行政辦公流程與文件管理制度

行政辦公流程與文件管理制度第一章總則為規(guī)范企業(yè)的行政辦公流程與文件管理，提高辦公效率和信息安全性，訂立本制度。第二章行政辦公流程第一節(jié)辦公流程辦公時(shí)間：依據(jù)企業(yè)工作制度規(guī)定，工作日上午9:00至下午6:00為正常辦公時(shí)間。辦公用品申領(lǐng)與管理：員工需依據(jù)實(shí)際需要填寫辦公用品申領(lǐng)單，并經(jīng)直接上級(jí)批準(zhǔn)后送至行政部門；行政部門負(fù)責(zé)核對(duì)申領(lǐng)單內(nèi)容并依據(jù)庫存情況發(fā)放辦公用品；員工應(yīng)妥當(dāng)保管辦公用品，如有損壞或遺失應(yīng)自動(dòng)向行政部門報(bào)告并及時(shí)歸還或賠償。第二節(jié)辦公會(huì)議管理會(huì)議召開：會(huì)議召集人應(yīng)提前確定會(huì)議目的、時(shí)間和地方，并及時(shí)發(fā)出會(huì)議通知；會(huì)議通知應(yīng)包含會(huì)議議題、參會(huì)人員、時(shí)間、地方和相關(guān)料子；會(huì)議通知應(yīng)提前至少2個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員。會(huì)議組織：會(huì)議室預(yù)訂：參會(huì)人員需要提前向行政部門提出會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)；會(huì)議料子準(zhǔn)備：會(huì)議召集人負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議所需的料子，并提前發(fā)放給參會(huì)人員；會(huì)議設(shè)備準(zhǔn)備：行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議所需的投影儀、音響等設(shè)備的準(zhǔn)備和調(diào)試；會(huì)議紀(jì)要撰寫：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)負(fù)責(zé)撰寫會(huì)議紀(jì)要，并在3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人；會(huì)議檔案管理：行政部門應(yīng)負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要和相關(guān)料子的歸檔工作。第三節(jié)公文處理公文的定義：公文是指公司內(nèi)部或與外部單位之間相互往來的正式文件。公文發(fā)文：公文的起草：發(fā)文起草人應(yīng)依據(jù)實(shí)際需要，依照公司文件的格式和規(guī)定進(jìn)行起草；公文的審核：發(fā)文起草人提交起草好的公文給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，并在公文上簽署審核看法；公文的簽發(fā)：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核通過的公文，行政部門將其編號(hào)并依照發(fā)文流程簽發(fā)。公文收文：公文的登記：行政部門負(fù)責(zé)對(duì)收到的公文進(jìn)行登記，并填寫公文收文登記表；公文的傳閱：行政部門依據(jù)公文內(nèi)容和相關(guān)部門的要求，進(jìn)行公文的傳閱和閱辦；公文的歸檔：行政部門依據(jù)公文的緊要性和保密級(jí)別，采取適當(dāng)?shù)臍w檔措施，并依照文件管理規(guī)定進(jìn)行歸檔；公文的交接：行政部門應(yīng)將處理完畢的公文及時(shí)歸還給發(fā)送者或轉(zhuǎn)交給其他相關(guān)部門。第三章文件管理第一節(jié)文件的分類緊要文件：包含法律法規(guī)、政策文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等緊要文件，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格保密和長期歸檔。日常文件：包含通知公告、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告等日常性文件，應(yīng)依照規(guī)定的期限歸檔或銷毀。廢棄文件：包含已經(jīng)完成任務(wù)的文件、已經(jīng)歸檔的冗余文件等，應(yīng)依照規(guī)定的期限進(jìn)行銷毀。第二節(jié)文件管理流程文件的起草：文件起草人應(yīng)依據(jù)文件的性質(zhì)和目的，依照規(guī)定的格式和規(guī)范進(jìn)行起草；文件起草人應(yīng)明確文件的主題、目的、適用范圍、內(nèi)容要點(diǎn)等，并經(jīng)過上級(jí)審核批準(zhǔn)。文件的審核與簽發(fā)：文件審核人應(yīng)認(rèn)真審核文件的內(nèi)容、格式、用語是否規(guī)范，并提出修改看法；文件簽發(fā)人應(yīng)審核通過的文件進(jìn)行簽發(fā)，并依照規(guī)定的流程分發(fā)給相關(guān)人員。文件的傳閱與閱辦：文件的傳閱應(yīng)依據(jù)文件內(nèi)容和相關(guān)部門的要求進(jìn)行傳閱；文件的閱辦人應(yīng)及時(shí)閱讀、處理并簽署相關(guān)看法。文件的歸檔與管理：文件歸檔人應(yīng)依據(jù)文件的緊要性、保密級(jí)別和存檔期限，將文件進(jìn)行歸檔；文件的歸檔應(yīng)依照規(guī)定的文件分類進(jìn)行，并編制文件目錄和索引；文件歸檔人應(yīng)定期檢查已歸檔文件的完整性和存儲(chǔ)環(huán)境，并采取適當(dāng)?shù)姆雷o(hù)措施。文件的銷毀：文件銷毀人應(yīng)依據(jù)規(guī)定的期限，對(duì)廢棄文件進(jìn)行統(tǒng)一銷毀；文件銷毀應(yīng)由專人進(jìn)行，并依照規(guī)定的方式和程序進(jìn)行。第四章附則本制度由行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。本制度自頒布之日起生效。以上為公司的行