《行政秘書學》 課件 第4章 會務管理

行政秘書學

行政秘書學21世紀公共行政系列教材唐鈞/主編中國人民大學行政秘書學21世紀公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書學21世紀公共行政系列教材第2章辦公室事務管理第3章文書與檔案工作第4章會務管理第5章行政秘書的綜合能力第二篇做事與業(yè)務能力第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材第2編做事與業(yè)務能力

第4章會務管理

4.1會務管理及其對行政秘書的能力要求4.1.1會務管理概述1.會議分類（1）根據(jù)會議的性質(zhì)，可以分為正式會議、非正式會議。（2）根據(jù)會議的內(nèi)容，可以分為傳達動員會、匯報檢查會、座談討論會和工作決策會等。（3）根據(jù)會議的人數(shù)、規(guī)模，可以分為大型會議、中型會議、小型會議。（4）根據(jù)會議召開的規(guī)律或日期，可分為定期例會、臨時性會議。

第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.1.1會務管理概述2.會議的構(gòu)成要素（1）與會者；（2）主辦者；（3）會議議題；（4）會議名稱；（5）會議時間；（6）會議地點。

第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

4.1.2行政秘書的會務管理能力要求1.能夠識別并理解會議功能和會議組織者的職責；

2.能夠理解并掌握會議組織的一般程序及會議籌備

方案的擬寫和實施；3.能夠為領導策劃參與各種商務活動和應酬。

第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.2.1會務管理辦法會議分類會議要求會議計劃的制定與批準會議通知會議組織及實施

4.2會務管理制度規(guī)范第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

4.1.2行政秘書的會務管理能力要求1.會議分類

《中央國家機關(guān)會議費管理辦法》第二條對會議進行了分類：一類會議是以國務院名義召開的，要求省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市負責同志參加的會議；二類會議是國務院各部委、直屬機構(gòu)以及國務院各直屬事業(yè)單位召開的，要求省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市有關(guān)廳（局）或本系統(tǒng)在各地機構(gòu)的負責同志參加的會議；三類會議是國務院各部委、直屬機構(gòu)以及國務院各直屬事業(yè)單位或所屬司（局）召開的，要求省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市有關(guān)廳（局）或本系統(tǒng)在各地機構(gòu)的有關(guān)人員參加的會議。不在此三類中的會議歸為其他會議。

第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

4.1.2行政秘書的會務管理能力要求2.會議要求各單位對會議的要求可以是指導性的，也可以是具體的規(guī)范性的。指導性的要求，例如“嚴格控制召開各類會議，減少會議數(shù)量，控制會議規(guī)模，壓縮開會時間，應當充分利用視頻系統(tǒng)召開電視電話會議，減少駐會會議；各類會議必須圍繞組織的中心工作，保證質(zhì)量，準備不成熟的、沒有明確目的和主題的或能通過其他方式解決的事項，不召開會議”等。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

4.1.2行政秘書的會務管理能力要求3.會議計劃的制訂與批準

會議計劃的制訂與批準是會議活動管理辦法的重要組成部分。各組織可實行會議計劃管理制度。辦公廳或辦公室管理機關(guān)召開的各類會議的審核都有嚴格的程序和制度規(guī)范，有利于組織的會務管理。如機關(guān)各部門每年年底可將下一年度除小型業(yè)務會議以外的會議計劃報辦公廳或辦公室；各類會議經(jīng)辦公廳或辦公室匯總、綜合平衡，由規(guī)劃財務部門審查預算后，提交組織常務會議審議；每年年底將下一年度計劃召開的二類會議以及部分其他會議的報批文件（會議的名稱、主要內(nèi)容、時間、地點、代表及工作人員數(shù)、所需經(jīng)費等），按程序報有關(guān)部門備案；經(jīng)組織批準召開的會議，納入年度會議計劃，作為會議審批的依據(jù)，未列入年度計劃的會議，原則上不得召開等。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

4.1.2行政秘書的會務管理能力要求4.會議通知

辦公廳或辦公室設置會議通知專用文種。例如在政府部門，一類、二類會議的通知以辦公廳或辦公室文件（或明傳電報）印發(fā)，三類會議及國際會議的通知，均以辦公廳或辦公室會議通知文件印發(fā)，各部門不得以函等形式印發(fā)會議通知（機關(guān)黨委和紀檢監(jiān)察部門召開的會議和小型業(yè)務會議除外）；其他會議的審核與發(fā)文根據(jù)實際情況參照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；不按上述要求發(fā)文召開的會議，被通知的相關(guān)部門可以不參加。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

