檔案信息管理制度

檔案信息管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)本制度的目的是規(guī)范企業(yè)檔案信息管理工作，確保檔案信息的安全、完整、準確、可信，提高檔案信息的利用價值和管理效益。本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和相關法律法規(guī)，以及企業(yè)實際情況訂立。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)內全部檔案信息管理工作。第三條重要任務企業(yè)檔案信息管理的重要任務包含：—統(tǒng)一規(guī)劃和組織實施檔案信息管理工作；—建立健全檔案信息管理制度和工作流程；—確保檔案信息的安全、保管、利用和銷毀；—供應檔案信息的查詢、調閱、借閱和移交服務；—開展檔案信息的數(shù)字化整理和電子存檔工作；—加強檔案信息管理人員的培訓和考核。第二章檔案信息管理制度第四條檔案信息分類與歸檔1.組織編制檔案目錄企業(yè)應訂立檔案目錄，依照檔案的主題、類型、形式等進行分類，明確編號、名稱、歸檔機構、歸檔日期等信息，確保檔案目錄的準確性和完整性。2.檔案信息的歸檔檔案信息的歸檔應依照檔案目錄的要求進行，確保檔案的正確歸類和歸檔次序。歸檔人員應依照規(guī)定的操作流程進行檔案信息的整理、裝訂、裝裱和封裝，保證檔案的料子質量和外觀完好。歸檔人員應及時將檔案編號、名稱、歸檔日期等信息錄入檔案目錄，確保歸檔信息的準確性和及時性。3.檔案信息的借閱和調閱檔案信息的借閱和調閱應符合相關法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定的權限要求，確保檔案信息的安全性和保密性。借閱人員應填寫借閱申請單，并經(jīng)相關主管部門或檔案管理人員審核批準后方可借閱。檔案管理人員應依據(jù)借閱申請單，依照規(guī)定的流程查找、出庫和歸還檔案信息，并記錄相關借閱情況。4.檔案信息的銷毀檔案信息的銷毀應符合相關法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定的條件和程序。檔案管理人員應定期組織對檔案信息進行鑒定和清理，依據(jù)檔案保管期限和價值，對符合銷毀條件的檔案信息進行銷毀，并做好銷毀記錄。第五條檔案信息的安全保護1.檔案信息的存儲環(huán)境檔案信息應存放在特地的檔案室或保管庫中，保持清潔、干燥、通風良好的存儲環(huán)境。檔案室或保管庫應配備防潮、防塵、防火、防蟲和防盜等設施設備，定期檢查和維護，確保檔案信息的安全。2.檔案信息的備份和恢復檔案信息應進行定期備份，并存放在安全可靠、防火、防水的設備中，確保檔案信息的可靠性和可恢復性。檔案管理人員應定期檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和有效性，并采取措施確保備份數(shù)據(jù)的安全。3.檔案信息的權限管理檔案信息應依據(jù)權限進行管理，確保只有授權人員能夠訪問和處理檔案信息。企業(yè)應建立健全權限管理制度，明確檔案信息的訪問權限、處理權限和審批權限，嚴格依照權限管理檔案信息。檔案管理人員應對權限進行定期檢查和審核，并及時處理權限更改的情況。第六條檔案信息的數(shù)字化整理和電子存檔1.檔案信息的數(shù)字化整理企業(yè)應依據(jù)檔案信息的緊要性和需求，訂立數(shù)字化整理方案，明確整理的范圍、方法和進度。數(shù)字化整理應包含檔案信息的掃描、編碼、整理和歸檔等工作，確保數(shù)字化檔案信息的完整性和可檢索性。2.檔案信息的電子存檔數(shù)字化整理后的檔案信息應存儲在安全可靠的電子存儲設備中，設置訪問和備份權限，并進行定期檢查和維護。電子存檔的檔案信息應備份存放，確保檔案信息的安全和可恢復性。檔案管理人員應依據(jù)需求供應電子檔案信息的查詢、調閱和導出服務，并記錄相關操作和情況。第三章檔案信息管理人員第七條檔案管理人員的崗位職責檔案管理人員是企業(yè)檔案信息管理的關鍵人員，其職責包含但不限于：—組織編制檔案目錄，幫助完成檔案信息的歸檔和整理工作；—審核和管理檔案信息的借閱申請，確保借閱和調閱的安全和順利進行；—負責檔案信息的統(tǒng)計、報表和分析工作，為管理決策供應相關數(shù)據(jù)支持；—定期開展檔案信息安全檢查和評估工作，確保檔案信息的安全和保密；—參加檔案信息管理培訓和學習，不絕提升專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務本領。第八條檔案管理人員的素養(yǎng)要求檔案管理人員應具備以下素養(yǎng)要求：—具備較好的安全意識和保密意識，能夠嚴守檔案信息的安全和保密要求；—具備較強的組織協(xié)調本領和工作執(zhí)行本領，能夠依照規(guī)定完成檔案信息管理工作；—具備較高的信息化和數(shù)字化檔案管理本領，熟識檔案信息管理系統(tǒng)的運行和操作；—具備較好的學習和溝通本領，能夠樂觀參加培訓和學習，與相關部門和人員進行有效溝通和協(xié)調。第四章附則第九條本制度的解釋和修改對本制度的解釋權歸企業(yè)負責人，如需修改本制度，應經(jīng)企業(yè)負責人授權，并在企業(yè)內部予以公告。第十條本制度的執(zhí)行和監(jiān)督企業(yè)負責人負責本制度的執(zhí)行，并委派相關部門和人員負責制度的宣傳、培訓和監(jiān)督工作。企業(yè)內部應建立健全檔案信息管理評估和監(jiān)督機制，定期檢查和評估檔案信息管理工作的執(zhí)行情況和效果。第十一條本制度的效力和保密本制度自公布之日起生效，對企業(yè)內全部檔案信息管理工作具有管束力。企業(yè)內部應對檔案信息管理過程中涉及的機密