《淺析企業(yè)秘書的職業(yè)素養(yǎng)及提升途徑》11000字（論文）

淺析企業(yè)秘書的職業(yè)素養(yǎng)及提升途徑摘要隨著市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)行政管理日新月異，企業(yè)制度逐漸完善，秘書工作顯得更加突出，秘書人員逐漸參與到企業(yè)管理中來，成為企業(yè)管理層的重要助手和參謀，對企業(yè)經(jīng)營管理起著舉足輕重輕重的作用。傳統(tǒng)的企業(yè)秘書工作在現(xiàn)時也被賦予了新的內(nèi)容，發(fā)生了較大的變化。伴隨現(xiàn)代信息技術的更迭和互聯(lián)網(wǎng)的普及和大量應用，對企業(yè)秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)專業(yè)技能和人格魅力提出了更高要求，如何在千頭萬緒、紛繁復雜行政管理工作中理出頭緒，將秘書工作做出亮點和成績，成為一名具備優(yōu)良職業(yè)素質(zhì)、扎實的知識能力、健康的心理素質(zhì)的優(yōu)秀的企業(yè)秘書，將是本文重點閘述和探討的內(nèi)容。本文通過對企業(yè)秘書人員職業(yè)素養(yǎng)進行分析，提出企業(yè)秘書職業(yè)素養(yǎng)的提升途徑，才能真正地把秘書工作做好。關鍵詞：企業(yè)秘書；職業(yè)素養(yǎng)；提升目錄引言…………………1一、相關概述………………………1（一）什么是企業(yè)秘書的職業(yè)素養(yǎng)…………………1（二）提高企業(yè)職業(yè)素養(yǎng)的重要性…………………1二、當前企業(yè)秘書缺乏職業(yè)素養(yǎng)的表現(xiàn)……………2（一）企業(yè)秘書工作者缺乏專業(yè)的能力……………2（二）企業(yè)秘書人員的崗位認知不足………………3（三）企業(yè)秘書人員的積極性比較低………………4三、企業(yè)秘書工作存在問題的原因分析……………4（一）職業(yè)素養(yǎng)提升意識不強…………4（二）企業(yè)對秘書的重視不夠…………5（三）秘書人員少，工作負擔重、質(zhì)量低……………5（四）企業(yè)對秘書培訓制度不健全……………………5（五）社會對秘書人員存在偏見………6四、企業(yè)秘書職業(yè)素養(yǎng)提升的途徑……………………7（一）企業(yè)要重視崗前培訓及后續(xù)教育…………………7（二）企業(yè)激發(fā)員工工作的積極性………7（三）提高個人能力的培養(yǎng)………………8（四）語言文字運用的能力………………9（五）增強創(chuàng)新和應變能力………………10（六）組織協(xié)調(diào)辦事的能力………………11（七）掌握現(xiàn)代信息應用的方法…………12（八）具有保密意識………………………12結(jié)論………………………13參考文獻……………………14引言秘書是處于樞紐地位，主要以辦事、辦會、辦文來輔助決策并服務于領導的人員，是領導的參謀和助手。隨著當今時代的不斷發(fā)展，社會對秘書人員提出了很高的要求，秘書只有具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，才能夠在知識經(jīng)濟時代游刃有余地應付工作，得到領導和群眾的好評。秘書人員要勝任工作，必須具備相當?shù)幕A知識、專業(yè)知識和適應各種工作的不同能力；必須具有一定的馬克思主義理論修養(yǎng)、政策修養(yǎng)、良好的思想和作風；還必須遵守本行業(yè)的職業(yè)道德.