《行政秘書(shū)學(xué)》 課件全套 唐鈞 第1-9章 行政秘書(shū)概述 - 行政秘書(shū)的職業(yè)風(fēng)險(xiǎn)及防范

行政秘書(shū)學(xué)

行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第1章行政秘書(shū)概述

第一篇概述第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第1編概述

第1章行政秘書(shū)概述1.1行政秘書(shū)的概念界定1.1.1行政秘書(shū)的概念界定

在政府部門(mén)或企事業(yè)單位中，圍繞領(lǐng)導(dǎo)或上司的工作需要，按照領(lǐng)導(dǎo)或上司的指示與授權(quán)，以集體或個(gè)人的工作方式，處理組織的日常性、程序性、綜合性的行政事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策等活動(dòng)提供服務(wù)與輔助，可以代表領(lǐng)導(dǎo)行使部分行政管理的職責(zé)。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.1.2行政秘書(shū)的四要素1.從崗位來(lái)理解行政秘書(shū)的概念

（1）工作單位的性質(zhì)。政府部門(mén)、企業(yè)、事業(yè)單位等，由于單位性質(zhì)不同，對(duì)于行政秘書(shū)的要求也有所區(qū)別。政府部門(mén)的行政秘書(shū)強(qiáng)調(diào)政治忠誠(chéng)，其崗位分工細(xì)，制度規(guī)范性強(qiáng)，以公文寫(xiě)作、會(huì)務(wù)管理為主，專(zhuān)業(yè)型秘書(shū)居多。企業(yè)的行政秘書(shū)強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)水平，以商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作、商務(wù)活動(dòng)為主，綜合型秘書(shū)居多，為領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人服務(wù)的特征更鮮明。事業(yè)單位則兼有前兩者的某些特征。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材（2）工作崗位的類(lèi)型。

依據(jù)行政秘書(shū)工作的具體分工，可分為文字秘書(shū)、事務(wù)秘書(shū)、政務(wù)（業(yè)務(wù)）秘書(shū)、公關(guān)秘書(shū)和其他秘書(shū)等。不同的崗位對(duì)行政秘書(shū)的職責(zé)要求有所不同，例如文字秘書(shū)主要負(fù)責(zé)撰擬文稿等文字工作；事務(wù)秘書(shū)負(fù)責(zé)處理文書(shū)、籌辦會(huì)議、接待來(lái)賓等日常事務(wù)；政務(wù)（業(yè)務(wù)）秘書(shū)負(fù)責(zé)信息、調(diào)研、督查、協(xié)調(diào)等協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)的工作；公關(guān)秘書(shū)負(fù)責(zé)關(guān)系經(jīng)營(yíng)、形象塑造、危機(jī)應(yīng)對(duì)等公關(guān)職責(zé)。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材（3）職務(wù)級(jí)別的差異。

行政秘書(shū)在縱向上存在職務(wù)級(jí)別的差異。例如美國(guó)將秘書(shū)職級(jí)分為2~15共14個(gè)等級(jí)；日本將秘書(shū)分為見(jiàn)習(xí)、初級(jí)、中級(jí)和高級(jí)4個(gè)等級(jí)。我國(guó)國(guó)家職業(yè)資格標(biāo)準(zhǔn)將秘書(shū)分為四級(jí)，由低到高依次為五級(jí)、四級(jí)、三級(jí)和二級(jí)。不同的等級(jí)所對(duì)應(yīng)的行政秘書(shū)的崗位和職責(zé)要求也有所不同。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.1.2行政秘書(shū)的四要素2.從角色來(lái)理解行政秘書(shū)的概念行政秘書(shū)的角色定位，是其一整套行為模式的集成匯總，由崗位決定。崗位對(duì)于角色而言，是一種硬性的約束，是一種底線的要求。同時(shí)，角色的內(nèi)涵又對(duì)行政秘書(shū)的能力和修養(yǎng)提出了相應(yīng)的要求。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

(1)在黨政機(jī)關(guān)，行政秘書(shū)的工作環(huán)境和氛圍較為嚴(yán)肅，各部門(mén)和崗位的分工十分明確，行政秘書(shū)通常是按章辦事，有條不紊地處理各項(xiàng)工作，包括公文處理、檔案管理、信息管理、會(huì)議管理等。因此，一般的行政秘書(shū)都是從事事務(wù)性的管理工作，主要扮演領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)性助手的角色。而高層次的行政秘書(shū)，如秘書(shū)長(zhǎng)、辦公室主任等，則會(huì)承擔(dān)輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策、研究制訂方案等工作，是信息匯集的中心，主要扮演領(lǐng)導(dǎo)的參謀的角色。

(2)在企事業(yè)單位，行政秘書(shū)的工作環(huán)境和氛圍相對(duì)輕松。尤其是企業(yè)，行政秘書(shū)的工作較為機(jī)動(dòng)和靈活，所扮演的主要角色也較為綜合，從事務(wù)性助手到信息中樞，從綜合協(xié)調(diào)到參謀，甚至作為領(lǐng)導(dǎo)或公司的代表參加相關(guān)會(huì)議或活動(dòng)。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.1.2行政秘書(shū)的四要素3.從能力來(lái)理解行政秘書(shū)的概念

行政秘書(shū)的崗位和角色的內(nèi)涵，對(duì)行政秘書(shū)的能力提出了相應(yīng)的要求。一方面，崗位分析的報(bào)告提出了崗位所需的基本能力要求；另一方面，隨著崗位的不斷提升，行政秘書(shū)的角色也在不斷調(diào)整，這又對(duì)行政秘書(shū)的能力提出了新的要求。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材行政秘書(shū)的主要角色包括事務(wù)性助手、信息中樞人員、綜合協(xié)調(diào)人員、參謀、公關(guān)人員、領(lǐng)導(dǎo)代表等，這六種角色從低級(jí)到高級(jí)呈遞進(jìn)狀態(tài)。行政秘書(shū)的角色是問(wèn)題導(dǎo)向型的，不同角色面臨著不同的問(wèn)題，而特定問(wèn)題的解決又需要特定的能力。因此，行政秘書(shū)的能力與其角色存在著一定的對(duì)應(yīng)關(guān)系，其能力必須與其所扮演的角色相匹配。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.1.2行政秘書(shū)的四要素4.從修養(yǎng)來(lái)理解行政秘書(shū)的概念行政秘書(shū)的崗位、角色決定了行政秘書(shū)必須具備的能力，同時(shí)還決定了行政秘書(shū)必須具備的職業(yè)修養(yǎng)。行政秘書(shū)的修養(yǎng)是行政環(huán)境對(duì)行政秘書(shū)的客觀要求，尤其是“辦公室政治”等軟環(huán)境的客觀要求。一般來(lái)說(shuō)，行政秘書(shū)的修養(yǎng)是指行政秘書(shū)在工作中應(yīng)該具備的修為與素養(yǎng)，它既包括行政秘書(shū)的人格修養(yǎng)、道德修養(yǎng)、才學(xué)修養(yǎng)、政治思想修養(yǎng)等，又包括行政秘書(shū)的個(gè)性心理、壓力緩解和心理調(diào)適等。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.1.3行政秘書(shū)的類(lèi)型1.按所在單位的性質(zhì)劃分

行政秘書(shū)總是在特定的單位中開(kāi)展工作。這些組織根據(jù)性質(zhì)，可以分為政府部門(mén)、民間組織和介于兩者之間的混合型組織。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.1.3行政秘書(shū)的類(lèi)型

2.按從事行業(yè)的類(lèi)型劃分

行政秘書(shū)工作所在的組織總是屬于某一行業(yè)，根據(jù)行業(yè)的不同，我們可以劃分出與行業(yè)相對(duì)應(yīng)的行政秘書(shū)，例如政府秘書(shū)、軍隊(duì)秘書(shū)、外交秘書(shū)、企業(yè)秘書(shū)、教務(wù)秘書(shū)、醫(yī)務(wù)秘書(shū)、法律秘書(shū)、科技秘書(shū)、統(tǒng)計(jì)秘書(shū)等。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.1.3行政秘書(shū)的類(lèi)型

