合同管理制度

協(xié)議管理總則本制度根據(jù)集團企業(yè)實際狀況，在集團制度中《經(jīng)濟協(xié)議管理》基礎(chǔ)上進行細化，集團企業(yè)及各地企業(yè)在執(zhí)行本制度的同步，必須符合集團協(xié)議管理制度的規(guī)定，根據(jù)“誠信守約、互利雙贏”的原則實行協(xié)議管理。協(xié)議文本原則化建設(shè)原則格式協(xié)議文本定義及類別原則格式協(xié)議文本定義原則格式協(xié)議文本是指集團企業(yè)根據(jù)多種業(yè)務(wù)特點，就與租戶（或者合作方）的權(quán)利義務(wù)而預先擬訂的、經(jīng)集團法律事務(wù)部同意的、集團及各地企業(yè)須遵照的各類協(xié)議文本。集團企業(yè)編制的原則格式協(xié)議文本類別租賃類協(xié)議：商鋪租賃協(xié)議、廣告位租賃協(xié)議、商鋪返租協(xié)議、商戶戰(zhàn)略聯(lián)盟合作協(xié)議。多種經(jīng)營協(xié)議：多種經(jīng)營管理協(xié)議、臨時促銷協(xié)議、多種經(jīng)營點位租賃協(xié)議。物業(yè)服務(wù)協(xié)議：主力店物業(yè)服務(wù)協(xié)議、商鋪物業(yè)服務(wù)協(xié)議、寫字樓前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議、住宅前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議以及其他類物業(yè)的服務(wù)協(xié)議。物管服務(wù)外包業(yè)務(wù)協(xié)議：保潔委托服務(wù)協(xié)議、綠化租擺協(xié)議、電梯等多種工程維護保養(yǎng)協(xié)議等。物資采購類協(xié)議。管理類協(xié)議或公約：消防責任書、裝修協(xié)議書、業(yè)主臨時公約等。原則格式協(xié)議文本的編制、審定和公布原則格式協(xié)議文本的編制部門集團企業(yè)營運部負責“租賃類協(xié)議”、“多種經(jīng)營協(xié)議”原則文本的編制。集團企業(yè)物管部負責“物業(yè)服務(wù)協(xié)議”、“物管服務(wù)外包業(yè)務(wù)協(xié)議”、“管理類協(xié)議或公約”原則文本的編制。原則格式協(xié)議文本編制后，報送集團法務(wù)部審核，經(jīng)集團企業(yè)主管副總經(jīng)理審批向各地企業(yè)公布（電子文本）。原則格式協(xié)議文本的管理集團企業(yè)招商部、營運部、企劃部、物管部、各地商企業(yè)須指定專人管理經(jīng)審核同意后的協(xié)議文本。統(tǒng)一實行公布的編號管理，保證公布原則格式協(xié)議文本版本的統(tǒng)一和合適。原則格式協(xié)議文本的調(diào)整與補充編制部門須根據(jù)協(xié)議執(zhí)行及各地企業(yè)反應的狀況，定期審核原則格式協(xié)議文本，發(fā)現(xiàn)原則格式協(xié)議文本中與實際需要不符或原則文本缺項的，定期集中修改、補充完善。修改后的協(xié)議文本公布須根據(jù)編號規(guī)定進行，防止出現(xiàn)新老版本混用狀況。協(xié)議辦理協(xié)議內(nèi)容洽商協(xié)議談判應由有關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責組織。經(jīng)招標確定合作方的協(xié)議談判，應由原招標經(jīng)辦部門負責。所有經(jīng)濟協(xié)議的談判，原則上至少有二名經(jīng)辦人員參與。與協(xié)議對方進行協(xié)議內(nèi)容洽商后，將雙方洽商的成果形成書面內(nèi)容，雙方領(lǐng)導簽字確認后作為協(xié)議文本形成的根據(jù)。