《機關(guān)事務(wù)智慧運營規(guī)范 會議服務(wù)》

ICS03.080

CCSA16

DB4403

深圳市地方標(biāo)準(zhǔn)

DB4403/TXXX—XXXX

機關(guān)事務(wù)智慧運營規(guī)范會議服務(wù)

Specificationofsmartoperationsforgovernmentoffices

affairs—Conferenceservice

（送審稿）

XXXX-XX-XX發(fā)布XXXX-XX-XX實施

深圳市市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB4403/TXXX—XXXX

目次

前言.................................................................................III

1范圍................................................................................1

2規(guī)范性引用文件......................................................................1

3術(shù)語和定義..........................................................................1

4整體架構(gòu)............................................................................2

5基礎(chǔ)保障............................................................................2

5.1基本要求........................................................................2

5.2智慧運營........................................................................2

5.3設(shè)備智管........................................................................5

5.4環(huán)境衛(wèi)生........................................................................6

5.5消防安全........................................................................6

5.6應(yīng)急管理........................................................................6

5.7安保要求........................................................................7

5.8保密要求........................................................................7

6會前智管............................................................................7

6.1智慧訂會........................................................................7

6.2需求確認(rèn)........................................................................8

6.3智慧通知........................................................................8

6.4會議服務(wù)保障方案................................................................8

6.5物資準(zhǔn)備........................................................................9

6.6會議室布置......................................................................9

6.7設(shè)施設(shè)備調(diào)試....................................................................9

6.8停車引導(dǎo)........................................................................9

6.9智慧簽到........................................................................9

7會中智管............................................................................9

7.1迎送服務(wù).......................................................................10

7.2茶水服務(wù).......................................................................10

7.3其他保障服務(wù)...................................................................10

8會后智管...........................................................................10

8.1整理移交.......................................................................10

8.2清潔關(guān)門.......................................................................10

9人員智管...........................................................................11

9.1運營人員管理...................................................................11

9.2會服人員管理...................................................................11

10服務(wù)評價與改進....................................................................12

10.1服務(wù)評價......................................................................12

I

DB4403/TXXX—XXXX

10.2持續(xù)改進......................................................................12

附錄A（規(guī)范性）應(yīng)急處置.............................................................13

A.1設(shè)備故障.......................................................................13

A.2電梯困人.......................................................................13

A.3火警火災(zāi).......................................................................13

A.4突發(fā)疾病.......................................................................13

A.5突發(fā)停電.......................................................................13

附錄B（資料性）會議物資.............................................................15

B.1會議物資配備...................................................................15

B.2會議物資維護...................................................................19

附錄C（規(guī)范性）會場布置.............................................................21

C.1簽到臺.........................................................................21

C.2橫幅/電子會標(biāo)..................................................................21

C.3主席臺桌椅.....................................................................21

C.4演講臺.........................................................................21

C.5會議室布局.....................................................................21

C.6會議桌面布置...................................................................21

附錄D（資料性）茶水服務(wù).............................................................28

D.1泡茶服務(wù)要求...................................................................28

D.2上茶服務(wù)要求...................................................................28

附錄E（資料性）會議錄音移交登記表...................................................30

參考文獻(xiàn)..............................................................................31

II

DB4403/TXXX—XXXX

機關(guān)事務(wù)智慧運營規(guī)范會議服務(wù)

1范圍

本文件規(guī)定了機關(guān)事務(wù)智慧運營中會議服務(wù)的整體架構(gòu)、基礎(chǔ)保障、會前智管、會中智管、會后智

管、人員智管和服務(wù)評價與改進。

本文件適用于深圳市機關(guān)事務(wù)工作的會議服務(wù)，其他形式的會議服務(wù)可參照執(zhí)行。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T10001.1公共信息圖形符號第1部分：通用符號

DB44/T2394機關(guān)事務(wù)管理會議服務(wù)

DB4403/T65政府辦公物業(yè)服務(wù)質(zhì)量要求

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

重大會議majorconference

中共深圳市委辦公廳書記、深圳市人民代表大會常務(wù)委員會辦公廳主任、深圳市人民政府市長、中

國人民政治協(xié)商會議深圳市委員會辦公廳主席出席，并在中型及以上會議場所舉辦的會議。

注1：重大會議通常包括中共深圳市委辦公廳全體會議、深圳市人民代表大會、政治協(xié)商會議等。

注2：中型及以上會議場所通常包括市委輔助樓多功能廳、深圳會堂、市民中心B區(qū)禮堂、市民中心B區(qū)多功能廳等。

注3：參會人數(shù)在200人～799人之間為中型會議，見GB/T30520。

3.2

重要會議importantconference

中共深圳市委辦公廳（副秘書長及以上領(lǐng)導(dǎo)）、深圳市人民代表大會常務(wù)委員會辦公廳（秘書長及

以上領(lǐng)導(dǎo)）、深圳市人民政府（副秘書長及以上領(lǐng)導(dǎo)）、中國人民政治協(xié)商會議深圳市委員會辦公廳（秘

書長及以上領(lǐng)導(dǎo)）以及中共深圳市紀(jì)律檢查委員會（常委及以上領(lǐng)導(dǎo)）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出席的會議。

注：通常包括市委常委會會議|市委常務(wù)委員會會議、市人大常委會議、市政府常務(wù)會議、市政協(xié)常委會議等。

3.3

智慧會議系統(tǒng)smartconferencesystem

在傳統(tǒng)音視頻會議基礎(chǔ)上，運用物聯(lián)感知、智能人機交互、智能音視頻及圖像處理技術(shù)，實現(xiàn)會議

信息處理、智能會議控制和會服管理的系統(tǒng)。

3.4

智慧運營smartoperations

1

DB4403/TXXX—XXXX

以大屏幕顯示為媒介，將組織經(jīng)營管理、各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)信息等進行可視化呈現(xiàn)，圍繞場景業(yè)務(wù)進行實

時監(jiān)測，提供數(shù)據(jù)服務(wù)，支撐業(yè)務(wù)決策分析，實現(xiàn)場景運營智慧升級的運營管理模式。

3.5

機關(guān)事務(wù)governmentofficesaffairs

保障機關(guān)正常運行所需經(jīng)費管理、資產(chǎn)管理、公共機構(gòu)節(jié)約能源資源管理等事項。

[來源：GB/T41568—2022,3.1]

4整體架構(gòu)

會議服務(wù)分為日常的基礎(chǔ)保障工作以及會前、會中、會后智管，通過對人員智管，保證服務(wù)的供給，

通過服務(wù)評價與改進持續(xù)改進提升服務(wù)質(zhì)量。其中，基礎(chǔ)保障工作為會議服務(wù)的智慧運營及正常開展提

供保障；會前、會中、會后智管一是保障會議工作正常進行，二是提供高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的會議服務(wù)。會

