企業(yè)檔案管理制度15篇

企業(yè)檔案管理制度15篇

企業(yè)檔案管理制度1

一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷

機密安全。

二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔

案并履行清交手續(xù)。

三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責任人，檔案責任人（檔案員）

對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。

五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技

術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。

六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的'正本原件由財務(wù)部

歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由中心實行

電腦化管理。

七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土

規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)

部、市場營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負責歸檔。

八、歸檔資料必須符合下列要求：

①文件材料齊全完整；

②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷；

③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價值、分類、整理、

立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需

先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。

十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒

定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的

酌情處置。

十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、

防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。企業(yè)檔案管理制度

2

第一章總則

第一條為進一步加強礦山（采掘施工）企業(yè)安全生產(chǎn)基礎(chǔ)

管理工作，規(guī)范企業(yè)安全生產(chǎn)臺帳與檔案管理，切實推進礦山

（采掘施工）企業(yè)安全標準化，根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)、規(guī)范和標準的

規(guī)定，結(jié)合我市礦山（采掘施工）企業(yè)的安全生產(chǎn)的實際狀況，

制定本制度。

第二條本指南適用于本市境內(nèi)非金屬露天礦山企業(yè)、小型

露天采石場企業(yè)和礦山采掘施工企業(yè)（以下統(tǒng)稱為礦山企業(yè)）。

第三條本指南所稱企業(yè)安全生產(chǎn)檔案是指礦山企業(yè)在安全

生產(chǎn)管理活動中直接形成的，對國家、社會及企業(yè)安全生產(chǎn)具有

保存與利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記

錄。本指南所稱安全臺帳是指礦山企業(yè)執(zhí)行安全生產(chǎn)法律法規(guī)，

標準、規(guī)章和落實企業(yè)安全生產(chǎn)制度過程中所形成的直接記錄材

料。

第四條礦山企業(yè)安全生產(chǎn)檔案與臺帳建設(shè)是礦山安全管理

的基礎(chǔ)性工作，是維護企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)濟利益、合法權(quán)益的重

要依據(jù)。企業(yè)對本單位安全生產(chǎn)檔案具有依法管理、保護、使用

的義務(wù)和權(quán)利。

第二章管理與職責

第五條礦山企業(yè)應(yīng)加強安全生產(chǎn)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確一

位負責人主管安全生產(chǎn)檔案與臺帳建設(shè)工作。

第六條礦山企業(yè)應(yīng)設(shè)置專用安全生產(chǎn)資料室或檔案室

（柜），配備具有安全生產(chǎn)及檔案常識的專（兼）職人員，集中統(tǒng)

一管理本企業(yè)安全生產(chǎn)檔案，并對下屬各部門、班組、項目部的

安全生產(chǎn)臺帳工作進行監(jiān)督與指導(dǎo)。

第七條礦山企業(yè)應(yīng)建立健全本企業(yè)安全生產(chǎn)檔案與臺帳管

理制度。

第八條安全生產(chǎn)檔案管理職責；

（一）凡是在礦山生產(chǎn)活動中形成的有保存價值的與安全

關(guān)聯(lián)性文件材料都應(yīng)按規(guī)定收集齊全，整理歸檔；

（二）礦山企業(yè)安全管理專職機構(gòu)（部門）或企業(yè)專

8、特種作業(yè)人員目錄及其資格證書復(fù)印件；

9、其他與安全組織方面有關(guān)的內(nèi)容。

（二）企業(yè)安全管理制度及相關(guān)文件、計劃、總結(jié)方面的

內(nèi)容。

1、企業(yè)主要負責人、分管負責人、企業(yè)各部門、各級、各

崗位人員安全生產(chǎn)責任制；

2、安全檢查制度（含邊坡檢查制度）；

3、安全教育培訓(xùn)制度；

4、隱患排查整改制度；

5、安全教育培訓(xùn)制度；

6、安全生產(chǎn)獎懲制度；

7、生產(chǎn)安全事故報告及管理制度；

8、設(shè)備安全管理制度；

9、安全生產(chǎn)檔案管理制度；

10、職業(yè)危害預(yù)防與勞動防護用品管理制度；

11、應(yīng)急救援預(yù)案；

12、安全技術(shù)措施專項費用管理制度；

13、民用爆炸物品領(lǐng)用與退庫制度；

14、各工種、崗位或設(shè)備安全操作規(guī)程；

15、各類安全責任制、安全管理制度及操作規(guī)程實施、修訂

及作廢的,文件；

16、上級部門有關(guān)安全生產(chǎn)方面的文件、通知及執(zhí)行情況匯

報、記錄；

17、企業(yè)上報的各種安全生產(chǎn)方面的計劃、總結(jié)、報告等材

料；

18、其他安全相關(guān)的法律法規(guī)材料及有關(guān)規(guī)章制度。

（三）接受安全監(jiān)督執(zhí)法檢查方面的內(nèi)容。

1、接受各級政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢杳所發(fā)的安全監(jiān)察

指令書、停產(chǎn)整頓通知書等各類執(zhí)法文書；

2、企業(yè)落實執(zhí)行各類文書所采取的措施及落實情況及其上

報上級主管部門的報告及記錄；

3、接受安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。

（四）安全檢查方面的內(nèi)容。

1、具有安全生產(chǎn)檢查職責的崗位和人員登記；

2、日常檢查，隱患排查檢查記錄及整改處理情況記錄；

3、月度、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄，各類隱患

排查整治報表記錄；

4、安全檢查存在問題整改通知書及整改情況記錄；

5、各專項安全檢查的計劃安排、檢查記錄及處理情況；

6、各項檢查的總結(jié)匯報材料及其他與安全檢查相關(guān)的材

料。

（五）安全教育培訓(xùn)方面的內(nèi)容。

1、企業(yè)安全培訓(xùn)計劃；

2、企業(yè)主要負責人、中層管理人員、安全管理人員及班組

長安全培訓(xùn)的記錄；

3、員工三級安全教育記錄；

4、特種作業(yè)人員和特種設(shè)備作業(yè)人員資格證書及教育培訓(xùn)

