檔案管理規(guī)章制度模版（3篇）

檔案管理規(guī)章制度模版一、總則1.為確保公司檔案管理工作的規(guī)范化、信息的精準(zhǔn)性、完整性及可靠性，并提升檔案利用效率，特制定本規(guī)章制度。2.本制度全面適用于公司內(nèi)部所有檔案的管理與利用工作。二、檔案的定義1.檔案是指公司內(nèi)部生成或接收的各類文件、資料等載體，涵蓋紙質(zhì)檔案、電子檔案及其他形式的檔案。2.檔案需依據(jù)形成機(jī)關(guān)和部門的歸屬，明確劃分為行政檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等類別。三、檔案管理的原則1.法律依據(jù)原則：檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)章制度。2.統(tǒng)一管理原則：由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)一管理。3.安全性原則：確保檔案得到妥善保管和安全保護(hù)，防范遺失、損毀及泄露風(fēng)險(xiǎn)。4.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的程序和規(guī)范進(jìn)行檔案管理，確保整理、歸檔、調(diào)閱等工作的有序進(jìn)行。5.實(shí)用性原則：以提升公司經(jīng)營(yíng)和管理效率為目標(biāo)，增強(qiáng)檔案的利用價(jià)值和效率。四、檔案管理的職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)：負(fù)責(zé)公司檔案管理的規(guī)劃、實(shí)施與監(jiān)督。組織檔案的整理、歸檔與保管工作。制定并推動(dòng)檔案管理規(guī)程與制度的規(guī)范化。協(xié)助各部門開展檔案管理培訓(xùn)與指導(dǎo)。監(jiān)督與指導(dǎo)電子檔案的安全管理與備份工作。2.各部門職責(zé)：按檔案管理部門要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案材料。配合檔案管理部門完成檔案的整理、歸檔與保管工作。定期整理部門文件與資料，清理過(guò)期及無(wú)效檔案材料。嚴(yán)禁私自銷毀或調(diào)撥檔案材料，如有需求需報(bào)請(qǐng)檔案管理部門批準(zhǔn)。五、檔案的整理與歸檔1.檔案整理原則：遵循統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)整理檔案，確保同類檔案集中管理。對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)管理，以便于管理與查閱。按時(shí)間順序排列檔案材料，便于追溯與鑒證。2.檔案歸檔原則：遵循歸檔規(guī)則分類歸檔檔案，確保同類檔案相鄰存放。檔案盒需標(biāo)明檔案類別、編號(hào)與名稱，便于查找與整理。定期對(duì)檔案進(jìn)行審定，清理過(guò)期及無(wú)效檔案材料。六、檔案的保管與借閱1.檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放于專用檔案室，確保環(huán)境干凈、干燥、通風(fēng)，并防范蟲害與火災(zāi)。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用服務(wù)器或云存儲(chǔ)設(shè)備中，進(jìn)行定期備份與安全保護(hù)。2.檔案借閱：借閱檔案需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，明確借閱目的與期限，并經(jīng)審批后方可借閱。借閱人需妥善保管借閱檔案，嚴(yán)禁私自篡改與破壞。借閱檔案歸還后，需填寫《檔案借閱歸還登記表》，并經(jīng)檔案管理部門確認(rèn)歸檔。七、檔案的銷毀與轉(zhuǎn)移1.檔案銷毀：檔案需按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行銷毀，不得超期保管。銷毀檔案需遵循專門程序，由檔案管理部門監(jiān)督與組織，確保合規(guī)與安全。2.檔案轉(zhuǎn)移：部門間檔案轉(zhuǎn)移需經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并按規(guī)定程序與要求進(jìn)行。檔案轉(zhuǎn)移時(shí)需詳細(xì)記錄檔案材料名稱、數(shù)量、接收部門等信息，并經(jīng)雙方確認(rèn)。八、檔案的安全管理1.紙質(zhì)檔案安全管理：檔案室應(yīng)設(shè)置門禁控制系統(tǒng)，限制人員出入。安裝監(jiān)控?cái)z像設(shè)備，監(jiān)測(cè)并記錄進(jìn)出檔案室的人員與活動(dòng)。