集團總裁辦規(guī)章制度流程匯編

、人）.

刖B

為適應(yīng)集團未來發(fā)展戰(zhàn)略，進一步整合資源、優(yōu)化配置，集團進

行了組織架構(gòu)的調(diào)整：成立公司總部及北京公司。天津、上海、公司

的組織架構(gòu)也逐步明晰。為適應(yīng)集團新的發(fā)展要求，建立正規(guī)的工作

秩序，提高行政辦公效率，更好地履行服務(wù)督辦職責(zé)，總裁辦特對本

部門原有制度流程進行了修訂、補充及完善，于2013年3月編訂《國

發(fā)節(jié)能環(huán)保集團總裁辦工作制度流程匯編》。

本制度流程匯編共分兩大部分，第一部分為“規(guī)則、制度及辦法”。其

中“規(guī)則、制度”的適用范圍為全集團，耍求集團總部各管理中心嚴格

按要求執(zhí)行，各子公司根據(jù)“規(guī)則、制度”要求，結(jié)合自身組織架構(gòu)進

行相應(yīng)調(diào)整后執(zhí)行?！稗k法”的適用范圍為集團總部，即要求集團總部

各管理中心嚴格執(zhí)行，各子公司結(jié)合實際情況，可參照“辦法”制定相

關(guān)規(guī)章后執(zhí)行（其中《企業(yè)郵箱管理辦法》適用范圍為全集團）。第

二部分為“工作流程”，其適用范圍及使用方法根據(jù)其與第

一部分的對應(yīng)關(guān)系執(zhí)行。

本制度流程匯編自2013年5月1日起執(zhí)行，試行三個月，此前頒

行的相關(guān)制度流程自本匯編頒布之日起廢止。在試行期間如對制度

流程有疑義或建議請與總裁辦行政秘書部聯(lián)系。

國發(fā)節(jié)能環(huán)保集團總裁辦

目錄

第一篇會議管理

一、總裁辦公會議規(guī)則

二、總裁辦公會議規(guī)則附則：各管理中心、物業(yè)公司工作計劃制度

二、會議管理辦法

四、會議室管理辦法

第二篇文秘檔案管理

一、公文管理制度

二、專職秘書管理工作辦法

三、印章管理制度

四、檔案管埋制度

第三篇信息化管理

一、信息管理制度

二、網(wǎng)絡(luò)管理辦法

三、企業(yè)郵箱管理辦法

第四篇法律事務(wù)管理

一、法律事務(wù)管理制度

二、工商登記事務(wù)管理辦法

第五篇資產(chǎn)物品管理

一、固定資產(chǎn)管理辦法

二、車輛管理辦法

三、車輛配備與使用管理辦法

四、辦公用品管理辦法

五、計算機等辦公自動化設(shè)備采購管理辦法

六、計算機配置與使用管理辦法

第六篇后勤總務(wù)管理

一、辦公區(qū)管理辦法

二、消防安全管理辦法

三、員工用餐管理辦法

四、員工宿舍管理辦法

五、總機話務(wù)工作管理辦法

六、郵件寄發(fā)管理辦法

第六篇綜合管理

一、辦事規(guī)則

二、保密工作管理制度

三、制度管理辦法

四、統(tǒng)計管理辦法

五、出差工作管理辦法

六、出差事務(wù)管理辦法

七、接待工作管理辦法

弟扁

會議管理

和總規(guī)字（2009）第001號*?**集團總裁辦公會議規(guī)則

****集團總裁辦公會議規(guī)則

第一條總則

集團總裁辦公會議是集團日常經(jīng)營管理決策的機構(gòu)，其主要負責(zé)討論、審

議年度經(jīng)營目標(biāo)、日常經(jīng)營管理決策、高管人事異動、集團基本管理制度和流程

等事宜，以及集團所屬各管理中心、各下屬子公司提交會議專題審議的事項。

第二條會議組織

集團總裁辦公會議由集團總裁辦負責(zé)召集，集團總裁辦主任主持會議。總

裁辦主任不在位時，由總裁臨時指定主持人。

總裁辦指定專職秘書負責(zé)總裁辦公會議的組織籌備，包括會議通知、議案

準(zhǔn)備、會議紀(jì)錄及決議發(fā)文等，并負責(zé)會議紀(jì)要及文件等資料的存檔管理。

第二條參會人員

集團總裁辦公會議參加人員由總裁、副總裁、集團各管理中心及物業(yè)公司

高級管理人員組成，其它有關(guān)人員在獲得總裁、副總裁批準(zhǔn)后可列席會議。

集團宣布重大決策、人事異動、基本制度和重要通知時，可擴大到集團部

門主管以上人員參加。

第四條會議形式：

集團總裁辦公會議分為例會和臨時會議。

例會為每周召開一次，具體議題、地點和時間由總裁辦負責(zé)通知。

有下列情形之一的，可以召開臨時會議：

（-）總裁認為必要時；

（二）其他副總裁提議時；

（三）其他高管人員提議，總裁批準(zhǔn)時。

第五條會議議題：

總裁辦公會議參加人員，均有權(quán)提出議案?？偛?、副總裁提出的議案，由

總裁、副總裁指定相關(guān)部門擬定議案草案。各部門、子公司以及高管提出的議案，

由議案提出人擬定議案草案。

總裁辦公會議審議的事項主要包括以下內(nèi)容：

（一）集團日常經(jīng)營管理決策（各部門周、月工作計劃的審定）；

和總規(guī)字（2009）第001號*?**集團總裁辦公會議規(guī)則

（二）集團組織架構(gòu)調(diào)整方案；

（三）集團年度經(jīng)營目標(biāo)及年度預(yù)算；

（四）集團高級管理人員人事異動；

（五）集團基本管理制度和流程的審定；

（六）集團總裁提議審定的其他事項。

第六條議案提交

議題草案起草后，應(yīng)將議題草案連同相關(guān)材料，送總裁辦初審，報總裁、副

總裁審閱同意后，方可上會討論，總裁辦至少應(yīng)在開會前兩天將相關(guān)議案或議題

內(nèi)容發(fā)給各參會人員，并通知確認。

第七條決議形成

會議議案有三分之二以上參會人員意見一致時，應(yīng)當(dāng)及時形成決議。個人對

會議所形成的決議有不同意見，可以聲明保留，但在決議改變之前，必須堅決執(zhí)

