公司財務(wù)檔案管理制度

公司財務(wù)檔案管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為規(guī)范公司財務(wù)檔案管理，保障財務(wù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，加強(qiáng)公司財務(wù)管理工作，提高工作效率，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部管理要求，訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部與財務(wù)相關(guān)的檔案管理工作，包含但不限于賬簿、憑證、發(fā)票、報表等財務(wù)文件的管理。第三條定義財務(wù)檔案：指與公司財務(wù)相關(guān)的各類文件、記錄和資料，包含原始憑證、賬簿、報表、核算憑證等。財務(wù)檔案管理：指對財務(wù)檔案進(jìn)行分類、存儲、檢索、借閱和銷毀等工作過程。第二章財務(wù)檔案管理流程第四條檔案建設(shè)公司財務(wù)檔案應(yīng)依照財務(wù)科目進(jìn)行分類，建立科目檔案目錄，確保檔案管理的有序進(jìn)行。第五條檔案保管財務(wù)檔案應(yīng)遵從原始憑證的完整性原則，即保管全部與財務(wù)交易相關(guān)的原始憑證。原始憑證應(yīng)依照時間次序進(jìn)行編號和整理，并依照科目分類進(jìn)行歸檔。財務(wù)檔案應(yīng)存放在特地的檔案室或者保險柜中，確保安全可靠。檔案室和保險柜應(yīng)定期進(jìn)行防火、防潮、防塵等檢查和保養(yǎng)，確保檔案的長期保管。財務(wù)檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存放在安全可靠的地方，以防止檔案遺失或損壞。第六條檔案檢索檔案管理人員應(yīng)依照規(guī)定的分類和編號體系，快速有效地進(jìn)行檔案檢索。檔案檢索應(yīng)記錄檢索人員、檢索時間、檢索目的等相關(guān)信息，并及時復(fù)制或打印所需的財務(wù)資料。檔案借閱需要提前書面申請，并經(jīng)相關(guān)主管審核批準(zhǔn)，借閱期限一般不超出15個工作日。檔案借閱后，借閱人員應(yīng)簽訂借閱協(xié)議，并承諾保密檔案內(nèi)容，確保檔案的安全可控。第七條檔案銷毀檔案管理人員應(yīng)定期對財務(wù)檔案進(jìn)行審核和清理，及時銷毀已經(jīng)過期或不需要保存的檔案。檔案銷毀應(yīng)依照相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定進(jìn)行，包含書面申請、審核批準(zhǔn)、銷毀記錄等流程，確保檔案銷毀的合法性和規(guī)范性。第八條檔案保密財務(wù)檔案涉及公司的財務(wù)情形和業(yè)務(wù)情況，對外嚴(yán)格保密，不得隨便泄露。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，并接受有關(guān)保密知識和培訓(xùn)，確保檔案的安全保密。檔案借閱人員在借閱財務(wù)檔案時，應(yīng)承諾保密檔案內(nèi)容，不得復(fù)制、竄改或泄露檔案信息。第三章責(zé)任與監(jiān)督第九條責(zé)任分工公司高層應(yīng)明確財務(wù)檔案管理的責(zé)任分工，明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限。財務(wù)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格依照本制度的要求，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效果。第十條監(jiān)督檢查公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期對財務(wù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范性和合規(guī)性。監(jiān)督檢查應(yīng)包含對財務(wù)檔案保管情況、檔案檢索情況、檔案銷毀情況等方面進(jìn)行全面檢查和評估。第十一條違規(guī)責(zé)任對于違反本制度的行為，將依照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，嚴(yán)重者將追究相應(yīng)責(zé)任人的法律責(zé)任。第四章附則第十二條本制度的解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸公司全部，并由公司負(fù)責(zé)人進(jìn)行最