機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）課件 第3章 會議管理

機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）中國人民大學(xué)行政管理學(xué)系

組編趙國俊陳幽泓

編著21世紀(jì)公共行政系列教材

[本章要點(diǎn)]

本章概述了會議的基本原理，介紹了會議組織工作的原則與方法，介紹了會議數(shù)量控制、質(zhì)量控制、進(jìn)程控制的方法與技術(shù)，概述了正確與會的方法要點(diǎn)。會議管理221世紀(jì)公共行政系列教材機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）第3章3.1會議概述3.1.1會議的功能

2011年11月2日，美國安全化妝品運(yùn)動聯(lián)盟表示，強(qiáng)生嬰兒洗發(fā)水中含有可致癌的二惡烷以及季銨鹽15。美國、中國、加拿大等5國市場所售產(chǎn)品中仍含有該物質(zhì)。>>>會議是一個(gè)非常古老的社會事物，遠(yuǎn)古時(shí)期的人類就已經(jīng)學(xué)會以召開會議的形式來商議大事要事了。>>>會議是人類群體有組織的會晤、議事行為或過程。321世紀(jì)公共行政系列教材機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）對會議的上述功能我們可以這樣理解：一是它可以實(shí)現(xiàn)信息的多向即時(shí)傳遞，也就是在同一時(shí)刻能在眾人當(dāng)中進(jìn)行即刻反饋的信息溝通。二是它可以有效聚集集體的智慧和力量。3.1會議概述3.1.2會議的種類

2011年11月2日，美國安全化妝品運(yùn)動聯(lián)盟表示，強(qiáng)生嬰兒洗發(fā)水中含有可致癌的二惡烷以及季銨鹽15。美國、中國、加拿大等5國市場所售產(chǎn)品中仍含有該物質(zhì)。>>>根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以將會議劃分為許多種。421世紀(jì)公共行政系列教材機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）按時(shí)間方面的規(guī)定性，可分為定期和不定期兩類；按出席對象，可分為聯(lián)席會（由若干單位共同召集并參加）、內(nèi)部會、代表會、群眾會等；按功能性質(zhì)，可分為決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學(xué)術(shù)性、協(xié)調(diào)性、動員性、紀(jì)念性等；按議題性質(zhì)，可分為專業(yè)性、專題性、綜合性等；按照規(guī)模大小，可分為特大型（萬人以上）、大型（數(shù)千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）等；按會議采用的方式手段，可分為常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會等；按與會者的國籍及議題的范圍，可分為國內(nèi)會議與國際會議等。會議基本要素包括：目的、時(shí)間、會址、主持者、組織者與會者、事項(xiàng)、議程、信息、會議規(guī)則、實(shí)現(xiàn)信息有效傳遞所需要的基本物質(zhì)條件等。會議其他要素包括：名稱、服務(wù)機(jī)構(gòu)、秘書機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、文件材料、專用設(shè)備工具、各種消耗性材料等。

2011年11月2日，美國安全化妝品運(yùn)動聯(lián)盟表示，強(qiáng)生嬰兒洗發(fā)水中含有可致癌的二惡烷以及季銨鹽15。美國、中國、加拿大等5國市場所售產(chǎn)品中仍含有該物質(zhì)。>>>會議要素即會議的組成因素，這些因素被分為兩類：一類是基本要素，即所有會議必有的；另一類是其他要素，即可供選擇的，并非為所有會議所共有。

10月份，奢侈品品牌Gucci被指在華用工雙重標(biāo)準(zhǔn)，并爆發(fā)“虐工門”，讓這個(gè)一向在中國口碑不錯(cuò)的奢侈品企業(yè)，一夜之間成了千夫所指的“血汗工廠”。53.1.3會議要素21世紀(jì)公共行政系列教材機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）3.1會議概述1.會議規(guī)則的基本組成：召開會議的條件會期、會議的人員組成、有關(guān)機(jī)構(gòu)、會議議程、討論發(fā)言、表決、有效決議的條件限制、會議記錄及其他會議文件、會議經(jīng)費(fèi)。2.制定會議規(guī)則的注意事項(xiàng)會議規(guī)則本身必須合“法”；應(yīng)區(qū)分會議的性質(zhì)；使會議規(guī)則文字化、文件化；要規(guī)定對特殊情況下暫時(shí)停止執(zhí)行既定規(guī)則的必要條件的限制；繁簡要得當(dāng)。

2011年11月2日，美國安全化妝品運(yùn)動聯(lián)盟表示，強(qiáng)生嬰兒洗發(fā)水中含有可致癌的二惡烷以及季銨鹽15。美國、中國、加拿大等5國市場所售產(chǎn)品中仍含有該物質(zhì)。>>>會議規(guī)則又稱會議的組織規(guī)則，是會議組織活動的指導(dǎo)原則、行為規(guī)范。它規(guī)定了會議的召開（誰，何時(shí)）、組成、議事程序等方面的準(zhǔn)則。

