《行政秘書學(xué)》 課件 第2章 辦公室事務(wù)管理；第3章 文書與檔案工作

行政秘書學(xué)

行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材唐鈞/主編中國(guó)人民大學(xué)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2章辦公室事務(wù)管理第3章文書與檔案工作第4章會(huì)務(wù)管理第5章行政秘書的綜合能力第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2編做事與業(yè)務(wù)能力

第2章辦公室事務(wù)管理

2.1辦公室事務(wù)管理及其對(duì)行政秘書的能力要求提供貼心的來客接待創(chuàng)造舒適的辦公環(huán)境形成高效的日常流程培養(yǎng)規(guī)范的業(yè)務(wù)操作2.1.1辦公室事務(wù)管理的概念第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.1.2行政秘書辦公室事務(wù)管理的能力要求1.能夠識(shí)別良好的工作環(huán)境的內(nèi)容和作用，并掌握創(chuàng)造良好的工作環(huán)境的方法；

2.能夠識(shí)別、理解并掌握開展日常事務(wù)工作的

方法和技巧；3.能夠了解和掌握提高辦公室效率和加強(qiáng)時(shí)間管理的

基本方法；

第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.1.2行政秘書辦公室事務(wù)管理的能力要求4.能夠了解和掌握辦公自動(dòng)化的基本操作方法；5.能夠識(shí)別和掌握進(jìn)行信息管理的要求、程序和方法；

6.能夠識(shí)別、理解并掌握接待工作的一般程序、規(guī)則、

禮儀規(guī)范。

第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.1辦公室的自然環(huán)境空間環(huán)境視覺環(huán)境聽覺環(huán)境空氣環(huán)境2.2辦公室環(huán)境管理第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.2辦公室的布置1.空間布局的合理2.色彩搭配的相宜3.辦公室設(shè)備的優(yōu)化（1）優(yōu)化辦公室的照明設(shè)備。（2）優(yōu)化辦公室的隔音設(shè)備。（3）優(yōu)化辦公室的空氣調(diào)節(jié)設(shè)備。（4）優(yōu)化辦公室的辦公設(shè)備。4.辦公室環(huán)境的美化第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.3辦公室安全管理1.辦公室可能遇到的潛在十大危險(xiǎn)（1）辦公家具和設(shè)備擺放不當(dāng)，阻擋通道；（2）拖拽電線或電話線；（3）家具或設(shè)備有突出的棱角；（4）絕緣不徹底；（5）電路負(fù)荷過大；（6）接線松開或有危險(xiǎn)；（7）柜櫥頂端堆放過多物品導(dǎo)致傾倒；（8）滅火設(shè)備已損壞；（9）在密閉容器內(nèi)燒水或倒熱水；（10）地板打滑。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.3辦公室安全管理2.防范辦公室潛在危險(xiǎn)的工作首先，要確定檢查周期，定期對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全方面的檢查；

其次，發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險(xiǎn)或減少危險(xiǎn)；再次，如果發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)，直到解決；最后，將異常情況的發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、處理等過程認(rèn)真記錄在相關(guān)的隱患記錄和處理表上。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.4辦公室的整理

1.領(lǐng)導(dǎo)辦公室和接待室的整理（1）尊重領(lǐng)導(dǎo)意愿。（2）貼心的設(shè)計(jì)。1）桌子和辦公器材是否擺放平穩(wěn)，有沒有歪斜和灰塵。

2）時(shí)鐘是否撥準(zhǔn)，并保持走動(dòng)。

3）日歷上的日期是否準(zhǔn)確。

4）辦公室內(nèi)的溫度和濕度是否調(diào)到適宜的程度。

5）盆景、掛畫的位置是否得體并整理好了。

6）花卉是否定期澆水。

7）報(bào)紙雜志是否是最新的一期。

8）書架是否歸置妥當(dāng)。

9）擺放在領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上的用品是否已整理好。

10）文具、便箋是否補(bǔ)充。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.4辦公室的整理

2.行政秘書辦公室的布置和整理（1）行政秘書的辦公桌上，電話一般放在左邊，便于左手摘機(jī)，右

手執(zhí)筆做記錄；計(jì)算機(jī)一般放在桌子的右邊，或放在計(jì)算機(jī)桌上。（2）準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，可以存放需要領(lǐng)導(dǎo)簽署的文件；已經(jīng)閱讀的文件、處理完畢的文件和資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條；處理完畢的文件和資料應(yīng)該妥當(dāng)放置，如放在帶鎖的抽屜或柜子中。（3）把各種筆、膠水、剪刀等文具分門別類地放在文具用品盒內(nèi)，用完后物歸原處。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.4辦公室的整理

2.行政秘書辦公室的布置和整理(4）辦公桌抽屜里的物品擺放要整齊，要經(jīng)常清理；存放公章、介紹信、機(jī)密文件的抽屜必須帶鎖。（5）辦公室里各種類型的文件柜要分門別類地安放文件、資料和物品，并貼上標(biāo)識(shí)。（6）每天下班前要整理好自己的辦公桌，把文件收藏好,以免丟失和泄密；要仔細(xì)檢查計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)等的開關(guān)是否關(guān)上，抽

