企業(yè)合同管理制度及流程

企業(yè)合同管理制度及流程一、制定目的及范圍為提高合同管理效率，確保合同的合法性與有效性，規(guī)范合同的簽署、履行和變更，特制定本制度。本制度適用于公司所有業(yè)務(wù)合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同和合作協(xié)議等。二、合同管理原則1.合同管理應(yīng)遵循合法、公正、透明的原則，保障公司合法權(quán)益。2.合同的簽署、履行和變更均需經(jīng)過相關(guān)部門審批，確保決策的科學(xué)性和合理性。3.所有合同必須以書面形式簽署，并存檔備查，確保合同的可追溯性。三、合同管理流程1.合同簽署流程1.1合同起草：相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際需要起草合同文本，并填寫合同基本信息，包括合同名稱、當(dāng)事人信息、標(biāo)的、金額、履行期限等。1.2合同審核：起草完成后，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對合同進(jìn)行初審，確保合同內(nèi)容的準(zhǔn)確性和合法性。1.3法律審查：合同初審?fù)ㄟ^后，需提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，確保合同條款的合法性和可執(zhí)行性。1.4合同審批：法律審核完成后，合同需由公司管理層進(jìn)行最終審批，包括合同的簽署權(quán)審批。1.5合同簽署：合同經(jīng)審批后，由法定代表人或授權(quán)代理人簽署合同，并加蓋公司公章。1.6合同存檔：簽署完成后，需將合同原件及相關(guān)附件復(fù)印兩份，一份交由法務(wù)部門備案，另一份交由業(yè)務(wù)部門存檔。2.合同履行流程2.1合同執(zhí)行：合同生效后，相關(guān)部門應(yīng)按照合同約定履行義務(wù)，確保履行過程的合規(guī)性。2.2履行記錄：業(yè)務(wù)部門需定期記錄合同履行情況，包括進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用等，并與合同內(nèi)容進(jìn)行對比。2.3變更申請：如需對合同內(nèi)容進(jìn)行變更，需填寫變更申請表，并附上相關(guān)證明材料，提交至法務(wù)部門審核。2.4變更審批：法務(wù)部門審核后，提交管理層審批，變更經(jīng)批準(zhǔn)后，雙方簽署變更協(xié)議，并存檔備查。2.5履行監(jiān)督：法務(wù)部門定期對合同履行情況進(jìn)行檢查，確保合同的有效執(zhí)行。3.合同變更與解除流程3.1合同變更：合同履行過程中，如遇不可抗力因素、市場變化等情況，需要變更合同的，應(yīng)及時提出變更申請，說明原因及變更內(nèi)容。3.2合同解除：如需解除合同，提出解除申請，需附上解除理由及相關(guān)證明材料，提交法務(wù)部門審核。3.3審批流程：變更或解除合同需經(jīng)過法務(wù)部門審核及管理層審批，確保解除或變更的合理性和合規(guī)性。3.4簽署協(xié)議：合同變更或解除后，需簽署相關(guān)協(xié)議，并進(jìn)行備案存檔。4.合同歸檔與管理4.1合同檔案管理：所有合同及變更協(xié)議需按類別、簽署日期等進(jìn)行分類存檔，確保隨時可查。4.2定期審查：法務(wù)部門每年對合同檔案進(jìn)行一次全面審查，確保合同信息的完整性與準(zhǔn)確性。4.3合同續(xù)簽管理：即將到期的合同需提前一個月進(jìn)行審查，如需續(xù)簽，需按原合同流程重新審核與簽署。四、合同管理的責(zé)任與紀(jì)律1.合同管理職責(zé)各部門負(fù)責(zé)人對本部門合同的簽署、履行及變更負(fù)責(zé)，確保合同管理制度的實(shí)施。法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的法律審核和風(fēng)險控制，提供專業(yè)指導(dǎo)。2.員工行為規(guī)范合同管理過程中，員工不得擅自修改合同條款或隱瞞合同履行情況，違者將依法追究責(zé)任。3.保密措施所有合同內(nèi)容均屬商業(yè)秘密，未經(jīng)授權(quán)不得向第三方泄露，確保公司的商業(yè)利益不受損害。五、合同管理的反饋與改進(jìn)機(jī)制1.反饋機(jī)制各部門在合同管理過程中應(yīng)及時反饋問題和建議，法務(wù)部門定期收集意見，進(jìn)行匯總分析。2.流程優(yōu)化根據(jù)反饋情況，定期對合同管理流程進(jìn)行評估與優(yōu)化，確保流程的高效性與適應(yīng)性。3.培訓(xùn)與宣傳定期組織合同管理培訓(xùn)，提高員工的合同管理意識與能力，確保制度的有效落實(shí)。六、總結(jié)合同管理制度的建立與實(shí)施，有助于規(guī)范企業(yè)的合同管理