歸檔檔案管理制度

歸檔檔案管理制度1.前言本規(guī)章制度旨在規(guī)范企業(yè)歸檔檔案的管理，確保檔案的安全、準(zhǔn)確、便捷存檔，便于查詢和使用。凡涉及公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的相關(guān)文件、資料和記錄，都應(yīng)依照本制度的要求進(jìn)行檔案管理。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部部門和員工，涵蓋了全部與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案管理工作。3.定義3.1檔案：指公司業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的文件、資料和記錄，包含但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、合同、報(bào)告、會(huì)議記錄、工作日志等。4.歸檔流程4.1歸檔前準(zhǔn)備：4.1.1歸檔人員應(yīng)確保歸檔文件齊全、無(wú)缺頁(yè)、無(wú)誤頁(yè)，并按文件類型、日期、機(jī)密性等進(jìn)行分類和編號(hào)。4.1.2歸檔人員應(yīng)核對(duì)文件清單與實(shí)物文件是否全都，并填寫檔案歸檔登記表。4.1.3對(duì)于電子文件，應(yīng)確保文件已經(jīng)保管在指定的電子檔案系統(tǒng)中，并進(jìn)行備份。4.2歸檔操作：4.2.1確認(rèn)歸檔文件完整無(wú)誤后，將其布置放入指定的檔案室或電子檔案系統(tǒng)中。4.2.2依照文件分類和編號(hào)的要求，將文件放入相應(yīng)的文件夾或盒子，并標(biāo)注清楚的文件名稱、日期、機(jī)密級(jí)別等信息。4.2.3對(duì)紙質(zhì)文件，應(yīng)使用防潮、防塵、防鼠蛀的料子進(jìn)行包裝，保證文件的完好。4.2.4對(duì)電子文件，在電子檔案系統(tǒng)中進(jìn)行合理的分類和文件夾命名。4.2.5歸檔人員應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，記錄歸檔文件的檔案號(hào)、文件名稱、歸檔時(shí)間等信息。4.3檔案存放：4.3.1歸檔文件應(yīng)存放在特地的檔案室或電子檔案系統(tǒng)中，確保安全可靠。4.3.2檔案室設(shè)有嚴(yán)格的出入管理制度，限制非相關(guān)人員進(jìn)入，并設(shè)有防火、防水、防盜等安全設(shè)施。4.3.3電子檔案系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保檔案數(shù)據(jù)不丟失。5.檔案保管與查詢5.1檔案保管：5.1.1歸檔人員應(yīng)定期對(duì)檔案室進(jìn)行巡查，確保檔案室內(nèi)的存儲(chǔ)環(huán)境符合要求，防止檔案損壞。5.1.2對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)定期進(jìn)行防潮、防塵、防鼠蛀的檢查和處理。5.1.3對(duì)于電子文件，應(yīng)定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和數(shù)據(jù)備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。5.1.4定期進(jìn)行巡查和保養(yǎng)記錄，并依照要求進(jìn)行歸檔。5.2檔案查詢：5.2.1公司員工可以在檔案管理部門提出合理的檔案查詢申請(qǐng)。5.2.2檔案管理部門應(yīng)依據(jù)申請(qǐng)人的需求，及時(shí)供應(yīng)檔案查詢服務(wù)，并記錄查詢情況。5.2.3檔案查詢應(yīng)確保快速、準(zhǔn)確、保密，遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定。5.2.4對(duì)于涉密檔案的查詢，必需經(jīng)過(guò)本人申請(qǐng)并經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)。6.檔案借閱管理6.1檔案借閱申請(qǐng)：6.1.1借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，并進(jìn)行相關(guān)的申請(qǐng)說(shuō)明。6.1.2檔案借閱申請(qǐng)應(yīng)提前至少3個(gè)工作日提交給檔案管理部門。6.1.3檔案管理部門應(yīng)依據(jù)借閱申請(qǐng)的緊急程度和相關(guān)需求，審批并記錄借閱信息。6.2檔案借閱操作：6.2.1借閱人應(yīng)憑借閱證或授權(quán)文件前往檔案管理部門借閱檔案。6.2.2檔案管理部門應(yīng)核對(duì)借閱人身份，并記錄借閱檔案的認(rèn)真信息，包含檔案編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還日期等。6.2.3借閱人應(yīng)對(duì)借閱檔案負(fù)有保密義務(wù)，不得私自復(fù)制、泄露檔案內(nèi)容。6.2.4借閱檔案應(yīng)盡量保持檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)負(fù)相應(yīng)責(zé)任。6.3檔案歸還：6.3.1借閱人應(yīng)依照借閱期限歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。6.3.2檔案管理部門應(yīng)核對(duì)歸還檔案的完整性和數(shù)量，并記錄歸還信息。6.3.3對(duì)于逾期歸還或損壞丟失的檔案，借閱人應(yīng)承當(dāng)相應(yīng)責(zé)任，并依照規(guī)定進(jìn)行彌補(bǔ)。7.檔案銷毀7.1檔案銷毀申請(qǐng)：7.1.1歸檔人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和審查，找出已經(jīng)過(guò)期、不再需要保存的檔案。7.1.2歸檔人員應(yīng)向檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，并提交相關(guān)的檔案銷毀清單。7.2檔案銷毀審批：7.2.1檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審查，并核實(shí)是否符合相關(guān)要求。7.2.2檔案銷毀申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)過(guò)相應(yīng)審批程序，獲得相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀操作。7.3檔案銷毀操作：7.3.1檔案管理部門應(yīng)組織專人對(duì)銷毀檔案進(jìn)行操作，確保檔案的安全和徹底銷毀。7.3.2對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用特地的銷毀設(shè)備進(jìn)行銷毀。7.3.3對(duì)于電子檔案，應(yīng)使用數(shù)據(jù)銷毀軟件對(duì)檔案進(jìn)行徹底擦除，確保不行恢復(fù)。8.檔案安全與保密8.1檔案安全：8.1.1檔案室和電子檔案系統(tǒng)應(yīng)加強(qiáng)安全防護(hù)，保證檔案的安全性。8.1.2檔案室應(yīng)具備防火、防水、防盜等安全設(shè)施，定期進(jìn)行安全檢查。8.2檔案保密：8.2.1檔案管理人員應(yīng)具有保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守公司的保密制度和相關(guān)法律法規(guī)。8.2.2對(duì)于涉密檔案，應(yīng)依照公司的保密規(guī)定進(jìn)行妥當(dāng)管理，限制訪問(wèn)權(quán)限，并加強(qiáng)存放和傳輸?shù)陌踩瓶亍?.監(jiān)督與責(zé)任9.1檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保檔案管理工作的規(guī)范執(zhí)行。9.2檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)章制度的要求，履行檔案管理的職責(zé)和義務(wù)。9.3違反本制度的相