檔案管理制度

檔案管理制度以下是一份檔案管理制度的示例，你可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和完善?！稒n案管理制度》一、目的與需求為了加強(qiáng)本組織檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化水平，確保檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和保密性，更好地為組織的各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于本組織內(nèi)各類檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀等管理活動(dòng)。三、職責(zé)分工（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.負(fù)責(zé)組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計(jì)工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，確保檔案的安全和保密。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀工作，提出檔案銷毀清單，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門形成的各類文件材料的收集、整理和初步篩選工作，確保應(yīng)歸檔文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的利用工作，為檔案的查閱、借閱提供必要的支持和配合。（三）檔案工作人員1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的整理、編目、錄入、檢索等工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告和處理。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和跟蹤管理，確保檔案的安全和保密。四、檔案的定義與分類（一）定義本制度所指的檔案是指本組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。（二）分類1.行政管理類檔案：包括組織的章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、通知、通報(bào)等。2.業(yè)務(wù)工作類檔案：根據(jù)組織的業(yè)務(wù)性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，如項(xiàng)目文件、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料、科研成果等。3.人事檔案：包括員工的招聘、錄用、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、培訓(xùn)、退休等方面的文件材料。4.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)分析等。5.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像、光盤等反映組織重大活動(dòng)、重要事件的聲像資料。6.電子檔案：通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的檔案信息。五、檔案的形成與收集（一）形成要求1.各部門在工作活動(dòng)中應(yīng)按照規(guī)范要求形成文件材料，確保文件材料的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，格式規(guī)范，字跡清晰，簽署齊全。2.電子文件的形成應(yīng)符合相關(guān)的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和可讀性。（二）收集范圍1.本組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。2.本組織在對(duì)外交往中接收的與本組織工作有關(guān)的重要文件材料，如上級(jí)機(jī)關(guān)的文件、其他單位的來函等。3.本組織所屬單位報(bào)送的具有保存價(jià)值的文件材料。（三）收集方式1.定期收集：各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的應(yīng)歸檔文件材料進(jìn)行收集、整理，并移交檔案管理部門。2.隨時(shí)收集：對(duì)于一些重大活動(dòng)、重要事件形成的文件材料，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)收集、整理，并移交檔案管理部門。六、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同門類、不同載體的檔案，按照不同的整理方法進(jìn)行整理。3.便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案：按照分類方案進(jìn)行分類，然后進(jìn)行裝訂、編目、裝盒等整理工作。2.電子檔案：按照電子文件的管理要求，進(jìn)行分類、編目、存儲(chǔ)等整理工作，并確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。3.聲像檔案：按照聲像資料的內(nèi)容和形式進(jìn)行分類，編寫說明，標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。（三）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整，符合歸檔范圍和質(zhì)量要求。2.歸檔的文件材料應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行整理和裝訂，填寫歸檔文件目錄和檔案封面等相關(guān)信息。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并存儲(chǔ)在符合安全要求的存儲(chǔ)介質(zhì)上。4.各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門，辦理移交手續(xù)。七、檔案的保管與保護(hù)（一）保管條件1.檔案庫房應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等要求，配備必要的消防、防盜、除濕、防蟲等設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，檔案存放應(yīng)按照分類方案進(jìn)行排列，便于查找和利用。3.電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)設(shè)備，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。（二）保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。2.對(duì)檔案庫房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和調(diào)控，保持適宜的溫濕度環(huán)境。3.加強(qiáng)檔案的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，確保檔案的安全。八、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則1.檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、保密的原則，確保檔案的安全和保密。2.檔案的利用應(yīng)滿足組織內(nèi)部工作的需要，同時(shí)也可以為社會(huì)提供必要的服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：本組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.借閱：因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期應(yīng)辦理延期手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件一致，并注明復(fù)制日期和用途。（三）服務(wù)要求1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用服務(wù)制度，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具和參考資料，為組織的決策和管理提供支持。九、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和長遠(yuǎn)意義。（二）鑒定方法1.定期鑒定：檔案管理部門應(yīng)定期組織對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。2.直接鑒定：檔案鑒定工作應(yīng)逐件、逐卷進(jìn)行，直接審查檔案的內(nèi)容和形式，確定其保存價(jià)值。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清單，報(bào)組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派人監(jiān)銷，確保檔案銷毀的徹底性。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔備查。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部評(píng)審1.檔案管理部門應(yīng)定期組織對(duì)檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行內(nèi)部評(píng)審，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行整改。2.內(nèi)部評(píng)審應(yīng)邀請(qǐng)相關(guān)部門和人員參加，廣泛聽取意見和建議，不斷完善檔案管理制度。（二）法律審核1.檔案管理制度在制定和修訂過程中，應(yīng)進(jìn)行法律審核，確保制度的合法性和合規(guī)性。2.法律審核由組織的法律顧問或法律事務(wù)部門負(fù)責(zé)，審核意見應(yīng)作為制度修訂的重要依據(jù)。（三）相關(guān)部門反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期向相關(guān)部門征求對(duì)檔案管理工作的意見和建議，及時(shí)了解各部門的需求和期望。2.相關(guān)部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，及時(shí)反饋檔案管理工作中存在的問題和困難，共同推動(dòng)檔案管理工作的順利開展。十一、實(shí)施計(jì)劃（一）宣傳培訓(xùn)階段（[具體時(shí)間區(qū)間1]）1.組織全體員工學(xué)習(xí)檔案管理制度，了解檔案管理的重要性和具體要求。2.舉辦檔案管理培訓(xùn)班，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和工作能力。（二）整理歸檔階段（[具體時(shí)間區(qū)間2]）1.各部門按照檔案管理制度的要求，對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行全面清理和整理，確保應(yīng)歸檔文件材料的齊全、完整。2.按照檔案整理的規(guī)范要求，對(duì)文件材料進(jìn)行分類、裝訂、編目等整理工作，并將整理好的檔案移交檔案管理部門。（三）檢查完善階段（[具體時(shí)間區(qū)間3]）1.檔案管理部門對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.對(duì)檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和完善。（四）常態(tài)化管理階段（[具體時(shí)間]起）1.檔案管理工作進(jìn)入常態(tài)化管理，各部門按照檔案管理制度的要求，做好文件材料的形成、收集、整理和歸檔工作。2.檔案管理部門加強(qiáng)對(duì)檔案的保管、利用、鑒定和銷毀等管理工作，確保檔案的安全和有效利用。十二、培訓(xùn)方案（一）培訓(xùn)目標(biāo)1.使全體員工了解檔案管理的重要性和基本要求，增強(qiáng)檔案意識(shí)。2.使檔案管理人員熟悉檔案管理制度和業(yè)務(wù)流程，掌握檔案整理、保管、利用等方面的技能和方法。（二）培訓(xùn)對(duì)象1.全體員工2.檔案管理人員（三）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案管理法律法規(guī)和政策2.檔案管理制度和業(yè)務(wù)流程3.檔案整理、歸檔的方法和技巧4.檔案保管、保護(hù)的措施和要求5.檔案利用和服務(wù)的規(guī)范和方法6.電子檔案管理的基本知識(shí)和技能（四）培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)：組織全體員工或檔案管理人員參加集中培訓(xùn)，由檔案管理專家或業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行授課。2.現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)：檔案管理人員到各部門進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，幫助各部門做好檔案整理和歸檔工作。3.在線學(xué)習(xí)：利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供檔案管理相關(guān)