理模式......................109

4.XXX集團薪酬結(jié)構(gòu)..........................109

5.薪酬標(biāo)準(zhǔn)...................................110

6.職務(wù)等級和薪酬等級認(rèn)定....................111

7.新員工起薪認(rèn)定............................112

8.多崗定薪...................................113

9.合同年薪制員工定薪........................113

10.非全日制用工定薪.........................113

11.薪資發(fā)放..................................113

12.薪資調(diào)整..................................115

13.附則......................................116

十、考勤管理制度...............................117

11

1.目的.......................................117

2.范圍.......................................117

3.內(nèi)容.......................................117

4.職責(zé).......................................118

5.管理制度...................................118

6.注意事項...................................122

7.附件.......................................123

十一、員工福利管理制度.........................124

1,總則.......................................124

2.福利項目...................................124

十二、員工轉(zhuǎn)正考核工作流程...................129

目標(biāo)...........................................129

員工轉(zhuǎn)正工作流程：...........................129

十三、關(guān)于辦理社會養(yǎng)老和失業(yè)保險的暫行規(guī)定.???131

1.“統(tǒng)籌”辦理對象...........................131

3.繳納額.....................................131

4.辦理原則...................................131

5.計繳方法...................................132

6.保險手續(xù)的辦理............................132

第六章員工違紀(jì)管理制度..................133

1.目的.........................................133

12

2.權(quán)力部門....................................133

3.違紀(jì)處分的原則.............................133

4.員工過錯舉例...............................134

5.累積式紀(jì)律處分步驟：......................136

6.附貝I]......................................137

13

第一章行政辦公管理制度

總則

一、為加強企業(yè)行政事務(wù)管理，理順內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,

提高工作績效，特制定本制度。

二、行政事務(wù)管理包括印章使用管理、證照管理、文件管理、電話管理、辦

公設(shè)施及辦公用品管理、圖書報刊管理、檔案管理、會議管理、車輛及駕駛員

管理、來賓接待管理、請示報告制度、辦公室衛(wèi)生管理。

一、印章管理制度-------------------------------------------------------------8

二、［正月由管理制度------------------------------------------------------------18

三、文件管理制度------------------------------------------------------------19

四、電話管理制度------------------------------------------------------------23

五、工裝管理制度------------------------------------------------------------24

六、辦公設(shè)施及辦公用品管理制度--------------------------------------------28

七、圖書才艮刊管理制度--------------------------------------------------------31

八、檔案管理制度------------------------------------------------------------32

九、會議管理制度------------------------------------------------------------35

十、車輛/駕駛員管理制度----------------------------------------------------37

十一、來賓接待管理制度-----------------------------------------------------41

、7青7JT■^艮卻J----------------------------------------------------------------------------------------42

十三、辦公室衛(wèi)生管理制度---------------------------------------------------43

14

企業(yè)管理制度

文件名稱印章管理制度

部門行政人事部發(fā)布日期年月日

版本號

文件編號/15010IA次

編制：審核：批準(zhǔn)：共10頁

一、印章管理制度

1.目的

為了規(guī)范集團各部門及各子公司的（以下簡稱“公司”）印章刻制、保

管及使用的合法性，嚴(yán)謹(jǐn)性和安全性，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實際

情況、特制訂本管理制度。

2.適用范圍

本制度都是用于集團各部門及各子公司印章的刻制、使用和管理。

3.權(quán)責(zé)

3.1集團行政人事部負(fù)責(zé)本制度的擬、修訂，集團總裁負(fù)責(zé)本制度的核準(zhǔn)；

3.2集團行政人事部負(fù)責(zé)集團各部門及各子公司印章的刻制、發(fā)放及銷毀

管理；各子公司行政人事部指派專人負(fù)責(zé)印章的保管及使用管理，集團

行政人事部行使監(jiān)督檢查權(quán)；

3.3集團各部門及各子公司法人或法人授權(quán)的專人負(fù)責(zé)各類印章日常使用

的核準(zhǔn)。

4.印章的種類及用途

4.1印章的種類：包括公司公章、合同章、法人章、財務(wù)章和部門章。

4.2印章的用途：

15

4.2.1公章主要用于對外簽訂的需確定公司權(quán)力、義務(wù)的有關(guān)文件：對內(nèi)