3.按從業(yè)人員的身份劃分一般情況下，當(dāng)前我國(guó)政府部門(mén)中的行政秘書(shū)都具有官員身份或者說(shuō)公務(wù)員身份，他們由國(guó)家財(cái)政支付工資并享受?chē)?guó)家福利，屬于行政編；民間企業(yè)中的行政秘書(shū)是基于職業(yè)而存在的社會(huì)從業(yè)者或者說(shuō)民間職員，他們不是國(guó)家工作人員，不享受?chē)?guó)家福利，而是基于市場(chǎng)原則從所在組織獲取報(bào)酬，他們?cè)趪?guó)家工作人員編制之外；事業(yè)單位中的行政秘書(shū)不是國(guó)家公務(wù)員，但屬于國(guó)家工作人員，由國(guó)家財(cái)政支付工資并享受部分國(guó)家福利，這就是所謂的事業(yè)編；國(guó)有企業(yè)的行政秘書(shū)一般來(lái)說(shuō)在國(guó)家工作人員編制之外。因此，根據(jù)行政秘書(shū)的身份，我們可以劃分為行政編秘書(shū)、事業(yè)編秘書(shū)、非編制秘書(shū)三種類(lèi)型。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.1.3行政秘書(shū)的類(lèi)型4.按角色定位的類(lèi)型劃分

角色定位類(lèi)型行政秘書(shū)類(lèi)型出謀劃策參謀型秘書(shū)撰擬文稿文字型秘書(shū)辦理日常事務(wù)辦事型秘書(shū)負(fù)責(zé)專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)型秘書(shū)處理公共關(guān)系公關(guān)型秘書(shū)其他其他復(fù)合型秘書(shū)第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.1.3行政秘書(shū)的類(lèi)型5.按職能作用的層次劃分

行政秘書(shū)的職能是輔助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)組織進(jìn)行管理。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)組織的管理是分層次的，最高層次的是決策，中間層次的是事務(wù)，最低層次的是技術(shù)。根據(jù)行政秘書(shū)在哪一層次上輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理、發(fā)揮自身職能作用，我們可以將行政秘書(shū)劃分為三個(gè)層次：決策輔助層秘書(shū)、事務(wù)輔助層秘書(shū)、技術(shù)輔助層秘書(shū)。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.1.3行政秘書(shū)的類(lèi)型6.按技能或職務(wù)級(jí)別劃分

行政秘書(shū)由于自身素質(zhì)的原因會(huì)存在技能的高低，在組織中任職時(shí)也會(huì)出現(xiàn)職務(wù)級(jí)別的高低，這為我們對(duì)行政秘書(shū)進(jìn)行縱向劃分提供了依據(jù)。根據(jù)行政秘書(shū)技能的高低，我們可以把行政秘書(shū)縱向劃分為高級(jí)秘書(shū)、中級(jí)秘書(shū)、初級(jí)秘書(shū)、實(shí)習(xí)秘書(shū)等。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.2行政秘書(shū)

在我國(guó)的演進(jìn)和在國(guó)外的概況1.2.1我國(guó)行政秘書(shū)的演進(jìn)1.政府部門(mén)的行政秘書(shū)2.非政府部門(mén)的行政秘書(shū)

第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.政府部門(mén)的行政秘書(shū)（1）漢代以前，輔助皇帝的“行政秘書(shū)”一般稱(chēng)為“史官”。夏朝在政府內(nèi)設(shè)有太史令、左史等官職，西周政府則設(shè)有外史、內(nèi)史、女史等官職。（2）曹魏時(shí)朝，中央政府設(shè)置“秘書(shū)令”，其職責(zé)是主管“尚書(shū)奏事”，即負(fù)責(zé)管理機(jī)要事務(wù)。（3）漢魏以后，中央政府中從事行政秘書(shū)工作的官員設(shè)置一直沿襲，但其稱(chēng)謂則隨著朝代的更替而多有變化，如“尚書(shū)”、“中書(shū)”、“侍中”、“中書(shū)舍人”、“翰林學(xué)士”等。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

2.非政府部門(mén)的行政秘書(shū)近代以來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)的開(kāi)放，非官方的民間組織大量出現(xiàn)并不斷壯大，如民間企業(yè)、民間社團(tuán)等。民間組織中的行政秘書(shū)主要是通過(guò)合同方式從人力市場(chǎng)上聘用的，這就有別于傳統(tǒng)上政府部門(mén)中的行政秘書(shū)，他們不需要政府官員身份也能從事行政秘書(shū)工作，突破了政府官員身份，就拓展成了一種社會(huì)職業(yè)，并且不斷地朝著職業(yè)化的方向發(fā)展。這些民間組織中的行政秘書(shū)在民間企業(yè)中最為典型。民間企業(yè)中的行政秘書(shū)可以包括董事會(huì)秘書(shū)、行政助理、辦公室主任、普通秘書(shū)，一般籠統(tǒng)地簡(jiǎn)稱(chēng)為“秘書(shū)”。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.2.2國(guó)外行政秘書(shū)的概況1.國(guó)外行政秘書(shū)的概念·在英國(guó)，秘書(shū)有三層含義：一是主事者身邊的公務(wù)服務(wù)人員和辦事助手；二是非營(yíng)利組織中義務(wù)操辦日常事務(wù)的負(fù)責(zé)人；三是政府官員?！っ绹?guó)《職稱(chēng)詞典》對(duì)秘書(shū)的解釋則比較具體，秘書(shū)是指工作水平高超、能貫徹下列活動(dòng)的人：(1)全面處理機(jī)關(guān)或公司的行政工作，以減輕政府官員或公司負(fù)責(zé)人較次要的行政事務(wù)和辦公室工作；(2)能用速記記錄口述；(3)能用翻譯機(jī)將口述或復(fù)制的記錄信息譯成文字；(4)處理首長(zhǎng)或經(jīng)理的約會(huì)和提醒其約會(huì)；(5)接見(jiàn)辦公室來(lái)訪人員；(6)接電話和打電話；(7)處理首長(zhǎng)或經(jīng)理私人重要郵件、主動(dòng)撰寫(xiě)日常函件；(8)對(duì)辦公室其他工作人員進(jìn)行工作監(jiān)督；(9)整理人事檔案。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.2.2國(guó)外行政秘書(shū)的概況2.國(guó)外行政秘書(shū)的類(lèi)型（1）美國(guó)的秘書(shū)類(lèi)型·按服務(wù)對(duì)象的數(shù)量，秘書(shū)可分為：專(zhuān)為某一個(gè)人服務(wù)的“私人秘書(shū)”，兼為幾個(gè)人服務(wù)的“集體秘書(shū)”；按任職時(shí)間，秘書(shū)可分為：要求任職者用其全部工作時(shí)間任職的“專(zhuān)職秘書(shū)”，只有部分工作時(shí)間任職的“兼職秘書(shū)”；按職務(wù)性質(zhì)，秘書(shū)可分為擔(dān)任行政性職務(wù)的“行政秘書(shū)”、擔(dān)任專(zhuān)業(yè)性職務(wù)的“專(zhuān)業(yè)秘書(shū)”。·美國(guó)除了按照職務(wù)性質(zhì)對(duì)秘書(shū)進(jìn)行分類(lèi)之外，還按照職位高低對(duì)秘書(shū)進(jìn)行分級(jí)，即縱向的分類(lèi)。美國(guó)秘書(shū)縱向分為2~15共14個(gè)等級(jí)，由低至高，其技術(shù)要求由簡(jiǎn)單到復(fù)雜，工作范圍由單純到綜合。·美國(guó)行政管理學(xué)院把一般的行政秘書(shū)分為三級(jí)，它們按職級(jí)從低到高依次是“B級(jí)秘書(shū)”、“A級(jí)秘書(shū)”和“經(jīng)理秘書(shū)”。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.2.2國(guó)外行政秘書(shū)的概況3.國(guó)外的秘書(shū)資格考試制度·“特許職業(yè)秘書(shū)考試”是由國(guó)際職業(yè)秘書(shū)協(xié)會(huì)（PSI）舉辦的高級(jí)秘書(shū)資格考試，每年5月第一個(gè)星期的星期五、星期六兩天進(jìn)行。該證書(shū)全世界通用，在北美地區(qū)則是秘書(shū)職業(yè)的準(zhǔn)入證書(shū)?！ぁ靶姓芾砣藛T證書(shū)”（CAM）也是一種國(guó)際職業(yè)秘書(shū)資格證書(shū)，它是為那些謀求管理崗位的秘書(shū)而設(shè)置的?！と毡緡?guó)內(nèi)的秘書(shū)職業(yè)資格考試制度（GBS考試）由日本秘書(shū)協(xié)會(huì)舉辦，審定秘書(shū)的英語(yǔ)、日語(yǔ)能力和業(yè)務(wù)知識(shí)、技術(shù)水平?？荚噧?nèi)容包括：秘書(shū)所需要的日語(yǔ)、英語(yǔ)知識(shí)和應(yīng)用能力，必須經(jīng)過(guò)口語(yǔ)面試；秘書(shū)業(yè)務(wù)、技能；秘書(shū)適應(yīng)環(huán)境、處理人際關(guān)系和經(jīng)營(yíng)管理的能力。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.3行政秘書(shū)的從業(yè)資格及職業(yè)能力、職業(yè)修養(yǎng)和職業(yè)規(guī)劃1.3.1行政秘書(shū)的從業(yè)資格1.通過(guò)秘書(shū)資格考試2.通過(guò)用人單位錄用