10月份，奢侈品品牌Gucci被指在華用工雙重標(biāo)準(zhǔn)，并爆發(fā)“虐工門”，讓這個(gè)一向在中國口碑不錯(cuò)的奢侈品企業(yè)，一夜之間成了千夫所指的“血汗工廠”。63.2.1會議規(guī)則的制定3.2會議的組織21世紀(jì)公共行政系列教材機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）主持人的組織責(zé)任會議管理者的組織責(zé)任會議秘書機(jī)構(gòu)的組織責(zé)任其他服務(wù)與辦事機(jī)構(gòu)的組織責(zé)任

2011年11月2日，美國安全化妝品運(yùn)動聯(lián)盟表示，強(qiáng)生嬰兒洗發(fā)水中含有可致癌的二惡烷以及季銨鹽15。美國、中國、加拿大等5國市場所售產(chǎn)品中仍含有該物質(zhì)。>>>會議的組織活動的各項(xiàng)責(zé)任是由主持人、會議管理者、會議秘書機(jī)構(gòu)及有關(guān)辦事機(jī)構(gòu)分別承擔(dān)的。

10月份，奢侈品品牌Gucci被指在華用工雙重標(biāo)準(zhǔn)，并爆發(fā)“虐工門”，讓這個(gè)一向在中國口碑不錯(cuò)的奢侈品企業(yè)，一夜之間成了千夫所指的“血汗工廠”。73.2.2會議組織職責(zé)3.2會議的組織21世紀(jì)公共行政系列教材機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）1.會前組織工作的基本要求

會前組織是會議組織工作的重點(diǎn)和基礎(chǔ)，其主要任務(wù)是為會議的有效創(chuàng)造一切必要條件，確立切實(shí)保障。充分，周密，安全、

2011年11月2日，美國安全化妝品運(yùn)動聯(lián)盟表示，強(qiáng)生嬰兒洗發(fā)水中含有可致癌的二惡烷以及季銨鹽15。美國、中國、加拿大等5國市場所售產(chǎn)品中仍含有該物質(zhì)。

10月份，奢侈品品牌Gucci被指在華用工雙重標(biāo)準(zhǔn)，并爆發(fā)“虐工門”，讓這個(gè)一向在中國口碑不錯(cuò)的奢侈品企業(yè)，一夜之間成了千夫所指的“血汗工廠”。83.2.3會前的組織工作3.2會議的組織21世紀(jì)公共行政系列教材機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）2.會前準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容確定會名、宗旨、會期、會址、出席范圍、出席人數(shù)及名額分配辦法。編制并報(bào)請主管部門審批會議計(jì)劃，填報(bào)預(yù)算表。印發(fā)票證成立籌備機(jī)構(gòu)并明確職責(zé)分工確定議程和具體日程安排。向與會者發(fā)出通知。布置會場準(zhǔn)備各種文件材料確定與會者分組名單，編排座次。準(zhǔn)備好必需的物品完成保衛(wèi)、保密措施的準(zhǔn)備工作。發(fā)言、投票、集體攝影方面的準(zhǔn)備。食宿、醫(yī)療、交通、文娛活動的安排。會前在會場上的簽到和文件分發(fā)工作等。

2011年11月2日，美國安全化妝品運(yùn)動聯(lián)盟表示，強(qiáng)生嬰兒洗發(fā)水中含有可致癌的二惡烷以及季銨鹽15。美國、中國、加拿大等5國市場所售產(chǎn)品中仍含有該物質(zhì)。

10月份，奢侈品品牌Gucci被指在華用工雙重標(biāo)準(zhǔn)，并爆發(fā)“虐工門”，讓這個(gè)一向在中國口碑不錯(cuò)的奢侈品企業(yè)，一夜之間成了千夫所指的“血汗工廠”。93.2.3會前的組織工作3.2會議的組織21世紀(jì)公共行政系列教材機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）

2011年11月2日，美國安全化妝品運(yùn)動聯(lián)盟表示，強(qiáng)生嬰兒洗發(fā)水中含有可致癌的二惡烷以及季銨鹽15。美國、中國、加拿大等5國市場所售產(chǎn)品中仍含有該物質(zhì)。>>>會間組織工作的基本要求：主動、周到、有序、有效。>>>會間組織工作的主要內(nèi)容