記錄：

5、換崗教育培訓(xùn)記錄；

6、日常安全宣傳、教育培訓(xùn)記錄及總結(jié)；

7、應(yīng)急救援預(yù)案演練記錄及總結(jié)。

（六）安全投入方面的內(nèi)容。

1、全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃；

2、安全、宣傳、教育培訓(xùn)投入的情況記錄；

3、隱患整改方面的投入記錄；

4、防護用品方面的投入記錄；

5、安全防護設(shè)備、設(shè)施方面的投入記錄；

6、安全評價、職業(yè)安全健康管理體系建設(shè)、制度建設(shè)及安

全生產(chǎn)管理代理方面的投入；

7、其他與安全有關(guān)的投入。

（七）工傷保險方面的內(nèi)容。

1、參加工傷保險員工的名單；

2、企業(yè)為員工繳納保險費的憑證或單據(jù)；

3、發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據(jù)；

4、其他與工傷保險相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。

（A）職業(yè)病防治及勞動防護用品方面的內(nèi)容。

1、企業(yè)內(nèi)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病

種類；

2、產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的預(yù)防措施情況；

3、接觸產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；

4、企業(yè)內(nèi)確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記

錄；

5、其他與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。

6、勞動防護用品管理制度及其落實執(zhí)行情況的記錄；

7、各類勞動防護用品發(fā)放記錄；

8、員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄；

9、其他與勞動防護用品有關(guān)的文件、材料。

（九）“三同時”管理方面的內(nèi)容。

1、有關(guān)安全設(shè)施

“三同時”項目的文件、材料；

2、“三同時”項目的設(shè)計圖紙及相關(guān)資料；

3、“三同時”項目的竣工驗收報告及相關(guān)資料；

4、其他與“三同時”項目相關(guān)的文件、資料。

（十）特種設(shè)備及安全防護設(shè)備設(shè)施方面的內(nèi)容。

1、特種設(shè)備的設(shè)計文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、

使用維護說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料；

2、特種設(shè)備、設(shè)施的定期檢驗和定期自行檢查的記錄；

3、特種設(shè)備設(shè)施的日常使用狀況記錄；

4、特種設(shè)備設(shè)施及其安全附件、安全保護裝置、測量調(diào)控

裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄；

5、特種設(shè)備設(shè)施運行故障和事故記錄。

6、各類安全防護設(shè)備設(shè)施的種類及型號等基本情況資料；

7、各類安全防護設(shè)備設(shè)施管理部門及設(shè)備運行情況記錄；

8、各類安全防護設(shè)備設(shè)施運行維護保養(yǎng)情況記錄；

9、應(yīng)急救援設(shè)備的種類、數(shù)量和型號及管理部門、狀況等

記錄；

10、其他與安全防護設(shè)備設(shè)施相關(guān)的文件、資料和記錄。

（十一）危險作業(yè)及危險作業(yè)場所管理方面內(nèi)容。

1、企業(yè)在宕面、爆破、鏟裝、車輛運輸、用電、機械維修

等危險作業(yè)或危險作業(yè)場所安全管理制度及作業(yè)檢查情況記錄;

2、民用爆炸物品的領(lǐng)、退和使用管理記錄；

3、爆破施工方案及批復(fù)批準材料；

4、配備電設(shè)備設(shè)施維護與運行狀況記錄。

（十二）事故處理方面的內(nèi)容。

1、發(fā)生事故的報告材料，事故情況經(jīng)過介紹材料；

2、有關(guān)事故分析會記錄；

3、關(guān)于事故的原因分析、防護措施的相關(guān)材料；

4、按“四不放過”原則對事故進行處理的文件材料，包

括：對事故責任人員進行處理的決定文件，事故后“舉一反三”

進行教育培訓(xùn)的記錄，事故防范措施的整改方案，整改落實情況

記錄等；

5、其他與事故相關(guān)的文件、材料；

（十三）其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的專項活動或?qū)ｍ椆芾韮?nèi)容

第十條收集與移交的基本要求。

（一）歸檔材料須是企業(yè)在生產(chǎn)過程中形成的與安全生產(chǎn)

有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙

等資料；

（二）歸檔材料應(yīng)確保完整、準確、系統(tǒng)，反映企業(yè)安全

生產(chǎn)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程；

（三）歸檔材料應(yīng)按照上級有關(guān)部門的規(guī)定、標準和要

求，進行整理、編目;

（四）用紙、用筆標準（不用鉛筆、圓珠筆），字跡清晰；

（五）具有重要保存價值的電子文件，應(yīng)與內(nèi)容相同的紙

質(zhì)文件同時歸檔。

第十一條歸檔時間。

（一）基礎(chǔ)建設(shè)、設(shè)備購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動中形

成的與安全相關(guān)聯(lián)材料，在項目結(jié)束后整理歸檔；

（二）礦山及礦山下屬各部門、班級、項目部在安全管理

過程中形成的臺帳等材料可以按每月、每季或年歸檔，也可按項

目或活動結(jié)束后歸檔；

第十二條安全生產(chǎn)檔案管理人員負責有關(guān)歸檔材料的審

核。

第十三條安全生產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)對各部門送交的各類安

全生產(chǎn)檔案材料認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊（一

式兩份）和檢查記錄上簽字，正式履行交接手續(xù)。

第四章臺帳與檔案的管理

第十四條企業(yè)安全生產(chǎn)檔案整理應(yīng)根據(jù)自身實際情況設(shè)立

類目。安全生產(chǎn)檔案類目設(shè)置要層次分明，概念明確，案卷排列

應(yīng)反映本企業(yè)安全生產(chǎn)檔案的分類體系，便于科學(xué)管理與利用。

礦山企業(yè)安全生產(chǎn)檔案按檔案的范圍建議設(shè)置以下類別：

（一）安全紐織；

（二）安全規(guī)章制度；

（三）監(jiān)督執(zhí)法檢查；

（四）安全檢查及隱患排查；

（五）教育培訓(xùn)；

（六）安全投入；

（七）工傷保險；

（A）職業(yè)病防治及勞動防護用品；

（九）“三同時”管理；

（十）特種設(shè)備及安全防護設(shè)備管理；

（十一）危險作業(yè)管理；

（十二）事故管理。

第十五條礦山企業(yè)日常安全生產(chǎn)臺帳應(yīng)按照企業(yè)安全生產(chǎn)

