DB45T 2705-2023 黨政機(jī)關(guān)會議服務(wù)規(guī)范

45SpecificationforconfeI 3 6 9 本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定黃文婷、林艷梅、李連榮、劉小平、盧秋云、趙強(qiáng)、齊斌、王敏丹、謝宏昭、王皓鍇。1黨政機(jī)關(guān)會議服務(wù)規(guī)范本文件適用于廣西壯族自治區(qū)行政區(qū)域內(nèi)黨政機(jī)關(guān)的會議服務(wù)與管理，其他會議可參照執(zhí)GB/T10001.1公共信息圖形GB/T15566.1公共信息導(dǎo)向系統(tǒng)設(shè)置原則與要求第1黨政機(jī)關(guān)會議conferenceofpartyandgovernmento婦聯(lián)等人民團(tuán)體和參照公務(wù)員法管理的事業(yè)單位主4基本要求4.1.1會議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立與會議服務(wù)相對應(yīng)的各類組織機(jī)構(gòu)，明確各部門各崗位工作職責(zé)和權(quán)限。4.1.2會議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立良好的會議服務(wù)業(yè)務(wù)接待溝通渠道及方式。4.1.3各崗位應(yīng)建立服務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范。4.1.4會議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立科學(xué)、規(guī)范的會議服務(wù)質(zhì)量體系，對服務(wù)資源、過程、監(jiān)督與改進(jìn)實施管4.2機(jī)構(gòu)資質(zhì)4.2.1會議服務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān)黨政機(jī)關(guān)會議服務(wù)活動應(yīng)具備下列條件：2——具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財務(wù)會計制度；——法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件。4.3.1應(yīng)配備會議負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)工作對4.3.2應(yīng)根據(jù)會議服務(wù)崗位的需要配置相應(yīng)的專職人員，會議服務(wù)人員身體健康狀況、年齡、文化水4.3.3會議服務(wù)人員上崗前接受系統(tǒng)培訓(xùn)，宜通過聘請專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行培訓(xùn)，組織內(nèi)部指導(dǎo)實訓(xùn)或——服務(wù)理念和組織文化；——會議室布置及相關(guān)設(shè)施設(shè)備的使用操作技能。——不擅自使用照相機(jī)、手機(jī)和錄音器等視頻或音頻設(shè)備記錄（拍攝）會場布置（場景）、會議——未經(jīng)允許，不擅自對會議進(jìn)行錄音、錄像，會議主辦單位要求錄音、錄像的，會后及時交由——當(dāng)值時，不擅自離崗，不在崗會友、聊天等做與執(zhí)勤無關(guān)的事，文明執(zhí)勤、使用普4.3.5會議服務(wù)人員應(yīng)統(tǒng)一著裝、標(biāo)識明晰，熟悉會議服務(wù)禮儀，遵守會議服務(wù)人員行為規(guī)范。