第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.通過(guò)秘書(shū)資格考試通過(guò)秘書(shū)資格考試獲得秘書(shū)職業(yè)資格證書(shū)是成為行政秘書(shū)的第一步。例如美國(guó)有專(zhuān)門(mén)的秘書(shū)職業(yè)準(zhǔn)入制度，由專(zhuān)業(yè)組織通過(guò)一定方式和程序來(lái)確認(rèn)秘書(shū)的資格，授予其職業(yè)資格證書(shū)，并按照一定的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)考核秘書(shū)的能力，為其職務(wù)晉升提供依據(jù)。在我國(guó)，政府部門(mén)的行政秘書(shū)需要通過(guò)國(guó)家公務(wù)員考試，企業(yè)的行政秘書(shū)一般需要獲得秘書(shū)職業(yè)資格證書(shū)。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.通過(guò)用人單位錄用用人單位的錄用是行政秘書(shū)任職的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接決定了能否在該單位擔(dān)任行政秘書(shū)。此外，行政秘書(shū)直接為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，這種服務(wù)需要領(lǐng)導(dǎo)與行政秘書(shū)兩者間的默契，因此領(lǐng)導(dǎo)有選擇行政秘書(shū)的權(quán)力。領(lǐng)導(dǎo)由于戰(zhàn)略目標(biāo)、工作職責(zé)、業(yè)務(wù)水平、個(gè)性心理的差異，對(duì)行政秘書(shū)的需求是不同的，而不同的行政秘書(shū)在專(zhuān)業(yè)、能力、個(gè)性、修養(yǎng)等方面也都存在差異，因此，行政秘書(shū)還必須符合領(lǐng)導(dǎo)的需求、獲得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.3.2行政秘書(shū)的職業(yè)能力1.行政秘書(shū)的基本能力

2.行政秘書(shū)的高級(jí)能力

3.行政扮演角色所需的能力第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.行政秘書(shū)的基本能力（1）日常事務(wù)管理能力。（2）文書(shū)處理與寫(xiě)作能力。（3）信息管理能力。（4）會(huì)議管理與商務(wù)活動(dòng)能力。（5）體察判斷與應(yīng)變能力。（6）溝通與社交能力。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

2.行政秘書(shū)的高級(jí)能力（1）輔助決策能力。（2）項(xiàng)目管理能力。（3）知識(shí)管理能力。（4）人際交往能力。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

3.行政扮演角色所需的能力（1）輔助決策能力。（2）項(xiàng)目管理能力。（3）知識(shí)管理能力。（4）人際交往能力。（5）公關(guān)能力。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.3.3行政秘書(shū)的職業(yè)修養(yǎng)1.人格修養(yǎng)2.道德修養(yǎng)

3.才學(xué)修養(yǎng)4.政治思想修養(yǎng)5.個(gè)性修煉6.心理調(diào)適7.外形塑造

第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.3.4行政秘書(shū)的職業(yè)規(guī)劃1.影響行政秘書(shū)職業(yè)生涯規(guī)劃的因素：（1）內(nèi)部因素；（2）外部因素行政秘書(shū)的定位發(fā)生改變也是受到了內(nèi)因和外因的影響，不同的是，有時(shí)候是內(nèi)因先決定了外因，而有時(shí)候是外因先于內(nèi)因發(fā)生作用。因此，行政秘書(shū)的職位變遷可分為內(nèi)生型和外推型兩種類(lèi)型。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.3.4行政秘書(shū)的職業(yè)規(guī)劃2.行政秘書(shū)職位變遷的種類(lèi)：(1)內(nèi)生型，即內(nèi)因先于外因起到?jīng)Q定作用，是指行政秘書(shū)的能力和修養(yǎng)發(fā)生改變，自身的綜合實(shí)力發(fā)生變化，目前的崗位和工作平臺(tái)已經(jīng)不能充分展示其能力和水平，于是得到提拔或晉升，新崗位又使得其角色和要求發(fā)生改變。(2)外推型，即外因先于內(nèi)因起到推動(dòng)作用，是指領(lǐng)導(dǎo)或組織決定調(diào)整行政秘書(shū)的崗位，使其角色也隨之改變，從而推動(dòng)和迫使行政秘書(shū)提高自身工作要求，提高相應(yīng)的能力和修養(yǎng)，以適應(yīng)崗位的變化。第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材關(guān)鍵術(shù)語(yǔ)行政秘書(shū)行政秘書(shū)的類(lèi)型第1編第1章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材復(fù)習(xí)思考題行政秘書(shū)的概念行政秘書(shū)的類(lèi)型行政秘書(shū)的從業(yè)資格及其認(rèn)證過(guò)程行政秘書(shū)應(yīng)具備的職業(yè)能力

行政秘書(shū)學(xué)

行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材唐鈞/主編中國(guó)人民大學(xué)行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2章辦公室事務(wù)管理第3章文書(shū)與檔案工作第4章會(huì)務(wù)管理第5章行政秘書(shū)的綜合能力第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2編做事與業(yè)務(wù)能力

第2章辦公室事務(wù)管理

2.1辦公室事務(wù)管理及其對(duì)行政秘書(shū)的能力要求提供貼心的來(lái)客接待創(chuàng)造舒適的辦公環(huán)境形成高效的日常流程培養(yǎng)規(guī)范的業(yè)務(wù)操作2.1.1辦公室事務(wù)管理的概念第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.1.2行政秘書(shū)辦公室事務(wù)管理的能力要求1.能夠識(shí)別良好的工作環(huán)境的內(nèi)容和作用，并掌握創(chuàng)造良好的工作環(huán)境的方法；

2.能夠識(shí)別、理解并掌握開(kāi)展日常事務(wù)工作的

方法和技巧；3.能夠了解和掌握提高辦公室效率和加強(qiáng)時(shí)間管理的

基本方法；

第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.1.2行政秘書(shū)辦公室事務(wù)管理的能力要求4.能夠了解和掌握辦公自動(dòng)化的基本操作方法；5.能夠識(shí)別和掌握進(jìn)行信息管理的要求、程序和方法；