所頒布的重要經(jīng)營管理制度、各項（集團各部門及各子公司）紅頭

文件；對外重要函件；授權(quán)委托書（授權(quán)委托書需同時加蓋公章和

法定代表人名章）、其他需以公司名義證明其權(quán)威作用的文件；

4.2.2合同章主要用于對外簽署的經(jīng)濟合同、協(xié)議及意向性文件；

4.2.3法人公章主要用于授權(quán)委托書、財務(wù)確認(rèn)單等需要加蓋公司法人公

章的文件資料；

4.2.4財務(wù)章主要用于會計、結(jié)算業(yè)務(wù)、如財務(wù)、稅務(wù)報表的填報，財務(wù)

決算，結(jié)算業(yè)務(wù)票據(jù)、憑證及相關(guān)報表資料等；

4.2.5部門章主要用于部門為單位發(fā)放的各類制度、文件等。

5.印章的刻印與啟用

5.1印章的刻制

5.1.1集團及各子公司所有印章刻制均由集團行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)刻制；

5.1.2集團及各子公司因工作需要刻制相關(guān)印章的，均應(yīng)填寫《印章刻制

申請表》（附件1）,報至集團行政人事部審批、集團總裁核準(zhǔn)后，

根據(jù)其申請印章種類由集團行政人事部整理相關(guān)材料委外刻制。

5.2印章的啟用

5.2.1新印章刻制完成后，公章應(yīng)有公司指定專人將刻制的印章向公安機

關(guān)辦理印鑒備案，其他類用章均由行政人事部填寫《公司印章交接單》

（附件2）,到集團總裁處辦理印章交接手續(xù)，總裁留存印模標(biāo)樣、

登記備案，行政人事部按印章管理規(guī)定使用、保管。

5.2.2各類印章啟用應(yīng)報集團總裁批準(zhǔn)，并下發(fā)啟用通知，注明啟用日期、發(fā)

放單位和使田范圍。

6.印章的管理

公司各類印章均由行政人事部指定專人保管。

6.1公司的所有印章，均由行政人事部門專人負(fù)責(zé)登記，留樣并確定印章保管

員；

6.2印章啟用時由集團行政人事部下發(fā)《關(guān)于啟用有關(guān)專用章

16

的通知》（附件3）,注明啟用日期，發(fā)放單位、使用范圍和啟用印模；

6.3行政人事部向保管員移交印章時，應(yīng)填寫《公司印章留樣備案表》（附件4）；

6.4由于印章磨損而更換印章，仍需在集團行政人事部登記、留樣；

6.5集團相關(guān)單位撤銷或重組，原單位有關(guān)印章交回公司行政人事部，由行政

人事部負(fù)責(zé)銷毀。

6.6所有印章的使用應(yīng)根據(jù)規(guī)定完整填寫《印章使用登記表》（附件5）,經(jīng)有

關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，方可至保管員處申請、使用，如在《印章使用登記表》

中簽訂的文件因內(nèi)容變更需重新加印的，應(yīng)將原已加印的文件交由印章保

管員撕毀后，重新加??；

6.7印章丟失時，印章保管員應(yīng)當(dāng)及時向集團行政人事部出具書面報告，行政

人事部應(yīng)及時采取相關(guān)補救措施，包括但不限于追查印章下落，公告印章

作廢，對責(zé)任人進(jìn)行處罰等；

6.8公司決定需要停用印章的，由集團總裁簽字同意后由集團行政人事部下發(fā)