行。對會議內(nèi)容不得以任何形式向外泄露。

集團總裁擁有最終裁定權(quán)。

第八條決議執(zhí)行

在總裁辦公會議上形成的決議，總裁辦應(yīng)以會議紀(jì)要形式下發(fā)給各參會代

表。對于集團重大決議，提請總裁、副總裁簽署后，以集團紅頭文件形式下發(fā)各

單位貫徹執(zhí)行?？偛棉k負責(zé)會議決議事項的督辦工作。

第九條本規(guī)則由集團總裁辦負責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實施。

附件：集團總裁辦公會參會人員名單（略）

-2-

和總規(guī)字（2009）第001號****集團總裁辦公會議規(guī)則

****集團總裁辦公會議規(guī)則

附則：****集團各管理中心、物業(yè)公司工作計劃制度

第一條為加強集團總部自身建設(shè)，建立正規(guī)有序的工作制度，提高總裁辦

公會效率，特制定本制度。

第二條集團各管理中心、物業(yè)公司的工作周報/月報為總裁辦公會的固定

議題。

第三條集團各管理中心、物業(yè)公司于每月第一周總裁辦公會上匯報本單位

上月工作完成情況及本月工作計劃（《月度及每周工作計劃、完成情況》模版見

附件）。

第四條總裁辦將各單位月度工作計劃整理匯總為《****集團各管理中心及

物業(yè)公司月度計劃一覽表》，經(jīng)與各單位負責(zé)人核對簽字確認無誤后，上報集團

總裁、副總裁。

第五條集團各管理中心、物業(yè)公司于每月第二、三、四周總裁辦公會上匯

報本單位上周工作完成情況及本周工作計劃。

第六條總裁辦將各單位每周計劃中的增項內(nèi)容補充到《****集團各管理中

心及物業(yè)公司月度計劃一覽表》中，保證月度工作計劃的完整性，對于有時間節(jié)

點的工作及時跟蹤提醒。

第七條總裁辦于月末根據(jù)各單位當(dāng)月歷次辦公會上匯報的工作完成情況

填寫《****集團各管理中心及物業(yè)公司月度計劃完成情況表》，經(jīng)與各單位負責(zé)

人核對簽字確認無誤后，存檔備查。

第八條本制度由集團總裁辦負責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實施。

附件：《月度及每周工作計劃、完成情況》模版（略）

-3-

和總規(guī)字（2009）第002號會議管理辦法

會議管理辦法

第一章總則

第一條為加強集團各類會議的組織與管理，提高會議效率，加強集團內(nèi)部

的溝通與協(xié)調(diào)，促進集團各項工作的整體推進，特制定本辦法。

第二條本辦法適用于以集團或各中心、各公司名義召開的各種工作會議。

第三條為避免會議過多或重復(fù),集團正常性的會議盡可能納入例會，原則

上按規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容組織召開。

第四條各種會議應(yīng)當(dāng)本著“務(wù)實、高效、節(jié)儉'’的原則，嚴格控制時間、規(guī)

模、層次和人數(shù)，盡量開短會，不召開沒有準(zhǔn)備、沒有主題、不解決實際問題

的會議。

第二章例會管理

第五條集團半年、年度總結(jié)、表彰、規(guī)劃大會

由總裁辦公會商定具體議題、時間、地點及其它事項，總裁辦負責(zé)組織實施。

第六條集團總裁辦公會

（一）會議時間和地點

每周一召開集團總裁辦公會議，具體時間和地點由總裁辦負責(zé)通知；

（二）參會人員

詳見《總裁辦公會議規(guī)則》，會議由總裁辦主任主持。

（三）會議內(nèi)容

1、集團日常經(jīng)營管理決策（各部門周、月工作計劃的審定）；

2、集團組織架構(gòu)調(diào)整方案；

3、集團年度經(jīng)營目標(biāo)及年度預(yù)算：

4、集團高級管理人員人事異動；

5、集團基本管理制度和流程的審定；

6、集團總裁提議審議的其他事項。

第七條集團專業(yè)管理委員會例會

-4,

和總規(guī)字（2009）第002號會議管理辦法

集團因工作需要成立的各種專業(yè)委員會例會，如投資決策委員會、預(yù)算管理

委員會等，由委員會的秘書機構(gòu)負責(zé)組織召開，時間根據(jù)委員會需要確定，相關(guān)

委員會成員參加，會議討論、研究相關(guān)的專項工作。

第八條系統(tǒng)專題例會

（一）系統(tǒng)按集團相互關(guān)聯(lián)的管理中心或部門所劃分。專題例會可以是業(yè)

務(wù)專題會議或管理專題會議，如運營管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等。

（二）各系統(tǒng)根據(jù)實際情況和運作模式，制定本系統(tǒng)的例會管理辦法，內(nèi)

