《Access數(shù)據(jù)庫教程》課件第10章

10.1報(bào)表對(duì)象10.2報(bào)表的創(chuàng)建10.3控件在報(bào)表中的使用10.4主/子報(bào)表與標(biāo)簽報(bào)表

報(bào)表按指定格式輸出數(shù)據(jù)的對(duì)象，數(shù)據(jù)源是表、查詢或SQL語句。報(bào)表主要用于數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的打印，沒有輸入數(shù)據(jù)的功能。報(bào)表中的大部分內(nèi)容是從表查詢或SQL語句中獲得的，它們都是報(bào)表的數(shù)據(jù)來源。創(chuàng)建和設(shè)計(jì)報(bào)表對(duì)象與創(chuàng)建和設(shè)計(jì)窗體對(duì)象有許多共同之處，兩者的所有控件幾乎是可以共用的。它們之間的不同之處在于：報(bào)表不能用來輸入數(shù)據(jù)，而是在窗體中輸入數(shù)據(jù)；報(bào)表只有設(shè)計(jì)視圖和打印預(yù)覽兩種視圖。報(bào)表是容器對(duì)象，包含數(shù)據(jù)源和其他對(duì)象。在報(bào)表中的對(duì)象稱為報(bào)表控件。10.1報(bào)表對(duì)象10.1.1報(bào)表的視圖

報(bào)表有3種視圖：設(shè)計(jì)視圖、打印預(yù)覽、版面預(yù)覽，如圖10-1所示。單擊視圖按鈕可進(jìn)行視圖切換。

10.1.2報(bào)表的結(jié)構(gòu)

報(bào)表的內(nèi)容以節(jié)劃分，節(jié)代表不同帶區(qū)，每個(gè)節(jié)都有特定用途，并按一定順序打印。報(bào)表有唯一的寬度，改變一個(gè)節(jié)的寬度等于改變整個(gè)報(bào)表的寬度。圖10-1報(bào)表的3種視圖用【視圖】菜單中的命令可以為報(bào)表添加報(bào)表頁眉/頁腳節(jié)、頁面頁眉/頁腳節(jié)、組頁眉/頁腳節(jié)。

選中一個(gè)節(jié)，將“可見性”屬性設(shè)置為“否”，或刪除節(jié)中控件，將節(jié)的“高度”屬性設(shè)置為0，可以隱藏選中的節(jié)。

由圖10-2可以看到，報(bào)表在設(shè)計(jì)視圖中由報(bào)表頁眉、頁面頁眉、主體、頁面頁腳和報(bào)表頁腳五個(gè)部分組成。圖10-2報(bào)表的結(jié)構(gòu)

(1)報(bào)表頁眉：以大的字體將該報(bào)表的標(biāo)題放在報(bào)表頂端。只有報(bào)表的第1頁才出現(xiàn)報(bào)表頁眉。報(bào)表頁眉的作用是作為封面或信封等。

(2)頁面頁眉：頁面頁眉中的文字或字段通常會(huì)打印在每頁的頂端。如果報(bào)表頁眉和頁面頁眉共同存在于第1頁，則頁面頁眉的數(shù)據(jù)會(huì)打印在報(bào)表頁眉的數(shù)據(jù)下。

(3)主體：用于處理每一條記錄，其中的每個(gè)值都要被打印。主體區(qū)段是報(bào)表內(nèi)容的主體區(qū)域，通常含有計(jì)算的字段。

(4)頁面頁腳：頁面頁腳通常包含頁碼或控件，其中“"="第"&[page]&"頁"”表達(dá)式用來打印頁碼。

(5)報(bào)表頁腳：用于打印報(bào)表末端，通常使用它顯示整個(gè)報(bào)表的計(jì)算匯總等。

除了以上通用區(qū)段外，在分組和排序時(shí)，有可能需要組頁眉和組頁腳區(qū)段。選擇【視圖】→【排序與分組】命令，將彈出“排序與分組”對(duì)話框。選定分組字段后，對(duì)話框下端會(huì)出現(xiàn)“組屬性”選項(xiàng)組，將“組頁眉”和“組頁腳”框中的設(shè)置改為“是”，在工作區(qū)即出現(xiàn)相應(yīng)的組頁眉和組頁腳。10.1.3報(bào)表的類型

報(bào)表有4種類型，分別是縱欄式報(bào)表、表格式報(bào)表、圖表報(bào)表、標(biāo)簽報(bào)表。

(1)縱欄式報(bào)表以垂直方式顯示記錄，字段標(biāo)簽與字段值一起顯示在主體節(jié)內(nèi)。

(2)表格式報(bào)表以行、列形式顯示記錄，一頁顯示多條記錄，字段標(biāo)簽不在主體節(jié)區(qū)域，而是在頁面頁眉節(jié)中。分組字段在表格式報(bào)表中設(shè)置。