管理工作的實際，執(zhí)行安全規(guī)章制度，落實安全措施，應(yīng)形成以

下基本的臺帳：

（一）作業(yè)環(huán)境安全條件記錄；

（二）職業(yè)衛(wèi)生健康記錄；

（三）安全生產(chǎn)會議記錄；

（四）安全技措經(jīng)費提取和使用記錄；

（五）安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)記錄；

（六）安全生產(chǎn)大檢查記錄；

（七）當日安全生產(chǎn)管理記錄。

第十六條礦山應(yīng)配置保存安全生產(chǎn)檔案的專用柜屜和保護

設(shè)備，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保安全生產(chǎn)檔案

安全。對破損或載體變質(zhì)的安全生產(chǎn)檔案要及時進行修補和復(fù)

制。

第十七條安全生產(chǎn)檔案保管期限不得少于3年。

第十八條礦山企業(yè)安全生產(chǎn)檔案管理人員調(diào)動工作時，必

須辦理好安全生產(chǎn)檔案移交手續(xù)后方可離崗。企業(yè)檔案管理制度

3

檔案管理機構(gòu)及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司

綜合處的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理

工作。

2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負

責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作

制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員

應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負責收集、整理、保管本

部門或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致

地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督

和指導(dǎo)。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

歸檔制度

1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建

設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任

何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不

能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處俁存復(fù)印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸

檔；以公司名義發(fā)出的'文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動中的有關(guān)請示報告及上級領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性

質(zhì)的，由財務(wù)處保存原件;屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬

工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業(yè)資料歸

檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范

圍外的請示報告由各部門自行保管。

6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)

理保存一份，財務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份

原件時，由財務(wù)處保存原件。

7、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。

8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。

檔案保管制度

1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，各處、部門應(yīng)根

據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防

蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄°

3、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需

要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分

明，存放科學(xué)。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的

需求，掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每

年年終據(jù)此進行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)

公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員

永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工

作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方

可辦理調(diào)動手續(xù)。

檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位

人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準不得借閱。

2、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負責人批

準。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負責人批準;借

閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長批準。閱檔必須在

辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合

處處長批準。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。

過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)綜合處長報經(jīng)理

批準。

5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標

明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、

不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追

究當事人責任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報

告主管部門及時處理。企業(yè)檔案管理制度4

一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務(wù)，檔案屬于涉及

托管人員隱私，未經(jīng)許可不得外借、外傳。

二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申

請單》

三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托

人，經(jīng)過相關(guān)審批流程后方可借閱。

四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借

（查）閱申請單》并經(jīng)科長簽字批準，方可查閱。

五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的.安

全性。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過

期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。

六、外借的檔案借閱者必須妥善俁管，借閱的檔案只限本人

使用，未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件

上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。

七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損執(zhí)、銷毀等，應(yīng)立即知會辦

公室進行處置。

八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工

作。

九、借出和歸還檔案時，應(yīng)做好清點手續(xù)，由檔案管理員與

借閱者當面核對清楚。企業(yè)檔案管理制度5

第一章總則

第一條為了加強財務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立財務(wù)檔案的立

卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，保證財務(wù)檔案妥善保

管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，使其規(guī)范

化、系統(tǒng)化，特制定本制度C

第二條財務(wù)部門是財務(wù)檔案的具體負責部門，財務(wù)檔案管理

工作分為六大類，包括會計檔案管理、年度報告及審計資料管

理、資金檔案管理、預(yù)算檔案管理、日常往來文件、決議檔案管

理、合同檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進行詳細分類。

第二章會計檔案管理

第三條會計檔案管理包括會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等

會計核算的專業(yè)資料，是記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料。

具體包括：

L會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會計

憑證。

2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔

助賬簿、其他會計賬簿。

3.財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表

及附表、附注和文字說明，其它財務(wù)報告。

4.其它類：會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔

案銷毀清冊、銀行余額調(diào)節(jié)表、其它應(yīng)保存的會計核算專業(yè)資

料。

第四條每月形成的會計檔案，應(yīng)由專人按照歸檔要求，負責

整理立卷、裝訂成冊、編制會計檔案俁管清冊，檔案依據(jù)分類，

分別保存，憑證按月整理保存，次年初將本年賬簿存檔。

第五條應(yīng)指定專人負責會計檔案的保管工作，檔案柜由專人

負責分類整理，檔案柜鑰匙由專人負責保管。

第六條保存的會計檔案不得外借。如有特殊需要，按公司借

閱審批流程，經(jīng)批準后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手

續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，不得在會計憑證上涂畫，不

得拆封、抽換會計檔案。

第七條財務(wù)部門負責設(shè)置會計檔案查閱登記清冊，及時登記

查閱人或者復(fù)制人的姓名、部門、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期

等。

第八條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管

期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類。

第九條會計檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。

第十條對會計檔案保管期限有特歡要求的，可以報董事會批

準。

第十一條保管期滿的’會計檔案，可以按照以下程序銷毀：

1.編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀的會計檔案名稱、冊

數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間

等內(nèi)容。

2.集團總裁、財務(wù)總監(jiān)在會計檔案銷毀冊上簽署意見。

3.集團財務(wù)管理部負責銷毀會計檔案，財務(wù)總監(jiān)與董事長辦

公室人員共同監(jiān)銷。

4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所

列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)在會計檔案銷

毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司總裁。

第十二條保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，不得銷

毀。應(yīng)獨立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。

第十三條計算機電子財務(wù)文檔，原則上應(yīng)當打印出書面會計

檔案進行保存，同時刻錄成光盤進行備份保管。

第十四條公司分立，會計檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管，另

一方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會計檔案。對其中未結(jié)清的會

計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當單獨抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保

存，并按規(guī)定辦法交接手續(xù)。

第十五條公司合并，原單位形成的會計檔案應(yīng)當由合并后的

單位統(tǒng)一保管。

第十六條公司之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當辦理會計

檔案交接手續(xù)。

第十七條交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交

清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的財務(wù)負責人負責監(jiān)交。

交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當在會計檔案移交清冊

上簽名或蓋章。

第三章年度會計報告及審計資料管理

第十八條年度資料包括年度報表、審計報告、驗資報告等，

這些報表及資料應(yīng)依據(jù)時間、類別分別由專人保管。

第十九條年終報告、審計、驗資報告應(yīng)長期保存，分別裝

訂，注明名稱、日期等。如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)

