《活動(dòng)策劃與執(zhí)行實(shí)務(wù)》 課件 項(xiàng)目五 打開活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行的鑰匙

項(xiàng)目五打開活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)

執(zhí)行的鑰匙

案例指引“城堡里的慶祝晚會(huì)“問題思考1.現(xiàn)場(chǎng)分工不明確導(dǎo)致活動(dòng)混亂3.對(duì)于突發(fā)事件缺乏處理技巧2.前期準(zhǔn)備不足導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)意外頻發(fā)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理中容易出現(xiàn)的問題有哪些？項(xiàng)目五任務(wù)一

制定現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行計(jì)劃

學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)能力目標(biāo)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行的相關(guān)因素和范圍界定;了解活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行流程;熟悉現(xiàn)場(chǎng)人員架構(gòu)、分工及匯報(bào)機(jī)制。獨(dú)立完成或者與團(tuán)隊(duì)配合完成現(xiàn)場(chǎng)人員規(guī)劃和分工表;能夠制訂現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行計(jì)劃;能夠分析活動(dòng)具體的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),制定一套風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急管理方案。思政目標(biāo)引導(dǎo)學(xué)生養(yǎng)成大局觀,增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)和能力;初步建立行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范概念。現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行的意義與范圍01組建現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行團(tuán)隊(duì)02明確匯報(bào)和溝通機(jī)制03編制現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行方案/現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行計(jì)劃04CONTENTS目錄任務(wù)實(shí)施業(yè)務(wù)流程從時(shí)間上看,活動(dòng)項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)管理和執(zhí)行,一般從項(xiàng)目組抵達(dá)活動(dòng)舉辦目的地開展籌備工作算起,到活動(dòng)整體結(jié)束為止。流程簡述為:

現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行，是一場(chǎng)活動(dòng)的關(guān)鍵之所在，主辦方要對(duì)包括與會(huì)者、參加者、各類服務(wù)商在內(nèi)的各實(shí)施單位的現(xiàn)場(chǎng)及周邊環(huán)境按照一定的計(jì)劃進(jìn)行有序協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理和實(shí)施，對(duì)所有參加者現(xiàn)場(chǎng)所發(fā)生的一切需求進(jìn)行協(xié)調(diào)和服務(wù)?，F(xiàn)場(chǎng)的管理和執(zhí)行是主承辦方組織管理和運(yùn)營水平的直接反映，因而備受重視。提前做好現(xiàn)場(chǎng)管理和執(zhí)行計(jì)劃能夠更好地保障活動(dòng)項(xiàng)目的正常實(shí)施，取得最佳的活動(dòng)效果。意義：一、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行的意義與范圍活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)控制范圍包括一系列工作，主要有：1）合理規(guī)劃、分區(qū)布置活動(dòng)場(chǎng)地2）保障設(shè)施設(shè)備安全使用3）疏導(dǎo)人流物流車輛4）防范和控制風(fēng)險(xiǎn)5）加強(qiáng)搭建和施工現(xiàn)場(chǎng)檢查6）安排觀眾接待事宜7）確立溝通機(jī)制8）保證安全清場(chǎng)撤場(chǎng)等一、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行的意義與范圍現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行團(tuán)隊(duì)架構(gòu)示例二、組建現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行團(tuán)隊(duì)①

總控中心一般是與客戶負(fù)責(zé)人對(duì)接的唯一渠道，在下達(dá)指令前，總控中心一般需要征得客戶的理解和同意。（注：這里的客戶是指活動(dòng)承辦方服務(wù)的對(duì)象，而非主辦方，通常主辦方會(huì)外包一些現(xiàn)場(chǎng)的工作，優(yōu)化現(xiàn)場(chǎng)工作效率和提高活動(dòng)質(zhì)量。）②

現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行時(shí)，各小組的負(fù)責(zé)人要定時(shí)向總控中心匯報(bào)活動(dòng)情況，總控中心及時(shí)收集問題，做出應(yīng)對(duì)指示。如果活動(dòng)持續(xù)時(shí)間較長或行程較為復(fù)雜，建議在項(xiàng)目執(zhí)行中期，召開全體工作人員會(huì)議，互通信息，歸納問題。③

總控每日例會(huì)制度。總控中心應(yīng)該每日召開例會(huì)，各版塊總控必須參加，此會(huì)議可長可短，主要根據(jù)當(dāng)天的工作情況而定。主要內(nèi)容：各總控匯報(bào)當(dāng)天工作情況、突發(fā)狀況、需要請(qǐng)示的事情，總控中心發(fā)布新的工作指令。建議控制在1個(gè)小時(shí)以內(nèi)為宜。

現(xiàn)場(chǎng)匯報(bào)溝通工作重點(diǎn)：三、明確匯報(bào)和溝通機(jī)制現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行的范圍界定和相關(guān)影響因素確定現(xiàn)場(chǎng)組織架構(gòu)及人員（PIC）分工制定現(xiàn)場(chǎng)匯報(bào)溝通機(jī)制確定現(xiàn)場(chǎng)各點(diǎn)位人員數(shù)量及崗位職責(zé)梳理需求細(xì)節(jié)，編制現(xiàn)場(chǎng)工作清單制作現(xiàn)場(chǎng)所需物資清單和管理流程制定現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行的支持保障方案制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行計(jì)劃是所有活動(dòng)在執(zhí)行前的必備環(huán)節(jié)，一般情況下，根據(jù)活動(dòng)類型、周期、復(fù)雜程度、參與人員的不同，執(zhí)行計(jì)劃的維度和重點(diǎn)也會(huì)所有差異，但主體都要明確人、物和溝通對(duì)接的機(jī)制，具體內(nèi)容包括：活動(dòng)前期-布場(chǎng)活動(dòng)中期-實(shí)施活動(dòng)后期-善后場(chǎng)地方溝通清單搭建公司溝通清單物料檢查清單搭建檢查清單AV串場(chǎng)清單彩排清單執(zhí)行分工清單活動(dòng)簽到清單住宿簽到注意事項(xiàng)清單活動(dòng)中注意事項(xiàng)清單撤展工作清單