檔案盒需標(biāo)明密級(jí)與保管期限，確保檔案材料的完整性與機(jī)密性。2.電子檔案安全管理：配置防病毒軟件、防火墻與入侵檢測(cè)系統(tǒng)，保障電子檔案安全。設(shè)定權(quán)限管理，控制不同人員對(duì)電子檔案的訪問(wèn)與修改權(quán)限。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份與存檔，防范數(shù)據(jù)丟失與意外損毀。九、檔案管理的監(jiān)督與評(píng)估1.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查與評(píng)估，確保工作規(guī)范與高效。2.檔案管理部門需向上級(jí)定期報(bào)告工作進(jìn)展與問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施。3.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，確保其順利進(jìn)行。十、附則1.本規(guī)章制度由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋與修改。2.本規(guī)章制度自發(fā)布之日起生效，廢止此前相關(guān)規(guī)章制度。檔案管理規(guī)章制度模版（二）第一章總則第一條為確保檔案管理工作的規(guī)范性，提升檔案工作的效率與質(zhì)量，保障檔案信息的安全、真實(shí)與完整，促進(jìn)檔案資源的可持續(xù)利用，特依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及國(guó)家檔案行政管理部門的規(guī)定，制定本規(guī)章制度。第二條本規(guī)章制度適用于我單位所有參與檔案管理工作的員工。第三條檔案管理工作的核心目標(biāo)在于構(gòu)建并優(yōu)化一套科學(xué)、高效、規(guī)范的檔案管理體系與流程，確保檔案信息的準(zhǔn)確無(wú)誤、安全無(wú)虞與完整無(wú)缺，為單位及其相關(guān)部門的決策提供堅(jiān)實(shí)可靠的依據(jù)。第四條本規(guī)章制度秉承以下基本原則：依法管理、科學(xué)管理、規(guī)范管理、以人為本、持續(xù)改進(jìn)。第五條明確檔案管理工作的責(zé)任主體：全體工作人員均負(fù)有依法獲取、使用、保管及歸檔檔案信息的職責(zé)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部則作為檔案管理的首要責(zé)任人。第六條檔案管理工作需遵循以下基本要求：及時(shí)性、全面性、準(zhǔn)確性、可審計(jì)性及便捷性。第二章檔案的創(chuàng)建、接納與整理第七條針對(duì)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)與決策過(guò)程，應(yīng)建立健全相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，確保相關(guān)文件與資料的準(zhǔn)確記錄，為后續(xù)歸檔與查詢提供便捷條件。第八條檔案的接納工作須嚴(yán)格遵循既定程序進(jìn)行，接收單位需根據(jù)檔案的性質(zhì)與用途，評(píng)估其價(jià)值與重要性，并據(jù)此確定適宜的存檔期限與留用期限。第九條在檔案接納過(guò)程中，應(yīng)對(duì)文件與資料進(jìn)行明確標(biāo)識(shí)，以保障檔案信息的可識(shí)別性與可檢索性。第十條檔案的整理工作應(yīng)遵循既定標(biāo)準(zhǔn)與流程，確保檔案信息的清晰、有序與完整。第三章檔案的保管與利用第十一條檔案保管需符合既定的存儲(chǔ)條件與環(huán)境要求，以保障檔案的安全防災(zāi)、防損與防盜。第十二條建立健全檔案借閱與使用制度，確保檔案信息的安全可控。第十三條檔案利用需遵循既定程序與權(quán)限，嚴(yán)禁未經(jīng)許可擅自修改或刪除檔案信息。第十四條檔案的利用范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在法律法規(guī)與政策規(guī)定的范疇內(nèi)，不得超越檔案的正常用途。第四章檔案的傳輸與銷毀第十五條檔案?jìng)鬏斝枳裱榷ǔ绦蜻M(jìn)行，以保障檔案信息的完整性與安全性。第十六條檔案銷毀需嚴(yán)格遵循既定程序，確保檔案信息的永久刪除且無(wú)法恢復(fù)。第十七條檔案銷毀工作應(yīng)定期進(jìn)行，并做好相應(yīng)的銷毀記錄與報(bào)告。第五章檔案管理的監(jiān)督與評(píng)估第十八條檔案管理的監(jiān)督工作由單位的上級(jí)機(jī)關(guān)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)，監(jiān)督結(jié)果需及時(shí)反饋給被監(jiān)督單位，并依法追究責(zé)任。