公司接待管理制度

公司接待管理制度公司接待管理制度「篇一」一、總則（一）為使公司接待工作有所遵循，特制定本制度。（二）本制度適用于公司基地接待工作。外駐機(jī)構(gòu)及總部接待工作另作規(guī)定。（三）行政辦公室負(fù)責(zé)制度解釋。二、接待事務(wù)分類ａ類：貴賓接待。指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人公司重要客戶、外賓及參觀團(tuán)或地方政府部門的接待。ｂ類：業(yè)務(wù)接待。指營銷客戶的接待。c類：普通接待。指一般來客的接待。三、接待場所管理（一）公司基地設(shè)三個接待處所：文化苑用于貴賓接待，商務(wù)室用于業(yè)務(wù)接待，休閑廳用于普通接待。（二）其它場所除總經(jīng)理室外一律不得用做接待場所，待客必須在指定處進(jìn)行。四、接待職責(zé)分工（一）接待工作是公司窗口式工作，對于塑造企業(yè)良好形象、實現(xiàn)“先賣企業(yè)后賣產(chǎn)品”營銷策略目標(biāo)，具有十分重要的意義。各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范操行。（二）接待內(nèi)容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)等。分工如下：1.接待中心：提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準(zhǔn)備，協(xié)理貴賓室、商務(wù)室定時進(jìn)行“一般”清掃工作。2.警衛(wèi)值班：提供安全保障及來客導(dǎo)入。3.總臺文員：提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來客記錄，安排來客食宿。4.經(jīng)辦部門：負(fù)責(zé)接待洽談并陪同始終。5.秘書：管理貴賓室、商務(wù)室、負(fù)責(zé)招待服務(wù)并陪同洽談及參觀介紹（三）辦公室主任對接待工作負(fù)有全面責(zé)任。五、接待方式xxxxxxxx公司接待管理制度「篇二」一、目的為樹立公司良好形象，提高接待管理水平，加強(qiáng)公司對外聯(lián)系和交流，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對口接待，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理”的原則，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司各種接待工作（含業(yè)務(wù)接待、會議接待、參觀考察等）。三、監(jiān)督管理綜合管理部為公司接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實接待任務(wù)，提供后勤保障。各部門在接到重要來賓訪預(yù)約后，須報綜合管理部，并協(xié)調(diào)擬定接待計劃，需公司領(lǐng)導(dǎo)出席、綜合管理部協(xié)調(diào)的重要接待，應(yīng)提前5天告知綜合管理部。四、計劃與準(zhǔn)備1、在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門來訪預(yù)約時，需了解來賓基本情況：來賓職務(wù)、來訪具體時間、人數(shù)、本地逗留日期、目的地和要求等。在此基礎(chǔ)上擬定接待計劃，排出日程安排表，酌情安排接待標(biāo)準(zhǔn)。2、根據(jù)來賓情況按計劃通知相應(yīng)的項目做好參觀、接待準(zhǔn)備，并通知參加會晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員，落實會晤時間及場所。3、根據(jù)來賓情況提前至少一天按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定好宴請來賓的酒店，提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)約來賓下榻酒店。需為一級接待標(biāo)準(zhǔn)的來賓提前辦理房卡，酌情在房間內(nèi)準(zhǔn)備相關(guān)水果。4、按分級接待標(biāo)準(zhǔn)安排酒水：接待用酒水由綜合管理部統(tǒng)采購，接待時登記領(lǐng)用，該費(fèi)用分別于對應(yīng)的各部門業(yè)務(wù)費(fèi)中列支。5、相關(guān)接待部門與綜合管理部根據(jù)情況計劃安排來賓路線，并形成《接待細(xì)案》（附件1），填寫《宴請接待審批單》（附件二）進(jìn)行費(fèi)用申報。6、因會議需要要在會場準(zhǔn)備花卉（除簽約儀式外，一般不安排花卉）、水果、茶水、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、名牌等的物料的，需提前至少三天提報申請交給綜合管理部，落實相關(guān)事項。特殊的場合需要安排禮儀人員、邀請新聞媒體、草擬新聞稿、安排攝影像等，由該次接待的業(yè)務(wù)部門責(zé)任人統(tǒng)等。7、綜合管理部根據(jù)接待行程安排所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好，司機(jī)車輛聽從綜合管理部和主接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度，接待全過程要確保安全駕駛。五、接待標(biāo)準(zhǔn)菜肴以家常菜為主，不得提供魚翅、燕窩等高檔菜肴和用野生保護(hù)動物制作的菜肴。