檔案管理規(guī)章制度模版（2篇）

檔案管理規(guī)章制度模版一、總則1.為確保公司檔案管理工作的規(guī)范化、信息的精準(zhǔn)性、完整性及可靠性，并提升檔案利用效率，特制定本規(guī)章制度。2.本制度全面適用于公司內(nèi)部所有檔案的管理與利用工作。二、檔案的定義1.檔案是指公司內(nèi)部生成或接收的各類(lèi)文件、資料等載體，涵蓋紙質(zhì)檔案、電子檔案及其他形式的檔案。2.檔案需依據(jù)形成機(jī)關(guān)和部門(mén)的歸屬，明確劃分為行政檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等類(lèi)別。三、檔案管理的原則1.法律依據(jù)原則：檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)章制度。2.統(tǒng)一管理原則：由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)一管理。3.安全性原則：確保檔案得到妥善保管和安全保護(hù)，防范遺失、損毀及泄露風(fēng)險(xiǎn)。4.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的程序和規(guī)范進(jìn)行檔案管理，確保整理、歸檔、調(diào)閱等工作的有序進(jìn)行。5.實(shí)用性原則：以提升公司經(jīng)營(yíng)和管理效率為目標(biāo)，增強(qiáng)檔案的利用價(jià)值和效率。四、檔案管理的職責(zé)1.檔案管理部門(mén)職責(zé)：負(fù)責(zé)公司檔案管理的規(guī)劃、實(shí)施與監(jiān)督。組織檔案的整理、歸檔與保管工作。制定并推動(dòng)檔案管理規(guī)程與制度的規(guī)范化。協(xié)助各部門(mén)開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)與指導(dǎo)。監(jiān)督與指導(dǎo)電子檔案的安全管理與備份工作。2.各部門(mén)職責(zé)：按檔案管理部門(mén)要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案材料。配合檔案管理部門(mén)完成檔案的整理、歸檔與保管工作。定期整理部門(mén)文件與資料，清理過(guò)期及無(wú)效檔案材料。嚴(yán)禁私自銷(xiāo)毀或調(diào)撥檔案材料，如有需求需報(bào)請(qǐng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)。五、檔案的整理與歸檔1.檔案整理原則：遵循統(tǒng)一分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)整理檔案，確保同類(lèi)檔案集中管理。對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)管理，以便于管理與查閱。按時(shí)間順序排列檔案材料，便于追溯與鑒證。2.檔案歸檔原則：遵循歸檔規(guī)則分類(lèi)歸檔檔案，確保同類(lèi)檔案相鄰存放。檔案盒需標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)與名稱(chēng)，便于查找與整理。定期對(duì)檔案進(jìn)行審定，清理過(guò)期及無(wú)效檔案材料。六、檔案的保管與借閱1.檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放于專(zhuān)用檔案室，確保環(huán)境干凈、干燥、通風(fēng)，并防范蟲(chóng)害與火災(zāi)。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專(zhuān)用服務(wù)器或云存儲(chǔ)設(shè)備中，進(jìn)行定期備份與安全保護(hù)。2.檔案借閱：借閱檔案需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，明確借閱目的與期限，并經(jīng)審批后方可借閱。借閱人需妥善保管借閱檔案，嚴(yán)禁私自篡改與破壞。借閱檔案歸還后，需填寫(xiě)《檔案借閱歸還登記表》，并經(jīng)檔案管理部門(mén)確認(rèn)歸檔。七、檔案的銷(xiāo)毀與轉(zhuǎn)移1.檔案銷(xiāo)毀：檔案需按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行銷(xiāo)毀，不得超期保管。銷(xiāo)毀檔案需遵循專(zhuān)門(mén)程序，由檔案管理部門(mén)監(jiān)督與組織，確保合規(guī)與安全。2.檔案轉(zhuǎn)移：部門(mén)間檔案轉(zhuǎn)移需經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，并按規(guī)定程序與要求進(jìn)行。檔案轉(zhuǎn)移時(shí)需詳細(xì)記錄檔案材料名稱(chēng)、數(shù)量、接收部門(mén)等信息，并經(jīng)雙方確認(rèn)。八、檔案的安全管理1.紙質(zhì)檔案安全管理：檔案室應(yīng)設(shè)置門(mén)禁控制系統(tǒng)，限制人員出入。安裝監(jiān)控?cái)z像設(shè)備，監(jiān)測(cè)并記錄進(jìn)出檔案室的人員與活動(dòng)。檔案盒需標(biāo)明密級(jí)與保管期限，確保檔案材料的完整性與機(jī)密性。