6.能夠識(shí)別、理解并掌握接待工作的一般程序、規(guī)則、

禮儀規(guī)范。

第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.1辦公室的自然環(huán)境空間環(huán)境視覺(jué)環(huán)境聽(tīng)覺(jué)環(huán)境空氣環(huán)境2.2辦公室環(huán)境管理第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.2辦公室的布置1.空間布局的合理2.色彩搭配的相宜3.辦公室設(shè)備的優(yōu)化（1）優(yōu)化辦公室的照明設(shè)備。（2）優(yōu)化辦公室的隔音設(shè)備。（3）優(yōu)化辦公室的空氣調(diào)節(jié)設(shè)備。（4）優(yōu)化辦公室的辦公設(shè)備。4.辦公室環(huán)境的美化第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.3辦公室安全管理1.辦公室可能遇到的潛在十大危險(xiǎn)（1）辦公家具和設(shè)備擺放不當(dāng)，阻擋通道；（2）拖拽電線或電話線；（3）家具或設(shè)備有突出的棱角；（4）絕緣不徹底；（5）電路負(fù)荷過(guò)大；（6）接線松開(kāi)或有危險(xiǎn)；（7）柜櫥頂端堆放過(guò)多物品導(dǎo)致傾倒；（8）滅火設(shè)備已損壞；（9）在密閉容器內(nèi)燒水或倒熱水；（10）地板打滑。第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.3辦公室安全管理2.防范辦公室潛在危險(xiǎn)的工作首先，要確定檢查周期，定期對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全方面的檢查；

其次，發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險(xiǎn)或減少危險(xiǎn)；再次，如果發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無(wú)法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)，直到解決；最后，將異常情況的發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、處理等過(guò)程認(rèn)真記錄在相關(guān)的隱患記錄和處理表上。第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.4辦公室的整理

1.領(lǐng)導(dǎo)辦公室和接待室的整理（1）尊重領(lǐng)導(dǎo)意愿。（2）貼心的設(shè)計(jì)。1）桌子和辦公器材是否擺放平穩(wěn)，有沒(méi)有歪斜和灰塵。

2）時(shí)鐘是否撥準(zhǔn)，并保持走動(dòng)。

3）日歷上的日期是否準(zhǔn)確。

4）辦公室內(nèi)的溫度和濕度是否調(diào)到適宜的程度。

5）盆景、掛畫(huà)的位置是否得體并整理好了。

6）花卉是否定期澆水。

7）報(bào)紙雜志是否是最新的一期。

8）書(shū)架是否歸置妥當(dāng)。

9）擺放在領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上的用品是否已整理好。

10）文具、便箋是否補(bǔ)充。第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.4辦公室的整理

2.行政秘書(shū)辦公室的布置和整理（1）行政秘書(shū)的辦公桌上，電話一般放在左邊，便于左手摘機(jī)，右

手執(zhí)筆做記錄；計(jì)算機(jī)一般放在桌子的右邊，或放在計(jì)算機(jī)桌上。（2）準(zhǔn)備一些敞開(kāi)的文件夾，可以存放需要領(lǐng)導(dǎo)簽署的文件；已經(jīng)閱讀的文件、處理完畢的文件和資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條；處理完畢的文件和資料應(yīng)該妥當(dāng)放置，如放在帶鎖的抽屜或柜子中。（3）把各種筆、膠水、剪刀等文具分門(mén)別類(lèi)地放在文具用品盒內(nèi)，用完后物歸原處。第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.4辦公室的整理

2.行政秘書(shū)辦公室的布置和整理(4）辦公桌抽屜里的物品擺放要整齊，要經(jīng)常清理；存放公章、介紹信、機(jī)密文件的抽屜必須帶鎖。（5）辦公室里各種類(lèi)型的文件柜要分門(mén)別類(lèi)地安放文件、資料和物品，并貼上標(biāo)識(shí)。（6）每天下班前要整理好自己的辦公桌，把文件收藏好,以免丟失和泄密；要仔細(xì)檢查計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)等的開(kāi)關(guān)是否關(guān)上，抽

屜、柜子是否鎖好，確保萬(wàn)無(wú)一失。第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

2.3.1電話接打與郵件處理

1.電話接打2.郵件處理

2.3日常辦公第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.電話接打（1）行政秘書(shū)接聽(tīng)電話。（2）行政秘書(shū)撥打電話。

2.郵件處理（1）郵件的轉(zhuǎn)交。1）需要呈給領(lǐng)導(dǎo)的信件，應(yīng)根據(jù)重要程度進(jìn)行整理，將最重要的放在最上面。

2）如果事先得到領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)，應(yīng)對(duì)信件進(jìn)行評(píng)注，即把長(zhǎng)信中重要的部分標(biāo)明或把有用的信息記錄下來(lái)。

3）行政秘書(shū)要審閱信件，把辦公室無(wú)法處理的信和應(yīng)該轉(zhuǎn)交給其他人的信件分開(kāi)放好。（2）郵件的回復(fù)。信件、電子郵件和傳真。第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.3.2印信管理1.印章的管理和使用

2.介紹信的管理和使用第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.印章的管理和使用（1）印章的保管。

1）專(zhuān)人保管。

2）安全放置。3）定期清潔。（2）印章的使用。1）領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2）禁止私自用印。

3）用印登記。4）蓋印端正、清晰。第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.介紹信的管理和使用（1）介紹信的保管。（2）介紹信的使用。1）領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2）按要求填寫(xiě)。

3）妥善保管存根。4）廢信處理。5）禁止事項(xiàng)。第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.3.3辦公效率與時(shí)間管理1.提高辦公效率

2.合理管理時(shí)間第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.提高辦公效率（1）培養(yǎng)有利于工作的好習(xí)慣

1）完成“例行公事”。2）在工作時(shí)間不做與工作無(wú)關(guān)的事，尤其是私事。3）做事有前瞻性，未雨綢繆，防患于未然。4）不將情緒帶到工作中。

5）工作中學(xué)會(huì)說(shuō)“不”。（2）抓主要矛盾。（3）井然有序地存放文件和物品。第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.合理管理時(shí)間（1）行政秘書(shū)要有計(jì)劃地使用時(shí)間，就是要在時(shí)間資源的使用上，做到有計(jì)劃、有標(biāo)準(zhǔn)、定量使用。（2）行政秘書(shū)要合理使用零碎時(shí)間。所謂零碎時(shí)間，是指不構(gòu)成連續(xù)時(shí)段的某項(xiàng)工作與另一項(xiàng)工作銜接之間的空余時(shí)間。（3）行政秘書(shū)在有效管理自己的工作時(shí)間之外，還需要合理地替領(lǐng)導(dǎo)管理時(shí)間、安排日程等。第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.3.4辦公自動(dòng)化

1.計(jì)算機(jī)的使用2.常用辦公設(shè)備的使用（1）掃描儀。（2）復(fù)印機(jī)。（3）傳真機(jī)。第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.4.1信息的內(nèi)容與分類(lèi)1.分類(lèi)方法2.分類(lèi)原則2.4信息管理第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.分類(lèi)方法（1）按對(duì)象、主題、形式、來(lái)源、信息內(nèi)容和通用分類(lèi)表分類(lèi)。按對(duì)象分類(lèi)常用于對(duì)書(shū)信等往來(lái)文書(shū)的分類(lèi)；（2）按主題分類(lèi)是一種根據(jù)信息資料所反映的主題進(jìn)行分類(lèi)的方法；（3）按形式分類(lèi)是將單據(jù)、合同、廣告稿、新聞稿、報(bào)告書(shū)、建議書(shū)、信函、文件、調(diào)查記錄、報(bào)紙和期刊文章等形式區(qū)分，相同形式的信息資料再按時(shí)間細(xì)分；（4）按來(lái)源分類(lèi)是將資料根據(jù)來(lái)源做出分類(lèi)，把相同來(lái)源的信息資料歸在一起；（5）按信息內(nèi)容分類(lèi)是根據(jù)信息資料所反映的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的區(qū)分；（6）按通用分類(lèi)表分類(lèi)是根據(jù)信息資料的情況，借助于“圖書(shū)資料分類(lèi)法”或“檔案分類(lèi)法”進(jìn)行分類(lèi)。第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.分類(lèi)原則（1）適用性原則；（2）綜合性原則；（3）漸進(jìn)性原則；（4）相斥性原則；（5）并置性原則。第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.4.2信息管理工作的基本程序2.審核信息1.搜集信息3.整理信息4.利用信息5.存儲(chǔ)信息第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”2.4.3信息保密工作1.做好口頭信息的保密社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.做好書(shū)面信息的保密3.做好電子信息的保密第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