嚴(yán)格控制陪餐人數(shù)，接待對象在10人以內(nèi)的，陪餐人數(shù)不得超過3人；超過10人的，不得超過接待對象人數(shù)的三分之一。接待費(fèi)包括交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲費(fèi)用或其他因來賓招待而產(chǎn)生的費(fèi)用；報銷憑證應(yīng)當(dāng)包括財務(wù)票據(jù)、接待細(xì)案和派出單位來訪函、調(diào)研函、考察函等。六、接待禮儀1、儀表：面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。3、言語：語氣溫和，禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候在集團(tuán)門口或車站機(jī)場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。6、接受名片：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。8、進(jìn)電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進(jìn)，先出。9、座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人；先領(lǐng)導(dǎo)，后同事；隨時注意添加茶水。10、送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至集團(tuán)門口、汽車旁，招手待客人遠(yuǎn)去，方可離開。11、接待中應(yīng)厲行節(jié)約，精打細(xì)算，不擺闊氣，不講排場，不奢侈浪費(fèi)。七、注意事項接待應(yīng)有聲像記錄（不適合攝像的場合除外）。接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密，對不宜攝影攝像的場合，應(yīng)向參觀人員說明。八、信息反饋接待人員應(yīng)及時做好重要來訪信息記錄，將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價值的信息匯總后反饋給相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)。九、附則1、本制度未盡事宜由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋并修訂；2、本制度自下發(fā)之日起實施。公司接待管理制度「篇三」1.0目的：為進(jìn)一步規(guī)范各類業(yè)務(wù)接待行為，促使公司廉政建設(shè)和各項事業(yè)健康發(fā)展，以“厲行節(jié)約，合理開支，嚴(yán)格控制，超標(biāo)自負(fù)”為原則，以符合內(nèi)控管理各項規(guī)定為宗旨，特制定本辦法。2.0適用范圍：本制度適用于公司各級接待費(fèi)用的申請、審批和核準(zhǔn)。3.0接待費(fèi)用的分類：接待費(fèi)用分為兩類：特定項目接待費(fèi)和臨時性招待費(fèi)用。4.0接待等級的分類：A類：貴賓接待，指公司貴賓、公司重要客戶、外賓及參觀團(tuán)或地方政府部門的接待;B類：交流指導(dǎo)，如專家的接待等;C類：普通接待，指一般來客的接待。5.0接待事宜的工作保障：接待費(fèi)的使用實行預(yù)算控制、分級管理、提前審批、定額審批的原則;在公司內(nèi)部接待時，由接待部門決定接待標(biāo)準(zhǔn)，然后通知綜合管理部門按接待標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行接待物資的采購。5.1項目接待費(fèi)5.1.1壹萬元人民幣以上，由部門主管提交總經(jīng)理審批，總經(jīng)理通知股東并做相關(guān)記錄;5.1.2壹萬元以下五千元以上，由部門主管提交總經(jīng)理審批，經(jīng)營層會簽;5.1.3五千元以下兩千元以上，由部門主管提交總經(jīng)理審批;5.1.4兩千元以下，部門主管審批。5.2臨時性招待費(fèi)5.2.1臨行時招待費(fèi)是指在項目接待費(fèi)之外由員工個人產(chǎn)生的招待費(fèi)用。5.2.2臨時性招待費(fèi)須由員工以書面形式申請、總經(jīng)理審批同意后才能執(zhí)行，如遇特殊情況員工以電話形式申請的，需及時做好相關(guān)的電話記錄，事后補(bǔ)充填寫《業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請單》。6.0接待規(guī)定6.1各類業(yè)務(wù)招待，接待部門應(yīng)適當(dāng)從緊控制陪同人員，陪同人員一般不應(yīng)超過需接待人員的1.5倍。6.2業(yè)務(wù)招待用餐堅持分級限標(biāo)的原則。接待用餐一般應(yīng)就近安排飯店招待。6.3午餐招待原則上不飲用酒類，確有需要時也應(yīng)適量控制。6.4業(yè)務(wù)部門執(zhí)行招待任務(wù)前，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請單》，根據(jù)不同招待標(biāo)準(zhǔn)分別報不同權(quán)責(zé)人員同意后方可執(zhí)行?！稑I(yè)務(wù)招待費(fèi)申請單》一式兩份，申請部門和綜合管理部各執(zhí)一份。6.5業(yè)務(wù)招待費(fèi)報帳時實行兩單一票的原則。