這些職業(yè)素養(yǎng)有些可以在走上工作崗位之前學到,但更多的則需要在工作實踐中學習。一、相關概述（一）什么是企業(yè)秘書的職業(yè)素養(yǎng)職業(yè)素養(yǎng)是人們在社會活動中需要遵循的行為規(guī)范，是職業(yè)的內(nèi)在要求，是一個人在職業(yè)過程中表現(xiàn)出來的綜合品質(zhì)。而企業(yè)秘書職業(yè)素養(yǎng)是指秘書人員在思想、政治、品格、作風、技能、知識等方面經(jīng)過鍛煉、學習達到的水平和境界。同時能夠與各種類型的上司和諧相處，協(xié)調(diào)工作，并具有較強的心理承受能力和保密意識。企業(yè)秘書是在企業(yè)經(jīng)營和日常活動中，直接協(xié)助企業(yè)領導綜合處理各種事務的工作人員，并為領導決策及實施提供服務的人員。企業(yè)秘書工作是指企業(yè)秘書人員所從事的各項輔助管理與綜合服務工作的總稱，主要包括事務性工作、管理性工作、溝通支援性工作。（二）提高企業(yè)職業(yè)素養(yǎng)的重要性在工作中，常常看到這樣的事實：辦一件具體工作，有的人干凈麻利，考慮全面；而有的人卻拖拖拉拉，丟三落四。寫一篇文章，有的人文字通順，條理清楚，文不加點；而有的人卻詞不達意，文理不通。處理一個問題，有的人思路清晰，目光敏稅，直截了當抓住問題的實質(zhì)；而有的人卻反映遲緩，難以抓住要害。總之，幾乎在大多數(shù)的事情上，不同的個體總是出現(xiàn)極大的差異。1.是輔助上司貫徹執(zhí)行好企業(yè)戰(zhàn)略和企業(yè)目標的可靠保證秘書人員是最接近領導、直接為領導服務的參謀助手。秘書部門作為企業(yè)的一個重要部門，首先要了解本公司的企業(yè)文化。所謂企業(yè)文化就是指在一個社會組織內(nèi)部發(fā)育、生長起來的一種相對獨立的兼顧物質(zhì)文明、精神文明、制度文明建設的，以企業(yè)精神和企業(yè)價值觀念為靈魂的，不同于一般社會文化的亞文化。這要求秘書人員要具有較高的思想水平和政策水平，即：能深刻領會企業(yè)戰(zhàn)略和企業(yè)目標，把“上情”與“下情”有機地結(jié)合，創(chuàng)造性地開展工作。一支素質(zhì)高的秘書隊伍，他們起草或?qū)徍说奈募?，既能準確地體現(xiàn)管理者的管理組織意圖，又能結(jié)合本部門的情況，提出創(chuàng)造性貫徹意見供管理者參考，在處理下級呈報的各類公文或具體問題時能及時發(fā)現(xiàn)執(zhí)行政策目標中的偏差；在辦公、辦會、辦信的過程中，方能注意從實際出發(fā)，以企業(yè)戰(zhàn)路和企業(yè)目標為依據(jù)，向管理者提供各種擬辦意見、方案，避免其在決策上發(fā)生失誤。2.提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率的重要依托秘書部門（隊伍）是一個企業(yè)的綜合辦事機構(gòu)。上層管理人員既要總攬全局，宏觀決策，又要體察入微，具體指揮，秘書部門就要適應領導工作的各種要求，做好綜合服務工作。在這方面，秘書隊伍素質(zhì)的高低直接影響整個企業(yè)的工作質(zhì)量和效率。實踐證實，一個具有較高科學文化水平、較強辦事能力、頭腦清醒敏稅的秘書人員，必定能夠快速理解領導意圖，并駕輕就熟地處理問題。具有這些能力的秘書無疑在工作時會收到事半功倍的效果，反之則不然。這充分說明，從提高秘書人員的素質(zhì)入手，可以來解決秘書部門工作質(zhì)量和效率，才能抓住問題的根本。