容包括季度、年中和年度會議以及一些專項會議。

（三）系統(tǒng)例會管理辦法中需明確例會的名稱、會議時間（地點）、參會人

員、會議內(nèi)容、會議的組織以及會議方式等。

（四）系統(tǒng)例會議定的問題，如事關(guān)重大，應(yīng)根據(jù)集團會議程序提交集團

總裁辦公會討論決定。

第九條各管埋中心、子公司內(nèi)部例會

（-）會議時間

每周召開一次工作例會，每月召開一次總結(jié)和計劃例會。并按集團要求按季

度、半年和年終召開相應(yīng)的總結(jié)規(guī)劃例會。

具體時間由各管理中心、子公司根據(jù)實際情況自行確定。

（二）參會人員

各管理中心、子公司根據(jù)會議議題自行確定。

（三）會議內(nèi)容

1、傳達和貫徹落實集團的重要會議、文件和制度精神。

2、各部門各時間段（如周、月、季、年）的工作總結(jié)和下個時段工作安排。

3、協(xié)調(diào)解決工作中存在的主要問題。

4、討論相關(guān)專題內(nèi)容或工作。

第三章臨時會議管理

第十條各類臨時會

各管理中心、子公司討論、研究、協(xié)調(diào)工作中的專業(yè)問題、技術(shù)方案或?qū)ｍ?/p>

管理工作會議，會議由專項工作的牽頭部門負責(zé)組織召開，集團領(lǐng)導(dǎo)視情況需要

-5.

和總規(guī)字（2009）第002號會議管理辦法

參加。

第十一條臨時會議

各部門或系統(tǒng)根據(jù)工作的進展情況、存在的問題等臨時決定召開的各種協(xié)

調(diào)、討論會，會議的時間、地點、參加人員以及會議內(nèi)容等由牽頭部門根據(jù)需要

確定并組織召開。

第四章會議管理程序及要求

第十二條會議的確定

（一）需要兩位或兩位以上集團領(lǐng)導(dǎo)同時參加的會議需提前三天向總裁辦申

請，填寫《會議申請表》。

（二）對不定期的大型或重要會議，會議組織部門應(yīng)提出會議企劃報告，該報

告包括：（1）會議名稱；（2）會議主旨和目標(biāo)；（3）會議議題；（4）會時間；（

5）會議地點；（6）會議議程；（7）會議主持人；（8）出席人員（名單）；（9）會

議財務(wù)預(yù)算；（10）接待工作說明；（11）現(xiàn)有籌備情況及進展；（12）（可能）存

在的問題、解決方案及要求；（13）籌備時間進度表等，經(jīng)部門負責(zé)人和主管

副總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行。

（三）會議采用電話或視頻會議的形式時，會議組織部門應(yīng)提前一天向集團

總裁辦申請使用電話或視頻會議設(shè)備。

第十三條會議的組織

會議組織部門可根據(jù)所組織召開會議的級別、規(guī)模以及形式等決定開展相應(yīng)

的會議組織和會務(wù)工作。

（一）會議準(zhǔn)備：

1、明確會議議題：相關(guān)部門應(yīng)于會前向會議組織部門提交需研究解決的問

題，報會議主持人審定；一次會議討論的問題不宜太多，對中心議題一定要預(yù)先

作充分的調(diào)查研究。

2、確定會議時間、地點、主持人、參會人員、議程、會以大致時間等內(nèi)容，

并指定專人負責(zé)會議準(zhǔn)備工作。

3、下發(fā)會議通知：會議通知至少提前一天下發(fā)，需提前發(fā)放的材料應(yīng)一并

發(fā)放，對重要會議須通過電話等方式確認將出席會議的重要或主要人員是否能如

-6-

和總規(guī)字（2009）第002號會議管理辦法

期出席，并做相應(yīng)安排。

4、會議材料的準(zhǔn)備：包括會議文件的收集、撰寫、打印、裝訂、發(fā)放等。

5、如有特殊原因需要變更、取消會議的，須提前通知各參會人員。

（二）會務(wù)工作

1、預(yù)訂會議室，對于在外召開的會議需提前聯(lián)系、協(xié)調(diào)會議賓館。

2、確定食宿標(biāo)準(zhǔn)，安排參會人員的用餐和住宿等事宜。

3、確定會議前和會議期間車輛使用和調(diào)度的責(zé)任人。

4、會場的布置，包括安排會議格局、座位與座次，準(zhǔn)備并懸掛橫幅，調(diào)試

音響設(shè)備，擺放座位名卡、會場指示牌等，必要時安排錄音、錄像或照相等。

5、準(zhǔn)備會議用儀器、用品及用具，包括投影儀、筆記本電腦、教鞭、簽字

筆、本、文具、簽到登記表、獎品、紀(jì)念品或禮品等。

6、所有大型、中型會議都要實行簽到，由會議的組織部門負責(zé)簽到工作，

及時統(tǒng)計到會和缺席人數(shù)，并向會議主持人反饋。

7、會間會后應(yīng)及時清理會場，回收多出的禮品、資料、文具，收存會議用

儀器、文件，保持會場整潔。

8、安排好外地參會人員的返回服務(wù)工作。

9、其它會務(wù)工作。

第十四條會議的要求

（一）會議匯報發(fā)言應(yīng)緊扣議題，簡明扼要，以確保會議有較多的時間充分

討論決定問題；各種溝通協(xié)誡和討論會必須形成決議。

（二）參加會議人員必須嚴格遵守會議紀(jì)律，不遲到、早退，如出差在外或

遇緊急事項確實不能參加，須提前向會議的組織部門請假，根據(jù)需要指定代理人

參加；召開重要會議時，各相關(guān)人員必須按要求參加，不得隨意指派其它人員。

（三）參會人員應(yīng)認真做好會議記錄，不從事與會議議題無關(guān)的事情，遇特

殊情況需離開時，應(yīng)經(jīng)會議主持人同意。

（四）所有與會人員在會議開始前應(yīng)將手機設(shè)為“振動或靜音”狀態(tài)；會議進

行中無特殊情況不得接打電話，若確需要接聽電話，請到會場外進行接聽，但

時間不宜過長。

（五）參加集團總裁辦公會和其它一些涉及集團經(jīng)營活動重要會議的人員應(yīng)