即由接待人員在招待任務(wù)完成之后憑招待費(fèi)用的正式發(fā)票、財務(wù)規(guī)定的報帳單和《業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請單》到財務(wù)部驗證，由財務(wù)部主管確認(rèn)后，再持報帳單、正式發(fā)票經(jīng)不同權(quán)責(zé)人簽字后，到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。6.6財務(wù)主管負(fù)責(zé)制定每年的業(yè)務(wù)招待費(fèi)預(yù)算額度，并對其使用情況進(jìn)行監(jiān)督和控制，業(yè)務(wù)招待費(fèi)要堅持不超時序的原則，超出當(dāng)季度時序進(jìn)度的不予報銷列帳。6.7考慮到企業(yè)經(jīng)營工作實際，市場部元以下招待費(fèi)用無需填寫業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請單，但也要堅持不超時序，不超定額的原則，超出當(dāng)季度時序進(jìn)度的不予報銷列帳，超出全年定額部分公司不予解決。6.8綜合管理部未能嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)審批額度，每發(fā)生一次罰綜合管理部主管50元并通報批評，財務(wù)部未能做好每季度時序進(jìn)度控制的，每發(fā)生一次罰財務(wù)主管100元并通報批評，負(fù)責(zé)接待部室在申請中有虛假行為，每發(fā)生一次扣罰相關(guān)負(fù)責(zé)人200元并通報批評。公司接待禮儀接待客人要注意以下幾點(diǎn)。(一)客人要找的負(fù)責(zé)人不在時，要明確告訴對方負(fù)責(zé)人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負(fù)責(zé)人到對方單位去。(二)客人到來時，我方負(fù)責(zé)人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應(yīng)該向客人提供飲料、雜志，如果可能，應(yīng)該時常為客人換飲料。(三)接待人員帶領(lǐng)客人到達(dá)目的地，應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢。1、在走廊的引導(dǎo)方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。2、在樓梯的引導(dǎo)方法。當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，應(yīng)該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時，接待人員應(yīng)該注意客人的安全。3、在電梯的引導(dǎo)方法。引導(dǎo)客人乘坐電梯時，接待人員先進(jìn)入電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門，到達(dá)時，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。4、客廳里的引導(dǎo)方法。當(dāng)客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點(diǎn)頭禮后離開。如客人錯坐下座，應(yīng)請客人改坐上座(一般靠近門的一方為下座)。(四)誠心誠意的奉茶。我國人民習(xí)慣以茶水招待客人，在招待尊貴客人時，茶具要特別講究，倒茶有許多規(guī)矩，遞茶也有許多講究。公司接待迎送禮儀迎來送往，是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環(huán)節(jié)，是表達(dá)主人情誼、體現(xiàn)禮貌素養(yǎng)的重要方面。尤其是迎接，是給客人良好第一印象的最重要工作。給對方留下好的第一印象，就為下一步深入接觸打下了基礎(chǔ)。迎接客人要有周密的布署，應(yīng)注意以下事項。(一)對前來訪問、洽談業(yè)務(wù)、參加會議的外國、外地客人，應(yīng)首先了解對方到達(dá)的車次、航班，安排與客人身份、職務(wù)相當(dāng)?shù)娜藛T前去迎接。若因某種原因，相應(yīng)身份的主人不能前往，前去迎接的主人應(yīng)向客人作出禮貌的解釋。(二)主人到車站、機(jī)場去迎接客人，應(yīng)提前到達(dá)，恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等?？腿丝吹接腥藖碛?，內(nèi)心必定感到非常高興，若迎接來遲，必定會給客人心里留下陰影，事后無論怎樣解釋，都無法消除這種失職和不守信譽(yù)的印象。(三)接到客人后，應(yīng)首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們這個美麗的城市”、“歡迎您來到我們公司”等等。然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B，如果有名片，可送予對方。注意送名片的禮儀：1、當(dāng)你與長者、尊者交換名片時，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句“請多關(guān)照”。你想得到對方名片時，可以用請求的口吻說：“如果您方便的話，能否留張名片給我?”。2、作為接名片的人，雙手接過名片后，應(yīng)仔細(xì)地看一遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。