制，

第二十條年度報告及審計資料原則上不予外借。需經(jīng)公司借

閱審批流程批準，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時間、姓名、部

門、數(shù)量等，并由接收人簽字或蓋章。

第四章資金類檔案管理

第二十一條資金類檔案包括資金日報、資金周報、資金計

劃，資金計劃執(zhí)行情況分析報告、資金臺賬、融資臺賬、員工薪

酬信息等方面。

第二十二條資金類檔案按月度、季度、年度進行分類保管。

第二十三條融資臺賬信息記錄須完整，因融資業(yè)務(wù)而簽定的

合同及協(xié)議必須將原件整理歸檔。

第二十四條資金類檔案的管理應(yīng)執(zhí)行公司保密制度。

第五章預(yù)算檔案管理

第二十五條預(yù)算檔案包含月度、季度、年度預(yù)算與年度預(yù)算

方案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí)行情況等，涉及收入、成本、費用

及資本性支出等方面。

第二十六條預(yù)算檔案按年度分類俁管。年度預(yù)算應(yīng)永久保

存。

第六章日常往來財務(wù)文件、決議檔案管理

第二十七條日常往來財務(wù)文件分為內(nèi)部往來財務(wù)文件及外部

財務(wù)文件兩大類。其中內(nèi)部往來財務(wù)文件包括各子公司、各部門

之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件，包括“內(nèi)部請示報告”、“內(nèi)部

通知”“股東會決議”“董事會決議”等；外部文件包括公司同

外單位之間的所有國、內(nèi)外往來文件。

第二十八條日常往來財務(wù)文件應(yīng)依據(jù)內(nèi)容進行分類保存，如

內(nèi)部規(guī)章制度，審計往來文件等等；外部往來財務(wù)文件應(yīng)依據(jù)往

來單位進行分類存檔。

第二十九條公司內(nèi)部往來財務(wù)文件或外部財務(wù)文件亦需依據(jù)

時間順序存檔，以年度為限，以前年度檔案需另行存放。

第七章合同檔案管理

第三十條依據(jù)集團合同管理規(guī)定建立合同臺賬，進行合同檔

案管理。

第三十一條按合同性質(zhì)進行分類俁存，編制合同清單，每季

度清理一次，如有遺失、毀損，要查明原因，及時處理。

第三十二條合同原件無特殊情況不得外借?？稍谪攧?wù)部門查

閱合同文檔，確因工作需要借出查閱，須按公司借閱審批流程，

經(jīng)批準后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，以影印件

借出。

第三十三條合同文檔須指派專人負責。

第八章附則

第三十四條本辦法由集團財務(wù)管理部負責解釋、修訂。

第三十五條本辦法經(jīng)董事長辦公室批準后生效，自生效之日

起開始實施。企業(yè)檔案管理制度6

一、總則

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、

保管、借閱、統(tǒng)計等工作，特制定本制度。

二、文件材料的收集

第一條收集范圍

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用

價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要

齊全完整地收集起來。其中應(yīng)以公司產(chǎn)生的具有長遠或重要參考

價值的文件材料作為保存的重點，具體包括以下各項：

（一）上級來文

1、上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議文件材料及上級機

關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件：

2、上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題

詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。

（二）公司文件材料

1、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講

話稿等；

2、公司頒發(fā)（包括轉(zhuǎn)發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)搞、印制

稿、重要

文件的修改稿；

3、經(jīng)濟活動中的重要往來函件、談判記錄、會議記錄、協(xié)

議等文件；

4、公司與各級行政部門往來公文，下級單位的請示與公司

的批復(fù)文件;

5、公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報

告；

6、反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材

料；

7、公司檢查下級單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材

料；

8、公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機盤片等）、

財務(wù)報表、憑證、賬薄、審計等文件材料；

9、公司黨委、團委、工會和內(nèi)部組織機構(gòu)在工作中形成的

重要文件材料；

10、公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動中形成的重要信件、電話記錄；

從外單位帶回的與公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料；

11、公司基本建設(shè)工程施工竣工、圖紙文件、購置大中型設(shè)

備的文件材料，公司直接管理的科研、產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)、建設(shè)項

目的科技文件材料；

12、公司成立、合并、撤銷、更改、注冊登記資料、人員編

制等文件材料；

13、公司制訂的工作條例、章程、制度等文件材料；

14、公司的歷史沿革、大事紀、年鑒，反映公司重要活動的

剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和

展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

15、公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職

務(wù)評定、聘任、黨員、干部、工人名冊以及職工的‘錄用轉(zhuǎn)正、

定級、調(diào)資、調(diào)動等工作及干部獎懲等文件材料；

16、公司員工調(diào)動、行政、黨、團、工會組織介紹信及存

根；

17、公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；

18、公司訴訟的各類證據(jù)、記錄、協(xié)議、判決等文件。

19、公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；

20、公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考查總結(jié)、

重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈

禮品清單、工作來往文件等；

21、各種普查工作中形成的文件材料；

22、公司訴訟的各類證據(jù)、記錄、協(xié)議、裁決等文件。

第二條收集應(yīng)注意的問題

（一）文件正文和附件要同時收集。

（二）一般文件只存印本和完稿，其他底稿不必存檔，但特

別重要的文件例外。

（三）作者、時間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘

缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補充完整后再立卷歸檔。

（四）有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存

檔。

（五）有請示無批復(fù)或有批復(fù)無請示的文件，應(yīng)當查明原

因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋

公章。

（六）用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿

單位復(fù)制。

（七）經(jīng)多方查找，證明確實已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋

寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。

三、立卷歸檔

公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證

檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利

用。

第三條文件材料的分類

應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、

短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中

采取相應(yīng)的措施進行分門別類。

第四條立卷分工

（一）各單位形成的文件，自行立卷；

（二）上級黨委文件，由黨委辦公室立卷；

（三）下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦部門

立卷；

（四）上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦部門立卷；非專

業(yè)性文件，由辦公室立卷；

第五條歸檔

（一）各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，整理

存檔，特別重要的檔案材料等，交檔案室統(tǒng)一存檔（人事檔案、

財務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管

理）。

（二）各種文件、資料，按性質(zhì)和內(nèi)容進行分類整理，必須

層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。

（三）具有不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當區(qū)別管理，

單獨立卷注明。

（四）案卷必須整齊排序，底圖一律按要求存放，以便保

管、查閱。

四、檔案保管

第六條檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露

或捆扎堆放。

第七條膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母

片的拷貝要分別存放，必要時采用專用廚具進行保存。

第八條底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

第九條庫藏檔案要定期核對，做到賬物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)