(3)圖表報(bào)表用圖表方式顯示數(shù)據(jù)，直觀地顯示數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。

(4)標(biāo)簽報(bào)表是特殊類型的報(bào)表，將數(shù)據(jù)做成標(biāo)簽形式，一頁中可顯示多個(gè)標(biāo)簽。10.1.4報(bào)表工具欄、工具箱

1.報(bào)表工具欄

常用的報(bào)表工具欄按鈕是字段列表、工具箱、排序與分組、自動(dòng)套用格式、代碼、屬性、生成器、數(shù)據(jù)庫、新對(duì)象，如圖10-3所示。

(1)字段列表：可向報(bào)表設(shè)計(jì)器中添加表及其字段。

(2)工具箱：可彈出如圖10-4所示的報(bào)表工具箱。圖10-3工具欄按鈕

(3)排序與分組：選取一個(gè)字段后，單擊此按鈕可以對(duì)字段進(jìn)行排序和分組操作，實(shí)現(xiàn)報(bào)表數(shù)據(jù)的排序、分組輸出、分組統(tǒng)計(jì)。

(4)自動(dòng)套用格式：?jiǎn)螕艨蓮棾鲎詣?dòng)套用格式對(duì)話框，其中有大膽、正式、淡恢、緊湊、組織、隨意6種樣式可供選擇。

(5)代碼：?jiǎn)螕魰?huì)彈出代碼窗口。

(6)屬性：?jiǎn)螕艨蓮棾鰣?bào)表屬性窗口。

(7)生成器：?jiǎn)螕艨纱蜷_生成器窗口，在生成器窗口中可選擇表達(dá)式生成器、宏生成器、代碼生成器。

(8)數(shù)據(jù)庫：?jiǎn)螕艨纱蜷_數(shù)據(jù)庫窗口。

(9)新對(duì)象：?jiǎn)螕艨纱蜷_新建表對(duì)話框。

2.報(bào)表工具箱

報(bào)表工具箱(如圖10-4所示)與窗體工具箱的內(nèi)容是一致的，有關(guān)使用方法請(qǐng)參考8.2、8.3節(jié)的內(nèi)容，這里不再重復(fù)。圖10-4報(bào)表工具箱上的各種控件10.2.1用向?qū)?chuàng)建報(bào)表

報(bào)表向?qū)橛脩籼峁┝藞?bào)表的基本布局，根據(jù)用戶的不同需要可以進(jìn)一步對(duì)報(bào)表進(jìn)行修改。利用報(bào)表向?qū)Э梢允箞?bào)表的創(chuàng)建變得更加容易。

【例10-1】以教師表為數(shù)據(jù)源，利用向?qū)?chuàng)建報(bào)表。10.2報(bào)?表?的?創(chuàng)?建具體操作步驟如下：

(1)打開數(shù)據(jù)庫窗口，單擊“報(bào)表”對(duì)象，在“報(bào)表”對(duì)象窗口中雙擊“使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表”選項(xiàng)，調(diào)出“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框，如圖10-5所示。在該對(duì)話框中單擊“表/查詢”下拉列表框右側(cè)的向下箭頭調(diào)出其下拉列表，從中選擇創(chuàng)建窗體所需的“表：教師”，如圖10-5所示。

(2)在“可用字段”列表框中選擇字段，單擊添加按鈕，將其添加到右半部分的“選定的字段”列表中，如圖10-5所示。

(3)在圖10-5中單擊【下一步】按鈕，彈出“是否添加分組級(jí)別”對(duì)話框，此處不添加分組級(jí)別，如圖10-6所示。圖10-5選定的字段

圖10-6不添加分組級(jí)別

(4)在圖10-6所示的對(duì)話框中單擊【下一步】按鈕，彈出排序次序?qū)υ捒?。在該?duì)話框中選“教師編號(hào)”、“升序”，如圖10-7所示。單擊【下一步】按鈕。在彈出的對(duì)話框中選擇“報(bào)表的布局方式”，單擊【下一步】按鈕，彈出“確定所用樣式”對(duì)話框。單擊【下一步】按鈕，彈出“為報(bào)表指定標(biāo)題”對(duì)話框，如圖10-8所示。

(5)單擊【完成】按鈕，出現(xiàn)運(yùn)行結(jié)果，如圖10-9所示。圖10-7確定排序次序

圖10-8指定標(biāo)題圖10-9運(yùn)行結(jié)果10.2.2在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建報(bào)表

