一個活動通知的框架構(gòu)建規(guī)整

一個活動通知的框架構(gòu)建規(guī)整2017年9月11日，某公司小翠給我發(fā)來信息，說是中秋節(jié)到了，公司擬組織部分員工到敬老院開展送溫暖活動，按照領(lǐng)導(dǎo)要求擬在公司群內(nèi)發(fā)個通知，自己感覺通知內(nèi)容還不太滿意，希望我能幫助看看。以下是原稿：大家好：

一年一度的中秋佳節(jié)即將到來，紡織團隊很榮幸爭取了節(jié)前去夕陽紅敬老院送溫暖活動，請各部門積極參與，集思廣益，給老人帶溫暖送祝福。同時也為各部門有絕活的才子佳人提供一個展現(xiàn)自我風(fēng)采的機會。每個部門至少出一個節(jié)目，下周開始預(yù)審，具體時間等待通知。請各部門的負責(zé)人通知到每個員工，鼓勵員工積極參與，在緊張繁忙的工作中調(diào)節(jié)一下氛圍，勞逸結(jié)合，帶著我們的愛心，帶著我們的態(tài)度走進敬老院。點評：這個稿子事情基本講出來了，但是內(nèi)容毛病較多，距離正常事項通知要求較遠，主要有以下幾大問題：行文邏輯較亂，敘述嘮叨拉家常，表述隨意不嚴肅，層次不清一鍋煮，要求不明靠人猜。這個通知發(fā)出去之后，可能出現(xiàn)到底要求多少人參加不清楚，表演節(jié)目有什么要求說不清楚，相關(guān)信息報送到哪里也說不清楚。從本段材料看，實際就是說報送節(jié)目、派人參加和提出好建議等事情，那么就要按照三塊內(nèi)容分別表述情況，考慮需要各部門認真落實，開頭就不能打招呼“大家好”，而是工工整整標(biāo)明通知文種，然后明確主送單位“各部門”，同時在表述相關(guān)事項時做到能量化力求量化，能提出具體明確要的盡量把要求說清楚，讓各部門落實依據(jù)準(zhǔn)確、更有成效。我將修改稿子框架發(fā)給小翠，讓她根據(jù)實際做好補充。修改稿如下：通知各部門：

中秋佳節(jié)即將到來，紡織團隊很榮幸獲得夕陽紅敬老院送溫暖活動資格，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：一、積極報送節(jié)目。請各部門安排有絕活的才子佳人積極展現(xiàn)風(fēng)采，至少出一個節(jié)目，節(jié)目內(nèi)容要求主題鮮明、內(nèi)容健康、積極向上、體現(xiàn)形象，并于2017年9月15日前報送至（哪里？聯(lián)系人？電話、郵箱）。二、鼓勵員工參與。請各部門發(fā)動員工主動參與送溫暖活動，每個部門參與人數(shù)不少于？（多少人？提出數(shù)量，好操作），并于2017年9月？日前報送參加人員名單，其中部門負責(zé)人不少于一名。三、鼓勵集思廣益。歡迎公司全體員工踴躍提出更有創(chuàng)意的活動建議，合力為送溫暖活動增光添彩，如有好建議請于2017年9月15日前報送至（哪里？聯(lián)系人？電話、郵箱）。紡織公司2017年9月13日小翠拿到修改稿很快又根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求補充完善。印發(fā)稿如下：通

知各部門：中秋佳節(jié)即將到來，紡織團隊很榮幸獲得夕陽紅敬老院送溫暖活動資格，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、積極報送節(jié)目。請各部門安排有絕活的才子佳人積極展現(xiàn)風(fēng)采，至少出一個節(jié)目，節(jié)目內(nèi)容要求主題鮮明、內(nèi)容健康、積極向上、體現(xiàn)形象，并于2017年9月15日前報送辦公室（郵箱發(fā)至**@**,并抄送王總；地點：三樓辦公室報名；電話：********）。二、鼓勵員工參與。請各部門發(fā)動員工主動參與送溫暖活動，每個部門參與人數(shù)不少于

