人事檔案管理辦法

人事檔案管理辦法一、公司員工檔案管理規(guī)定總綱為更進(jìn)一步強化公司員工檔案的管理流程，確保檔案得到妥善保護(hù)和合理運用，推動員工檔案管理向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化方向發(fā)展，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》并結(jié)合公司具體情況，特制定本規(guī)定。1、員工檔案，涵蓋了企業(yè)在招聘、調(diào)配、培訓(xùn)、評估、獎勵與處罰、選拔及任用等環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的，關(guān)于員工個人歷史、政治態(tài)度、專業(yè)技能水平、工作業(yè)績以及職務(wù)變動等信息的書面記錄。這些資料是全面、歷史地評價員工的關(guān)鍵依據(jù)。2、在檔案的管理過程中，必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案資料的安全無虞。二、公司員工檔案管理職責(zé)規(guī)定1、行政部人力資源專員需確保員工檔案的正確整理，及時更新包括轉(zhuǎn)正、晉升、獎懲、崗位變動、離職等在內(nèi)的各項資料，確保檔案內(nèi)容的完整性與信息的準(zhǔn)確性。2、行政部人力資源主管負(fù)責(zé)維護(hù)員工檔案的安全性、保密性以及保護(hù)措施。3、行政部人力資源主管負(fù)責(zé)處理員工檔案的查詢、借閱以及轉(zhuǎn)交事宜。4、行政部人力資源主管需向相關(guān)部門提供員工情況信息。三、公司員工檔案管理規(guī)范（一）檔案內(nèi)容及分類：1、個人經(jīng)歷資料。涵蓋個人簡歷、面試記錄、入職資料、身份證明等；2、評估與考核文件。包含面試評價、試用期評估、轉(zhuǎn)正申請、職位變動、晉升及薪資調(diào)整等資料；3、崗位技能與學(xué)歷證明。學(xué)歷證明、學(xué)位證書、培訓(xùn)成績、職稱證書等相關(guān)文件；4、榮譽獎勵文件。公司或更高層組織頒發(fā)的物質(zhì)獎勵、榮譽證書及杰出事跡記錄，如優(yōu)秀員工、勞動模范、優(yōu)秀黨員等；5、違規(guī)處分記錄。違反公司規(guī)定或法律受到的處罰、處分文件及個人反省材料；6、涉及勞動合同及員工變動的文件。涵蓋勞動合同文本、員工名錄，以及解除或終止合同的通知等文件；7、其他有助于公司決策的參考資料。（二）檔案的整理、鑒定與存檔1、行政部人資專員需及時搜集職工的考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、轉(zhuǎn)正定級、調(diào)薪晉升等資料，進(jìn)行整理并立卷，確保檔案的完整性。2、對于丟失的檔案，應(yīng)努力尋找；若實在找不到，需記錄在案，并在分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后重建。3、若檔案資料不全，行政部人資專員應(yīng)負(fù)責(zé)搜集和補充缺失部分，并在分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行歸檔。4、歸檔的材料必須經(jīng)過嚴(yán)格鑒別，確保其真實性和文字的清晰度，手續(xù)需齊全。須經(jīng)公司審核蓋章或本人簽字的文件，應(yīng)在蓋章或簽字后存檔，確保人與檔案一致。5、必須歸檔的材料應(yīng)完整無缺。對于起止不明確、來源和時間不明的資料，需查明并注明后方可歸檔。6、不屬于歸檔范圍的材料，應(yīng)記錄在冊，并轉(zhuǎn)交給個人保存，或交由相關(guān)部門保管或處理。7、建立歸檔材料目錄，將最新的職工登記表（履歷表）置于首頁，其他材料則根據(jù)形成時間從早到晚依次排列。（三）檔案的保存1、構(gòu)建完善的檔案管理規(guī)則，確保防火、防蟲、防濕、防光、防盜等措施到位。2、禁止任何個人擅自持有他人檔案或利用檔案進(jìn)行私利活動。3、檔案應(yīng)依據(jù)姓氏或拼音順序編號，并依照既定分類規(guī)則裝訂成冊。4、對于退休或離職員工的檔案，應(yīng)單獨存放，并在員工退休或離職一年后，若無特別需求，由人力資源部門負(fù)責(zé)銷毀。5、對于解除（終止）勞動合同或被開除的員工檔案，在完成相關(guān)手續(xù)后，由公司行政部人力資源專員在30天內(nèi)轉(zhuǎn)交給員工本人。（四）檔案的借閱與查閱1、除特殊情況外，檔案不得外借查閱。如需借閱，必須提交載明理由的申請書，并獲得行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。外部單位借閱時，還需出示工作證或身份證。借出的檔案必須按時歸還，逾期未還者，人力資源專員需及時追回。2、借閱檔案時，人力資源專員與借閱者需共同清點材料數(shù)量和頁數(shù)，并進(jìn)行登記簽名。歸還時，雙方需當(dāng)面交接并簽字確認(rèn)。借閱者需確保檔案安全，一旦出現(xiàn)遺失、缺頁或損壞，應(yīng)立即追究責(zé)任。