長期以來，我們總是強調(diào)秘書要有勤勤懇懇的工作態(tài)度，認為辦公室里常有“不滅的燈光”的秘書是好秘書。這種觀念，從倡導和鼓勵無私奉獻方面來說是必要的。但是隨著科學技術的發(fā)展和辦公自動化水平的提高，靠犧牲個人的休息時間加班加點干工作的方式已遠遠不能適應工作的需要。要適應這種新變化、新情況，除了加強對秘書人員的培養(yǎng)，全面提高其素質(zhì)外，沒有捷徑可走。3.塑造秘書隊伍良好形象的時代需要秘書部門是公司上傳下達、溝通各方的橋梁和紐帶。這就要求秘書人員應有工作踏實、待人誠實．作風嚴謹、辦事務實的作風。秘書工作的程序性要求很強，特別是在大量復雜的事務性工作中，更要保持清醒的頭腦，分清主次、輕重緩急、不怕麻煩。一定堅持逐級匯報的原則，以明確責任，使每項工作都有章可循?？傊?，具備較高的素質(zhì)是從事秘書工作必要條件，有志于從事秘書工作的人員必須著力培養(yǎng)較高的秘書素質(zhì)，否則將難以勝任秘書部門的職責和充分有效發(fā)揮秘書工作的橋梁作用。二、當前企業(yè)秘書缺乏職業(yè)素養(yǎng)的表現(xiàn)（一）企業(yè)秘書工作者缺乏專業(yè)的能力由于企業(yè)秘書的工作任務過于繁重，也面臨著較大的事情處理數(shù)量，工作的難度和需要協(xié)調(diào)的程度也要不斷提升。這對企業(yè)秘書工作的能力提出了巨大的考驗，如果工作者缺乏辦事的能力和清晰的頭腦，就會導致工作的處理能力下降，出現(xiàn)忙中出錯的現(xiàn)象，就會導致工作難度的增加，工作的質(zhì)量無法得到保證。這樣的工作態(tài)度和工作能力無法滿足企業(yè)發(fā)展的實際要求，也無法更好地服務于企業(yè)的相關生產(chǎn)和經(jīng)營活動。有些部分企業(yè)在招聘工作環(huán)節(jié)，對秘書崗位的應聘要求缺乏工作能力和學歷專業(yè)方面，這就造成了一些企業(yè)盲目用人，所用人員沒有實際的工作能力和良好的職業(yè)素養(yǎng)，給人們覺得秘書崗位只是個“花瓶”而沒有真材實用的印象。而且，因為所用人員學歷文化層次與崗位要求不符，或者專業(yè)不對口，業(yè)務專業(yè)知識匱乏，特別是對辦公軟件應用不足，致使文秘人員綜合素質(zhì)低，業(yè)務工作能力差、效率低，成為了企業(yè)的負擔。如下圖顯示，在本次的調(diào)查問卷中可以看出，人們對企業(yè)秘書影評人員是有專業(yè)要求的，調(diào)查結(jié)果顯示有52.63%的人是選擇相關專業(yè)對口，則在選擇需要專業(yè)對口上是31.58%，另一小部分人是選擇無明確要求。由此可以知道，隨著社會的發(fā)展和企業(yè)競爭的日益加劇，人們對待企業(yè)秘書人員的專業(yè)度要求很高，工作也越來越受到重視，秘書已經(jīng)不是“端茶遞水”的角色，而是日漸成為企業(yè)內(nèi)參與管理的特殊助手，不僅要熟練掌握辦公室的工作技巧，還要能在上司沒有過問的情況下表現(xiàn)出責任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，并在給予的權力范圍內(nèi)果斷做出決定。因此從事秘書工作人員必須加強企業(yè)秘書的培養(yǎng)。（二）企業(yè)秘書人員的崗位認知不足從工作性質(zhì)和崗位的特點上來說，企業(yè)秘書在企業(yè)中承擔著非常重要的責任，要求企業(yè)秘書人員必須具備非常高的業(yè)務能力和職業(yè)素養(yǎng)，辦事上謹慎細致，細心輔助上司的工作，必要時提供參謀意見等等。