活動(dòng)善后清單

時(shí)間維度：準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行總體控制清單有條不紊的活動(dòng)執(zhí)行是一場(chǎng)活動(dòng)成功的基礎(chǔ)，從活動(dòng)布場(chǎng)開始，到中期實(shí)施及后期收尾，現(xiàn)場(chǎng)的執(zhí)行需要提前做好安排，大致用到十余個(gè)工作清單，如下表所示。四、編制現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行計(jì)劃/方案（一）確定現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行計(jì)劃內(nèi)容（二）編制現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行工作清單各執(zhí)行組工作清單項(xiàng)目清單對(duì)應(yīng)編號(hào)使用場(chǎng)景備注總控中心編號(hào)1：【使用場(chǎng)景和內(nèi)容】這張表告訴執(zhí)行人員進(jìn)場(chǎng)后，什么人應(yīng)該在什么地方、什么時(shí)間、做什么事情。它是現(xiàn)場(chǎng)的綱領(lǐng)性、指導(dǎo)性的文件，也是項(xiàng)目OWNER(項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人)的工作計(jì)劃和執(zhí)行依據(jù)。

各板塊重點(diǎn)工作表單及數(shù)據(jù)&活動(dòng)執(zhí)行分工表（ActionPlan）（表1）總控中心工作機(jī)制清單（包括職責(zé)說明、常駐人員、溝通匯報(bào)、工作時(shí)間和地點(diǎn)、例會(huì)安排等）項(xiàng)目工作手冊(cè)（包括通訊錄、注意事項(xiàng)、內(nèi)外部溝通機(jī)制、必備基礎(chǔ)信息等）接待組

編號(hào)8：【使用場(chǎng)景和內(nèi)容】管理不斷變動(dòng)中的各類嘉賓狀態(tài)，隨時(shí)反饋嘉賓邀約情況，適時(shí)調(diào)整邀約策略或提醒嘉賓購票。編號(hào)10：【使用場(chǎng)景和內(nèi)容】除了主辦方和公關(guān)公司之外的第三方工作人員。第三方涵括禮儀小姐，志愿者，攝影攝像、直播、同傳等戰(zhàn)斗在第一線的外請(qǐng)工作人員。

各板塊資源信息列表（含資源各種數(shù)據(jù)和信息）（表2）各板塊資源分配表單（表3）各板塊現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行表單（表4）各板塊工作流程、分工及崗位職責(zé)說明書（表5）嘉賓管理表（見項(xiàng)目三任務(wù)五表單）攝像培訓(xùn)表（見項(xiàng)目三任務(wù)五表單）第三方培訓(xùn)清單--媒體管理表（同上）接站安排表（同上）簽到登記表（同上）分工維度：準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行小組工作清單現(xiàn)場(chǎng)工作繁雜而多頭,執(zhí)行人員應(yīng)理順工作內(nèi)容,分工協(xié)作,確?；顒?dòng)順利舉辦。掌握現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行各小組的工作清單是必要且重要的，如下表所示。編制現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行計(jì)劃/方案各執(zhí)行組工作清單項(xiàng)目清單對(duì)應(yīng)編號(hào)使用場(chǎng)景備注活動(dòng)組編號(hào)13：【使用場(chǎng)景和內(nèi)容】這張表格主要列明每個(gè)工作板塊中的負(fù)責(zé)人是誰，以便通過各種方式第一時(shí)間取得聯(lián)系。編號(hào)16：【使用場(chǎng)景和內(nèi)容】也稱流程技術(shù)臺(tái)本，是AV控臺(tái)里內(nèi)各個(gè)部門內(nèi)部人員專用。以大會(huì)流程和時(shí)間為綱，指導(dǎo)屏幕和舞臺(tái)在每個(gè)時(shí)間點(diǎn)上應(yīng)當(dāng)呈現(xiàn)出的每個(gè)細(xì)節(jié)編號(hào)17：【使用場(chǎng)景和內(nèi)容】大型會(huì)議必備的音視頻、燈光設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)人員規(guī)劃表&通訊錄（表6）現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行方案（一般以PPT形式呈現(xiàn)，包括了現(xiàn)場(chǎng)效果圖、示意圖及動(dòng)線圖）活動(dòng)所需物料的OP單（表7）活動(dòng)流程管理表（臺(tái)本Rundown）（表8）AV設(shè)備清單（EquipmentList）（表9）搭建計(jì)劃表&彩排計(jì)劃表（表10）音視頻文件管理表分工維度：準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行小組工作清單現(xiàn)場(chǎng)工作繁雜而多頭,執(zhí)行人員應(yīng)理順工作內(nèi)容,分工協(xié)作,確?；顒?dòng)順利舉辦。掌握現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行各小組的工作清單是必要且重要的，如下表所示。編制現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行計(jì)劃/方案后勤保障組

工作職責(zé)和范圍界定項(xiàng)目組內(nèi)部規(guī)則和人員管理物資組編號(hào)22：【使用場(chǎng)景和內(nèi)容】活動(dòng)當(dāng)天，各個(gè)板塊工作組所需要的所有現(xiàn)場(chǎng)布置、設(shè)備、道具等物料編號(hào)，包括項(xiàng)目涉及物資的基本信息、制作信息、運(yùn)輸信息、倉儲(chǔ)信息及交接信息。一般按區(qū)域歸類后逐項(xiàng)列出，描述具體樣貌、材質(zhì)、作用等，需要定好計(jì)算單位，確定數(shù)量、有時(shí)需要標(biāo)明價(jià)格，用于前期現(xiàn)場(chǎng)盤點(diǎn)，也可以用作預(yù)算編號(hào)、結(jié)算編號(hào)附件編號(hào)23：【使用場(chǎng)景和內(nèi)容】專人負(fù)責(zé)所有物資存儲(chǔ)倉庫，進(jìn)行每天的出入庫管理，做好相應(yīng)記錄，并周期性（可每天/每兩天，如長周期項(xiàng)目也可每周）進(jìn)行匯報(bào)。編號(hào)27：【使用場(chǎng)景和內(nèi)容】活動(dòng)結(jié)束后對(duì)所有物資的清點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)和回收，做好記錄物資清單（Materiallist）（表11）出入庫管理規(guī)則物資儲(chǔ)存和發(fā)放物資出庫單（表12）物資交接單（表13）物資回收單