《關(guān)于停用有關(guān)專用章的通知》（附件6）,并將停用原

因和時間通知集團各部門及子公司，收回停用的印章，切角封存或銷毀；

6.9集團各部門及子公司不得擅自刻制印章，未按制度流程刻制使用印章者可

視為C類（依據(jù)違紀(jì)管理制度）過失，由于違反本制度致使公司蒙受的所

有損失由當(dāng)事人全部承擔(dān)，并追究法律責(zé)任。

7.印章保管員的職責(zé)

7.1印章保管員每天下班前應(yīng)檢查印章是否齊全，并將印章鎖好，妥善保存，

不得將印章存放至沒有安全措施的抽屜或辦公桌上，次日上班后，應(yīng)首先

檢查所保管印章有無異樣，若發(fā)現(xiàn)意外情況應(yīng)立即報告；

7.2印章保管員因事、病、休假等原因不在崗位時，應(yīng)指定他人代管印章，印

章保管員要向代管人員交接工作，交代用印時的注意事項；保管員正常上

班后，代管人員應(yīng)向保管人員交接工作，登記用印的起止日期，實行管印

人員登記備案制，以明確責(zé)任，落實到人；交接工作時，應(yīng)嚴(yán)格辦理交接

手續(xù)，填寫《印章交接單》，登記交接日期，管理印章類別，待交接人員

簽字，印章授權(quán)人簽字認(rèn)可后備存；

7.3印章保管員要堅持原則，遵守保密規(guī)定，嚴(yán)格照章用印，未按批準(zhǔn)權(quán)限用

17

章或用章審批手續(xù)不全的，印章保管員應(yīng)拒絕使用；經(jīng)辦人拒絕印章保管

員審核文件內(nèi)容或?qū)徟掷m(xù)的，印章保管員可拒絕用章并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告

處理。

7.4印章保管員用印蓋章位置要準(zhǔn)確恰當(dāng)，印跡要端正、清晰，印章名稱與用

印落款要一致，不漏蓋、不多蓋；介紹信、便函、委托授權(quán)書要有存根，

要在落款和騎縫處一并加蓋印章；

7.5印章保管員不得擅自用章，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，按照C類過失處理；若因擅自用章

導(dǎo)致公司蒙受經(jīng)濟損失時，由印章保管員承擔(dān)全部經(jīng)濟責(zé)任，并依據(jù)相關(guān)

法律追究其刑事責(zé)任；

7.6印章保管員調(diào)遷或離職時，其管理的印章記錄和檔案須作為員工調(diào)離移交

工作的一部分，須辦理分管印章的移交手續(xù)，并填寫《印章人員調(diào)離交接

單》（附件7）后方可辦理調(diào)離手續(xù)；

7.7非印章保管員攜帶外出時，用章人必須嚴(yán)格完整填寫《印章使用登記表》

上各項信息，注明外出用印時間，并經(jīng)權(quán)限持有人審核簽字確認(rèn)后，保管

員方可印簽。歸還印章時應(yīng)完善《印章使用登記表》中的用印數(shù)量。未按

本規(guī)定執(zhí)行的，保管員和使用人按照C類過失處理，由此致使公司蒙受的

一切損失，由保管員與用章人共同承擔(dān)，并依據(jù)相關(guān)法律追究其刑事責(zé)任。

8.各類印章的使用規(guī)定

8.1公章的使用

8.1.1辦理使用公章的事項，須由用章人認(rèn)真填寫相應(yīng)的審批文件并獲得權(quán)

限持有人審批后，連同需用章的文件等一并交印章保管員，由其審核

審批手續(xù)齊備后蓋章；

8.1.2凡有簽署權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)簽署文件或發(fā)文批準(zhǔn)書，業(yè)務(wù)報表、函件等，可

直接加蓋相應(yīng)的印章，但印章保管員仍應(yīng)該按照規(guī)定填寫《印章使用

登記表》，并留存復(fù)印件以完善相關(guān)檔案，依據(jù)本條規(guī)定填寫的單據(jù)

