采購與服務合同管理制度

采購與服務合同管理制度1.前言本制度旨在規(guī)范企業(yè)的采購與服務合同管理流程，確保合同的有效履行，提高采購和服務質量，保障企業(yè)利益。2.適用范圍本制度適用于公司內部全部與采購和服務合同相關的部門、崗位和員工，包含但不限于采購部門、法務部門、財務部門、項目管理部門等。3.采購流程3.1需求確認與需求申請部門依據(jù)業(yè)務需求，確認采購需求，并填寫《采購需求申請表》。采購需求申請表提交采購部門負責人審批，并供應相關支持料子。采購部門負責人依據(jù)需求的緊急程度和金額，決議是否批準采購申請。3.2供應商篩選與評估采購部門依據(jù)需求，進行供應商篩選，將符合條件的供應商列入供應商名錄。采購部門通過詢價、招標等方式，選擇合適的供應商進行投標或報價。采購部門依據(jù)供應商的信譽、實力等綜合評估指標，確定中標供應商。3.3合同簽訂與審批采購部門訂立采購合同草案，并提交相關部門審批。法務部門負責審核合同法律效力和風險，并提出修改看法。相關部門負責人對合同內容進行審批，并授權采購部門負責人簽訂合同。3.4合同履行與驗收采購部門負責協(xié)調供應商按合同商定進行供貨或服務。項目管理部門參加合同履行，監(jiān)督工程或服務的質量和進度。相關部門負責人依據(jù)實際完成情況，進行驗收，并填寫《合同履行與驗收表》。3.5合同更改與索賠采購部門負責合同履行過程中的更改管理，遇到需要更改合同的情況，需及時與供應商協(xié)商，并將更改內容書面記錄。項目管理部門負責更改的實施和效果評估，確保更改后的合同能夠得到有效履行。如有供應商未按合同履行義務的情況，采購部門負責提交索賠申請，并協(xié)調解決爭議。3.6歸檔與合同管理采購部門負責將簽訂的合同歸檔妥當保管，按合同編號進行分類存儲。公司領導和相關部門有權查閱歸檔的合同內容。合同到期后，采購部門負責對合同進行評估，決議是否續(xù)簽或停止。4.服務合同管理流程4.1需求確認與需求申請部門依據(jù)業(yè)務需求，確認服務需求，并填寫《服務需求申請表》。服務需求申請表提交相關部門負責人審批，并供應相關支持料子。相關部門負責人依據(jù)需求的緊急程度和金額，決議是否批準服務申請。4.2服務供應商篩選與評估相關部門依據(jù)需求，進行服務供應商的篩選，將符合條件的服務供應商列入供應商名錄。相關部門通過比較、評估等方式，選擇合適的服務供應商進行洽談、合作。4.3合同簽訂與審批相關部門訂立服務合同草案，并提交法務部門審查。法務部門負責審核合同法律效力和風險，并提出修改看法。相關部門負責人對合同內容進行審批，并授權代表公司簽訂合同。4.4合同履行與驗收相關部門負責協(xié)調服務供應商按合同商定進行服務供應。項目管理部門參加服務履行，監(jiān)督服務質量和進度。相關部門負責人依據(jù)實際完成情況，進行驗收，并填寫《服務合同履行與驗收表》。4.5合同更改與索賠相關部門負責合同履行過程中的更改管理，遇到需要更改合同的情況，需及時與服務供應商協(xié)商，并將更改內容書面記錄。項目管理部門負責更改的實施和效果評估，確保更改后的合同能夠得到有效履行。如有服務供應商未按合同履行義務的情況，相關部門負責提交索賠申請，并協(xié)調解決爭議。4.6歸檔與合同管理相關部門負責將簽訂的服務合同歸檔妥當保管，按合同編號進行分類存儲。公司領導和相關部門有權查閱歸檔的合同內容。合同到期后，相關部門負責對合同進行評估，決議是否續(xù)簽或停止。5.管理要求采購與服務合同的執(zhí)行過程中，各部門需建立良好的溝通和協(xié)作機制，及時解決合同履行中的問題和爭議。相關部門需依據(jù)實際需要，定期進行合同履行情況的評估和反饋，及時提出優(yōu)化建議并改進合同管理流程。相關部門負責人應定期對合同的執(zhí)行情況進行檢查和核查，及時發(fā)現(xiàn)并處理合同履行中的違約行為。6.附則本制度自批準之日起生效，并對公司內部的全部采購與服務合同管理工作具有引導意義。對于未