大學(xué)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)教程8-10-第4章

第4章電子表格軟件Excel2003

4.1Excel概述4.2數(shù)據(jù)的輸入與編輯4.3工作表的編輯和操作4.4格式化工作表4.5公式和函數(shù)的使用4.6數(shù)據(jù)處理和分析4.7設(shè)置打印工作表4.8Excel2007簡(jiǎn)介

4.1Excel概述

1．采用電子表格管理數(shù)據(jù)

Excel2003采用表格來管理數(shù)據(jù)，每張工作表由65536行和256列組成，也就是說每張工作表可包含65536×256個(gè)格子(在Excel2003中稱為單元格)，每個(gè)單元格可容納32767個(gè)字符長(zhǎng)度的數(shù)據(jù)。在單元格中可以存放的數(shù)據(jù)類型也非常豐富，主要有數(shù)值、文字、圖形、圖表等。每個(gè)Excel文件中最多可有255個(gè)工作表，因而利用Excel可以管理大量的數(shù)據(jù)。在工作表建立數(shù)據(jù)清單后，還可以創(chuàng)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)透視表或一般圖表，可以更直觀、更有效地顯示并管理數(shù)據(jù)。

2．強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能

采用電子表格來管理數(shù)據(jù)是Excel2003的功能之一，但其主要功能是它具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能。首先，Excel2003提供了豐富的函數(shù)，共有329個(gè)內(nèi)部函數(shù)，包含財(cái)務(wù)、日期與時(shí)間、統(tǒng)計(jì)、查找與引用、數(shù)據(jù)庫、文本、邏輯等各類函數(shù)，通過這些內(nèi)部函數(shù)可以進(jìn)行各種復(fù)雜的運(yùn)算；此外，Excel2003還提供了許多如統(tǒng)計(jì)分析、方差分析、回歸分析、線性規(guī)劃等數(shù)據(jù)的分析與輔助決策工具。用戶利用這些工具時(shí)，不需要掌握編程方法和相關(guān)的數(shù)學(xué)算法，只需選擇選項(xiàng)或按鈕即可得到分析結(jié)果。

Excel2003中還增加了一些關(guān)于公式和函數(shù)的新功能，例如屏幕提示函數(shù)參數(shù)，在函數(shù)向?qū)е型扑]函數(shù)列表等。

3．方便操作的圖形界面

Excel2003的圖形界面是標(biāo)準(zhǔn)的Windows窗口形式。菜單中不但包含了所有的常用選項(xiàng)，而且所有菜單的下拉子菜單都是折疊的，突出了常用選項(xiàng)，使得界面簡(jiǎn)潔明了。大多數(shù)操作只需要鼠標(biāo)單擊工具欄上的按鈕即可實(shí)現(xiàn)，極大地方便了用戶的使用。

在Excel2003中，鼠標(biāo)在窗口中的不同區(qū)域具有不同的形狀，以提示用戶當(dāng)前可以進(jìn)行的操作。4.1.1Excel2003窗口簡(jiǎn)介

關(guān)于Excel2003的啟動(dòng)和退出的各種方法同Word軟件，這里不作詳細(xì)介紹。

從“開始”菜單中選擇“程序”，在彈出的級(jí)聯(lián)菜單中選擇“MicrosoftOfficeExcel2003”啟動(dòng)Excel2003后，出現(xiàn)如圖4.1所示的主窗口界面。主窗口由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、編輯欄、工作簿窗口、任務(wù)窗格、狀態(tài)欄等組成。圖4.1Excel2003主窗口界面

1．標(biāo)題欄

標(biāo)題欄位于窗口的最頂端，用來顯示當(dāng)前打開窗口的名稱，如當(dāng)前在Excel2003窗口中打開了一個(gè)名為“Book1”的文件，那么在標(biāo)題欄中將顯示“MicrosoftExcel-Book1”，如圖4.1標(biāo)題欄所示。

2．菜單欄

菜單欄包括九個(gè)菜單項(xiàng)，單擊任意一個(gè)菜單項(xiàng)都可以打開一個(gè)菜單，它涵蓋了Excel2003的幾乎所有菜單命令。

3．工具欄

默認(rèn)情況下Excel2003窗口中將出現(xiàn)“常用”工具欄和“格式”工具欄兩種。“常用”工具欄是Excel2003在編輯過程中最常用到的工具欄，用戶可以通過“視圖”菜單中的“工具欄”命令，在彈出的菜單中選擇“自定義”命令，對(duì)工具欄進(jìn)行個(gè)性化設(shè)計(jì)。“常用”工具欄如圖4.2所示。圖4.2“常用”工具欄“格式”工具欄包括字體格式設(shè)置、對(duì)齊格式設(shè)置、數(shù)字格式設(shè)置及其他各種格式設(shè)置的相應(yīng)按鈕、下拉列表和菜單，如圖4.3所示。圖4.3“格式”工具欄

4．編輯欄

編輯欄用來顯示和編輯活動(dòng)單元格或區(qū)域中的數(shù)據(jù)和公式，編輯欄左端的名稱框用來顯示單元格標(biāo)識(shí)和命名，并快速定位單元格和區(qū)域。

5．工作表格區(qū)

工作表格區(qū)又稱為工作簿區(qū)域，所有的數(shù)據(jù)和文字信息都將顯示在該區(qū)域中。

6．任務(wù)窗格

任務(wù)窗格是Excel2003新增的功能之一，是為了便于用戶完成正在進(jìn)行的任務(wù)而設(shè)計(jì)的。在進(jìn)行不同的任務(wù)時(shí)，會(huì)自動(dòng)顯示出不同的任務(wù)窗格。當(dāng)打開Excel2003的主窗口后，“任務(wù)窗格”將顯示在窗口的右邊，它使用戶新建和打開工作簿文件的操作更為簡(jiǎn)便。

7．狀態(tài)欄

狀態(tài)欄位于窗口底部，為當(dāng)前正在進(jìn)行的操作提供提示或說明。4.1.2工作簿和工作表的基本操作

1．工作簿、工作表和單元格的基本概念

1)工作簿

在Excel中生成的文件叫做工作簿，最多可包含255個(gè)工作表，是處理和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的文件，其擴(kuò)展名是xls。

工作簿窗口主要由以下幾個(gè)部分組成：

(1)標(biāo)題欄。

(2)全選按鈕。

(3)行號(hào)和列標(biāo)。

(4)工作表標(biāo)簽。

(5)標(biāo)簽拆分框。

(6)分割條。

2)工作表

工作表是由行和列構(gòu)成的一個(gè)表格，是Excel用來存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的最主要的文檔，由4.1.1節(jié)提到的單元格、列標(biāo)、行號(hào)、工作表標(biāo)簽等組成。每張工作表包括256列和65536行，單擊不同的工作表標(biāo)簽可在工作表間進(jìn)行切換。

3)單元格與活動(dòng)單元格

單元格是Excel工作簿的最小組成單位。工作表編輯區(qū)中每一個(gè)長(zhǎng)方形的小格就是一個(gè)單元格，每一個(gè)單元格都用其所在的單元格地址來標(biāo)識(shí)，如A1單元格表示位于第A列第1行交叉處的單元格。

在工作表中被黑色方框包圍的單元格稱為當(dāng)前單元格或活動(dòng)單元格，用戶只能對(duì)活動(dòng)單元格進(jìn)行操作。

4)單元格區(qū)域

多個(gè)相鄰的單元格組成了單元格區(qū)域。單元格區(qū)域用該區(qū)域左上角單元格的名稱+冒號(hào)“:”+該區(qū)域右下角單元格的名稱來標(biāo)識(shí)，如A3:E7，表示左上角單元格為A3，右下角單元格為E7的矩形區(qū)域。

2．工作簿和工作表基本操作

1)新建空白工作簿

(1)啟動(dòng)Excel2003時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)打開一個(gè)名稱為“Book1.xls”的空白工作簿。在默認(rèn)情況下，Excel為每個(gè)新建的工作簿創(chuàng)建三張工作表。

(2)使用菜單欄創(chuàng)建新工作簿。選擇“文件”菜單中的“新建”命令，如圖4.4所示，這時(shí)在工作簿窗口右側(cè)將彈出“新建工作簿”任務(wù)窗格，如圖4.5所示。圖4.4使用菜單欄創(chuàng)建新工作簿圖4.5“新建工作簿”任務(wù)窗格

(3)使用工具欄創(chuàng)建新的工作簿。單擊“常用”工具欄上的“新建”按鈕，結(jié)果與使用菜單欄相同。

(4)以模板創(chuàng)建工作簿。Excel提供了使用模板創(chuàng)建工作簿的方法，首先將各工作簿中相似的內(nèi)容保存在一個(gè)工作簿中，根據(jù)這個(gè)工作簿創(chuàng)建一個(gè)模板，當(dāng)創(chuàng)建其他相似的工作簿時(shí)，就可以使用模板來自動(dòng)獲得已經(jīng)保存在模板中的數(shù)據(jù)及格式等，從而大大提高工作效率。①創(chuàng)建模板。創(chuàng)建模板的操作步驟如下：

選擇上述方式之一創(chuàng)建一個(gè)新的工作簿。

將通用性的內(nèi)容輸入到工作簿中并進(jìn)行一些格式設(shè)置。

選擇“文件”菜單中的“另存為”命令，打開“另存為”對(duì)話框。

在“保存類型”下拉列表框中選擇“模板(*.xlt)”選項(xiàng)，這時(shí)該對(duì)話框上方“保存位置”下拉列表框中的目錄會(huì)自動(dòng)顯示為“Templates”，這是專門保存模板的文件夾，如圖4.6所示。圖4.6將工作簿保存為模板

在“文件名”下拉列表框中輸入模板的名稱。

單擊“保存”按鈕即可生成模板。

②使用本機(jī)模板。Excel2003自帶了多種類型的電子表格模板?；谀０鍎?chuàng)建工作簿可快速完成專業(yè)電子表格的創(chuàng)建，這些模板具有通用性，用戶可以根據(jù)需要使用合適的模板。使用本機(jī)模板的操作步驟如下：

選擇“文件”菜單中的“新建”命令，打開“新建工作簿”任務(wù)窗格。

單擊“模板”選項(xiàng)區(qū)中的“本機(jī)上的模板……”超鏈接，打開“模板”對(duì)話框，如圖4.7所示。圖4.7“模板”對(duì)話框在“模板”對(duì)話框中有兩個(gè)選項(xiàng)卡，“常用”選項(xiàng)卡中的模板是用戶自己創(chuàng)建的，“電子方案表格”選項(xiàng)卡中的模板是Excel為用戶準(zhǔn)備的，可用于不同的用途。