3人，并于2017年9月15日14:00前報送參加人員名單，其中部門負責(zé)人不少于一名。三、鼓勵集思廣益。歡迎公司全體員工踴躍提出更有創(chuàng)意的活動建議，合力為送溫暖活動增光添彩，如有好建議，請于2017年9月15日前報至**@**,并抄送王總。

紡織公司

2017年9月13日小翠體會：感謝胡老師不吝賜教與不厭其煩指導(dǎo)。在胡老師幫助下，我現(xiàn)在終于知道不論寫什么材料，都應(yīng)分清層次、排出先后，并將最關(guān)鍵事項簡潔直白告知大家，盡量減少理解分歧，同時還讓材料更加一目了然。需要提醒大家的是，小翠起草通知出現(xiàn)的問題并非偶然，在實踐中特別是在基層單位、工商企業(yè)不時遇到類似問題。究其原因有二：一是辦文人員不熟悉公文處理要求，基本憑借感覺及口語表達習(xí)慣撰寫文字；二是辦文人員偷懶，認為文字短小就隨便編輯一段文字發(fā)出去。實際上，這些小段落文字篇幅雖小，但是主題思想、內(nèi)容架構(gòu)、寫作要求跟大材料相比絲毫沒有差別。材料篇幅越短，表達空間越小，寫作要求越高，當(dāng)然也就越能體現(xiàn)起草者的能力、水平。我們不能輕視小材料，要按照大材料標(biāo)準(zhǔn)認認真真起草好小材料。現(xiàn)在再跟大家分享兩則小材料修改過程。先看某公司辦公室“咕咕”在內(nèi)部工作群發(fā)的通知：各位親們，中醫(yī)院的陳醫(yī)生本周還在我們單位，***中心4樓第五會議室，歡迎大家前去問診，謝謝。點評：這個小通知雖然從字面上看能夠直觀傳達信息內(nèi)容，但從文字規(guī)范性看，存在三個問題：一是稱呼不準(zhǔn)。稱呼可以說“各位親”、“親們”，各位意指個人，不能指稱集體，其他如不能說“各位同志們”、“各位同事們”等。二是表達意思不全。陳醫(yī)生本周還在我們單位干什么，盡管大家能猜出來是在坐診，應(yīng)當(dāng)說清楚還在坐診，房號前應(yīng)加上“地址在”句意才能完整。三是點綴字多余?！爸嗅t(yī)院的陳醫(yī)生”有點口語化，把“的”拿掉更為清爽簡潔。關(guān)于“的”問題，很多同志不太注意，起草材料時往往將這種口語化表達形式移到書面表達之中，甚至一句話內(nèi)含兩三個“的”字，弄得語句佶屈聱牙、難以卒讀。修改后，這個小通知定稿如下：各位親，中醫(yī)院陳醫(yī)生本周還在我們單位坐診，地點在***中心4樓第五會議室，歡迎大家前去問診，謝謝。再看某村網(wǎng)友“當(dāng)兵的人”準(zhǔn)備發(fā)送的通知。他因為從來沒寫過材料心里沒底，就在公文處理朋友圈中求援。我當(dāng)即與其溝通，請他把電子稿發(fā)我看看。原稿如下：工作提示各黨建服務(wù)站點：根據(jù)區(qū)黨建服務(wù)中心年度工作安排，從今日起至9月10日前，征集一站一點一個故事（一個站至少對應(yīng)一個點，即站一個故事，點一個故事）。故事格式（站點概況300字，正文800字，啟示200字）。請各黨建服務(wù)站點通過政務(wù)平臺發(fā)送至鎮(zhèn)社區(qū)黨建服務(wù)中心平臺。點評：經(jīng)過溝通，網(wǎng)友“當(dāng)兵的人”為村黨支部人員，發(fā)送對象為各小組，主要內(nèi)容是區(qū)里讓每村寫一個黨建小故事。掌握這些情況后，我認為這段小通知存在幾大問題：一是文種不當(dāng)。應(yīng)當(dāng)直接使用“通知”，而不是“工作提示”。二是內(nèi)容不當(dāng)。