2.5.1接待的準(zhǔn)備工作1.自然環(huán)境2.人文環(huán)境3.必備物資4.輔助物品

5.接待禮儀2.5接待工作第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.5.2接待規(guī)格的確定1.接待規(guī)格確定的標(biāo)準(zhǔn)：接待規(guī)格主要由來(lái)賓和陪同領(lǐng)導(dǎo)

的級(jí)別確定。2.接待規(guī)格的決定權(quán)：接待規(guī)格的最終決定權(quán)在領(lǐng)導(dǎo)，行

政秘書(shū)僅提供參考意見(jiàn)。3.接待規(guī)格的分類(lèi)：接待規(guī)格分為高規(guī)格接待、對(duì)等接待和低規(guī)格接待。第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.5.3接待計(jì)劃的制定1.接待工作計(jì)劃要有針對(duì)性2.接待工作計(jì)劃要具有全面性3.接待工作計(jì)劃要做到具體化第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.5.4基本接待禮儀

1.有約接待的禮儀要求（1）親切迎客。（2）熱忱待客。（3）禮貌送客。

2.無(wú)約接待的禮儀要求第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材關(guān)鍵術(shù)語(yǔ)辦公室事務(wù)管理辦公室環(huán)境管理信息管理辦公效率第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材復(fù)習(xí)思考題辦公室事務(wù)管理的內(nèi)容何為辦公室環(huán)境管理辦公室效率管理是指什么信息管理工作的環(huán)節(jié)

行政秘書(shū)學(xué)

行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材唐鈞/主編中國(guó)人民大學(xué)行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2章辦公室事務(wù)管理第3章文書(shū)與檔案工作第4章會(huì)務(wù)管理第5章行政秘書(shū)的綜合能力第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第2編第3章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2編做事與業(yè)務(wù)能力

第3章文書(shū)與檔案工作

3.1文書(shū)與檔案工作及其對(duì)行政秘書(shū)的能力要求3.1.1文書(shū)與檔案工作的概念·文書(shū)，是人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)中由于處理事務(wù)的需要，直接形成并使用的具有規(guī)范格式和法定效用的信息記錄?！n案，是國(guó)家機(jī)構(gòu)或其他社會(huì)組織、個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、音像等各種形式的歷史記錄。第2編第3章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.1.2行政秘書(shū)的文書(shū)與檔案工作能力要求1.能夠識(shí)別并理解文書(shū)和公文；2.能夠識(shí)別文書(shū)處理流程并完成簡(jiǎn)單的辦文任務(wù)；3.能夠識(shí)別并運(yùn)用行文規(guī)則；4，能夠識(shí)別并運(yùn)用公文格式；5，能夠識(shí)別并表述文書(shū)的基本知識(shí)、基本結(jié)構(gòu)

與寫(xiě)作要領(lǐng)；

第2編第3章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.1.2行政秘書(shū)的文書(shū)與檔案工作能力要求6.能夠完成文書(shū)起草任務(wù)；

7.能夠理解檔案和檔案管理；8.能夠掌握檔案管理原則；9.能夠基本掌握紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理。

第2編第3章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材公務(wù)文書(shū)事務(wù)文書(shū)商務(wù)文書(shū)

3.2文書(shū)的擬寫(xiě)與處理3.2.1常用文書(shū)擬寫(xiě)第2編第3章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)公務(wù)文書(shū)（1）指導(dǎo)性公文：決定、批復(fù)。社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

（2）告知性公文：

轉(zhuǎn)發(fā)性通知、批轉(zhuǎn)性通知、發(fā)布性通知、

指示性通知、任免性通知、事項(xiàng)性通知。（3）報(bào)請(qǐng)性公文：（4）商洽性公文：申請(qǐng)函、商洽函、詢(xún)問(wèn)函、答復(fù)函、告知函。（5）記錄性公文。第2編第3章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”事務(wù)文書(shū)（1）前言。社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

（2）主體。（3）結(jié)尾。第2編第3章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)商務(wù)文書(shū)（1）市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、可行性研究報(bào)告。社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

（2）招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)。（3）商務(wù)廣告、商務(wù)函件。（4）意向書(shū)、協(xié)議書(shū)。（5）合同。第2編第3章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)3.2.2文書(shū)處理1.文書(shū)處理的原則社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.文書(shū)處理的行文關(guān)系3.文書(shū)處理的行文關(guān)系4.文書(shū)處理程序第2編第3章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.文書(shū)處理的原則（1）及時(shí)、高效。（2）準(zhǔn)確、周密。（3）精簡(jiǎn)、求實(shí)。（4）安全、可靠。第2編第3章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.文書(shū)處理的行文關(guān)系（1）隸屬關(guān)系。（2）非隸屬關(guān)系。第2編第3章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

3.文書(shū)處理的行文方式（1）逐級(jí)行文。（2）多級(jí)行文。（3）直達(dá)行文。（4）公開(kāi)行文。（5）越級(jí)行文。（6）橫向行文。（7）聯(lián)合行文。（8）對(duì)口行文。（9）轉(zhuǎn)發(fā)行文。（10）授權(quán)行文。第2編第3章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.文書(shū)處理程序（1）發(fā)文處理程序。發(fā)文處理程序是指本機(jī)關(guān)或單位制發(fā)對(duì)外文件和內(nèi)部文件的處理程序，一般包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)等。（2）收文處理程序。

·第一個(gè)階段是從簽收到登記，稱(chēng)為收進(jìn)階段；

·第二個(gè)階段是從分辦到承辦，稱(chēng)為閱辦階段。

一般收文處理程序包括簽收、拆封、登記、審核、傳閱、擬辦、批辦、承辦，另外還有催辦和注辦。第2編第3章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

3.3.1檔案與檔案管理1.檔案的特點(diǎn)

（1）檔案是由機(jī)關(guān)團(tuán)體或個(gè)人在其自身活動(dòng)中積累起來(lái)的文件集合體。（2）檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。（3）檔案是原始性的記錄。（4）信息記錄方式、載體形式是多樣的。2.檔案的作用

3.檔案管理的定義

3.3檔案管理第2編第3章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

3.3.2檔案工作的基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理2.維護(hù)檔案的完整與安全3.便于社會(huì)各方面的利用

第2編第3章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.3.3檔案管理具體工作1.檔案整理（1）歸檔文件的分類(lèi)。

1）按年度分類(lèi)。

2）按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)。

3）按問(wèn)題分類(lèi)。4）按保管期限分類(lèi)。

第2編第3章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.3.3檔案管理具體工作1.檔案整理（2）立卷。

1）按問(wèn)題特征立卷。2）按作者特征立卷。3）按文種特征立卷。

4）按時(shí)間特征立卷。5）按地區(qū)特征立卷。6）按通信者特征立卷。第2編第3章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.3.3檔案管理具體工作1.檔案整理（3）系統(tǒng)排列與編制案卷目錄。案卷的系統(tǒng)排列與案卷目錄的編制一般在檔案室完成，案卷的系統(tǒng)排列就是編排并固定案卷的排列次序，編制案卷目錄就是在完成立卷歸檔的案卷的羅列、編號(hào)和分類(lèi)等系統(tǒng)化的整理之后，將其結(jié)果用編制案卷目錄的方式固定下來(lái)。第2編第3章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.3.3檔案管理具體工作2.電子檔案管理（1）電子文件收集。（2）電子文件歸檔。（3）電子文件保管。第2編第3章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材關(guān)鍵術(shù)語(yǔ)公務(wù)文書(shū)文書(shū)處理檔案管理第2編第3章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材復(fù)習(xí)思考題公文的定義及文種公文的行文方式公文的行文關(guān)系檔案工作的基本原則