3、查閱檔案時，必須有部門負(fù)責(zé)人簽字。外部單位查閱需持單位介紹信及工作證或身份證，并經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人同意后方可查閱。未經(jīng)許可，不得摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容。嚴(yán)禁對檔案材料進(jìn)行涂改、圈劃、抽取或撤換。4、查閱檔案需遵循以下規(guī)則：（1）檔案查閱必須在公司內(nèi)部進(jìn)行，并且至少需要兩人參與；（2）在查閱過程中，嚴(yán)禁吸煙等可能損害檔案的行為；（3）查閱人員必須對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露信息。（五）檔案轉(zhuǎn)遞1、檔案轉(zhuǎn)遞時應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)，禁止郵寄或由本人攜帶。2、對于轉(zhuǎn)出的檔案，必須仔細(xì)填寫《檔案轉(zhuǎn)遞確認(rèn)表》，并確保其密封包裝。3、收件人/單位在確認(rèn)檔案無誤后，需在回執(zhí)上簽名并蓋章，然后立即返還回執(zhí)。若逾期一周未收到回執(zhí)，應(yīng)立即進(jìn)行催促，以避免檔案丟失。（六）處罰規(guī)定若出現(xiàn)以下行為之一，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，主管部門將對相關(guān)責(zé)任人實施紀(jì)律處分或經(jīng)濟處罰：1、未建立適當(dāng)?shù)臋n案管理制度或檔案保管條件不當(dāng)，導(dǎo)致檔案安全受損，造成損失的；2、檔案出現(xiàn)破損、變質(zhì)、丟失或泄密等情況時，未及時處理導(dǎo)致?lián)p失的；3、未按規(guī)定將應(yīng)歸檔的文件材料移交至本單位檔案機構(gòu)或檔案館的；4、涂改、偽造、盜竊檔案或擅自提供、抄錄、公布和損毀檔案的；5、檔案工作人員疏忽職守，導(dǎo)致檔案損失的；6、違反國家檔案相關(guān)法規(guī)的。（七）檔案管理人員守則1、嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，維護(hù)保密制度，忠誠履行職責(zé)。2、確保檔案資料安全，嚴(yán)禁私自移動、分散或銷毀檔案文件。3、所有資料必須及時記錄，并獲得部門領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后，才能存檔。4、對于需要銷毀或處理的檔案文件，必須經(jīng)過記錄和批準(zhǔn)程序后，方可進(jìn)行處理。5、檔案文件書寫必須使用黑色簽字筆，確保字跡工整、清晰，禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水或復(fù)寫紙進(jìn)行書寫。6、檔案管理應(yīng)遵循：仔細(xì)鑒別、人與檔案匹配、分類精確、編排有序、目錄明確、檢索迅速、裝訂規(guī)范、存放整潔、查閱（借閱）有相應(yīng)手續(xù)。四、其他事項1、本管理規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。2、根據(jù)實際工作需求，公司有權(quán)對本管理規(guī)定進(jìn)行適當(dāng)?shù)难a充或修改。附件一：檔案借閱/查閱登記表序號借閱/查閱人借閱/查閱內(nèi)容借閱/查閱事由預(yù)計歸還時間歸還確認(rèn)12345附件二：檔案轉(zhuǎn)遞確認(rèn)表日期：轉(zhuǎn)出人：接收人：轉(zhuǎn)遞檔案明細(xì)：1、2、3、4、轉(zhuǎn)出人、接收人均已確認(rèn)上述檔案明細(xì)準(zhǔn)確無誤。本確認(rèn)表一式兩聯(lián)，轉(zhuǎn)出人與接收人各執(zhí)一聯(lián)?！掌冢恨D(zhuǎn)出人：接收人：轉(zhuǎn)遞檔案明細(xì)：1、2、3、4、轉(zhuǎn)出人、接收人均已確認(rèn)上述檔案明細(xì)準(zhǔn)確無誤。本確認(rèn)表一式兩聯(lián)，轉(zhuǎn)出人與接收人各執(zhí)一聯(lián)。檔案轉(zhuǎn)遞確認(rèn)表日期：轉(zhuǎn)出人：接收人：轉(zhuǎn)遞檔案明細(xì)：1、2、3、4、轉(zhuǎn)出人、接收人均已確認(rèn)上述檔案明細(xì)準(zhǔn)確無誤。本確認(rèn)表一式兩聯(lián)，轉(zhuǎn)出人與接收人各執(zhí)一聯(lián)?！掌冢恨D(zhuǎn)出人：接收人：轉(zhuǎn)遞檔案明細(xì)：1、2、3、4、轉(zhuǎn)出人、接收人均已確認(rèn)上述檔案明細(xì)準(zhǔn)確無誤。本確認(rèn)表一式兩聯(lián)，轉(zhuǎn)出人與接收人各執(zhí)一聯(lián)。檔案轉(zhuǎn)遞確認(rèn)表日期：轉(zhuǎn)出人：接收人：轉(zhuǎn)遞檔案明細(xì)：1、2、3、4、轉(zhuǎn)出人