第十九條檔案管理的評(píng)估工作應(yīng)定期進(jìn)行，評(píng)估結(jié)果將用于指導(dǎo)檔案管理工作的改進(jìn)與提升。第六章附則第二十條對(duì)于違反本規(guī)章制度的行為，將依法追究責(zé)任，并由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)后果。第二十一條如發(fā)生檔案信息丟失、泄露等情況，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)告，并依法追究責(zé)任，同時(shí)采取必要的補(bǔ)救措施。第二十二條本規(guī)章制度的調(diào)整與修訂需經(jīng)過(guò)合法程序，并及時(shí)通知相關(guān)人員。第二十三條本規(guī)章制度自發(fā)布之日起正式執(zhí)行，相關(guān)業(yè)務(wù)流程與細(xì)則由相關(guān)部門負(fù)責(zé)制定并與本規(guī)章制度同步實(shí)施。檔案管理規(guī)章制度模版（三）第一章總則第一條為規(guī)范和有效管理機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的檔案構(gòu)建與管理工作，確保檔案的安全、可靠及高效利用，提升管理效能和工作效率，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于所有機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的檔案構(gòu)建與管理工作。第三條檔案管理應(yīng)遵循依法、科學(xué)、公正、保密的原則，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，確保工作的規(guī)范化和持續(xù)發(fā)展。第四條檔案管理應(yīng)與機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)相結(jié)合，為公務(wù)決策提供準(zhǔn)確、及時(shí)、全面的檔案支持。第五條檔案管理遵循分類管理、定期保存、永久存儲(chǔ)及有序利用的準(zhǔn)則。第二章檔案的建設(shè)與保管第六條機(jī)關(guān)、事業(yè)單位需制定檔案建設(shè)規(guī)劃，明確目標(biāo)、任務(wù)和實(shí)施策略，并據(jù)此執(zhí)行。第七條必須明確檔案管理的責(zé)任部門和人員，通過(guò)培訓(xùn)和考核提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理能力。第八條應(yīng)依據(jù)檔案管理規(guī)定，建立檔案目錄、檢查、借閱、銷毀等管理制度，并確保其執(zhí)行。第九條檔案存儲(chǔ)設(shè)施應(yīng)根據(jù)檔案特性與需求設(shè)立，以保障檔案的安全與完整性。第十條檔案管理人員需定期進(jìn)行檔案整理、修復(fù)，確保檔案的可讀性和長(zhǎng)期保存。第十一條促進(jìn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案檢索和利用效率。第三章檔案的利用與服務(wù)第十二條機(jī)關(guān)、事業(yè)單位應(yīng)共享檔案資源，提供相互間的檔案借閱和咨詢服務(wù)。第十三條應(yīng)依據(jù)規(guī)定提供文件、資料的查閱和復(fù)制服務(wù)，滿足使用需求。第十四條定期組織檔案培訓(xùn)和宣傳活動(dòng)，提升員工的檔案意識(shí)和利用能力。第十五條加強(qiáng)與檔案館、檔案部門的合作，推動(dòng)檔案的歸檔、匯集和整理工作。第十六條檔案管理人員應(yīng)保守在管理中獲取的機(jī)密信息，防止泄露和濫用。第四章檔案的安全與保密第十七條根據(jù)檔案的保密等級(jí)，采取適當(dāng)?shù)陌踩胧?，確保檔案的機(jī)密性和完整性。第十八條檔案室應(yīng)配備門禁、監(jiān)控等安全設(shè)備，防止檔案丟失和損壞。第十九條檔案管理人員需接受安全教育，熟悉保密制度，確保檔案安全。第五章檔案的檢查與鑒定第二十條上級(jí)單位可對(duì)下級(jí)單位的檔案進(jìn)行定期或不定期的檢查和鑒定。第二十一條檔案管理人員應(yīng)配合上級(jí)的檢查和鑒定工作，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息。第二十二條檔案鑒定應(yīng)遵循國(guó)家相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行檔案的鑒定和出具鑒定書。第二十三條在檢查和鑒定過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定，禁止銷毀、篡改檔案。第六章法律責(zé)任第二