【例10-2】在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建教師報(bào)表。

具體操作步驟如下：

(1)打開“基礎(chǔ)篇-學(xué)生成績(jī)管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫窗口，單擊“對(duì)象”中的“報(bào)表”，選【新建】按鈕，彈出“新建報(bào)表”對(duì)話框，如圖10-10所示。在該對(duì)話框中選“設(shè)計(jì)視圖”，在“請(qǐng)選擇該對(duì)象數(shù)據(jù)的來源表或查詢”中輸入“教師”。圖10-10“新建報(bào)表“對(duì)話框

(2)單擊【確定】按鈕，彈出新建報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖，如圖10-11所示。由圖10-11可以看出，在設(shè)計(jì)視圖窗口中沒有報(bào)表頁眉、報(bào)表頁腳兩個(gè)工作區(qū)，而只有頁面頁眉、主體和頁面頁腳。

(3)在設(shè)計(jì)視圖窗口中用鼠標(biāo)右鍵單擊，調(diào)出快捷菜單，如圖10-12所示。

(4)在彈出的快捷菜單中單擊【報(bào)表頁眉/頁腳】菜單命令，出現(xiàn)如圖10-13所示的報(bào)表的頁眉和頁腳兩部分內(nèi)容。圖10-11報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖

圖10-12快捷菜單圖10-13報(bào)表的頁眉和頁腳兩部分

圖10-14設(shè)計(jì)結(jié)果

(5)下面可以根據(jù)需要為報(bào)表添加一些控件，在“報(bào)表頁眉”和“頁面頁眉”中利用工具箱中的【標(biāo)簽】按鈕建立標(biāo)簽，并在標(biāo)簽中輸入文字，在“主體”中用鼠標(biāo)從字段列表框中拖入。結(jié)果如圖10-14所示。

(6)單擊工具欄上的【打印預(yù)覽】按鈕，可得到如圖10-15所示的報(bào)表。圖10-15運(yùn)行結(jié)果10.3.1用文本框控件顯示頁碼

頁碼主要有以下兩種顯示格式：

(1)顯示格式為“當(dāng)前頁/總頁數(shù)”，如“3/10”。

表達(dá)式：=[page]&“/”&[pages]

(2)顯示格式為“第n頁/共m頁”，如“第3頁/共10頁”。

表達(dá)式：=“第”

&[page]&“頁/總”

&[pages]&“頁”

其中，[page]表示計(jì)算當(dāng)前頁，[pages]表示計(jì)算總頁數(shù)。10.3控件在報(bào)表中的使用10.3.2用文本框控件在報(bào)表中添加新字段

【例10-3】以“英語專業(yè)課成績(jī)”表為數(shù)據(jù)源，在報(bào)表中添加“總成績(jī)”字段。

操作步驟如下：

(1)先利用“自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表：表格式”創(chuàng)建如圖10-16所示的報(bào)表，文件名為“英語專業(yè)課成績(jī)報(bào)表”。圖10-16自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表

(2)在“英語專業(yè)課成績(jī)報(bào)表”設(shè)計(jì)器中的頁面頁眉處創(chuàng)建標(biāo)簽控件，標(biāo)簽名為“總成績(jī)”，在主體部分添加一個(gè)文本框，在文本框中輸入“=[精讀]+[泛讀]+[寫作]”，如圖10-17所示。

(3)運(yùn)行結(jié)果如圖10-18所示。圖10-17添加控件圖10-18運(yùn)行結(jié)果10.3.3用復(fù)選框控件在報(bào)表中添加新字段

【例10-4】用復(fù)選框控件添加“通過否”字段，并添加“錄取否”字段，“精讀”成績(jī)?cè)?0分以上為通過，被錄取。

操作步驟如下：

(1)在報(bào)表設(shè)計(jì)器中創(chuàng)建“英語專業(yè)課成績(jī)是否過關(guān)報(bào)表”，如圖10-19所示。

(2)在頁面頁眉中添加兩個(gè)標(biāo)簽：一個(gè)名為“通過否”，另一個(gè)名為“錄取否”，如圖10-20所示。圖10-19創(chuàng)建報(bào)表基本框架圖10-20添加兩個(gè)標(biāo)簽

(3)在主體節(jié)添加復(fù)選框控件，名稱為fxk，“控件來源”屬性寫表達(dá)式為“=IIf([精讀]>=80,True,False)”?！颁浫》瘛睂?duì)應(yīng)的計(jì)算文本框表達(dá)式為=IIf([fxk]=-1,"錄取","未錄取")，如圖10-21所示。運(yùn)行結(jié)果如圖10-22所示。圖10-21創(chuàng)建復(fù)選框、“錄取否”字段圖10-22運(yùn)行結(jié)果10.3.4在報(bào)表中顯示非記錄源字段