在日常工作中，雖然崗位責任重大，但是很多秘書人員對自己的崗位認知度不夠全面透徹，未能認識到自身所處崗位的業(yè)務工作對企業(yè)的作用和意義，大部分的企業(yè)秘書特別是剛走上工作崗位的年輕人員都認為秘書工作就是為領導跑跑腿、拿拿東西、端茶倒水、按要求完成上司交辦的工作就可以了，就將自己的工作職責定義在了“打雜”這個層面，這在無形中就把工作崗位的質(zhì)量標準降低了，形成了片面化的職業(yè)價值觀，缺乏工作的主動性、積極性和創(chuàng)造性，未能充分發(fā)揮出自己的能力水平，未能在企業(yè)發(fā)展中起到作用，反而對企業(yè)的工作運作造成了一定影響。（三）企業(yè)秘書人員的積極性比較低當前，部分企業(yè)秘書人員在工作中會出現(xiàn)慵懶、態(tài)度消極、缺乏責任心、對所從事的工作缺乏熱情和積極性，在對本次企業(yè)秘書缺乏職業(yè)素養(yǎng)的表現(xiàn)中的結(jié)果可看出，有81.25%的人覺得在工作中企業(yè)秘書人員缺乏對工作的熱情。這些現(xiàn)象應該是由多方面因素造成的，首先，這與企業(yè)管理制度密不可分的，缺乏嚴格的考核制度，造成管理上的松散，未能隨時掌握企業(yè)秘書的思想和工作動態(tài)，未能及時加以約束，久而久之就出現(xiàn)了不良風氣。其次，在企業(yè)領導的眼中，能夠創(chuàng)造多少利潤價值是衡量員工價值與業(yè)務水平的標尺，企業(yè)秘書人員無法給企業(yè)帶來利潤，屬于非創(chuàng)效性業(yè)務崗位人員，未能受到企業(yè)公正對待，而且在參與企業(yè)各類活動中不具有競爭優(yōu)勢，受到精神方面的打擊在所難免。最后，一些企業(yè)秘書人員在工作中基本上就是領導吩咐干什么，領導讓干什么，自己就干什么，從不加入自己的主動思考，完全是機械化執(zhí)行，缺乏自己的獨立思考，這就導致秘書對工作的開展是非常不利的。三、企業(yè)秘書工作存在問題的原因分析（一）職業(yè)素養(yǎng)提升意識不強目前一些秘書人員職業(yè)素養(yǎng)偏低，跟不上企業(yè)的工作要求。首先是秘書專業(yè)知識欠缺，現(xiàn)在大多秘書部門的秘書人員都是半路出身，沒有系統(tǒng)學過秘書專業(yè)的知識，雖然有些企業(yè)近年來也招聘了一些秘書人員，但一方面是人數(shù)太少，不能滿足工作需要，另一方面秘書的成長本身需要一個過程，很難立即上手。其次是知識更新過慢，秘書人員外出機會較少，培訓機會少，知識更新慢，對事情掌握少，大大限制了秘書人員自身素質(zhì)的提高。最后，秘書自身的專業(yè)技能不夠高，在公文的寫作、辦事能力上、應變能力掌握還不夠。（二）企業(yè)對秘書的重視不夠在調(diào)查問卷中企業(yè)對秘書的重視情況也做了一個調(diào)查，調(diào)查結(jié)果顯示，造成此問題的原因有兩個方面，一是客觀方面，領導交代給秘書人員的工作任務，秘書由于自身的能力不足，交辦好的事情沒有完成，故而領導對其失去信心。自身的專業(yè)能力不能閃耀，吸引不到領導。二是主觀方面，有些秘書人員自身對待工作的態(tài)度缺乏積極性，對自身的工作不滿意、抱怨、消極怠工等。自甘墮落、拒絕創(chuàng)新、永遠在找借口等方面。由于這些態(tài)度，導致了秘書人員安于現(xiàn)狀，競爭意識薄弱，長久得不到晉升。（三）秘書人員少，工作負擔重、質(zhì)量低近年來，企業(yè)單位秘書人員短缺已成為一個不爭的事實，并已影響了工作的正常開展。