會議4.3.6會議服務(wù)人員每季度應(yīng)進(jìn)行評價考核，考核內(nèi)容包括但不限于：服務(wù)品質(zhì)、工作紀(jì)律、服務(wù)形4.4設(shè)施設(shè)備4.4.1根據(jù)會議主辦單位的需求，配置或布置與會議規(guī)模、規(guī)格等相適的會議室，召開涉密會議或者3——在會議區(qū)域適當(dāng)位置設(shè)置貼有分類標(biāo)志的垃圾箱；4.4.3明確會議服務(wù)設(shè)施設(shè)備維保責(zé)任，定期檢查、維修、保養(yǎng)設(shè)4.5輔助系統(tǒng)4.5.1根據(jù)會議規(guī)模，設(shè)置參會單位和人員停車位置，并設(shè)置引導(dǎo)指示標(biāo)志。4.5.2會議場所設(shè)置的公共信息導(dǎo)向系統(tǒng)，在會場主入口處設(shè)置會場分布示意圖、導(dǎo)向標(biāo)志等。導(dǎo)向4.5.3疏散通道、安全出口、消防通道、應(yīng)急照明等安全應(yīng)急設(shè)施應(yīng)設(shè)置醒目的安全指示標(biāo)志，安全4.5.5涉密會議場所，不應(yīng)帶入手機(jī)等電子設(shè)備，并設(shè)置禁入標(biāo)志；安裝符合保密標(biāo)準(zhǔn)的信息干擾設(shè)電子設(shè)備前往；不應(yīng)使用手機(jī)等便攜電子設(shè)備進(jìn)行視頻通話、拍照、上網(wǎng)、錄音4.6用品用具5.1會前服務(wù)5.1.1接洽5.1.1.1接洽會議主辦單位，確定會議的規(guī)模、規(guī)格、需求等，并填寫《會務(wù)服務(wù)需求確認(rèn)表》（見——會場設(shè)施功能及服務(wù)流程；——開會時間、會議日程、參會人數(shù)、服務(wù)項目、設(shè)備要求等；45.1.2.1會場布置5.1.2.1.4服務(wù)人員應(yīng)對會場的布局、主席臺、桌椅、桌布、物品、會標(biāo)、席卡等進(jìn)行布置，具5.1.2.2設(shè)備調(diào)試5.1.2.2.2應(yīng)保證電力、通訊等供給正常，召開一類會議時，通知供電、通訊、消防等部門到場，提5.1.2.2.3應(yīng)配備備用的電源、網(wǎng)絡(luò)、話筒等設(shè)備。2.應(yīng)單獨檢查主席臺燈光開放投影時的燈光效果，同時還應(yīng)檢查燈1.宜用筆記本電腦HDMI或VGA接口輸出信號，電會議開始前，根據(jù)天氣情況提前1h～2h打開空調(diào)，夏季將溫度調(diào)控在26℃,冬季控制在20℃。未開啟空3.根據(jù)會議主辦單位的要求設(shè)置LED橫幅屏的背景色和字體色，宜采用5.1.2.3檢查驗收擺放正確，必要時引導(dǎo)參會人員正確使用會55.1.2.3.2檢查驗收過程中發(fā)5.1.2.4安保及車輛保障5.2會中服務(wù)5.2.1.2維護(hù)好會場秩序。會前宜提前30min打開會議室門，安排參會人員進(jìn)入會場，會議開始后，負(fù)責(zé)關(guān)好并引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)入場；有主席臺的會場，宜將領(lǐng)導(dǎo)引領(lǐng)至主席臺入座。5.2.1.4會議過程中，參會人員進(jìn)出、會議議程如中間休息5.2.2.1茶葉檢查5.2.2.2斟茶、續(xù)茶5.2.2.2.3續(xù)茶水時，視情況分為前側(cè)續(xù)水和后側(cè)續(xù)水，按照下列步驟和要求續(xù)茶：a)用左手的小指和無名指夾起杯蓋，大拇指、食指、中指握住杯把，將茶杯端起；b)右手握住暖瓶，瓶口不應(yīng)正對賓客，側(cè)身略彎腰將水倒入杯中；e)續(xù)茶水時，應(yīng)輕拿輕放，不應(yīng)使茶具發(fā)出響聲，茶水不應(yīng)濺出水杯。續(xù)茶水要領(lǐng)按附5.2.2.3會場上茶a)會議服務(wù)人員從主席臺右側(cè)排列，整齊統(tǒng)一進(jìn)入會場；65.2.3設(shè)備保障5.2.3.2音視頻技術(shù)人員應(yīng)做好音響、燈光、視頻操作的全程跟蹤，根據(jù)現(xiàn)場情況控制會場音量及燈5.2.4會場巡查5.3會后服務(wù)5.3.1會議結(jié)束時，及時打開會議室大門，會議服務(wù)人員站在門口歡送參會領(lǐng)導(dǎo)和參會人員，并提醒5.3.2參會人員全部離開會場后，會議服務(wù)人員應(yīng)檢查會場有無參會人員遺忘的物品。