房地產(chǎn)公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

房地產(chǎn)公司會(huì)計(jì)檔案管理制度第一章總則第一條制定目的和內(nèi)容：為了加強(qiáng)檔案管理,統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度,根據(jù)中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法和中華人民共和國(guó)檔案法的規(guī)定,結(jié)合本公司實(shí)際及內(nèi)部管理需要,制定本制度;第二條本制度適用的范圍,為會(huì)計(jì)管理中心、會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén);第三條本制度由行政管理中心行使監(jiān)察權(quán)力;第二章會(huì)計(jì)檔案管理要求第一條會(huì)計(jì)檔案的組成一、會(huì)計(jì)檔案由以下四部分組成：一會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證；二會(huì)計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬和其它輔助賬簿；三會(huì)計(jì)報(bào)表：包括年度決算表、月報(bào)表和半年報(bào)表以及報(bào)表附表、附注和會(huì)計(jì)情況說(shuō)明書(shū)；四會(huì)計(jì)預(yù)算執(zhí)行表、成本控制表、銷售明細(xì)表；五會(huì)計(jì)事務(wù)所出具的審計(jì)報(bào)告、對(duì)銀行會(huì)計(jì)報(bào)表、對(duì)稅務(wù)報(bào)表及稅務(wù)資料；六其它會(huì)計(jì)資料：銀行對(duì)賬單、發(fā)票或收據(jù)存根聯(lián)、各種經(jīng)濟(jì)合同、電腦備份及軟件操作資料、相關(guān)學(xué)習(xí)會(huì)議資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè);第二條會(huì)計(jì)檔案的管理公司會(huì)計(jì)管理中心為負(fù)責(zé)本公司的會(huì)計(jì)檔案工作,會(huì)計(jì)管理中心應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)資料收集、整理、裝訂和管理,并設(shè)置專門(mén)的會(huì)計(jì)檔案室,指定專人保管;1、會(huì)計(jì)檔案專員要求：有會(huì)計(jì)證、檔案員證；2、會(huì)計(jì)檔案專員的工資：行政40%,會(huì)計(jì)60%；3、會(huì)計(jì)檔案的管理主管：會(huì)計(jì)中心總監(jiān);4、會(huì)計(jì)檔案室的要求：會(huì)計(jì)檔案室專用并一級(jí)保護(hù);第三條會(huì)計(jì)檔案的整理會(huì)計(jì)檔案由形成檔案的各部門(mén)和人員按照歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè),對(duì)同一年度的會(huì)計(jì)檔案先按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料四大類別進(jìn)行歸類,對(duì)每一類中的會(huì)計(jì)檔案再根據(jù)不同保管年限和檔案形成時(shí)間順序分別進(jìn)行整理、立卷、裝訂成冊(cè);一、會(huì)計(jì)憑證的整理一每月中旬之前應(yīng)將上月的各種會(huì)計(jì)憑證分類按編號(hào)順序分本進(jìn)行裝訂成冊(cè),每本厚度不超過(guò)2CM;二每本憑證要求折疊整齊,憑證編號(hào)連續(xù),附件齊全,并統(tǒng)一將左上角訂成三角形,每本憑證訂牢不松;三每本憑證應(yīng)加制封面、封底,憑證封面和每?jī)?cè)憑證背脊對(duì)各欄內(nèi)容必須填寫(xiě)齊全,蓋章清晰,結(jié)繩并加貼封紙,并蓋妥裝訂人員騎縫名單;四裝訂好的憑證應(yīng)套上憑證盒,并填寫(xiě)好憑證盒上各欄內(nèi)容;二、會(huì)計(jì)賬簿的整理一在會(huì)計(jì)年度終了后的次年2個(gè)月內(nèi),應(yīng)對(duì)各種賬冊(cè)進(jìn)行整理、裝訂;整理賬簿時(shí)應(yīng)檢查所有賬頁(yè)是否已并入相應(yīng)賬戶內(nèi),各種賬頁(yè)是否按科目的編號(hào)順序和日期先后排列整齊,賬面有否顛倒、夾錯(cuò)、漏頁(yè),賬頁(yè)與賬頁(yè)之間的余額是否銜接,每張賬頁(yè)是否填有科目代號(hào)和科目名稱,更改對(duì)是否劃紅線蓋名章,空頁(yè)、空格是否按規(guī)定寫(xiě)明“空頁(yè)”字樣,年終封賬是否劃上紅線,年末余額是否按規(guī)定結(jié)轉(zhuǎn)下年并在摘要欄注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年度”字樣,賬頁(yè)流水編號(hào)是否連續(xù)不斷;二賬簿裝訂要求訂牢不松,折疊整齊,不缺不漏,賬頁(yè)多的科目應(yīng)單獨(dú)分冊(cè)裝訂,賬頁(yè)少的科目可與其他科目賬頁(yè)合并裝訂,多科目賬頁(yè)合并裝訂時(shí),同一科目的賬頁(yè)應(yīng)集中在一本賬冊(cè)內(nèi),不能將其分散裝訂在多本賬冊(cè)中;三電腦賬應(yīng)在每個(gè)會(huì)計(jì)年度終了2個(gè)月后分類打印裝訂成冊(cè),并加蓋名章;三、會(huì)計(jì)報(bào)表的整理、裝訂一在辦完年終決算的第二個(gè)月應(yīng)