-7-

和總規(guī)字（2009）第002號會議管理辦法

嚴格遵守保密制度。不得泄漏會議內(nèi)部討論情況和尚未正式公布的議定事項；會

議討論文件不得帶出會場，確有必要留用的，須經(jīng)會議的組織部門同意。

第十五條會議紀(jì)要

（一）會議的組織部門確定專人負責(zé)會議的記錄工作，集團總裁辦公會、投

資決策或重大項目等專題會議要建立專用記錄本，并按要求及時整理會議紀(jì)要。

（二）凡多部門參加的會議，會議紀(jì)要需經(jīng)各部門相關(guān)負責(zé)人簽字確認后方

可下發(fā)。

（三）集團總裁辦公會的會議紀(jì)要直接以總裁辦的名義下發(fā)，其它需以總裁

辦名義下發(fā)的會議紀(jì)要需經(jīng)總裁辦主任審核，由總裁簽發(fā)并確定發(fā)放范圍。

（四）各管理中心、子公司組織召開各種會議的會議紀(jì)要需上報直接主管領(lǐng)

導(dǎo)及相關(guān)部門。

第十六條會議決議的落實

各有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門、系統(tǒng)必須按照會議的部署和會議紀(jì)要的要求做好會議精

神的貫徹和落實。

（一）集團總裁辦公會要求落實事項若無特殊要求的，相關(guān)責(zé)任部門須在會

后制定詳細的實施計劃，包括解決措施（方案）、所達成的目標(biāo)、目標(biāo)的評價標(biāo)

準(zhǔn)以及完成時間、主要承辦人、所需資源等，并在要求時間內(nèi)上報總裁辦；

（二）有關(guān)部門或人員應(yīng)及時向會議的組織部門反饋會議需落實事項的開展

情況，對于逾期不能完成的須說明未完成的原因、存在的問題等；

（三）會議的組織部門應(yīng)指定專人負責(zé)督促、檢查會議需落實事項的落實與

完成情況，落實事項一個月內(nèi)完成的每周至少督辦一次，落實事項一個月以上完

成的按月進行督辦，并將落實情況以書面形式上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

（四）會議的通知、簽到表、專用記錄本、會議紀(jì)要、會議落實情況報告、

會議文件（包括參考文件）以及錄音、錄像、照相等資料由會議的組織部門負責(zé)

編號歸檔保存，以便杳詢。

第五章監(jiān)督與檢查

第十七條總裁辦作為集團會議的歸口管理部門，負責(zé)對集團各種例會的實

施情況以及各種會議的組織、會議效率和會議精神的貫徹落實情況等進行監(jiān)督檢

-8-

和總規(guī)字（2009）第002號會議管理辦法

查。

（一）監(jiān)督檢查

總裁辦將不定期對各管理中心、子公司例會以及會議的組織、效率和會議精

神的落實情況進行抽查，主要檢查會議的通知、會議紀(jì)要、會議簽到表、會議決

議的落實情況報告以及各種會議資料的歸檔情況等。

（二）結(jié)果處理

各管理中心總監(jiān)、子公司總經(jīng)理作為集團會議管理工作的主要責(zé)任人，執(zhí)行

《會議管理辦法》的情況將作為其考核的依據(jù)之一。

1、提供要求各管理中心、子公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須參加重要會議的出勤情況；

2、提供所抽查管理中心、子公司例會的落實以及會議的組織、效率和會議

精神的落實情況等。

第六章附則

第十八條本辦法由總裁辦負責(zé)解釋、修訂。

第十九條本辦法自頒布之日起實施。

附件一：會議申請表

附件二：會議通知模版

-9-

和總規(guī)字（2009）第002號會議管理辦法

會議申請表

編號：填表時間年月日

會議名稱

申請單位單位負責(zé)人

會議時間年月日時分會議地點

主持人

參加的集團領(lǐng)導(dǎo)

參加

會議出席單位（人員）

人員

列席單位（人員）

需要用時會議總需用

會議議題議程

（分鐘）時間（分鐘）

1

2

3

4

5

總裁辦意見：

會議時間

會議地點

-10-

和總規(guī)字(2009)第002號會議管理辦法

關(guān)于召開……會議的通知

編號:

會議時間:

會議地點:

議題:

主持人:

參加人員:

會議要求：(會議材料準(zhǔn)備等)

部門

日期

注：對上述事項如有異議，請您盡快與通知發(fā)件人或會議主持人聯(lián)系。

-11.

和總規(guī)字（2009）笫003號會議空管理辦法

會議室管理辦法

第一章總則

第一條為滿足****集團（以下簡稱集團）各類會議的需要，營造整潔、規(guī)范、

有序的會議氛圍，確保集團各類會議的順利舉行，特制訂本辦法。

第二條本辦法中的會議室是指集團專用會議室。

第三條總裁辦為會議室的歸口管理部門。

第四條本辦法適用于集團總部，控股子公司遵照執(zhí)行，參股子公司參照執(zhí)

行。

第二章會議室的配置和布置

第五條會議室的配置包括會議桌椅、演示板、書寫筆、視聽設(shè)備、飲水設(shè)

施、空調(diào)、換氣扇、煙缸及電話等。

第六條會議室應(yīng)根據(jù)具體會議的規(guī)格、性質(zhì)和需要進行布置，主要包括會

標(biāo)、盆栽植物、桌牌等。

第三章會議室的管理

第七條管理人員職責(zé)

（一）每天對會議室進行保潔、整理；

（二）每次會議后立即清掃、整理；

（三）每天對盆栽植物進行養(yǎng)護并定期更換；

（四）每天檢查設(shè)施設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題立即酌情處理；

（五）每天檢查物品的備用情況，根據(jù)需要隨時補充;

