DB12T 544-2014 南水北調(diào)工程項目檔案歸檔整 理規(guī)范

DB12DB12/T544—2014南水北調(diào)工程項目檔案歸檔整理規(guī)范ProjectfilesarchivedfinishingspecificationinTianjinSouth-to-NorthWaterDiversion天津市市場和質量監(jiān)督管理委員會發(fā)布I12.2勘察設計單位應負責勘察設計文件材料的收集、整理、歸檔，按合同約并督促、檢查施工文件材料的整理工作，對施工人移交文件材料，并會同工程技術人員定期檢查文件材料的整理情況，及時人移交；各分包單位應將本單位形成的工程文件材料整理、立卷后及時2.6勘察設計、監(jiān)理和施工等單位的工程技術人員和管理人員是檔案歸檔工2.7對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保2.8項目法人在工程招標及與勘察、設計、監(jiān)理、施工等單位簽訂合同、協(xié)23.1.1歸檔的工程文件材料應為原件。如果案卷內(nèi)有復印的文件材料時，要求與原件內(nèi)容及形式保持一致并注明提供復印件的單位及原件3.1.2文件材料的內(nèi)容應真實、準確、3.1.3文件材料的內(nèi)容及其描述應符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理3.1.4文件材料應采用耐久性強的書寫材料，不得使3.1.7文件材料的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。對于3.2.1建設項目聲像材料是反映建設工程現(xiàn)場原地物、地貌和工程施工、驗收像等形式現(xiàn)場采集的有保存價值的聲像素材，是紙質載體檔案的必要補充。聲像材料收2)工程在立項、科研、土地征用、勘測設計、招投標等過程中形成的主要聲像材料。4)工程施工過程中形成的反映關鍵部位及重要隱蔽工程、基礎處理、重點工作、重大事件、7)有關工程建設的其他有保留、紀念價值的聲像材料。8)項目法人自己組織制作的反映工程建設情況的有關電視專題片、匯報片等。3.2.4照片應當主題明確，畫面清晰完整，色彩還原準確，無污染，被攝主體33.3.1記錄了重要文件材料的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文3.3.2收集電子文件材料時應同時收集工程建設過程中形成便于留存的紙質文件3.3.3對用文字處理技術形成的文本電子文件材料，收集時應注明文件材料存3.3.4對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件材料格式的圖像電子文件材料3.3.5對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件材料，收集時應3.3.6對用視頻或多媒體設備獲得的文件材料以及用超媒體鏈結技術制作的文3.3.8對通用軟件產(chǎn)生的電子文件材料，應同時收集其軟件型號、名稱、版本3.3.9具有電子版本利用價值的紙質文件材料應掃描成電子文件材料，掃描型4.1.1文件材料整理包括組卷、卷內(nèi)文件材料排列、案卷編目及案卷的裝訂工作。文1)案卷內(nèi)不應有重份文件材料（轉發(fā)件除外）。不同載體的4.1.2組卷要保持卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，做到分類科學，組4構、專業(yè)、時間組成數(shù)卷，不同文件材料類型內(nèi)容較少的可按結構4)設備文件材料單獨組卷，案卷內(nèi)容較多的按文件材料的不同性質組卷。7)某一專項驗收的申請報告、通知、工作報告和驗收意見成套組為一卷。8)分部、單位、合同完工、設計單元工程驗收各階段形成的文件材料一般單獨組卷，如果9)建設項目后評價、改擴建或重建所形成的文件材料應單獨組卷。4.1.3案卷和卷內(nèi)文件材料的排列應符合3)項目前期及建設管理文件材料一般按問題結合時間（階段）或重要程度排列。4)監(jiān)理文件材料按問題、文種結合施工標段、時間排列。6)設備文件材料按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列。9)專項驗收案卷按驗收批復、申請，各種報告、驗收意見順序排列。4.1.4編制卷內(nèi)文件材料頁號應符合下列3)案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封底不編寫頁號。1)卷內(nèi)目錄格式尺寸不得進行改變（卷內(nèi)目58)在填著案卷著錄表時，要填寫文件材料的起、止日期。“-”間隔開。如一份文件材料為單頁，只填寫起號（或2)檔號：填寫方法同5.1.5。9)卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料尾頁之后。1)案卷封面采用內(nèi)封面形式（封面式樣見附2)檔號、保管期限、密級由檔案保管單位按相關規(guī)定填寫。