“電子方案表格”選項(xiàng)卡的左邊列出了所有可用的模板，當(dāng)選擇其中一個(gè)模板時(shí)，“預(yù)覽”選項(xiàng)區(qū)會(huì)出現(xiàn)該模板的預(yù)覽圖形，“預(yù)覽”選項(xiàng)區(qū)上方的三個(gè)按鈕可以控制模板文件圖標(biāo)的顯示方式。

選擇一個(gè)模板后，單擊“確定”按鈕，Excel會(huì)根據(jù)該模板生成一個(gè)新的工作簿。③根據(jù)現(xiàn)有工作簿新建文件?？蓪⑦x擇的工作簿文件以副本的方式在一個(gè)新的工作簿中打開，這時(shí)用戶就可以在新的工作簿中編輯副本，而不會(huì)影響到原有的工作簿。

在現(xiàn)有工作簿新建文件的操作步驟如下：

選擇“文件”菜單中的“新建”命令，打開“新建工作簿”任務(wù)窗格。

單擊“新建”選項(xiàng)區(qū)中的“根據(jù)現(xiàn)有工作簿……”超鏈接，打開“根據(jù)現(xiàn)有工作簿新建”對(duì)話框，如圖4.8所示。

在打開的對(duì)話框中選擇一個(gè)已有工作簿文件，單擊“創(chuàng)建”按鈕，即可創(chuàng)建一個(gè)基于剛剛選擇的工作簿的新文件。圖4.8“根據(jù)現(xiàn)有工作簿新建”對(duì)話框

2)保存和打開工作簿

當(dāng)對(duì)工作簿進(jìn)行了編輯操作后，為防止數(shù)據(jù)丟失，需將其保存。如果要使用或編輯已保存的工作簿文件時(shí)需打開文件，而保存和打開工作簿的方法及步驟與Word文檔相同，在此就不贅述了。

4.2數(shù)據(jù)的輸入與編輯

4.2.1數(shù)據(jù)的輸入

1．輸入文本

Excel2003的每個(gè)單元格最多可輸入32?767個(gè)字符。輸入結(jié)束后按回車鍵、Tab鍵、箭頭鍵或用鼠標(biāo)單擊編輯欄的

按鈕均可確認(rèn)輸入；按Esc鍵或單擊編輯欄的按鈕可取消輸入。文本是指漢字、英文，或由漢字、英文、數(shù)字組成的字符串，例如，“電子表格”、“數(shù)字1”、“A1”等都屬于文本。文本數(shù)據(jù)在單元格中靠左對(duì)齊。有些數(shù)字如電話號(hào)碼、郵政編碼常常被當(dāng)作字符處理，此時(shí)，只需在輸入的數(shù)字前加上一個(gè)單引號(hào)，Excel將把它當(dāng)作字符沿單元格左對(duì)齊。

當(dāng)輸入的文字長(zhǎng)度超出單元格寬度時(shí)，如右邊單元格無內(nèi)容，則擴(kuò)展到右邊列，否則將截?cái)囡@示。如果要在單元格中輸入多行數(shù)據(jù)，只需在需要換行的地方按Alt+Enter組合鍵即可。

2．輸入數(shù)值

數(shù)值除了數(shù)字(0～9)組成的字符串外，還包括正號(hào)(+)、負(fù)號(hào)(-)、指數(shù)符號(hào)(E或e)、貨幣符號(hào)(￥或$)、分?jǐn)?shù)號(hào)(/)、百分號(hào)(%)、小數(shù)點(diǎn)(.)以及千分位符號(hào)(，)等特殊字符(如$50,000)。另外Excel還支持分?jǐn)?shù)的輸入，如123/4，在整數(shù)和分?jǐn)?shù)之間應(yīng)有一個(gè)空格，當(dāng)分?jǐn)?shù)小于1時(shí)，要寫成03/4，若不寫0將被Excel識(shí)別為日期3月4日。字符“￥”和“$”放在數(shù)字前會(huì)被解釋為貨幣單位，如$1.8。數(shù)值型數(shù)據(jù)在單元格中一律靠右對(duì)齊。

Excel的數(shù)值輸入與數(shù)值顯示未必相同，如輸入數(shù)據(jù)太長(zhǎng)，Excel將自動(dòng)以科學(xué)計(jì)數(shù)法表示；用戶輸入123451234512，Excel表示為1.23451E+11，E代表科學(xué)計(jì)數(shù)法，其前面為基數(shù)，后面為10的冪數(shù)。又如單元格數(shù)字格式設(shè)置為兩位小數(shù)，此時(shí)輸入三位小數(shù)，則末位將進(jìn)行四舍五入。值得一提的是，Excel計(jì)算時(shí)將以輸入數(shù)值而不是顯示數(shù)值為準(zhǔn)。但有一種情況例外，因?yàn)镋xcel的數(shù)字精度為15位，當(dāng)數(shù)字長(zhǎng)度超過15位時(shí)，Excel2003會(huì)將多余的數(shù)字轉(zhuǎn)換為0，如輸入1234512345123456時(shí)，在計(jì)算中將以1234512345123450參加計(jì)算。

3．日期和時(shí)間型數(shù)據(jù)的輸入

Excel內(nèi)置了一些日期時(shí)間的格式，當(dāng)輸入數(shù)據(jù)與這些相匹配時(shí)，Excel將識(shí)別它們。常見的日期時(shí)間格式為“mm/dd/yy”、“dd-mm-yy”、“hh:mm(AM/PM)”，當(dāng)表示時(shí)間時(shí)，在AM/PM與分鐘之間應(yīng)有空格，比如7:20PM，若缺少空格將被當(dāng)作字符數(shù)據(jù)處理。

輸入日期時(shí)，如果省略年份，則以當(dāng)前的年份作為默認(rèn)值。若想輸入當(dāng)天日期，可以通過按組合鍵Ctrl+；快速完成；若想輸入當(dāng)前時(shí)間，可以按組合鍵Ctrl+Shift+；快速完成。日期和時(shí)間型數(shù)據(jù)在單元格中一律靠右對(duì)齊。

4．?dāng)?shù)據(jù)自動(dòng)輸入

如果輸入有規(guī)律的數(shù)據(jù)，可以考慮使用Excel的數(shù)據(jù)自動(dòng)輸入功能，它可以方便快捷地輸入等差、等比以及預(yù)定義的數(shù)據(jù)填充序列。

1)自動(dòng)填充

自動(dòng)填充是根據(jù)初始值決定以后的填充項(xiàng)，用鼠標(biāo)點(diǎn)住初始值所在單元的右下角的填充柄，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)閷?shí)心十字形后拖拽至填充的最后一個(gè)單元格，即可完成自動(dòng)填充。填充可實(shí)現(xiàn)以下幾種功能：

(1)單個(gè)單元格內(nèi)容為純字符、純數(shù)字或公式時(shí)，填充相當(dāng)于數(shù)據(jù)復(fù)制。

(2)單個(gè)單元格內(nèi)容為文字?jǐn)?shù)字混合體時(shí)，填充時(shí)文字不變，最右邊的數(shù)字遞增。如初始值為“輸入1”，填充為“輸入2”，“輸入3…”。

(3)若單個(gè)單元格內(nèi)容為Excel預(yù)設(shè)的自動(dòng)填充序列中的一員，則按預(yù)設(shè)序列填充。如初始值為一月，自動(dòng)填充二月、三月…。

2)特別的自動(dòng)填充

如果只想實(shí)施數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單復(fù)制，則可以按住Ctrl鍵，不論事先選中的是單個(gè)單元格還是一個(gè)區(qū)域，也不論相鄰單元格是否存在特殊關(guān)系，自動(dòng)填充都將實(shí)施數(shù)據(jù)的復(fù)制。

如果自動(dòng)填充時(shí)需要考慮是否帶格式或區(qū)域中是等差還是等比序列，則在序列填充時(shí)按住鼠標(biāo)右鍵，拖拽到填充的最后一個(gè)單元格釋放，將出現(xiàn)快捷菜單，如圖4.9所示。

“復(fù)制單元格”：實(shí)施數(shù)據(jù)的復(fù)制，相當(dāng)于按下Ctrl鍵。

“以序列方式填充”：相當(dāng)于前面的自動(dòng)填充。

“僅填充格式”：只填充格式而不填充數(shù)據(jù)。

“不帶格式填充”：只填充內(nèi)容而忽略格式。

“序列”：選擇它將出現(xiàn)如圖4.10所示“序列”對(duì)話框，然后按需選擇即可。圖4.9自動(dòng)填充快捷菜單圖4.10“序列”對(duì)話框

3)產(chǎn)生一個(gè)序列

用菜單命令產(chǎn)生一個(gè)序列的操作步驟如下：

(1)在單元格中輸入初值并回車。

(2)用鼠標(biāo)單擊選中第1個(gè)單元格或要填充的區(qū)域，選擇“編輯”菜單中的“填充”命令，在打開的子菜單中選擇“序列”命令，出現(xiàn)如圖4.10所示“序列”對(duì)話框。

(3)“序列產(chǎn)生在”指示按行或列方向填充。

(4)“類型”選擇序列類型，若選擇“日期”，則還需選擇“日期單位”。

(5)“步長(zhǎng)值”可輸入等差、等比序列增減、相乘的數(shù)值，“終止值”可輸入一個(gè)序列終值不能超過的數(shù)值。4.2.2數(shù)據(jù)的基本編輯

1．修改單元格數(shù)據(jù)

打開一個(gè)工作簿后，選定要編輯的工作表為當(dāng)前工作表(用鼠標(biāo)單擊工作表標(biāo)簽上的工作表名即可)，再選定當(dāng)前工作表中的某個(gè)單元格為活動(dòng)單元格，即可對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行編輯。

1)編輯單元格中的所有數(shù)據(jù)

當(dāng)要編輯單元格中的所有內(nèi)容，即要重新在單元格中輸入新的數(shù)據(jù)時(shí)，首先，用鼠標(biāo)選中要被編輯的單元格，然后直接輸入新的數(shù)據(jù)，那么新數(shù)據(jù)就會(huì)覆蓋舊數(shù)據(jù)，這樣就完成了數(shù)據(jù)的重新修改。輸入完畢后，按Enter鍵確定輸入，同時(shí)活動(dòng)單元格自動(dòng)下移，也可以單擊編輯欄中的“輸入”按鈕，確認(rèn)輸入，但活動(dòng)單元格不變。如果要取消本次輸入的內(nèi)容，按Esc鍵或單擊編輯欄中的“取消”按鈕即可。

2)編輯單元格中的部分?jǐn)?shù)據(jù)