（六）做好會議室的使用安排；

（七）根據(jù)會議要求，做好會議室的布置工作；

（八）做好會議的保密工作；

（九）做好會議室的安全防范工作。

第八條管理要求

.12-

和總規(guī)字（2009）第003號會議室管理辦法

（一）場地和設(shè)施設(shè)備整潔、擺放有序；

（二）盆栽植物美觀、養(yǎng)護得當(dāng)；

（三）設(shè)施設(shè)備完好、有效；

（四）消耗性物品不短鈍

（五）會議室的安排合理有序、不沖突；

（六）會議室的布置快速、周到、規(guī)范；

（七）安全防范工作周密、細致。

第四章會議室的使用

第九條需要使用會議室的部門應(yīng)將擬召開會議的名稱、規(guī)格、時間、人數(shù)

及相關(guān)要求提前1天（需做會標(biāo)的提前2天）通知總裁辦。

第十條總裁辦根據(jù)各部門預(yù)約的會議時間、規(guī)格、人數(shù)等因素，視先后、

輕重、緩急進行統(tǒng)籌安排，合理調(diào)配，并將確定的會議室地點及時通知相關(guān)部門。

第十一條如遇會議時間、場地重疊，無法按照要求作出安排的，總裁辦應(yīng)

及時與相關(guān)部門聯(lián)系，以作出相應(yīng)調(diào)整或另行安排。

第十二條使用會議室的部門及員工應(yīng)正確使用并愛護會議室的設(shè)施設(shè)備，

發(fā)生問題應(yīng)及時與總裁辦聯(lián)系，同時應(yīng)自覺保持會議室的整潔，不隨意丟棄煙蒂、

雜物等。

第五章附則

第十三條本辦法由總裁辦負責(zé)解釋和修訂。

第十四條本辦法自印發(fā)之日起施行。

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弟一^扁

文秘檔案管理

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和總規(guī)字（2009）第004號****集團公文管理制度

****集團公文管理制度

第一條總則

為確保集團公文處理工作規(guī)范化、制度化，提高公文處理工作效率和質(zhì)量，

制定本制度。

第二條定義

公文是集團公務(wù)活動中形成的具有法定或特定效力，以規(guī)范格式表達的文

書，是集團公務(wù)活動中的重要工具，包括紙介公文、電子公文等形式。

公文處理包括發(fā)文處理和收文處理。發(fā)文處理包括擬稿、審核、擬辦、簽發(fā)、

用印、登記、存檔等程序；收文處理包括簽收、登記、傳遞、擬辦、會簽、存檔

等程序。

（一）上行文

下級組織向上級組織報送的公文。主要包括：集團各管理中心及子公司向集

團報送的公文。

（二）平行文

平級組織或不相隸屬組織之間的公文。主要包括：集團各管理中心之間；各

管理中心與集團子公司之間；集團各子公司之間的公文。

（三）下行文

上級組織向下級組織下發(fā)的公文。主要包括：集團向各管理中心、各子公司

下發(fā)的公文，集團各管理中心及各子公司向本單位、本部門二發(fā)的公文。

第三條總裁辦是集團公文處理主管部門，集團各管理中心行政秘書、各子

公司辦公室（綜合部）、各項目部辦公室（綜合部）協(xié)助總裁辦處理集團（本部

H）公文。

第四條公文種類

公文種類包括公告、決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。

（一）公告

適用于向集團內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

（二）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)部門及人員，變更或者

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和總規(guī)字（2009）第004號****集團公文管理制度

撤銷下級部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

（三）通知

適用于批轉(zhuǎn)各部門的公文，傳達要求部門辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行

的事項。

（四）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（五）報告

適用于向上級部門匯報工作，反映情況，答復(fù)上級部門的詢問。

（六）請示

適用于向上級部門請示相關(guān)事項。

（七）批復(fù)

適用于答復(fù)下級部門的請示事項。

（八）會議紀(jì)要

適用于傳載、傳達會議情況和議定事項。

第五條公文格式

公文由文件編號、發(fā)文日期、文件類別、擬文人、審核人、批準(zhǔn)入、收文人、

收文部門、抄送、附件、秘密等級、頁數(shù)、標(biāo)題、正文、成文部門/成文人、成

文日期等部分組成。

（一）公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型；頁碼至于頁面底端（頁腳），居中。

（二）公文字體采用仿宋-GB2312；標(biāo)題字號采用小三號字，其余正文字號

采用小四號字；選用1.5倍行距。

（三）公文中采用的層級數(shù)，原則上不超過四層，序數(shù)符號如下：第一層

J、”,第二（二）"，第三層1、”，第四層“（1）

（四）公文標(biāo)題加粗、居中，并下空一行開始正文；正文內(nèi)容起始行左空兩

格：在標(biāo)題與正文內(nèi)容之間，如果需要體現(xiàn)收文部門名稱，則收文部門名稱頂格，

并以冒號結(jié)尾。

（五）成文日期以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零，寫

為“?！?；成文日期右對齊并留兩個空格；成文部門置于成文日期上一行，并

與之居中對齊。

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和總規(guī)字（2009）第004號****集團公文管理制度

（六）文件編號規(guī)則：見附件五。

第六條行文規(guī)則

（一）行文關(guān)系

行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。

報送集團領(lǐng)導(dǎo)的公文須經(jīng)總裁辦統(tǒng)一處理；需跨部門會簽的公文，由總裁辦

組織會簽。

（二）“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送管理中心或子公司，如需同

時送其他管理中心或子公司的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級單位?！皥?/p>

告”不得夾帶請示事項。

（三）簡稱的使用

公文中使用簡稱應(yīng)符合如下定義：

1、“集團”——****集團。

2、喋團領(lǐng)導(dǎo)”——集團總裁、副總裁。

3、“集團管理中心”一運營管理中心、財務(wù)管理中心、人力資源中心、總

裁辦的統(tǒng)稱。

4、喋團管理中心領(lǐng)導(dǎo)”_各管理中心總監(jiān)（主任）、副總監(jiān)（副主任）。

5、’集團職能部門”一財務(wù)管理中心、人力資源中心、總裁辦。

6、，喋團業(yè)務(wù)部門”~運營管理中心。

7、“集團子公司”一集團全資、控股直屬企業(yè)