屜、柜子是否鎖好，確保萬無一失。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

2.3.1電話接打與郵件處理

1.電話接打2.郵件處理

2.3日常辦公第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.電話接打（1）行政秘書接聽電話。（2）行政秘書撥打電話。

2.郵件處理（1）郵件的轉(zhuǎn)交。1）需要呈給領(lǐng)導(dǎo)的信件，應(yīng)根據(jù)重要程度進(jìn)行整理，將最重要的放在最上面。

2）如果事先得到領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)，應(yīng)對(duì)信件進(jìn)行評(píng)注，即把長(zhǎng)信中重要的部分標(biāo)明或把有用的信息記錄下來。

3）行政秘書要審閱信件，把辦公室無法處理的信和應(yīng)該轉(zhuǎn)交給其他人的信件分開放好。（2）郵件的回復(fù)。信件、電子郵件和傳真。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.3.2印信管理1.印章的管理和使用

2.介紹信的管理和使用第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.印章的管理和使用（1）印章的保管。

1）專人保管。

2）安全放置。3）定期清潔。（2）印章的使用。1）領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2）禁止私自用印。

3）用印登記。4）蓋印端正、清晰。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.介紹信的管理和使用（1）介紹信的保管。（2）介紹信的使用。1）領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2）按要求填寫。

3）妥善保管存根。4）廢信處理。5）禁止事項(xiàng)。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.3.3辦公效率與時(shí)間管理1.提高辦公效率

2.合理管理時(shí)間第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.提高辦公效率（1）培養(yǎng)有利于工作的好習(xí)慣

1）完成“例行公事”。2）在工作時(shí)間不做與工作無關(guān)的事，尤其是私事。3）做事有前瞻性，未雨綢繆，防患于未然。4）不將情緒帶到工作中。

5）工作中學(xué)會(huì)說“不”。（2）抓主要矛盾。（3）井然有序地存放文件和物品。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.合理管理時(shí)間（1）行政秘書要有計(jì)劃地使用時(shí)間，就是要在時(shí)間資源的使用上，做到有計(jì)劃、有標(biāo)準(zhǔn)、定量使用。（2）行政秘書要合理使用零碎時(shí)間。所謂零碎時(shí)間，是指不構(gòu)成連續(xù)時(shí)段的某項(xiàng)工作與另一項(xiàng)工作銜接之間的空余時(shí)間。（3）行政秘書在有效管理自己的工作時(shí)間之外，還需要合理地替領(lǐng)導(dǎo)管理時(shí)間、安排日程等。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.3.4辦公自動(dòng)化

1.計(jì)算機(jī)的使用2.常用辦公設(shè)備的使用（1）掃描儀。（2）復(fù)印機(jī)。（3）傳真機(jī)。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.4.1信息的內(nèi)容與分類1.分類方法2.分類原則2.4信息管理第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.分類方法（1）按對(duì)象、主題、形式、來源、信息內(nèi)容和通用分類表分類。按對(duì)象分類常用于對(duì)書信等往來文書的分類；（2）按主題分類是一種根據(jù)信息資料所反映的主題進(jìn)行分類的方法；（3）按形式分類是將單據(jù)、合同、廣告稿、新聞稿、報(bào)告書、建議書、信函、文件、調(diào)查記錄、報(bào)紙和期刊文章等形式區(qū)分，相同形式的信息資料再按時(shí)間細(xì)分；（4）按來源分類是將資料根據(jù)來源做出分類，把相同來源的信息資料歸在一起；（5）按信息內(nèi)容分類是根據(jù)信息資料所反映的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的區(qū)分；（6）按通用分類表分類是根據(jù)信息資料的情況，借助于“圖書資料分類法”或“檔案分類法”進(jìn)行分類。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.分類原則（1）適用性原則；（2）綜合性原則；（3）漸進(jìn)性原則；（4）相斥性原則；（5）并置性原則。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.4.2信息管理工作的基本程序2.審核信息1.搜集信息3.整理信息4.利用信息5.存儲(chǔ)信息第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”2.4.3信息保密工作1.做好口頭信息的保密社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.做好書面信息的保密3.做好電子信息的保密第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

2.5.1接待的準(zhǔn)備工作1.自然環(huán)境2.人文環(huán)境3.必備物資4.輔助物品

5.接待禮儀2.5接待工作第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.5.2接待規(guī)格的確定1.接待規(guī)格確定的標(biāo)準(zhǔn)：接待規(guī)格主要由來賓和陪同領(lǐng)導(dǎo)