當(dāng)要編輯單元格中的部分?jǐn)?shù)據(jù)時(shí)，可用鼠標(biāo)雙擊該單元格，光標(biāo)就將置于單元格內(nèi)容中，同時(shí)在狀態(tài)欄的最左端出現(xiàn)“編輯”字樣，這時(shí)就可以對(duì)該單元格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行插入、刪除、修改的操作了。如果要?jiǎng)h除光標(biāo)左邊的字符，就按Backspace鍵；如果要?jiǎng)h除光標(biāo)右邊的字符，就按Delete鍵；確認(rèn)修改和取消全部的修改操作方法與上面相同。

說明：如果用鼠標(biāo)雙擊單元格后，光標(biāo)沒有置于單元格內(nèi)容當(dāng)中，說明“單元格內(nèi)部直接編輯”功能未被打開，這時(shí)可以選擇“工具”菜單中的“選項(xiàng)”菜單項(xiàng)，在打開的“選項(xiàng)”對(duì)話框中，選擇“編輯”選項(xiàng)卡，然后選中“單元格內(nèi)部直接編輯”復(fù)選框，如圖4.11所示，以后用戶就可以直接在單元格中進(jìn)行編輯了。圖4.11在“選項(xiàng)”對(duì)話框中設(shè)置“單元格內(nèi)部直接編輯”復(fù)選框

3)在編輯欄中編輯單元格數(shù)據(jù)

首先單擊鼠標(biāo)，選中要編輯的單元格，其中的數(shù)據(jù)將同時(shí)顯示在編輯欄的數(shù)據(jù)編輯區(qū)中，再單擊數(shù)據(jù)編輯區(qū)，將光標(biāo)置于其中，即可編輯數(shù)據(jù)。

2．?dāng)?shù)據(jù)的清除

在編輯工作表時(shí)，有時(shí)可能需要?jiǎng)h除單元格、行或列中的內(nèi)容(如數(shù)據(jù)、格式或批注等)，剩下的空白單元格、行或列的位置仍然保留在工作表中，這時(shí)應(yīng)執(zhí)行單元格、行或列的清除操作。

在工作表中清除單元格、行或列的操作步驟如下：

(1)選定要清除內(nèi)容的單元格、行或列，選定行或列時(shí)可直接單擊所選行的行號(hào)或所選列的列標(biāo)。

(2)選擇“編輯”菜單中的“清除”菜單項(xiàng)，在其彈出的子菜單中有四個(gè)子選項(xiàng)可供選擇，如圖4.12所示。圖4.12“清除”選項(xiàng)子菜單

“全部”：清除單元格、行或列的內(nèi)容、批注和格式設(shè)置，將其置為常規(guī)格式。

“格式”：僅清除單元格、行或列的格式設(shè)置，將其置為常規(guī)格式。

“內(nèi)容”：僅清除單元格、行或列的內(nèi)容，不改變其格式和批注。

“批注”：僅清除單元格、行或列的批注，不改變其內(nèi)容和格式設(shè)置。

(3)單擊所需的子選項(xiàng)，將按所選的選項(xiàng)對(duì)單元格、行或列進(jìn)行清除。

如果只清除單元格、行或列的內(nèi)容，還可以采用更為快捷的方法。先選擇相應(yīng)的單元格、行或列，然后按Delete鍵或單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“清除內(nèi)容”選項(xiàng)。

3．?dāng)?shù)據(jù)的復(fù)制和移動(dòng)

1)數(shù)據(jù)的復(fù)制、移動(dòng)

Excel2003中的數(shù)據(jù)復(fù)制方法多種多樣，可以利用“編輯”菜單中的命令；“常用”工具欄上的快捷按鈕；快捷鍵組合；鼠標(biāo)拖放以及剪貼板。這些方法都能實(shí)現(xiàn)復(fù)制操作，而且與Word中操作相似，需要注意的是在源區(qū)域執(zhí)行復(fù)制命令后，區(qū)域周圍會(huì)出現(xiàn)閃爍的虛線。只要閃爍的虛線不消失，粘貼可以進(jìn)行多次，也可按Esc鍵結(jié)束，粘貼將無法進(jìn)行。如果只需粘貼一次，有一種簡(jiǎn)單的粘貼方法，即在目標(biāo)區(qū)域直接按回車鍵。如果想把復(fù)制的內(nèi)容插入到某些單元格之間，可在粘貼時(shí)選擇“插入”菜單中的“復(fù)制單元格”命令。選擇“編輯”菜單中的“Office剪貼板”菜單項(xiàng)可以打開“剪貼板”任務(wù)窗格，如圖4.13所示，粘貼多達(dá)24個(gè)復(fù)制對(duì)象，鼠標(biāo)指針指向“剪貼板”任務(wù)窗格中需要粘貼的內(nèi)容選項(xiàng)上，該選項(xiàng)的周圍會(huì)顯示一個(gè)藍(lán)色的邊框并在右邊顯示一個(gè)下拉按鈕，單擊該下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“粘貼”選項(xiàng)。

鼠標(biāo)拖放復(fù)制數(shù)據(jù)的操作方法與Word有所不同：選擇源區(qū)域和按下Ctrl鍵后鼠標(biāo)指針應(yīng)指向選中區(qū)域的粗邊框，按住鼠標(biāo)左鍵不放，拖動(dòng)鼠標(biāo)，此時(shí)屏幕上會(huì)出現(xiàn)一個(gè)虛線框，在其旁邊還會(huì)出現(xiàn)提示信息，提示即將插入數(shù)據(jù)的位置，拖到指定位置后，松開鼠標(biāo)，那么選中區(qū)域中的數(shù)據(jù)就復(fù)制到目標(biāo)單元格或單元格區(qū)域中了。圖4.13“剪貼板”任務(wù)窗格在目標(biāo)單元格中粘貼數(shù)據(jù)時(shí)，單元格的右邊顯示“粘貼選項(xiàng)”標(biāo)記，單擊該標(biāo)記會(huì)顯示一個(gè)如圖4.14所示的快捷菜單。利用該快捷菜單可以對(duì)粘貼過來的數(shù)據(jù)進(jìn)行粘貼選項(xiàng)設(shè)置。圖4.14“粘貼選項(xiàng)”快捷菜單

2)選擇性粘貼

在編輯工作表中的單元格數(shù)據(jù)時(shí)，有時(shí)僅需要復(fù)制原單元格中的數(shù)據(jù)而保持目標(biāo)單元格的格式，這時(shí)除了在上面提到的“粘貼選項(xiàng)”快捷菜單中選擇相應(yīng)的“值和數(shù)字格式”選項(xiàng)外，Excel還提供了“選擇性粘貼”功能。

例如，在任一Excel工作表中，選中A1單元格，輸入“選擇性粘貼”字符數(shù)據(jù)，設(shè)置字體為“加粗”格式，顏色為紅色，選擇“復(fù)制”命令，選中目標(biāo)單元格，如B1，然后選擇“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”，或者在目標(biāo)單元格中單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“選擇性粘貼”選項(xiàng)，彈出“選擇性粘貼”對(duì)話框，如圖4.15所示。圖4.15“選擇性粘貼”對(duì)話框在這個(gè)對(duì)話框中的“粘貼”選項(xiàng)區(qū)中選擇“數(shù)值”單選按鈕，表示僅粘貼數(shù)值而不粘貼其他內(nèi)容。單擊“確定”按鈕，即可完成選擇性粘貼。

在“選擇性粘貼”對(duì)話框中，可以實(shí)現(xiàn)以下功能。

指定粘貼內(nèi)容：選中“粘貼”選項(xiàng)區(qū)中相應(yīng)的單選按鈕，可以指定要粘貼到目標(biāo)單元格中的內(nèi)容。

指定對(duì)粘貼的數(shù)值要進(jìn)行的數(shù)學(xué)運(yùn)算：選中“運(yùn)算”選項(xiàng)區(qū)中相應(yīng)的單選按鈕，可以指定對(duì)源單元格和目標(biāo)單元格中的數(shù)值進(jìn)行何種數(shù)學(xué)運(yùn)算，運(yùn)算的結(jié)果將被粘貼到目標(biāo)單元格中。

跳過空單元格：源單元格包含有多個(gè)單元格時(shí)，如果其中含有空單元格，選中“跳過空單元格”復(fù)選框，可以避免空單元格覆蓋相應(yīng)的目標(biāo)單元格。

轉(zhuǎn)置：源單元格包含有多個(gè)單元格時(shí)，選中“轉(zhuǎn)置”復(fù)選框，可以將源單元格的行、列轉(zhuǎn)置后再粘貼到目標(biāo)單元格。

數(shù)據(jù)移動(dòng)與復(fù)制類似，可以利用先“剪切”再“粘貼”的方式，也可以用鼠標(biāo)拖放。

說明：如果在拖放的同時(shí)沒有按住Ctrl鍵，則進(jìn)行移動(dòng)操作；如果按住Alt鍵進(jìn)行拖放，可將數(shù)據(jù)移至其他的工作表中；如果按住的是Shift鍵進(jìn)行拖放，可將數(shù)據(jù)插入到某些區(qū)域之間。

4．?dāng)?shù)據(jù)的查找和替換

1)查找

當(dāng)要在工作表中查找所需的單元格數(shù)據(jù)時(shí)，可以使用查找功能來完成，它可以幫助用戶快速定位于工作表中某一處滿足條件的單元格，其具體操作步驟如下：

(1)選定搜索范圍。在進(jìn)行查找操作前，首先需要選定一個(gè)搜索范圍，可以是某個(gè)單元格、單元格區(qū)域或多個(gè)工作表。

(2)選擇“編輯”菜單中的“查找”命令，或按快捷鍵Ctrl+F，在彈出的“查找和替換”對(duì)話框的“查找內(nèi)容”編輯框中輸入待查找的文字或數(shù)字等，如圖4.16所示。圖4.16“查找和替換”對(duì)話框

(3)如果要一個(gè)一個(gè)地對(duì)工作表中滿足條件的單元格進(jìn)行查找，則單擊“查找下一個(gè)”按鈕，這時(shí)Excel開始查找，并且將找到的單元格作為當(dāng)前的單元格。找到后，若希望繼續(xù)查找下一個(gè)，則接著單擊“查找下一個(gè)”按鈕；找到后若希望返回工作表窗口做相應(yīng)的處理，而不關(guān)閉“查找和替換”對(duì)話框，則單擊工作表窗口，處理完畢后再單擊“查找和替換”對(duì)話框，即可返回。

(4)如果要一次性找到工作表中所有滿足條件的單元格數(shù)據(jù)，則單擊“查找全部”按鈕，Excel將把全部滿足條件的單元格數(shù)據(jù)及其位置和名稱，顯示在“查找和替換”對(duì)話框的下方，供用戶進(jìn)行選擇。