在6.3節(jié)我們已經(jīng)學(xué)習(xí)過DLookUp函數(shù)，下面進(jìn)一步說明它的格式及應(yīng)用。DLookUp函數(shù)在報(bào)表中可以顯示非記錄源(又稱外部表)中的字段值，外部表與當(dāng)前表之間無需建立關(guān)系，在函數(shù)中以共有字段作為連接條件即可。

DLookUp函數(shù)的格式如下：

DLookUp("外部表字段名"，"外部表名"，"條件表達(dá)式")說明：

(1)函數(shù)中的各部分要用引號(hào)括起來。

(2)條件表達(dá)式格式為：外部表字段名=‘

“&當(dāng)前表字段名&”

’。注意其中單、雙引號(hào)和&號(hào)的使用。

(3)如果有多個(gè)字段符合條件表達(dá)式，則DLookUp函數(shù)只返回第一個(gè)字段值。

【例10-5】當(dāng)前表是教師表(見圖10-23)，外部表是系別表(見圖10-24)，用DLookUp函數(shù)顯示外部表中院系字段的值，并計(jì)算工作年限。圖10-23教師表

圖10-24系別表

(1)在報(bào)表設(shè)計(jì)器中設(shè)計(jì)如下框架，文件名為“教師外部字段報(bào)表”，如圖10-25所示。

(2)在頁面頁眉中添加兩個(gè)標(biāo)簽，名稱分別為“系別”、“工作年限”，在主體中“系別”標(biāo)簽的下面創(chuàng)建1個(gè)文本框，輸入“=DLookUp("院系"，"系別"，"系別編號(hào)='"&[系別編號(hào)]&"'")”，在“工作年限”標(biāo)簽下輸入“=Year(Date())-Year([工作時(shí)間])”，如圖10-26所示。顯示結(jié)果如圖10-27所示。圖10-25設(shè)計(jì)報(bào)表框架圖10-26添加控件圖10-27顯示結(jié)果10.3.5統(tǒng)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)

在報(bào)表頁腳節(jié)或組頁腳節(jié)可以使用函數(shù)對(duì)整個(gè)報(bào)表或組進(jìn)行統(tǒng)計(jì)操作。常用的統(tǒng)計(jì)函數(shù)有Count(統(tǒng)計(jì)個(gè)數(shù))、Sum(求和)、Avg(求平均值)。

【例10-6】用Count、Sum、Avg函數(shù)統(tǒng)計(jì)英語課專業(yè)成績(jī)中的學(xué)生人數(shù)、精讀課程的平均成績(jī)及總成績(jī)的報(bào)表數(shù)據(jù)。

總?cè)藬?shù)=Count([學(xué)號(hào)])

精讀平均成績(jī)=Avg([精讀])

精讀總成績(jī)=Sum([精讀])

報(bào)表布局如圖10-28所示，運(yùn)行結(jié)果如圖10-29所示。圖10-28報(bào)表布局

圖10-29運(yùn)行結(jié)果10.3.6數(shù)據(jù)排序與分組

1.數(shù)據(jù)排序

【視圖】→【排序與分組】→在左邊列中選字段→在右邊列中選排序方式。如果對(duì)多個(gè)字段排序，則選取字段的順序就是排序次序。首先對(duì)第一個(gè)字段排序，當(dāng)?shù)谝粋€(gè)字段的值相同時(shí)，再對(duì)第二個(gè)字段排序。

2.數(shù)據(jù)分組

【例10-7】以圖10-30所示的“學(xué)生公共課成績(jī)查詢”為數(shù)據(jù)源，按照“姓名”字段分組，顯示所選課程的名稱、成績(jī)，并計(jì)算平均成績(jī)。操作過程如下：

(1)選擇【視圖】→【排序與分組】，彈出如圖10-31所示的“排序與分組”對(duì)話框。在該對(duì)話框中的“字段/表達(dá)式”選項(xiàng)選“姓名”，“排序次序”選“升序”，“組頁眉”選“是”，“組頁腳”選“是”，關(guān)閉該對(duì)話框，設(shè)計(jì)視圖中將顯示組頁眉和組頁腳。

(2)在報(bào)表設(shè)計(jì)器中，將姓名、課程名稱、成績(jī)標(biāo)簽放在頁面頁眉處，將姓名文本框放在姓名頁眉處，將課程名稱、成績(jī)兩個(gè)文本框放在主體中，在姓名頁腳處添加計(jì)算字段，表達(dá)式為=avg([成績(jī)])。設(shè)計(jì)布局如圖10-32所示，運(yùn)行結(jié)果如圖10-33所示。圖10-30學(xué)生公共課成績(jī)查詢

圖1