樣品收發(fā)、保管及管理制度

樣品收發(fā)、保管及管理制度1.前言樣品是企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量的緊要構(gòu)成部分，對于確保產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性以及滿足客戶需求具有緊要意義。為了規(guī)范樣品收發(fā)、保管及管理流程，提高樣品管理效率和準(zhǔn)確性，特訂立本制度。本制度適用于全部工作人員，包含研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、市場部門等。2.定義和縮寫樣品：指用于呈現(xiàn)產(chǎn)品特性或用于試驗、測試、檢驗等目的的物品。發(fā)樣：指將樣品從企業(yè)發(fā)給外部單位或個人。收樣：指從外部單位或個人收到樣品并交由內(nèi)部部門負(fù)責(zé)保管。樣品管理員：指負(fù)責(zé)樣品管理和保管的特地人員。3.樣品發(fā)放流程3.1樣品需求申請內(nèi)部部門需要進行樣品發(fā)放時，應(yīng)填寫《樣品發(fā)放申請表》，包含樣品編號、名稱、數(shù)量、用途、發(fā)放日期等信息。樣品發(fā)放申請需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核并簽字確認(rèn)，以確保申請合理性和真實性。3.2樣品發(fā)放審批樣品發(fā)放申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給樣品管理員，由樣品管理員進行審批。樣品管理員在收到樣品發(fā)放申請表后，審查申請信息并核實申請部門需求，確認(rèn)無誤后簽字并記錄樣品發(fā)放時間。3.3樣品發(fā)放記錄樣品管理員在樣品管理系統(tǒng)中記錄樣品發(fā)放信息，包含樣品編號、名稱、規(guī)格、發(fā)放數(shù)量、用途、發(fā)放日期、申請單位等內(nèi)容。同時，樣品管理員向申請單位確認(rèn)樣品發(fā)放信息，并告知申請單位應(yīng)妥當(dāng)保管樣品，如有損壞或丟失應(yīng)及時報告。3.4樣品發(fā)放交接樣品管理員將發(fā)放的樣品交接給申請單位，并在《樣品發(fā)放交接單》上填寫樣品名稱、數(shù)量、申請單位名稱、接收單位名稱等信息，并由申請單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.樣品收回流程4.1樣品收回申請申請單位在使用完畢或不需要樣品時，應(yīng)填寫《樣品收回申請表》，提出樣品收回的申請。樣品收回申請需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核并簽字確認(rèn)，以確保申請合理性和真實性。4.2樣品收回審批樣品收回申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給樣品管理員，由樣品管理員進行審批。樣品管理員在收到樣品收回申請表后，審查申請信息并核實申請部門需求，確認(rèn)無誤后簽字并記錄樣品收回時間。4.3樣品收回記錄樣品管理員在樣品管理系統(tǒng)中記錄樣品收回信息，包含樣品編號、名稱、規(guī)格、收回數(shù)量、收回日期、申請單位等內(nèi)容。同時，樣品管理員向申請單位確認(rèn)樣品收回信息，并告知申請單位應(yīng)妥當(dāng)交還樣品，并進行后續(xù)處理。4.4樣品收回交接申請單位將要收回的樣品交接給樣品管理員，并在《樣品收回交接單》上填寫樣品名稱、數(shù)量、申請單位名稱等信息，并由樣品管理員簽字確認(rèn)。5.樣品保管5.1樣品存放樣品管理員負(fù)責(zé)將收到的樣品依照規(guī)定進行分類、編號并妥當(dāng)存放。樣品應(yīng)儲存在特地的樣品倉庫或指定的存放場合，保持整齊、干凈、安全。5.2樣品定期檢查和保養(yǎng)樣品管理員要定期檢查全部存放的樣品，確保樣品的完整性和可用性。對于易變質(zhì)、易損壞的樣品，樣品管理員要訂立相應(yīng)的保養(yǎng)措施，并定期對其進行保養(yǎng)。5.3樣品出庫管理樣品管理員應(yīng)訂立嚴(yán)格的出庫管理制度，確保出庫樣品的合理性和準(zhǔn)確性。出庫樣品需填寫《樣品出庫申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核并簽字確認(rèn)后方可進行出庫操作。6.處理損壞或丟失樣品6.1損壞樣品處理如發(fā)現(xiàn)樣品損壞或遺失，申請單位應(yīng)立刻報告樣品管理員，并填寫《損壞樣品報告表》。樣品管理員要及時記錄損壞或丟失的樣品信息，并進行調(diào)查處理。6.2處理措施依據(jù)損壞或丟失的樣品情況，樣品管理員要與申請單位協(xié)商并訂立相應(yīng)的處理措施，如重新采購、修復(fù)或彌補等。7.相關(guān)責(zé)任樣品管理員負(fù)責(zé)執(zhí)行本制度，并對樣品的收發(fā)、保管過程負(fù)責(zé)。部門負(fù)責(zé)人要確保本部門樣品收發(fā)、保管工作的順利進行，并對本部門樣品的使用和歸還進行監(jiān)督。申請單位負(fù)責(zé)妥當(dāng)保管樣品，對于損壞或遺失的樣品負(fù)有相應(yīng)的責(zé)任。8.附則對于特殊性的樣品收發(fā)、保管及管理情況，可依據(jù)實際情況訂立相應(yīng)的流程和規(guī)定，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。對于本制度所未涉及的問題，可參照相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)其他相關(guān)制度進行處理。以上為《樣品收發(fā)、保管及管理制度》，請各部門嚴(yán)格依照本制度執(zhí)行，確保樣品