目前，大多數(shù)企業(yè)的秘書部門主要從事秘書工作的人員只有一人或者是兩個人，事務過于繁瑣，很難在規(guī)定的時間完成好工作任務，常常加班加點，導致信息報送不及時、上下渠道不夠暢通等問題，難以真正起到參謀助手作用。（四）企業(yè)對秘書培訓制度不健全秘書人員的個人能力參差不齊，秘書人員的知識大多數(shù)是靠自己一點一點積累起來的，社會沒有一個專門的機構(gòu)能夠全面的傳授關于秘書行業(yè)的知識，秘書人員在職位晉升上受到了時間的限制。社會上針對秘書人員的培訓主要是學校教學和企業(yè)培訓。學校的秘書專業(yè)成長時間較短，相關的培訓以及知識的教授缺乏一定的經(jīng)驗，而企業(yè)培訓的范圍狹窄，能接受培訓的人數(shù)有限，這些問題都一起制約著秘書人員的能力提升。大多數(shù)企業(yè)都有秘書晉升考核制度，但還沒有形成完善的體系，比較單一化，缺乏考核前的績效計劃制定；績效考核的標準過于模糊；考核過程缺乏必要的績效輔導和溝通等都是企業(yè)在秘書人員晉升績效考核中存在的問題。在對這次的調(diào)查中也發(fā)現(xiàn)了，人們認為對秘書人員是需要進行專業(yè)培訓，有68.42%的人選擇了必須進行專業(yè)培訓，如圖顯示：（五）社會對秘書人員存在偏見在大多數(shù)社會人眼中，秘書這一職業(yè)的從業(yè)人員主要是女性，這就導致了大家對這一職業(yè)的偏見，大多數(shù)人認為秘書就是“花瓶”、“擺設”的代名詞，而秘書人員的主要工作是“端茶倒水”。正是因為社會對秘書這個職位的定位出現(xiàn)了偏差，很多人都帶上了有色眼鏡來看待這個職業(yè)，這在一定程度上影響了秘書人員的發(fā)展，形成了不注重秘書人員的自身能力，忽視秘書人員的晉升的偏見。據(jù)調(diào)查，有53%的人對秘書人員是存在著這樣的偏見，覺得與領導走得越近的人越是沒能力、靠嘴吃飯的人。秘書職業(yè)剛好就是主要連接領導與其他人員的橋梁，使大家形成對秘書人員的“領導跟屁蟲”、“狐假虎威”等負面印象，很多人就忽視了秘書自身的能力，使得秘書在工作方面受到很大程度的偏見。四、企業(yè)秘書職業(yè)素養(yǎng)提升的途徑（一）企業(yè)要重視崗前培訓及后續(xù)教育。在秘書工作人員入職之前，需要企業(yè)組織人員開展崗前培訓，讓新進秘書人員能夠充分了解企業(yè)對秘書的要求、企業(yè)發(fā)展歷程、工作內(nèi)容等，并且開設職業(yè)素養(yǎng)相關的如“形象設計”“職業(yè)規(guī)劃”“職業(yè)素養(yǎng)”等課程，讓秘書工作人員明確工作素養(yǎng)指標，只有這樣，才能讓秘書人員盡快適應企業(yè)工作崗位。另一方面，在秘書上崗工作之后，需要為工作人員提供后續(xù)教育機會，在市場發(fā)展愈發(fā)快速的情況下，企業(yè)的發(fā)展也逐步加快，對于秘書的要求也在逐漸發(fā)生變化，因此，需要給予秘書工作人員進修的機會，讓秘書人員能夠跟上企業(yè)發(fā)展，擁有先進的文秘工作理念，完善自身職業(yè)素養(yǎng)。（二）企業(yè)激發(fā)員工工作積極性目前，企業(yè)文秘工作人員往往存在工作熱情不高的情況，導致工作效率嚴重受到影響。因此，為了能夠有效提高文秘工作人員對職位的熱情，需要企業(yè)針對現(xiàn)有狀況采取相應措施，建立完善員工激勵機制并合理應用，從而提高文秘的工作積極性。首先，應當建設溫暖包容的工作氛圍，讓員工能夠感受到企業(yè)的人文關懷，給予員工精神上的鼓勵。其次，構(gòu)建完善的文秘工作人員考核制度，規(guī)范各項工作要求，以文秘工作人員工作完成情況為基準進行考核，將薪資待遇與考核結(jié)果相結(jié)合，并且納入崗位提升標準之中，讓文秘工作人員更加積極主動提升自己。