采購(gòu)部規(guī)章制度及工作流程

采購(gòu)部規(guī)章制度及工作流程一、制定目的及范圍為確保采購(gòu)工作高效、規(guī)范、有序進(jìn)行，制定本規(guī)章制度，旨在明確采購(gòu)流程，提升采購(gòu)管理水平，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。適用范圍包括所有部門(mén)的項(xiàng)目采購(gòu)、日常采購(gòu)、緊急采購(gòu)等。二、采購(gòu)原則采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵循以下原則：1.公正性：所有采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)在公平、公正的環(huán)境下進(jìn)行，確保供應(yīng)商選擇透明。2.經(jīng)濟(jì)性：在保障質(zhì)量的基礎(chǔ)上，優(yōu)先選擇價(jià)格合理的供應(yīng)商，做到節(jié)省采購(gòu)成本。3.合法性：所有采購(gòu)行為必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定。4.質(zhì)量?jī)?yōu)先：優(yōu)先選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)流程庫(kù)存查詢：申購(gòu)人需先檢查現(xiàn)有庫(kù)存，確認(rèn)所需物資缺乏。填寫(xiě)申購(gòu)單：申購(gòu)人依據(jù)實(shí)際需求填寫(xiě)“申購(gòu)單”，詳細(xì)列明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途。部門(mén)審批：申購(gòu)單需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核并簽字確認(rèn)，確保采購(gòu)的必要性和合理性。2.詢價(jià)與選擇供應(yīng)商詢價(jià)方式：采購(gòu)人需向至少三家符合資質(zhì)的供應(yīng)商詢價(jià)，確保選擇的供應(yīng)商能夠提供合適的產(chǎn)品和服務(wù)。報(bào)價(jià)記錄：將所有報(bào)價(jià)記錄在“詢價(jià)記錄表”中，便于后續(xù)比較與分析。核價(jià)：采購(gòu)人需對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行核價(jià)，參考?xì)v史價(jià)格和市場(chǎng)行情，確定合理價(jià)格區(qū)間。3.審批流程填寫(xiě)流轉(zhuǎn)單：在詢價(jià)及核價(jià)后，采購(gòu)人需填寫(xiě)“流轉(zhuǎn)單”，并附上申購(gòu)單及詢價(jià)記錄。逐級(jí)審批：流轉(zhuǎn)單需經(jīng)過(guò)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)審核及公司高層的逐級(jí)審批，確保采購(gòu)的合規(guī)性與必要性。審批反饋：如審批未通過(guò)，需及時(shí)反饋原因并進(jìn)行修改，重新提交審批。4.采購(gòu)實(shí)施下單采購(gòu)：審批通過(guò)后，采購(gòu)人應(yīng)及時(shí)與選定的供應(yīng)商聯(lián)系，確認(rèn)訂單并下單。跟蹤訂單：采購(gòu)人需定期跟蹤訂單進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)交貨。5.驗(yàn)收與入庫(kù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：物資到貨后，相關(guān)人員應(yīng)依據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保貨物數(shù)量、質(zhì)量符合要求。入庫(kù)處理：驗(yàn)收合格后，及時(shí)將物資入庫(kù)，并更新庫(kù)存記錄。未通過(guò)驗(yàn)收的物資應(yīng)及時(shí)退貨或處理。6.報(bào)銷與結(jié)算報(bào)銷流程：采購(gòu)人需在物資到貨后一個(gè)月內(nèi)完成報(bào)銷，提交相關(guān)憑證，包括采購(gòu)單、發(fā)票等。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保流程合規(guī)。四、特殊采購(gòu)流程1.集中采購(gòu)各部門(mén)每月25日前需提交集中采購(gòu)需求，由采購(gòu)部統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)，確保采購(gòu)數(shù)量和價(jià)格優(yōu)勢(shì)。2.緊急采購(gòu)在特殊情況下需要立即采購(gòu)，采購(gòu)人應(yīng)向應(yīng)急小組申請(qǐng)，簡(jiǎn)化流程，確保及時(shí)采購(gòu)，避免生產(chǎn)或運(yùn)營(yíng)受到影響。3.年度采購(gòu)針對(duì)定期需求的物資，采購(gòu)人需提前編制年度采購(gòu)計(jì)劃，并向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)備，確保預(yù)算合理。五、采購(gòu)記錄及檔案管理1.檔案保存所有采購(gòu)相關(guān)文件應(yīng)按類別、時(shí)間進(jìn)行分類存檔，包括申購(gòu)單、詢價(jià)記錄、流轉(zhuǎn)單、驗(yàn)收單及發(fā)票等。采購(gòu)記錄需保存至少三年，方便日后查閱和審計(jì)。2.績(jī)效評(píng)估采購(gòu)部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，記錄供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨時(shí)間及服務(wù)態(tài)度，為后續(xù)采購(gòu)提供數(shù)據(jù)支持。六、采購(gòu)紀(jì)律1.采購(gòu)人員職責(zé)采購(gòu)人員需建立并維護(hù)供應(yīng)商檔案，定期進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，確保采購(gòu)物資符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)人員不得與供應(yīng)商進(jìn)行不當(dāng)交易，如接受賄賂、回扣等，一經(jīng)查實(shí)，嚴(yán)肅處理。2.信息保密采購(gòu)過(guò)程中涉及的商業(yè)機(jī)密、價(jià)格信息等需嚴(yán)格保密，非相關(guān)人員不得泄露。七、反饋與改進(jìn)機(jī)制1.流程反饋各部門(mén)可針對(duì)采購(gòu)流程提出反饋和建議，采購(gòu)部定期收集意見(jiàn)，進(jìn)行流程優(yōu)化。設(shè)立投訴渠道，確保采購(gòu)環(huán)節(jié)的問(wèn)題能夠及時(shí)被發(fā)現(xiàn)和解決。2.定期評(píng)審每年組織一次采購(gòu)流程評(píng)審，分析流程執(zhí)行情況，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題