如有遺失物品5.3.3根據(jù)會議要求，向會議主辦單位提供相應(yīng)會議錄音、錄像資料。5.3.4清理會場衛(wèi)生、桌椅歸位，如有疫情發(fā)生5.3.5關(guān)閉燈光、空調(diào)、音響、顯示屏、門窗5.3.6及時清點并清洗消毒茶杯和毛巾等會議用品，紙巾、紙筆等按類別回收整齊裝箱，填寫《會議6.1.2領(lǐng)導(dǎo)小組全面負(fù)責(zé)會議服務(wù)過程中突發(fā)事件的應(yīng)急處置工作，具體職責(zé)如——副組長按照分管任務(wù)，分別負(fù)責(zé)應(yīng)急事件處置工作；——小組成員負(fù)責(zé)開展會議服務(wù)的安全教育、培訓(xùn)工作，負(fù)責(zé)會議服務(wù)保障安全隱患排查和設(shè)施6.2.2制定消防疏散應(yīng)急預(yù)案和突發(fā)事件應(yīng)急處置方案，在會議室顯著位置設(shè)置安全疏散示意圖。突6.2.4做好各項季節(jié)性安全事故和自然性災(zāi)害的防76.2.6進(jìn)行安全巡查時應(yīng)按規(guī)定路線行進(jìn)，2個人以上巡邏時要保持隊形整齊。發(fā)現(xiàn)問題時要采取有6.3.1應(yīng)根據(jù)會議級別制定相應(yīng)的保6.3.2應(yīng)對會議服務(wù)人員進(jìn)行保密教育，明確會議服務(wù)人員的保密紀(jì)律、責(zé)任和義務(wù)，明確會議保密6.3.3會議開始前，協(xié)助會議主辦單位對會議場地及將要提供會議使用的通信、辦公、擴(kuò)音設(shè)備的保6.3.4會議進(jìn)行時，杜絕無關(guān)人員進(jìn)入會場，巡視檢查有無違反保密規(guī)定、保密紀(jì)律6.3.5會議結(jié)束后，協(xié)助會議主辦單位對會場進(jìn)行檢查，防止遺留會議文件、資料或其他物品。7.1.1應(yīng)建立全面有效的服務(wù)評價管理制度，《會務(wù)服務(wù)——服務(wù)對象滿意度；——征求會議主辦單位的意見和建議，填寫《會議服務(wù)意見反饋表》見附錄K；——走訪參會人員，征求對會議服務(wù)的意見和建議；——互聯(lián)網(wǎng)反饋。7.2.2對出現(xiàn)的不合格服務(wù)采取措7.2.3分析產(chǎn)生不合格服務(wù)的原因，制定整改措施并跟蹤整改措施的落88.1會議服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立黨政機(jī)關(guān)會議服務(wù)檔——會務(wù)服務(wù)需求確認(rèn)表；——會場準(zhǔn)備工作檢查表；——會議服務(wù)意見反饋表；——其他應(yīng)歸檔保存的相關(guān)資料。8.2檔案保存期限按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的規(guī)定執(zhí)行。9A.1儀容A.1.2女士長發(fā)束起，留海不擋面，統(tǒng)一佩戴發(fā)網(wǎng)，發(fā)髻齊耳；男士發(fā)長前不覆額，側(cè)不掩耳，A.1.4保持頭發(fā)、眼鼻、口腔、手部、身體A.1.5領(lǐng)導(dǎo)近身會議服務(wù)人員不應(yīng)擦拭香水。A.2儀表A.2.1一般要求A.2.1.1根據(jù)實際情況選擇和制作會議服務(wù)人員的服裝與配飾，選擇款式相同的工鞋。會議服務(wù)人員A.2.2著裝要求A.2.2.2男士著裝應(yīng)統(tǒng)一。著西裝時，西褲應(yīng)燙直，折痕清晰，長及鞋面；襯衫領(lǐng)口應(yīng)扣好，不應(yīng)敞A.2.3工作牌佩戴要求A.2.4工鞋女士著黑色工鞋(以軟底鞋為宜)，皮鞋款式為船型，女士鞋跟高宜為A.2.5絲襪A.2.5.2男士應(yīng)穿深藍(lán)色或黑色長襪，不應(yīng)穿短襪、淺色襪子。