風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急組

應(yīng)急預(yù)案相關(guān)機(jī)構(gòu)信息表（包括但不限于醫(yī)院、使館、警局/派出所等）保險(xiǎn)相關(guān)文件和表單緊急情況記錄表&匯總（表14）Lost&Refund記錄表（表15）

分工維度：準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行小組工作清單編制現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行計(jì)劃/方案資源1XX公司年會(huì)活動(dòng)執(zhí)行計(jì)劃及推進(jìn)流程資源3XX項(xiàng)目活動(dòng)具體執(zhí)行方案資源2大型聯(lián)盟義演活動(dòng)執(zhí)行方案引申資源謝謝聆聽項(xiàng)目五任務(wù)二

沙盤推演

學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)能力目標(biāo)了解沙盤預(yù)演在活動(dòng)項(xiàng)目中的作用和價(jià)值;明確執(zhí)行前的倒推演練;掌握現(xiàn)場(chǎng)模擬流程。學(xué)會(huì)項(xiàng)目倒推演練的重要節(jié)點(diǎn)并可以梳理關(guān)鍵內(nèi)容;能夠完成活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)模擬執(zhí)行的流程。思政目標(biāo)養(yǎng)成整體大局意識(shí)和邏輯思維能力;養(yǎng)成在實(shí)踐中總結(jié)歸納經(jīng)驗(yàn)和機(jī)會(huì)點(diǎn)的能力;提升風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和防范能力。CONTENTS目錄沙盤推演（預(yù)演）的概念和步驟0102倒推演習(xí)會(huì)議03確定預(yù)演計(jì)劃現(xiàn)場(chǎng)點(diǎn)位彩排04任務(wù)實(shí)施知識(shí)補(bǔ)給站業(yè)務(wù)流程活動(dòng)項(xiàng)目正式實(shí)施前需要模擬實(shí)際中的場(chǎng)景、按照既定的流程和步驟、進(jìn)行預(yù)演練習(xí)。目的就是為了提前發(fā)現(xiàn)方案中的問題和風(fēng)險(xiǎn),及時(shí)調(diào)整或者補(bǔ)充。沙盤,是指根據(jù)地形圖、航空像片或?qū)嵉氐匦?按一定的比例關(guān)系,用泥沙、兵棋和其它材料堆制的模型?；顒?dòng)項(xiàng)目使用“沙盤”一詞,是借用了軍事概念中的意義,進(jìn)行預(yù)演練習(xí)的過程。目的就是為了提前發(fā)現(xiàn)方案中的問題和風(fēng)險(xiǎn),及時(shí)調(diào)整或者補(bǔ)充。沙盤推演,是指活動(dòng)正式實(shí)施前由項(xiàng)目經(jīng)理主持,項(xiàng)目組的核心成員全體參加進(jìn)行活動(dòng)的排練和模擬實(shí)施。根據(jù)活動(dòng)執(zhí)行的時(shí)間順序,從抵達(dá)現(xiàn)場(chǎng)開始,按照每一天的維度,把每一個(gè)點(diǎn)位的工作都理順一遍。預(yù)演中會(huì)發(fā)現(xiàn)各個(gè)工作組的交叉事項(xiàng),也是查缺補(bǔ)漏的環(huán)節(jié),同時(shí),要假設(shè)和預(yù)判各種可能的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),做好應(yīng)對(duì)措施,梳理成預(yù)案,以便現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急之用。一、沙盤推演(預(yù)演)的概念和步驟（一）概念（二）步驟一、沙盤推演(預(yù)演)的概念和步驟無論哪種活動(dòng)類型,現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行都會(huì)涉及到不同的板塊或小組,每個(gè)板塊或小組看不到、很難兼顧或者考慮到其他板塊小組的工作。但是最終活動(dòng)的實(shí)現(xiàn)要靠各個(gè)板塊或小組密切配合、無縫連接才能做到,這就是項(xiàng)目管理中“1+1>2”的意義所在。二、確定預(yù)演計(jì)劃首先第一項(xiàng)工作,就是召集核心成員會(huì)議,項(xiàng)目成員共同確定活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)各個(gè)板塊或小組的工作計(jì)劃和相關(guān)表單,從而發(fā)現(xiàn)其中的漏點(diǎn)或者沖突,進(jìn)行調(diào)整和修改。有個(gè)共通的問題,幾乎所有活動(dòng)項(xiàng)目中都會(huì)出現(xiàn)的一個(gè)沖突,是各個(gè)板塊之間的銜接矛盾,可能體現(xiàn)為:a.究竟該板塊A做,還是板塊B做?出現(xiàn)推諉現(xiàn)象。b.板塊A的工作計(jì)劃與板塊B有矛盾,即滿足A就不滿足Bc.板塊A的要求與B正相反項(xiàng)目經(jīng)理從整體大局角度出發(fā)去考量,最終決定該如何分工、如何判定或者如何放棄。1.召開會(huì)議,明確分工2.達(dá)成共識(shí),形成“沙盤”計(jì)劃一旦項(xiàng)目經(jīng)理做出決策、得到成員共識(shí),所有板塊負(fù)責(zé)人就必須按照共識(shí)去執(zhí)行。各個(gè)板塊的工作內(nèi)容達(dá)成共識(shí)后,項(xiàng)目經(jīng)理需要完成一份集合版的工作計(jì)劃,用做現(xiàn)場(chǎng)的指揮圖,也就是活動(dòng)項(xiàng)目中所說的“沙盤”。三、倒推預(yù)演會(huì)議項(xiàng)目執(zhí)行前的倒推演習(xí),一般以集中會(huì)議和現(xiàn)場(chǎng)點(diǎn)位彩排的形式進(jìn)行。倒推演習(xí)會(huì)議的內(nèi)容,主要有五個(gè)部分。1.現(xiàn)場(chǎng)人員的工作預(yù)演工作人員已經(jīng)完成集合版的工作計(jì)劃后,就要對(duì)其進(jìn)行逐一的核實(shí)和溝通。這個(gè)工作計(jì)劃一般按照時(shí)間順序,即從項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行前先遣工作組抵達(dá)開始,一般會(huì)提前3-4天左右,進(jìn)行梳理,具體可以根據(jù)活動(dòng)難度、目的地情況、人員情況而定。從先遣組抵達(dá)第一天開始工作起,每個(gè)點(diǎn)位、每項(xiàng)工作,參會(huì)人員逐一達(dá)成共識(shí),如有問題,隨時(shí)打斷提出、當(dāng)場(chǎng)解決。這個(gè)過程,就相當(dāng)于是把現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行的細(xì)節(jié)提前演練,雖然是假設(shè)場(chǎng)景,但是具有非常重要的意義,如果項(xiàng)目經(jīng)理或者核心成員經(jīng)驗(yàn)較為豐富,則演練的效果更佳、更會(huì)符合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際。2.現(xiàn)場(chǎng)物資物料的梳理和規(guī)劃預(yù)演活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的物資物料也是非常關(guān)鍵的要素,是所謂的“人、財(cái)、物”中的30%重要組成部分?；I備期所做的物資物料的管理和執(zhí)行文件,必須在預(yù)演的會(huì)議上,進(jìn)行全員共識(shí)和溝通,各板塊人員都必須了解整個(gè)活動(dòng)過程中涉及的與己相關(guān)的物資物料的存儲(chǔ)、運(yùn)輸、發(fā)放、回收等要求和細(xì)節(jié)。三、倒推預(yù)演會(huì)議3.明確現(xiàn)場(chǎng)工作人員管理/后勤板塊的工作安排倒推演習(xí)還需要安排好團(tuán)隊(duì)成員和工作組的后勤才能有底氣、有支撐地為客戶提供更貼心的服務(wù)。所以,倒推會(huì)議上一定要有一個(gè)環(huán)節(jié)是后勤板塊的工作計(jì)劃溝通,讓團(tuán)隊(duì)成員都清晰地了解現(xiàn)場(chǎng)工作人員的相關(guān)安排并達(dá)成共識(shí)。4.再次梳理、溝通風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)并明確應(yīng)對(duì)措施活動(dòng)執(zhí)行前需要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案進(jìn)行預(yù)演,逐一分析可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),溝通風(fēng)險(xiǎn)的可能性、影響范圍和程度、應(yīng)對(duì)措施是否得當(dāng)、相關(guān)匯報(bào)和溝通機(jī)制是否暢通等。特別是針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)中可以規(guī)避或者轉(zhuǎn)移的類型,要先做出相應(yīng)的措施盡量規(guī)避,比如購買必備藥品、安排安保人員等都可以提前防控。5.總控中心工作機(jī)制、現(xiàn)場(chǎng)溝通匯報(bào)線達(dá)成共識(shí)倒推會(huì)議上,所有成員都要非常清晰總控中心的構(gòu)成、職責(zé)、溝通機(jī)制、匯報(bào)機(jī)制,明確活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的匯報(bào)線的構(gòu)成。例如向誰匯報(bào)、哪一種匯報(bào)流程,明確最終決策人,確定總控中心日常工作流程和緊急事件的工作流程等。現(xiàn)場(chǎng)工作節(jié)奏往往異常緊張,提前明確好溝通機(jī)制,會(huì)提升現(xiàn)場(chǎng)的效率和保障項(xiàng)目執(zhí)行的最終效果。單擊此處添加大標(biāo)題單擊此處輸入你的正文，文字是您思想的提煉，為了最終演示發(fā)布的良好效果，請(qǐng)盡量言簡意賅的闡述觀點(diǎn)；根據(jù)需要可酌情增減文字，以便觀者可以準(zhǔn)確理解您所傳達(dá)的信息。您的正文已經(jīng)簡明扼要，字字珠璣，但信息卻錯(cuò)綜復(fù)雜，需要用更多的文字來表述；但請(qǐng)您盡可能提煉思想的精髓，否則容易造成觀者的閱讀壓力，適得其反。正如我們都希望改變世界，希望給人帶去光明，但更多時(shí)候只需播下一顆種子，自然有微光照拂，雨露滋養(yǎng)。恰如其分的表達(dá)觀點(diǎn)，往往可以事半功倍。單擊此處輸入你的正文，文字是您思想的提煉，為了最終演示發(fā)布的良好效果，請(qǐng)盡量言簡意賅的闡述觀點(diǎn)；根據(jù)需要可酌情增減文字。三、倒推預(yù)演會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)點(diǎn)位彩排和考察,就是活動(dòng)執(zhí)行前項(xiàng)目組成員抵達(dá)活動(dòng)場(chǎng)地后,通過實(shí)際踩點(diǎn)走位來明確工作內(nèi)容和交叉環(huán)節(jié)、查缺補(bǔ)漏。在模擬中發(fā)現(xiàn)問題,一是為了做好執(zhí)行前查缺補(bǔ)漏,二是保障活動(dòng)的流暢性,銜接的緊密性。1.彩排的內(nèi)容活動(dòng)彩排的內(nèi)容主要從5個(gè)方面著手,如圖1所示。四、現(xiàn)場(chǎng)點(diǎn)位彩排2.彩排的具體步驟