及時修補或復(fù)制。

五、檔案借閱

第十條借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱

的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

第十一條借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公

共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱C

第十二條借閱時間最長不得超過一個月，確因工作需要不能

到期歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

第十三條歸還檔案時，由檔案管理人員當面清點清楚，并在

借閱登記薄上及時注銷。

第十四條凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司

領(lǐng)導(dǎo)批準，否則一律不準借閱、抄錄、復(fù)印。

第十五條底圖一般不予外借。

六、檔案銷毀

第十六條對已過期并失去保存價值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)

批準，派專人進行銷毀。

七、檔案統(tǒng)計

第十七條銷毀秘密公文，應(yīng)進行登記，有2人監(jiān)督，保證不

丟失、不漏銷。

第十八條要及時對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進行統(tǒng)

計。第十九條除按上級主管部門的要求及時填報統(tǒng)計資料外，還

應(yīng)做好檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)工作。

第二十條統(tǒng)計數(shù)字要準確真實。

第二十一條對永久、長期、短期俁存的文件資料分別進行統(tǒng)

計，以便反映檔案的不同價值和庫存發(fā)展趨勢。

八、檔案保密

第二十二條檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設(shè)

鎖，無關(guān)人員不準接觸。

第二十三條不得傳播、議論有關(guān)機密問題。第二十四條檔案

資料不準帶到公共場所。企業(yè)檔案管理制度7

1產(chǎn)生目的

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、

保管、借閱、統(tǒng)計等工作，特制定本制度。

2適用范圍

適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

3正文

3.1文件資料的收集

3.1.1收集范圍

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用

價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片

等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：

3.1.1.1上級來文

（1）上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料

及上級機關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；

（2）上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、

題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。

3.LL2公司文件材料

（1）會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的

講話稿等；

（2）公司發(fā)布（包括轉(zhuǎn)發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、印

制稿、重要文件的修改稿；

（3）公司的請示與上級批復(fù)文件，下級單位的請示與公司

的批復(fù)文件；

（4）公司各職能部門在工作中形成的、總結(jié)、報告；

（5）反映公司業(yè)務(wù)活動和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料；

（6）公司檢查下級單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材

料;

（7）公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料（包括計算機盤片

等）、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;

（8）公司黨、團和內(nèi)部組織機構(gòu)在工作中形成的重要文件

材料；

（10）公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件

材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項目的科技文件材料；

（11）公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組

織簡則、人員編制等文件材料；

（12）公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動

的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物

和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

（13）公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料；

（14）公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)

職務(wù)評定、聘任、黨員、團員、干部、員工名冊、報表以及職工

的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件

材料；

（15）公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團組織介紹信及存

根；

（16）公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；

（18）公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料；

（19）公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總

結(jié)、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、

互贈禮品清單、工作來往文件等；

（20）各種普查工作中形成的,文件材料。

3.1.2收集中應(yīng)注意的問題

3.1.2.1公務(wù)電報要同其他文件材料一起收集立卷。

3.1.2.2正文和附件要同時收集。

3.L2.3一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但

特別重要的文件例外C

3.L2.5有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單，應(yīng)隨文件一起

存檔。

3.L2.6有請示無批復(fù)的文件，應(yīng)當查明原因，采取補救措

施補齊，沒有書面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。

3.L2.8經(jīng)多方查找，證明確實已丟失的文件，應(yīng)用公用信

箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸

檔。

3.2立卷歸檔

3.2.2文件材料的分類

3.2.3立卷分工

3.2.3.1各單位形成的文件，自行立卷；

3.2.3.2下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單

位立卷；

3.2.3.3上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷；非

專業(yè)性文件，由辦公室立卷。

3.2.4歸檔

3.2.4.1各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交

檔案室統(tǒng)一存檔（人事檔案、財務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求

的，由其職能部門負責管理）。

3.2.4.3不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當區(qū)別管理，單

獨立卷。

3.2.4.4卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查

閱。

3.3檔案保管

3.3.1檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露

或捆扎堆放。

3.3.2膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母

片和拷貝要分別存放。

3.3.3底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

3.3.4庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)

及時修補或復(fù)制。

3.4檔案借閱

3.4.1借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱

的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

3.4.2借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共

場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。

3.4.3借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不

能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

3.4.4歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借

閱登記簿上及時注銷°

3.4.5凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)

導(dǎo)批準，否則一律不準借閱、抄錄、復(fù)印。

3.4.6底圖一般不予外借。

3.5檔案銷毀

對于過期并失去保存價值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，可

以定期銷毀。

3.6檔案統(tǒng)計

3.6.1銷毀秘密公文，應(yīng)進行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟

失、不漏銷。

3.6.2要及時對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進行統(tǒng)計。

3.6.3除按上級主管部門的要求及時填報統(tǒng)計資料外，還應(yīng)