4.1.2行政秘書的會務管理能力要求5.會議組織及實施

會議組織及實施是有規(guī)律可循的，下面以政府部門中的部級單位為例進行說明，其他級別的組織和單位可依此類推。一類會議的會議方案及領導講話等文件由辦公廳負責起草，經(jīng)分管辦公廳的領導審核后報部長批準，由辦公廳負責具體的組織協(xié)調(diào)工作；要求省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市、副省級城市相關(guān)部門或派出機構(gòu)、直屬單位分管負責同志參加的二類會議，會議方案及領導講話等文件由相關(guān)業(yè)務部門負責起草，經(jīng)辦公廳審核后，根據(jù)業(yè)務分工，報分管領導批準。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.2.2會議活動審核流程1.審核范圍。辦公廳或辦公室能夠?qū)徍说臅h活動是有范圍限制的，并非所有的會議活動都需要，或者都可以由秘書機構(gòu)進行審核2.審核內(nèi)容。會議活動的審核內(nèi)容包括會議名稱、主題與議題、議程、時間和日期、與會代表的組成與范圍、會議文件的準備和發(fā)放范圍、會議地點（住宿）、餐飲安排以及會議籌備機構(gòu)組成、人員分工情況等。3．審核要點。進行會議活動審核時，審核的要點包括會議方案的主題與議題安排是否準確反映了會議宗旨；會議的議程和日程安排是否科學合理；會議與會代表的組成結(jié)構(gòu)；會議的準備工作安排是否與有關(guān)單位銜接，涉及外賓或外事活動的是否需報相關(guān)部門備案并請其在禮賓等方面予以把關(guān)等。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材“兩級政府、三級管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設4.2.3會議活動發(fā)文審核1.會議類型審核社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.會議預算審核3.計劃內(nèi)會議審核4.計劃外會議審核第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.3.1會務管理主要流程1.會議目標、議題的確定2.會議預案、計劃的制定3.會議議程、日程的確定4.會場布置5.會議文件的準備6.會議通知的擬定和發(fā)送7.會前檢查8.溝通會議信息

4.3會務管理主要流程第2編第4章第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.3.1會務管理主要流程1.會議目標、議題的確定

會議的目標決定會議的議題，會議議題的確定應該高效和準確，即議題確定是必要的，而且需要立即討論；議題應當適量，要分清主次輕重，明確中心議題或主要議題；相關(guān)議題應集中或歸并討論；議題的表述要清楚準確，內(nèi)容不能超出會議的職權(quán)范圍等。議題的形式可以是書面的，也可以是口頭的。書面形式包括議案、最后文件草案或討論稿、會議議程、提綱等；小型事務性會議可將議題口頭傳達給與會者。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.3.1會務管理主要流程2.會議預案、計劃的制訂

大中型會議必須在會前制訂周密的會議預案，即會議的籌備方案。會議預案除標明會議名稱、時間、地點、會期、與會人員、會議日程外，還應有會議籌備人員組成和職責分工、會議經(jīng)費來源和成本核算等。每項任務必須有具體要求和具體負責人。會議預案報領導批準后，應及時組織實施。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.3.1會務管理主要流程2.會議預案、計劃的制訂

小型會議必須指定會議計劃，確定會議的基本要素，如會議議題、主持人、時間、地點、與會者等，使組織成員做到心中有數(shù)，早做安排。部門的會議至少應提前一周報到辦公室，由辦公室統(tǒng)籌安排，定出一周會議安排表，使各個部門工作不致相沖突，領導也可有選擇、有計劃地參加部門會議，有利于全局工作的順利開展。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.3.1會務管理主要流程3.會議議程、日程的確定

會議活動分為兩類：一類是議題性活動，即圍繞議題展開的講演、辯論、商討、審議和表決等活動；另一類是非議題性活動，如選舉、頒獎、揭幕等活動。會議議程是對會議的議題按照主次、輕重，按照其內(nèi)在聯(lián)系有機地排列起來。若印成文書，就是議程表。議程表應在會前發(fā)給與會人員。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.3.1會務管理主要流程

4.會場布置（1）氣氛、色調(diào)應與會議目的相稱。（2）面積、設施應滿足會議需要。（3）桌椅擺放應符合會議要求。（4）按照不同慣例排列主席臺席位。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.3.1會務管理主要流程5.會議文件的準備

準備好會議議程和日程等程序性文件外，對提交會議審議和參考的文件材料，應事先準備好，在會前數(shù)日分送給與會人員審閱、研究和準備意見。會議文件的準備工作包括起草和印發(fā)兩個環(huán)節(jié)。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.3.1會務管理主要流程6.會議通知的擬寫和發(fā)送

會議通知應包括會議召開的時間、需用時間或會期、會議地點、會議名稱和主要議題、參加對象、需作的準備，也可加注報到日期、地點、接站辦法等，還應有召集單位署名、通知發(fā)出日期、聯(lián)系人及聯(lián)系方法等，最后加蓋公章。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.3.1會務管理主要流程7.會前檢查