2.電子檔案安全管理：配置防病毒軟件、防火墻與入侵檢測(cè)系統(tǒng)，保障電子檔案安全。設(shè)定權(quán)限管理，控制不同人員對(duì)電子檔案的訪(fǎng)問(wèn)與修改權(quán)限。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份與存檔，防范數(shù)據(jù)丟失與意外損毀。九、檔案管理的監(jiān)督與評(píng)估1.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查與評(píng)估，確保工作規(guī)范與高效。2.檔案管理部門(mén)需向上級(jí)定期報(bào)告工作進(jìn)展與問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施。3.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，確保其順利進(jìn)行。十、附則1.本規(guī)章制度由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋與修改。2.本規(guī)章制度自發(fā)布之日起生效，廢止此前相關(guān)規(guī)章制度。檔案管理規(guī)章制度模版（二）第一章總則第一條為確保檔案管理工作的規(guī)范性，提升檔案工作的效率與質(zhì)量，保障檔案信息的安全、真實(shí)與完整，促進(jìn)檔案資源的可持續(xù)利用，特依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的規(guī)定，制定本規(guī)章制度。第二條本規(guī)章制度適用于我單位所有參與檔案管理工作的員工。第三條檔案管理工作的核心目標(biāo)在于構(gòu)建并優(yōu)化一套科學(xué)、高效、規(guī)范的檔案管理體系與流程，確保檔案信息的準(zhǔn)確無(wú)誤、安全無(wú)虞與完整無(wú)缺，為單位及其相關(guān)部門(mén)的決策提供堅(jiān)實(shí)可靠的依據(jù)。第四條本規(guī)章制度秉承以下基本原則：依法管理、科學(xué)管理、規(guī)范管理、以人為本、持續(xù)改進(jìn)。第五條明確檔案管理工作的責(zé)任主體：全體工作人員均負(fù)有依法獲取、使用、保管及歸檔檔案信息的職責(zé)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部則作為檔案管理的首要責(zé)任人。第六條檔案管理工作需遵循以下基本要求：及時(shí)性、全面性、準(zhǔn)確性、可審計(jì)性及便捷性。第二章檔案的創(chuàng)建、接納與整理第七條針對(duì)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)與決策過(guò)程，應(yīng)建立健全相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，確保相關(guān)文件與資料的準(zhǔn)確記錄，為后續(xù)歸檔與查詢(xún)提供便捷條件。第八條檔案的接納工作須嚴(yán)格遵循既定程序進(jìn)行，接收單位需根據(jù)檔案的性質(zhì)與用途，評(píng)估其價(jià)值與重要性，并據(jù)此確定適宜的存檔期限與留用期限。第九條在檔案接納過(guò)程中，應(yīng)對(duì)文件與資料進(jìn)行明確標(biāo)識(shí)，以保障檔案信息的可識(shí)別性與可檢索性。第十條檔案的整理工作應(yīng)遵循既定標(biāo)準(zhǔn)與流程，確保檔案信息的清晰、有序與完整。第三章檔案的保管與利用第十一條檔案保管需符合既定的存儲(chǔ)條件與環(huán)境要求，以保障檔案的安全防災(zāi)、防損與防盜。第十二條建立健全檔案借閱與使用制度，確保檔案信息的安全可控。第十三條檔案利用需遵循既定程序與權(quán)限，嚴(yán)禁未經(jīng)許可擅自修改或刪除檔案信息。第十四條檔案的利用范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在法律法規(guī)與政策規(guī)定的范疇內(nèi)，不得超越檔案的正常用途。第四章檔案的傳輸與銷(xiāo)毀第十五條檔案?jìng)鬏斝枳裱榷ǔ绦蜻M(jìn)行，以保障檔案信息的完整性與安全性。第十六條檔案銷(xiāo)毀需嚴(yán)格遵循既定程序，確保檔案信息的永久刪除且無(wú)法恢復(fù)。第十七條檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)定期進(jìn)行，并做好相應(yīng)的銷(xiāo)毀記錄與報(bào)告。第五章檔案管理的監(jiān)督與評(píng)估第十八條檔案管理的監(jiān)督工作由單位的上級(jí)機(jī)關(guān)或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)，監(jiān)督結(jié)果需及時(shí)反饋給被監(jiān)督單位，并依法追究責(zé)任。第十九條檔案管理的評(píng)估工作應(yīng)定期進(jìn)行，評(píng)估結(jié)果將用于指導(dǎo)檔案管理工作的改進(jìn)與提升。第六章附則第二十條對(duì)于違反本規(guī)章制度的行為，將依法追究責(zé)任，并由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)后果。第二十一條如發(fā)