餐飲采購制度及流程

餐飲采購制度及流程一、制定目的及范圍為提升餐飲企業(yè)的采購效率，確保食品安全與質(zhì)量，降低采購成本，特制定本采購制度。該制度適用于餐飲企業(yè)的所有采購活動(dòng)，包括原材料采購、設(shè)備采購及其他相關(guān)物資采購。二、采購原則采購活動(dòng)應(yīng)遵循以下原則：1.公正、公平、公開，確保選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。2.所有采購物資必須符合國家食品安全標(biāo)準(zhǔn)，確保食品安全。3.采購人員與申購人員應(yīng)分開，避免利益沖突。4.采購應(yīng)優(yōu)先選擇本地供應(yīng)商，以降低運(yùn)輸成本和時(shí)間。三、采購流程1.采購需求確認(rèn)各部門根據(jù)實(shí)際經(jīng)營需要，定期評估所需物資，填寫“采購需求表”，并提交給采購部門。采購需求表應(yīng)詳細(xì)列明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量及預(yù)計(jì)使用時(shí)間。2.需求審核采購部門對各部門提交的采購需求進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性與必要性。審核通過后，采購部門將需求匯總，形成“采購計(jì)劃”。3.詢價(jià)與比價(jià)采購部門根據(jù)“采購計(jì)劃”，向至少三家合格供應(yīng)商詢價(jià)。詢價(jià)時(shí)應(yīng)明確物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間及付款方式。收到報(bào)價(jià)后，采購部門對比各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及條件，選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商。4.合同簽署在確定供應(yīng)商后，采購部門與供應(yīng)商簽署采購合同。合同應(yīng)明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間及售后服務(wù)等條款。合同簽署后，采購部門應(yīng)將合同存檔備查。5.采購實(shí)施采購部門根據(jù)合同要求下單，供應(yīng)商在約定時(shí)間內(nèi)將物資送達(dá)指定地點(diǎn)。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持溝通，確保物資按時(shí)到達(dá)。6.驗(yàn)收與入庫物資到達(dá)后，相關(guān)人員應(yīng)對照采購合同進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物資的數(shù)量與質(zhì)量是否符合要求。驗(yàn)收合格后，填寫“驗(yàn)收單”，并將物資入庫。若發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理。7.付款與報(bào)銷驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定進(jìn)行付款。付款時(shí)需附上驗(yàn)收單、發(fā)票及相關(guān)合同文件。采購人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成報(bào)銷手續(xù)，逾期不予受理。8.采購記錄與分析采購部門應(yīng)對每次采購活動(dòng)進(jìn)行記錄，保存相關(guān)文件，包括采購需求表、詢價(jià)記錄、合同、驗(yàn)收單及付款憑證等。定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，評估供應(yīng)商的表現(xiàn)及采購效率，為后續(xù)采購決策提供依據(jù)。四、特殊采購流程在特定情況下，可能需要采取特殊采購流程，包括但不限于：1.緊急采購：因突發(fā)情況需要立即采購的物資，采購部門可在不進(jìn)行詢價(jià)的情況下，直接聯(lián)系合格供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.集中采購：對于常用的物資，如調(diào)料、餐具等，各部門可在每月固定時(shí)間集中提交采購需求，由采購部門統(tǒng)一采購，以降低成本。3.年度采購：對于年度需求量較大的物資，采購部門應(yīng)提前制定年度采購計(jì)劃，并向管理層報(bào)備。五、采購紀(jì)律1.采購人員職責(zé)：采購人員應(yīng)保持專業(yè)素養(yǎng)，確保采購物資的質(zhì)量與安全。2.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商檔案，定期評估供應(yīng)商的表現(xiàn)，確保長期合作的供應(yīng)商符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.禁止賄賂：采購人員不得接受供應(yīng)商的任何形式的賄賂或回扣，違者將受到嚴(yán)肅處理。六、反饋與改進(jìn)機(jī)制為確保采購流程的有效性，采購部門應(yīng)定期收集各部門對采購流程的反饋意見，分析存在的問題并進(jìn)行改進(jìn)。建立定期評審機(jī)制，確保采購制度