首先，秘書必須對會議文件的準備情況進行仔細檢查，會議文件如有差錯，小則影響會議的進程，大則產(chǎn)生嚴重的政治后果。

其次，要檢查會場的準備情況。場館設施是會議得以順利進行的基本物質(zhì)保證。檢查范圍包括主會場、分會場以及與會者的住地，檢查內(nèi)容主要是基本設施、安全保衛(wèi)措施等，包括電力通信設備、音響設備、茶點供應、警衛(wèi)部署、票證檢查、人員的定崗定位等。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.3.1會務管理主要流程8.溝通會議信息

行政秘書在會議正式召開之前，需要與多方做好會議信息的溝通工作，以確保會議能夠順利進行。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材“兩級政府、三級管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設4.3.2會間組織與服務1.與會者的接站、報到及簽到社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.會議記錄工作3.會間調(diào)度和服務工作4.會議文件的編寫第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.3.2會間組織與服務1.與會者的接站、報到及簽到

接站是跨地區(qū)、全國性和國際性會議重要的接待工作，也是會議開始的第一個環(huán)節(jié)。秘書首先應統(tǒng)計好與會者的名單和人數(shù)，掌握好每位與會者抵達的時間和方式，并準備好接待標識、手提式擴音器、其他器材和車輛等。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.3.2會間組織與服務1.與會者的接站、報到及簽到報到工作是指與會者在到達會議所在地時所辦理的登記注冊手續(xù)。秘書應做的工作包括查驗有效證件、在登記表上登錄與會者的個人信息、接收和發(fā)放材料、預收費用和安排住宿等。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.3.2會間組織與服務1.與會者的接站、報到及簽到簽到的方式主要有以下三種：一是秘書點名，即由秘書在預先擬好的與會人員名單上做記號；二是本人簽到，即由與會者本人簽名報到，適用于邀請性會議；三是電子簽到，根據(jù)與會者的信息，在會前制作的電子簽到卡通常與代表證組合起來，這種方法適用于與會人數(shù)較多的大中型會議。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材2.會議記錄工作

·會議記錄是會議客觀進程原始真實的反映，需要做到真實客觀、快速準確。會議記錄是隨著會議的實際進程記錄下來的原始情況和具體內(nèi)容。在日常工作中，會議記錄應妥善保存，以備查考。

·會議記錄從不同的角度可以分為不同的類型：按時間可分為例會記錄、非例會記錄；按內(nèi)容可分為工作會議記錄、現(xiàn)場辦公會議記錄、座談會議記錄、表彰（批評）會議記錄；按形式可分為摘要記錄、詳細記錄等。

·會議記錄具有匯總、交流會議信息，為形成會議文件打好基礎的作用。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材3.會間調(diào)度和服務工作

·在會議進行過程中，會議秘書處擔負著承上啟下、聯(lián)系左右、照應內(nèi)外的任務，必須做好各方面的調(diào)度指揮工作。如在召開各分組會議時，安排會議地點，并通知有關(guān)人員準時出席；召開大會時，安排好會場的布置和車輛調(diào)度；大會發(fā)言時，協(xié)助領導安排發(fā)言順序等。

·會場服務包括引導與會者入席、退席，茶水供應，指引與會者使用會場的服務設施，照顧與會人員會間休息，滿足與會人員的臨時需要等。如果是組織內(nèi)部的會議，秘書的會場服務還包括接聽會場外打來的電話，接待來訪的客人。盡可能排除場外因素對會議的干擾。

·會議進行期間，行政秘書應該協(xié)助組織者按照會議計劃的要求落實會議議程。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.會議文件的編寫

會前準備的文件主要有開幕詞、工作報告等，在會議過程中所形成的文件，主要有會議簡報、閉幕詞、會議決定、會議紀要等。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材“兩級政府、三級管理”4.3.3會議善后工作1.與會者的離會工作社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.會議的傳達和催辦3.會議文書立卷及會后總結(jié)第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.3.2會間組織與服務1.與會者的離會工作

行政秘書在匯總會議通知反饋時就應該仔細登記與會者對回程票的具體要求，并及時與交通部門聯(lián)系訂票事宜。會議過程中的一切花費，應該嚴格按照預算計劃開支。各種花費應該在決算表中注明情況，然后提交領導審核，再到財務部門結(jié)賬。辦會應該注意節(jié)約，切忌大手大腳、鋪張浪費。會議領導或接待人員應盡可能安排時間歡送與會者，可以到與會者的房間走訪告別，也可以在會議閉幕式結(jié)束后于會場門口告別。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.3.2會間組織與服務2.會議的傳達和催辦