無需審批人簽字；

8.1.3除本制度8.1.2款規(guī)定的情況外，凡加蓋公司印章的文件，均須填寫

《印章使用登記表》，并經(jīng)權(quán)限持有人審批簽字同意后，方可使用公

司印章：

18

8.1.4涉及法律等重要事項需使用印章的，須經(jīng)集團總裁或授權(quán)人審核簽字

后方可使用；

8.1.5禁止在手寫文件上加蓋公司印章；

8.1.6禁止在內(nèi)容填寫不全的文件或空白的紙張，信函、證件、授權(quán)委托書、

發(fā)文批準(zhǔn)書、業(yè)務(wù)報表上加蓋公司印章。

8.2合同專用章的使用規(guī)定

8.2.1對外簽署的合同或協(xié)議，應(yīng)按《公司章程》及相關(guān)的合同管理規(guī)定辦

理審批程序；

8.2.2需使用合同專用章時，經(jīng)辦人應(yīng)完整填寫《印章使用登記表》，經(jīng)權(quán)

限持有人審批同意后方可用章；

8.2.3需批量給合同加蓋合同章的，應(yīng)在《印章使用登記表》上填寫用印的

合同份數(shù)、注明需加印的合同編號，禁止在手寫合同或合同內(nèi)容填寫

不全的合同上加蓋公司合同專用章，如有特殊情況，需備注說明；

8.2.4對外簽署的合同或協(xié)議等，必須在騎縫處加蓋合同專用章。

8.3財務(wù)章的使用規(guī)定

8.3.1財務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容需使用財務(wù)印章的（不帶出的

情況下），無須負(fù)責(zé)人審批，但應(yīng)填寫《印章使用登記表》；

8.3.2公司對外報送的各類業(yè)務(wù)報表（財務(wù)報表，統(tǒng)計報表等）及其他需用

公司財務(wù)印章的文本等，須按規(guī)定辦理用章手續(xù)。

8.4法人章的使用規(guī)定

法人章的使用，必須由企業(yè)法人簽字確認(rèn)后，方可用印或帶出，否則不予

用章，如有特殊情況，須電聯(lián)法人，征得其同意或授權(quán)后使用。

9.其他事項

9.1集團各部門及各子公司印章，由其做出相關(guān)規(guī)定，并報集團行政人事部備

案。

9.2各類印章實行用章登記制度，印章保管員應(yīng)每年兩次（6月30日前，12月

31日前）將該期間填寫的《印章使用登記表》及用章資料檔案全部移交集

團行政人事部存檔。

19

10.附則

10.1本制度自簽發(fā)之日起實施：

10.2本制度最終解釋權(quán)歸集團行政人事部所有;

10.3附件

附件1：印章刻制申請表

《印章刻制申請表》

申請刻章部門申請人申請日期

□公司公章□行政部門專用章□財務(wù)專用章

申請章類

□合同專用章口部門專用章口其他：

印章內(nèi)容：

□初次刻章卬章形狀：________________

刻章狀況

□第一次印章尺寸：直徑__________cm

印章字體印章材質(zhì)其他要求

□新刻制，原因：____________________________________________________

申請理由

□原率損壞，原因：__________________________________________________

□其他：_____________________________________________________________

部門負(fù)責(zé)人

意見

簽名：日期：

行管部門意見

簽名：日期：

權(quán)限持有人

意見

簽名：日期：

20

附件2：：公司印章交接單

《公司印章交接單》

日期印章名稱數(shù)量移交人接收入交接事由審批人備注

附件3:關(guān)于啟用有關(guān)專用章的通知

啟用印章的通知樣本

集團各子公司、事業(yè)部：

根據(jù)《XXX集團基本辦公管理制度》，由于的原因，現(xiàn)

集團已啟用“專用章”，蓋印章由部門管理，專管人

員為o為實現(xiàn)集團各級機構(gòu)的業(yè)務(wù)對接、規(guī)范我集團的對外管理，自—

年月日起，啟用本通知附件的章，原“專用章”

