深圳建工集團(tuán)行政綜合事務(wù)管理制度

深圳建工集團(tuán)行政綜合事務(wù)管理制度第一章總則1.1為加強(qiáng)集團(tuán)公司黨委、董事會(huì)、行政等日常事務(wù)管理,理順內(nèi)部關(guān)系,使日常工作管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,提高辦事效率,特制定本制度;1.2本制度所指日常事務(wù)包括重要事項(xiàng)管理、會(huì)務(wù)管理、辦公用品管理、公文管理、印信管理、公文管理、計(jì)算機(jī)管理、車輛管理、報(bào)刊及郵發(fā)管理等;1.3集團(tuán)公司辦公室負(fù)責(zé)本制度的貫徹執(zhí)行;第二章重要事項(xiàng)管理2.1重要事項(xiàng)由集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)簽署意見或授意,由各歸口職能部室負(fù)責(zé)辦理;一般事項(xiàng)由辦公室負(fù)責(zé)人通知各職能部室辦理;第三章會(huì)務(wù)管理3.1集團(tuán)公司各類會(huì)議由舉辦部門組織,具體會(huì)務(wù)由辦公室承辦,3.2會(huì)議舉辦部門填寫會(huì)議申請(qǐng)單,逐項(xiàng)填寫會(huì)議名稱、時(shí)間、會(huì)期、餐飲、住宿、會(huì)場等需求,由辦公室統(tǒng)一安排；要求在其他賓館等會(huì)場舉行的會(huì)議,舉辦部門逐一填寫需安排內(nèi)容,由集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后交行政辦公室統(tǒng)一安排;3.3在會(huì)議安排中,如需要其他安排活動(dòng)的,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理或董事長同意,由辦公室經(jīng)辦;3.4會(huì)務(wù)費(fèi)報(bào)銷按集團(tuán)公司費(fèi)用開支報(bào)銷管理辦法執(zhí)行;3.5外單位來聯(lián)系工作,需介紹情況的,由各職能部室負(fù)責(zé)介紹情況及活動(dòng)安排,需安排膳宿的,由職能部室負(fù)責(zé)向集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示,并通知辦公室安排;第四章辦公用品、設(shè)備物資采購供應(yīng)管理4.1辦公用品為日常辦公用品指印刷品及紙、筆等低值易耗品和辦公設(shè)備指計(jì)算機(jī)及耗材、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、汽車等設(shè)備以及各類物資,辦公室為主管部室;4.2日常辦公用品領(lǐng)用、申購、審批和采購按集團(tuán)招標(biāo)招租采購等監(jiān)督管理辦法執(zhí)行;4.3辦公用品、設(shè)備的管理;1、辦公用品、設(shè)備入庫;到貨后,由采購人員與辦公用品管理人員一起清點(diǎn)數(shù)目和檢驗(yàn)質(zhì)量,將實(shí)物與采購清單核對(duì);驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)殘損、短缺等情況,辦公用品管理人員應(yīng)不予驗(yàn)收入庫,同時(shí)由采購人員盡快安排退貨或補(bǔ)貨;2、辦公設(shè)備如屬于固定資產(chǎn)的,填寫固定資產(chǎn)驗(yàn)收表,由辦公室統(tǒng)一編制設(shè)備編號(hào),送交財(cái)務(wù)部;3、辦公用品管理人員要建立辦公用品、設(shè)備臺(tái)帳,負(fù)責(zé)辦公用品、設(shè)備的入帳、管理、領(lǐng)用等工作;4、辦公室根據(jù)各類設(shè)備的特性和使用情況,制定年度設(shè)備維護(hù)和保養(yǎng)計(jì)劃;4.4辦公設(shè)備轉(zhuǎn)移、報(bào)廢報(bào)損;4.4.1對(duì)于閑置設(shè)備,由辦公室提出申請(qǐng),經(jīng)總經(jīng)理同意、董事長審批,通過拍賣等方式進(jìn)行處理,并受相關(guān)部門監(jiān)督;4.4.2對(duì)于擬報(bào)廢的設(shè)備,由設(shè)備使用部門提出申請(qǐng)庫存報(bào)廢設