大多數(shù)會議總是少數(shù)領導或代表參加的，而會議精神或決議的貫徹執(zhí)行則往往是大多數(shù)甚至全體成員的事。因此，除了少數(shù)秘密會議外，大多數(shù)會議內(nèi)容都要進行傳達。會議傳達必須確定內(nèi)容、程度、范圍、層次、時間、方式等。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.3.2會間組織與服務3.會議文書立卷及會后總結(jié)會議所形成的正式文件以及會議記錄應列入立卷范圍。會議的重要文書，如會議通知、與會人員名單、通信錄、選票及統(tǒng)計材料、會議宣傳提綱、會議總結(jié)等也應同案立卷。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材“兩級政府、三級管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設4.4.1新聞發(fā)布會1.明確主題社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.擬定標題3.調(diào)查研究并形成報告4.物資準備5.形象設計6.動態(tài)控制

4.4特殊會務活動的管理第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.4.1新聞發(fā)布會

1.明確主題新聞發(fā)布會應該有明確的主題，可以是解釋一個重大事件的細節(jié)、公布事實真相，也可以是介紹一種新產(chǎn)品等。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.4.1新聞發(fā)布會2.擬定標題

任何新聞發(fā)布會都會有一個標題，它會顯示在有關(guān)新聞發(fā)布會的一切物質(zhì)形態(tài)上，如請柬、會議資料、會場布置、紀念品等。在選擇新聞發(fā)布會的標題時，可以為發(fā)布會選擇一個具有象征意義的標題，一般可以采取主標題加副標題的方式，副標題說明發(fā)布會的內(nèi)容，主標題表達組織想要表達的主要含義。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.4.1新聞發(fā)布會3.調(diào)查、研究并形成報告

召開新聞發(fā)布會之前，行政秘書應對本組織取得的成果或發(fā)生的重大事件作詳細周密的調(diào)查和研究，如問題產(chǎn)生的原因、造成的損失、產(chǎn)生的影響、采取的善后措施、發(fā)展變化的趨勢等。在此基礎上，行政秘書還應根據(jù)這些情況提煉要點，形成書面報告，一方面可供領導決策時參考；另一方面可以使領導正式向外界發(fā)布新聞時不致發(fā)生遺漏或差錯。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.4.1新聞發(fā)布會4.物資準備

新聞發(fā)布會召開前，行政秘書應做好各項準備工作，包括印發(fā)請柬，布置場地，準備好錄音、錄像的輔助工具，準備現(xiàn)場參觀，準備食物、圖片、文字材料等。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.4.1新聞發(fā)布會5.形象設計

無論新聞發(fā)布會以什么內(nèi)容為主題，都是組織形象的一次集中展示。因此，行政秘書或公關(guān)人員應該為會議主持人做好形象設計，并對主持人的服飾儀表、談吐舉止提出中肯的建議等。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.4.1新聞發(fā)布會6.動態(tài)控制

新聞發(fā)布會召開過程中，行政秘書應該注意會場的氣氛動態(tài)，及時了解與會者對新聞發(fā)布會的態(tài)度和意見，了解發(fā)布會的效果，并形成下一步公關(guān)活動的初步設想。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材“兩級政府、三級管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設4.4.2簽約儀式1.語言多樣，文字嚴謹社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.邀請負責人3.基本物資準備4.輔助簽約5.簽約人員站位第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.4.2簽約儀式1.語言多樣，文字嚴謹簽約，必須在雙方或多方充分討論、平等協(xié)商、達成共識并形成表達清晰、計劃周密的文本的基礎上進行。若簽約涉及不同國家或者不同民族，文本應采用相應不同的語言文字，但內(nèi)容、語義、格式必須完全一致，不允許產(chǎn)生歧義。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.4.2簽約儀式2.邀請負責人簽約儀式由簽約方職位相當?shù)呢撠熑酥骱?，由更高一級的領導及相關(guān)部門的負責人參加，以示監(jiān)證。因此，在籌備簽約儀式時，行政秘書要邀請相應的領導和負責人，不可出現(xiàn)漏請或請錯領導或負責人的情況。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.4.2簽約儀式3.基本物資準備

簽約儀式前，秘書需要準備的基本物資材料有簽字桌、文本、簽字筆、吸墨水器、小國旗、紀念品等。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.4.2簽約儀式4.輔助簽約簽約儀式的參加人員有簽約人、助簽人和參加人，行政秘書在某些情況下，需要充當助簽人的角色。在簽約過程中，助簽人的工作是將文本打開，向主簽人指示該簽字的位置，待主簽人簽字完，用吸墨水器將墨水吸干。簽字完畢后，主簽人交換文本，握手致意，儀式便告結(jié)束。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材4.4.2簽約儀式5.簽約人員站位行政秘書需要注意的是，簽約人員的站位安排需要依照一定的原則。具體而言，主方參簽人員站立位置，依職位高低由中間向左邊排列，而客方參簽人員站立位置，依職位高低由中間向右邊排列。第2編第4章行政秘書學21世紀公共行政系列教材“兩級政府