印章同時廢止。

特此通知

年月—日

附件：新舊印章樣式

舊印章樣式新印章樣式

21

附件4：公司印章留樣備案表

公司印章留樣備案表

NO:

印章名稱:章審批人:

刻章人:啟用時間：

日啟用。

本人作為留樣印章的保管及使用責(zé)任人，于年月

日自部領(lǐng)取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，

依照公司《印章管理制度》使用印章、登錄該印章的使用記錄、保管司應(yīng)

的審批文件資料；若因本人故意或過失使用本印章導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟彳員失

時，本人自愿全額賠償因此導(dǎo)致的全部經(jīng)濟損失并接受公司的相應(yīng)處罰。

印章專管員：_______________

年月日

22

附件5：印章使用登記表

《印章使用登記表》

月

宣發(fā)往單蓋章使用印章保

印章名稱用章事由使用人

時位/個人分?jǐn)?shù)部門管人

間

附件6:關(guān)于停用有關(guān)專用章的通知

停用印章的通知樣本

集團各子公司、事業(yè)部：

根據(jù)《XXX集團基本辦公管理制度》，由于的原因，現(xiàn)集團擬

停用“專用章”，該印章由部門管理，專管人

為o為實現(xiàn)集團各級機構(gòu)的業(yè)務(wù)對接、規(guī)范我集團的對內(nèi)對外管理，自

年月日起，停用本通知附件的#0

特此通知

年月日

附件：停用印章留樣

23

附件7:印章保管人交接單

《印章保管人交接單》

機構(gòu)名稱：交接日期：

□公司公章□行政部門專用章口財務(wù)專用章

印章類別

口合同專用章口部門專用章□其他：__________

印章內(nèi)容

事由及備注

權(quán)限持有人

簽署意見

移交人：_____________接收人：_____________監(jiān)交人：____________

24

企業(yè)管理制度

文件名稱證照管理制度

部門行政人事部發(fā)布日期年月日

版本號

文件編號HHXZ/150102A次

編制：審核：批準(zhǔn)：共1頁

二、證照管理制度

1.證照指公司的營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證、勞動執(zhí)法

合格證、社保登記證等，個人的職稱證、項目經(jīng)理證、建造師證、安全員證、

崗位資格證等，以及企業(yè)合法經(jīng)營所需要的各種證照。

2.行政人事部負(fù)責(zé)公司證照的統(tǒng)一管理。因公需要借用時，應(yīng)嚴(yán)格辦理借用手

續(xù)；需要復(fù)印的，由行政人事部統(tǒng)一復(fù)印并加蓋“再次復(fù)印無效”印章，必

要時加注“復(fù)印件僅用于辦理XX事使用”。

3.行政人事部應(yīng)在政府有關(guān)部門規(guī)定的時間內(nèi)，組織完成各種證照的年度檢

審，確保證照的有效性。

4.為保證公司的合法經(jīng)營，公司以個人名義辦理的職稱證、資質(zhì)證、資格證等

各種證件的產(chǎn)權(quán)屬于公司，由行政人事部統(tǒng)一保管，任何人不得據(jù)為己有。

證照檢審時，相關(guān)部門和人員有責(zé)任予以協(xié)助，并提供所需的材料。

5.本制度最終解釋權(quán)歸集團行政人事部所有。

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企業(yè)管理制度

文件名稱文件管理制度

部門行政人事部發(fā)布日期年月日

文件編號HHXZ/150103A版本號次

編制：審核：批準(zhǔn):共4頁

三、文件管理制度

L公司文件包括：外部文件、內(nèi)部文件

1.1外部文件是指XXX集團各部門及子公司以外來文，包括信函、公文、傳

真以及通知。

1.2內(nèi)部文件

下行文包括：公告（決定、知識、通知、通報、任命、批復(fù)、處分）、規(guī)章

制度。

上行文包括：呈報件、請示、報告、總結(jié)。