議服務(wù)整體架構(gòu)圖見圖1。

圖1會議服務(wù)整體架構(gòu)圖

5基礎(chǔ)保障

5.1基本要求

會議服務(wù)提供方應(yīng)建立相關(guān)智慧運營和服務(wù)制度，包括但不限于：

a)智慧運營制度；

b)培訓(xùn)制度；

c)人事制度；

d)保密制度；

e)會議用品領(lǐng)用制度；

f)會場清潔制度；

5.2智慧運營

5.2.1智慧運營框架

2

DB4403/TXXX—XXXX

機關(guān)事務(wù)中會議服務(wù)的智慧運營主要體現(xiàn)在會議管理、實時監(jiān)測、數(shù)據(jù)運營三個方面。其中，會議

管理、實時監(jiān)測作為基礎(chǔ)保障的一部分，貫穿在會前、會中、會后智管中，保障會議服務(wù)工作的正常開

展，順利進行；數(shù)據(jù)運營，通過對會議管理和實時監(jiān)測中統(tǒng)計的數(shù)據(jù)，進行可視化展示，進而對會議服

務(wù)提供方優(yōu)化會議室資源調(diào)配、設(shè)施設(shè)備維護、會服排班、服務(wù)質(zhì)量改進等決策分析起到支撐作用，持

續(xù)改進運營方式。會議服務(wù)智慧運營框架圖見圖2。

圖2會議服務(wù)智慧運營框架圖

5.2.2智慧會議系統(tǒng)

智慧會議系統(tǒng)宜包括以下模塊：

a)會議預(yù)訂模塊，實現(xiàn)在線訂會、會議室資源管理、會服排班管理、會議相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計等；

b)智能控制模塊，實時監(jiān)測會議室設(shè)備運行狀態(tài)，實現(xiàn)會議場景、燈光、音量、空調(diào)、設(shè)備電

源、窗簾、攝像機、信號切換、投影儀升降等智能化控制及遠(yuǎn)程操作，提示告警等；

c)電子名位牌控制模塊，實現(xiàn)電子名位牌顯示信息管理。

5.2.3智慧會議設(shè)備

智慧會議設(shè)備宜包括：

a)智能控制系統(tǒng)主機，提供控制接口，連接和控制智能設(shè)備；

b)門口顯示屏，顯示會議信息，實現(xiàn)會服人員簽到、簽退，刷臉開門等；

c)控制觸摸屏，控制會議場景、燈光、音量、空調(diào)、設(shè)備電源、窗簾、攝像機、信號切換等，

顯示環(huán)境監(jiān)測信息；

d)紅外超聲波感應(yīng)器，監(jiān)測會議室有無人員；

e)環(huán)境檢測器，實時監(jiān)測會議室內(nèi)部空氣質(zhì)量；

f)電子名位牌，顯示參會人員單位、姓名等信息；

g)智慧屏，實現(xiàn)展示信息及視頻信息顯示；

3

DB4403/TXXX—XXXX

h)電源時序器，控制用電設(shè)備的開啟/關(guān)閉；

i)HDMI信號切換器，控制信號切換。

5.2.4在線維護

5.2.4.1會議服務(wù)提供方可通過智慧會議系統(tǒng)對會議室資源進行線上維護，維護內(nèi)容包括但不限于：

a)會議室地點；

b)會議室最大使用人數(shù)；

c)會議室類型；

d)訂會時段；

e)會議室可視化圖片。

5.2.4.2會議服務(wù)提供方宜制定智慧會議系統(tǒng)訂會規(guī)則，明確會議室預(yù)訂、會議室候補、會議取消與

更改、賬號凍結(jié)等會議室使用要求。

5.2.4.3會議服務(wù)提供方應(yīng)制定扣分規(guī)則，包括但不限于以下情形：

a)會議修改不觸發(fā)扣分的情形；

b)會議變更取消觸發(fā)扣分的情形；

c)無人到場扣分的情形；

d)會議主辦方賬號凍結(jié)及恢復(fù)正常的情形。

5.2.5使用授權(quán)

5.2.5.1會議服務(wù)提供方可通過智慧會議系統(tǒng)分配訂會權(quán)限，對會議室資源進行線上維護。

5.2.5.2會議主辦方可通過智慧會議系統(tǒng)在線查看權(quán)限范圍內(nèi)的會議室資源。

5.2.5.3會服人員可通過智慧會議系統(tǒng)在線管理或查看會服排班。

5.2.6會議室回收

5.2.6.1會議服務(wù)提供方可通過紅外超聲波感應(yīng)器監(jiān)測會議室有無參會人員，出現(xiàn)以下情況應(yīng)及時回

收會議室：

a)會議開始后15分鐘無人到場，服務(wù)人員收到無人到場的短信，通過門口顯示屏結(jié)束會議；

b)會議進行中，紅外超聲波感應(yīng)器持續(xù)識別15分鐘無人在會議室，服務(wù)人員收到無人在會議室

的短信，通過門口顯示屏結(jié)束會議。

5.2.6.2會議提前結(jié)束，服務(wù)人員應(yīng)及時通過門口顯示屏結(jié)束會議，回收會議室。

5.2.7監(jiān)測預(yù)警

5.2.7.1會議服務(wù)提供方宜通過智慧會議系統(tǒng)監(jiān)測提示預(yù)警，預(yù)警信息包括但不限于：

a)預(yù)訂的會議室未安排會服人員；

b)預(yù)訂的會議室缺少會服人員；

c)會議主辦方分?jǐn)?shù)剩余的提示；

d)會議主辦方被拉入黑名單的提示。

5.2.7.2會議服務(wù)提供方宜通過智慧會議系統(tǒng)監(jiān)測會議室設(shè)備，對會議室設(shè)備的運行情況進行預(yù)警，

預(yù)警類別包括但不限于：

a)設(shè)備掉線告警，設(shè)備掉線時觸發(fā)告警；

b)高溫告警，溫度超過30℃觸發(fā)告警。

5.2.8數(shù)據(jù)運營

4

DB4403/TXXX—XXXX

5.2.8.1會議服務(wù)提供方宜通過智慧會議系統(tǒng)統(tǒng)計會議情況，包括但不限于：

a)會議室狀態(tài)，包括維護中、空閑中、使用中；

b)會服實況，包括出勤數(shù)、出勤會服人員列表及詳情等；

c)重點會議，包括重點會議狀態(tài)條形圖、重點會議總數(shù)、重點會議卡片（地點、會議室、時間）

等；

d)會議統(tǒng)計，包括各時段會議統(tǒng)計、各類會議統(tǒng)計及詳情等。

5.2.8.2會議服務(wù)提供方宜通過智慧會議系統(tǒng)統(tǒng)計會議主辦方的違規(guī)信息以及扣分。

5.2.8.3會議服務(wù)提供方應(yīng)統(tǒng)計會議過程中發(fā)生的應(yīng)急情況。

5.2.8.4會議服務(wù)提供方應(yīng)對統(tǒng)計的數(shù)據(jù)進行分析，持續(xù)完善智慧運營：

a)會議室資源調(diào)配，結(jié)合會議情況、會議主辦方的違規(guī)情況等數(shù)據(jù)，限制會議主辦方訂會場次，

合理調(diào)整會議室回收標(biāo)準(zhǔn)；

b)會服排班，結(jié)合會服預(yù)警情況，合理分配服務(wù)人員；

c)設(shè)施設(shè)備維護，結(jié)合設(shè)施設(shè)備預(yù)警情況，合理調(diào)整設(shè)施設(shè)備巡檢頻率和巡檢范圍；