10月份，奢侈品品牌Gucci被指在華用工雙重標(biāo)準(zhǔn)，并爆發(fā)“虐工門”，讓這個(gè)一向在中國口碑不錯(cuò)的奢侈品企業(yè)，一夜之間成了千夫所指的“血汗工廠”。103.2.4會間的組織工作3.2會議的組織21世紀(jì)公共行政系列教材機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）1.會后組織工作的基本要求:迅速、妥善、2.會后組織工作的主要內(nèi)容3.2.5會后的組織工作3.2會議的組織3.2.6會議組織工作的方法技巧

2011年11月2日，美國安全化妝品運(yùn)動聯(lián)盟表示，強(qiáng)生嬰兒洗發(fā)水中含有可致癌的二惡烷以及季銨鹽15。美國、中國、加拿大等5國市場所售產(chǎn)品中仍含有該物質(zhì)。會議通知的發(fā)送會址選擇會場布置會議主席臺座次的編排會議報(bào)到工作的組織會議簽到的組織會議接待1121世紀(jì)公共行政系列教材機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）3.3會議數(shù)量控制3.3.1會議數(shù)量控制及其意義

2011年11月2日，美國安全化妝品運(yùn)動聯(lián)盟表示，強(qiáng)生嬰兒洗發(fā)水中含有可致癌的二惡烷以及季銨鹽15。美國、中國、加拿大等5國市場所售產(chǎn)品中仍含有該物質(zhì)。只有對會議數(shù)量加以控制，改變或多或少現(xiàn)象，機(jī)關(guān)的管理工作才能真正有效率有質(zhì)量。鑒于在實(shí)際工作中，濫用會議方式造成會議泛濫成為會議數(shù)量失控的主要表現(xiàn)，為此，對會議數(shù)量控制就常常表現(xiàn)為努力減少會議。1221世紀(jì)公共行政系列教材機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）3.3會議數(shù)量控制3.3.2造成會議泛濫的主要原因

2011年11月2日，美國安全化妝品運(yùn)動聯(lián)盟表示，強(qiáng)生嬰兒洗發(fā)水中含有可致癌的二惡烷以及季銨鹽15。美國、中國、加拿大等5國市場所售產(chǎn)品中仍含有該物質(zhì)。領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)水平不高官僚主義作祟機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理會議自身質(zhì)量低劣會風(fēng)不正1321世紀(jì)公共行政系列教材機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）3.3會議數(shù)量控制3.3.3控制會議數(shù)量的主要方法措施

2011年11月2日，美國安全化妝品運(yùn)動聯(lián)盟表示，強(qiáng)生嬰兒洗發(fā)水中含有可致癌的二惡烷以及季銨鹽15。美國、中國、加拿大等5國市場所售產(chǎn)品中仍含有該物質(zhì)。提高各級領(lǐng)導(dǎo)者的素質(zhì)，提高其領(lǐng)導(dǎo)水平；合理設(shè)置機(jī)構(gòu)，正確分割職能與權(quán)利；建立并嚴(yán)格實(shí)施會議審批標(biāo)準(zhǔn)和審批權(quán)高度集中的制度；建立會議協(xié)調(diào)安排機(jī)制；全面控制會議質(zhì)量；加強(qiáng)會議成本控制；對例行會議作定期檢查分析。1421世紀(jì)公共行政系列教材機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）3.4會議質(zhì)量控制3.4.1決定會議效果的主要因素

2011年11月2日，美國安全化妝品運(yùn)動聯(lián)盟表示，強(qiáng)生嬰兒洗發(fā)水中含有可致癌的二惡烷以及季銨鹽15。美國、中國、加拿大等5國市場所售產(chǎn)品中仍含有該物質(zhì)。會議是否有效取決于：是否具有召開會議的必要；召集會議的單位是否具備必要的行政權(quán)力；會議準(zhǔn)備是否充分；與會人員范圍與人數(shù)是否有利于必要的信息交流；會議期間能否排除各種干擾；主持人、與會者的學(xué)識、業(yè)務(wù)水平、工作作風(fēng)、情感等條件；環(huán)境衛(wèi)生條件；技術(shù)設(shè)備條件；議程是否合理科學(xué)；對會議決議的執(zhí)行是否實(shí)施有效的監(jiān)督等。1521世紀(jì)公共行政系列教材機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）3.4會議質(zhì)量控制3.4.2會議質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

2011年11月2日，美國安全化妝品運(yùn)動聯(lián)盟表示，強(qiáng)生嬰兒洗發(fā)水中含有可致癌的二惡烷以及季銨鹽15。美國、中國、加拿大等5國市場所售產(chǎn)品中仍含有該物質(zhì)。會議是否有效取決于：必要，端正，適時(shí)，適度，簡短，有備，有序，有術(shù)，有效。1621世紀(jì)公共行政系列教材機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）3.4.3提高會議質(zhì)量的主要方法措施控制會議質(zhì)量，提高會議效果的方法，就是有針對性地消除那些降低會議質(zhì)量的不利因素，保護(hù)和創(chuàng)造有利于提高質(zhì)量的因素與條件。具體措施…3.5會議進(jìn)程控制3.5.1會議進(jìn)程控制責(zé)任