做好檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)工作。

3.6.4統(tǒng)計數(shù)字要準確真實。

3.6.5對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統(tǒng)計，

以便反映檔案的不同價值和庫存發(fā)展趨勢。

3.7檔案保密

3.7.1檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設(shè)鎖，無

關(guān)人員不準接觸。

3.7.2不得傳播、議論有關(guān)機密問題。

3.7.3檔案資料不準帶到公共場所°企業(yè)檔案管理制度8

1總則

1.1公司檔案是公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的歷史真實記錄，

它能反映公司整個活動的歷史面貌。它不僅是對公司工作的總

結(jié)，而且對今后發(fā)展也是很有價值的文獻寶庫。

L2檔案工作的基本原則是集中管理與分級管理相結(jié)合，以

集中管理為主；界定的部分檔案，由有關(guān)業(yè)務(wù)部門管理，以便于

利用。

L3凡屬檔案工作，都必須維護檔案的完整與安全。

2檔案機構(gòu)的主要職責

2.1制定檔案工作的規(guī)章制度。

2.2對文秘部門和其他業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作，進行

指導(dǎo)和監(jiān)督。

2.3負責收集、整理、立卷和保管公司歸檔范圍的各類檔

案，確保檔案質(zhì)量。

2.4積極開展檔案的提供利用工作。

3公司檔案的構(gòu)成與分類

3.1公司檔案是指公司在各項活動中形成的全部檔案的總

和，其構(gòu)成包括黨政、經(jīng)營、技術(shù)、產(chǎn)品、設(shè)備（儀器）、基建、

會計、人事和聲像、榮譽等。

3.2檔案分類

3.2.1黨政文書檔案

主要指公司黨、工、團組織和行政機構(gòu)長期工作中形成的文

書，經(jīng)立卷歸檔后形成的。它是公司對方針政策貫徹的基本思想

和基本措施，企業(yè)工作的指導(dǎo)原則。

3.2.L1上級機關(guān)頒發(fā)的需公司執(zhí)行的方針、政策、指示、

決議、紀要等文件的全部，以及內(nèi)公司發(fā)布的自制文件的全部和

各種規(guī)章制度。

3.2.L2公司的重大決議，包括黨委會、職工代表大會、股

東大會、董事會、公司總部行政會議等形成的文件。

3.2.L3計劃和總結(jié)性文件。

3.2.L4統(tǒng)計年報表，包括黨員年報及名冊，干部年報及名

冊、團員年報及名冊等。

3.2.1.5黨政工作中的其它文件，包括公司結(jié)構(gòu)調(diào)整，組織

機構(gòu)圖、廠慶活動資料、工業(yè)普查資料等。

3.2.2經(jīng)營文書檔案

主要指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中所形成的各種統(tǒng)計報表、合同

協(xié)議、憑證記錄、市場信息等文件材料。

3.2.2.1計劃類文件。指公司生產(chǎn)計劃、營銷計劃、財務(wù)計

劃和其它專項業(yè)務(wù)性計劃。

3.2.2.2指導(dǎo)類文件。指計劃指標、技術(shù)指標、質(zhì)量指標、

市場銷售指標等。

3.2.2.3價格類文件。指產(chǎn)品出公司價格、公司內(nèi)部勞務(wù)價

格、原材料計劃價格等。

3.2.2.4憑證類文書材料。指在經(jīng)營活動中形成的原始記錄

和憑證，如財務(wù)狀況、能源消耗、產(chǎn)品銷售等的原始記錄。

3.2.2.5有關(guān)經(jīng)營管理的文件、各類管理制度和工作指令

等。

3.2.3技術(shù)檔案

主要指公司在科學(xué)研究、產(chǎn)品開發(fā)、引進技術(shù)和設(shè)備等有關(guān)

科技活動中形成的檔案。它是重要的技術(shù)活動和重要的技術(shù)資

料，是與公司的生產(chǎn)和科技密切相關(guān)的資料。

3.2.3.1技術(shù)研究檔案。它是科學(xué)研究過程中形成的關(guān)于科

技成果、科研數(shù)據(jù)、工作狀況指標等材料。

3.2.3.2產(chǎn)品檔案。它包括產(chǎn)品設(shè)計、產(chǎn)品工藝、產(chǎn)品技術(shù)

標準等方面的材料。

3.2.3.3設(shè)備（儀器）檔案。它是設(shè)備、儀器生產(chǎn)、使用、維

修、改造過程中形成的材料。

3.2.3.4基建檔案。它包括工程設(shè)計、工程施工、維修、交

工驗收等方面的材料。

3.2.3.5引進資料檔案。它包括引進產(chǎn)品交往的文件、考定

資料、產(chǎn)品蘭圖、底圖等。

3.2.4會計檔案

主要指公司在會計工作中所作的'記錄，以及一些重要的原

始憑證，在會計活動結(jié)束后經(jīng)立卷歸檔后形成的。它將為公司進

行計劃工作和財務(wù)管理工作提供重要的資料，有利于公司進行計

劃管理和經(jīng)營決策。主要包括：

3.2.4.1會計報表檔案。它指全面總括反映公司在生產(chǎn)經(jīng)營

過程中的財務(wù)狀況，成本水平和財務(wù)成果的數(shù)據(jù)報告歸檔后形成

的資料。

3.2.4.2會計帳冊檔案。它是會計所作的一定時期的連續(xù)的

經(jīng)濟活動簿籍，包括總帳、日記帳、月細帳等。

3.2.4.3會計憑證檔案。它包括原始會計憑證（發(fā)票、車

票、材料單等）和記帳憑證（會計記錄）。

3.2.5聲像檔案：它是指將公司一些重要的實況，用照片、

錄像、錄音等形式真實地記錄下來的各種資料所形成的檔案。包

括黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人來公司視察、題詞、合影，以及公司重大政治

經(jīng)濟活動和文體活動等。

3.2.6人事檔案：它包括干部檔案、員工檔案、黨員檔案

等。

3.2.7榮譽檔案：它主要指中央、省、市和有關(guān)上級機關(guān)授

予公司的各種榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、獎旗等。

具體歸檔文件材料范圍詳見《文件材料歸檔及保管期限的規(guī)