對(duì)各種報(bào)表進(jìn)行整理、裝訂,檢查報(bào)表是否齊全,張數(shù)有否短缺,名章是否蓋全;二各種月度報(bào)表應(yīng)按月裝訂成冊(cè),年度決算報(bào)表應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè);三分冊(cè)制作報(bào)表目錄,加制封面封底,封面上填明單位名稱,會(huì)計(jì)年度,所屬月份,報(bào)表名稱,封底結(jié)繩對(duì)要加貼封紙,蓋妥裝訂人員的騎縫名章;四、其他會(huì)計(jì)資料的整理平時(shí)應(yīng)做好其他會(huì)計(jì)資料的收集、積累和保管工作,根據(jù)其他會(huì)計(jì)資料的不同類型,分別按照上述會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的裝訂要求進(jìn)行整理、裝訂,并及時(shí)歸檔;第四條會(huì)計(jì)檔案的移交與保管公司的當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由會(huì)計(jì)管理中心會(huì)計(jì)人員保管一年,期滿之后,各種會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)管理中心編造清冊(cè)在期滿之后一個(gè)月內(nèi)移交給公司會(huì)計(jì)檔案室,不得自行封包保存;會(huì)計(jì)管理中心將會(huì)計(jì)檔案移交給檔案室時(shí),應(yīng)造具一式兩份移交清冊(cè),連同實(shí)物交檔案室;檔案室應(yīng)根據(jù)移交清冊(cè)逐件驗(yàn)收,對(duì)不符合規(guī)定的應(yīng)退還會(huì)計(jì)核算部重新整理裝訂;驗(yàn)收后將移交清冊(cè)一份留存,一份蓋章驗(yàn)收后退還移交部門(mén)保存;采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的公司,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,條件具備的還應(yīng)采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案;會(huì)計(jì)檔案管理員對(duì)已存檔的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)根據(jù)檔案管理的要求和檔案密集檔案密集見(jiàn)附件進(jìn)行分類、編號(hào)、登記和存放,做到妥善保管、存放有序、查找方便,保證會(huì)計(jì)檔案的完整無(wú)缺,并嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度;第五條會(huì)計(jì)檔案保存要求：一、防止檔案的損壞,延長(zhǎng)檔案使用壽命,維護(hù)檔案安全;二、做好檔案的防火、防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作;第六條會(huì)計(jì)檔案的保管年限會(huì)計(jì)檔案的保管年限會(huì)計(jì)檔案名稱保管期限年備注一、會(huì)計(jì)憑證類原始憑證其中：涉及權(quán)證的會(huì)計(jì)憑證記賬憑證匯總憑證工資表及簽收條二、會(huì)計(jì)賬簿類總分類賬明細(xì)分類賬現(xiàn)金日記賬銀行日記賬固定資產(chǎn)卡片輔助賬簿三、會(huì)計(jì)報(bào)表類年度會(huì)計(jì)決算報(bào)表月、季度報(bào)表年度新舊科目對(duì)照表成本控制表銷售明細(xì)表預(yù)算執(zhí)行表四、其他會(huì)計(jì)資料內(nèi)部審計(jì)報(bào)告外部審計(jì)報(bào)告稅務(wù)資料銀行對(duì)賬單及余款調(diào)節(jié)表各種經(jīng)濟(jì)合同發(fā)票及收據(jù)存根聯(lián)會(huì)計(jì)檔案移交清單會(huì)計(jì)檔案保管、銷毀清冊(cè)第七條會(huì)計(jì)檔案的查閱由于工作需要調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案,須遵守下列規(guī)定：一、公司內(nèi)部人員需調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案,必須填寫(xiě)“會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)單”,先由本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后,再由會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽章同意后,方可調(diào)閱；其中,機(jī)密級(jí)以上檔案經(jīng)會(huì)計(jì)總監(jiān)或總經(jīng)理簽字同意后,方可調(diào)閱;申請(qǐng)單一式兩聯(lián),一聯(lián)查閱結(jié)束歸回檔案后退還查檔人；一聯(lián)由檔案管理員編號(hào)后留存裝訂;二、審計(jì)、財(cái)稅部門(mén)因?qū)徲?jì)和查賬事項(xiàng)需調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)出具審計(jì)或查賬公文,并由公司接待部門(mén)填寫(xiě)“會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)單”,申請(qǐng)單經(jīng)公司會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽章同意后,方可查閱；其中,機(jī)密級(jí)以上檔案的調(diào)閱,須經(jīng)會(huì)計(jì)總監(jiān)批準(zhǔn);三、公安、檢察、法院、工商等部門(mén)因?qū)硐嚓P(guān)案件需調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)出具正式公文或介紹信,經(jīng)公司法務(wù)部門(mén)審核認(rèn)可后填寫(xiě)“會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)單”,經(jīng)會(huì)計(jì)檔案管理負(fù)責(zé)人簽章同意后,方可查閱;查閱取證時(shí)可以抄錄、照相或復(fù)印,但不得將檔案帶走;四、外單位人員調(diào)閱檔案,需由會(huì)計(jì)部門(mén)人員陪同,查閱完畢,應(yīng)立即歸還檔案室;向外單位提供利用時(shí),須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)及會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn),會(huì)計(jì)檔案原則上不得借出;五、查閱檔案時(shí),嚴(yán)禁拆散原卷并不得把檔案原件抽走、涂改、勾劃或損壞,查閱后,應(yīng)由查閱人在檔案封底備查欄內(nèi)注明日期和原因;六、檔案管理員對(duì)查閱完畢歸還的檔案應(yīng)檢察其完整性;七、會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)應(yīng)建立“查閱檔案登記薄”,對(duì)內(nèi)部和外部的查閱情況做好記錄,以備查用;第八條會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀一、會(huì)計(jì)檔案的鑒定;每年年初應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案主管部門(mén)和公司稽核部門(mén)對(duì)上年度會(huì)計(jì)檔案共同進(jìn)行一次綜合鑒定;對(duì)債權(quán)債務(wù)未結(jié)清的檔案應(yīng)抽出重新裝訂,直到債權(quán)債務(wù)了結(jié)后再作銷毀;如果保管期限不一致但裝訂在一起的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在上述兩部門(mén)的見(jiàn)證下將要銷毀的憑證抽出后重新裝訂;二、會(huì)計(jì)檔案的銷毀;經(jīng)鑒定后需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案管理員提交銷毀申請(qǐng)報(bào)告,并造具“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”,經(jīng)會(huì)計(jì)檔案主管部門(mén)和稽核部門(mén)審核后按法定程序銷毀;三、撤消、合并時(shí),會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案本并移交指定的單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù);四、會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí),會(huì)計(jì)檔案主管部門(mén)和稽核部門(mén)應(yīng)派專人到現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督整個(gè)銷毀過(guò)程;第三章會(huì)計(jì)電算化要求內(nèi)容會(huì)計(jì)檔案包括書(shū)面檔案和磁盤(pán)檔案,內(nèi)容是所有的會(huì)計(jì)文件和會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等書(shū)面形式的會(huì)計(jì)核算資料;第一條書(shū)面會(huì)計(jì)檔案管理一、會(huì)計(jì)檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表,必須有會(huì)計(jì)主管的簽章才能存檔保管;二、打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等書(shū)面形式的會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定的保管期限和管理辦法管理;三、機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí),必須補(bǔ)充打印,操作人員在打印輸出的賬頁(yè)上簽字蓋章,會(huì)計(jì)主管簽字蓋章認(rèn)可;四、任何人不得偽造、非法涂改變更、故意毀壞憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等書(shū)面檔案;第二條會(huì)計(jì)電算化具體要求一、現(xiàn)金記賬憑證及日記賬的輸出及保管;現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清;現(xiàn)金記賬憑證一律由專職會(huì)計(jì)人員手工做記賬憑證,審核無(wú)誤后當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記賬頁(yè),審核后交現(xiàn)金出納人員核對(duì)現(xiàn)金庫(kù)存,相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在賬頁(yè)上蓋章,按月