(shè)備由辦公室提出申請(qǐng),由辦公室、財(cái)務(wù)部審核,總經(jīng)理同意,董事長審批,通過拍賣等方式處置,并受相關(guān)部門監(jiān)督;第五章公文管理5.1集團(tuán)公司文件,是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神,請(qǐng)示或答復(fù)問題,指導(dǎo)或商洽工作的重要載體;5.2以集團(tuán)公司名義制作的文件,實(shí)行辦公室統(tǒng)一管理;在相關(guān)業(yè)務(wù)部門及時(shí)擬稿的基礎(chǔ)上,辦公室進(jìn)行編號(hào)管理、文種和文字把關(guān),努力提高辦文質(zhì)量和辦文效率,做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全;5.3集團(tuán)公司公文種類主要有：一請(qǐng)示;請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)給予明確書面答復(fù)公文,用“請(qǐng)示”,并在附注處注明聯(lián)系人姓名和聯(lián)系電話;二報(bào)告;向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,不需上級(jí)明確答復(fù)的公文,用“報(bào)告”;在報(bào)告中不得夾帶“請(qǐng)示”事項(xiàng),否則會(huì)延誤需請(qǐng)示事項(xiàng);三通知;傳達(dá)上級(jí)的指示、要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)、批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文,或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文,用“通知”;四批復(fù);答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng),用“批復(fù)”;五指示;對(duì)下級(jí)單位布置工作,闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則,用“指示”;六決定、決議;對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排,用“決定”;經(jīng)過會(huì)議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用“決議”;七通報(bào);表揚(yáng)好人好事,批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng),用“通報(bào)”;八通告;在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件,用“通告”;九函;平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題,用“函”;十會(huì)議紀(jì)要;傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用“會(huì)議紀(jì)要”;5.4以集團(tuán)公司名義向上一級(jí)單位發(fā)文為上行文,一般運(yùn)用“請(qǐng)示”、“報(bào)告”；向下一級(jí)單位發(fā)文的為下行文,一般運(yùn)用“通知”、“批復(fù)”、“指示”；向同級(jí)發(fā)送的平行文,一般用“函”;集團(tuán)公司部門應(yīng)了解公文種類,并予正確運(yùn)用;5.5條文件分為保密文件和一般文件;保密文件按集團(tuán)保密管理制度辦理;5.6條集團(tuán)公司發(fā)文的程序?yàn)椋簲M稿、登記、審核、審簽、簽發(fā)、打印、校對(duì)、用印、分發(fā)等;5.7集團(tuán)公司發(fā)文,由辦公室統(tǒng)一編號(hào);一以集團(tuán)公司名義對(duì)外發(fā)文,一律用集〔×××〕×號(hào)；二以工會(huì)名義發(fā)文的,用集工〔×××〕×號(hào)；三以集團(tuán)公司董事會(huì)發(fā)文的,用集董〔××××〕×號(hào)；四以集團(tuán)公司監(jiān)事會(