最后，完善獎懲制度，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，適當給予物質(zhì)及精神獎勵;表現(xiàn)過差以至于損害企業(yè)利益者，則給予相應懲罰，讓文秘工作者認識到自身職業(yè)素養(yǎng)的重要性。（三）提高個人能力的培養(yǎng)1．要注重學習和知識積累當今社會，知識經(jīng)濟迅猛發(fā)展，信息浪潮讓人應接不暇，如果不及時填充自己的知識，墨守成規(guī)，停滯不前，就很難勝任秘書崗位，很難干好秘書工作。學習是真正的看家本領。學什么？不能光學狹義的秘書知識，企業(yè)秘書需要及時了解新的東西，熟悉不同的知識，廣泛涉獵經(jīng)濟、政治、科技、法律、哲學、歷史、公關禮儀等各方面的新知識，學習一些課本上接觸不到的新知識，什么都要學一點，什么都要懂一點。腦子里裝的東西越多，工作起來才能得心應手，古人說“讀萬卷書，下筆如有神”。秘書人員素質(zhì)成長是一個不斷積累知識、增長經(jīng)驗、提高專業(yè)能力的過程，我們要樹立終生學習的理念，有意識地廣學、博學，不斷提高自身的素質(zhì)。一個人的知識、才能，不是與生俱來，而是在正常生活中一點一點積累起來的。有的人之所以聰明，工作能力強，就在于他們善于積累知識。通過一次次的實踐，把有益的東西積累在一起，變成自己今后工作的經(jīng)驗，工作起來就會得心應手。有的人工作比較吃力，排除其他因素外，重要的一條就是不善于積累。如秘書人員每年都要寫工作總結(jié)，如果不注重平時對工作情況、有關材料的收集，寫作時就苦于沒有素材，就是各方面提供素材，寫起來也可能找不著工作的重點。有一些材料當時可能用不著，說不定哪天會用到，作為秘書人員，在一些細小的問題上都要留心，要有說者無心，聽著有意的本領，平時有積累，用時就能信手拈來，水到渠成。2．要注重思考一個善于并且會正確思考的人，是一個真正有能力的人。思考是學習的繼續(xù)，思考的過程對照比較、學以致用、融會貫通的過程，也是理論聯(lián)系實際不可或缺的重要環(huán)節(jié)。同時，思考也是創(chuàng)新的第一步，沒有思考能力就沒有行動能力，就談不上創(chuàng)新。只有努力養(yǎng)成善于思考的良好習慣，才能提高個人的能力水平。作為秘書人員來說，要學會在繁忙的工作中真正坐下來，靜下心，“鬧”中取靜，冷靜思考。只要多思、深思，才能不斷提高自身的政策理論水平和業(yè)務知識水平，使我們寫出的東西更有水平，更具有針對性、更具有專業(yè)性。工作中還要注意總結(jié)反思，即對自己過手的每一個材料、每一件事情，都要反思，不能事情過去了就丟到身后，有空時多揣、回味。善于總結(jié)也是一種重要的學習方法。同時，要多學習別人寫得好的材料，學習別人運用材料的方法、怎么謀篇布局、如何遣詞造句，如何論證歸納等等?？匆恍┙?jīng)典或自己認為寫得好的文章，可以反復看，反復研究，自然會在不知不覺中得到啟迪，得到提高。3．實踐出真知我們企業(yè)秘書人員要特別注意理論與實踐的聯(lián)系，從工作實踐中找學問。只有書本知識而沒有實際而沒有實際經(jīng)驗，寫文章就會必然空發(fā)議論，紙上談兵，處理問題就可能脫離實際，束手無策。因此，一個秘書人員在掌握豐富的理論知識后，必須經(jīng)過日常鍛煉、艱苦的鍛煉才能將知識轉(zhuǎn)化為能力。秘書人員想要提高自己，平時就要多挑重擔，多找機會鍛煉自己，一定不要怕多干事，不怕干別人不愿干的事。如果一個人老是拈輕怕重，老是計較哪件事的額外的，哪件事是分外的那肯定是沒有進步的。