公司采購風(fēng)險制度-企業(yè)管理

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風(fēng)險清單,,,,,,,,,,

一級風(fēng)險,二級風(fēng)險名稱,責(zé)任部門,三級風(fēng)險描述,四級風(fēng)險編號,四級風(fēng)險描述,風(fēng)險應(yīng)對措施,,固有風(fēng)險評級,,

,,,,,,集團層面控制或業(yè)務(wù)控制環(huán)節(jié),現(xiàn)行操作描述,發(fā)生可能性,影響程度,固有風(fēng)險評級結(jié)果

運營風(fēng)險,采購管理風(fēng)險（即由于采購流程設(shè)計、執(zhí)行的不恰當(dāng)，以及采購計劃不當(dāng)?shù)葘?dǎo)致的未能保障公司生產(chǎn)經(jīng)營管理需要，或采購成本居高不下的風(fēng)險）,采購,采購計劃不合理：未按規(guī)定編制、審批、調(diào)整、執(zhí)行需求或采購計劃，需求或采購計劃不準確、不合理，造成庫存短缺或積壓，導(dǎo)致公司生產(chǎn)停滯或資源浪費。,,,原物料請購環(huán)節(jié),,2,4,中風(fēng)險

,,采購,采購過度分散/集中：分散對外采購，或國內(nèi)外采購割裂，不能形成整體和批量采購優(yōu)勢，導(dǎo)致采購性能價格比不合理；或者采購過于集中于某些供應(yīng)商，削弱公司對供應(yīng)商的控制力，還在供應(yīng)商出現(xiàn)危機不能及時供貨時對公司的經(jīng)營造成不利影響。,,,供應(yīng)商管理環(huán)節(jié),,3,3,中風(fēng)險

,,采購,供應(yīng)商管理不當(dāng)：供應(yīng)商管理不當(dāng)（如供應(yīng)商入圍審查不嚴格、供應(yīng)商名單維護不當(dāng)、供應(yīng)商評價不充分或流于形式等），未與客戶和供應(yīng)商保持暢通的溝通渠道，信息傳遞不及時、不完整、不準確，導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高、技術(shù)不達標(biāo)、交付不及時等，公司在交易中處于不利地位，甚至出現(xiàn)舞弊或欺詐事件，公司利益受損。,,,"供應(yīng)商管理環(huán)節(jié)

產(chǎn)品質(zhì)量管理環(huán)節(jié)",,1,3,低風(fēng)險

,,采購,采購方式選擇不合理：采購方式選擇不合理或執(zhí)行不當(dāng)（如未充分考察供應(yīng)商情況，詢價程序不當(dāng)，定向采購依賴主觀判斷等），導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高、技術(shù)不達標(biāo)、交付不及時等，甚至出現(xiàn)舞弊或欺詐事件，損害公司利益。,,,原物料采購環(huán)節(jié),,3,3,中風(fēng)險

,,采購,采購申請審批不當(dāng)：缺乏采購申請制度，采購申請未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，導(dǎo)致采購物資過量或短缺，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營。,,,原物料采購環(huán)節(jié),,1,2,低風(fēng)險

,,采購,采購交易執(zhí)行不當(dāng)：未嚴格按照合同或委托執(zhí)行采購交易（如缺乏對采購合同履行情況的有效跟蹤、未對采購業(yè)務(wù)辦理保險或未及時索賠或理賠等），導(dǎo)致采購物資損失或無法保證供應(yīng)。,,,原物料采購環(huán)節(jié),,1,3,低風(fēng)險

,,采購,采購驗收不當(dāng)：采購驗收不當(dāng)（如驗收標(biāo)準不明確、驗收程序不當(dāng)、對驗收中存在的異常情況不作處理），造成賬實不符，采購物資損失。,,,"存貨管理環(huán)節(jié)

產(chǎn)品質(zhì)量管理環(huán)節(jié)

",,3,3,中風(fēng)險

,,采購,采購付款管理不當(dāng)：付款管理不當(dāng)（如付款審核不嚴格、付款方式不恰當(dāng)、付款金額控制不嚴），導(dǎo)致公司資金損失或信用受損。,,,原物料采購付款環(huán)節(jié),,1,4,低風(fēng)險

,,采購,采購數(shù)據(jù)管理不當(dāng)：未妥善核對采購數(shù)據(jù)，并對采購數(shù)據(jù)進行信息化管理，影響采購業(yè)務(wù)正常運營。,,,原物料采購數(shù)據(jù)管理環(huán)節(jié),,1,2,低風(fēng)險

,采購內(nèi)控管理制度,,,,,,,,,

,一、總則,,,,,,,,,

,1.目的,,,,,,,,,

,為加強公司采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險，保障公司物資供應(yīng)及資金安全，提高采購效率與效益，特制定本制度。,,,,,,,,,