(5)在“查找和替換”對(duì)話框的“查找”選項(xiàng)卡中，通過單擊“選項(xiàng)”按鈕，在對(duì)話框下方出現(xiàn)“選項(xiàng)”設(shè)置內(nèi)容，可以設(shè)置其他查找選項(xiàng)，如圖4.17所示。圖4.17“查找”選項(xiàng)卡中的“選項(xiàng)”設(shè)置

(6)除了查找單元格數(shù)據(jù)的內(nèi)容外，還可以對(duì)數(shù)據(jù)格式進(jìn)行設(shè)置查找，單擊“格式”按鈕右邊的下拉按鈕，在其下拉列表中，選擇“格式”選項(xiàng)，可出現(xiàn)“查找格式”對(duì)話框，如圖4.18所示。在這個(gè)對(duì)話框中可以對(duì)要查找的單元格格式進(jìn)行設(shè)置。如果在下拉列表中選擇“從單元格選擇格式”選項(xiàng)，表示可以從已存在的單元格數(shù)據(jù)格式中選擇要查找的數(shù)據(jù)格式，選中某單元格即可。

(7)查找完畢后，單擊“查找和替換”對(duì)話框右上角的“關(guān)閉”按鈕，即可關(guān)閉對(duì)話框。圖4.18“查找格式”對(duì)話框

2)替換

替換功能和查找功能相似，但它需要在查找到數(shù)據(jù)后再做工作，也就是說，在找到指定的單元格數(shù)據(jù)后，替換功能才可以用新的數(shù)據(jù)替代找到的單元格數(shù)據(jù)。

替換單元格數(shù)據(jù)的操作步驟如下：

(1)選擇“編輯”菜單中的“替換”菜單命令，或按Ctrl+H快捷鍵，彈出“查找和替換”對(duì)話框，系統(tǒng)自動(dòng)切換到“替換”選項(xiàng)卡。在“查找內(nèi)容”文本框中輸入要查找的文本內(nèi)容，這里輸入“計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)”，在“替換為”文本框中輸入要替換的新數(shù)據(jù)，這里輸入“計(jì)算機(jī)科學(xué)”，如圖4.19所示。圖4.19“替換”選項(xiàng)卡

(2)單擊“查找下一個(gè)”按鈕，Excel將進(jìn)行查找，若是找不到，則顯示相關(guān)的提示信息；否則將找到的單元格作為當(dāng)前單元格。

(3)若希望用新數(shù)據(jù)替換該單元格的數(shù)據(jù)，可單擊“替換”按鈕，則當(dāng)前單元格的數(shù)據(jù)會(huì)被“替換為”框中的數(shù)據(jù)所取代，并且替換后自動(dòng)查找下一處；找到后若不希望被替換，則單擊“查找下一個(gè)”按鈕。這一過程將一直進(jìn)行，直到找不到要查找的單元格數(shù)據(jù)為止。當(dāng)然，只要用戶單擊對(duì)話框右上角的“關(guān)閉”按鈕，這一過程也可以隨時(shí)被中斷，返回到工作表窗口。

(4)如果找到第一個(gè)要查找的數(shù)據(jù)后，希望系統(tǒng)能自動(dòng)找出其余各處，并進(jìn)行自動(dòng)替換，這時(shí)可以單擊“全部替換”按鈕。

(5)與查找功能類似，替換也可以設(shè)置其他的查找選項(xiàng)，即單擊“替換”選項(xiàng)卡中的“選項(xiàng)”按鈕，在對(duì)話框的下方也會(huì)出現(xiàn)“選項(xiàng)”的設(shè)置內(nèi)容，設(shè)置內(nèi)容與查找功能相似。

(6)替換完畢后，單擊“關(guān)閉”按鈕即可。4.2.3為單元格設(shè)置數(shù)據(jù)有效性

在建立工作表的過程中，有些單元格中輸入的數(shù)據(jù)沒有限制，而有些單元格中輸入的數(shù)據(jù)具有有效范圍。為保證輸入的數(shù)據(jù)都在其有效范圍內(nèi)，可以使用Excel提供的“有效性”命令為單元格設(shè)置條件，以便在出錯(cuò)時(shí)得到提醒，從而快速、準(zhǔn)確地輸入數(shù)據(jù)。用戶可以預(yù)先設(shè)置選定的一個(gè)或多個(gè)單元格允許輸入的數(shù)據(jù)類型、范圍，其操作步驟如下：

(1)選取要定義有效數(shù)據(jù)的若干個(gè)單元格。

(2)選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，出現(xiàn)如圖4.20所示對(duì)話框。在“設(shè)置”選項(xiàng)卡的“允許”下拉列表框中選擇允許輸入的數(shù)據(jù)類型，如“整數(shù)”、“時(shí)間”等；在“數(shù)據(jù)”下拉列表框中選擇所需要的操作符，如“介于”、“不等于”等，然后在數(shù)值欄中根據(jù)需要填入上下限。圖4.20“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框

(3)選擇“輸入信息”選項(xiàng)卡，選中“選定單元格時(shí)顯示輸入信息”復(fù)選框，在“輸入信息”文本框中輸入要顯示的內(nèi)容。

(4)選擇“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡，選中“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示出錯(cuò)警告”復(fù)選框，在“樣式”下拉列表框中選擇“停止”選項(xiàng)，在“錯(cuò)誤信息”文本框中輸入要顯示的內(nèi)容，單擊“確定”按鈕，完成設(shè)置。

在有效數(shù)據(jù)設(shè)置以后，當(dāng)數(shù)據(jù)輸入無效時(shí)，將提示并禁止用戶輸入，直至正確為止。對(duì)已輸入的數(shù)據(jù)可進(jìn)行審核，選擇“工具”菜單中的“公共審核”命令，在下拉菜單中選擇“顯示‘公共審核’工具欄”命令，在該工具欄中單擊“圈釋無效數(shù)據(jù)”按鈕可審核工作表中的錯(cuò)誤輸入并標(biāo)記出來，如圖4.21所示在設(shè)置年齡介于18～60之后圈釋的無效數(shù)據(jù)。圖4.21利用審核功能圈釋無效數(shù)據(jù)4.2.4撤消和恢復(fù)

1．撤消操作

在編輯數(shù)據(jù)時(shí)，Excel會(huì)記錄最近的一系列操作。如果要撤消最近的一次操作，只需單擊“常用”工具欄上的“撤消”按鈕

或按快捷鍵Ctrl+Z即可。

有時(shí)執(zhí)行的錯(cuò)誤操作太多，用戶可能記不清到底需要取消哪一步操作，這時(shí)有一種簡(jiǎn)便的方法，其操作步驟如下：

(1)選中工作表中的任意一個(gè)單元格。

(2)用鼠標(biāo)單擊“撤消”按鈕右側(cè)的按鈕，將打開一個(gè)下拉列表，在這個(gè)下拉列表中倒序排列著最近進(jìn)行的一系列操作，如圖4.22所示。

(3)從中找到想撤消的操作，用鼠標(biāo)單擊該項(xiàng)，即可撤消這步操作。圖4.22“撤銷”按鈕的下拉列表

2．恢復(fù)操作

若要恢復(fù)最近一次的“撤消”操作，只需用鼠標(biāo)單擊“常用”工具欄中的“恢復(fù)”按鈕即可。

若要利用下拉列表選擇要恢復(fù)的撤消操作，操作步驟與撤消相同。

注意：

恢復(fù)操作必須建立在撤消操作的基礎(chǔ)上，否則“恢復(fù)”功能就會(huì)失效。

執(zhí)行保存操作后，撤消和恢復(fù)操作將會(huì)失效。

4.3工作表的編輯和操作

4.3.1單元格基本操作

1．選擇單元格

要對(duì)工作表進(jìn)行編輯操作，首先要選擇單元格，常用選擇方法如下。

1)選擇單個(gè)單元格

(1)利用鼠標(biāo)：將鼠標(biāo)指針移至要選擇的單元格上方后單擊，選中的單元格以黑色邊框顯示，此時(shí)行號(hào)上的數(shù)字和列標(biāo)上的字母將突出顯示。

(2)利用“名稱框”：在工作表左上角的名稱框中輸入單元格地址，按下Enter鍵，即可選中與地址相對(duì)應(yīng)的單元格。

2)選擇不相鄰單元格

首先單擊要選擇的任意一個(gè)單元格，然后在按住Ctrl鍵的同時(shí)單擊其他要選擇的單元格。

3)選擇相鄰單元格區(qū)域

要選擇相鄰單元格區(qū)域，常用方法有如下兩種：

按下鼠標(biāo)左鍵拖過想要選擇的單元格，然后釋放鼠標(biāo)即可。

單擊要選擇區(qū)域的第一個(gè)單元格，然后按住Shift鍵單擊最后一個(gè)單元格，此時(shí)即可選擇他們之間的多個(gè)單元格。

2．插入單元格

如果要在工作表中插入單元格，可按如下步驟進(jìn)行操作。

(1)選定要插入新單元格的單元格或單元格區(qū)域。注意選定的單元格的個(gè)數(shù)應(yīng)與要插入的單元格的數(shù)目相等。

(2)選擇“插入”菜單中的“單元格”菜單命令，彈出“插入”對(duì)話框，如圖4.23所示。

(3)在“插入”對(duì)話框中有四個(gè)單選按鈕，可選擇其中任意一個(gè)，它們的含義分別如下。圖4.23“插入”對(duì)話框

3．刪除單元格

如果要?jiǎng)h除當(dāng)前工作表中的某個(gè)單元格，操作方法如下：

(1)選定要?jiǎng)h除的單元格。

(2)選擇“編輯”菜單中的“刪除”菜單項(xiàng)，彈出“刪除”對(duì)話框，如圖4.24所示。

(3)在“刪除”對(duì)話框中有四個(gè)單選按鈕，可選其中任意一個(gè)，單擊“確定”按鈕。圖4.24“刪除”對(duì)話框

4．給單元格加批注

批注是附加在單元格中與其他單元格內(nèi)容分開的注釋，是十分有用的提醒方式。例如注釋復(fù)雜的公式如何工作或?yàn)槠渌脩籼峁┓答佇畔?。單元格批注如圖4.25所示。圖4.25單元格批注為單元格增加批注的操作步驟如下：

