檔案室管理制度及職責(zé)

檔案室管理制度及職責(zé)一、檔案室管理制度檔案室作為單位信息管理的重要部門，承擔(dān)著檔案的收集、整理、保管和利用等多項職責(zé)。為了確保檔案管理工作的高效運(yùn)作，特制定以下管理制度。1.檔案收集與整理檔案室應(yīng)定期收集各部門產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。所有檔案資料在收集后需進(jìn)行分類整理，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號和歸檔，確保查找的便捷性。2.檔案保管檔案室應(yīng)提供適宜的存放環(huán)境，確保檔案不受潮、不受損。檔案的存放應(yīng)遵循“先來先存”的原則，重要檔案應(yīng)設(shè)立專門的保管措施，定期檢查檔案的保存狀態(tài)，及時處理可能出現(xiàn)的問題。3.檔案利用與借閱檔案的利用應(yīng)遵循“公開、公平、公正”的原則。借閱檔案需填寫借閱申請表，說明借閱目的，檔案室應(yīng)對借閱情況進(jìn)行登記，確保檔案的安全和完整。4.檔案的銷毀與移交對于超過保管期限的檔案，檔案室應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，銷毀前需經(jīng)過審核，確保不留隱患。對于需要移交的檔案，檔案室應(yīng)做好移交記錄，確保檔案的完整性和可追溯性。5.檔案管理人員的職責(zé)檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識，定期參加培訓(xùn)，提升自身的業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員應(yīng)遵循職業(yè)道德，保守檔案秘密，確保檔案信息的安全。二、檔案室崗位職責(zé)1.檔案室主任職責(zé)檔案室主任負(fù)責(zé)檔案室的全面管理工作，制定檔案管理制度，組織實(shí)施檔案的收集、整理、保管和利用工作。主任需定期向上級匯報檔案管理工作情況，提出改進(jìn)建議。2.檔案管理員職責(zé)檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號和歸檔。管理員需定期檢查檔案的保存狀態(tài)，確保檔案的完整性和安全性。3.借閱員職責(zé)借閱員負(fù)責(zé)檔案的借閱管理工作，審核借閱申請，登記借閱情況，確保檔案的安全。借閱員需對借閱的檔案進(jìn)行跟蹤，及時催還逾期未還的檔案。4.信息技術(shù)人員職責(zé)信息技術(shù)人員負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)與更新，確保檔案信息的數(shù)字化管理。技術(shù)人員需定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案整理員職責(zé)檔案整理員負(fù)責(zé)檔案的整理與分類工作，確保檔案的系統(tǒng)性和可查找性。整理員需定期對檔案進(jìn)行清理，處理過期或無效的檔案資料。6.保密員職責(zé)保密員負(fù)責(zé)檔案的保密管理工作，確保涉及國家機(jī)密和個人隱私的檔案不被泄露。保密員需定期對檔案進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。三、檔案管理流程1.檔案收集流程各部門應(yīng)定期將產(chǎn)生的檔案資料提交至檔案室，檔案室應(yīng)對收集的檔案進(jìn)行登記，確保檔案的來源可追溯。2.檔案整理流程檔案室應(yīng)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對收集的檔案進(jìn)行整理，分類、編號后進(jìn)行歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案借閱流程借閱者需填寫借閱申請表，說明借閱目的，檔案室審核后方可借閱。借閱期間，借閱者需妥善保管檔案，按時歸還。4.檔案銷毀流程對于超過保管期限的檔案，檔案室應(yīng)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄，確保檔案