①項(xiàng)目組核心成員組成不同的考察小組,根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際分工,由點(diǎn)位的具體負(fù)責(zé)工作人員直接匯報(bào)流程、模擬操作,其他成員提出問題和疑點(diǎn),現(xiàn)場(chǎng)解決。

②反復(fù)多次彩排第①個(gè)過程,直到基本上可以排除掉項(xiàng)目執(zhí)行前因?yàn)榱鞒?、環(huán)節(jié)不完善所帶來的籌備的問題。這樣,現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施時(shí)工作人員基本可以聚焦到臨時(shí)突發(fā)狀況的解決和處理上了。

③組織彩排走臺(tái)。如果有使用舞臺(tái)的活動(dòng),最好對(duì)所有節(jié)目進(jìn)行提前排練,以便演員熟悉位置并適應(yīng)表演環(huán)境,同時(shí),檢查節(jié)口的銜接、燈光布景、擴(kuò)音器等的連接,提前在排練期間解決演出中可能出現(xiàn)的問題。

四、現(xiàn)場(chǎng)點(diǎn)位彩排彩排流程表

資源1北京世園會(huì)中國館下行扶梯故障停運(yùn)演練腳本資源2彩排現(xiàn)場(chǎng)舞臺(tái)工作人員布置道具引申資源謝謝聆聽單擊此處添加副標(biāo)題內(nèi)容項(xiàng)目五任務(wù)三