定》

4文件材料歸檔時間要求

4.1產(chǎn)品圖和工藝底圖歸檔，在設(shè)計完成整理、經(jīng)樣機簽定

圖樣全部修改后歸檔。

4.2科技文件材料在試驗成果鑒定后歸檔。

4.3新購設(shè)備儀器，包括引進設(shè)備或技術(shù)，在開箱驗收時接

收歸檔。

4.4基建工程項目竣工驗收時接收歸檔。

4.5各項管理工作形成的文件材料，在次年由各職能部門負

責人審定歸檔。

4.6財會檔案文件材料在年度終了后暫由財會部門保存三

年，期滿后指定專人移交歸擋。

4.7聲像檔案在各項活動結(jié)束經(jīng)整理隨時歸檔。

4.8榮譽檔案在上級授獎單位頒發(fā)后隨時歸檔。

4.9人事檔案歸檔按人事管理制度辦理。

5立卷要求

5.1立卷的文件材料，應(yīng)按以自然形成、保持歷史聯(lián)系的原

則和立卷要求、特征及文件內(nèi)容進行立卷。

5.2在一個卷為要按問題成文件形成的時間系統(tǒng)排列。

5.3案卷標題要簡明準確，整理好的案卷應(yīng)即確定案卷的保

管期限，原則上分為永久、長期（十五年以上）、短期（十五年以

下）三種。

5.4按歸檔要求進行裝訂、編號，填寫卷首目錄備考表。

5.5案卷組成后，應(yīng)對案卷統(tǒng)一排列，編寫全檔號，然后逐

一登記，填寫案卷目錄。

6檔案保管

6.1檔案保管是指克服和限制損毀檔案的各種因素以延長檔

案的壽命，保護檔案的完整和安全。

6.2建立檔案管理人員崗位責任制。

6.3檔案接收按各類檔案交接手續(xù)辦理。

6.4以防為主，防治結(jié)合，重點在于防止人為的和自然的因

素對檔案損毀。檔案庫房應(yīng)做到“七防”，即防盜、防火、防

光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。

6.5對受損和紙張老化，字跡消退的檔案，要及時修復(fù)和抄

錄（復(fù)印）。

6.6按公司保密制度做好檔案保密工作。秘密檔案超過規(guī)定

期限應(yīng)履行解密手續(xù)。

6.7檔案庫房管理要規(guī)范化，框架應(yīng)編號，編寫檔案存放地

點索引。

6.8按規(guī)定方式、方法和手續(xù)，做好檔案提供利用工作。企

業(yè)檔案管理制度9

一、目的

加強檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確

保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保

證管理體系有效運行的證據(jù)。

二、適用范圍

1、公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。

2、外部政府機關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關(guān)

的公文、通知、批復(fù)等資料。

三、術(shù)語和定義

1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)

營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的

各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、

榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)

計、提供利用等活動。

四、職責

1、行政部：

1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負

責督促指導(dǎo)部門檔案管理；

2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情

況；

3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其

他資料；

4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀

的全過程，確保公司檔案的.安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作；

5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

6）負責組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。

2、其他各部門相關(guān)人員：

1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知

行政部；

2）向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

3）負責本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標識、

貯存、保管、利用、歸檔；

4）財務(wù)管理部負責按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)

檔案資料；

3、各部門檔案主管人員

1）負責部門檔案的管理°

4、各部門負責人

1）批準對自己部門資料或合同復(fù)印件的處置；

2）負責對本部門檔案管理的監(jiān)督檢查。

5、各公司總監(jiān)/副總

1）負責對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。

五、工作程序

1、檔案資料的收集

1）各部門相關(guān)人員負責對本部門日常工作中形成的合同及

文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目

錄》。

2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別

進行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。

a）歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月10日前。

b）檔案資料的標識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編

號，編號規(guī)則見《公司檔案管理規(guī)定》。

c）檔案資料的日常管理：

（1）電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當及時存放于

檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進行編號保存；

⑵文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）

管理記錄目錄》，以便檢索利用：

⑶文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒

內(nèi)，并加以標識，整齊排放在文件/檔案柜中。

d）檔案借閱

⑴借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔

案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司

的必須經(jīng)部門主管、副總經(jīng)理和行政部批準，且只帶復(fù)印機，不

帶原件；

⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，

借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)

立即報告直接上級；

⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新

辦理手續(xù);

⑷借檔人必須愛護檔案，嚴禁擅自涂改、污損、勾畫、剪

裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或

損壞行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-20__不等的罰款元。情節(jié)嚴重

者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依

法追究刑事責任。

⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時，必須持單位介紹信或

本人身份證復(fù)印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方能在閱覽室閱

覽，不可將檔案帶出檔案室C

e）檔案銷毀

⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報

告，編制銷毀目錄，報部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報總

經(jīng)理的批準，方可銷毀。

⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行政部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少

于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、

部門分管和總經(jīng)理的批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

2、檔案管理紐則

1）檔案資料的歸檔范圍

⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；

⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的

條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書

等文件;

⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；

⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；

⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人

講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

⑹反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備

忘等；

⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表

及簡報；

⑻本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本

及過程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文

件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔

案資料；

⑩本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

(11)本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪

報、照片、錄音、錄像等；

?外出公務(wù)活動(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等)

所獲得或形成的檔案資料；

?財務(wù)檔案資料；

(M)各種實物檔案；

(15)其他具有利用和保存價值的文件資料。

3、檔案資料的歸檔要求

⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復(fù)、

復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以

根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件

或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總

經(jīng)理批準后妥善保存，行政部以影印本歸檔。

⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人

物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的

特殊情況下可歸檔拷貝件。

⑷電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做

好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。

⑸各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、

饋贈品等)必須原件歸檔，并保持其完好無損。

4、檔案資料的歸檔時間

(1)即時歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦

理結(jié)束或取得后即時歸檔：

a)公司規(guī)定的密級文件;

b）重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；

C）合同、協(xié)議書等正本及過程資料；

d）公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核

的文件材料；

C）其他認為需要即時歸檔的資料。

⑵定期歸檔

a）部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行

政部；

b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行

政部；

（3）電子聲像檔案的歸檔

a）重要電子聲像檔案應(yīng)實時進行、隨辦隨歸。

b）一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制

成光盤脫機保管。

c）每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子

文件數(shù)據(jù)集，行政部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。

5、檔案交接

⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職

的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實

無誤后簽字，行政部見證。

6、檔案移交公司的流程

a）移交前，應(yīng)對破損、字跡擴散或紙張?zhí)〉奈募M行修

裱、復(fù)制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。

b）采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填

寫，要求字跡工整、清楚、準確。

c）結(jié)合文書材料的形成時間、彼此聯(lián)系進行排列。批復(fù)在

前，請不在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

結(jié)論在前，依據(jù)在后。

d）經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

e）行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提

交的檔案清單核對；

f）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電

子檔移交清單，確認無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽

字，雙方各保存一份；

7、檔案保管

⑴檔案編號

a）檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分

表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

b）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號

表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次

排列，以便查閱。

c）檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)