8、喋團高管”~集團總裁、副總裁、總監(jiān)（主任）、副總監(jiān)（副主任）；

子公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理。

9、“集團管理人員”一集團主管（含）以上人員。

第七條發(fā)文處理

（一）擬稿

由公文發(fā)起人或行政秘書擬稿，并套用集團公文格式。

（二）審核

公文處理部門主管領(lǐng)導(dǎo)對公文格式、內(nèi)容進行審核，向擬稿人提出修改建議。

（三）擬辦

需要跨部門處理或者上報集團領(lǐng)導(dǎo)的公文，應(yīng)由公文發(fā)起部門領(lǐng)導(dǎo)提出明確

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和總規(guī)字（2009）第004號****集團公文管理制度

擬辦意見后上報總裁辦。

（四）簽發(fā)

集團領(lǐng)導(dǎo)、總監(jiān)（主任）有權(quán)對所轄業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的公文進行簽發(fā)；經(jīng)授權(quán)的

副總監(jiān)（副主任）可代替總監(jiān)（主任）進行公文簽發(fā)。

（五）用印

對于需要用印的公文，按照集團印章管理規(guī)定用印。

（六）登記、存檔

公文流轉(zhuǎn)過程中應(yīng)該及時登記；公文完成流轉(zhuǎn)過程后應(yīng)該及時存檔。

第八條收文處理

（一）簽收、登記

公文處理部門收文后，應(yīng)該進行書面簽收、登記。登記內(nèi)容包括：收文日期、

收文編號、來文單位或部門名稱、來文標(biāo)題、份數(shù)、密級、去向等。

（二）傳遞

公文處理部門應(yīng)該根據(jù)公文擬辦意見，將公文及時傳遞給相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)。

（三）擬辦

收到需處理的公文，部門領(lǐng)導(dǎo)可以提出擬辦意見或轉(zhuǎn)入會簽程序。

（四）會簽

參與公文會簽的部門，應(yīng)該在收文當(dāng)日完成審批；遇特殊情況（需調(diào)研、討

論等），最遲于次日，給出明確處理意見。

（五）存檔

會簽完畢的文件，由公文發(fā)起部門按會簽意見修改并由總裁辦下發(fā)執(zhí)行。公

文會簽單原件由公文發(fā)起部門存檔，復(fù)印件由總裁辦存檔。

第九條本制度由集團總裁辦負責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實施。

附件一：公文模版

附件二：會議紀(jì)要模版

附件三：公文會簽單

附件四：收文/發(fā)文登記表

附件五：文件編號規(guī)則

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和泓窠IB十件

HHEHO'GGROUPI

文件編號：發(fā)文日期：200*/**/**文件類別：

擬文人：審核:批準(zhǔn)：

收文人：收文部門：

抄送,附件

■公開口秘密□絕密頁數(shù)：

公司領(lǐng)導(dǎo)意見:

領(lǐng)導(dǎo)簽字：

年月日

******公告/決定/通知/通報/報告/請示

集團領(lǐng)導(dǎo)：

**********************

*******。

XXX

二OOx年x月x日

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和泓窠IB十件

HHEHO'GGROUPI

文件編號：發(fā)文日期；200*/**/**文件類別：

擬文人：審核：批準(zhǔn)：

收文人：收文部門?

抄送：附件

■公開口秘密口絕密頁數(shù):

****會會議紀(jì)要

會議時間：

會議地點：

主持人：

參加人：

紀(jì)錄人：

會議議題

會議決議：

XXX

二OOx年X月X日

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公文會簽單

正文標(biāo)題

發(fā)起部門發(fā)起時間

擬文人頁數(shù)

總裁辦意見：

領(lǐng)導(dǎo)簽字：

年月日

會簽部門領(lǐng)導(dǎo)意見

注：“會簽部門”欄由總裁辦主任根據(jù)公文內(nèi)容，確定需參與會簽的部門，適時

調(diào)整設(shè)定

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和的現(xiàn)字，200?）第號公文管理制庾

收文/發(fā)文登記表

編號收文H期發(fā)起部門發(fā)文人文件標(biāo)題收文人簽字及日期任辦人

和總規(guī)字（2008）第005號專職秘書管理工作辦法

專職秘書管理工作辦法

為保證集團行政管理工作的正常運轉(zhuǎn)，提高工作效率，為集團領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)

導(dǎo)提供周到細致的秘書服務(wù)，特制定本辦法。

第一條工作職責(zé)和內(nèi)容

（一）專職秘書（以下簡稱秘書）的工作職責(zé)，主要是對集團領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)

的工作進行計劃、準(zhǔn)備和服務(wù)的事務(wù)性管理工作。

（二）管理工作內(nèi)容主要包括：接待、傳達、文書、領(lǐng)導(dǎo)日程安排、文件整

理、內(nèi)務(wù)整理、會議、代行、聯(lián)絡(luò)等事務(wù)的管理和督辦等。

第二條接待事務(wù)

（一）秘書負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)會晤賓客、來訪者的預(yù)約、安排和接待工作，并制訂《領(lǐng)