(1)選擇要加批注的單元格。

(2)執(zhí)行“視圖”菜單中“批注”命令，打開“審閱”工具欄，如圖4.26所示。圖4.26“審閱”工具欄

(3)在“審閱”工具欄中，選擇“新建批注”按鈕或單擊“插入”菜單中“批注”命令。

(4)在出現(xiàn)的批注輸入框中輸入批注文字，如圖4.25所示。

(5)如果不想在批注中留有姓名，則選擇并刪除輸入框上方第一行顯示的姓名。

(6)完成文本輸入后，可單擊批注框外部的工作區(qū)域，關(guān)閉批注輸入框。

(7)在排序時(shí)，批注與數(shù)據(jù)一起進(jìn)行排序。

如果想進(jìn)行上下批注查看、顯示/隱藏和刪除等操作，都可通過“審閱”工具欄。4.3.2行與列基本操作

1．選擇行與列

要選擇工作表中的一整行或一整列，可將鼠標(biāo)指針移到該行的左側(cè)或該列的頂端，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成向右或向下的黑色箭頭形狀時(shí)單擊，即可選中該行或該列。

要同時(shí)選定多個(gè)連續(xù)行，可將鼠標(biāo)指針移到要選擇的第一行的行號(hào)左側(cè)，當(dāng)鼠標(biāo)變成向右的黑色箭頭時(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)到所要選擇的最后一行時(shí)松開鼠標(biāo)左鍵即可；若要選擇不連續(xù)的多行，可在選定一行后，按住Ctrl鍵的同時(shí)再選擇其他行即可。

用同樣的方法也可選擇多個(gè)連續(xù)列或多個(gè)不連續(xù)列。

2．調(diào)整行高與列寬、隱藏顯示行與列

當(dāng)用戶建立工作表時(shí)，所有單元格具有相同的寬度和高度。在默認(rèn)情況下，當(dāng)單元格中輸入的字符串超過列寬時(shí)，超長(zhǎng)的文字被截去，數(shù)字則用“########”表示。當(dāng)然，完整的數(shù)據(jù)還在單元格中，只是沒有顯示。因此可以調(diào)整行高和列寬，以便于數(shù)據(jù)完整顯示。

列寬、行高的調(diào)整用鼠標(biāo)來完成比較方便。鼠標(biāo)指向要調(diào)整列寬(或行高)的列標(biāo)(或行號(hào))的分隔線上，這時(shí)鼠標(biāo)指針會(huì)變成一個(gè)雙向箭頭的形狀，拖拽分隔線至適當(dāng)?shù)奈恢谩?/p>

列寬、行高的精確調(diào)整，可用“格式”菜單中的“列”或“行”子菜單，進(jìn)行所需的設(shè)置，如圖4.27所示。圖4.27“格式”菜單中的“列”或“行”子菜單

3．插入行或列

1)插入空白行

如果要在工作表中插入一行或多行，可按如下步驟進(jìn)行操作：

(1)選中需要插入新行的位置，可以是要插入的行中的某一單元格，也可以單擊行號(hào)來選中整行。

(2)選擇“插入”菜單中的“行”菜單命令，在當(dāng)前選中的位置處將插入一個(gè)空行，原有的行將自動(dòng)下移。

(3)如果要在工作表中插入多個(gè)空白行，則要在插入的位置上選中多行，選中的行數(shù)應(yīng)與要插入的行數(shù)相同。

2)插入空白列

如果要在工作表中插入一列或多列，可按如下步驟進(jìn)行操作：

(1)選中需要插入新列的位置，可以是要插入的列中的某一單元格，也可以單擊列標(biāo)來選中整列。

(2)選擇“插入”菜單中的“列”菜單命令，在當(dāng)前選中的位置將插入一個(gè)空白列，原來的列自動(dòng)右移。

(3)如果要在工作表中插入多個(gè)空白列，則要在插入的位置上選中多列，選中的列數(shù)應(yīng)與要插入的列數(shù)相同。

4．刪除行或列

如果要?jiǎng)h除當(dāng)前工作表中的某行或某列，操作方法如下：

(1)選中工作表中要?jiǎng)h除行的行號(hào)或列的列標(biāo)。

(2)選擇“編輯”菜單中的“刪除”菜單命令，被選擇的行或列將從工作表中刪除，其下方各行將自動(dòng)上移或右側(cè)各列自動(dòng)左移。

(2)選中要?jiǎng)h除的單元格，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇刪除命令，將會(huì)彈出如圖4.21所示的“刪除”對(duì)話框，其余的操作與前面相同。用此方法刪除行或列將不會(huì)彈出任何對(duì)話框，而是直接刪除。4.3.3工作表的刪除、插入和重命名

工作簿內(nèi)的工作表在使用過程中不夠時(shí)，需插入；多余或重復(fù)時(shí)，需刪除；為了安全或減少輸入工作量，可復(fù)制；排列順序不合理時(shí)，可移動(dòng)；要使名字反映工作表內(nèi)容時(shí)，可重命名，這些操作都稱為工作表的編輯。

空白工作簿創(chuàng)建以后，默認(rèn)情況下由三個(gè)工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3組成。改變工作簿中工作表的個(gè)數(shù)可通過選擇“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，在“常規(guī)”選項(xiàng)卡的“新工作簿內(nèi)的工作表數(shù)”中進(jìn)行設(shè)置，如圖4.28所示。Excel2003最多可創(chuàng)建255個(gè)工作表。用戶可根據(jù)需要對(duì)工作表進(jìn)行選取、刪除、插入和重命名。圖4.28“常規(guī)”選項(xiàng)卡

1．選取工作表

工作簿通常由多個(gè)工作表組成。當(dāng)對(duì)單個(gè)或多個(gè)工作表進(jìn)行操作時(shí)，必須選取工作表，工作表的選取可通過鼠標(biāo)單擊工作表標(biāo)簽欄進(jìn)行。

用鼠標(biāo)單擊要操作的工作表標(biāo)簽后，該工作表的內(nèi)容將出現(xiàn)在工作簿窗口，標(biāo)簽欄中相應(yīng)標(biāo)簽變?yōu)榘咨?，名稱下出現(xiàn)下劃線。當(dāng)工作表標(biāo)簽過多以至在標(biāo)簽欄顯示不下時(shí)，可通過標(biāo)簽欄滾動(dòng)按鈕前后翻閱標(biāo)簽名。

選取多個(gè)連續(xù)工作表時(shí)，可先單擊第一個(gè)工作表，然后按Shift鍵單擊最后一個(gè)工作表。選取多個(gè)非連續(xù)工作表則通過按Ctrl鍵單擊選取。多個(gè)選中的工作表組成一個(gè)工作表組，在標(biāo)題欄中出現(xiàn)“[工作組]”字樣，如圖4.29所示為Sheet1和Sheet3組成的工作組。圖4.29工作組示意圖

2．刪除工作表

如果想刪除整個(gè)工作表，只要選中要?jiǎng)h除工作表的標(biāo)簽，再選擇“編輯”菜單中的“刪除工作表”命令即可。整個(gè)工作表被刪除后，相應(yīng)標(biāo)簽也將從標(biāo)簽欄中消失。剩下標(biāo)簽名中的序號(hào)并不重排。刪除工作組的操作與之類似。

3．插入工作表

如果用戶想在某個(gè)工作表前插入一空白工作表，只需單擊該工作表(如Sheet1)，選擇“插入”菜單中的“工作表”命令，就可在Sheetl之前插入一個(gè)空白的新工作表，且成為活動(dòng)工作表。如果要插入多張工作表，需要先選擇與待添加工作表數(shù)目相同的工作表標(biāo)簽后再執(zhí)行菜單欄中“插入”菜單的“工作表”命令。

4．重命名工作表

工作表的初始名字為Sheet1，Sheet2，…，如果在一個(gè)工作簿中建立了多個(gè)工作表，顯然希望工作表的名字最好能反映出工作表的內(nèi)容，以便于識(shí)別。重命名方法為：先用鼠標(biāo)雙擊要命名的工作表標(biāo)簽，工作表名將突出顯示，再輸入新的工作表名，按回車鍵確定。4.3.4工作表的復(fù)制或移動(dòng)

1．使用菜單命令復(fù)制或移動(dòng)工作表

如果在工作簿之間復(fù)制或移動(dòng)工作表，以“Book1.xls”的Sheetl復(fù)制移動(dòng)到“Book2.xls”的Sheet3之前為例，操作步驟如下：

(1)打開源工作表所在工作簿“Book1.xls”和所要復(fù)制到的工作簿“Book2.xls”。

(2)鼠標(biāo)單擊所要復(fù)制或移動(dòng)的工作表標(biāo)簽“Sheet1”。

(3)選擇“編輯”菜單中的“移動(dòng)或復(fù)制工作表”命令，出現(xiàn)如圖4.30所示的“移動(dòng)或復(fù)制工作表”對(duì)話框。圖4.30“移動(dòng)或復(fù)制工作表”對(duì)話框

(4)在“工作簿”列表中選擇所希望復(fù)制或移動(dòng)到的工作簿“Book2.xls”。

(5)在“下列選定工作表之前”列表框中選擇希望把工作表插在目標(biāo)工作簿哪個(gè)工作表之前，如放在最后可選擇“移到最后”選項(xiàng)，本例選Sheet3。

(6)如果想復(fù)制工作表則選中“建立副本”復(fù)選框，否則執(zhí)行的是移動(dòng)操作。

工作簿內(nèi)工作表的復(fù)制或移動(dòng)也可以用上述方法完成，只要在“工作簿”列表框中選擇源工作簿即可。

2．使用鼠標(biāo)復(fù)制或移動(dòng)工作表

工作簿內(nèi)工作表的復(fù)制或移動(dòng)用鼠標(biāo)操作更方便。如果想執(zhí)行復(fù)制操作，按住Ctrl鍵，鼠標(biāo)單擊源工作表如Sheet1，光標(biāo)變成一個(gè)帶加號(hào)的小表格，鼠標(biāo)拖拽要復(fù)制或移動(dòng)的工作表標(biāo)簽到目標(biāo)工作表如Sheet3上即可，Sheet1將復(fù)制到Sheet3之前。如果想執(zhí)行移動(dòng)操作，則不用按Ctrl鍵，直接拖拽即可，此時(shí)光標(biāo)變成一個(gè)沒有加號(hào)的小表格。

工作簿之間工作表的復(fù)制或移動(dòng)需要在屏幕上同時(shí)顯示源工作簿和目標(biāo)工作簿，不再細(xì)述。說明：對(duì)工作表的操作還可通過快捷菜單來進(jìn)行。方法是鼠標(biāo)單擊要操作的工作表標(biāo)簽，按下鼠標(biāo)右鍵，出現(xiàn)如圖4.31所示快捷菜單，選擇相應(yīng)命令比用菜單命令快捷許多。圖4.31工作表操作快捷菜單

4.4格式化工作表

4.4.1格式化單元格

1．自定義格式化

自定義格式化工作可以使用兩種方法實(shí)現(xiàn)：

1)使用“格式”工具欄

啟動(dòng)Excel2003應(yīng)用軟件后，“格式”工具欄默認(rèn)顯示在主窗口界面上，如圖4.32所示。各按鈕的功能已詳細(xì)介紹，用戶只要按需求選擇即可。圖4.32“格式”工具欄