(四)迎接客人應(yīng)提前為客人準(zhǔn)備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙準(zhǔn)備交通工具，那樣會因讓客人久等而誤事。(五)主人應(yīng)提前為客人準(zhǔn)備好住宿，幫客人辦理好一切手續(xù)并將客人領(lǐng)進(jìn)房間，同時向客人介紹住處的服務(wù)、設(shè)施，將活動的計劃、日程安排交給客人，并把準(zhǔn)備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。(六)將客人送到住地后，主人不要立即離去，應(yīng)陪客人稍作停留，熱情交談，談話內(nèi)容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動的背景材料、當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情、有特點(diǎn)的自然景觀、特產(chǎn)、物價等?？紤]到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。分手時將下次聯(lián)系的時間、地點(diǎn)、方式等告訴客人。公司接待管理制度「篇四」為切實加強(qiáng)業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理，進(jìn)一步控制費(fèi)用支出，做到既有利于開展業(yè)務(wù)活動，又有利于提倡勤儉節(jié)約、提高效益，經(jīng)研究決定對業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理規(guī)定如下：一、定義本辦法所稱招待費(fèi)，是指因公務(wù)活動或業(yè)務(wù)需要而合理開支的招待費(fèi)用。交際費(fèi)用包括餐費(fèi)、禮品費(fèi)用等。二、管理原則嚴(yán)格控制、限額支出、強(qiáng)化考核、責(zé)任到人。三、具體規(guī)定1、經(jīng)營業(yè)務(wù)中必需的招待費(fèi)支出實行“預(yù)算控制、逐筆報批”的管理方式。即：（1）先由各部門經(jīng)理擬定年度業(yè)務(wù)招待費(fèi)預(yù)算方案，經(jīng)總經(jīng)理審核后，擬定出各部門的年度業(yè)務(wù)招待費(fèi)支出計劃及分解計劃，根據(jù)審批權(quán)限經(jīng)財務(wù)部復(fù)審后報送總經(jīng)理審批。（2）對業(yè)務(wù)招待費(fèi)用開支實行月度控制、季度平衡、年終考核。若遇特殊業(yè)務(wù)活動確需增加額度的，經(jīng)各部門提出書面意見，報總經(jīng)理審核同意后決定。對超額完成銷售收入的部分，可按5%追加限額。（3）各部門經(jīng)辦人員實際每筆支出業(yè)務(wù)招待費(fèi)之前必須事先填寫《業(yè)務(wù)招待申請審批單》，先經(jīng)部門經(jīng)理審批，最后由總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)后方可列支，未經(jīng)事先批準(zhǔn)者一律不得報銷。高于原授權(quán)金額需要重新申請，取得授權(quán)人同意方可報銷。報銷時需注明招待對象，就餐飯店，金額，陪同人員等2、業(yè)務(wù)招待費(fèi)列支標(biāo)準(zhǔn)如下：①在外面出差一般情況不允許招待費(fèi)開支；②客戶來酒店招待：經(jīng)理級招待100元/位；酒店級分管領(lǐng)導(dǎo)招待標(biāo)準(zhǔn)本著節(jié)約的原則實報實銷，業(yè)務(wù)招待就餐無特殊情況一律在本酒店進(jìn)行。3、報銷審批手續(xù)經(jīng)辦人員必須在每筆招待支出發(fā)生后的二天內(nèi)填寫費(fèi)用報銷單,同時附合法票據(jù)及《業(yè)務(wù)招待申請審批單》辦理審批手續(xù)。四、列支考核經(jīng)年終考核超過規(guī)定額度，按所超部分的50%扣減部門主要負(fù)責(zé)人年終獎金。凡不按規(guī)定或超標(biāo)準(zhǔn)開支的招待費(fèi)，一律不予報銷，由有關(guān)責(zé)任人自負(fù)。五、附則本規(guī)定適用于索易東總部及所有子酒店。本規(guī)定自xx年1月1日起實施。本規(guī)定由總部財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。公司接待管理制度「篇五」為明確公司前臺接待責(zé)任，理順接待流程，公司前臺接待管理實行輪班制度，當(dāng)日值班的前臺接待員為當(dāng)日公司接待工作的第一責(zé)任人。一、前臺值班接待崗位職責(zé)1、當(dāng)日值班的前臺接待員全權(quán)負(fù)責(zé)當(dāng)日公司來訪客戶的接待工作。2、前臺值班接待員必須清楚自己班次(詳見附件)，不許私自換班。如因公務(wù)需外出，經(jīng)綜合部主管批準(zhǔn)可離崗。外出期間，由綜合部主管安排前臺值班接待人員，必須保證前臺無空崗。如無法安排，前臺值班接待員不得外出。私事不得離崗。3、負(fù)責(zé)公司總臺的電話接聽、記錄與轉(zhuǎn)達(dá)。鈴響三聲內(nèi)接聽。接聽電話時用規(guī)范的語氣說：“您好，圣瑪靜心健康管理中心！”。來電人提出要求，須記錄的必須及時記下。如需轉(zhuǎn)達(dá)他人的，需記下來電時間、來電人姓名、事由、相關(guān)事項。注意語速平和。4、熟練掌握公司概況，能夠回答客人提出的一般性問題。5、負(fù)責(zé)公司郵件、包裹、報紙的收發(fā)與轉(zhuǎn)交。6、保持接待區(qū)域的環(huán)境清潔。進(jìn)行該區(qū)域內(nèi)的報刊雜志、