d)服務(wù)質(zhì)量，結(jié)合服務(wù)評價數(shù)據(jù)，持續(xù)改善提升服務(wù)質(zhì)量。

5.3設(shè)備智管

5.3.1會場設(shè)置的引導(dǎo)標(biāo)識和指示牌應(yīng)符合GB/T10001.1的要求。

5.3.2會議服務(wù)提供方宜通過智慧會議系統(tǒng)實時監(jiān)測設(shè)施設(shè)備運行狀態(tài)，并及時安排技術(shù)保障人員處

理預(yù)警情況。

5.3.3會議服務(wù)提供方應(yīng)檢查會議主辦方提出需求的設(shè)施設(shè)備及其保障設(shè)備，包括但不限于：

a)燈光窗簾；

b)音控設(shè)備；

c)音頻設(shè)備；

d)視頻設(shè)備；

e)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備；

f)電源設(shè)備。

5.3.4會議服務(wù)提供方應(yīng)定期對會議設(shè)施設(shè)備進行巡檢，巡檢內(nèi)容包括但不限于：

a)檢查設(shè)備供電情況。按正常程序開機，檢查擴聲、顯示和視頻會議等主要設(shè)備、周邊各設(shè)備

電源指示燈是否正常顯示，是否有異響和異味，確保設(shè)備供電安全；

b)檢查系統(tǒng)功能。啟動會議擴聲、大屏幕顯示、視頻會議、信號切換、會議報到和表決等應(yīng)用

系統(tǒng)，實時檢查會議室擴聲質(zhì)量、顯示效果、視頻連線流暢程度、信號切換有無卡頓、報到

和表決信息有無丟失等情況；

c)檢查服務(wù)器硬件環(huán)境、操作系統(tǒng)、控制和應(yīng)用軟件的系統(tǒng)安全性和服務(wù)期限，防止在會議期

間大屏幕上出現(xiàn)警告提示和出錯等信息；

d)檢查設(shè)備的連接線、接插件、緊固件、接口箱（盒）、電源插座等接觸、緊固和養(yǎng)護情況；

e)檢查投影機燈泡、LED模組等重要易耗品備用情況，防止“用而無備”情況出現(xiàn)；

f)檢查臨時設(shè)備和臨時線路的使用情況，及時清理不必要的臨時接線；

g)檢查備用系統(tǒng)，實時演練應(yīng)急預(yù)案，確保應(yīng)急處理及時到位。

5.3.5會議服務(wù)提供方可設(shè)置紅外超聲波感應(yīng)器，監(jiān)測會議室內(nèi)有無參會人員，并通過智慧會議系統(tǒng)

控制會議場景、燈光、空調(diào)、設(shè)備電源、窗簾、攝像機等開關(guān)或切換。

5.3.6會議服務(wù)提供方可設(shè)置環(huán)境監(jiān)測器，監(jiān)測會議室內(nèi)部空氣質(zhì)量，對室內(nèi)環(huán)境進行實時評估，監(jiān)

測的環(huán)境要素包括但不限于：

5

DB4403/TXXX—XXXX

a)溫度；

b)濕度；

c)二氧化碳；

d)有機污染；

e)PM2.5。

5.4環(huán)境衛(wèi)生

5.4.1會議服務(wù)提供方應(yīng)組織對貴賓廳、候會室、會議室、衛(wèi)生間等會議室區(qū)域內(nèi)場和外圍進行深度

清潔消毒，包括但不限于：

a)主席臺地面吸塵；

b)地面清掃與濕拖消毒；

c)桌面除塵與消毒；

d)玻璃清潔；

e)空調(diào)終端過濾網(wǎng)消毒清洗；

f)貴賓廳、候會室沙發(fā)除塵；

g)外圍地面高壓水槍沖洗。

5.4.2大堂及樓層公共區(qū)域、衛(wèi)生間、功能用房（會議室、接待室）、消防通道衛(wèi)生應(yīng)符合DB4403/T

65環(huán)境衛(wèi)生要求。

5.5消防安全

5.5.1消防安全管理應(yīng)符合DB4403/T65的要求。

5.5.2會議服務(wù)提供方宜將消防設(shè)備設(shè)施有效期、消防通道使用情況等信息接入信息系統(tǒng)平臺，實時

監(jiān)測設(shè)備、通道狀態(tài)，及時更換消防設(shè)施設(shè)備。

5.5.3重大會議，會議服務(wù)提供方應(yīng)組織對電梯、消防設(shè)備設(shè)施進行全面檢查，確保電梯運行平穩(wěn)，

消防設(shè)施設(shè)備完好無損壞，可正常使用，消防通道順暢。

5.5.4重大會議，會議服務(wù)提供方應(yīng)邀請消防部門共同對會場區(qū)域消防安全進行檢查及現(xiàn)場指導(dǎo)。

5.6應(yīng)急管理

5.6.1應(yīng)急預(yù)案

5.6.1.1會議服務(wù)提供方針對會議期間可能突發(fā)事故應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，包括但不限于：

a)火警火災(zāi)事故應(yīng)急預(yù)案；

b)電梯困人應(yīng)急預(yù)案；

c)突發(fā)停電應(yīng)急預(yù)案；

d)突發(fā)疾病應(yīng)急預(yù)案；

e)設(shè)備故障應(yīng)急預(yù)案。

5.6.1.2會議服務(wù)提供方應(yīng)根據(jù)應(yīng)急預(yù)案配置應(yīng)急物資，并建立應(yīng)急物資管理制度。

5.6.2應(yīng)急演練

會議服務(wù)提供方應(yīng)定期組織進行5.6.1應(yīng)急預(yù)案的應(yīng)急演練。

5.6.3應(yīng)急處置

應(yīng)急處置應(yīng)符合附錄A要求。

6

DB4403/TXXX—XXXX

5.7安保要求

5.7.1會議服務(wù)提供方宜通過閘機等智能識別設(shè)備識別參會人員。

5.7.2會議服務(wù)提供方應(yīng)通過信息化系統(tǒng)或智能監(jiān)控設(shè)備等技術(shù)手段對服務(wù)區(qū)域內(nèi)的安全進行實時防