huì)發(fā)文的,用集監(jiān)〔××××〕×號(hào)；五以集團(tuán)公司各部室發(fā)文的,用集加部室名稱的第一個(gè)字,如人力資源部發(fā)文：集人〔××××〕×號(hào);5.8集團(tuán)公司日常性工作范圍內(nèi)的文件函件,由各職能部室擬文、審核,辦公室對(duì)文種和文字進(jìn)行把關(guān)審核,分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重大事項(xiàng)上報(bào)需由分管領(lǐng)導(dǎo)審簽,總經(jīng)理或董事長簽發(fā),上報(bào)市委、市政府的分別由黨委書記、董事長簽發(fā);5.9文件簽發(fā)后,送辦公室統(tǒng)一編排,校對(duì)無誤方能打印、蓋章;5.10文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送;送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果;5.11屬于保密的文件,核稿人應(yīng)該注明密級(jí),并確定報(bào)送范圍;保密文件按規(guī)定,由專人印制、報(bào)送;5.12集團(tuán)公司所有發(fā)文,應(yīng)將文件原稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)件正本存檔;有領(lǐng)導(dǎo)指示的,還應(yīng)附批示件;5.13集團(tuán)公司收文的處理程序?yàn)椋汉炇铡⒌怯?、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等;5.14外來的文件由辦公室負(fù)責(zé)簽收,并分類登記;由辦公室負(fù)責(zé)人提出處理意見后,及時(shí)按處理意見進(jìn)行傳遞,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)傳遞;5.15各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)送來的文件要及時(shí)閱批,急件當(dāng)即批復(fù)；一般文件一個(gè)工作日內(nèi)批復(fù);5.16各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱、批文件應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真,閱完后要簽名并注明日期;需要簽署具體意見的,要明確、具體;5.17辦公室對(duì)領(lǐng)導(dǎo)有指示的文件,應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí);第六章印信使用管理6.1集團(tuán)公司印章,指集團(tuán)公司黨委黨支部章、行政公章,工會(huì)章、公司法人代表章、財(cái)務(wù)印章、各部室印章等;公司介紹信指集團(tuán)公司出具的行政介紹信;6.2以“嚴(yán)格管理,規(guī)范使用”為管理目標(biāo),維護(hù)印章、介紹信的嚴(yán)肅性和權(quán)威性,保證正常的工作秩序;6.3印章的保管和使用一集團(tuán)公司黨委印章、行政公章由辦公室指定專人保管用??；工會(huì)印章由工會(huì)指定專人保管用印；集團(tuán)公司法定代表人印章、財(cái)務(wù)印章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人和指定專人分別保管用??；各部室章由部室指定專人保管用印;印章保管人員名單報(bào)辦公室備案;二印章應(yīng)存放于有一定安全措施的櫥柜內(nèi),妥善保管,不得隨意放置;印章保管人員因故請(qǐng)假時(shí),由部室負(fù)責(zé)人指定臨時(shí)保管人,不得出現(xiàn)無人專管和監(jiān)督、或任人使用的現(xiàn)象;印章保管人員離開崗位時(shí),須辦理印章交接手續(xù),并報(bào)辦公室備案;三集團(tuán)公司各類印章一般不得外攜使用,特殊情況需外攜使用的,按用印規(guī)定辦理批準(zhǔn)手續(xù);任何人不得擅自攜帶公章外出辦事,隨意用印;四各類公章的新增、變更,由辦公室按規(guī)定統(tǒng)一制發(fā),其他部門不得自行刻制;各類印章的印模、用材等由辦公