,2.適用范圍,,,,,,,,,

,本制度適用于公司及所屬各部門、分支機構(gòu)的一切采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等采購。,,,,,,,,,

,3.基本原則,,,,,,,,,

,（1）合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。,,,,,,,,,

,（2）公平公正原則：采購過程應(yīng)公平對待所有潛在供應(yīng)商，確保競爭的公正性。,,,,,,,,,

,（3）成本效益原則：在滿足需求的前提下，追求采購成本最低與綜合效益最優(yōu)。,,,,,,,,,

,（4）制衡性原則：建立采購各環(huán)節(jié)相互制約、相互監(jiān)督的機制。,,,,,,,,,

,二、職責(zé)分工,,,,,,,,,

,1.采購部門,,,,,,,,,

,（1）負責(zé)采購計劃的編制、執(zhí)行與調(diào)整。,,,,,,,,,

,（2）組織供應(yīng)商的尋找、篩選、考察與管理。,,,,,,,,,

,（3）負責(zé)采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行與跟蹤。,,,,,,,,,

,（4）辦理采購物資的驗收、入庫、退換貨等手續(xù)。,,,,,,,,,

,2.需求部門,,,,,,,,,

,（1）提出準確的采購需求，包括規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。,,,,,,,,,

,（2）參與供應(yīng)商的篩選與評價，對采購物資的適用性負責(zé)。,,,,,,,,,

,3.財務(wù)部門,,,,,,,,,

,（1）審核采購預(yù)算，監(jiān)控采購資金的使用。,,,,,,,,,

,（2）負責(zé)采購款項的支付審核與結(jié)算。,,,,,,,,,

,（3）參與采購合同的財務(wù)條款審核。,,,,,,,,,

,4.審計部門,,,,,,,,,

,（1）定期對采購業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督，檢查內(nèi)控制度執(zhí)行情況。,,,,,,,,,

,（2）對采購過程中的違規(guī)行為進行調(diào)查與處理。,,,,,,,,,

,三、采購流程管理,,,,,,,,,

,1.采購申請,,,,,,,,,

,需求部門根據(jù)實際需求填寫采購申請表，注明采購物品或服務(wù)的詳細信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后提交采購部門。,,,,,,,,,

,2.采購計劃,,,,,,,,,

,采購部門匯總各部門采購申請，結(jié)合庫存情況、市場動態(tài)等因素，編制月度或季度采購計劃，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。,,,,,,,,,

,3.供應(yīng)商選擇,,,,,,,,,

,（1）采購部門通過多種渠道廣泛收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。,,,,,,,,,

,（2）根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，發(fā)出詢價函或招標(biāo)邀請書。,,,,,,,,,

,（3）對供應(yīng)商報價、資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量等進行綜合評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。,,,,,,,,,

,4.采購合同簽訂,,,,,,,,,

,（1）采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商按照公司合同模板起草采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準、違約責(zé)任等條款。,,,,,,,,,

,（2）合同經(jīng)法務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后正式簽訂，采購部門與供應(yīng)商各執(zhí)一份，并將合同副本交財務(wù)等相關(guān)部門備案。,,,,,,,,,

,5.物資驗收,,,,,,,,,

,（1）采購物資到貨后，采購部門通知需求部門、質(zhì)檢部門共同進行驗收。,,,,,,,,,

,（2）驗收人員依據(jù)合同、技術(shù)標(biāo)準等對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行核對檢驗，填寫驗收報告。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決。,,,,,,,,,

,6.款項支付,,,,,,,,,

,（1）供應(yīng)商按合同要求提供發(fā)票等付款憑證后，采購部門填寫付款申請單，附上合同、驗收報告等相關(guān)資料。,,,,,,,,,

,（2）財務(wù)部門審核付款申請，核對合同執(zhí)行情況、資金預(yù)算等，無誤后辦理付款手續(xù)。,,,,,,,,,

,四、供應(yīng)商管理,,,,,,,,,

,1.供應(yīng)商準入,,,,,,,,,

,（1）新供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量證明等資料，采購部門審核并實地考察后，報審批通過方可準入。,,,,,,,,,

,（2）建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商基本信息、供應(yīng)產(chǎn)品、交易記錄、評價情況等。,,,,,,,,,

,2.供應(yīng)商評價,,,,,,,,,

,（1）定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨及時性、價格合理性、售后服務(wù)等進行評價打分。,,,,,,,,,

,（2）根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進行分級管理，優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商給予優(yōu)先合作、增加訂單等獎勵，不合格供應(yīng)商予以淘汰。,,,,,,,,,

,五、監(jiān)督與審計,,,,,,,,,

,1.內(nèi)部監(jiān)督,,,,,,,,,

,各部門在采購業(yè)務(wù)中應(yīng)相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋糾正。采購部門定期對采購流程執(zhí)行情況進行自查。,,,,,,,,,

,2.審計監(jiān)督,,,,,,,,,

,審計部門每年至少進行一次全