范監(jiān)控。

5.7.3重大會議期間，會議服務(wù)提供方應(yīng)配合公安部門完成會場的安檢工作，檢查參會人員和車輛所

攜帶的物品，對攜帶易燃、易爆、有毒等危險品或各類管制刀具的人員和車輛不予放行。

5.8保密要求

5.8.1會議主辦方承擔(dān)會議保密工作的主體責(zé)任，應(yīng)制定保密方案，限定參會人員范圍，對會議服務(wù)

提供方、參會人員提出具體保密要求。

5.8.2會服人員應(yīng)遵守保密要求，包括但不限于：

a)應(yīng)通過政治審查，簽訂保密協(xié)議或承諾書，并參加保密培訓(xùn)；

b)應(yīng)履行本崗位保密職責(zé)，定期進行自查并整改存在的問題；

c)離職前應(yīng)簽訂保密承諾書，確定脫敏期保密措施；

d)不應(yīng)攜帶錄音器材、拍攝器材、手機進入會議室、候會室、貴賓廳等會議服務(wù)保障區(qū)域；

e)不應(yīng)記錄、傳播會議的內(nèi)容，不應(yīng)對外泄露會議的信息。

5.8.3會議主辦方要求錄音的，技術(shù)保障人員應(yīng)按8.1.3要求轉(zhuǎn)交會議錄音，并定期刪除會議錄音。

5.8.4涉密會議期間不應(yīng)攜帶手機、對講機、無繩電話、無線話筒、無線網(wǎng)絡(luò)等無線設(shè)備或裝置進入

會議場所。

6會前智管

6.1智慧訂會

6.1.1預(yù)訂會議

6.1.1.1會議主辦方可通過智慧會議系統(tǒng)的PC端、網(wǎng)頁端、移動端等方式預(yù)訂會議室，查看會議室狀

態(tài)，包括但不限于：

a)會議室類型；

b)會議室最大容納人數(shù)；

c)會議室使用狀態(tài)；

d)會議室圖片；

e)會議室可預(yù)訂時間。

6.1.1.2會議主辦方通過智慧會議系統(tǒng)預(yù)訂會議室時，可線上選擇的設(shè)備和服務(wù)包括但不限于：

a)智慧屏；

b)有線話筒；

c)無線話筒；

d)音響；

e)投影機；

f)電視機；

g)茶水服務(wù)。

6.1.1.3如會議室已被使用，會議主辦方可通過智慧會議系統(tǒng)選擇提交會議候補單。會議候補單內(nèi)容

包括但不限于：

7

DB4403/TXXX—XXXX

a)候補時間段；

b)會議時長；

c)會議主題；

d)會議主持人；

e)參會人數(shù)；

f)會議設(shè)備；

g)茶水服務(wù)；

h)視頻會議；

i)候補截止時間。

6.1.2視頻會議

6.1.2.1視頻會議召開前一天，會議服務(wù)提供方應(yīng)按5.3要求對相關(guān)設(shè)備進行全面檢查。

6.1.2.2會議服務(wù)提供方應(yīng)在視頻會議開始前1小時（重要視頻會議開始前半日）與主（分）會場聯(lián)

調(diào)測試好系統(tǒng)，保證系統(tǒng)進入就緒狀態(tài)，保障網(wǎng)絡(luò)傳輸效果穩(wěn)定正常，保持各項技術(shù)配置參數(shù)到會議結(jié)

束。

6.1.2.3主會場應(yīng)在會前半小時對分會場進行點名登記。

6.1.2.4作為主會場使用時，會議服務(wù)提供方應(yīng)實時監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)參數(shù)，將提示預(yù)警問題反饋給分會場；

作為分會場使用時，會議服務(wù)提供方應(yīng)安排技術(shù)保障人員提前調(diào)試設(shè)施設(shè)備，確保本地連接正常。

6.2需求確認(rèn)

重大會議、重要會議，會議服務(wù)提供方應(yīng)在會前一天與會議主辦方確認(rèn)需求，會議需求確認(rèn)內(nèi)容包

括但不限于：

a)參會情況；

b)會議通知；

c)會議方案；

d)物資；

e)會議室布置；

f)設(shè)施設(shè)備調(diào)試；

g)簽到。

6.3智慧通知

6.3.1會議主辦方可通過智慧會議系統(tǒng)發(fā)送短信的方式通知參會人員。

6.3.2會議主辦方根據(jù)會議需求通知參會人員，參會人員收到的通知應(yīng)包括但不限于：

a)會議主題；

b)會議時間；

c)會議地點；

d)會議室；

e)進出方式。

6.3.3會議取消、成功預(yù)訂、成功變更時間、結(jié)束后，智慧會議系統(tǒng)宜通過短信通知會服人員、參會

人員會議取消、成功預(yù)訂、成功變更時間、結(jié)束的會議信息。

6.4會議服務(wù)保障方案

6.4.1會議服務(wù)提供方應(yīng)根據(jù)會議需求制定會議服務(wù)保障方案，確定會服人員名單，明確崗位分工及

8

DB4403/TXXX—XXXX

時間安排等事項。

6.4.2重大會議會前1天，會議服務(wù)提供方應(yīng)根據(jù)方案組織進行現(xiàn)場彩排演練。

6.5物資準(zhǔn)備

6.5.1會議服務(wù)提供方應(yīng)做好會議保障物資準(zhǔn)備，根據(jù)會議需要，提供的會議保障物資包括但不限于：

a)茶具；

b)茶葉；

c)文具；

d)名位牌（電子名位牌）；

e)毛巾；

f)濕紙巾；

g)桌布。

6.5.2會議服務(wù)提供方應(yīng)清潔消毒茶具、毛巾、毛巾碟、保溫壺等會議保障物資。

6.5.3會議物資示例見附錄B。

6.6會議室布置

6.6.1會議服務(wù)提供方根據(jù)會議主辦方要求進行會議室布置，包括但不限于以下內(nèi)容：

a)根據(jù)預(yù)訂會議室登記人數(shù)，配齊足夠座位（如固定座位不夠，應(yīng)配備臨時座椅）；

b)桌面物品對齊擺放，茶杯、座椅前后左右擺成一條直線；

c)對會議桌椅及懸掛、連接設(shè)備進行穩(wěn)固檢查；

d)根據(jù)會議主辦方要求設(shè)置簽到臺。

6.6.2會議服務(wù)提供方應(yīng)按照會議主辦方提供的座次圖擺放名位牌。

6.6.3會議服務(wù)提供方可為會議配備候會室、貴賓室，并做好清潔、物資、茶水等服務(wù)保障工作。

6.6.4重大會議會議室布置，會議服務(wù)提供方應(yīng)根據(jù)會議主辦方要求完成主會議室主席臺的搭建、會

議室背景與橫幅的布置（電子會標(biāo)的設(shè)置）以及紅旗的擺放。

6.6.5會議室布置應(yīng)符合附錄C要求。

6.7設(shè)施設(shè)備調(diào)試

6.7.1會議服務(wù)提供方應(yīng)根據(jù)會議需求，結(jié)合設(shè)施設(shè)備運行狀態(tài)，安排技術(shù)保障人員調(diào)試設(shè)施設(shè)備，