務(wù)增多時，隨時增補之用。

d）檔案分類及編號的增補、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門

要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

e）建立《檔案目錄》存于案券盒內(nèi)，便于查閱°

8、附則：本刃、法由公司行政部制定并負責解釋。企業(yè)檔案

管理制度10

一、集中統(tǒng)一管理本機關(guān)的全部檔案，做到專人、專室、專

柜管理，任何人不得據(jù)為已有。

二、加強庫房管理，防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防

塵、防鼠、防蟲等方面的工作，配置必須的保護設(shè)備。

三、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，并作好記錄，

發(fā)現(xiàn)問題及時向分管領(lǐng)導(dǎo)，采取積極有效措施，保護檔案的安

全。

四、認真做好檔案的.收集登記工作，做到目錄與室藏檔案

相符。

五、定期對檔案進行鑒定，準確地判定檔案的存毀，銷毀失

去價值的檔案，由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)機關(guān)負責人

批準后，由二人在指定的地點監(jiān)銷，禁止擅自銷毀檔案。

六、檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后，方

可離開崗位。

七、因保管不善，造成檔案毀壞和丟失的，按《檔案法》的

有關(guān)規(guī)定，追究責任。企業(yè)檔案管理制度n

1、公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管

（包括代理主管）負責監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工

作。

2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、

管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人

事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，

他人不得動用。

3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到

圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文

件清單及編號目錄。

4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司

備案。

5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或

接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任。

6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原

件存放在檔案中不得隨意使用。

7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管

書面確認，如有違反的作泄密處理。

8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不

符要求的保管責任人將作適當處分。

9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導(dǎo)致遺失、泄密的

對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益

的，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任

的權(quán)利。企業(yè)檔案管理制度12

第一章總則

第一條為規(guī)范企業(yè)境外檔案管理，維護國家利益和企業(yè)合法

杈益，滿足境外資產(chǎn)監(jiān)管需要，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》

和有關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。

第二條本辦法適用于中華人民共和國境內(nèi)企業(yè)作為投資主體

或母公司在境外設(shè)立的全資企業(yè)、控股企業(yè)、項目部、辦事機構(gòu)

等（以下統(tǒng)稱境外單位）的檔案工作。

第三條本辦法所稱的境外檔案是指境外單位在研發(fā)、生產(chǎn)、

經(jīng)營、管理或項目合作等活動中形成的，具有保存價值的各種形

式的文件材料。

第四條境外檔案工作應(yīng)當在遵循所在國家或地區(qū)法律法規(guī)的

基礎(chǔ)上，本著有利于維護國家利益和企業(yè)合法權(quán)益、有利于工

作、有利于保密、有利于應(yīng)對突發(fā)事件的原則，以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系

為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理，確保境外檔案完整、準確、

有效、系統(tǒng)和安全。

第五條投資主體或母公司在設(shè)立境外單位時應(yīng)當在公司章程

或協(xié)議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項，確保中方權(quán)

益。

第二章管理職責與人員

第六條各級檔案行政管理部門根據(jù)職責負責境外檔案工作的

監(jiān)督、指導(dǎo);外交部和我駐外使領(lǐng)館按照工作職責，結(jié)合實際情

況，為境外檔案的應(yīng)急管理提供必要協(xié)助；國家商務(wù)主管部門、

發(fā)展改革部門、國有資產(chǎn)監(jiān)督管理部門應(yīng)當將境外檔案工作納入

境外投資、資產(chǎn)、合作項目管理內(nèi)容;海關(guān)為境外檔案出入境提

供通關(guān)便利，境外檔案出入境制度由國家檔案局會同海關(guān)總署共

同制定并實施。

第七條投資主體或母公司負責本企業(yè)境外單位檔案工作監(jiān)

督、指導(dǎo)。

第八條境外檔案工作應(yīng)當有明確的‘分管領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理部

門、專職檔案人員。

第九條境外檔案工作主要內(nèi)容：

（一）編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃；

（二）制定文件材料歸檔和檔案管理制度；

（三）指導(dǎo)文件材料形成、積累、整理和歸檔工作；

（四）負責檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用和信息

化等工作；

（五）組織檔案宣傳、培訓(xùn)、研究和業(yè)務(wù)交流工作；

（六）負責境外檔案移交工作C

第十條境外檔案管理人員應(yīng)當具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和技

能，定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；一般選用中方員工。

第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責任和義務(wù)。

崗位變動時，應(yīng)當及時辦理文件材料移交手續(xù)，并清退借閱未還

的檔案。

第三章文件材料的形成與歸檔

第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應(yīng)

當納入業(yè)務(wù)工作流程，納入業(yè)務(wù)工作或項目計劃，納入業(yè)務(wù)部門

職責范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責任制，納入考核體系和獎懲制度。

第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據(jù)所在國

家、地區(qū)及中華人民共和國法律法規(guī)，結(jié)合境外業(yè)務(wù)實際制定，

并報投資主體或母公司審批。資本結(jié)構(gòu)或主營業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化

的，應(yīng)當及時修訂完善。

第十四條境外文件材料應(yīng)當按照歸檔范圍及時收集整理，按

規(guī)定期限向檔案部門移交進行集中管理。任何個人不得將應(yīng)歸檔

的文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第十五條歸檔文件材料應(yīng)當符合如下要求：

（一）歸檔文件材料形成符合有關(guān)技術(shù)標準，完整、準確、系

統(tǒng)，使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式

（二）歸檔文件材料為原件；因故無原件的，將具有憑證作用

的復(fù)制件歸檔并作出說明。

（三）電子文件與其元數(shù)據(jù)一并歸檔，文件格式符合電子文件

歸檔和電子檔案管理有關(guān)要求。

（四）非紙質(zhì)文件與其文字說明一尹歸檔；外文文件材衿若有

中文譯文的，應(yīng)當一并歸檔；沒有中文譯文的，譯出標題和目錄

后歸檔。

（五）歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有

專門需要的可適當增加份數(shù)。

第十六條管理、建設(shè)項目、設(shè)備儀器、科研開發(fā)、產(chǎn)品及業(yè)

務(wù)、會計、人事等各類文件材料，參照國內(nèi)同類文件材料的歸檔

時間并結(jié)合境外業(yè)務(wù)實際定期歸擋。

歸檔文件目錄在歸檔完成后1個月內(nèi)報投資主體或母公司備

案。

第十七條境外單位業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)當具備電子文件歸檔管理

功能，符合電子檔案管理要求。企業(yè)檔案管理制度13

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機

密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、

有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內(nèi)容

2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)

果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原

件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整

理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）

勞動關(guān)系，死亡等情形。

三、檔案相關(guān)規(guī)定

1、基礎(chǔ)管理

L1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整

理規(guī)范。

1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性

進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人

員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件

一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二）