申請與報銷管理制度

申請與報銷管理制度一、目的和范圍本制度旨在規(guī)范企業(yè)員工的申請與報銷行為，確保申請與報銷流程的合規(guī)性、透亮度和效率，保障企業(yè)經(jīng)濟利益，提升管理效果。本制度適用于公司內(nèi)全部員工。二、申請流程2.1申請內(nèi)容及方式員工需要依據(jù)具體的業(yè)務和需求，向其上級領導提出申請，申請內(nèi)容包含但不限于：—各類采購申請—出差及差旅費申請—培訓費用申請—辦公設備、辦公用品申請—會議費用申請—公務接待費用申請申請應以書面方式提交，包含以下信息：—申請人姓名、部門、職位—申請事項的具體描述、目的和時間布置—估計費用及預算情況—審批流程需要包含各級主管的審批看法，并需由部門負責人最終決策。2.2審批流程申請后，各級主管依照預定的審批流程進行審核，審批流程應包含最少三級主管的審批看法。具體流程如下：—申請人提交申請給直屬主管?！睂僦鞴軐徍松暾?，如有需要，可交由相關部門負責人或其他相關人員進行評估?！睂僦鞴芎炇饘徟捶?，如同意申請，將申請?zhí)峤唤o上級主管?！霞壷鞴軐徍松暾垼偃缧枰?，可交由其他相關部門負責人或其他相關人員進行評估?！霞壷鞴芎炇饘徟捶?，并將申請?zhí)峤唤o部門負責人?！块T負責人審核申請，依據(jù)情況決策是否批準，并簽署審批看法?！块T負責人將審批結果通知申請人，并將申請的相關料子移交給財務部門進行后續(xù)處理。2.3申請審批周期申請審批周期應在提交申請后的3個工作日內(nèi)完成，特殊情況需要提前告知申請人并說明原因。三、報銷流程3.1報銷料子準備員工需要在報銷前準備相關的報銷料子，包含但不限于：—報銷單（包含報銷明細、費用類別、金額等認真信息）—發(fā)票、收據(jù)等原始憑證—相關證明文件（如差旅報銷需要供應行程單、差旅費用明細等）3.2報銷申請員工依據(jù)公司規(guī)定的報銷周期，將完整的料子提交給財務部門或指定的報銷人員。報銷申請應包含以下信息：—報銷人姓名、部門、職位—報銷明細及費用類別—各項費用的相關說明、發(fā)票、收據(jù)等原始憑證—報銷總金額及預算情況3.3報銷審批財務部門對報銷申請進行審核，包含：—檢查報銷料子的真實性和合規(guī)性—核對報銷金額與預算情況的全都性—依據(jù)公司規(guī)定的審批權限，進行審批看法的簽署3.4報銷支出完成報銷審批后，財務部門依照公司規(guī)定的支出周期，將報銷金額支出給員工。員工可選擇通過公司銀行賬戶或支票等方式進行支出。3.5報銷記錄和歸檔財務部門應對報銷記錄進行記錄和歸檔，保存相關報銷料子備查，以備將來審計或查詢需要。四、職責和權利4.1申請人責任依據(jù)實際需要，提出合理、準確、認真的申請遵守申請流程和規(guī)定的報銷周期搭配財務部門對申請和報銷料子的審核如實供應相關證明文件和憑證4.2直屬主管責任對申請人提出的申請進行審核依據(jù)實際情況，供應合理、公正的看法對申請和報銷流程進行監(jiān)督和管理4.3上級主管和部門負責人責任審核申請人的申請，做出合理、公正的決策確保申請和報銷流程的合規(guī)性和透亮度監(jiān)督下屬直屬主管的工作情況確保部門內(nèi)部的費用支出預算掌控在合理范圍4.4財務部門責任對申請和報銷料子進行審核和核對依據(jù)公司規(guī)定的審批權限，進行審批看法的簽署定時進行報銷支出，并記錄、歸檔相關料子及時向相關部門供應申請和報銷數(shù)據(jù)報表五、違規(guī)處理5.1違規(guī)行為的認定供應虛假的申請或報銷料子超出預算申請或報銷費用未按申請流程進行申請或報銷繞過審批程序私自進行申請或報銷其他違反公司規(guī)定的行為5.2處理方式對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，依據(jù)情況輕重，可采取以下處理方式：—提示教育，要求申請人重新申請或報銷—記過警告，作為員工個人記錄的一部分—責令停止申請與報銷權利—轉至人事部門進行紀律處分六、附則本制度自發(fā)布之日起生效，適用于公司全部員工。對于特殊情況，相關領導可依據(jù)實際需要進行適度