設(shè)施設(shè)備調(diào)試要求應(yīng)符合DB44/T2394的要求。

6.7.2技術(shù)保障人員應(yīng)根據(jù)會議需求，協(xié)助會議主辦方連接投影，準(zhǔn)備會議提示音或音樂、播放會標(biāo)，

確保正常使用。

6.8停車引導(dǎo)

6.8.1會議服務(wù)提供方宜采用信息化智能停車系統(tǒng)，管理車位、車輛進出和引導(dǎo)停車等內(nèi)容。

6.8.2會議服務(wù)提供方宜通過引導(dǎo)屏、指示牌或安排人員等方式，引導(dǎo)參會人員完成車輛停放。

6.8.3會議服務(wù)提供方宜根據(jù)會議主辦方提供的車輛信息，預(yù)留足夠車位。

6.9智慧簽到

6.9.1會議服務(wù)提供方宜通過門口顯示屏等智能識別設(shè)備實現(xiàn)會服人員對會議服務(wù)的智能簽到、簽退。

6.9.2會議服務(wù)提供方應(yīng)根據(jù)會議需求，協(xié)助參會人員簽到。

7會中智管

9

DB4403/TXXX—XXXX

7.1迎送服務(wù)

7.1.1服務(wù)人員應(yīng)提前30分鐘到達(dá)會議室，提前15分鐘以握手禮站立于會議室大門右側(cè)，面帶微笑，

示意并問候參會人員。

7.1.2服務(wù)人員應(yīng)做好引導(dǎo)工作，指引參會人員入座。

7.1.3會議散場時，服務(wù)人員在門口以握手禮站立，點頭微笑。

7.2茶水服務(wù)

7.2.1參會人員進入會議室后，服務(wù)人員開始提供茶水。重大會議，服務(wù)人員應(yīng)提前30分鐘上茶水。

7.2.2服務(wù)人員應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場具體情況，按照參會人員中最高職位及副主位開始依次續(xù)茶。前3次續(xù)茶

每隔20分鐘1次，后續(xù)每隔30分鐘1次。

7.2.3保密會議根據(jù)會議主辦方要求提供茶水服務(wù)。

7.2.4休會期間，會議服務(wù)提供方應(yīng)根據(jù)會議需要更換桌椅、茶杯、名位牌等物品，提供休會期間候

會室茶水服務(wù)。

7.2.5茶水服務(wù)工作要求見附錄D。

7.3其他保障服務(wù)

7.3.1會服人員應(yīng)根據(jù)會議需求，合理調(diào)節(jié)空調(diào)溫度，確保室內(nèi)空調(diào)溫度夏季不低于26℃，冬季采

暖不高于20℃。

7.3.2技術(shù)保障人員應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場情況控制會議室音量及燈光效果。

7.3.3技術(shù)保障人員根據(jù)會議需求，按會議議程播放提示音、國歌、國際歌或暖場音樂、演示材料PPT。

7.3.4需要進行議題切換的會議，技術(shù)保障人員應(yīng)根據(jù)會議進度及時更換電子會標(biāo)。

7.3.5視頻會議，技術(shù)保障人員應(yīng)及時切換視頻音響信號，及時調(diào)整攝像頭機位。

7.3.6運營人員應(yīng)通過智慧會議系統(tǒng)實時監(jiān)測會議設(shè)施設(shè)備運行情況，保障會議設(shè)施設(shè)備正常運行。

8會后智管

8.1整理移交

8.1.1會議散場時，服務(wù)人員應(yīng)提醒參會人員帶好隨身物品，提醒會議主辦方帶走會議資料。

8.1.2會議服務(wù)提供方應(yīng)檢查會議室設(shè)備并關(guān)閉會議系統(tǒng)，收納整理線材、麥克風(fēng)、投影機遙控器、

攝像機等會議設(shè)備。

8.1.3會議結(jié)束后，會議服務(wù)提供方應(yīng)及時將會議音頻資料移交會議主辦方留存，系統(tǒng)消除音頻資料

前要確認(rèn)是否留存，如不需留存需經(jīng)會議主辦方同意方可消除，會議錄音移交登記表見附錄E。

8.2清潔關(guān)門

8.2.1會議結(jié)束，服務(wù)人員收到會議室無人短信通知，應(yīng)及時收拾、清潔茶杯，將座椅歸位，并檢查

有無物品遺漏（如發(fā)現(xiàn)參會人員的文件、物品遺漏，及時聯(lián)系會議主辦方處理），檢查會議室是否有異

常。

8.2.2會議服務(wù)提供方應(yīng)安排保潔人員清掃、清潔會議室。未選擇茶水服務(wù)的自助會議室及智慧會議

系統(tǒng)顯示該會議室緊接著有下一場會議召開的會議室，清場保潔工作應(yīng)在15分鐘之內(nèi)完成。

8.2.3會議服務(wù)提供方檢查無誤后，關(guān)閉空調(diào)、燈光、門窗。

8.2.4完成整理清潔后，服務(wù)人員宜通過門口顯示屏結(jié)束會議。

10

DB4403/TXXX—XXXX

9人員智管

9.1運營人員管理

9.1.1運營人員應(yīng)實時監(jiān)測智慧會議系統(tǒng)，及時處理智慧會議系統(tǒng)的提示預(yù)警，并聯(lián)系技術(shù)保障人員

及時處理故障，恢復(fù)會議室的正常使用。

9.1.2運營人員應(yīng)及時更新會議室資源及其信息。

9.1.3運營人員應(yīng)及時調(diào)整相關(guān)方的使用授權(quán)。

9.1.4運營人員應(yīng)及時發(fā)布最新的訂會規(guī)則和扣分規(guī)則。

9.1.5運營人員應(yīng)分析統(tǒng)計的數(shù)據(jù)，提出完善智慧運營的意見。

9.1.6運營人員應(yīng)注重儀容儀表，著裝整潔得體。

9.2會服人員管理

9.2.1服務(wù)人員

9.2.1.1服務(wù)人員應(yīng)提前30分鐘到達(dá)會議室，打開空調(diào)、燈光、門窗，仔細(xì)檢查燈光、空調(diào)（暖氣）、

消毒柜等設(shè)施設(shè)備工作情況，發(fā)現(xiàn)異常及時通知相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員并向部門領(lǐng)導(dǎo)報告。