現(xiàn)場(chǎng)工作人員管理學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)能力目標(biāo)了解現(xiàn)場(chǎng)工作人員的類型;熟悉現(xiàn)場(chǎng)工作人員管理的內(nèi)容;明確志愿者招聘、培訓(xùn)的方式和現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃。能夠規(guī)劃安排現(xiàn)場(chǎng)工作人員;能夠進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)工作人員的后勤安排;能夠制訂志愿者管理計(jì)劃。思政目標(biāo)具備嫻熟的職業(yè)溝通協(xié)調(diào)能力、高效管理能力;養(yǎng)成服務(wù)意識(shí)、團(tuán)隊(duì)合作意識(shí);養(yǎng)成勞動(dòng)光榮、技能寶貴的時(shí)代風(fēng)尚?，F(xiàn)場(chǎng)工作人員類型01現(xiàn)場(chǎng)工作內(nèi)容02現(xiàn)場(chǎng)工作人員配置與職責(zé)分工03志愿者管理04知識(shí)補(bǔ)給站任務(wù)實(shí)施CONTENTS目錄業(yè)務(wù)流程活動(dòng)都是臨時(shí)性的,必然會(huì)有一個(gè)終點(diǎn)。當(dāng)活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)工作完成,意味著活動(dòng)接近尾聲,但活動(dòng)主辦方仍需要完成后續(xù)的評(píng)估與總結(jié)工作,它是很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。一、現(xiàn)場(chǎng)工作人員類型

