電子郵件管理制度

電子郵件管理制度1.前言本規(guī)章制度旨在規(guī)范和管理公司內(nèi)部電子郵件的使用，確保電子郵件的安全性、合規(guī)性和高效性。全部員工必需遵守本制度，且公司將定期對本制度進(jìn)行評估和更新。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工對于公司發(fā)出、收取和管理的電子郵件。3.電子郵件的使用原則3.1電子郵件的重要用途是作為有效的溝通和信息溝通工具，員工應(yīng)當(dāng)正確使用電子郵件來發(fā)送和接收工作相關(guān)的信息。3.2員工在使用電子郵件時，務(wù)必遵守公司的商業(yè)道德和保密原則，嚴(yán)禁將機(jī)密、私人或其他未經(jīng)授權(quán)的信息泄露給外部人員。3.3員工應(yīng)當(dāng)使用公司供應(yīng)的電子郵件賬戶發(fā)送和接收公司相關(guān)電子郵件，未經(jīng)授權(quán)嚴(yán)禁使用他人賬戶發(fā)送和接收電子郵件。3.4在使用電子郵件時，員工應(yīng)當(dāng)遵守法律法規(guī)，嚴(yán)禁發(fā)送、接收或傳播包含不良、違法、病毒或有害信息的電子郵件。3.5員工不得將電子郵件用于政治、宗教、種族鄙視等與工作無關(guān)的目的。3.6員工應(yīng)當(dāng)妥當(dāng)保管本身的電子郵件賬戶和密碼，嚴(yán)禁將賬戶和密碼供應(yīng)給他人使用。4.電子郵件的管理措施4.1公司將對電子郵件進(jìn)行合規(guī)性監(jiān)控，包含但不限于郵件內(nèi)容的審查、關(guān)鍵詞的檢索和賬戶的訪問記錄。4.2公司保存隨時檢查、修改和刪除員工的電子郵件的權(quán)利，以確保公司利益和信息安全。4.3公司將定期進(jìn)行電子郵件備份，并確保備份存儲在安全可靠的位置。4.4員工在離職時，必需將工作相關(guān)的電子郵件備份并移交給公司，離職后不得連續(xù)訪問公司的電子郵件系統(tǒng)。5.電子郵件的存儲和歸檔5.1公司將為員工供應(yīng)合理的電子郵件存儲空間，員工應(yīng)當(dāng)依據(jù)需要合理使用存儲空間，并定期清理不需要的電子郵件。5.2公司將建立電子郵件歸檔制度，定期歸檔存儲肯定時期內(nèi)的電子郵件，以備后續(xù)檢索和備份。5.3歸檔的電子郵件必需依照肯定的目錄結(jié)構(gòu)和命名規(guī)定進(jìn)行保管，并確保歸檔的電子郵件具備易查找、易訪問和易讀性。5.4公司將依據(jù)業(yè)務(wù)需要和法律規(guī)定，確定電子郵件的存儲和歸檔期限，員工應(yīng)當(dāng)遵守相應(yīng)的要求。6.電子郵件的安全措施6.1員工應(yīng)當(dāng)妥當(dāng)保管本身的電子郵件賬戶和密碼，且密碼應(yīng)當(dāng)具備肯定的多而雜性，并定期更新密碼。6.2員工不得將電子郵件中的敏感信息發(fā)送給外部人員，如賬號、密碼、公司機(jī)密等。6.3員工不得在電子郵件中使用不受授權(quán)的附件，且應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎打開來自不明來源的電子郵件附件，以防止病毒或惡意軟件的傳播。6.4員工應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行電子郵件賬戶和設(shè)備的安全檢查和防護(hù)措施，確保賬戶和設(shè)備沒有被非法入侵或攻擊。7.違規(guī)處理和責(zé)任追究7.1對于違反本制度的行為，公司將采取相應(yīng)的紀(jì)律與懲罰措施，包含但不限于口頭警告、書面警告、罰款和停職等。7.2對于嚴(yán)重違反公司規(guī)定、泄露機(jī)密信息或給公司造成重點損失的行為，公司將保存追究刑事責(zé)任的權(quán)利。7.3公司將建立投訴舉報機(jī)制，員工應(yīng)當(dāng)樂觀報告發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將對全部的投訴舉報進(jìn)行調(diào)查和處理。8.監(jiān)督與評估8.1公司將定期對員工的電子郵件使用情況進(jìn)行評估，并對發(fā)現(xiàn)的問題和風(fēng)險進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)和矯正措施。8.2員工應(yīng)當(dāng)搭配公司的監(jiān)督和評估工作，并接受相關(guān)引導(dǎo)和培訓(xùn)，提高自身電子郵件管理的意識和本領(lǐng)。9.附則9.1本規(guī)章制度自發(fā)布之日起生效，并適用于全體員工。9.2公司保存對本規(guī)章制度的解釋權(quán)和修改權(quán)，并將通過適當(dāng)?shù)那老騿T工公布最新版本。本規(guī)章制度經(jīng)過公司管