9.2.1.2服務(wù)人員續(xù)茶過程應(yīng)做到走路輕、講話輕、動作輕，無茶水滴漏，無茶杯碰撞聲音。

9.2.1.3服務(wù)人員應(yīng)在每次會議結(jié)束后，對會議物資數(shù)量和使用情況進行盤點，及時提報、領(lǐng)取與補

充損耗類會議物資。

9.2.1.4在會務(wù)管理員錄入會服排班后，智慧會議系統(tǒng)宜智能匹配服務(wù)人員，會務(wù)管理員根據(jù)會議類

型、參會人數(shù)等因素調(diào)整服務(wù)人員及人員數(shù)量。

9.2.1.5服務(wù)人員應(yīng)注重儀容儀表，穿著統(tǒng)一工裝，工裝干凈平整，無明顯褶皺、污跡、破損；工牌

佩戴在左胸，距離肩縫15cm，中線5cm，不得斜戴。

9.2.2技術(shù)保障人員

9.2.2.1技術(shù)保障人員應(yīng)提前30分鐘達(dá)到會議室，開機調(diào)試話筒、音響、視頻會議設(shè)備等。

9.2.2.2重大及重要會議期間，技術(shù)保障人員應(yīng)全程值守會議室，根據(jù)現(xiàn)場情況實時切換信號、調(diào)節(jié)

話筒音量，根據(jù)會議需求錄音。

9.2.2.3技術(shù)保障人員宜通過智能控制設(shè)備控制會議設(shè)備，會議結(jié)束后檢查、關(guān)閉會議設(shè)備。

9.2.2.4技術(shù)保障人員應(yīng)根據(jù)會議主辦方和保密要求，完成會議錄音的移交和簽收，原錄音內(nèi)容的刪

除工作。

9.2.2.5技術(shù)保障人員應(yīng)注重儀容儀表，著裝整潔得體。

9.2.3保潔人員

9.2.3.1保潔人員應(yīng)提前30分鐘完成會議室桌椅、地面等整個會議室的清潔衛(wèi)生工作，確保環(huán)境舒適

整潔。

9.2.3.2保潔人員應(yīng)按照“誰領(lǐng)用、誰保管、誰負(fù)責(zé)”的原則，按需使用清潔用品，不準(zhǔn)許將領(lǐng)用的

清潔用品挪作他用或私用。

9.2.3.3保潔人員應(yīng)注重儀容儀表，統(tǒng)一穿著工服、佩工牌并保持整潔。

9.2.4秩序維護員

9.2.4.1重大會議期間，秩序維護員應(yīng)密切注意崗位周圍的一切，發(fā)現(xiàn)可疑對象要及時請示、匯報上

級領(lǐng)導(dǎo)。

11

DB4403/TXXX—XXXX

9.2.4.2秩序維護員發(fā)現(xiàn)緊急情況應(yīng)按應(yīng)急預(yù)案迅速處置。

9.2.4.3秩序維護員應(yīng)注重儀容儀表，統(tǒng)一穿著工服、佩工牌并保持整潔。

10服務(wù)評價與改進

10.1服務(wù)評價

10.1.1會議服務(wù)提供方應(yīng)定期開展會議服務(wù)的滿意度測評。

10.1.2會議服務(wù)提供方宜通過線上開展服務(wù)評價，評價內(nèi)容可包括但不限于：

a)訂會評價；

b)會服評價；

c)會議室評價。

10.2持續(xù)改進

10.2.1會議服務(wù)提供方應(yīng)對服務(wù)評價的結(jié)果進行分析，持續(xù)改進服務(wù)。

10.2.2會議服務(wù)提供方應(yīng)及時總結(jié)會議服務(wù)過程中出現(xiàn)的問題，進行梳理完善，持續(xù)提升服務(wù)質(zhì)量。

12

DB4403/TXXX—XXXX

A

A

附錄A

（規(guī)范性）

應(yīng)急處置

A.1設(shè)備故障

A.1.1重大會議，會議服務(wù)提供方應(yīng)成立應(yīng)急搶修小組。

A.1.2發(fā)生設(shè)備故障時，應(yīng)急搶修小組或技術(shù)保障人員應(yīng)盡快恢復(fù)故障設(shè)備，或啟用備用設(shè)備。

A.1.3短時間無法恢復(fù)的，會議服務(wù)提供方應(yīng)與會議主辦方溝通，及時調(diào)換新會場，確保會議繼續(xù)進

行。

A.1.4會議服務(wù)提供方應(yīng)在會后及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出具體防范措施，進一步完善和改進應(yīng)急預(yù)案。

A.1.5會議服務(wù)提供方應(yīng)查明故障發(fā)生原因，并及時向會議主辦方表示歉意。

A.2電梯困人

A.2.1會議服務(wù)提供方應(yīng)安撫被困人員情緒，并告知被困人員注意事項，包括但不限于：

a)與轎廂門保持距離；

b)不要將身體任何部位探出轎廂外。

A.2.2會議服務(wù)提供方應(yīng)立即通知電梯操作人員，確定轎廂所在位置，切斷故障電梯電源，開展解救

工作。

A.2.3完成解救工作后，會議服務(wù)提供方應(yīng)檢查發(fā)生故障原因，組織人員檢修或通知電梯維修專業(yè)人

員排除故障，恢復(fù)電梯正常運行。

A.2.4會議服務(wù)提供方應(yīng)及時向被困人員表示歉意，并做好相關(guān)記錄。

A.3火警火災(zāi)

A.3.1會議服務(wù)提供方應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場情況確認(rèn)火災(zāi)處理方式，啟動應(yīng)急預(yù)案，組織開展滅火疏散、救援

工作。

A.3.2會議服務(wù)提供方應(yīng)組織人員疏散和自救。

A.3.3火災(zāi)嚴(yán)重的，應(yīng)撥打“119”聯(lián)系消防部門請求救援。

A.3.4滅火救援工作結(jié)束后，會議服務(wù)提供方應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出具體防范措施，進一步完善和改