各職能崗位的現(xiàn)場(chǎng)工作人員，應(yīng)按照人力資源規(guī)劃方案，通過各部門管理者進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)與監(jiān)管，并協(xié)助解決各種現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的問題。現(xiàn)場(chǎng)主要有以下一些工作內(nèi)容，依活動(dòng)的大小決定工作內(nèi)容的多少和繁簡，根據(jù)需要安排工作人員。①觀眾登記注冊(cè)和服務(wù)②各方現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)絡(luò)和工作服務(wù)③媒體接待與采訪④公關(guān)和重要接待活動(dòng)⑤現(xiàn)場(chǎng)安保工作⑥相關(guān)活動(dòng)的協(xié)調(diào)管理⑦現(xiàn)場(chǎng)清潔⑧知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作⑨相關(guān)信息的收集與整理⑩與場(chǎng)地部門結(jié)算?商談下一屆活動(dòng)的合作、代理事宜（展覽、節(jié)事活動(dòng)為主）?為下一屆活動(dòng)招商招展二、現(xiàn)場(chǎng)工作內(nèi)容（一）配置現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行團(tuán)隊(duì)三、現(xiàn)場(chǎng)工作人員配置與職責(zé)分工現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)設(shè)立最高指揮中心,也就是現(xiàn)場(chǎng)辦公機(jī)構(gòu),全權(quán)處理活動(dòng)期間相關(guān)事項(xiàng),通過現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度、管制、指揮等方式,收集信息,發(fā)布各種命令,保證現(xiàn)場(chǎng)一切正常。1.總控中心三、現(xiàn)場(chǎng)工作人員配置與職責(zé)分工總控中心是活動(dòng)類項(xiàng)目一般所必備的,即便因?yàn)闂l件所限而沒有專門的固定場(chǎng)所,也會(huì)有概念上的“總控中心”。大項(xiàng)目應(yīng)配置固定的總控中心?？偪刂行囊话銓ｉT設(shè)立在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng),或是設(shè)立在VIP所在的或客人人數(shù)最多的酒店,最好有獨(dú)立的辦公區(qū)域,有相應(yīng)的辦公設(shè)備。總控中心的指揮人員由活動(dòng)最高管理者、活動(dòng)策劃師、場(chǎng)地負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)業(yè)務(wù)組等2~3名核心人員組成?？偪刂行牡闹饕毮苋鐖D520所示。三、現(xiàn)場(chǎng)工作人員配置與職責(zé)分工不同類型的活動(dòng),接待工作所占的比重不同。如果是會(huì)議或者獎(jiǎng)勵(lì)旅游類型的活動(dòng),接待組是整體活動(dòng)組織架構(gòu)中的核心板塊之一,人員占比也較大;如果是展覽展示類的活動(dòng),接待組占比較小。2.注冊(cè)接待三、現(xiàn)場(chǎng)工作人員配置與職責(zé)分工活動(dòng)組主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目中的會(huì)議、宴會(huì)、開閉幕式、發(fā)布會(huì)等?，F(xiàn)有的活動(dòng)類型中,不論哪種,都會(huì)有活動(dòng)組的功能存在?；顒?dòng)組人員及工作內(nèi)容大致可以參考如圖522所示的架構(gòu)圖。3.活動(dòng)組三、現(xiàn)場(chǎng)工作人員配置與職責(zé)分工根據(jù)不同活動(dòng)的要求,一般配置媒宣2~5人,主要負(fù)責(zé)活動(dòng)整體的傳播推廣,傳播形式包括新聞、專題、專欄、微信推文、短視頻、海報(bào)、H5、宣傳片、主題曲、網(wǎng)上直播、戶外廣告、移動(dòng)交通、媒體廣告等。4.媒宣組嚴(yán)格來講,應(yīng)急組隸屬于總控中心范疇,由總控中心統(tǒng)一調(diào)配工作。根據(jù)活動(dòng)規(guī)模和難度,應(yīng)急組的人員配備一般為2~10人。5.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急組物資組根據(jù)需要設(shè)置負(fù)責(zé)人1名,必要時(shí)可配備1~2名助理。6.物資組后勤保障組一般配置2~5人,負(fù)責(zé)的是整個(gè)項(xiàng)目組各方工作人員的相關(guān)安排,包括住宿、用餐、交通、考勤、物料、應(yīng)急管理和心理疏導(dǎo)等,屬于項(xiàng)目的基礎(chǔ)保障部分,比如翻譯和記者工作有時(shí)會(huì)出現(xiàn)疲勞,影響活動(dòng)質(zhì)量的效果,注意提前準(zhǔn)備一個(gè)簡單、方便且可供休息的地方。7.后勤保障組（二）明確現(xiàn)場(chǎng)工作人員的主要職責(zé)三、現(xiàn)場(chǎng)工作人員配置與職責(zé)分工首先,應(yīng)制訂現(xiàn)場(chǎng)人員規(guī)章,這是人力資源計(jì)劃戰(zhàn)略的一個(gè)組成部分,而且還涉及健康、安全、行為不端、工作表現(xiàn)低劣和違反安全措施等方面的內(nèi)容。這些規(guī)章應(yīng)清晰簡要地制訂出來,公示給正式員工和志愿者。其次,明確劃定各個(gè)崗位工作人員的主要職責(zé)范圍。（三）落實(shí)活動(dòng)執(zhí)行前工作人員必做的幾件事(1)劃分活動(dòng)執(zhí)行角色。要注意角色的獨(dú)立性、工作的系統(tǒng)性和聯(lián)系性、明確性。明確各個(gè)活動(dòng)運(yùn)營人員的工作職能,如監(jiān)督、控制、溝通、處理、匯報(bào)等職能。(2)活動(dòng)執(zhí)行人員的管理。在籌備期的角色管理仍以活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)角色劃分為基礎(chǔ),分別展開與之相關(guān)的籌備工作,并且承擔(dān)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的相同工作,如此將會(huì)更加順利高效。(3)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行的機(jī)動(dòng)管理。現(xiàn)場(chǎng)最好能有一名機(jī)動(dòng)人員和一名活動(dòng)督查,要有充分和備用工作人員。(4)工作人員內(nèi)部后勤保障。如果活動(dòng)時(shí)間跨度較長,組織方需要做好員工的基礎(chǔ)保障工作。（一）志愿者角色劃分四、志愿者管理志愿者通常參與的工作包括:引座員、禮儀員、記時(shí)員、成績記錄協(xié)調(diào)員、裁判員、行政人員、媒體協(xié)調(diào)員、禮儀/公共關(guān)系助理、后勤協(xié)調(diào)員、交通運(yùn)輸員、信息員、客戶關(guān)系官員、急救員、理療家/醫(yī)療工作者、場(chǎng)地監(jiān)控/保安員、工服/鑒定員、安全員。（二）志愿者應(yīng)具備的素質(zhì)1.志愿者能像正式員工一樣努力工作和提供服務(wù);2.工作自覺、熱情、準(zhǔn)時(shí)并可靠,對(duì)組織工作信心堅(jiān)定;3.對(duì)組委會(huì)忠誠并能虛心接受批評(píng);4.能夠清晰和開誠布公地進(jìn)行溝通。（三）開展志愿者管理工作四、志愿者管理從空間結(jié)構(gòu)上看,大型活動(dòng)需要志愿者數(shù)量眾多,對(duì)志愿者的管理過程應(yīng)當(dāng)包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié),如圖523所示。（三）開展志愿者管理工作四、志愿者管理1.制訂志愿者計(jì)劃首先根據(jù)活動(dòng)的整體規(guī)劃,分析和預(yù)測(cè)志愿者的需求和志愿者的供給情況,決不能把志愿者視為活動(dòng)的“配角”和“輔助人員”。應(yīng)采取多種手段制訂志愿者資源與大型活動(dòng)籌辦需求相適應(yīng)的綜合性發(fā)展計(jì)劃,內(nèi)容包括:目標(biāo)體系和組織結(jié)構(gòu)的確立以及服務(wù)崗位分析。2.招募志愿者(1)發(fā)布招募信息。包括活動(dòng)所需的志愿者的類型、數(shù)量、專業(yè)領(lǐng)域,招募的具體辦法、時(shí)間安排、咨詢事宜等。(2)選擇適當(dāng)?shù)恼心挤绞?。與團(tuán)組織或相關(guān)機(jī)構(gòu)聯(lián)系。(3)招募程序。一般通過資格條件審查、筆試、面試等程序。3.培訓(xùn)志愿者崗前定位培訓(xùn)主要是通過多種方式使志愿者了解大型活動(dòng)志愿者服務(wù)的政策、程序,以及可能面臨的日常事務(wù)的處理。培訓(xùn)的內(nèi)容主要是相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)與服務(wù)技能。分為必要的一般培訓(xùn)和志愿者從事的具體服務(wù)工作的分類培訓(xùn)兩種。（三）開展志愿者管理工作四、志愿者管理4.配置與協(xié)調(diào)志愿者根據(jù)大型活動(dòng)舉辦工作的需求以及志愿者的供給狀況,組織方將志愿者分配到各個(gè)崗位上,并隨時(shí)根據(jù)實(shí)際需要重新分配使用。應(yīng)當(dāng)遵循以下原則:協(xié)同性原則、柔性化原則、集權(quán)與分權(quán)的協(xié)調(diào)。5.激勵(lì)志愿者大型活動(dòng)志愿者的激勵(lì)就是要設(shè)法讓志愿者將個(gè)人需要與會(huì)展需要和社會(huì)需要聯(lián)系在一起,使其處于一種互動(dòng)狀態(tài),既滿足個(gè)人需要,同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)大型活動(dòng)的總體目標(biāo)。激勵(lì)的辦法很多,如劃分等級(jí)、增加獎(jiǎng)勵(lì)等。資源1接待組崗位分工設(shè)置具體內(nèi)容資源3大型博覽會(huì)志愿者培訓(xùn)資源2做好演藝類大型活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)工作人員崗位職責(zé)分配引申資源謝謝聆聽