的級(jí)別確定。2.接待規(guī)格的決定權(quán)：接待規(guī)格的最終決定權(quán)在領(lǐng)導(dǎo)，行

政秘書僅提供參考意見。3.接待規(guī)格的分類：接待規(guī)格分為高規(guī)格接待、對(duì)等接待和低規(guī)格接待。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.5.3接待計(jì)劃的制定1.接待工作計(jì)劃要有針對(duì)性2.接待工作計(jì)劃要具有全面性3.接待工作計(jì)劃要做到具體化第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.5.4基本接待禮儀

1.有約接待的禮儀要求（1）親切迎客。（2）熱忱待客。（3）禮貌送客。

2.無約接待的禮儀要求第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材關(guān)鍵術(shù)語辦公室事務(wù)管理辦公室環(huán)境管理信息管理辦公效率第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材復(fù)習(xí)思考題辦公室事務(wù)管理的內(nèi)容何為辦公室環(huán)境管理辦公室效率管理是指什么信息管理工作的環(huán)節(jié)

行政秘書學(xué)

行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材唐鈞/主編中國(guó)人民大學(xué)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2章辦公室事務(wù)管理第3章文書與檔案工作第4章會(huì)務(wù)管理第5章行政秘書的綜合能力第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2編做事與業(yè)務(wù)能力

第3章文書與檔案工作

3.1文書與檔案工作及其對(duì)行政秘書的能力要求3.1.1文書與檔案工作的概念·文書，是人類社會(huì)活動(dòng)中由于處理事務(wù)的需要，直接形成并使用的具有規(guī)范格式和法定效用的信息記錄?！n案，是國(guó)家機(jī)構(gòu)或其他社會(huì)組織、個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、音像等各種形式的歷史記錄。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.1.2行政秘書的文書與檔案工作能力要求1.能夠識(shí)別并理解文書和公文；2.能夠識(shí)別文書處理流程并完成簡(jiǎn)單的辦文任務(wù)；3.能夠識(shí)別并運(yùn)用行文規(guī)則；4，能夠識(shí)別并運(yùn)用公文格式；5，能夠識(shí)別并表述文書的基本知識(shí)、基本結(jié)構(gòu)

與寫作要領(lǐng)；

第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.1.2行政秘書的文書與檔案工作能力要求6.能夠完成文書起草任務(wù)；

7.能夠理解檔案和檔案管理；8.能夠掌握檔案管理原則；9.能夠基本掌握紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理。

第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材公務(wù)文書事務(wù)文書商務(wù)文書

3.2文書的擬寫與處理3.2.1常用文書擬寫第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)公務(wù)文書（1）指導(dǎo)性公文：決定、批復(fù)。社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

（2）告知性公文：

轉(zhuǎn)發(fā)性通知、批轉(zhuǎn)性通知、發(fā)布性通知、

指示性通知、任免性通知、事項(xiàng)性通知。（3）報(bào)請(qǐng)性公文：（4）商洽性公文：申請(qǐng)函、商洽函、詢問函、答復(fù)函、告知函。（5）記錄性公文。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”事務(wù)文書（1）前言。社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

（2）主體。（3）結(jié)尾。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)商務(wù)文書（1）市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、可行性研究報(bào)告。社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

（2）招標(biāo)書、投標(biāo)書。（3）商務(wù)廣告、商務(wù)函件。（4）意向書、協(xié)議書。（5）合同。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級(jí)政府、三級(jí)管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)3.2.2文書處理1.文書處理的原則社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.文書處理的行文關(guān)系3.文書處理的行文關(guān)系4.文書處理程序第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.文書處理的原則（1）及時(shí)、高效。（2）準(zhǔn)確、周密。（3）精簡(jiǎn)、求實(shí)。（4）安全、可靠。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.文書處理的行文關(guān)系（1）隸屬關(guān)系。（2）非隸屬關(guān)系。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

3.文書處理的行文方式（1）逐級(jí)行文。（2）多級(jí)行文。（3）直達(dá)行文。（4）公開行文。（5）越級(jí)行文。（6）橫向行文。（7）聯(lián)合行文。（8）對(duì)口行文。（9）轉(zhuǎn)發(fā)行文。（10）授權(quán)行文。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.文書處理程序（1）發(fā)文處理程序。發(fā)文處理程序是指本機(jī)關(guān)或單位制發(fā)對(duì)外文件和內(nèi)部文件的處理程序，一般包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)等。（2）收文處理程序。

·第一個(gè)階段是從簽收到登記，稱為收進(jìn)階段；

·第二個(gè)階段是從分辦到承辦，稱為閱辦階段。

一般收文處理程序包括簽收、拆封、登記、審核、傳閱、擬辦、批辦、承辦，另外還有催辦和注辦。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

3.3.1檔案與檔案管理1.檔案的特點(diǎn)

（1）檔案是由機(jī)關(guān)團(tuán)體或個(gè)人在其自身活動(dòng)中積累起來的文件集合體。（2）檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。（3）檔案是原始性的記錄。（4）信息記錄方式、載體形式是多樣的。2.檔案的作用

3.檔案管理的定義

3.3檔案管理第2編第3章行政秘書學(xué)21