4)立卷單位：文件材料編制單位或項目負責部門。），6)密級：應填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級。67)保管期限：案卷內(nèi)有不同保管期限的文件材料，該案卷保管期限應從長。8)案卷封面排列在卷內(nèi)目錄之前。1)案卷脊背內(nèi)容包括：保管期限、檔2)保管期限、檔號、案卷題名：填寫方法同5.1.7。2)序號：應填寫登錄案卷的流水順序號。3)檔號、案卷題名、保管期限：填寫方法同5.1.7。7)備注：可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。3)案卷內(nèi)超出卷盒幅面的文件材料應疊裝。破損的文件材料應修復。4)案卷內(nèi)不應有空白頁，金屬物要剔除。6)案卷裝訂采用線繩三孔左側裝訂法（橫排文件材料裝訂字頭朝左）。三孔之間的間距為），8)成冊的書本式文件材料可保持原狀（不包括含有使用塑料封皮和塑料器具等裝訂的易腐9)外文資料應保持原來的案卷及文件材料排列順序、文號。4.1.11同類型的案卷可按照順序裝盒裝滿為4.2.1聲像材料的整理應遵循建設項目聲像檔案的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)聲像檔案的72)照片檔案按施工標段或單位工程組成案卷，重大事件和重要活動按照專題組卷。3)照片案卷由封面、卷內(nèi)目錄、芯頁、備考表、封底組成。芯頁不宜超過三十頁。4.2.4錄像（錄音）檔案組卷應符合下列3)每盤錄像（錄音）檔案由帶盒、標簽、光盤組成。4.2.5紙質照片檔案的編目應符合下3)其他項目的填寫符合本標準的規(guī)定。5)底片號：照片底片的編號，沒有底片的填寫對應數(shù)碼照片的編號。7)卷內(nèi)芯頁頁號的編制符合本標準的規(guī)定。82)錄像（錄音）號：填寫錄像（錄音）順序號。或硬盤應貼附標簽，標注盤類型、載體類型、盤代表錄音檔案….。5)整編人員：負責整編人員的真實姓名。4.3.1具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件材料，如沒有紙質等拷貝件，4.3.2歸檔的紙質文件材料的電子版本整理應與紙質文件材料整理相對應，分類明確，4.3.3電子文件材料按載體類別-標段-問題組卷，按載體類別-標段-問題-時間排列。4.3.4歸檔的電子文件材料應和電子文件材料目錄一起存儲至一張或多張只讀光盤中本標準5.2.8條的規(guī)定。4.4.1紙質文件材料歸檔的裝具應符92)裝訂線主要使用線繩。5)檔案卷盒封面不用填寫，脊背內(nèi)容按下列要求填寫：4.4.2照片檔案歸檔的裝具應符合下間,化學性能穩(wěn)定,且不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。照片芯頁上附半透明中性紙。統(tǒng)一采用2)照片檔案卷盒、卷內(nèi)目錄、備考表參照紙質檔案有關要求。4.4.5案卷總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、案卷封皮，包括聲像資料及電子文件材料5.1.1竣工圖是建設項目檔案的重要組成部分，應做到完整、正確、清晰、系單位編制竣工圖的，應明確規(guī)定施工和監(jiān)理單5.1.4有一般性的設計變更，但能在原施工圖上修改、補充的，可以在原施工3)圖上更改處說明（引出的細實線約為45°,說明線與圖框平行）應在圖紙的空白處，不7)新增加的文字說明，可在涉及的竣工圖上作相應的添加和變更。5.2.3圖紙有目錄的，按圖紙的原目錄、圖號排列，沒有圖紙目錄的，先排總5.2.4既有文字材料又有圖紙的案卷，如果文字是針對整個工程或某個專業(yè)進5.2.5圖紙一般采用藍曬圖。計算機出圖必須清晰，不得使用5.2.6竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥，應蓋在圖2)歸檔文件材料應經(jīng)過分類整理并應組成符合要求的案卷。4)歸檔范圍和向上級單位檔案管理部門移交目錄及保管期限應符合主管部門相關文件材料1)歸檔應在單位工程或合同項目工程通過驗收后進行。6.4勘察、設計、施工單位在收齊工程文件材料并整理立卷后，項目法），6.6勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位向項目法人移交檔案時，應編制移6.7凡勘察、設計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件材料，應責任者項責任者圖紙卷張機磁帶(盤)縮微片盤其它磁盤(張)張數(shù)量/單位文件材料級著錄項目見表3.文（圖）號數(shù)量/單位工程級著錄項目見表4.——庫存地址：庫號＋列(排)號＋節(jié)(柜)號＋層號。單位級著錄項目見表5.案卷級著錄項目見表6.——庫存地址：庫號＋列(排)號＋節(jié)(柜)號＋層號。7.4.2依據(jù)著錄對象的不同，檔案著錄劃分為工程（項目）級、案卷7.4.5檔號是檔案保管部門在檔案整理過程中對檔案的編號。檔號包7.4.8密級是指文件材料保密程度的等級，一般按文件材料形成時所編制單位編制人技術負責人編制日期監(jiān)理單位審核人 -序號保管期限案卷題名