進應(yīng)急預(yù)案。

A.3.5會議服務(wù)提供方應(yīng)查明火警火災(zāi)原因，并及時向會議主辦方表示歉意。

A.4突發(fā)疾病

A.4.1會議期間，如遇參會人員身體不適或者突發(fā)疾病，服務(wù)人員應(yīng)立即聯(lián)系120急救中心，同時報告

部門領(lǐng)導(dǎo)。

A.4.2會議服務(wù)提供方應(yīng)尋求醫(yī)護人員幫助。

A.4.3會議服務(wù)提供方應(yīng)安撫其他參會人員情緒。

A.4.4會議服務(wù)提供方應(yīng)引導(dǎo)急救人員前往突發(fā)疾病人員處，并維護現(xiàn)場秩序。

A.5突發(fā)停電

A.5.1會議室全面停電，服務(wù)人員應(yīng)立即拉開窗簾、打開門窗，安撫參會人員情緒，告知參會人員保

持安靜，不要隨意走動。

13

DB4403/TXXX—XXXX

A.5.2會議服務(wù)提供方應(yīng)啟動應(yīng)急預(yù)案，打開應(yīng)急照明設(shè)備設(shè)施，并通知相關(guān)部門進行檢修盡快恢復(fù)

運行。

A.5.3如長期無法恢復(fù)運行，會議服務(wù)提供方應(yīng)與會議主辦方溝通是否更換會議室或停止會議進程。

A.5.4會議服務(wù)提供方應(yīng)查明突發(fā)停電原因，并及時向會議主辦方表示歉意。

14

DB4403/TXXX—XXXX

B

B

附錄B

（資料性）

會議物資

B.1會議物資配備

B.1.1桌布

B.1.1.1會議服務(wù)提供方根據(jù)會議桌尺寸定制桌布，宜選擇深色絨布（以綠色、紅色為宜），確保桌布

干凈、無污漬、無褶皺。

B.1.1.2會議服務(wù)提供方宜用大頭釘將主席臺或會議桌左右兩側(cè)多余的桌布固定，保證桌布平展、棱

角分明，桌布下沿距離地面高度1cm，桌布示例見圖B.1。

圖B.1桌布示例

B.1.2名位牌

B.1.2.1會議服務(wù)提供方根據(jù)桌面大小配置相應(yīng)大小名位牌，宜使用三角形透明殼名位牌，規(guī)格宜采

用26cm×12cm或21cm×11cm，名位牌示例見圖B.2。

圖B.2名位牌示例

15

DB4403/TXXX—XXXX

B.1.2.2名位牌打印應(yīng)選用不低于180g的彩紙打?。ㄖ卮髸h采用大紅色紙張，重要會議及普通會

議采用粉紅色紙張，特殊情況可按會議主辦方要求打印），紙張大小應(yīng)填充整個透明殼，不得留白或留

有空隙。

B.1.2.3名位牌宜使用華文新魏字體，姓名距離上下邊沿不超過半個字符，其中二字姓名中間應(yīng)空一

個字符。

B.1.3電子名位牌

根據(jù)會議需求，會議服務(wù)提供方可選用雙面三色電子墨水屏（紅白黑），7.5寸屏幕的電子名位牌，

無光源，低反射。電子名位牌三視圖示例見圖B.3。

圖B.3電子名位牌三視圖示例

B.1.4麥克風(fēng)

麥克風(fēng)麥頭宜距離桌面下邊沿20cm擺放，其中鵝頸麥麥頭高度應(yīng)距桌面高度20cm，麥克風(fēng)示例見

圖B.4。

圖B.4麥克風(fēng)示例

B.1.5筆/筆盒

B.1.5.1宜選用黑色簽字筆。

B.1.5.2重大會議和重要會議可使用筆盒，推薦定制筆盒，筆盒內(nèi)筆頭朝左對齊，從上至下依次放置

16

DB4403/TXXX—XXXX

鉛筆、黑色簽字筆，橡皮擦靠右擺放，定制筆盒示例見圖B.5。

圖B.5定制筆盒示例

B.1.6茶杯/杯墊

茶杯宜選擇400ml容量的瓷杯，杯墊宜選擇直徑12cm的塑料材質(zhì)杯墊，茶杯/杯墊示例見圖B.6。

圖B.6茶杯/杯墊示例

B.1.7保溫壺

保溫壺宜選擇高20cm、容量1.2L的保溫壺，保溫壺示例見圖B.7。

圖B.7保溫壺示例

17

DB4403/TXXX—XXXX

B.1.8毛巾/毛巾碟

毛巾宜選擇32cm×32cm白色方巾，毛巾碟宜選擇13cm×9cm的橢圓形或長方形瓷質(zhì)碟，毛巾

口統(tǒng)一向左，毛巾/毛巾碟示例見圖B.8。

圖B.8毛巾/毛巾碟示例

B.1.9紙巾盒

紙巾盒宜采用定制的11cm×11cm×4cm方盒紙，如使用非定制紙巾，應(yīng)選用統(tǒng)一規(guī)格的方盒，

使用前應(yīng)將露出紙巾進行同方向?qū)φ郏埥砗惺纠妶DB.9。

圖B.9紙巾盒示例

B.1.10濕紙巾

宜選用單片包裝濕紙巾，疊放2張。

B.1.11記錄紙

宜選用80gA4紙，疊放2張。

18

DB4403/TXXX—XXXX

B.1.12瓶裝水

宜選用350ml的瓶裝礦泉水。

B.2會議物資維護

B.2.1服務(wù)人員應(yīng)在每次會議結(jié)束后，對會議物資的數(shù)量和使用情況進行盤點，及時提報、領(lǐng)取與補

充損耗類會議物資，并對茶杯、毛巾等進行消毒。茶具消毒記錄表見表B.1。

B.2.2服務(wù)人員應(yīng)根據(jù)使用頻率和損耗情況適時對毛巾進行更換。

B.2.3服務(wù)人員應(yīng)對桌布進行維護、除污與熨燙，每半年（根據(jù)使用情況適當(dāng)提高洗滌頻次）對桌布

進行洗滌清潔，保持桌布干凈、無污漬、無褶皺。

B.2.4一般情況下，重大會議、重要會議與普通會議在會前、會后宜對會議桌椅、茶幾、門把手等進

行噴灑消毒；自助會議室每天至少進行2次消毒。會議室消毒記錄表見表B.2。

表B.1茶具消毒記錄表

日期消毒物品/數(shù)量藥劑名稱/配比消毒方式起始時間結(jié)束時間消毒人員檢查人員

19

DB4403/TXXX—XXXX

表B.2會議室消毒記錄表

會議室消毒項目

日期時間藥劑名稱/配比消毒人員檢查人員

會議桌座椅茶幾門把手

20

DB4403/TXXX—XXXX

C

C

附錄C

（規(guī)范性）

會場布置

C.1簽到臺

C.1.1會議室只有一個出入口時，簽到臺宜擺放在入場通道右側(cè)，與會議室距離保持在5m以內(nèi)；會議

室有多個出入口時，簽到臺宜擺放在兩側(cè)出入口的中間地帶。

C.1.2會議主辦方應(yīng)根據(jù)參會人數(shù)與物品擺放的種類決定簽到臺的長度或數(shù)量，單個出入口會議室的

簽到臺長度不宜超過3m。

C.1.3根據(jù)會議主辦方要求，簽到臺上可擺放會議資料、簽到表、瓶裝水等。

C.2橫幅/電子會標(biāo)