協(xié)議文本的制定各地企業(yè)協(xié)議文本的制定和流轉(zhuǎn)控制由對應的業(yè)務(wù)主管副總經(jīng)理負責組織。集團企業(yè)行政部負責對多種待辦理協(xié)議文本的流轉(zhuǎn)。各地企業(yè)與合作方簽訂協(xié)議步，應規(guī)定己方草擬協(xié)議文本。若有關(guān)原則格式協(xié)議范圍內(nèi)的協(xié)議文本的草擬，須參照集團商管企業(yè)公布的原則格式協(xié)議模板，根據(jù)雙方洽商的協(xié)議內(nèi)容進行修訂。對集團企業(yè)尚未公布原則格式協(xié)議模板的，由各地企業(yè)自行編制，但應保證協(xié)議的內(nèi)容完整、表述精確，經(jīng)我司法律顧問審核后，并將自行編制的協(xié)議文本報集團企業(yè)有關(guān)職能部門審核，并轉(zhuǎn)集團法務(wù)部審批后，方可進入?yún)f(xié)議審批程序。集團企業(yè)有關(guān)部門應及時將此協(xié)議文本納入原則格式協(xié)議文本模板中。必須采用協(xié)議對方的協(xié)議文本時，須由總經(jīng)理組織有關(guān)部門及人員認真審核協(xié)議文本內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)不符合我司利益的條款須及時交涉修正。雙方確定后將協(xié)議文本報集團企業(yè)有關(guān)職能部門審核，并轉(zhuǎn)集團法務(wù)部審批后，方可進入?yún)f(xié)議審批程序。該文本未納入集團企業(yè)的原則格式協(xié)議模板的，應及時將此協(xié)議文本納入原則格式協(xié)議文本模板中。工程外包協(xié)議的制定須充足考慮質(zhì)量保證及保修內(nèi)容確實立和修訂。物資采購協(xié)議的制定須充足考慮質(zhì)量保證、保修、退換貨的內(nèi)容確實立和修訂。協(xié)議報審、報批審批條件材料的準備各企業(yè)向集團企業(yè)進行協(xié)議報審報批前，須準備協(xié)議審批條件材料，協(xié)議審批條件材料包括：集團企業(yè)與此協(xié)議有關(guān)的批復文獻、總經(jīng)理簽字的《協(xié)議決策信息一覽表》等?？偨?jīng)理對《協(xié)議決策信息一覽表》內(nèi)容的真實性負責。協(xié)議審批程序與權(quán)限各地企業(yè)協(xié)議經(jīng)辦人員必須按《協(xié)議辦理流程及審批權(quán)限》執(zhí)行企業(yè)內(nèi)部的協(xié)議審批，將草擬協(xié)議及審批條件材料呈送有關(guān)授權(quán)人員審批簽訂。須上報集團企業(yè)審批時，將我司有關(guān)審批人簽字后的協(xié)議審批會簽單及有關(guān)的協(xié)議審批條件材料傳真及協(xié)議文本電子版上報集團企業(yè)行政部，集團企業(yè)行政部將協(xié)議文本打印，附上審批材料，再按《協(xié)議辦理流程及審批權(quán)限》流轉(zhuǎn)審批，完畢對應的“簽字組合”。集團企業(yè)行政部負責將各地企業(yè)上報的審批材料及協(xié)議文本電子版歸檔。協(xié)議審核批復集團企業(yè)有關(guān)部門的協(xié)議審批授權(quán)人員負有協(xié)議審查責任，必須就其職能范圍對協(xié)議進行審查，以保證協(xié)議重要條款及內(nèi)容的合法性、嚴密性、可行性。嚴禁批復協(xié)議文本時，未審就簽字通過。對有關(guān)條款內(nèi)容不清晰或需理解更多信息時，及時與當?shù)仄髽I(yè)經(jīng)辦人員溝通。須辦退的協(xié)議必須注明辦退原因。當?shù)仄髽I(yè)根據(jù)辦退的協(xié)議簽批內(nèi)容，與協(xié)議對方交涉修正，并填寫《協(xié)議會簽意見貫徹狀況表》后，再行上報。