導(dǎo)每周工作口程安排表》，提前呈遞領(lǐng)導(dǎo)備忘。領(lǐng)導(dǎo)會晤前，應(yīng)做好相關(guān)資料和

文件的準(zhǔn)備工作，及時提醒領(lǐng)導(dǎo)會晤、接待的人員、時間、地點等事宜。

（二）對未經(jīng)預(yù)約要求會見領(lǐng)導(dǎo)的來訪者，在問清對方姓名和要求后，應(yīng)先

請對方稍候，請示領(lǐng)導(dǎo)后，再引導(dǎo)其進入會客室或辦公室。對不宜會見的來訪者，

則應(yīng)婉言謝絕，或記錄來訪意圖，以備日后答復(fù)。

（三）對于在領(lǐng)導(dǎo)辦公室以外進行的會晤，秘書應(yīng)及時將會晤的時間、地點

預(yù)先告知總裁辦（綜合管理部），以便預(yù)訂會場及確定會務(wù)工作人員。

（四）秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)會晤的議題、人數(shù)、級別及是否用餐等情況，并事先

通知與會者。若需安排用餐的，須直接安排或通知總裁辦（綜合管理部）預(yù)訂餐

廳并安排菜單。

（五）秘書應(yīng)會同總裁辦（綜合管理部）會務(wù)人員，落實領(lǐng)導(dǎo)會晤場地的水、

電、桌椅、擴音設(shè)備、演示板、紙筆以及水果、鮮花、歡迎牌、攝影、會間服務(wù)

等事宜。

（六）對來訪者，秘書要彬彬有禮，主動遞送茶水。若需來訪者等候時，應(yīng)

遞上報紙、畫報等。

第三條傳達事務(wù)

（一）秘書負責(zé)及時拆封致領(lǐng)導(dǎo)的外來公文、信函、傳真等，在《收件登記

表》上登記后及時呈遞領(lǐng)導(dǎo)審閱。需審批的，則附《收文處理單》；需回復(fù)的，

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和總規(guī)字（2008）第005號專職秘書管理工作辦法

秘書應(yīng)及時提醒、催辦。

（二）秘書應(yīng)及時接轉(zhuǎn)領(lǐng)導(dǎo)的來電，若領(lǐng)導(dǎo)外出或正忙，須將來電在《來電

登記表》上登記后及時呈報。

（三）秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示或批復(fù)，進行來電、來函的回復(fù)或聯(lián)系，并負

責(zé)業(yè)務(wù)傳真、信函等的擬稿、打印、核對工作，呈領(lǐng)導(dǎo)審閱后及時發(fā)送，并在《發(fā)

送登記表》上進行登記。

第四條文書管理

（一）秘書負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)對經(jīng)營管理部門的決定、指示及重要會議決議事項的落

實、督辦、協(xié)調(diào)及反饋工作。

（二）秘書負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)授意的工作報告、會議發(fā)言、指示、決定等文件的起草

工作，并做好文件的編號、打印、發(fā)放、歸檔等文書工作。

（三）秘書應(yīng)定期收集公司及所屬子公司經(jīng)營管理方面的重要情報，主動以

書面形式及時向領(lǐng)導(dǎo)反映、匯報。

（四）領(lǐng)導(dǎo)外出需攜帶的文件資料，秘書應(yīng)負責(zé)準(zhǔn)備齊全，如不清楚應(yīng)及時

請示；所需準(zhǔn)備的文件資料較多時，應(yīng)事先設(shè)計《文件明細表》o

第五條領(lǐng)導(dǎo)日程安排

（一）秘書負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出席會議、出差、參加宴會、拜訪客人等日程的預(yù)定和

落實。各項工作應(yīng)安排細致、周到，并及時了解和掌握工作進展的全過程。

（二）秘書負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)工作日程的設(shè)計及安排，并對領(lǐng)導(dǎo)出席的重要會見、會

議中的講話進行記錄整理。

第六條文件整理

（一）秘書應(yīng)根據(jù)文件的輕重緩急對文件進行分類，并將分類整理后的文件

資料按急件和一般件分別置放；急件應(yīng)置于急件夾中。

（二）急件須在24小時內(nèi)提醒領(lǐng)導(dǎo)審閱；其他文件、資料根據(jù)文件性質(zhì)、

類別待領(lǐng)導(dǎo)審閱后，按審閱意見辦理0

（三）秘書負責(zé)將所有文件、資料于次月5日前進行整理、歸類；特殊文件、

資料，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示另行處理。

第七條內(nèi)務(wù)整理

（一）秘書負責(zé)每日收拾、整理領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌、書架及工作所需的文件資料、

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和總規(guī)字（2008）第005號專職秘書管理工作辦法

臺歷、名片等各類文具用品和備用品，保證辦公場所整潔及辦公設(shè)施設(shè)備的運行

正常。

（二）秘書負責(zé)每日督促并協(xié)助清潔工清掃領(lǐng)導(dǎo)辦公室、接待室、會議室、

門窗、桌椅、柜櫥、茶杯、煙缸、地毯及其它辦公設(shè)施設(shè)備等。

（三）秘書應(yīng)隨時保持領(lǐng)導(dǎo)辦公室的整潔、有序，保持室內(nèi)溫、濕度適宜，

空氣新鮮，保持充足的茶、水、食品等的供給，及時澆灌或更換室內(nèi)植物。

（四）秘書應(yīng)在辦公室放置領(lǐng)導(dǎo)日常使用的物品及備用品，設(shè)計領(lǐng)導(dǎo)日常用

品及備用品的明細表，記錄品種、使用時間、數(shù)量等，做到心中有數(shù)。

（五）做好領(lǐng)導(dǎo)辦公室的報刊、雜志的訂閱、接收及上下架工作，保證報架

的報紙不多于10天不少于5天；雜志存留2期；過期報刊雜志及時下架交總裁

辦（綜合管理部）處理。

（六）秘書負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的帳票保存、費用報銷等事宜。負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)外來名片的整

埋、歸類和輸錄等工作。

第八條會議事務(wù)

（一）秘書對領(lǐng)導(dǎo)召集或出席的各類會議，應(yīng)事先制訂會議日程，填寫《領(lǐng)

導(dǎo)每周工作日程安排表》。并擬寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿，準(zhǔn)備各種相關(guān)的文件資料。