項(xiàng)目五

任務(wù)八

活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與控制

能夠識(shí)別不同種類的活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn),并編制風(fēng)險(xiǎn)記錄手冊(cè);具備為活動(dòng)項(xiàng)目制訂風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略的能力。思政目標(biāo)培養(yǎng)規(guī)范意識(shí)、標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)、安全意識(shí);提高處理突發(fā)事件的意識(shí)和能力;培養(yǎng)明辨是非、愛崗敬業(yè)的職業(yè)精神。知識(shí)目標(biāo)能力目標(biāo)了解項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管控的流程;了解活動(dòng)項(xiàng)目中的不確定性;理解活動(dòng)中風(fēng)險(xiǎn)管理的理念———預(yù)防為主;識(shí)別活動(dòng)中風(fēng)險(xiǎn)的來源;學(xué)會(huì)制訂項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。學(xué)習(xí)目標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)因素來源01感知活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)02風(fēng)險(xiǎn)管理原則03識(shí)別和預(yù)測(cè)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)04任務(wù)八活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與控制知識(shí)補(bǔ)給站0605評(píng)估和分析活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)07完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急管理控制和轉(zhuǎn)移活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)任務(wù)實(shí)施業(yè)務(wù)流程一、感知活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)近幾年，隨著越來越多活動(dòng)的舉辦，活動(dòng)外部環(huán)境的變化和內(nèi)部管理的不善，都引發(fā)出各種各樣的危機(jī)事件，這些事件和現(xiàn)象總歸為活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)?；顒?dòng)風(fēng)險(xiǎn)指的就是在活動(dòng)的籌備、組織及收尾過程中所遇到的不同類別的影響活動(dòng)進(jìn)行的事件?；顒?dòng)組織者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn)，盡可能提早做出防范和應(yīng)對(duì)。活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)有如下特點(diǎn)，如圖所示。（一）活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的類別1.按活動(dòng)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的階段劃分為概念階段、開發(fā)階段、實(shí)施階段和收尾階段的風(fēng)險(xiǎn)；2.按表現(xiàn)形式劃分為信用風(fēng)險(xiǎn)、生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、完工風(fēng)險(xiǎn)、金融風(fēng)險(xiǎn)、政治風(fēng)險(xiǎn)、環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)；3.按項(xiàng)目的投入要素分為人員、時(shí)間、資金、技術(shù)等風(fēng)險(xiǎn)；4.按風(fēng)險(xiǎn)的可控制性可劃分為項(xiàng)目的核心風(fēng)險(xiǎn)和環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)。（二）活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的來源

政治文化風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、人員風(fēng)險(xiǎn)、安保風(fēng)險(xiǎn)、不可抗拒風(fēng)險(xiǎn)等多個(gè)方面和多種類型。其中，人員健康風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等都是比較受關(guān)注的，自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭、內(nèi)亂、疫情等不可抗拒風(fēng)險(xiǎn)也時(shí)有發(fā)生。二、風(fēng)險(xiǎn)因素來源

把活動(dòng)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)要素歸類并分層查找出來就是識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)。探究活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的類別,其目

的是通過探索風(fēng)險(xiǎn)事件的起因從而干預(yù)時(shí)間的發(fā)生與演化的方式,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)類事件進(jìn)行細(xì)致化

的分析可以提高風(fēng)險(xiǎn)防控管控的效率。三、風(fēng)險(xiǎn)管理原則有準(zhǔn)備的原則最小化的原則有反應(yīng)的原則有報(bào)告的原則為避免危機(jī)發(fā)生盡到一切努力。限制風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生并將所發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)損害降低到最小程度。為保護(hù)參會(huì)者，展覽和財(cái)產(chǎn)，選擇最恰當(dāng)?shù)男袆?dòng)或不行動(dòng)的方式。為該危機(jī)制定報(bào)告，并記錄危機(jī)的詳細(xì)情況。四、識(shí)別和預(yù)測(cè)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)

活動(dòng)項(xiàng)目管理人員在策劃和籌備階段就應(yīng)對(duì)活動(dòng)項(xiàng)目的可能風(fēng)險(xiǎn)來源進(jìn)行識(shí)別和預(yù)測(cè)，有針對(duì)性地進(jìn)行項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行預(yù)測(cè)的方法常用的有以下幾種。1.德爾菲法。這種方法非常有效、客觀，但比較耗時(shí)，預(yù)測(cè)的基本步驟如圖所示。德爾菲法識(shí)別項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)因素的步驟2.頭腦風(fēng)暴法。該法能集合不同項(xiàng)目部門的管理人員，集思廣益，分析全面和貼近實(shí)際。3.情景分析法。這是一種直觀的風(fēng)險(xiǎn)定性預(yù)測(cè)方法，可以對(duì)活動(dòng)實(shí)施的發(fā)展作出種種設(shè)想或預(yù)計(jì)4.核對(duì)表法。項(xiàng)目管理人員基于類似歷史項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)信息及其他相關(guān)信息編制風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別核對(duì)圖表,設(shè)計(jì)并利用核對(duì)表,分析不同風(fēng)險(xiǎn)來源的資料,識(shí)別預(yù)測(cè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)因素。四、識(shí)別和預(yù)測(cè)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)五、評(píng)估和分析活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)

活動(dòng)項(xiàng)目管理人員確定各項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)可能發(fā)生的概率與影響程度叫風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。通常根據(jù)活動(dòng)的大小,記錄相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)考察鑒別內(nèi)容,填寫相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)記錄表,如下表所示,最后累計(jì)成冊(cè)。

在分析風(fēng)險(xiǎn)影響程度的大小時(shí),可引入風(fēng)險(xiǎn)值的概念。風(fēng)險(xiǎn)值是風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的重要參數(shù),可用風(fēng)險(xiǎn)影響與風(fēng)險(xiǎn)概率來進(jìn)行計(jì)算。風(fēng)險(xiǎn)值=風(fēng)險(xiǎn)影響×風(fēng)險(xiǎn)概率如某一風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生的概率是20%,而一旦發(fā)生會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目計(jì)劃延長5周,因此,風(fēng)險(xiǎn)值=5周×20%=1周風(fēng)險(xiǎn)記錄表六、控制和轉(zhuǎn)移活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)（一）活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的類別

對(duì)于組織者來說,有些活動(dòng)中遇到或潛在的風(fēng)險(xiǎn)是不可避免的,風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控(包括風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督與風(fēng)險(xiǎn)控制兩個(gè)層面)是項(xiàng)目實(shí)施過程中的重要工作之一。

綜合“風(fēng)險(xiǎn)性質(zhì)”及“決策主體對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的承受能力”兩方面因素,風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)策略可分為以下六大類,每類策略均有其適用范圍。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略類型與適用范圍（二）風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移工具

除了有效的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防與管控外,利用合理的風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移工具規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)也是保護(hù)權(quán)益的重要方法。1.合同

合同是約束雙方的準(zhǔn)則,不管是與贊助商、供應(yīng)商、合作商,還是與活動(dòng)參與者、活動(dòng)執(zhí)行合作方簽訂的相關(guān)合同,都會(huì)是一個(gè)具有法律效力的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避工具。2.保險(xiǎn)