室登記立卷歸檔,長期保存;廢止的各類公章一律交辦公室封存,并辦理相關(guān)手續(xù)備案;五印章使用實(shí)行審批登記制度;1、集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件和函件,可直接用印；2、以集團(tuán)公司名義發(fā)送的各類正式文電,對(duì)外簽訂的各種合同、協(xié)議及其他承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任,具有法律效力的文本、材料,先由職能部室負(fù)責(zé)人審核簽具意見并填寫用章申請(qǐng)單,報(bào)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后用??；一般證明材料等由辦公室負(fù)責(zé)人審核后用印;3、報(bào)送各類業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)報(bào)表由其部室負(fù)責(zé)人審核同意后用印;4、印章保管人員必須嚴(yán)格按規(guī)定辦理,用印前應(yīng)檢查是否符合用印要求,對(duì)有疑問的材料,應(yīng)查清情況,消除疑問,方可用印;凡不符合用印規(guī)定的,印章保管人員有權(quán)拒絕用印;6.4介紹信的保管和使用一行政介紹信由辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管使用;二介紹信應(yīng)存放于有一定安全措施的櫥柜內(nèi),妥善保管,不得隨意放置;介紹信保管人因故請(qǐng)假時(shí),由辦公室負(fù)責(zé)人保管使用介紹信,不得出現(xiàn)無人專管、監(jiān)督或任人使用的現(xiàn)象;介紹信管理人員離開本崗位,須辦理交接手續(xù);交接的介紹信包括未使用的空白介紹信和已使用的介紹信存根;交接時(shí)作好記錄并作備案;三介紹信使用范圍限于集團(tuán)公司員工用于公務(wù)活動(dòng),嚴(yán)禁外單位人員使用本公司介紹信;一般情況下,不得開具空白介紹信,如遇特殊情況需開具空白介紹信的,須申明理由,經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意,并在存根聯(lián)注明有關(guān)情況,使用人應(yīng)在事后及時(shí)將介紹信使用情況反饋,并填入存根聯(lián)相應(yīng)欄目；已開具但未用的空白介紹信限期歸還,注明“作廢”字樣,附入相應(yīng)存根聯(lián)備查;四介紹信實(shí)行隨用隨開隨蓋印,不得在空白介紹信上預(yù)先加蓋印章后存放,以防遺失而影響公司利益;第三十五條辦公室負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)公司各種印章及介紹信的保管、使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查;對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)與各部室溝通,督促各部室及時(shí)整改;7、企業(yè)公章管理7.1為規(guī)范改制企業(yè)公章管理的使用行為,分清簽章責(zé)任,由本制度作出明確規(guī)定;7.2改制企業(yè)及公章的定義：一改制企業(yè)是指：經(jīng)改制企業(yè)主體消亡,并且人員分流安置完畢,資產(chǎn)處置基本結(jié)束破產(chǎn)清算結(jié)案的原企事業(yè)單位;二企業(yè)公章是指：原改制企業(yè)行政公章、企業(yè)破產(chǎn)償債的清算組公章;7.3改制企業(yè)在改制完成或清算結(jié)束后,公章如尚未上交工商部門或法院的,原則交由公司辦公室統(tǒng)一管理;7.4改制企業(yè)公章使用管理;一改制企業(yè)剩余資產(chǎn)處理用章的,需由該企業(yè)改制操作負(fù)責(zé)人或清算組長簽字確認(rèn)后,方可蓋章;二有關(guān)勞動(dòng)人事方面用章的,需由集團(tuán)公司人事部簽字后,方可蓋章;三涉及改制企業(yè)房地產(chǎn)出租事宜用章的,如改制企業(yè)房地產(chǎn)委托集團(tuán)公司物業(yè)部管理的,由公司物業(yè)部簽字后,方可蓋章;四其他方面需加蓋企業(yè)公章的,由集