2022年學(xué)院行政秘書工作職責(zé)

1、第PAGE7頁共NUMPAGES7頁2022年學(xué)院行政秘書工作職責(zé)l、調(diào)查了解全院行政工作的情況，向?qū)W院報送重要信息。協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)處理好院的行政管理和后勤保障等事務(wù)工作。2、草擬院行政工作計劃、總結(jié)、請示、報告及其他全院性的規(guī)章制度等文稿。3、安排院務(wù)會議議程，做好會議通知、會場準備、會議記錄等會務(wù)工作。檢查院務(wù)會議決議的執(zhí)行情況。根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)的指示，安排全院重要活動。4、嚴格管理使用院公章，辦理開具介紹信證明等手續(xù)。5、接收處理各類行政文件和系內(nèi)外有關(guān)單位的信函、電報、電話、通知，及時報院領(lǐng)導(dǎo)閱批，或交辦有關(guān)人員承辦，并做好催辦、清退和歸檔工作。填寫院工作日志和系大事記。6、接待來學(xué)院的公務(wù)人員

2、，妥善安排來信來訪。7、經(jīng)常了解全院師生員工的工作、學(xué)習(xí)、生活的情況，根據(jù)情況妥善處理，重大問題及時向院領(lǐng)導(dǎo)匯報，并提出處理意見。8、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)檢查崗位責(zé)任制的執(zhí)行情況。9、協(xié)同其他秘書人員做好立卷歸檔、統(tǒng)計報表、對外事務(wù)等工作。抓好本院范圍及責(zé)任區(qū)域的工作秩序、安全保衛(wèi)、計劃生育、愛國衛(wèi)生、公民義務(wù)等方面的工作。10、完成院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。2022年學(xué)院行政秘書工作職責(zé)（二）一、負責(zé)一般性行政公文、主任交辦的文字材料及行政領(lǐng)導(dǎo)講話和相關(guān)材料的起草工作;二、負責(zé)由部門代單位起草的行政公文和有關(guān)文字材料的核稿工作;三、負責(zé)組織大型行政工作會議的記錄及_的起草工作;四、負責(zé)每周會議安排的編制工

3、作，協(xié)助主任做好其他會議的組織通知等會務(wù)工作;五、負責(zé)督促檢查行政工作計劃、辦公會決議事項的落實情況，將了解的情況及時反饋給領(lǐng)導(dǎo)六、負責(zé)辦公室日常政務(wù)接待，來訪客人接待及日常事務(wù)性工作;七、負責(zé)印章保管和監(jiān)印、辦理各種介紹信八、負責(zé)辦公用品、儀器設(shè)備、家具等購置、建帳、保管和發(fā)放;九、負責(zé)辦公室安全防范工作;十、負責(zé)各項信息統(tǒng)計和管理十一、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作2022年學(xué)院行政秘書工作職責(zé)（三）1、在學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)下，貫徹執(zhí)行上級的各項決議、指示和規(guī)章制度，為完成教學(xué)、科研和日常工作做好后勤保障工作。2、負責(zé)學(xué)院的綜合治理工作，包括學(xué)院內(nèi)的安全、防火、保衛(wèi)工作等，協(xié)助保衛(wèi)部門定期組織安全檢查，

4、發(fā)現(xiàn)不安全因素及時解決。做好各類綜合治理工作相關(guān)的會議、活動記錄，并將所有材料整理建檔、歸類保存。3、負責(zé)檢查、督促各工作區(qū)域搞好室內(nèi)外衛(wèi)生，組織和參加愛國衛(wèi)生活動以及評比工作。4、負責(zé)公務(wù)活動場所(辦公樓、會議室及工會活動室)的日常管理、調(diào)度、維護保養(yǎng)。2022年學(xué)院行政秘書工作職責(zé)（四）一、做好學(xué)院工作計劃和各系(部)工作計劃制定的催辦工作和各階段工作的匯總。負責(zé)起草、印發(fā)學(xué)院各類文件和函件；二、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)組織召集有關(guān)會議和活動，并做好記錄；三、做好學(xué)院物資管理和開支帳目管理；四、協(xié)助做好學(xué)院的安全保衛(wèi)工作，做好節(jié)、假日值班的安排落實工作；五、協(xié)助做好學(xué)院離退休人員的管理工作；六、負責(zé)本學(xué)

5、院在管理過程中形成的文件材料的積累、收集、整理、歸檔和移交工作；七、協(xié)助院長做好對外交流與合作聯(lián)系與組織工作；八、做好教職工的考勤管理和統(tǒng)計工作。九、完成院領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任交辦的其他工作。2022年學(xué)院行政秘書工作職責(zé)（五）2、草擬學(xué)院行政工作報告、總結(jié)、規(guī)劃和決議、決定等綜合性文字材料文件；草擬重要會議文稿和重要文件；草擬及整理院級干部講話稿及有關(guān)資料。3、領(lǐng)取行政機要文件。接受、管理院內(nèi)平行文件、做好院級領(lǐng)導(dǎo)及各種機要文稿、各類公文的制作印發(fā)；負責(zé)上級行政機關(guān)發(fā)來的文件、簡報、通知、信函的登記、編號、發(fā)放和傳閱工作。定期檢查文件的管理和保密情況；學(xué)院一級來往信件、文書、報刊及院內(nèi)行政公文的