活動(dòng)的組織者一般都會(huì)購買相關(guān)保險(xiǎn),作為風(fēng)險(xiǎn)事件的預(yù)防性工作之一,所購買的險(xiǎn)種也是圍繞著活動(dòng)舉辦所涉及的事宜選擇的,為了規(guī)避活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)所選的保險(xiǎn)種類。保險(xiǎn)種類七、完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急管理（一）組建風(fēng)險(xiǎn)管理團(tuán)隊(duì)

成立風(fēng)險(xiǎn)管理團(tuán)隊(duì)是第一步,要明確職責(zé)任務(wù),保證一場(chǎng)活動(dòng)的人、物的安全性以及活動(dòng)的正常開展。組建風(fēng)險(xiǎn)管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)遵循如下兩項(xiàng)原則。1.確保管理層領(lǐng)導(dǎo)的支持,從上而下的支持可以給風(fēng)險(xiǎn)管理團(tuán)隊(duì)賦能,體現(xiàn)為授權(quán);2.風(fēng)險(xiǎn)管理團(tuán)隊(duì)內(nèi)部成員之間要積極溝通。（二）明確活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急程序1.組建危機(jī)管理團(tuán)隊(duì),并將關(guān)鍵供應(yīng)商、顧問和利益相關(guān)者添加到團(tuán)隊(duì)。2.確定緊急情景并確定其優(yōu)先順序和潛在的響應(yīng)機(jī)制。3.向領(lǐng)導(dǎo)、管理團(tuán)隊(duì)、主要官員,醫(yī)療、安全相關(guān)人員通報(bào)內(nèi)部溝通計(jì)劃和現(xiàn)場(chǎng)信息。4.創(chuàng)建可操作的、全面可靠的危機(jī)活動(dòng)項(xiàng)目前、中、后的風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告系統(tǒng)。5.準(zhǔn)備針對(duì)場(chǎng)地的地理位置,事件發(fā)生時(shí)間,有爭議的發(fā)言人或其他風(fēng)險(xiǎn)暴露可能引起的情況的回應(yīng)。（二）明確活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急程序6.在員工開業(yè)前進(jìn)行應(yīng)急響應(yīng)培訓(xùn)。7.審查保險(xiǎn)范圍的充分性。仔細(xì)考慮可能導(dǎo)致取消或推遲活動(dòng)的情況,如發(fā)生情況可以咨詢法律和保險(xiǎn)顧問,然后再采取取消或推遲的行動(dòng)。8.制訂風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急工作清單。從各業(yè)務(wù)板塊入手,梳理各項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體任務(wù),編制整體業(yè)務(wù)的WBS工作計(jì)劃表和所有管理人員均梳理出的個(gè)人的WBS表,落實(shí)各項(xiàng)工作實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)及進(jìn)度。同時(shí),現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行的應(yīng)急工作清單,如相關(guān)機(jī)構(gòu)信息表(包括但不限于醫(yī)院、使館、警局/派出所等)、保險(xiǎn)相關(guān)文件和表單、緊急情況記錄表和匯總表等都是必備的工作清單。樣表可參看項(xiàng)目五任務(wù)一相關(guān)內(nèi)容（三）編制風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案

項(xiàng)目管理人員應(yīng)針對(duì)項(xiàng)目可能發(fā)生的危機(jī)事件,制訂具有針對(duì)性的、重點(diǎn)突出的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案。一般風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案主要包括如圖所示的3個(gè)方面的內(nèi)容:一般風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案（四）采取風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急措施

針對(duì)活動(dòng)的特性以及風(fēng)險(xiǎn)的管理經(jīng)驗(yàn)和依據(jù)同發(fā)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)間的發(fā)生過程、性質(zhì)和機(jī)理,

積極應(yīng)對(duì)和控制活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。1.政治文化風(fēng)險(xiǎn)(1)特點(diǎn):復(fù)雜的國際國內(nèi)環(huán)境、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事等變化帶來的風(fēng)險(xiǎn);(2)顯著特征:威脅性、破壞性、不確定性、擴(kuò)散性。(3)應(yīng)對(duì)原則:生命第一位、考慮國家立場(chǎng)、及時(shí)上報(bào)、果斷采取行動(dòng)防止事態(tài)擴(kuò)散。(4)主要措施:a.組織方安保部:第一時(shí)間出警制止暴力,避免人員傷亡,并疏散游客;b.游客服務(wù)中心:若現(xiàn)場(chǎng)情況嚴(yán)重,可暫?；顒?dòng)或臨時(shí)關(guān)閉;c.醫(yī)務(wù)中心:對(duì)受傷人員實(shí)施緊急救護(hù)治療并送醫(yī);d.通報(bào)參展國負(fù)責(zé)人及大使館,協(xié)調(diào)并進(jìn)一步處理和恢復(fù)事宜。（四）采取風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急措施2.經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)(1)特點(diǎn):發(fā)生頻率較高,形成原因比較復(fù)雜。有些由于管理或經(jīng)營不當(dāng),有些由于不可抗拒外力因素,需要靈活謹(jǐn)慎處理,如投訴糾紛類。(2)顯著特征:不確定性、公開性。(3)應(yīng)對(duì)原則:全方法多角度考慮問題,靈活應(yīng)變,加強(qiáng)組織內(nèi)部管理,防止因風(fēng)險(xiǎn)積累而爆發(fā)大危機(jī),加強(qiáng)媒體受眾溝通。(4)主要措施:a.安撫情緒:對(duì)于投訴糾紛類事件,首先對(duì)投訴者進(jìn)行情緒安撫,有時(shí)候投訴者只是需要一個(gè)情緒的發(fā)泄窗口;b.合理商議:針對(duì)投訴者提出的問題做出合理性商議,在不違反原則的情況下,酌情滿足投訴者的需求或耐心解釋;c.部門聯(lián)動(dòng):有的時(shí)候投訴者投訴的問題并非本條線工作,但是本著解決問題的理念,進(jìn)行條線部門聯(lián)動(dòng),積極解決問題。（四）采取風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急措施3.安保風(fēng)險(xiǎn)(1)特點(diǎn)(以踩踏事故為例):多數(shù)人為因素,危機(jī)發(fā)生概率較大,發(fā)生頻率較高,不確定性較大;一旦處