行政秘書(shū)學(xué)

行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材唐鈞/主編中國(guó)人民大學(xué)行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2章辦公室事務(wù)管理第3章文書(shū)與檔案工作第4章會(huì)務(wù)管理第5章行政秘書(shū)的綜合能力第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2編做事與業(yè)務(wù)能力

第4章會(huì)務(wù)管理

4.1會(huì)務(wù)管理及其對(duì)行政秘書(shū)的能力要求4.1.1會(huì)務(wù)管理概述1.會(huì)議分類(lèi)（1）根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)，可以分為正式會(huì)議、非正式會(huì)議。（2）根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容，可以分為傳達(dá)動(dòng)員會(huì)、匯報(bào)檢查會(huì)、座談?dòng)懻摃?huì)和工作決策會(huì)等。（3）根據(jù)會(huì)議的人數(shù)、規(guī)模，可以分為大型會(huì)議、中型會(huì)議、小型會(huì)議。（4）根據(jù)會(huì)議召開(kāi)的規(guī)律或日期，可分為定期例會(huì)、臨時(shí)性會(huì)議。

第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.1.1會(huì)務(wù)管理概述2.會(huì)議的構(gòu)成要素（1）與會(huì)者；（2）主辦者；（3）會(huì)議議題；（4）會(huì)議名稱(chēng)；（5）會(huì)議時(shí)間；（6）會(huì)議地點(diǎn)。

第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.1.2行政秘書(shū)的會(huì)務(wù)管理能力要求1.能夠識(shí)別并理解會(huì)議功能和會(huì)議組織者的職責(zé)；

2.能夠理解并掌握會(huì)議組織的一般程序及會(huì)議籌備

方案的擬寫(xiě)和實(shí)施；3.能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)策劃參與各種商務(wù)活動(dòng)和應(yīng)酬。

第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.2.1會(huì)務(wù)管理辦法會(huì)議分類(lèi)會(huì)議要求會(huì)議計(jì)劃的制定與批準(zhǔn)會(huì)議通知會(huì)議組織及實(shí)施

4.2會(huì)務(wù)管理制度規(guī)范第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.1.2行政秘書(shū)的會(huì)務(wù)管理能力要求1.會(huì)議分類(lèi)

《中央國(guó)家機(jī)關(guān)會(huì)議費(fèi)管理辦法》第二條對(duì)會(huì)議進(jìn)行了分類(lèi)：一類(lèi)會(huì)議是以國(guó)務(wù)院名義召開(kāi)的，要求省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市負(fù)責(zé)同志參加的會(huì)議；二類(lèi)會(huì)議是國(guó)務(wù)院各部委、直屬機(jī)構(gòu)以及國(guó)務(wù)院各直屬事業(yè)單位召開(kāi)的，要求省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市有關(guān)廳（局）或本系統(tǒng)在各地機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)同志參加的會(huì)議；三類(lèi)會(huì)議是國(guó)務(wù)院各部委、直屬機(jī)構(gòu)以及國(guó)務(wù)院各直屬事業(yè)單位或所屬司（局）召開(kāi)的，要求省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市有關(guān)廳（局）或本系統(tǒng)在各地機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員參加的會(huì)議。不在此三類(lèi)中的會(huì)議歸為其他會(huì)議。

第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.1.2行政秘書(shū)的會(huì)務(wù)管理能力要求2.會(huì)議要求各單位對(duì)會(huì)議的要求可以是指導(dǎo)性的，也可以是具體的規(guī)范性的。指導(dǎo)性的要求，例如“嚴(yán)格控制召開(kāi)各類(lèi)會(huì)議，減少會(huì)議數(shù)量，控制會(huì)議規(guī)模，壓縮開(kāi)會(huì)時(shí)間，應(yīng)當(dāng)充分利用視頻系統(tǒng)召開(kāi)電視電話會(huì)議，減少駐會(huì)會(huì)議；各類(lèi)會(huì)議必須圍繞組織的中心工作，保證質(zhì)量，準(zhǔn)備不成熟的、沒(méi)有明確目的和主題的或能通過(guò)其他方式解決的事項(xiàng)，不召開(kāi)會(huì)議”等。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.1.2行政秘書(shū)的會(huì)務(wù)管理能力要求3.會(huì)議計(jì)劃的制訂與批準(zhǔn)

會(huì)議計(jì)劃的制訂與批準(zhǔn)是會(huì)議活動(dòng)管理辦法的重要組成部分。各組織可實(shí)行會(huì)議計(jì)劃管理制度。辦公廳或辦公室管理機(jī)關(guān)召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議的審核都有嚴(yán)格的程序和制度規(guī)范，有利于組織的會(huì)務(wù)管理。如機(jī)關(guān)各部門(mén)每年年底可將下一年度除小型業(yè)務(wù)會(huì)議以外的會(huì)議計(jì)劃報(bào)辦公廳或辦公室；各類(lèi)會(huì)議經(jīng)辦公廳或辦公室匯總、綜合平衡，由規(guī)劃財(cái)務(wù)部門(mén)審查預(yù)算后，提交組織常務(wù)會(huì)議審議；每年年底將下一年度計(jì)劃召開(kāi)的二類(lèi)會(huì)議以及部分其他會(huì)議的報(bào)批文件（會(huì)議的名稱(chēng)、主要內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、代表及工作人員數(shù)、所需經(jīng)費(fèi)等），按程序報(bào)有關(guān)部門(mén)備案；經(jīng)組織批準(zhǔn)召開(kāi)的會(huì)議，納入年度會(huì)議計(jì)劃，作為會(huì)議審批的依據(jù)，未列入年度計(jì)劃的會(huì)議，原則上不得召開(kāi)等。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.1.2行政秘書(shū)的會(huì)務(wù)管理能力要求4.會(huì)議通知

辦公廳或辦公室設(shè)置會(huì)議通知專(zhuān)用文種。例如在政府部門(mén)，一類(lèi)、二類(lèi)會(huì)議的通知以辦公廳或辦公室文件（或明傳電報(bào)）印發(fā)，三類(lèi)會(huì)議及國(guó)際會(huì)議的通知，均以辦公廳或辦公室會(huì)議通知文件印發(fā)，各部門(mén)不得以函等形式印發(fā)會(huì)議通知（機(jī)關(guān)黨委和紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議和小型業(yè)務(wù)會(huì)議除外）；其他會(huì)議的審核與發(fā)文根據(jù)實(shí)際情況參照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；不按上述要求發(fā)文召開(kāi)的會(huì)議，被通知的相關(guān)部門(mén)可以不參加。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.1.2行政秘書(shū)的會(huì)務(wù)管理能力要求5.會(huì)議組織及實(shí)施