6、拆封、登記、傳閱、督辦、歸檔工作；負責(zé)編制、分發(fā)“一周、一月、一年收文目錄”。4、負責(zé)學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)出行的交通安排和聯(lián)絡(luò)等服務(wù)保障工作。5、協(xié)助分管主任做好學(xué)院涉及各部門和單位的綜合協(xié)調(diào)工作，對外聯(lián)系工作。包括內(nèi)外賓的接待工作安排和費用預(yù)算，對內(nèi)對外的迎來送往工作，辦公室來往禮品紀念品的策劃設(shè)計、開發(fā)、采購管理工作，負責(zé)上級領(lǐng)導(dǎo)、兄弟院院的來訪接待工作。6、負責(zé)全院性重要會議、大型活動的會務(wù)工作。如會議名稱、人數(shù)、對象、范圍的確定，會議時間、地點、場所的選擇，會場的布置，會議日程、程序的安排，會務(wù)文書和生活管理等。7、負責(zé)學(xué)院辦公樓會議室的管理與使用。8、負責(zé)學(xué)院行政大事記的記錄，建立健全大事記

7、記錄制度，保證記錄的及時、準確、完整。9、負責(zé)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院辦公室固定資產(chǎn)、辦公用品、會議室辦公用品的配送，設(shè)備的使用和管理。10、協(xié)助分管主任處理日常財務(wù)工作，負責(zé)辦公室常規(guī)性財務(wù)工作的實施。負責(zé)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院辦公室的財務(wù)管理工作。11、協(xié)助分管主任搞好學(xué)院車輛的使用和管理工作。12、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項臨時工作。2022年學(xué)院行政秘書工作職責(zé)（六）1.對內(nèi)關(guān)系協(xié)調(diào)幫助上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)內(nèi)各部門進行聯(lián)絡(luò)、溝通與協(xié)調(diào)，做好上傳下達工作；按照上級領(lǐng)導(dǎo)安排，協(xié)助其他部門一起組織企業(yè)重大活動。2.對外關(guān)系協(xié)調(diào)配合企業(yè)有關(guān)部門協(xié)調(diào)企業(yè)與政府有關(guān)主管部門的關(guān)系，包括地方政府、工商局或其他政府部門；協(xié)調(diào)與相關(guān)行業(yè)管

8、理機構(gòu)、協(xié)會、商會以及其他單位(包括客戶單位)的關(guān)系；按照上級領(lǐng)導(dǎo)安排，代表企業(yè)出席各種外部會議。3.會議管理按照上級領(lǐng)導(dǎo)安排，出席某些會議，起草會議文件，及時完成會議記錄、記要工作；對企業(yè)總部的會議室會議設(shè)備進行管理。4.文書檔案管理制定文件管理制度，根據(jù)管理制度制定年度文件編碼，對各種文件進行登記、歸檔并負責(zé)管理；負責(zé)企業(yè)內(nèi)、外各種往來文件的核對、頒布和下發(fā)工作。5.打字復(fù)印及時完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件打印、復(fù)印工作妥善管理傳真機、復(fù)印機等辦公設(shè)備。6.接待妥善、禮貌地接待國內(nèi)國外有關(guān)單位、人員的來訪。2022年學(xué)院行政秘書工作職責(zé)（七）1、具體負責(zé)二級學(xué)院各項教學(xué)計劃的組織實施，及時做好教

9、學(xué)反饋的布置和收集工作，并將情況向主管教學(xué)副院長報告；2、科學(xué)編排本學(xué)院課程總表、授課時間表，并經(jīng)常檢查課表執(zhí)行情況；在學(xué)院主管教學(xué)院長的審批下，做好非跨學(xué)院課程的調(diào)整工作；3、負責(zé)組織安排學(xué)院的考試以及試卷的送印和管理工作，做好成績登記和統(tǒng)計工作，協(xié)助教務(wù)處做好期中、期末考試和計算機、英語等級考試、普通話水平測試的組織工作；4、負責(zé)做好教師缺課、代課、課外活動、教學(xué)工作量、教師工作量的統(tǒng)計工作；5、負責(zé)學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、留、降級編班，以及課程的免修、緩修、重修等檢查統(tǒng)計工作；6、做好校內(nèi)外有關(guān)教學(xué)、教研的各項報表工作；7、做好每學(xué)期教師、學(xué)生所用教材的征訂和管理工作；8、做好日常教學(xué)管理中形成

10、的各種文件材料的收集、整理、歸檔、移交工作。2022年學(xué)院行政秘書工作職責(zé)（八）(一)崗位職責(zé)一、在辦公室領(lǐng)導(dǎo)指示或者本科室的統(tǒng)一安排下，負責(zé)起草學(xué)校有關(guān)行政公文和領(lǐng)導(dǎo)講話稿等。二、負責(zé)學(xué)校常規(guī)性發(fā)文的核稿，在有關(guān)部門的配合下負責(zé)做好對以學(xué)校名義印發(fā)的行政文件及其他文字材料的校對工作。三、協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任做好政策研究工作和調(diào)研工作，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。四、協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)處理好日常事務(wù)。五、積極參加學(xué)校和辦公室安排的政治學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。六、認真執(zhí)行上級有關(guān)規(guī)定，做好保密工作。七、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。秘書(二)崗位職責(zé)一、負責(zé)本科室編印的茂名學(xué)院信息稿件收集、編輯、發(fā)行及稿費發(fā)放工作。二、負責(zé)本科室承辦的一般性行政公文的起草，認真校對以學(xué)校名義印發(fā)的行政文件及其他文字材料。三、及時轉(zhuǎn)辦校