編頁(yè)碼裝訂成冊(cè)加蓋封印,年終將各月現(xiàn)金日記賬順序裝訂成冊(cè),加蓋封印妥為保管;二、銀行記賬憑證、賬冊(cè)的輸出與保管;銀行記賬憑證分機(jī)制憑證和手編記賬憑證兩種;有關(guān)會(huì)計(jì)人員必須及時(shí)把經(jīng)審核無(wú)誤的原始憑證或手編憑證,當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印銀行日記賬,以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清;銀行賬頁(yè)經(jīng)出納審核無(wú)誤后,出納和主管會(huì)計(jì)簽字蓋章,按日裝訂成冊(cè),年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊(cè),并加蓋封印,妥為保管;現(xiàn)金、銀行記賬憑證可采取匯總的方式,裝訂成冊(cè),妥為保管;三、轉(zhuǎn)賬憑證的輸入、輸出與保管轉(zhuǎn)賬憑證包括手編憑證和機(jī)制憑證兩種,有關(guān)會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將審核無(wú)誤的原始憑證或手工編制的記賬憑證,輸入計(jì)算機(jī);機(jī)制憑證在輸入計(jì)算機(jī)后要打印輸出,并與手編憑證同樣裝訂成冊(cè),妥為保管;四、科目匯總表、賬簿打印時(shí)間;一現(xiàn)金、銀行日記賬每月打印一次;二銀行余額調(diào)整表每月打印一次;三總分類賬和各種明細(xì)分類賬每年打印一次;四現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬記賬憑證的科目匯總表每月打印一次,并同該本記賬憑證一起裝訂;五會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表,按要求和時(shí)間打印輸出,經(jīng)有關(guān)財(cái)會(huì)人員審核無(wú)誤后簽字生效;五、其他由機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí),必須補(bǔ)充打印,并要求操作人員在打印輸出的賬頁(yè)上簽字蓋章,會(huì)計(jì)主管簽字蓋章認(rèn)可;第三條電算化數(shù)據(jù)備份管理一、必須經(jīng)常進(jìn)行會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)的備份工作,避免意外和人為的錯(cuò)誤造成數(shù)據(jù)丟失；發(fā)生會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失時(shí),必須及時(shí)用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù);二、日常工作中,必須準(zhǔn)備三套備份設(shè)備服務(wù)器備份、單機(jī)硬盤(pán)備份、光盤(pán)刻錄機(jī)或磁帶機(jī)備份循環(huán)使用,隔日進(jìn)行備份,避免意外和人為錯(cuò)誤造成對(duì)工作的干擾;三、需要做備份的文件包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件;四、機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報(bào)表等需要備份的數(shù)據(jù)視同會(huì)計(jì)資料按月做兩套外設(shè)磁盤(pán)軟盤(pán)、光盤(pán)或磁帶備份,交會(huì)計(jì)檔案保管員分別放置在不同的地方指兩幢不同建筑物妥為保管;五、備份軟盤(pán)必須貼上寫(xiě)保護(hù)標(biāo)簽,裝入盤(pán)套,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所;六、隨計(jì)算機(jī)配置而來(lái)的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件和購(gòu)買的商品化會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件,以及上述軟件的備份磁盤(pán),必須作為會(huì)計(jì)檔案保管;七、對(duì)各類備份磁盤(pán),必須定期檢查,發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤要及時(shí)向會(huì)計(jì)主管報(bào)告,并復(fù)制復(fù)件；對(duì)備份磁盤(pán)的操作可能危及該備份磁盤(pán)的完整性,必須制作該備份磁盤(pán)的復(fù)制件,使用復(fù)制件進(jìn)行操作;八、必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保密工作,任何人不得偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊(cè)、備份磁盤(pán)等;第四章罰則第一條應(yīng)歸檔而未歸檔或歸檔不及時(shí),未造成損失的,對(duì)責(zé)任人罰款50元/次,造成損失的由責(zé)任人全額賠償;第二條歸檔未按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù),對(duì)責(zé)任人罰款50-216元/次;第三條檔案未按規(guī)定程序、要求整理、立卷的,對(duì)責(zé)任人罰款50-216元/次;第四條檔案未按規(guī)定保管的,對(duì)責(zé)任人罰款116-416元/次;第五條未按規(guī)定審批或借閱的,對(duì)責(zé)任人罰款50-116元/次;第六條未