2)使用“單元格格式”對(duì)話框

通過單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，打開“單元格格式”對(duì)話框，如圖4.33所示。它共有六個(gè)標(biāo)簽，下面將分別作詳細(xì)介紹。相比之下“單元格”命令彈出的對(duì)話框中格式化功能更完善，但工具欄按鈕使用起來更快捷、更方便。

在數(shù)據(jù)的格式化過程中首先選定要格式化的區(qū)域，再使用格式化命令。格式化單元并不改變其中的數(shù)據(jù)和公式，只改變它們的顯示形式。

(1)設(shè)置數(shù)字格式?！皢卧窀袷健睂?duì)話框中的“數(shù)字”選項(xiàng)卡，如圖4.33所示，用于對(duì)單元格中的數(shù)字進(jìn)行格式化。圖4.33“數(shù)字”選項(xiàng)卡對(duì)話框左邊的“分類”列表框列出數(shù)字格式的類型，右邊顯示該類型的格式，用戶可以直接選擇系統(tǒng)已定義好的格式，也可以修改格式，如小數(shù)位數(shù)等，數(shù)字格式示例見表4.1。說明：“自定義”格式類型如圖4.34所示，為用戶設(shè)置自己所需格式提供了便利，實(shí)際上它直接以格式符形式提供給用戶使用和編輯。在默認(rèn)情況下，Excel使用的是“G/通用格式”，即數(shù)據(jù)向右對(duì)齊、文字向左對(duì)齊、公式以值方式顯示，當(dāng)數(shù)據(jù)長(zhǎng)度超出單元格長(zhǎng)度時(shí)用科學(xué)記數(shù)法顯示。數(shù)值格式包括用整數(shù)、定點(diǎn)小數(shù)和逗號(hào)等顯示格式?！?”表示以整數(shù)式顯示；“0.00”表示以兩位小數(shù)方式顯示；“#,##0.00”表示小數(shù)部分保留兩位，整數(shù)部分每千位用逗號(hào)隔開；“[紅色]”表示當(dāng)數(shù)據(jù)值為負(fù)時(shí)，用紅色顯示。

(2)設(shè)置對(duì)齊格式。默認(rèn)情況下，Excel根據(jù)輸入的數(shù)據(jù)自動(dòng)調(diào)節(jié)數(shù)據(jù)的對(duì)齊格式，比如，文字內(nèi)容向左對(duì)齊、數(shù)值內(nèi)容向右對(duì)齊等。利用“單元格格式”對(duì)話框的“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，如圖4.35所示，可以自己設(shè)置單元格的對(duì)齊格式。圖4.34“自定義”格式類型圖4.35“對(duì)齊”選項(xiàng)卡

(3)設(shè)置字體。在Excel中的字體設(shè)置中，字體類型、字體形狀、字體尺寸是最主要的三個(gè)方面?！皢卧窀袷健睂?duì)話框的“字體”選項(xiàng)卡的各項(xiàng)意義與Word2003的“字體”對(duì)話框相似，在此不作詳細(xì)介紹。

(4)設(shè)置邊框線。默認(rèn)情況下，Excel的表格線都是一樣的淡虛線。這樣的邊線不適合于突出重點(diǎn)數(shù)據(jù)，可以給它加上其他類型的邊框線。“單元格格式”對(duì)話框的“邊框”選項(xiàng)卡如圖4.36所示。

邊框線可以放置在所選區(qū)域各單元格的上、下、左、右、外框(即四周)、斜線上；邊框線的樣式有點(diǎn)虛線、實(shí)線、粗實(shí)線、雙線等，均可在“樣式”框中進(jìn)行選擇；在“顏色”列表框中可以選擇邊框線的顏色。圖4.36“邊框”選項(xiàng)卡邊框線也可以通過“格式”工具欄的“邊框”列表按鈕來設(shè)置，這個(gè)列表中含有12種不同邊框線的設(shè)置。

(5)設(shè)置圖案。圖案就是指區(qū)域的顏色和陰影，設(shè)置合適的圖案可以使工作表顯得更為生動(dòng)活潑、錯(cuò)落有致?！皢卧窀袷健睂?duì)話框中的“圖案”選項(xiàng)卡如圖4.37所示。其中“顏色”框用于選擇單元格的背景顏色；“圖案”框中則有兩部分選項(xiàng)：上面三行列出了18種圖案，下面七行則列出了用于繪制圖案的顏色。

“格式”工具欄按鈕中的“顏色”按鈕可以用來改變單元格的背景顏色。圖4.37“圖案”選項(xiàng)卡

(6)設(shè)置單元格保護(hù)。若要使單元格的內(nèi)容不被他人修改就要對(duì)其加以保護(hù)，要修改內(nèi)容，就必須授權(quán)，即要有口令。設(shè)置單元格保護(hù)的操作步驟如下：

①單擊“工具”菜單中的“保護(hù)”命令，執(zhí)行“保護(hù)工作表”命令，出現(xiàn)如圖4.38所示的“保護(hù)工作表”對(duì)話框。

②在“取消工作表保護(hù)時(shí)使用的密碼”輸入框中輸入口令，單擊“確定”按鈕，出現(xiàn)如圖4.39所示的“確認(rèn)密碼”對(duì)話框。圖4.38“保護(hù)工作表”對(duì)話框圖4.39“確認(rèn)密碼”對(duì)話框③在此對(duì)話框的“重新輸入密碼”輸入框中再次輸入口令，單擊“確定”按鈕即可。

④若此時(shí)從“格式”菜單中選擇“單元格”命令，則“單元格”命令的功能失效，表示用戶已無權(quán)更改單元格。

⑤若修改單元格，則出現(xiàn)如圖4.40所示的警告信息。圖4.40警告信息⑥若要撤消單元格的保護(hù)功能，可以單擊“工具”菜單中的“保護(hù)”命令，執(zhí)行“撤消工作表保護(hù)”命令，出現(xiàn)如圖4.41所示的“撤消工作表保護(hù)”對(duì)話框。在“密碼”輸入框中輸入保護(hù)口令，單擊“確定”按鈕后就解除了工作表的口令保護(hù)。圖4.41“撤銷工作表保護(hù)”對(duì)話框

(7)條件格式。條件格式可以在很大程度上改進(jìn)了電子表格的設(shè)計(jì)和可讀性，允許指定多個(gè)條件來確定單元格的行為，根據(jù)單元格的內(nèi)容不同而顯示不同的格式。

操作方法：選定要設(shè)置格式的區(qū)域；選擇“格式”菜單中的“條件格式”命令，彈出“條件格式”對(duì)話框，在該對(duì)話框中選擇條件運(yùn)算符和條件值，設(shè)置格式(本例為大于600分，加紅色圖案)如圖4.42所示，結(jié)果如圖4.43所示，在該圖中，涉及到字體、字型、合并及居中、邊框線、圖案、最合適的列寬等格式的設(shè)置。圖4.42“條件格式”對(duì)話框圖4.43條件格式設(shè)置結(jié)果示例

2．自動(dòng)格式化

自動(dòng)格式化的操作步驟如下：

(1)選定要格式化的區(qū)域。

(2)選擇“格式”菜單中的“自動(dòng)套用格式”命令，顯示對(duì)話框，如圖4.44所示。

(3)在對(duì)話框左邊的“格式”框中選擇某種已有的格式，在中間的“示例”框中顯示出了所選格式的預(yù)覽。

(4)若單擊“選項(xiàng)”按鈕，可擴(kuò)展“應(yīng)用格式種類”框(見圖4.44的底部)，取消某個(gè)復(fù)選按鈕，可保持工作表中原有該項(xiàng)格式。圖4.44“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框4.4.2格式的復(fù)制和刪除

1．格式復(fù)制

格式復(fù)制一般使用“常用”工具欄的“格式刷”按鈕。格式復(fù)制的操作步驟如下：

(1)選定所需格式的單元格或區(qū)域。

(2)單擊按鈕，這時(shí)鼠標(biāo)指針變成刷子。

(3)用鼠標(biāo)指向目標(biāo)區(qū)域并拖拽即可。

2．格式刪除

當(dāng)對(duì)已設(shè)置的格式不滿意時(shí)，可以單擊“編輯”菜單中的“清除”命令進(jìn)行格式的清除。格式清除后單元格中的數(shù)據(jù)以通用格式來表示。

4.5公式和函數(shù)的使用

4.5.1使用公式

公式就是通過已知的數(shù)值來計(jì)算新數(shù)值的等式，它以一個(gè)等號(hào)(=)開頭，由常量、各種運(yùn)算符、一些Excel內(nèi)置的函數(shù)以及單元格引用等組成。例如下面的一個(gè)公式：=(B4+25)/SUM(D5:F5)，其中就包含了數(shù)值型常量“25”、運(yùn)算符“/”、Excel內(nèi)置函數(shù)“SUM()”和單元格引用“B4”以及單元格區(qū)域引用“D5:F5”。

1．公式中的運(yùn)算符

Excel包含四種類型的運(yùn)算符：算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符。

(1)算術(shù)運(yùn)算符。要完成諸如加法、減法、乘法和除法等的數(shù)學(xué)運(yùn)算，可以使用如表4.2所示的算術(shù)運(yùn)算符列表。

(2)比較運(yùn)算符。要完成兩個(gè)值的比較，可以使用如表4.3所示的比較運(yùn)算符列表。用這些運(yùn)算符對(duì)兩個(gè)值進(jìn)行比較時(shí)，運(yùn)算的結(jié)果是一個(gè)邏輯值，即TRUE或FALSE。

(3)文本運(yùn)算符。該運(yùn)算符主要是文本連接運(yùn)算符(&)，它可以將多個(gè)字符串連接起來產(chǎn)生一串文本，例如“北京”＆“歡迎您”就會(huì)產(chǎn)生新的字符串“北京歡迎您”。

(4)引用運(yùn)算符。使用如表4.4所示的引用運(yùn)算符可以將單元格區(qū)域合并計(jì)算。

2．運(yùn)算符優(yōu)先級(jí)

在Excel中含有多種運(yùn)算符，每一種運(yùn)算符都有一個(gè)固定的運(yùn)算優(yōu)先級(jí)。如果在一個(gè)公式中含有多個(gè)運(yùn)算符，則Excel將由高級(jí)到低級(jí)進(jìn)行計(jì)算，即按各個(gè)運(yùn)算符的運(yùn)算次序從左到右進(jìn)行運(yùn)算。

各種運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)如表4.5所示，其中優(yōu)先級(jí)的數(shù)字越小，該運(yùn)算符的運(yùn)算優(yōu)先級(jí)別就越高。