C.2.1應(yīng)根據(jù)會議主辦方要求設(shè)置橫幅、電子會標(biāo)。

C.2.2橫幅宜選用紅底白字、黑體字體。

C.2.3重大會議、重要會議的橫幅宜距主席臺地面3m居中懸掛。

C.3主席臺桌椅

C.3.1主席臺桌椅應(yīng)選用統(tǒng)一規(guī)格，尺寸長度根據(jù)參會人數(shù)及會議特點決定。

C.3.2主席臺座椅與會議桌距離20cm，座椅之間間距30cm，擺放成一條直線。

C.4演講臺

C.4.1根據(jù)投影需求，演講臺宜擺放在主席臺右側(cè)，與觀眾席呈60°；或擺放在主席臺中央，與觀眾

席成直角。

C.4.2演講臺高度宜為1.2m左右，可根據(jù)需要增加墊腳。

C.5會議室布局

桌椅規(guī)格由會議室規(guī)格特點決定，座椅與會議桌距離20cm、間距30cm，擺放成一條直線。如采

用課桌式布局的會議室，超過8排還需在兩邊會議桌靠過道邊緣貼上排數(shù)貼紙，課桌式座位擺放見圖C.1。

圖C.1課桌式座位擺放

C.6會議桌面布置

C.6.1重大會議

21

DB4403/TXXX—XXXX

C.6.1.1主席位

以200cm×70cm的會議桌為示例：麥克風(fēng)應(yīng)放于會議桌的正中間，與會議桌中線對齊，中心點距

離桌下沿線50cm；麥克風(fēng)右側(cè)依次放置名位牌、茶杯（帶杯墊）、毛巾（帶毛巾碟），每個物品相隔

2cm寬，其中名位牌（電子名位牌）與麥克風(fēng)水平對齊，茶杯杯蓋中心點距離桌下沿線40cm；桌面下

沿線對齊擺放A4白紙2張，與會議桌中線對齊；白紙右側(cè)居中擺放1支簽字筆，筆頭朝上；抽屜內(nèi)從

左至右依次擺放紙巾盒與濕巾2張，與會議桌下邊沿對齊，主席位桌面擺放見圖C.2。

圖C.2主席位桌面擺放

C.6.1.2表決位

以100cm×70cm的會議桌為示例：根據(jù)會議主辦方需要，開啟表決器；名位牌和A4紙放在會議桌

的正中間，與會議桌中線對齊，名位牌（電子名位牌）中心點距離桌下沿線50cm；名位牌（電子名位

牌）右側(cè)依次放置茶杯（帶杯墊）、毛巾（帶毛巾碟），每個物品相隔2cm寬；茶杯杯蓋中心點距離

桌下沿線40cm；桌面下沿線對齊擺放A4白紙2張，與會議桌中線對齊；白紙右側(cè)居中擺放1支簽字筆，

筆頭朝上；抽屜內(nèi)從左至右依次擺放紙巾盒與濕巾2張，與會議桌下邊沿對齊，表決位桌面擺放見圖C.3。

圖C.3表決位桌面擺放

C.6.1.3參會位

以100cm×60cm的會議桌為示例：名位牌（電子名位牌）和A4紙放在會議桌正中間，與會議桌中

線對齊，名位牌（電子名位牌）中心點距離桌下沿線40cm；名位牌、茶杯（帶杯墊）、毛巾（帶毛巾

22

DB4403/TXXX—XXXX

碟），從左至右依次放置，每個物品相隔2cm寬；茶杯杯蓋中心點距離桌下沿線為35cm；桌面下沿線

對齊擺放A4白紙2張，與會議桌中線對齊；白紙右側(cè)居中擺放1支簽字筆，筆頭朝上，參會位桌面擺

放見圖C.4。

圖C.4參會位桌面擺放

C.6.1.4演講臺

演講臺桌面右側(cè)扶手處，從左到右擺放透明玻璃水杯（帶杯墊）、毛巾（帶毛巾碟），擺放成一條

直線，物品距離會議桌邊沿線為15cm。演講臺桌面擺放見圖C.5。

圖C.5演講臺桌面擺放

C.6.1.5觀眾席

C.6.1.5.1根據(jù)會議主辦方要求，觀眾席宜在桌面居中擺放名位牌、會議資料等。

C.6.1.5.2觀眾席宜在抽屜右側(cè)放置瓶裝水，觀眾席瓶裝水?dāng)[放見圖C.6。

23

DB4403/TXXX—XXXX

圖C.6觀眾席瓶裝水?dāng)[放

C.6.1.6貴賓廳

貴賓廳宜在茶幾上擺放名位牌（電子名位牌）、茶杯（帶杯墊）、毛巾（帶毛巾碟）、紙巾（帶紙

巾碟），瓶裝水。茶幾桌面擺放應(yīng)根據(jù)貴賓廳沙發(fā)與茶幾的組成位置、茶幾的大小，在茶幾兩側(cè)、中間

位置均勻擺放物品，貴賓廳茶幾桌面擺放見圖C.7。

圖C.7貴賓廳茶幾桌面擺放

C.6.1.7候會室

C.6.1.7.1候會室宜在茶幾上擺放瓶裝水、紙巾、茶杯。如沙發(fā)是緊靠擺放的，應(yīng)在公用茶幾上擺放

茶杯、紙巾、瓶裝水，數(shù)量取決于茶幾的尺寸，每個茶幾宜擺放6人份的茶水，候會室公用茶幾桌面擺

放見圖C.8。

24

DB4403/TXXX—XXXX

圖C.8候會室公用茶幾桌面擺放

C.6.1.7.2如單體沙發(fā)中間放置了雙人位茶幾，應(yīng)在茶幾中間處，居中擺放紙巾1盒、濕紙巾2片、

茶水2杯、熱毛巾2份，候會室雙人位茶幾桌面擺放見圖B.9。

圖C.9候會室雙人位茶幾桌面擺放

C.6.2重要會議

C.6.2.1主座位

以160cm×70cm的會議桌為示例：名位牌應(yīng)放在會議桌加高前沿處，與會議桌中線對齊；麥克風(fēng)

應(yīng)與名位牌中心對齊放置在會議桌前沿，與會議桌中線對齊；麥克風(fēng)右側(cè)對齊擺放筆盒；筆盒下端距離

桌面下邊沿45cm處，從左至右依次水平對齊擺