各地企業(yè)報批協(xié)議步，須估計充足的審批時間。協(xié)議附件作為協(xié)議重要的構(gòu)成部分，須與主體協(xié)議文本等同上報、審批及保留。協(xié)議簽訂簽訂前校審協(xié)議通過審批后，將協(xié)議文本打印成正式文稿，協(xié)議金額在五萬元（含）如下的由經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門主管副總經(jīng)理實行簽訂前審稿，協(xié)議金額在五萬元以上的由經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理實行簽訂前審稿。簽訂過程控制須按集團規(guī)定的程序及協(xié)議簽訂的規(guī)范規(guī)定進行協(xié)議簽訂，嚴禁未經(jīng)正式授權(quán)的委托簽字行為。并在簽訂協(xié)議步驗證對方簽字代表人及印章的合法代表性。按雙方現(xiàn)場簽字原則，若雙方無法實現(xiàn)同步簽訂，原則由對方先簽。若己方先簽，則嚴禁己方簽訂且對方未簽的協(xié)議文本外流。已簽訂協(xié)議文本的保管與借閱已簽協(xié)議文本的保管與保密各地企業(yè)財務(wù)部為多種協(xié)議的保管部門。須采用雙本保留的措施，將協(xié)議正本與復印件共同保留，若有保密數(shù)據(jù)或條款，復印件應消除保密數(shù)據(jù)或條款。已簽訂協(xié)議文本的借閱協(xié)議正本不得外借，消除保密數(shù)據(jù)或條款的復印件可由有關(guān)業(yè)務(wù)監(jiān)管部門或人員借閱。協(xié)議復印件的借閱必須通過歸口業(yè)務(wù)副總經(jīng)理審批，波及主力店及總經(jīng)理確定為重要的協(xié)議，其復印件的借閱必須通過總經(jīng)理審批。須建立協(xié)議借閱記錄，借閱時間不得超過一周。借閱人員不得將協(xié)議轉(zhuǎn)借，不得向企業(yè)外部的人員透露協(xié)議內(nèi)容。協(xié)議履行的監(jiān)督管理協(xié)議履行的有關(guān)責任協(xié)議有關(guān)部門負責人為履行協(xié)議的重要負責人；各地企業(yè)總經(jīng)理是我司多種協(xié)議履行的指導及監(jiān)督人；集團企業(yè)有關(guān)部門是各地企業(yè)對應業(yè)務(wù)的協(xié)議履行的監(jiān)督部門。協(xié)議內(nèi)容的傳達與培訓協(xié)議履行負責人將有關(guān)協(xié)議內(nèi)容傳到達與之關(guān)聯(lián)的部門和人員，并組織與協(xié)議業(yè)務(wù)有關(guān)的人員進行協(xié)議條款的培訓。協(xié)議履行的檢查監(jiān)督各地企業(yè)按有關(guān)方管理的制度對協(xié)議對方的協(xié)議履行狀況進行檢查監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)對方不符合協(xié)議條款規(guī)定期，及時采用對應措施予以糾正。若對方到達解除協(xié)議的條件，按非正常的協(xié)議期內(nèi)解除協(xié)議的規(guī)定執(zhí)行。協(xié)議履行評估協(xié)議期較長且循環(huán)執(zhí)行的服務(wù)分包協(xié)議（如清潔、綠化、消殺、設(shè)備保養(yǎng)等的協(xié)議）評估：評估時機每月進行定期評估。付款前進行付款評估（若為每月付款的與月評估合并）。協(xié)議到期前評估。評估部門：協(xié)議歸口業(yè)務(wù)部門負責人組織有關(guān)人員進行。評估成果的處理：評估成果作為業(yè)務(wù)改善分析、協(xié)議付款及協(xié)議續(xù)簽與否的根據(jù)。