會(huì)議組織及實(shí)施是有規(guī)律可循的，下面以政府部門(mén)中的部級(jí)單位為例進(jìn)行說(shuō)明，其他級(jí)別的組織和單位可依此類(lèi)推。一類(lèi)會(huì)議的會(huì)議方案及領(lǐng)導(dǎo)講話等文件由辦公廳負(fù)責(zé)起草，經(jīng)分管辦公廳的領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)部長(zhǎng)批準(zhǔn)，由辦公廳負(fù)責(zé)具體的組織協(xié)調(diào)工作；要求省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市、副省級(jí)城市相關(guān)部門(mén)或派出機(jī)構(gòu)、直屬單位分管負(fù)責(zé)同志參加的二類(lèi)會(huì)議，會(huì)議方案及領(lǐng)導(dǎo)講話等文件由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)起草，經(jīng)辦公廳審核后，根據(jù)業(yè)務(wù)分工，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.2.2會(huì)議活動(dòng)審核流程1.審核范圍。辦公廳或辦公室能夠?qū)徍说臅?huì)議活動(dòng)是有范圍限制的，并非所有的會(huì)議活動(dòng)都需要，或者都可以由秘書(shū)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審核2.審核內(nèi)容。會(huì)議活動(dòng)的審核內(nèi)容包括會(huì)議名稱(chēng)、主題與議題、議程、時(shí)間和日期、與會(huì)代表的組成與范圍、會(huì)議文件的準(zhǔn)備和發(fā)放范圍、會(huì)議地點(diǎn)（住宿）、餐飲安排以及會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)組成、人員分工情況等。3．審核要點(diǎn)。進(jìn)行會(huì)議活動(dòng)審核時(shí)，審核的要點(diǎn)包括會(huì)議方案的主題與議題安排是否準(zhǔn)確反映了會(huì)議宗旨；會(huì)議的議程和日程安排是否科學(xué)合理；會(huì)議與會(huì)代表的組成結(jié)構(gòu)；會(huì)議的準(zhǔn)備工作安排是否與有關(guān)單位銜接，涉及外賓或外事活動(dòng)的是否需報(bào)相關(guān)部門(mén)備案并請(qǐng)其在禮賓等方面予以把關(guān)等。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)4.2.3會(huì)議活動(dòng)發(fā)文審核1.會(huì)議類(lèi)型審核社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.會(huì)議預(yù)算審核3.計(jì)劃內(nèi)會(huì)議審核4.計(jì)劃外會(huì)議審核第2編第2章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會(huì)務(wù)管理主要流程1.會(huì)議目標(biāo)、議題的確定2.會(huì)議預(yù)案、計(jì)劃的制定3.會(huì)議議程、日程的確定4.會(huì)場(chǎng)布置5.會(huì)議文件的準(zhǔn)備6.會(huì)議通知的擬定和發(fā)送7.會(huì)前檢查8.溝通會(huì)議信息

4.3會(huì)務(wù)管理主要流程第2編第4章第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會(huì)務(wù)管理主要流程1.會(huì)議目標(biāo)、議題的確定

會(huì)議的目標(biāo)決定會(huì)議的議題，會(huì)議議題的確定應(yīng)該高效和準(zhǔn)確，即議題確定是必要的，而且需要立即討論；議題應(yīng)當(dāng)適量，要分清主次輕重，明確中心議題或主要議題；相關(guān)議題應(yīng)集中或歸并討論；議題的表述要清楚準(zhǔn)確，內(nèi)容不能超出會(huì)議的職權(quán)范圍等。議題的形式可以是書(shū)面的，也可以是口頭的。書(shū)面形式包括議案、最后文件草案或討論稿、會(huì)議議程、提綱等；小型事務(wù)性會(huì)議可將議題口頭傳達(dá)給與會(huì)者。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會(huì)務(wù)管理主要流程2.會(huì)議預(yù)案、計(jì)劃的制訂

大中型會(huì)議必須在會(huì)前制訂周密的會(huì)議預(yù)案，即會(huì)議的籌備方案。會(huì)議預(yù)案除標(biāo)明會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)期、與會(huì)人員、會(huì)議日程外，還應(yīng)有會(huì)議籌備人員組成和職責(zé)分工、會(huì)議經(jīng)費(fèi)來(lái)源和成本核算等。每項(xiàng)任務(wù)必須有具體要求和具體負(fù)責(zé)人。會(huì)議預(yù)案報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，應(yīng)及時(shí)組織實(shí)施。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會(huì)務(wù)管理主要流程2.會(huì)議預(yù)案、計(jì)劃的制訂

小型會(huì)議必須指定會(huì)議計(jì)劃，確定會(huì)議的基本要素，如會(huì)議議題、主持人、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)者等，使組織成員做到心中有數(shù)，早做安排。部門(mén)的會(huì)議至少應(yīng)提前一周報(bào)到辦公室，由辦公室統(tǒng)籌安排，定出一周會(huì)議安排表，使各個(gè)部門(mén)工作不致相沖突，領(lǐng)導(dǎo)也可有選擇、有計(jì)劃地參加部門(mén)會(huì)議，有利于全局工作的順利開(kāi)展。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會(huì)務(wù)管理主要流程3.會(huì)議議程、日程的確定

會(huì)議活動(dòng)分為兩類(lèi)：一類(lèi)是議題性活動(dòng)，即圍繞議題展開(kāi)的講演、辯論、商討、審議和表決等活動(dòng)；另一類(lèi)是非議題性活動(dòng)，如選舉、頒獎(jiǎng)、揭幕等活動(dòng)。會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議的議題按照主次、輕重，按照其內(nèi)在聯(lián)系有機(jī)地排列起來(lái)。若印成文書(shū)，就是議程表。議程表應(yīng)在會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會(huì)務(wù)管理主要流程

4.會(huì)場(chǎng)布置（1）氣氛、色調(diào)應(yīng)與會(huì)議目的相稱(chēng)。（2）面積、設(shè)施應(yīng)滿(mǎn)足會(huì)議需要。（3）桌椅擺放應(yīng)符合會(huì)議要求。（4）按照不同慣例排列主席臺(tái)席位。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會(huì)務(wù)管理主要流程5.會(huì)議文件的準(zhǔn)備

準(zhǔn)備好會(huì)議議程和日程等程序性文件外，對(duì)提交會(huì)議審議和參考的文件材料，應(yīng)事先準(zhǔn)備好，在會(huì)前數(shù)日分送給與會(huì)人員審閱、研究和準(zhǔn)備意見(jiàn)。會(huì)議文件的準(zhǔn)備工作包括起草和印發(fā)兩個(gè)環(huán)節(jié)。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會(huì)務(wù)管理主要流程6.會(huì)議通知的擬寫(xiě)和發(fā)送

會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、需用時(shí)間或會(huì)期、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議名稱(chēng)和主要議題、參加對(duì)象、需作的準(zhǔn)備，也可加注報(bào)到日期、地點(diǎn)、接站辦法等，還應(yīng)有召集單位署名、通知發(fā)出日期、聯(lián)系人及聯(lián)系方法等，最后加蓋公章。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會(huì)務(wù)管理主要流程7.會(huì)前檢查

首先，秘書(shū)必須對(duì)會(huì)議文件的準(zhǔn)備情況進(jìn)行仔細(xì)檢查，會(huì)議文件如有差錯(cuò)，小則影響會(huì)議的進(jìn)程，大則產(chǎn)生嚴(yán)重的政治后果。

其次，要檢查會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備情況。場(chǎng)館設(shè)施是會(huì)議得以順利進(jìn)行的基本物質(zhì)保證。檢查范圍包括主會(huì)場(chǎng)、分會(huì)場(chǎng)以及與會(huì)者的住地，檢查內(nèi)容主要是基本設(shè)施、安全保衛(wèi)措施等，包括電力通信設(shè)備、音響設(shè)備、茶點(diǎn)供應(yīng)、警衛(wèi)部署、票證檢查、人員的定崗定位等。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會(huì)務(wù)管理主要流程8.溝通會(huì)議信息

行政秘書(shū)在會(huì)議正式召開(kāi)之前，需要與多方做好會(huì)議信息的溝通工作，以確保會(huì)議能夠順利進(jìn)行。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)4.3.2會(huì)間組織與服務(wù)1.與會(huì)者的接站、報(bào)到及簽到社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.會(huì)議記錄工作3.會(huì)間調(diào)度和服務(wù)工作4.會(huì)議文件的編寫(xiě)第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.2會(huì)間組織與服務(wù)1.與會(huì)者的接站、報(bào)到及簽到