從做一件事中充分挖掘自身潛能、提升自身能力的最有效途徑。4．勤于總結(jié)善于總結(jié)，探索規(guī)律，是提高自身能力素質(zhì)的一個有效途徑。善于總結(jié)，不斷地認識和把握規(guī)律，才能掌握工作的主動權?？偨Y(jié)自己工作上的不足，及時做出調(diào)整，時刻做到自省。因此，企業(yè)秘書工作人員要想提高自身能力素質(zhì)必須養(yǎng)成善于總結(jié)的習慣，通過不斷的總結(jié)，切實把感性的認識理性化，把零散的做法系統(tǒng)化，把抽象的東西具體化。5．塑造良好的個人形象企業(yè)的大多領導對秘書人員的形象也十分重視，另外，秘書往往代表公司接待客人，如同企業(yè)的商標。因此，秘書必須注意自己的衣著打扮、言行舉止和精神風貌。首先，秘書的衣著打扮必須注意分寸，穿著要得體大方。其次，秘書應當言談得體，舉止優(yōu)雅。應當注意說話時清晰明快，在交談中學會傾聽，日常行為自然得體，不矯揉造作。其次，秘書要有熱情，樂觀的態(tài)度，向上的動力展現(xiàn)著秘書良好的自我調(diào)節(jié)能力和感染力。（四）語言文字運用能力語言文字運用能力包括口頭和文字表達能力。秘書部門是上下左右工作聯(lián)系的樞紐，信息交匯的中心，秘書必須具備全面而熟練的語言文字運用能力。主要包括以下方面：1．閱讀能力企業(yè)秘書要經(jīng)常處理大量的文字材料，因此必須善于閱讀。一是要會精讀，如對重要文件或經(jīng)典著作逐字研究，從字里行間會大意；二是要能夠快讀和泛讀，如善于大致瀏覽中，領會精神實質(zhì)，從中摘出主要內(nèi)容提煉濃縮，或記下精辟論點。所以閱讀能力也是一種綜合技能。2．視聽能力企業(yè)秘書要善于耐心傾聽和正確理解別人的發(fā)言，并用清晰簡明精煉的語言加以復述。3．言談能力語言能力是企業(yè)秘書人員的基本功之一。秘書語言能力的基本要求是：鮮明準確，簡練明晰、口齒清楚、語速適中、措辭得體、切合身份。4．寫作能力文字表達能力是一個秘書非常重要的基本功。秘書從事各種應用文的寫作，要求熟練掌握各種應用文體的寫作要領和技巧，迅速準確地撰寫出觀點正確、內(nèi)容充實、結(jié)構(gòu)嚴謹、表達流暢、格式規(guī)范、文筆精煉的各類應用文。（五）增強創(chuàng)新和應變能力當代新思想、新事物層出不窮，企業(yè)秘書人員必須具備勇于進取和大膽創(chuàng)新的精神。對企業(yè)秘書來說，創(chuàng)新能力就是要求他們打破舊觀念，克服“領導咋說就咋辦”的片面認識，充分發(fā)揮工作的積極性和創(chuàng)造性，不因循守舊，不墨守成規(guī)，沖破舊框框，提出新見解，訂立新章法，采取新行動，更好地發(fā)揮他們的主觀能動性，實現(xiàn)自我價值。阿里巴巴的副總裁童文紅，她30歲才入職阿里巴巴，第一次面試時不合格，沒被錄用，但她不放棄，第二次繼續(xù)投簡歷到阿里巴巴，終于通過面試被錄取了，阿里巴巴看她之前在貿(mào)易公司工作，對互聯(lián)網(wǎng)科技業(yè)務不專業(yè)，就把她安排做前臺工作。前臺工作每天就是接待客戶，打掃衛(wèi)生，端茶送水等服務工作，就是這樣一個非常平凡的普通崗位，她熱愛這個崗位，接待客人時始終熱情、主動、微笑服務，急客戶之所急，想客戶之所想，同事有困難了她會主動去幫助同事，利用空閑時間在網(wǎng)上搜索航班、高鐵、住宿等信息，提供給出差的同事，有時候清潔工忙不過來的話她還幫忙打掃衛(wèi)生等等，每一項工作都做到了兢兢業(yè)業(yè)，一絲不茍，盡職盡責。