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);8、刊物、網(wǎng)站管理8.1辦公室負(fù)責(zé)集團(tuán)公司內(nèi)刊嘉興實(shí)業(yè)及集團(tuán)公司網(wǎng)站內(nèi)容的收集、更新、修改和發(fā)布等日常運(yùn)行管理工作;8.2刊物、網(wǎng)站中涉及到各部室的工作內(nèi)容,由各部室按規(guī)定將有關(guān)數(shù)據(jù)、文字、圖片等信息及時(shí)、定期提供給辦公室,由辦公室負(fù)責(zé)及時(shí)更新內(nèi)容;8.3對(duì)外發(fā)布信息或集團(tuán)公司網(wǎng)站上載信息應(yīng)嚴(yán)格按照審批制度審批,堅(jiān)持“誰上網(wǎng)誰負(fù)責(zé)”的原則;第九章辦公區(qū)域安保管理9.1為加強(qiáng)集團(tuán)公司本部辦公區(qū)域安保管理,貫徹“預(yù)防為主,部門負(fù)責(zé),突出重點(diǎn),保障安全”的方針,由本制度作出明確規(guī)定,具體由辦公室負(fù)責(zé)實(shí)施;9.2各部門及工作人員必須自覺遵守集團(tuán)公司安全保衛(wèi)的規(guī)定,做好所在本部門用本人安全、保衛(wèi)事項(xiàng);上班時(shí)車輛必須停放于車庫或按劃定的停車區(qū)域有序停放,并做到安全停車;自行車、電動(dòng)車、摩托車等有序停在公司車庫或車棚內(nèi);下班時(shí)要關(guān)閉辦公場所的電源和門窗;辦公室應(yīng)不定期抽查,并建立檢查臺(tái)賬;9.3辦公室負(fù)責(zé)做好辦公大樓電燈、管道、電梯等日常維修管理工,配有一套大樓各房間的鑰匙,作突發(fā)事件處理之用;9.4集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部門票據(jù)、帳冊(cè)及付款憑證存放用房、綜合檔案室、人事檔案室、配電間、網(wǎng)絡(luò)機(jī)房、食堂櫥房等為重點(diǎn)要害部位,投資發(fā)展部和辦公室要組織有關(guān)部門進(jìn)行定期檢查,發(fā)現(xiàn)治安、消防隱患須及時(shí)排除;9.5大樓通道除日常工作之用外,也為消防、應(yīng)急,嚴(yán)禁通道內(nèi)堆放物品;大樓嚴(yán)禁存放易燃、易爆用品,嚴(yán)禁亂扔煙蒂;一旦發(fā)生火災(zāi),及時(shí)報(bào)警,及時(shí)疏散大樓內(nèi)人員,切斷電梯電源,并及時(shí)組織人員施救;9.6辦公室負(fù)責(zé)按照集團(tuán)物品服務(wù)采購管理辦法試行確定保安公司,由保安公司派出人員做好集團(tuán)辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)工作,辦公室對(duì)保安人員負(fù)責(zé)監(jiān)督管理;9.7在集團(tuán)公司工作人員上班前和下班后,保安人員負(fù)責(zé)大樓通道門的開啟和關(guān)閉;集團(tuán)公司下班后大門關(guān)閉前,保安人員巡視大樓各層樓面包括電源、水龍頭、門、窗,及時(shí)關(guān)閉開啟的燈光和門窗,晚上做好集團(tuán)公司本部辦公區(qū)域安全巡視工作,確保安全;第十章衛(wèi)生、膳食管理10.1為搞好集團(tuán)公司本部辦公區(qū)域文明衛(wèi)生和員工膳食工作,本制度對(duì)此作出規(guī)定,由辦公室負(fù)責(zé)實(shí)施和監(jiān)督管理;10.2集團(tuán)公司本部員工應(yīng)做到不隨地吐痰,不亂停放車輛,文明用廁,做文明職工;10.3集團(tuán)公司各部門應(yīng)做到以下幾項(xiàng)：一各部門應(yīng)每天搞好室內(nèi)衛(wèi)生,保持地面、窗戶清潔;二室內(nèi)各種物品擺放整齊、有序;三辦公桌上除放置電腦、文具盒、電話機(jī)和日常辦公用品外,不準(zhǔn)堆放報(bào)刊等其他雜物;每天下班前,對(duì)桌面整理一次;報(bào)紙、資料放入報(bào)夾或柜內(nèi);四各部門的煙灰缸應(yīng)及時(shí)清倒,不得長時(shí)間堆放煙蒂；及時(shí)清倒廢紙箱、垃圾箱,嚴(yán)禁隨意亂扔;五各部門使用的清潔用具、毛巾和抹布,不得亂掛亂放;第五十三條為確保各部門內(nèi)部及大樓公共區(qū)域包括墻面、走廊、樓梯的整潔和美化,大樓公共區(qū)