2011年11月2日，美國安全化妝品運(yùn)動聯(lián)盟表示，強(qiáng)生嬰兒洗發(fā)水中含有可致癌的二惡烷以及季銨鹽15。美國、中國、加拿大等5國市場所售產(chǎn)品中仍含有該物質(zhì)。1.檢查會議的召開是否合法。2.檢查與會者是否具有合法的權(quán)利。3.維持會場秩序，保證會場安靜、安全，使會議順利進(jìn)行。4.掌握討論時(shí)間，安排發(fā)言順序和發(fā)言時(shí)間、停止討論、組織表決。5.監(jiān)督表決過程，宣布表決結(jié)果。6.監(jiān)督會議記錄工作。7.依法處理各種動議和偶發(fā)事件。8.以各種方式了解會議動態(tài)，根據(jù)實(shí)際需要調(diào)整議程等。1721世紀(jì)公共行政系列教材機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）3.5會議進(jìn)程控制3.5.2會議進(jìn)程控制的一般方法技巧

2011年11月2日，美國安全化妝品運(yùn)動聯(lián)盟表示，強(qiáng)生嬰兒洗發(fā)水中含有可致癌的二惡烷以及季銨鹽15。美國、中國、加拿大等5國市場所售產(chǎn)品中仍含有該物質(zhì)。

會議進(jìn)程控制是一項(xiàng)重要的管理藝術(shù)，它需要依照會議規(guī)則進(jìn)行，同時(shí)又需要根據(jù)不斷變化著的情況，靈活采用各種措施和方法，有針對性地調(diào)整各種關(guān)系，解決各種隨機(jī)性問題，為此，它又需要從事控制活動的人，特別是會議主持人掌握一定的控制技巧。1821世紀(jì)公共行政系列教材機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）3.5會議進(jìn)程控制3.5.3會議進(jìn)程控制的特殊方法技巧

2011年11月2日，美國安全化妝品運(yùn)動聯(lián)盟表示，強(qiáng)生嬰兒洗發(fā)水中含有可致癌的二惡烷以及季銨鹽15。美國、中國、加拿大等5國市場所售產(chǎn)品中仍含有該物質(zhì)。

控制會議的進(jìn)程，除了需要掌握一般的方法技巧之外，還要根據(jù)會議的具體性質(zhì)靈活運(yùn)用一些特殊的控制方法。政策研究會對策性會議協(xié)調(diào)性會議討論會提案開發(fā)會發(fā)布會1921世紀(jì)公共行政系列教材機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）3.6會議成本控制3.6.1會議成本

2011年11月2日，美國安全化妝品運(yùn)動聯(lián)盟表示，強(qiáng)生嬰兒洗發(fā)水中含有可致癌的二惡烷以及季銨鹽15。美國、中國、加拿大等5國市場所售產(chǎn)品中仍含有該物質(zhì)。會議成本即一次會議所需費(fèi)用的總和。計(jì)算會議成本有利于控制會議數(shù)量，提高會議效率，節(jié)省時(shí)間與資金。目前，國外流行的一種計(jì)算會議成本公式為：會議成本＝2A×B×T2021世紀(jì)公共行政系列教材機(jī)關(guān)管理的原理與方法（第三版）3.6.2會議成本控制方法控制會議成本的基本方法是每個(gè)機(jī)關(guān)根據(jù)具體情況，提出比較合乎實(shí)際的會議成本計(jì)算公式，在送審會議計(jì)劃時(shí)，將這一成本同時(shí)上報(bào)，全部款額作為會議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，上級在審批預(yù)算時(shí)，也將這一款額中有形成本與無形成本一并計(jì)算分別“撥付”。3.7正確與會的方法3.7.1對與會者的基本要求

2011年11月2日，美國安全化妝品運(yùn)動聯(lián)盟表示，強(qiáng)生嬰兒洗發(fā)水中含有可致癌的二惡烷以及季銨鹽15。美國、中國、加拿大等5國市場所售產(chǎn)品中仍含有該物質(zhì)。與會者要正確與會，為會議取得積極的結(jié)果做出貢獻(xiàn)，需要有正確的態(tài)度，需要掌握一些特殊的技巧，需要遵行有關(guān)規(guī)則。2121世紀(jì)公共行政系列教材機(jī)關(guān)管理的原理與