年會籌備-從菜鳥到老鷹(天涯一笑)

年會籌備——從菜鳥到老鷹

“烹羊宰牛且為樂，會須一飲三百杯?！泵糠昴昴┢髽I(yè)都會舉辦年會，觥籌交錯，人聲鼎沸，歌舞升平。如何讓企業(yè)的年會辦得讓領導滿意、讓員工滿意卻很耗腦細胞。

初生牛犢有點怕虎

先說說我第一次辦年會“山重水復疑無路”的感受：2014年是我從事HR工作的第三年，也是我第一次在一家臺資集團企業(yè)策劃一場年會。此前的文體活動我一直都是參與，例如參加廣場舞比賽、年會節(jié)目排練、晚會主持人等等，就是沒有系統(tǒng)策劃過一次年會。因為要協(xié)調的部門很多，要考慮的工作很復雜，剛開始老板給我這個任務的時候我有點不敢接，但是深知老板脾氣的我還是硬著頭皮接了，心想：人總是有很多第一次，不放邁出第一步怎么能成長。

遇到阻力要敢于挑戰(zhàn)。接到任務后我就在想怎么寫策劃方案，請教以前辦過年會的行政主管有沒有策劃方案，人家說以前沒有寫過方案，憑經(jīng)驗辦的。不管人家說的是真是假，只有自己去弄了。我就在網(wǎng)上找了很多策劃方案，進行對比研究，汲取每份方案的優(yōu)點自己做了一份方案。將方案發(fā)給各部門主管和高層，大家討論了三次，進行了多次修改。討論的內容包括：活動組織機構、工作任務分配及各項目負責人、活動時間、地點、節(jié)目安排、現(xiàn)場桌椅布置、環(huán)境衛(wèi)生保持、活動秩序維持、獎金發(fā)放、活動物資采購等等。臨陣補缺少不了

籌備了半個月，終于等到活動開始的那一天，才發(fā)現(xiàn)還有很多細節(jié)問題沒有考慮到。開會時講得好好的，怎么突然很多人又不知道該怎么做了呢？行政主管向高管打我小報告，說我沒安排座位，打算讓大家站幾個小時。分公司的行政主管認為座位是由我們提供的，她們只管來坐就好了，還讓她們的高管來跟我吵架。女主持人化妝穿衣服導致活動開幕時間延遲了十幾分鐘。演員出場不知道順序，主持人報節(jié)目沒人上。工作人員跑去偷嘴，沒人上臺端抽獎箱?；顒咏Y束后，負責現(xiàn)場搬桌椅的人員跑了。面對這種種事先安排好的任務卻臨時變卦，我很煩惱，有時甚至發(fā)火，開會時都講好的，怎么到活動開始了還說不知道，還說沒有通知他們。整場晚會，我是又做主持人又救火，累。說明一點，并不是我要做主持人，是實在沒人報名參加主持人，不然以總策劃的身份是不適合當主持人的，現(xiàn)場還有很多要協(xié)調的工作。最后在公司高管的幫助下，解決了危機。由此，我認識到一個新手來策劃活動勢必受到來自各舊勢力的阻撓和破壞，所以必須要取得高層的支持，否則無法協(xié)調。八十一難取真經(jīng)

第一次策劃年會就出了這么多問題，我是真沒想到。沒想到安排好的任務會失控，沒想到還有一些細節(jié)沒考慮到。為此，在歷經(jīng)磨難后我總結了一些心得，供大家參考。

第一，策劃前要先調查基本情況。這個情況包含往年年會是誰舉辦的？怎么辦的？有哪些部門是我們需要協(xié)調的？往年出過哪些問題，哪些部門，哪些人是需要特別注意的？老板喜歡什么樣的節(jié)目？怎樣預借資金和報銷？哪些人是可以信賴的？這些問題就是要摸清公司的文化，防止文化相沖。例如，我用了公開招募工作人員的方法，時候才發(fā)現(xiàn)這些人員責任心不強，抱著好玩新鮮的心態(tài)報名的，不能靈活調度。所以有些工作人員不能公開招募，要私下篩選。

第二，確定年會籌備組人員結構和工作任務分工?；I備組必須包含高層、人資部、行政部等后勤職能部門人員。工作任務要按策劃組、晚宴組、節(jié)目組、抽獎組、后勤組、安保組等劃分，并說明具體的工作任務。給一份策劃書參考如下：一、活動簡介1.活動主題：用心前行·騰飛20152.參與人員：xx科技園在職員工3.活動時間：2015年2月12日18:00-21:004.活動地點：xx廣場5.主持：男女主持各一名（人選待定）6.職責分工：總負責人：xx，負責整個活動的指揮協(xié)調；策劃組組長：xx，負責活動策劃方案的撰寫與活動的協(xié)調；晚宴組組長：xx，負責監(jiān)督及實施尾牙晚宴相關準備工作；節(jié)目組組長：xx，負責組織及準備聯(lián)歡晚會節(jié)目相關工作；抽獎組組長：xx，負責策劃及準備抽獎活動相關工作；后勤組組長：xx，負責尾牙活動的所有后勤準備及后勤服務工作。二、策劃組負責事項1.活動策劃書的起草、修改。2.活動各環(huán)節(jié)工作安排的監(jiān)督、協(xié)調。三、晚宴組負責事項1.晚宴主食的準備。①全面負責晚宴飲食的烹飪、購買，烤野豬6條，炒河粉、揚州炒飯、鹵菜、烤羊肉串、炸薯條、炸雞翅、河蝦、田螺、紅豆湯、啤酒、橙汁等，所有食物Allyoucaneat。②準備烤野豬用的油桶3個，鋸成兩半，做成6個烤爐。③準備好竹簽、一次性碗筷、一次性杯子、燒烤架、刀具、湯勺、漏勺、菜夾等餐具。④依照目前人數(shù)xx530人、xx180人、xx30人，共計約740人，預計請假100多人，到會600人左右。四、節(jié)目組負責事項1.晚會節(jié)目的準備：①節(jié)目征集日期：12月1日至12月15日

人資部發(fā)通知向各部門征集節(jié)目，并向外部聘請演出公司；②節(jié)目篩選日期：12月18日至12月22日

第四，方案要經(jīng)過大家討論通過才執(zhí)行。組織相關部門開會討論，對方案的方方面面都進行討論，得出一致結論才實施。而且每次會議都要做好會議記錄，并發(fā)放給與會人員。這很重要，防止事后有人賴賬，讓你背黑鍋。

第五，建立節(jié)目渠道資源。節(jié)目可以自己公司內征選，也可以請外部演藝公司，可以從互聯(lián)網(wǎng)搜尋、行業(yè)社群搜尋、別人引薦等等。

第六，報銷票據(jù)要保存好。購物發(fā)票、合同協(xié)議、獎金發(fā)放記錄等報銷憑證要保存好，便于結束后報銷。

第七，活動結束后