租賃類協(xié)議及多種經(jīng)營協(xié)議的執(zhí)行評估：評估時機：每季度進行一次定期評估。租金及其他費用收取到達預警程度時進行評估。協(xié)議對方經(jīng)營管理對己方也許導致影響時進行評估。己方經(jīng)營戰(zhàn)略發(fā)生調(diào)整影響到協(xié)議續(xù)約時進行評估。其他需要評估的時機。評估部門：集團企業(yè)招商部、營運部、企劃部、租金部、各地企業(yè)營運部。評估成果處理：作為租金定位、租戶調(diào)整的根據(jù)。一次性業(yè)務(wù)協(xié)議（如工程施工協(xié)議、外墻清洗協(xié)議等）的評估：付款前由該業(yè)務(wù)歸口部門負責人組織進行業(yè)務(wù)效果評估，評估成果作為款項支付根據(jù)。尾款支付前的質(zhì)量保證評估（如有約定）。主力店物業(yè)服務(wù)協(xié)議的評估：物業(yè)管理邊界發(fā)生變化時，由集團物管部組織人員進行評估，評估成果作為物業(yè)管理協(xié)議談判根據(jù)。對方不履行協(xié)議條款時由不執(zhí)行部分歸口部門組織進行評估，評估成果作為雙方交涉根據(jù)。雙方對協(xié)議條款產(chǎn)生重大分歧時進行評估，評估成果作為雙方交涉根據(jù)。供應商的采購協(xié)議評估：在如下時機，由各地企業(yè)財務(wù)部組織人員對供應商進行評估：物資采購金額明顯比市場高時。采購貨品常常性供應局限性時。采購貨品質(zhì)量不符合規(guī)定或供應商未按協(xié)議提供維修、退貨、換貨時。評估成果作為與否解除協(xié)議的根據(jù)其他類別的協(xié)議參照以上協(xié)議評估時機和條件進行。所有協(xié)議執(zhí)行評估均需保留有關(guān)記錄。協(xié)議款項支付或收取協(xié)議款項支付須根據(jù)協(xié)議支付款項時，支付前須進行協(xié)議執(zhí)行評估。協(xié)議履行監(jiān)督負責人的書面檢查評估意見，須作為上級簽批協(xié)議款項支付申請以及財務(wù)部支付款項的前提。付款前評估原則須按協(xié)議約定的質(zhì)量原則執(zhí)行。嚴格執(zhí)行協(xié)議中合用于質(zhì)量保證的尾款（若有）延遲支付質(zhì)量問題扣款的條款內(nèi)容。協(xié)議款項收取詳見《租費管理》。協(xié)議續(xù)簽與解除協(xié)議續(xù)簽外包（采購）業(yè)務(wù)協(xié)議的續(xù)簽條件須均滿足如下規(guī)定上個協(xié)議期間，協(xié)議對方提供的服務(wù)（物資）質(zhì)量符合甚至超越集團企業(yè)及當?shù)仄髽I(yè)規(guī)定，且雙方合作快樂。有關(guān)根據(jù)見協(xié)議到期前評價。上個協(xié)議期間，業(yè)戶對外包服務(wù)的滿意度高于企業(yè)質(zhì)量指標。目前外包（采購）業(yè)務(wù)在同等條件下符合或低于市場價格。租賃及多種經(jīng)營協(xié)議續(xù)簽時須考慮如下條件上個協(xié)議期間，協(xié)議對方準時提交租金及其他費用的。遵法經(jīng)營且經(jīng)營品類及檔次不影響己方業(yè)態(tài)規(guī)劃及整體品牌形象的。下個協(xié)議期租金符合集團企業(yè)期望的。其他規(guī)定。協(xié)議續(xù)簽審批規(guī)定協(xié)議續(xù)簽報批時，須按“協(xié)議報審、報批”規(guī)定同步上報續(xù)簽協(xié)議的審批條件。協(xié)議解除正常協(xié)議到期解除不符合或放棄續(xù)簽條件的，按協(xié)議規(guī)定的時間告知對方，本協(xié)議期中斷合作關(guān)系。并做好替代的有關(guān)方聘任的準備工作。非正常的協(xié)議期內(nèi)