不能將上級文件原文復(fù)述，應(yīng)當(dāng)擇其要者有選擇使用，例如上級征集時間為“今日起至9月10日前”，下級落實時間應(yīng)有個提前量，并要爭取本地小故事盡早刊登出來才好。另外，上級要求村、組兩個層面各有一個故事，下級落實就要動員各組挖掘更多故事素材，才能保證從中選擇好故事上報，因此不必要把上級要求原原本本照錄不誤。三是撰寫要求不明。上級至對故事篇幅及結(jié)構(gòu)提出原則性要求，未對故事內(nèi)容提出明確要求。下級單位可在其基礎(chǔ)上進一步深化細化，提出方向要求，以便基層具體落實更有針對性、不致跑偏，有效提高工作成效。四是程序不當(dāng)。這個通知應(yīng)由村黨支部名義發(fā)到各組，各組報送故事應(yīng)報村黨支部研究，由村黨支部擇優(yōu)報送鎮(zhèn)里，而不應(yīng)由各組直接越級上報鎮(zhèn)里。五是層次不明。這個小通知事情雖小，但是不能一段話就能說得清楚，因此要分出層次、列出標(biāo)題，讓小通知更加一目了然。六是保留銜接方式。我們發(fā)出通知之后，要給接受對象溝通銜接明確聯(lián)系人和聯(lián)系方式，保證工作不出差錯、提升效率。定稿內(nèi)容如下：通知各組黨建服務(wù)點：根據(jù)區(qū)、鎮(zhèn)黨建服務(wù)中心要求，各村近期要報送本地黨建小故事。請各組黨建服務(wù)點按照上級要求，挖掘整理各組黨建小故事，現(xiàn)將有關(guān)報送事宜通知如下：一、報送內(nèi)容各組黨建方面先進人物、先進事跡、創(chuàng)新亮點。二、故事內(nèi)容故事內(nèi)容包括站點概況、故事正文和故事啟示，其中站點概況300字、正文800字、啟示200字。故事內(nèi)容要求直奔主題、重點突出、真實感人。三、報送時間請各站點于2017年8月18日（星期五）之前報送村黨支部審閱。聯(lián)系人：****，電話：***********村黨支部2017年8月9日另外還有一段新聞報道的旁白介紹也很有代表性。2018年1月，網(wǎng)友CONSON請我參謀他起草的新聞人物介紹旁白。我雖然不太熟悉新聞旁白，但對小伙伴的厚望也不敢辜負。原稿如下：一條技能比武的路，給她打開了一扇窗。5年5次比武，她不是在參加比武，就是在為比武做準(zhǔn)備。從最初的增加收入到證明巾幗不讓須眉，從“趁著年輕搏一搏”到實現(xiàn)自己的人生價值，從個人榮辱得失到集體榮譽高于一切，一次又一次風(fēng)雨兼程，有多少日子就有多少困難，面對失敗、傷痛、孤寂時，師傅的教誨和期盼、同事的鼓勵和幫助、單位的培養(yǎng)和支持沒有讓她止步不前，最終她成為**油田首位采油女狀元，首次出征一舉奪得中石化業(yè)務(wù)競賽銀牌，分公司實現(xiàn)獎牌零的突破！她本人也從一名勞務(wù)工轉(zhuǎn)成正式工。她叫GSS，一個集胡楊倔強和紅柳堅韌為一體的女漢子，將青春揮灑在戈壁大漠，完美演繹了一個25歲90后南方姑娘的“變形記”。點評：這個材料本身確實不錯，內(nèi)容充實、熱情洋溢，不足之處就是混為一體、未分層次，只需簡單梳理，打通文脈。新稿如下：一條技能比武的路，給她打開了一扇窗。5年5次比武，她不是在參加比武，就是在為比武做準(zhǔn)備。從最初的增加收入到證明巾幗不讓須眉，從“趁著年輕搏一搏”到實現(xiàn)自己的人生價值，從個人榮辱得失到集體榮譽高于一切，一次又一次風(fēng)雨兼程。有多少日子就有多少困難。面對失敗、傷痛、孤寂時，師傅的教誨和期盼、同事的鼓勵和幫助、單位的培養(yǎng)和支持，給她無窮動力，激勵著她克服一個又一個困難，跨上一個又一個臺階，取得一個又一個成功，最終成為**油田首位采油女狀元。她首次出征一舉奪得