如果公式中包含相同優(yōu)先級(jí)的運(yùn)算符，則Excel將從左到右進(jìn)行計(jì)算。

如果要改變公式中一些運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)別，可以將公式中先要計(jì)算的部分用括號(hào)括起來，Excel將先計(jì)算括號(hào)內(nèi)的部分，再計(jì)算括號(hào)外的部分。4.5.2公式的輸入及編輯

1．公式的輸入

輸入公式有兩種方法，下面分別加以介紹。

1)在單元格內(nèi)輸入公式

在單元格內(nèi)輸入公式的方法很簡(jiǎn)單，其操作步驟如下：

(1)在工作表中選中一個(gè)單元格，如C2。

(2)在單元格內(nèi)輸入等號(hào)(=)。

(3)在等號(hào)后面輸入公式的內(nèi)容，例如：=(50+25)/5-10。

(4)單擊Enter鍵或單擊編輯欄中的“輸入”按鈕，在單元格中即顯示公式計(jì)算后的值“5”。

2)在編輯欄中輸入公式

在編輯欄中輸入公式的操作步驟如下：

(1)在工作表中選中一個(gè)單元格，如C2。

(2)在編輯欄中輸入等號(hào)(=)。

(3)在等號(hào)后面輸入公式的內(nèi)容，例如：=(50+25)/5-10。

(4)單擊Enter鍵或單擊編輯欄中的“輸入”按鈕，即可在單元格中顯示公式計(jì)算后的值。

2．公式的編輯

輸入了公式以后，如果需要對(duì)已有的公式進(jìn)行編輯修改，可以使用下列兩種方法進(jìn)行：

(1)雙擊要修改的公式所在的單元格，在單元格中出現(xiàn)公式的內(nèi)容，移動(dòng)鼠標(biāo)光標(biāo)，即可對(duì)公式進(jìn)行修改。

(2)單擊要修改的公式所在的單元格，再單擊編輯欄上相應(yīng)的公式，移動(dòng)鼠標(biāo)光標(biāo)，即可對(duì)公式進(jìn)行修改。

3．公式的移動(dòng)和復(fù)制

1)移動(dòng)公式

要移動(dòng)公式，最簡(jiǎn)單的方法就是：選中包含公式的單元格，將鼠標(biāo)指針移到單元格的邊框線上，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成十字箭頭形狀時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵不放，將其拖到目標(biāo)單元格后釋放鼠標(biāo)即可。

也可通過剪切、粘貼的方法來移動(dòng)公式。

2)復(fù)制公式

復(fù)制公式可以使用填充柄，也可以使用復(fù)制、粘貼命令。其中利用復(fù)制、粘貼的方法與復(fù)制單元格內(nèi)容的操作一樣，可參考前面學(xué)過的知識(shí)，但是此方法會(huì)將單元格中的所有信息都粘貼進(jìn)來(如單元格格式)，利用“選擇性粘貼”命令可以只將其中的公式復(fù)制過來。

(1)使用填充柄。在Excel中，當(dāng)想將某個(gè)單元格中的公式復(fù)制到同列(行)中相鄰的單元格時(shí)，可以通過拖動(dòng)“填充柄”來快速完成。

(2)使用“選擇性粘貼”功能。首先選中包含要進(jìn)行復(fù)制的公式的單元格或單元格區(qū)域進(jìn)行復(fù)制，然后單擊目標(biāo)單元格或區(qū)域，再單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對(duì)話框，如圖4.45所示。此時(shí)在該對(duì)話框中選擇“公式”單選按鈕。最后單擊“確定”按鈕，公式即被粘貼到選定的單元格或區(qū)域中。圖4.45“選擇性粘貼”對(duì)話框

4．單元格引用

1)相對(duì)引用

相對(duì)引用是指包含公式的單元格與被引用的單元格之間的位置是相關(guān)的，單元格或單元格區(qū)域的引用是相對(duì)于包含公式的單元格的相對(duì)位置而言的，即如果將公式從某個(gè)單元格復(fù)制或填充到其他單元格，公式中引用的單元格的地址也會(huì)發(fā)生改變，相對(duì)引用將自動(dòng)調(diào)整計(jì)算結(jié)果。

相對(duì)引用是用單元格所在的列標(biāo)和行號(hào)作為其引用或者用單元格區(qū)域的左上角單元格的引用?+?冒號(hào)(:)?+?右下角單元格引用表示。例如，B3引用了第B列與第3行交叉處的單元格，B3:F7引用了以單元格B3為左上角、以F7為右下角的矩形單元格區(qū)域。

新建一個(gè)成績(jī)工作表，如圖4.46所示。可利用相對(duì)引用樣式引用單元格，計(jì)算出“本學(xué)期總分”的數(shù)據(jù)，具體的操作步驟如下：圖4.46相對(duì)引用的例子

(1)選定工作表中的單元格H3，在其中輸入公式“=E3+F3+G3”，此時(shí)被引用的單元格E3、F3、G3被彩色的邊框包圍，按編輯欄上的“輸入”按鈕后，該單元格內(nèi)將顯示公式的計(jì)算結(jié)果，同時(shí)被引用單元格周圍的彩色邊框也消失。

(2)按住鼠標(biāo)左鍵，拖動(dòng)H3單元格右下角的填充柄向下拖拽至單元格H12處松開鼠標(biāo)，這樣單元格H3內(nèi)的公式就被復(fù)制到了H4～H12單元格內(nèi)，結(jié)果如圖4.47所示。圖4.47相對(duì)引用復(fù)制公式

2)絕對(duì)引用

如果在復(fù)制公式時(shí)不希望Excel自動(dòng)調(diào)整引用，可以使用絕對(duì)引用。所謂絕對(duì)引用是指公式中引用的單元格的地址與公式所在單元格的位置無關(guān)，即被引用的單元格地址不隨公式所在單元格位置的變化而變化。無論將公式粘貼到哪一個(gè)單元格，公式所引用的還是原來單元格的數(shù)據(jù)。

絕對(duì)引用的單元格在其行號(hào)和列標(biāo)前分別加上美元符號(hào)“$”，例如，$B$3表示單元格B3的絕對(duì)引用，$B$3:$F$7表示單元格區(qū)域B3:F7的絕對(duì)引用。將上例中H3單元格內(nèi)的公式改為“=$E$3+$F$3+$G$3”，可以看到H3單元格的計(jì)算結(jié)果與使用相對(duì)引用時(shí)一樣。然后將公式復(fù)制到H4～H12單元格中，各個(gè)單元格內(nèi)的計(jì)算結(jié)果仍為“E3”、“F3”和“G3”三個(gè)單元格數(shù)據(jù)相加之和，如圖4.48所示。也就是說，公式被復(fù)制到其他單元格后，公式中引用的單元格的地址并沒有發(fā)生改變。圖4.48使用絕對(duì)引用的公式復(fù)制后的結(jié)果

3)混合引用

所謂混合引用是指行采用相對(duì)引用而列采用絕對(duì)引用或行采用絕對(duì)引用而列采用相對(duì)引用的單元格引用。例如，$B3、B$3都是混合引用。

混合引用的作用在于，當(dāng)復(fù)制公式時(shí)，保持某行或某列的地址固定不變。即如果公式所在單元格的位置改變，則相對(duì)引用改變，而絕對(duì)引用不變。如果在多行或多列復(fù)制公式，則相對(duì)引用自動(dòng)調(diào)整，而絕對(duì)引用不作調(diào)整。絕對(duì)引用列采用$A1、$B1等形式，絕對(duì)引用行采用A$1、B$1等形式。4.5.3使用函數(shù)

所謂函數(shù)，就是Excel中預(yù)定義的具有一定功能的內(nèi)置公式。對(duì)于一些繁瑣的公式，如前面用到的求學(xué)生總分的連續(xù)求和公式，采用人工編寫公式，這種方法不僅容易出錯(cuò)，而且工作效率較低。此外，我們?nèi)粘Ｉ钪羞€經(jīng)常用到求平均值、最大值、最小值、統(tǒng)計(jì)數(shù)量等操作，Excel將這些功能都轉(zhuǎn)換成了函數(shù)，從而使輸入量減少，也降低了輸入錯(cuò)誤的概率。

1．函數(shù)的類型

Excel提供了豐富的內(nèi)置函數(shù)，大約有幾百種，按照其功能可以分為以下幾類：

數(shù)據(jù)庫函數(shù)：分析和處理數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)。

日期與時(shí)間函數(shù)：在公式中分析和處理日期和時(shí)間值。

工程函數(shù)：對(duì)數(shù)值進(jìn)行各種工程上的運(yùn)算和分析。

財(cái)務(wù)函數(shù)：對(duì)數(shù)值進(jìn)行一般的財(cái)務(wù)運(yùn)算。

信息函數(shù)：用于確定保存在單元格中的數(shù)據(jù)類型。

邏輯函數(shù)：用于進(jìn)行真假值判斷或者進(jìn)行復(fù)合檢驗(yàn)。

查找與引用函數(shù)：在數(shù)據(jù)清單或工作表中查找特定數(shù)值，還可以查找某一單元格的引用。

數(shù)學(xué)與三角函數(shù)：處理各種簡(jiǎn)單的數(shù)學(xué)運(yùn)算。

統(tǒng)計(jì)函數(shù)：對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

文本函數(shù)：對(duì)字符串進(jìn)行各種運(yùn)算與操作。

2．函數(shù)的輸入

在工作表中建立函數(shù)的方法有三種：直接輸入法，利用“插入函數(shù)”方法輸入函數(shù)，使用函數(shù)下拉列表輸入函數(shù)。

1)直接輸入法

如果能記住函數(shù)的名稱、參數(shù)，可直接在單元格中輸入函數(shù)。輸入方法如下：

(1)選中要輸入函數(shù)的單元格。

(2)依次輸入等號(hào)(=)、函數(shù)名、括號(hào)及具體參數(shù)。

(3)單擊編輯欄中的“輸入”按鈕或按Enter鍵，單元格中即可顯示公式運(yùn)算的結(jié)果。

2)利用“插入函數(shù)”方法輸入函數(shù)

由于Excel提供了大量的函數(shù)，并且有許多函數(shù)不經(jīng)常使用，因此，用戶很難記住函數(shù)及其用法。如果利用“插入函數(shù)”方法，可以按照系統(tǒng)指示，逐步選擇需要的函數(shù)及其相應(yīng)的參數(shù)，其具體操作方法如下：

(1)選中要輸入函數(shù)的單元格。

(2)選擇“插入”菜單中的“函數(shù)”命令或者單擊編輯欄左側(cè)的“插入函數(shù)”按鈕，彈出如圖4.49所示的“插入函數(shù)”對(duì)話框。圖4.49“插入函數(shù)”對(duì)話框