是金子總會發(fā)光的，童文紅不久被提拔到行政部任主管，后來任行政部長，再后來提拔為阿里巴巴的副總裁，這是個非常勵志的故事，從阿里巴巴的前臺到集團副總裁，她都做得非常好，她當時進公司只有0.2%的股份，阿里巴巴上市以后，她的身家變成了3.2億元市值。這一個案例再次說明，在任何平凡的崗位，只要你用心去工作，都會有展現(xiàn)自己的才華、實現(xiàn)自己抱負的機會。企業(yè)秘書人員承擔大量事務性工作，常會出現(xiàn)一些意想不到的情況，這就要求秘書人員要有遇事不慌、處事冷靜的應變能力，處理問題既要符合原則，又要機動靈活。要增強企業(yè)秘書創(chuàng)新和應變能力，企業(yè)應該這樣做：第一，樹立創(chuàng)新意識。這就要求秘書時刻注意樹立創(chuàng)新意識，訓練創(chuàng)新思維，擴展知識領域，更新知識結(jié)構(gòu)，具有敏銳的觀察力，這樣才能在遇到問題的時候才能夠充分發(fā)揮自己的創(chuàng)造性思維，使思維方式多層次、多結(jié)構(gòu)。第二，培養(yǎng)應變能力。在實際工作中，秘書人員往往會面對各種突如其來的事件，這就要求秘書人員具備優(yōu)秀的應變能力，時刻要有冷靜地頭腦和隨機應變的靈活性，以便及時處理突發(fā)情況。（六）組織協(xié)調(diào)辦事能力主要包括管理能力、協(xié)調(diào)能力、社交能力和辦事能力。1．管理能力企業(yè)秘書要為領導出主意、當參謀、搞好工作服務，就要具有較強的管理能力。企業(yè)秘書要充分利用自己接觸全面工作機會較多的有利條件，自覺鍛煉自己立足全局、綜合分析的能力。2．協(xié)調(diào)能力搞好協(xié)調(diào)是秘書部門的一項經(jīng)常性工作。秘書人員的協(xié)調(diào)能力是指在領導的交辦下，積極主動地溝通信息，調(diào)節(jié)關系，統(tǒng)一步調(diào)，促進企業(yè)工作的靈活運行，提高工作效率。在協(xié)調(diào)過程中，要把原則性和靈活性結(jié)合起來，統(tǒng)籌兼顧，各展所長，充分集中力量辦大事的優(yōu)勢，促進各部門縱橫相連，服務大局。一是對上協(xié)調(diào)，樹立全局意識。要站得高，看得遠，想得深。二是橫向協(xié)調(diào)，樹立商量意識。凡是由秘書部門主辦的事情，在醞釀、處理、決策之前，都要注意及時與有關部門協(xié)商溝通。三是對下協(xié)調(diào)，要樹立服務意識。在協(xié)調(diào)中要謙虛謹慎，擺正位置，搞好服務，出好主意。3．社交能力隨著社會的進一步開放和向多元發(fā)展，秘書人員面臨著日益開放的社會，對外接觸面不斷擴大，聯(lián)系日益廣泛?，F(xiàn)在企業(yè)秘書經(jīng)常跟隨領導參加一些社會活動或外出聯(lián)系工作，因而應具有較強的社交能力，善于待人接物，真正成為承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)行的行家。提高社交能力，需要企業(yè)秘書不斷鍛煉自己的社交能力，掌握公關的技能，熟悉人際交往的知識。4．辦事能力企業(yè)秘書要埋頭苦干、忠誠老實，但絕不是機械被動。所從事的事務，都需要自己獨立思考，獨立完成。企業(yè)秘書雖不必是“專才”，但一定是能文能武、遇事不慌，繁簡巨細都能應付的，具有獨立辦事能力和組織管理能力。（七）掌握現(xiàn)代信息應用的方法科技的發(fā)展和辦公自動化的普及對企業(yè)秘書提出更高的要求。它要求企業(yè)秘書必須掌握運用現(xiàn)代化先進辦公設備的能力。主要包括熟悉計算機操作技術、復