接站是跨地區(qū)、全國(guó)性和國(guó)際性會(huì)議重要的接待工作，也是會(huì)議開(kāi)始的第一個(gè)環(huán)節(jié)。秘書(shū)首先應(yīng)統(tǒng)計(jì)好與會(huì)者的名單和人數(shù)，掌握好每位與會(huì)者抵達(dá)的時(shí)間和方式，并準(zhǔn)備好接待標(biāo)識(shí)、手提式擴(kuò)音器、其他器材和車(chē)輛等。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.2會(huì)間組織與服務(wù)1.與會(huì)者的接站、報(bào)到及簽到報(bào)到工作是指與會(huì)者在到達(dá)會(huì)議所在地時(shí)所辦理的登記注冊(cè)手續(xù)。秘書(shū)應(yīng)做的工作包括查驗(yàn)有效證件、在登記表上登錄與會(huì)者的個(gè)人信息、接收和發(fā)放材料、預(yù)收費(fèi)用和安排住宿等。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.2會(huì)間組織與服務(wù)1.與會(huì)者的接站、報(bào)到及簽到簽到的方式主要有以下三種：一是秘書(shū)點(diǎn)名，即由秘書(shū)在預(yù)先擬好的與會(huì)人員名單上做記號(hào)；二是本人簽到，即由與會(huì)者本人簽名報(bào)到，適用于邀請(qǐng)性會(huì)議；三是電子簽到，根據(jù)與會(huì)者的信息，在會(huì)前制作的電子簽到卡通常與代表證組合起來(lái)，這種方法適用于與會(huì)人數(shù)較多的大中型會(huì)議。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.會(huì)議記錄工作

·會(huì)議記錄是會(huì)議客觀進(jìn)程原始真實(shí)的反映，需要做到真實(shí)客觀、快速準(zhǔn)確。會(huì)議記錄是隨著會(huì)議的實(shí)際進(jìn)程記錄下來(lái)的原始情況和具體內(nèi)容。在日常工作中，會(huì)議記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。

·會(huì)議記錄從不同的角度可以分為不同的類(lèi)型：按時(shí)間可分為例會(huì)記錄、非例會(huì)記錄；按內(nèi)容可分為工作會(huì)議記錄、現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)議記錄、座談會(huì)議記錄、表彰（批評(píng)）會(huì)議記錄；按形式可分為摘要記錄、詳細(xì)記錄等。

·會(huì)議記錄具有匯總、交流會(huì)議信息，為形成會(huì)議文件打好基礎(chǔ)的作用。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.會(huì)間調(diào)度和服務(wù)工作

·在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，會(huì)議秘書(shū)處擔(dān)負(fù)著承上啟下、聯(lián)系左右、照應(yīng)內(nèi)外的任務(wù)，必須做好各方面的調(diào)度指揮工作。如在召開(kāi)各分組會(huì)議時(shí)，安排會(huì)議地點(diǎn)，并通知有關(guān)人員準(zhǔn)時(shí)出席；召開(kāi)大會(huì)時(shí)，安排好會(huì)場(chǎng)的布置和車(chē)輛調(diào)度；大會(huì)發(fā)言時(shí)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排發(fā)言順序等。

·會(huì)場(chǎng)服務(wù)包括引導(dǎo)與會(huì)者入席、退席，茶水供應(yīng)，指引與會(huì)者使用會(huì)場(chǎng)的服務(wù)設(shè)施，照顧與會(huì)人員會(huì)間休息，滿(mǎn)足與會(huì)人員的臨時(shí)需要等。如果是組織內(nèi)部的會(huì)議，秘書(shū)的會(huì)場(chǎng)服務(wù)還包括接聽(tīng)會(huì)場(chǎng)外打來(lái)的電話，接待來(lái)訪的客人。盡可能排除場(chǎng)外因素對(duì)會(huì)議的干擾。

·會(huì)議進(jìn)行期間，行政秘書(shū)應(yīng)該協(xié)助組織者按照會(huì)議計(jì)劃的要求落實(shí)會(huì)議議程。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.會(huì)議文件的編寫(xiě)

會(huì)前準(zhǔn)備的文件主要有開(kāi)幕詞、工作報(bào)告等，在會(huì)議過(guò)程中所形成的文件，主要有會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、閉幕詞、會(huì)議決定、會(huì)議紀(jì)要等。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”4.3.3會(huì)議善后工作1.與會(huì)者的離會(huì)工作社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.會(huì)議的傳達(dá)和催辦3.會(huì)議文書(shū)立卷及會(huì)后總結(jié)第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.2會(huì)間組織與服務(wù)1.與會(huì)者的離會(huì)工作

行政秘書(shū)在匯總會(huì)議通知反饋時(shí)就應(yīng)該仔細(xì)登記與會(huì)者對(duì)回程票的具體要求，并及時(shí)與交通部門(mén)聯(lián)系訂票事宜。會(huì)議過(guò)程中的一切花費(fèi)，應(yīng)該嚴(yán)格按照預(yù)算計(jì)劃開(kāi)支。各種花費(fèi)應(yīng)該在決算表中注明情況，然后提交領(lǐng)導(dǎo)審核，再到財(cái)務(wù)部門(mén)結(jié)賬。辦會(huì)應(yīng)該注意節(jié)約，切忌大手大腳、鋪張浪費(fèi)。會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)或接待人員應(yīng)盡可能安排時(shí)間歡送與會(huì)者，可以到與會(huì)者的房間走訪告別，也可以在會(huì)議閉幕式結(jié)束后于會(huì)場(chǎng)門(mén)口告別。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.2會(huì)間組織與服務(wù)2.會(huì)議的傳達(dá)和催辦

大多數(shù)會(huì)議總是少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)或代表參加的，而會(huì)議精神或決議的貫徹執(zhí)行則往往是大多數(shù)甚至全體成員的事。因此，除了少數(shù)秘密會(huì)議外，大多數(shù)會(huì)議內(nèi)容都要進(jìn)行傳達(dá)。會(huì)議傳達(dá)必須確定內(nèi)容、程度、范圍、層次、時(shí)間、方式等。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.2會(huì)間組織與服務(wù)3.會(huì)議文書(shū)立卷及會(huì)后總結(jié)會(huì)議所形成的正式文件以及會(huì)議記錄應(yīng)列入立卷范圍。會(huì)議的重要文書(shū)，如會(huì)議通知、與會(huì)人員名單、通信錄、選票及統(tǒng)計(jì)材料、會(huì)議宣傳提綱、會(huì)議總結(jié)等也應(yīng)同案立卷。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)4.4.1新聞發(fā)布會(huì)1.明確主題社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.擬定標(biāo)題3.調(diào)查研究并形成報(bào)告4.物資準(zhǔn)備5.形象設(shè)計(jì)6.動(dòng)態(tài)控制

4.4特殊會(huì)務(wù)活動(dòng)的管理第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.4.1新聞發(fā)布會(huì)

1.明確主題新聞發(fā)布會(huì)應(yīng)該有明確的主題，可以是解釋一個(gè)重大事件的細(xì)節(jié)、公布事實(shí)真相，也可以是介紹一種新產(chǎn)品等。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.4.1新聞發(fā)布會(huì)2.擬定標(biāo)題

任何新聞發(fā)布會(huì)都會(huì)有一個(gè)標(biāo)題，它會(huì)顯示在有關(guān)新聞發(fā)布會(huì)的一切物質(zhì)形態(tài)上，如請(qǐng)柬、會(huì)議資料、會(huì)場(chǎng)布置、紀(jì)念品等。在選擇新聞發(fā)布會(huì)的標(biāo)題時(shí)，可以為發(fā)布會(huì)選擇一個(gè)具有象征意義的標(biāo)題，一般可以采取主標(biāo)題加副標(biāo)題的方式，副標(biāo)題說(shuō)明發(fā)布會(huì)的內(nèi)容，主標(biāo)題表達(dá)組織想要表達(dá)的主要含義。第2編第4章行政秘書(shū)學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.4.1新聞發(fā)布會(huì)3.調(diào)查、研究并形成報(bào)告

召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)之前，行政秘書(shū)應(yīng)對(duì)本組織取得的成果或發(fā)生的重大事件作詳細(xì)周密的調(diào)查和研究，如問(wèn)題產(chǎn)生的原因、造成的損失、產(chǎn)生的影響、采取的善后措施、發(fā)展變化的趨勢(shì)等。在此基礎(chǔ)上，行政秘書(shū)還應(yīng)根據(jù)這些情況提煉要點(diǎn)，形成書(shū)面報(bào)告，一方面可供領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)參考；另一方面可