(3)在“插入函數(shù)”對(duì)話框中的“選擇類別”下拉列表中選擇一種函數(shù)類型。在“選擇函數(shù)”列表框中選擇一種函數(shù)名，此時(shí)列表框的下方會(huì)出現(xiàn)關(guān)于該函數(shù)功能的簡(jiǎn)單提示；也可以在“搜索函數(shù)”框中輸入要搜索的內(nèi)容進(jìn)行函數(shù)的查找。

(4)單擊“確定”按鈕，將會(huì)出現(xiàn)如圖4.50所示的“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框。

(5)在“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框中可以給函數(shù)添加參數(shù)，既可以在各文本框中輸入數(shù)值、單元格或單元格區(qū)域的引用，也可以用鼠標(biāo)在工作表中選定單元格區(qū)域。參數(shù)輸入完成后，公式的計(jì)算結(jié)果將出現(xiàn)在該對(duì)話框的最下方“計(jì)算結(jié)果=”的后面。

(6)單擊“確定”按鈕，計(jì)算結(jié)果將顯示在選中的單元格中。圖4.50“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框

3)使用函數(shù)下拉列表輸入函數(shù)

當(dāng)用戶在單元格中輸入“=”后，位于編輯欄左側(cè)原來用于顯示單元格地址的編輯框中將顯示函數(shù)名稱。單擊其右側(cè)的按鈕，將打開函數(shù)列表，從中可以選擇某個(gè)函數(shù)，如圖4.51所示，同樣也將打開如圖4.50所示的“函數(shù)參數(shù)”對(duì)話框。圖4.51在函數(shù)下拉列表中選擇函數(shù)

3．常用函數(shù)

1)求和函數(shù)SUM()

SUM函數(shù)的功能是將函數(shù)的各個(gè)參數(shù)進(jìn)行求和。語法格式為

SUM(number1,number2,…)

例如，計(jì)算單元格A1:A5中數(shù)據(jù)的總和，就可以使用SUM()函數(shù)。在單元格A6中輸入“=SUM(A1:A5)”，按Enter鍵，則單元格A6中出現(xiàn)計(jì)算結(jié)果如圖4.52所示。圖4.52SUM函數(shù)的應(yīng)用

2)平均值函數(shù)AVERAGE()

平均值函數(shù)的作用是返回參數(shù)的平均值(算術(shù)平均值)。語法格式為

AVERAGE(number1，number2，…)

例如，計(jì)算單元格A1:A5中數(shù)據(jù)的平均值，這時(shí)就可以使用AVERAGE()函數(shù)。在單元格A6中輸入“=AVERAGE(A1:A5)”，按Enter鍵，則單元格A6中出現(xiàn)的計(jì)算結(jié)果如圖4.53所示。圖4.53AVERAGE函數(shù)的應(yīng)用

3)最大值函數(shù)MAX()

如果要在多個(gè)數(shù)據(jù)中找到最大值，可以使用最大值函數(shù)MAX()來解決，該函數(shù)將返回一組值中的最大值。語法格式為

MAX(number1,number2,…)

其中，number1，number2，…?等是要從中找出最大值的1到30個(gè)數(shù)字參數(shù)?？梢詫?shù)指定為數(shù)字、空白單元格、邏輯值或數(shù)字的文本表達(dá)式。若參數(shù)為錯(cuò)誤值或不能轉(zhuǎn)換成數(shù)字的文本，將產(chǎn)生錯(cuò)誤；若參數(shù)為數(shù)組或引用，則只有數(shù)組或引用中的數(shù)字將被計(jì)算，數(shù)組或引用中的空白單元格、邏輯值或文本將被忽略。若參數(shù)不包含數(shù)字，函數(shù)MAX返回0(零)。例如，找出區(qū)域中數(shù)字的最大值，如圖4.54所示。圖4.54MAX函數(shù)的應(yīng)用

4)最小值函數(shù)MIN()

如果要在多個(gè)數(shù)據(jù)中找到最小值，可以使用最小值函數(shù)MIN()來解決，該函數(shù)將返回一組值中的最小值。語法格式為

MIN(number1,number2,…)

其中，number1，number2，…?等是要從中找出最小值的1到30個(gè)數(shù)字參數(shù)?？梢詫?shù)指定為數(shù)字、空白單元格、邏輯值或數(shù)字的文本表達(dá)式。若參數(shù)為錯(cuò)誤值或不能轉(zhuǎn)換成數(shù)字的文本，將產(chǎn)生錯(cuò)誤；若參數(shù)為數(shù)組或引用，則只有數(shù)組或引用中的數(shù)字將被計(jì)算，數(shù)組或引用中的空白單元格、邏輯值或文本將被忽略；若參數(shù)不包含數(shù)字，則函數(shù)MIN返回0(零)。例如，找出區(qū)域中數(shù)字的最小值，如圖4.55所示。圖4.55MIN函數(shù)的應(yīng)用

5)參數(shù)個(gè)數(shù)函數(shù)COUNT()

COUNT()函數(shù)返回包含數(shù)字以及參數(shù)列表中的數(shù)字的單元格的個(gè)數(shù)。利用函數(shù)COUNT可以計(jì)算單元格區(qū)域或數(shù)字?jǐn)?shù)組中數(shù)字字段的輸入項(xiàng)個(gè)數(shù)。語法格式為

COUNT(value1,value2,…)

其中，value1，value2，…?等為包含或引用各種類型數(shù)據(jù)的1到30個(gè)參數(shù)，但只有數(shù)字類型的數(shù)據(jù)才被計(jì)算。函數(shù)COUNT在計(jì)數(shù)時(shí)，將把數(shù)字、日期或以文本代表的數(shù)字計(jì)算在內(nèi)；但是錯(cuò)誤值或其他無法轉(zhuǎn)換成數(shù)字的文字將被忽略。如果參數(shù)是一個(gè)數(shù)組或引用，那么只統(tǒng)計(jì)數(shù)組或引用中的數(shù)字；數(shù)組或引用中的空白單元格、邏輯值、文字或錯(cuò)誤值將都被忽略。例如，計(jì)算某個(gè)已選定區(qū)域中包含多少個(gè)數(shù)字。該區(qū)域“A1:A5”中包含數(shù)字、文字和日期，在單元格“A6”中輸入“=COUNT(A1:A5)”，按Enter鍵，由于只計(jì)算數(shù)字和日期而忽略了文本，單元格“A6”中的結(jié)果為“4”，如圖4.56所示。圖4.56COUNT函數(shù)的應(yīng)用

6)參數(shù)個(gè)數(shù)函數(shù)COUNTA

返回參數(shù)列表中非空值的單元格個(gè)數(shù)。利用函數(shù)COUNTA可以計(jì)算單元格區(qū)域或數(shù)組中包含數(shù)據(jù)的單元格個(gè)數(shù)。語法格式為

COUNTA(value1,value2,…)

其中，value1，value2，…?等為所要計(jì)算的值，參數(shù)個(gè)數(shù)為1到30個(gè)。在這種情況下，參數(shù)值可以是任何類型，它們可以包括空字符("")，但不包括空白單元格。如果參數(shù)是數(shù)組或單元格引用，則數(shù)組或引用中的空白單元格將被忽略。若不需要統(tǒng)計(jì)邏輯值、文字或錯(cuò)誤值，請(qǐng)使用函數(shù)COUNTA。例如，計(jì)算某區(qū)域中非空值的單元格個(gè)數(shù)，如圖4.57所示。圖4.57COUNTA函數(shù)的應(yīng)用圖4.57COUNTA函數(shù)的應(yīng)用

7)邏輯函數(shù)IF()

邏輯函數(shù)IF()執(zhí)行真假值的判斷，根據(jù)邏輯計(jì)算的真假值，返回不同的結(jié)果，可以使用函數(shù)IF()對(duì)數(shù)值和公式進(jìn)行條件檢測(cè)。語法格式為

IF(logical_test，value_if_true，value_if_false)

logical_test：表示計(jì)算結(jié)果為TRUE或FALSE的任意值或表達(dá)式。例如，A10=100就是一個(gè)邏輯表達(dá)式，如果單元格A10中的值等于100，表達(dá)式即為TRUE，否則為FALSE。

value_if_true：logical_test為TRUE時(shí)返回的值。

value_if_false：logical_test為FALSE時(shí)返回的值。

例如，利用IF()函數(shù)查看結(jié)果是否正確，如圖4.58所示。圖4.58IF函數(shù)的應(yīng)用4.5.4使用單變量求解

單變量求解是尋求公式的特定解。它好比解一個(gè)一元一次方程，已知結(jié)果，根據(jù)公式求出變?cè)?。下面介紹單變量求解在實(shí)際工作中的應(yīng)用。

通過單變量求解可以很方便地計(jì)算出結(jié)果，具體操作步驟如下：

(1)在工作表中輸入如圖4.59中所示的數(shù)據(jù)。

(2)執(zhí)行菜單欄“工具”菜單中的“單變量求解”命令。

(3)在打開的“單變量求解”對(duì)話框中，單擊“選擇”按鈕選擇“目標(biāo)單元格”為“$B$6”，“目標(biāo)值”輸入“40000”，“可變單元格”選擇為“$B$5”，如圖4.60所示。圖4.59用于創(chuàng)建單變量求解的數(shù)據(jù)圖4.60“單變量求解”對(duì)話框

(4)單擊“確定”按鈕，便可以看到最后的結(jié)果。

4.6數(shù)據(jù)處理和分析

4.6.1數(shù)據(jù)的排序

1．簡(jiǎn)單排序

簡(jiǎn)單排序是指只根據(jù)單個(gè)字段值進(jìn)行排序，這種排序方法比較簡(jiǎn)單，利用“常用”工具欄上的“升序”按鈕或“降序”按鈕，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)某一字段值按遞增方式或遞減方式進(jìn)行排序。

例如，打開“學(xué)生信息數(shù)據(jù)清單.xls”，按學(xué)生的“出生日期”從小到大進(jìn)行排序。

(1)選中數(shù)據(jù)清單中要進(jìn)行排序的字段列中的某一單元格，本例中為E列中的某一單元格，如E3。

(2)單擊“常用”工具欄上的“升序”按鈕，即可實(shí)現(xiàn)按“出生日期”的遞增排序，排序結(jié)果如圖4.61所示。圖4.61排序后的數(shù)據(jù)清單

2．復(fù)雜排序

在按單列進(jìn)行排序后，可能會(huì)遇到一列中有相同數(shù)據(jù)的情況。針對(duì)這種情況，可能還需要進(jìn)一步排序，即在這一列中有相同數(shù)據(jù)時(shí)，再按另一列的數(shù)據(jù)大