（二）秘書應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會議的時間、地點預(yù)先告知總裁辦（綜合管

理部）進行安排，了解并落實會議場地的水、電、桌、椅、擴音、投影設(shè)備、演

示板、紙筆等布置情況，以及是否需備水果、鮮花、提示牌和攝影、會議記錄等。

（三）秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會議的主題、人數(shù)、級別及是否用餐、住

宿等情況，并預(yù)先通知總裁辦（綜合管理部）及與會者。若需安排用餐，需預(yù)先

了解用餐標(biāo)準(zhǔn)并預(yù)訂餐桌，排定菜單；需安排住宿的，須預(yù)先了解住宿標(biāo)準(zhǔn)并預(yù)

定酒店。

（四）對領(lǐng)導(dǎo)召集的會議，秘書應(yīng)做好會議記錄，并請與會人員會簽或請領(lǐng)

導(dǎo)審簽，需要發(fā)文的，按有關(guān)規(guī)定辦理。

（五）對領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)邀參加的各類會議，秘書應(yīng)及時提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時參加，并準(zhǔn)備

好相關(guān)資料。

第九條代行事務(wù)

（一）秘書可受領(lǐng)導(dǎo)委托，代表領(lǐng)導(dǎo)對員工或相關(guān)業(yè)務(wù)單位人員的婚、產(chǎn)、

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和總規(guī)字（2008）第005號專職秘書管理工作辦法

病、困等進行賀、探、慰、助；出席婚、喪儀式，前往祝賀或吊唁。

（二）秘書應(yīng)及時了解和掌握員工的婚宴、生育、生病住院、生活困難等基

本情況，并請示領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，辦理員工結(jié)婚賀禮或產(chǎn)后、病中探慰及生

活困難的援助等事宜。

（三）秘書負責(zé)如實傳達領(lǐng)導(dǎo)的指令或意見，做到準(zhǔn)確和快速。事后視情況，

將對方的答復(fù)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

（四）秘書應(yīng)及時傳遞領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件、書信與物品。

（五）秘書可受領(lǐng)導(dǎo)之命，對有關(guān)事項進行調(diào)查，并將調(diào)查情況匯總后向領(lǐng)

導(dǎo)匯報。

（六）秘書負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出差時的交通、食宿安排。

第十條聯(lián)絡(luò)事務(wù)

（一）秘書應(yīng)掌握領(lǐng)導(dǎo)與外界、家庭、公司內(nèi)部的通訊地址和聯(lián)絡(luò)方式，確

保信息渠道的暢通。

（二）秘書應(yīng)掌握領(lǐng)導(dǎo)的行蹤，確定與領(lǐng)導(dǎo)保持聯(lián)系的方式，并能根據(jù)事態(tài)

的輕重緩急采取合適的方式進行聯(lián)絡(luò)。

第十一條工作紀(jì)律

（-）秘書在日常工作管理中，應(yīng)自覺遵守公司的規(guī)章制度，嚴守工作紀(jì)律，

做到：不該問的不問，不該說的不說。

（二）秘書對有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的機密文件、資料應(yīng)及時做好保密防范工作，嚴防泄

密。擬寫文稿應(yīng)確定密級；打字、復(fù)印不得委托他人代理；攜帶外出的文件、資

料應(yīng)包裝密封。

第十二條附則

（一）本辦法適用于集團總部，控股子公司遵照執(zhí)行，參股子公司參照執(zhí)行。

（二）本辦法由集團總裁辦負責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實施。

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和總規(guī)字(2008)第006號****集團印章管理制度

****集團印章管理制度

第一章總則

為加強公司印章管理，規(guī)范公司印章的刻制、發(fā)放、保管、使用，以及停用

和作廢，特制定本制度。

第二章印章的管理機構(gòu)

第一條集團財務(wù)章、財務(wù)人名章(即財務(wù)用法定代表人個人名章)由集團

財務(wù)管理中心專人負責(zé)保管；其它印章由集團總裁辦檔案室負責(zé)保管；

第二條子公司財務(wù)章、財務(wù)人名章由公司財務(wù)管理部專人負責(zé)保管；其它

印章由公司綜合部檔案室負責(zé)保管；

第三條經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)后，部門章可以由相應(yīng)部門專人保管。

第三章印章的種類

第四條公司章：公章、合同章、法定代表人個人名章、財務(wù)章、財務(wù)人名

章等。

第五條部門章：工程部章、人力資源部章等。

第四章印章的申請、刻制與廢止

第六條申請必要的業(yè)務(wù)用章：運營管理中心、人力資源中心用章可以書

面形式向總裁辦檔案室提交“刻制印章申請表”。申請表必須由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

其他印章申請應(yīng)嚴格控制。

第七條刻制公司印章的刻制由總裁辦檔案室統(tǒng)一負責(zé)。刻制標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合

國家相關(guān)規(guī)定。

第八條散失、損毀、被盜公司印章在遇到散失、損毀、被盜的情況時，

責(zé)任人應(yīng)迅速向總裁辦檔案室遞交說明原因的報告書，報告書須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和總

裁辦、中心一級的領(lǐng)導(dǎo)的確認。檔案室根據(jù)情況依本制度辦理改制。

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和總規(guī)字（2008）第006號****集團印章管理制度

第九條廢止由于機構(gòu)變更或其他原因廢止的印章，由使用部門及時將印

章交檔案室處理。除特別需要，由檔案室將廢止印章保存三年，然后在征得原使

用者的意見后再行處理。

第五章印章的管理

第十條申請刻制好的印章應(yīng)在檔案室進行登記。建立集團（公司）印鑒檔

案，并將此檔案永久保存。

第十一條集團（公司）印章由總裁辦（綜合辦）檔案室歸口管理。其主要

職責(zé)包括：根據(jù)需要，確定印章的種類、范