DB45/T2705—2023A.2.6.1不佩戴任何飾品，若佩戴眼鏡，邊框顏色應(yīng)為黑色、咖啡色、金色、銀色，邊框款式不宜太A.2.6.2確需少數(shù)民族服務(wù)人員保障的會議，服務(wù)人員的儀容、儀表、著裝等，根據(jù)會議主辦單位的A.3儀態(tài)A.3.1站姿雙眼平視前方，余光關(guān)注四方，肩膀自然打開平展，收腹挺胸，雙臂自然下垂，處于身體兩側(cè)，腳尖打開45°~60°,腳后跟并攏或打開，打開時是1個腳掌的寬度，不同場景下站姿手位不同。男士A.3.2行姿A.3.3坐姿收，雙目平視，肩平頭正，雙手自然擺放在雙腿上A.3.4蹲姿A.3.5鞠躬A.3.5.1招呼禮，點頭致意，見圖A.11、圖A.12。A.3.5.2迎賓禮，上身向下傾斜角度宜為15°~30°,目視對方腳面，見圖A.13、圖A.14。A.3.5.3感謝禮，上身向下傾斜角度宜為30°~45°,目視對方腳面，見圖A.15、圖A.16。A.3.6導(dǎo)引方45°,距離保持1.5m。A.3.7笑容圖A.19會議服務(wù)人員微笑示意圖A.3.8規(guī)范用語使用規(guī)范用語，如“您好、再見、請慢走、對不起、抱歉、請原諒、謝謝、非常感謝、不客氣、沒關(guān)系、請問您需要什么”等。C.1.1建立保潔消毒管理制度和保潔消毒服務(wù)方案，對保潔消毒服務(wù)工作做好記C.1.2配置保潔服務(wù)人員，明確保潔責(zé)任范圍，保潔服務(wù)實行定時定點和流動保潔相結(jié)合，保持會議C.1.3會前、會后進(jìn)行會議廳室清掃，不定期巡視，保持無垃圾、無雜物、無污跡。大理石地面晶面處理后光澤均勻，防滑條縫無藏污；木地板表面光亮，四周邊角無積灰；地面磚色澤均一；地毯C.1.4墻面定期清潔，保持墻面目視無灰塵、污漬，表面光滑、明C.1.5保持窗臺、門框、窗套及其上下部的縫隙處無灰塵、印跡、污垢；C.1.6日常垃圾專人負(fù)責(zé)、日產(chǎn)日清，定點傾倒、分類傾倒入指定專用容器，定時收集、定時清運(yùn)。C.1.7桌椅內(nèi)外面、接縫處干凈亮潔，無灰塵，無污跡，無擦C.1.8雨雪天氣應(yīng)采取防滑措施，擺C.1.9保持沙發(fā)、地毯、桌面干凈整潔，無垃圾、灰塵、印跡、污C.2.1開窗通風(fēng)，保持室內(nèi)空氣清晰，舒適，C.2.6會議用品儲存箱使用后立即擦拭C.3.2洗手間面盆、水龍頭、鏡子光亮無水漬C.4.3垃圾桶做好分類標(biāo)識，保持干C.4.4消防設(shè)施定期清潔，保持消防栓、消防箱、報警器、火警通訊、滅火器、煙感器、揚(yáng)聲器表面D.1.1大會式42367581主席臺 7圖D.3規(guī)定了座談式會議桌椅擺放。領(lǐng)導(dǎo)就座席5879圖D.3座談式桌椅擺放示意圖D.1.3會見式圖D.4規(guī)定了會見式會議桌椅擺放。主景墻2345客方陪同人員2345主方陪同人員圖D.4會見式桌椅擺放示意圖432154321352143521客方54321會議桌12345圖D.7主題演講式桌椅擺放圖D.8規(guī)定了圓桌式會議桌椅擺放。圖D.8圓桌式桌椅擺放示意圖D.1.7簽約儀式圖D.9、圖D.10、圖D.11規(guī)定了簽約儀式桌椅擺放。簽約臺圖D.9簽約儀式桌椅擺放示意圖111臺144223355圖D.10簽約儀式桌椅擺放示意圖2圖D.11簽約儀式桌椅擺放示意圖3D.3席卡制作D.3.1席卡選擇大禮堂、小禮堂主席臺D.3.2席卡檢查會議結(jié)束后，將席卡收回服務(wù)間，取出席卡芯，分門別類放入席卡保管柜或檔案盒。核對制作完成的橫幅與辦會單位提供的會標(biāo)內(nèi)容，D.5.2會議資料和便簽統(tǒng)一整齊擺放在桌子D.5.5茶杯放杯墊、杯碟，會前將茶杯杯把向右呈123456789(規(guī)范性)序號字會議名稱：會議室：I.1.2當(dāng)會議中突發(fā)停電時，會場I.1.4如不能及時恢復(fù)供電，立即與I.2.2會議中發(fā)生火災(zāi)，會議現(xiàn)場I.2.3如無法迅速撲滅火災(zāi)，立即會人員情緒，打開所有會議